A informatização do setor de Estomatologia da UNIFESP: relato de caso 1
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Denise Caluta Abranches , Cleonice Hitomi Watashi Hirata , Luc Louis Maurice Weckx , 2 2 2 Nilton Gomes Furtado , Monica Parente Ramos , Daniel Sigulem
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Departamento de Otorrinolaringologia e Cirurgia de Cabeça e Pescoço* Setor Interdepartamental de Estomatologia* 2 Departamento de Informática em Saúde* *Universidade de Federal de São Paulo (UNIFESP), Brasil.
Resumo - O setor de Estomatologia da Universidade Federal de São Paulo (UNIFESP) atua no diagnóstico, tratamento e prevenção das doenças da boca e do câncer bucal. É formado por uma equipe multidisciplinar de profissionais, o que favorece o desenvolvimento de trabalhos científicos e enriquece as discussões de casos clínicos. O objetivo desse artigo é descrever o processo de implantação de uma nova infra-estrutura de informações no setor, utilizando recursos informatizados e a internet. Palavras-chave: Informática em Saúde, Estomatologia, prontuário eletrônico do paciente, Internet. Abstract - The Stomatology sector at Federal University of São Paulo (UNIFESP) works on diagnosis, treatment and prevention of oral cancer and mouth diseases. It is formed by a multidisciplinary team of professionals, which favors the development of scientific work and enriches the discussions of clinical cases. The aim of this paper is to describe the process of deploying a new infrastructure for information in the sector, using computer and the Internet. Key-words: Medical Informatics, Stomatology, Computerized Patient Record, Internet.
Introdução O setor Interdepartamental de Estomatologia foi criado em 1985, pelo Prof. Dr. Luc Louis Maurice Weckx em parceria com os Departamentos de Otorrinolaringologia e Dermatologia da UNIFESP, com o objetivo de promover o diagnóstico, o tratamento e a prevenção das doenças da boca e do câncer bucal [1]. O setor dispõe de estrutura física e clínica para a realização de pequenas cirurgias (biópsias) e aplicação de laserterapia. Por estar inserido em um hospital escola – o Hospital São Paulo (HSP), uma das atribuições do setor consiste na promoção do ensino e da pesquisa aos pós-graduandos e médicos residentes, permitindo assim, o desenvolvimento de teses de mestrado, doutorado, pós-doutorado e trabalhos científicos. O corpo clínico é formado por uma equipe multidisciplinar que conta com a participação de sete dentistas, cinco otorrinolaringologistas e três dermatologistas. Esta multidisciplinaridade enriquece as discussões dos casos clínicos atendidos e contribui substancialmente com a elaboração de diagnósticos e tratamentos das doenças com manifestações bucais. No entanto, o setor utilizava desde a sua criação até o inicio de 2008, o prontuário do paciente em papel gerenciado pelo SAME (Serviço de Arquivo Médico e Estatístico) composto por
formulários manualmente preenchidos, dificultando, especialmente, a localização das informações no retorno dos pacientes (Figura 1). Outra dificuldade consistia no levantamento estatístico das doenças que fundamentam as pesquisas científicas dos pós-graduandos do setor. As fotos das lesões, obtidas em formato analógico, dificultavam a comparação e acompanhamento do tratamento, considerando ainda as necessidades de revelação, armazenamento e acessibilidade das fotos.
Figura 1 – Arquivo do prontuário do paciente em papel.
Assim, o objetivo deste artigo é descrever a implantação de uma infra-estrutura de informações no setor de Estomatologia da UNIFESP utilizando recursos informatizados e a internet. Método Inicialmente foi realizada uma entrevista não estruturada com docentes, profissionais e secretárias do setor, no intuito de levantar as principais necessidades para a otimização do atendimento de pacientes. Após este levantamento, estabeleceu-se como prioridade a implantação do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP). Na tentativa de encontrar um protocolo em Estomatologia já validado e implantado, realizouse uma busca na base de dados Pubmed utilizando os descritores ("Oral Medicine" [Mesh] OR stomatology) AND "Medical Records Systems, Computerized" [Mesh]. O resultado consistiu em 24 trabalhos, entretanto, nenhum deles relatando a utilização de um protocolo para a especialidade. Dessa maneira, foi elaborado um protocolo específico para o atendimento da Estomatologia com o apoio da equipe de prontuário eletrônico do Departamento de Tecnologia da Informação do complexo HSP/UNIFESP. O conteúdo do protocolo consiste em um perfil estomatológico, entre alguns itens destacam-se: Queixa principal; Anamnese; ISDA (Interrogatório Sobre os Diferentes Aparelhos); Medicação atual; Tabagismo e etilismo (quantidade, tempo e tipo); Classificação da lesão (coloração, tamanho, morfologia, localização anatômica); Conduta (biópsia, medicamentosa, etc.) Com relação à infra-estrutura, foram instalados três pontos da rede de dados da UNIFESP no ambulatório e na secretaria e foram adquiridos três computadores, sendo dois para o atendimento ambulatorial e um para uso da secretária. No computador da secretária foi instalado o programa de agendamento eletrônico para a marcação de consultas ambulatoriais do HSPUNIFESP. Além dos microcomputadores, foram adquiridas duas impressoras térmicas e uma máquina fotográfica digital para a obtenção das imagens que posteriormente seriam armazenadas no computador. Como resultado do levantamento de necessidades e com o objetivo de dar visibilidade às atividades realizadas no setor, bem como disponibilizar informações sobre as principais doenças da boca para o público em geral, foi
criada uma página na internet sobre o Setor de Estomatologia [2]. A fim de avaliar a implantação desta nova infra-estrutura, foi desenvolvido e aplicado um questionário de satisfação contendo dez questões, voltado para os dez (n=10) profissionais (três dentistas estomatologistas, cinco otorrinolaringologistas, uma dermatologista e uma secretária), que trabalham diretamente com o prontuário eletrônico no setor. Resultados Estabelecida a infra-estrutura proposta, o setor passou a utilizar o prontuário eletrônico do paciente do Hospital SP/UNIFESP (Figura 2). Nele, é possível inserir as informações correspondentes à anamnese e ao exame físico do paciente, consultar o DEF (Dicionário de Especialidades Farmacêuticas), prescrever medicações, consultar a CID (Classificação Internacional de Doenças), classificar os tipos de doenças, solicitar e visualizar os resultados de exames anatomopatológicos e laboratoriais, visualizar os atendimentos anteriores e os atendimentos, do mesmo paciente, realizados por outras especialidades que utilizam o PEP do HSP. Com o protocolo de atendimento em Estomatologia inserido no PEP do HSP (Figura 3), é possível realizar uma anamnese específica para o sistema estomatognático, classificar o paciente como tabagista e/ou etilista e, sobretudo, classificar as lesões quanto à localização anatômica, coloração, tamanho e aspecto morfológico. Para dar funcionalidade à estrutura, houve necessidade de ministrar um treinamento sobre a utilização do PEP e seus recursos para o corpo clínico, bem como, um treinamento para a secretária quanto ao agendamento de consultas eletrônico na recepção do setor. O tempo de espera do paciente diminuiu após a implantação do sistema de agendamento, que, por ser interligado ao PEP, facilita a marcação de novas consultas e retornos. O atendimento dos pacientes tem sido realizado sem utilização de formulários em papel (Figura 4) e já permitiu a realização de um levantamento estatístico dos seis primeiros meses de atendimento realizados após a implantação do PEP. Destacam-se o registro dos dados de 618 pacientes novos, 246 solicitações de exames anatomopatológicos (biópsias), 128 exames laboratoriais, 68 encaminhamentos para outras especialidades, além do rápido acesso aos dados clínicos dos pacientes e das suas principais doenças.
Figura 2 – Página inicial do Prontuário Eletrônico do Paciente do Hospital SP-UNIFESP.
Figura 5 – Impressão da solicitação de exames do paciente. Com a utilização da máquina fotográfica digital as lesões encontradas são fotografadas. Como ainda não é possível armazenar as fotos no PEP do HSP, são criadas pastas no computador para cada paciente, onde as fotos são datadas e armazenadas para posterior comparação em todas as fases do tratamento instituído, conforme as figuras 6 e 7.
Figura 3 – Página do Protocolo de Atendimento da Estomatologia no PEP.
Figura 6 – Foto inicial da lesão.
Figura 4 – Atendimento de paciente, com a utilização do PEP. As impressões de prescrições, das solicitações de exames e de atestados, são realizadas por meio de uma impressora térmica que se mostrou rápida e econômica (Figura 5).
Figura 7 – Foto final da lesão.
O questionário de satisfação do usuário consistiu de 10 questões: 1. O atendimento ao paciente após a informatização do setor melhorou? Justifique. 2. O acesso as informações informatizadas mudou o tempo de atendimento? Justifique. 3. A utilização do prontuário eletrônico é fácil? Justifique. 4. O protocolo de atendimento desenvolvido no prontuário eletrônico é satisfatório quanto à anamnese do paciente? Justifique. 5. Na consulta de retorno você teve acesso a historia clinica anterior do paciente? 6. Você considera fácil o acesso aos dados estatísticos das doenças com a informatização? 7. O acompanhamento das lesões em fotos digitais armazenadas no banco de dados melhorou o atendimento? 8. O acesso aos resultados das biopsias e exames laboratoriais informatizados agilizaram o atendimento aos pacientes? 9. O agendamento informatizado de consulta e retorno dos pacientes melhorou o setor? 10. Você considera que houve otimização do setor de Estomatologia com a utilização dos recursos informatizados e internet? Na avaliação qualitativa do questionário aplicado para os dez profissionais que trabalham diretamente no setor e com o PEP, o resultado foi 80% de satisfação conforme mostra a Tabela 1.
Figura 8– Página inicial do setor de Estomatologia da UNIFESP. A estatística de acessos à Home Page [3], referente aos meses de Jan/2008 até Set/2008 é apresentada no gráfico 1.
Gráfico 1- Estatística de acessos à Home Page do setor de Estomatologia. Discussão e Conclusões
Tabela 1- Porcentagem das respostas dos questionários. Com a criação da Home Page do setor [3] http://www.unifesp.br/dotorrino/orl/setor_estomato/ tem sido possível disponibilizar casos clínicos, artigos científicos, principais doenças da boca, assim como o “fale conosco”, entre outras informações, (Figura 8).
A Informática Médica ou Informática em Saúde é definida por Blois & Shortliffe [4] como "um campo de rápido desenvolvimento científico que lida com armazenamento, recuperação e uso da informação, dados e conhecimento biomédicos para a resolução de problemas e tomada de decisão". Isso explica a atual e crescente necessidade de recursos para otimizar o armazenamento e gerenciamento de informações biomédicas. Atualmente, com a ampla utilização de diversos recursos da informática nos hospitais e ambulatórios, o PEP torna-se uma realidade. Sua implantação é um dos principais temas de pesquisa e desenvolvimento no âmbito da Informática em Saúde [5]. Frente ao contexto, o prontuário em papel torna-se inadequado para as necessidades da medicina moderna e o PEP oferece a esperança de agilizar o acesso à informação do paciente
melhorando, assim, a qualidade do atendimento e a prática da medicina, [6]. A informatização do setor de Estomatologia sanou uma série de dificuldades presentes na rotina ambulatorial. A utilização do PEP otimizou o atendimento do paciente, sobretudo pelo acesso aos dados das consultas anteriores e a eliminação quase que por completo do papel. A área de informática médica hoje dispõe de ferramentas e instrumentos que podem apoiar a organização administrativa da consulta médica, a captura, o armazenamento e o processamento das informações do paciente, a geração do diagnóstico, a orientação terapêutica e o acesso às informações, visando à melhora do conhecimento médico e a disponibilidade deste conhecimento onde e quando ele for necessário, para uma adequada tomada da decisão [7]. Considerando-se que uma das prioridades do ambulatório multidisciplinar consiste em atuar no ensino e na pesquisa, o atendimento sempre foi baseado em diferentes protocolos. Com a informatização conseguiu-se estabelecer uma padronização na coleta dos dados dos pacientes nos diversos protocolos. Embora o sistema informatizado tenha sido uma novidade, o treinamento adequado possibilitou uma sensível diminuição no tempo de espera e de agendamento do paciente. Outro fator que otimizou o atendimento foi a integração do prontuário à rede do HSP/UNIFESP permitindo o acesso aos resultados de exames anatomopatológicos e laboratoriais de forma rápida e fácil, evitando que o paciente se desloque até o laboratório para retirar os resultados de exames. O PEP consiste em um repositório de informações mantidas eletronicamente sobre o status e cuidados da saúde e da vida de um indivíduo, armazenados de forma que este possa servir a múltiplos usuários legítimos do prontuário [8]. Os profissionais que utilizam o PEP passaram a visualizar os exames realizados pelo paciente em outras especialidades na instituição, o que, por muitas vezes, ajudam avaliar o paciente como um todo. Frente ao grande número de pacientes atendidos no setor, o armazenamento das imagens digitais tornou-se por sua vez, um importante recurso no auxilio ao diagnóstico das lesões, a partir do acompanhamento e da comparação das lesões desde a fase inicial até a fase final do tratamento, o que permite avaliar a resposta da medicação instituída ou até mesmo modificá-la frente a uma regressão ou evolução da lesão. Outra vantagem que se destaca, é a utilização da ferramenta zoom, que permite visualizar características morfologias nas fotos digitais, [9] na tela de LCD (Liquid Crystal Display) do computador, considerando que anteriormente
era inviável visualizar tais áreas diante de fotos analógicas. Este recurso aplica-se ainda nas indispensáveis discussões de casos clínicos entre professores e residentes após o atendimento do ambulatório. No aspecto comportamental, houve uma mudança na dinâmica de atendimento. Com o prontuário em papel, os residentes tinham ampla autonomia no atendimento ao paciente; com a utilização do PEP a consulta somente é finalizada com a aprovação do preceptor. Esta conduta, entendida como item de segurança por ser um hospital escola [10], foi bem compreendida pelos residentes, bem como o treinamento dado pela coordenadora do PEP no setor. Quanto à avaliação do questionário de satisfação respondido pelos profissionais do setor, as respostas negativas foram justificadas, ainda sim, permitiu-se concluir que o atendimento foi otimizado no setor de Estomatologia da UNIFESP. A Home Page desenvolvida para o setor recebeu, nos 6 meses que está disponível, 995 acessos e 25 e-mails (enviados por meio do Fale Conosco) entre solicitações de cursos, estágios e pedidos de consultas. Cabe ressaltar que o PEP da UNIFESP teve a sua primeira implantação em fase piloto no ambulatório da Pediatria Geral e Comunitária. A fase piloto durou 6 meses e permitiu validar o sistema e customizá-lo de acordo com as necessidades identificadas. O setor de Estomatologia foi o segundo a implantar o PEP. Este processo de informatização teve um papel importante no próprio Departamento de Otorrinolaringologia e Cirurgia de Cabeça e Pescoço da UNIFESP, no qual o setor de Estomatologia está inserido, pois representou o projeto piloto para as outras disciplinas e setores do Departamento na utilização do PEP. Referências 1- Hirata CH, Pimentel DRN, Blachaman IT, Weckx LLM, Abreu MAMM, Ladalardo TCCG, Silva CEX SR. Afecções das mucosas. In: Osmar Rotta. (Org.). Dermatologia. 1 ed. São Paulo: Manole, 2008, v. 1, p. 461-472. 2- Setor de Desenvolvimento WEB do Departamento de Informática da UNIFESP, disponível: http://www.unifesp.br/dis/estrutura2/setor-dedesenvolvimento-web 3- Setor Interdepartamental de Estomatologia da UNIFESP, disponível: http://www.unifesp.br/dotorrino/orl/setor_estomato/ 4- Estatística de acesso da Home Page do Setor Interdepartamental de Estomatologia da UNIFESP, disponível: http://www.unifesp.br/dotorrino/orl/setor_estomato/
acesso_estat.php?cod=www.unifesp.br/dotorrino/o rl/setor_estomato/index.php 5- Blois, M.S., Shortliffe, E.H. (1990), “The Computer Meets Medicine: Emergence of a Discipline”. New York:Addison-Wesley Publishing, 1990. p.3-36. 6- Shortliffe, E.H.; Blois, M.S. (2006) “Medical The Computer Meets Medicine and Biology: Emergence of a Discipline” (Capítulo 1) In: Shortliffe, E.H.; Cimino, J.J. Medical Informatics: Computer Applications in Health Care and Biomedicine. 3ª ed. New York: Springer; P.3-45. 7- Wechsler R, Anção MS, Campos CJR, Sigulem D. A informática no consultório médico J. Pediatr. (R J) vol.79 suppl.1 Porto Alegre May/June, 2003. 8- Tang PC, McDonald CJ. (2006) “ComputerBased Patient-Record Systems” (Capítulo 9) In: Shortliffe EH, Perreault LE, Wiederhold G, Fagan LM. Medical Informatics: Computer Applications in Health Care and Biomedicine. 2nd ed. New York: Springer; p. 335-70. 9- Benjamin S, Aguirre A, Drinnan A. Digital photography enables better soft tissue screening, diagnosis. Dent Today. 2002 Nov; 21(11): 116-21. 10- Conselho Federal de Medicina. "Normas Técnicas para o Uso de Sistemas Informatizados para a Guarda e Manuseio do Prontuário Médico”, disponível: http://www.portalmedico.org.br/resolucoes/cfm/200 2/1639_2002.htm Agradecimento À CAPES pela bolsa de doutorado concedida desde 2006. Contato Denise Caluta Abranches Rua dos Otonis 700 tel. 11 5575 2552 Email:
[email protected] Departamento de Otorrinolaringologia e Cirurgia de Cabeça e Pescoço Universidade de Federal de São Paulo (UNIFESP), Brasil.
