A organização de arquivos

FACULDADE DE LETRAS DA UNIVERSIDADE DE LISBOA Curso de Especialização em Ciências Documentais

A ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

José António Rocha

Trabalho apresentado à disciplina de Arquivologia I, leccionada pelo Dr. António Gil Matos

Lisboa Janeiro de 2004

Índice

Introdução ............................................................................................................................... 3 A organização no contexto da gestão de arquivos .................................................................. 4 A organização de arquivos correntes e intermédios ............................................................... 6 A organização de arquivos definitivos ................................................................................... 8 A análise da instituição ........................................................................................................... 9 As operações da organização ................................................................................................ 11 Classificação ......................................................................................................................... 12 O plano de classificação ....................................................................................................... 15 Ordenação ............................................................................................................................. 16 Cotação ................................................................................................................................. 17 Instalação .............................................................................................................................. 18 A organização e a descrição ................................................................................................. 19 Conclusão ............................................................................................................................. 21 Bibliografia ........................................................................................................................... 22

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Introdução É um facto que qualquer instituição1 ou pessoa para sobreviver e desenvolver a sua actividade na sociedade em que se insere necessita de gerir a informação que produz e/ou recebe no exercício dessa actividade. E fá-lo, melhor ou pior, recorrendo a um conjunto de recursos e técnicas que a sociedade coloca ao seu alcance. Os serviços de arquivo têm por função gerir e aplicar esses recursos e técnicas na instituição. O modo mais eficaz de fazêlo é através da definição de uma política de gestão da informação da instituição, materializada na criação de um sistema de gestão integrada da informação arquivística. Para operar esse sistema, e de acordo com as características da instituição e da informação, os serviços de arquivo executam e controlam determinadas funções arquivísticas2 tais como a produção, a avaliação, a preservação, o tratamento, a descrição, a difusão, etc. Da função de tratamento arquivístico faz parte um conjunto de operações denominado “organização”. Essas operações podem delimitar-se como sendo a classificação, a ordenação, a cotação e a instalação. É da organização de arquivos e das funções que a compõem que pretendo dissertar nas páginas que se seguem. Circunscrevendo-me ao tema da organização de arquivos, definirei esta função arquivística e enquadrá-la-ei no contexto da gestão de arquivos, entre a produção e a difusão dos documentos e da informação. Estudarei a organização de arquivos correntes e intermédios e de arquivos definitivos, verificando a especificidade de cada uma e a previsível vantagem da intervenção a nível dos arquivos correntes numa lógica de sistema de gestão integrada da informação. Farei referência à análise da instituição como momento prévio às operações de organização de um arquivo. Farei uma abordagem específica em torno do plano de classificação, considerado um instrumento-chave no processo de organização de arquivos. Finalizarei com um olhar sobre as relações entre a organização e a descrição, duas funções arquivísticas que caminham lado a lado com vista, entre outras finalidades, à difusão dos arquivos. 1

A fim de evitar equívocos com a organização enquanto função arquivística, uniformizei neste estudo pela expressão “instituição” todas as referências à expressão “organização” no seu sentido habitual de conjunto orgânico de pessoas e recursos. 2 Não é consensual a classificação e descriminação destas funções arquivísticas. O prNP 4041. 2004, Informação e documentação – Terminologia arquivística: conceitos básicos, refere: a conservação, a custódia, a pré-arquivagem, a aquisição, a alienação, a avaliação, a conservação, o tratamento, a criação de instrumentos de descrição e a criação. A obra Les fonctions de l’Archivistique contemporaine, coordenada por Carol Couture, elenca as funções arquivísticas como sendo: a análise das necessidades; a criação; a avaliação;

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A organização no contexto da gestão de arquivos A missão dos arquivos passa em grande parte por uma relação de custódia (produção e conservação) e difusão (comunicação e acesso) dos documentos e da informação que integram. Ora, essa missão, quer se trate de arquivos correntes e intermédios – onde predomina o valor primário e a utilização dos documentos pelos serviços da própria instituição que os gera – ou de arquivos definitivos – onde predomina o valor secundário e o acesso é orientado à comunidade –, exige que o próprio arquivo esteja organizado. De outro modo, quer a conservação, quer o controlo, quer a fácil e certeira recuperação dos documentos e da informação neles contida torna-se deficiente. A missão dos arquivos exige, paralelamente, que existam, em qualquer nível de arquivo, instrumentos de descrição documental cuja elaboração não pode ser feita à margem da sua organização. A organização de arquivos tem um papel fundamental na aplicação do conceito de gestão integrada da informação arquivística, pois, ao estabelecer, nomeadamente pela existência de um plano de classificação, a continuidade da organicidade da documentação ao longo do seu ciclo vital, potencia o seu valor, a sua conservação e a sua recuperação. Desenvolvendo mais adiante a organização no contexto dos vários níveis de arquivo, podemos apontar aqui a relação da organização de arquivos com as outras grandes funções arquivísticas: A organização e a produção. A relação entre estas duas funções deve ser equacionada de forma inversa, isto é, a produção e a organização3. Se entre as funções arquivísticas, a produção é aquela que nos últimos 20 anos mais evoluções sofreu, isto comporta consequências directas ao nível da organização. O crescimento da produção e gestão de documentos em ambiente electrónico exige o desenvolvimento de sistemas de gestão electrónica de documentos que contemplem a sua organização. Todas as questões relacionadas com os suportes de produção dos documentos, os seus formatos e a normalização têm implicações ao nível da organização onde se devem planear e prever a aquisição; a classificação; a descrição e indexação; a difusão; e a preservação. 3 Esta opção é justificada pelo facto de na actividade das instituições a produção preceder a organização. A organização do arquivo só pode ser feita depois da entrada em funcionamento da instituição, e da existência de um fundo documental. O que geralmente acontece e se recomenda (cf. HEREDIA HERRERA, Antonia – Archivística general: teoría y práctica. Sevilla: Diputación Provincial, 1998, p. 184) é uma organização a posteriori. Em termos de intervenção arquivística, como veremos adiante, num arquivo corrente sem quadro de classificação, a aplicação de um quadro de classificação deve fazer-se do presente para o futuro e não retrospectivamente.

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evoluções futuras. Para além disso, a produção é um momento primeiro onde se reflecte a actividade e o funcionamento da instituição que, por obediência ao princípio do respeito pela ordem original, a organização do arquivo deve reflectir de modo definitivo. A organização e a avaliação. Tal como a organização, a avaliação é uma função que condiciona todas as outras. São duas funções cujos exercícios não se podem ignorar mutuamente. Por exemplo, a avaliação é a determinação do valor arquivístico dos documentos que, para ser feita, não pode prescindir a consulta do plano de classificação e a organização deve ser feita considerando as determinações da avaliação presentes na tabela de selecção. Por exemplo, certas opções na operação da instalação em arquivo intermédio devem ser tomadas conforme a avaliação dos documentos. O manual editado pela Torre do Tombo, lembra que «para facilitar o trabalho de avaliação e selecção, o plano de classificação deve considerar a possibilidade de agrupar os documentos segundo o seu prazo de conservação. Os documentos e os processos que à partida são de conservação permanente serão agrupados em séries próprias, enquanto que aqueles cujo prazo de vida é menor constituirão séries distintas.»4. A organização e a descrição. Como veremos mais adiante, estas duas funções estão intimamente ligadas. Tal como a organização, a descrição tem por objectivo facilitar a recuperação da informação contida nos documentos5. Aliás, a organização e a descrição são funções paralelas e a segunda, sendo inconcebível sem a primeira, é um seu prolongamento, sendo que os trabalhos de descrição têm no plano de classificação elaborado na fase da organização um dos seus pontos de partida. A organização e a difusão. Entendendo por difusão um conceito genérico que englobe a recuperação, a comunicação e o acesso aos documentos e à informação neles contida nos vários momentos do ciclo vital dos documentos, a eficácia desta depende directamente da qualidade da organização do arquivo. A rapidez, a univocidade e a abundância das respostas do serviço de arquivo dependem da qualidade da organização. Inversamente, a existência de documentos “perdidos no arquivo” espelham a falta dessa qualidade ou mesmo dessa organização. A organização e a preservação. Atendendo ao ciclo vital dos documentos, a sua 4

IAN/TT – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998, p. 2-18. Cf. COUTURE, Carol, et al. – Les fonctions de l’Archivistique contemporaine. Québec: Presses de l’Université du Québec, 2003, p. 18. Ainda que estes autores optem, na continuação da tradição francesa, por falar de classificação e não de organização, o seu objecto é idêntico, como na página 11 deste trabalho se 5

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organização, tal como a avaliação, se efectivamente aplicada em arquivo corrente e intermédio, contribui largamente para a sua preservação. A documentação organizada é facilmente identificada, podem particularizar-se as condições de acondicionamento e instalação conforme as classes, e sectorizar as prioridades de restauro e recuperação dos documentos. Quanto melhor organizados, melhor protegidos. Não duvidemos, aliás, que a organização condiciona a exequibilidade das operações que, embora decorrentes da avaliação – tais como a eliminação ou a conservação permanente –, trazem consequências directas para a qualidade da preservação daquilo que deve prioritariamente ser preservado 6.

A organização de arquivos correntes e intermédios Uma grande vantagem da organização a nível do arquivo corrente é que esta torna-se depois desnecessária nas sequentes fases do ciclo vital dos documentos, bastando ser mantida essa organização original e proceder-se às operações previstas na avaliação documental, a nível do arquivo intermédio, e às operações de descrição documental e de produção de instrumentos de descrição a nível do arquivo definitivo. Contudo, não podemos pautar a aposta da organização dos arquivos correntes exclusivamente por esta vantagem posterior. Existem, desde logo, mais-valias registadas na própria etapa administrativa do arquivo. Por um lado, a qualidade dos serviços produtores de documentação da instituição melhora se os processos abertos e em tramitação se articularem agilmente com o sistema de arquivagem, isto é, se existir um bom plano de classificação que reflicta a organicidade e as funcionalidades dos serviços, se se praticar uma correcta ordenação dos documentos e se estes estiverem em unidades de instalação bem cotadas e instaladas. A eficácia da articulação entre o arquivo corrente e o arquivo intermédio é determinada pela qualidade da organização a que a documentação estiver sujeita. Consideremos da perspectiva do arquivo intermédio a sua relação com o arquivo corrente. Esta pode ser resumida em duas funções: acolher por remessas periódicas a documentação

refere.

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correspondente a procedimentos administrativos ou judiciais já concluídos mas susceptíveis de abertura; e fornecer aos serviços da instituição parte dessa documentação e/ou sua informação, a pedido destes. Ora, existindo uma organização planeada e praticada, o arquivo intermédio, de acordo com o plano de classificação, acolherá e instalará as séries documentais, respeitando a ordenação estabelecida. Do mesmo modo, poderá facilmente responder aos pedidos de documentação, pois estes serão formulados em conformidade com a organização eficaz estabelecida. Acresce ainda o factor de que, perante documentação correctamente organizada e depositada, o arquivo intermédio evita converter-se num contentor de documentação acumulada onde a ausência de um plano de classificação, a perda da memória e a falta de selecção e eliminação agravam progressivamente a sua situação. Consideremos agora essa mesma relação, mas da parte do arquivo corrente. Uma organização que contemple a articulação entre ambos os níveis de arquivo permitirá ao arquivo corrente depositar a documentação no arquivo intermédio com regularidade e com confiança e manter o controlo da continuidade das séries em produção. Permitirá também aos serviços administrativos – onde funciona o arquivo corrente – o fácil acesso à informação que, por estar em arquivo intermédio, se destina prioritariamente ao uso desses serviços. Antónia Heredia Herrera divide a organização de arquivos correntes e intermédios em duas etapas: a etapa pré-arquivística e a etapa arquivística7. Na primeira, após a análise da instituição e do estado do seu sistema de arquivo, é desenhada a organização do arquivo e feita a sensibilização da instituição para os procedimentos com ela relacionados. Na segunda, procede-se à recepção da documentação, à sua instalação e ordenação e criação de instrumentos de descrição.

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Veja-se, a propósito, a reflexão feita por Joel Candu em Mémoire et identité. Paris: PUF, 1998, p. 105-106, onde, referindo Pierre Nora, nos fala de uma religião conservadora e de uma compulsão arquivística contrárias à essência da arquivística que diz ser a arte da destruição controlada. 7 HEREDIA HERRERA – Archivística, p. 313-330.

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A organização de arquivos definitivos Classicamente, a organização de arquivos está associada aos arquivos definitivos enquanto a classificação e a ordenação estão associadas aos arquivos correntes. Enquanto que num lado teríamos o archivist, no outro teríamos o record manager. Julgo que não se deve fazer tal associação de modo exclusivista, contudo tem sido feita 8. A sua justificação encontra-se na própria evolução da teoria e prática arquivísticas, em momentos históricos relacionados com o período entre a Revolução Francesa e a primeira metade do século XIX, quando se “desorganizaram” – ou, se se quiser, “reorganizaram” – muitos arquivos segundo critérios pouco coerentes com a organização original desses arquivos. Como reacção a estas acções formularam-se os princípios fundamentais da arquivística, segundo os quais em arquivo definitivo deve devolver-se a organização aos arquivos respeitando a sua autonomia e ordem originais. Neste caso, será correcto falar de reorganização em vez de organização? Seja como for, a situação dos arquivos definitivos é particularmente diferente da dos arquivos correntes e intermédios. A profundidade da organização a dar à documentação depende da qualidade da organização que esta traz dos anteriores níveis de arquivo e está estreitamente relacionada com os princípios fundamentais da arquivística. Para além disso, nesta sede, a organização articula-se já não com a avaliação mas com a descrição documental. É reconhecido que na maioria dos casos de arquivos cuja ordem original se perdeu, o estado do arquivo permite uma organização respeitando essa ordem original, isto é, uma reposição da ordem original. Existem diversos níveis de fragmentação da ordem original e na maioria dos casos após a recuperação de alguns instrumentos como o plano de classificação, a nível intelectual, e após algum tempo de contacto com as unidades de instalação se bem conservadas e identificadas, a nível material, a ordem original vai emergindo do próprio arquivo. Nestes casos, o recomendável, aliás, é resistir à tentação de começar por abrir e misturar mais ainda as unidades de instalação, porque provavelmente isso desorganizará o arquivo quando o objectivo é precisamente o contrário. Apesar disto, reconheçamos que há casos em que a fragmentação é de tal forma grave 8

Cf. SCHELLENBERG, T. R. – Arquivos modernos: princípios e técnicas. 2ª tiragem. Rio de Janeiro: Ed. da Fundação Getulio Vargas, 1974, p. 207-233.

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que o arquivo só por si não nos permite ser organizado de acordo com a ordem original em que foi produzido. Nestes casos, a organização que se nos afigura como mais sensata é aquela que toma como critério a estrutura da instituição produtora para tentar a partir dela extrair um plano de classificação com características orgânicas no qual a classificação feita será não a original, porque perdida, mas uma aproximação. Julgo que é para situações destas que o projecto de norma para a terminologia arquivística inclui um termo denominado princípio do respeito pela estrutura9. Este princípio é, parece-me, um sucedâneo do princípio do respeito pela ordem original, aplicável precisamente nos casos em que a ordem original é de todo irrecuperável, tornando, consequentemente, impraticável o princípio do respeito pela ordem original. E, desconhecida a ordem original, haverá casos em que se justifique, como adiante veremos, a aplicação da classificação por assuntos: quando se entender que uma classificação orgânica possa vir a resultar excessivamente convencional e distante da hipotética ordem original.

A análise da instituição10 Independentemente da fase do ciclo vital dos documentos do arquivo que tenhamos pela frente, e uma vez obtido o mandato do órgão superior de gestão da instituição, a organização de um arquivo exige uma operação prévia às quatro operações técnicas que a constituem. Essa operação prévia é a análise da instituição. Como se afirma no Manual para a gestão de documentos, «qualquer programa de intervenção num sistema de arquivo deve supor um conhecimento detalhado do organismo em que o mesmo se insere, condição necessária para avaliar problemas, reconhecer necessidades, conceber e implementar soluções»11. Ainda que a gestão de arquivos inclua programas de intervenção que não contemplem directamente a organização – por exemplo um programa de digitalização ou de descrição –, esta função arquivística, talvez mais que qualquer outra, exige um prévio re9

Eis como o prNP 4041. 2004 define este termo: «conceito segundo o qual um arquivo de que se perdeu a ordem original pode, se possível, receber uma organização correspondente à estrutura interna do organismo que o criou.». 10 Cf. IAN/TT – Manual, p. 1-1 – 1-10; CRUZ MUNDET, José Ramón – Manual de Archivística. 5ª ed. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 2003, p. 155-179; COUTURE, Carol – Les fonctions, p. .3168. 11 IAN/TT – Manual, p. 1-3.

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conhecimento da instituição antes de ser praticada. Antes de enunciar algumas das características da análise a fazer para efeitos de classificação, importam duas notas: quando se fala de análise da instituição, fala-se sempre da instituição produtora do arquivo – de acordo com o princípio da proveniência –, e não da instituição que incorporou o arquivo de uma outra; a análise, por ter em vista um projecto de intervenção ao nível da organização, deve focalizar-se em determinados aspectos da instituição e pode prescindir de outros. A análise da instituição deve contemplar dois horizontes de caracterização: a própria instituição; e a documentação. No nosso caso, deve insistir no primeiro desses horizontes. Deve ter um método a aplicar e instrumentos auxiliares, tais como grelhas a preencher com as informações recolhidas e um relatório a apresentar ao órgão de gestão responsável. Para a caracterização da instituição devem ser recolhidas informações que espelhem a sua evolução orgânica e funcional. Indicam-se alguns dos locais privilegiados para essa recolha: os diplomas legais de criação e a legislação estatutária, onde estejam expressos a missão da instituição e a sua estrutura, atribuições e competências; o organigrama; os planos e os relatórios de actividades; as ordens de serviço, que são uma fonte de informação para o controlo das alterações orgânicas ao longo da vida da instituição; o razão, o diário e os relatórios de contas; as experiências dos funcionários; etc. Estas informações permitirão desenhar uma organização do arquivo acorde com o funcionamento, a actividade e a evolução da instituição. Para a caracterização da documentação, devem ser recolhidas informações relativas: à organização implementada e seus instrumentos; à sua tipologia e suporte 12; ao seu valor em termos de avaliação, informação que «...é imprescindível para, por exemplo, estabelecer as classes de um futuro plano de classificação...»13; aos níveis de arquivo e sua articulação; etc. Estas informações permitirão desenhar uma organização do arquivo acorde com a própria documentação que o constitui e consciente da sua organização presente.

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Embora estas características não condicionem a classificação, que é uma operação intelectual que lida com as classes de órgãos, funções e assuntos da instituição e da documentação, condicionam outras operações, tais como a cotação e a instalação, pelo que me parece importante estudá-las. Consequentemente, neste aspecto, há-de evitar-se cair-se na tentação de pautar a classificação dos documentos pela sua características de suporte ou tipologia, o que contrariaria uma classificação que deve procurar-se preferentemente orgânica e/ou funcional. 13 IAN/TT – Manual, p. 1-6.

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As operações da organização Não é consensual entre os autores a delimitação terminológica e o domínio de aplicação daquilo que aqui chamamos organização de arquivos e consideramos como uma das funções arquivísticas. Antónia Heredia Herrera afirma existirem apenas «la clasificación y la ordenación cuya suma constituye lo que nosotros consideramos la organización documental»14. No seu seguimento, J. R. Cruz Mundet diz preferir dois termos específicos em vez de organização, são eles a classificação e a ordenação 15. Diz Cruz Mundet que o termo organização em espanhol significa uma realidade muito ampla, e daí a sua opção por classificação e ordenação. Diz ainda que em outros países estas duas realidades se designam por uma só palavra: arrangement em inglês, classement em francês e ordinamento em italiano. Ora, na obra Les fonctions de l’archivistique contemporaine, os autores abordam entre as outras funções arquivísticas a classification, excluindo de todo a expressão organização do seu vocabulário, como Cruz Mundet notara, e abordando a codification paralelamente à classificação, apenas referindo a ordenação e fazendo silêncio sobre a instalação. Mas, o que Cruz Mundet disse ser a opção do mundo francófono pela expressão classement, não se verifica aqui, pois os autores falam explicitamente de classificacion, distinguindo-a de classement, expressão que se refere apenas às operações materiais de ordenação16. Certo que Antonia Heredia Herrera lembrara antes que os franceses incluíam a instalação nas tarefas de classement17. O projecto de norma portuguesa fala-nos também da organização como sendo um conjunto de operações de classificação e ordenação18. Não me parece que estejam aí subentendidas a cotação e a instalação. Classifica a função de instalação na perspectiva das operações de preservação, conservação física e restauro, e não nas funções de organização, falando ainda de arquivagem como sendo o «acondicionamento e/ou instalação dos documentos de acordo com uma organização previamente estabelecida.»19. Se nos voltamos para a comunidade brasileira, encontramos a palavra “arranjo”, tradução literal do inglês arrangement, com idêntico significado de “organização”. 14

HEREDIA HERRERA – Archivística, p. 177. Cf. CRUZ MUNDET – Manual, p. 230. 16 Cf. COUTURE – Les fonctions, p. 220. 17 HEREDIA HERRERA – Archivística, p. 178-179. 18 Cf. prNP 4041. 2004, p. 12. 19 Ibid. p. 11. 15

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Deste modo, fica evidente que, para além das fronteiras terminológicas, em termos de organização, é dada pelos autores prioridade à classificação e à ordenação, pouco mais que referindo a cotação e excluindo a instalação. De que se trata, pois, quando se fala de organização de arquivos? Trata-se desse conjunto e sequência de operações ao nível do tratamento arquivístico que permitem que um acervo documental tenha uma estrutura própria e coerente, distribuída em classes que reflictam a estrutura e actividade da instituição produtora, esteja ordenada, possua referências para a sua localização e esteja fisicamente acondicionada de acordo com as suas características e referências. Deve pautar-se por dois critérios essenciais que são o respeito pelos princípios da proveniência e da ordem original (princípios que por razões obvias não se aplicam em sede de arquivo corrente) e o objectivo duplo de promover a difusão e a preservação desse acervo documental e da informação nele contido. Passemos agora à descrição de cada uma dessas operações.

Classificação A classificação é a operação principal da organização de arquivos. Sendo uma operação de carácter intelectual, é nela que se elabora o plano de classificação que é o instrumento-chave da organização de arquivos, e é nela que se define a estrutura interna (as classes) do arquivo. Pode classificar-se um arquivo em crescimento (arquivo corrente e intermédio, também dito fundo aberto) ou um arquivo com a massa documental fixada (arquivo definitivo, também dito fundo fechado). Tem por objectivo último facilitar a recuperação da informação dos documentos de arquivo, mas deve, paralelamente, reflectir o contexto da instituição que a produz. Não pode, por isso, ser dissociada dos princípios fundamentais da arquivística tais como o princípio da proveniência e o princípio do respeito pela ordem original.20 Quando se fala de classificar um arquivo somos tentados a imaginar que um cenário perfeito seria aquele em que se procedesse à criação de classes a priori, como lhe chama

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Cf. COUTURE – Les fonctions, p. 18-19.

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Antonia Heredia21, e em que a imposição dessas classes fosse imposta antes mesmo da produção da documentação. Seria como definir artificialmente as classes de modo a que a documentação se tivesse de moldar para se “encaixar” nessas classes. Tal situação é legítima e aplicável à classificação em bibliotecas (CDU, Dewey, etc). Mas não o é na realidade dos arquivos, e reside aqui uma das principais diferenças entre estes dois tipos de sistemas de informação. Antes de classificar um arquivo, é necessário conhecer a instituição que o criou e a documentação que o constitui, como atrás referi. Só depois, isto é, a posteriori, se deve criar o plano de classificação e aplicá-lo. Além disso, não deve ser o arquivista a impor a classificação de um arquivo independentemente da sua documentação mas, pelo contrário, cada conjunto de documentação, pela sua organicidade e características particulares deve impor uma classificação que o arquivista não faz mais que reconhecer, afinar e controlar. Naturalmente que a produção e a classificação não são momentos estanques, mas simultâneos, embora haja uma prioridade lógica e cronológica da produção. Na sua execução, a classificação caracteriza-se pelo estabelecimento intelectual de classes – que por sua vez se podem subdividir em classes – de acordo com um critério predefinido e de modo a que essas classes sejas distintas umas das outras e umas com as outras formem um todo orgânico. O critério que predefine as classes a estabelecer pode um dos três: a estrutura orgânica da instituição; as funções que desenvolve; e os assuntos a que os documentos se referem. De acordo com o critério adoptado, a classificação a implementar será orgânica, funcional ou temática e os documentos serão repartidos pelas classes que daí derivarem. A estes três modos de estabelecimento de classes podemos chamar sistemas de classificação22. Embora não seja consensual a preferência pelo sistema funcional, pelo orgânico ou por um misto de ambos, é consensual desde a perspectiva arquivística a recusa da classificação temática que deve usar-se só em último recurso. A opção deve ser tomada de acordo com o arquivo específico que temos em mãos. Contudo, podemos arriscar algumas orientações genéricas. Quando a classificação se opera em arquivo corrente descentralizado, recomenda-se que seja funcional, porque os processos encontram-se abertos e em elaboração, em unidades documentais próximas dos serviços que as estão a produzir e deste modo podem

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HEREDIA HERRERA – Archivística, p. 184. Cf. Ibid., p. 191.

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melhor reflectir e promover a actividade da instituição. A fase activa dos documentos recomenda a sua classificação de acordo com a função a que dizem respeito. Esta opção funcional pode ser complementada no plano de classificação através da referência à estrutura orgânica da instituição. Quando a classificação se opera em arquivo intermédio é compreensível a opção por uma classificação orgânico-funcional. Deste modo, os vários órgãos da instituição remetem para o arquivo intermédio documentação identificada com os códigos de classificação funcional e este classifica-a conjugando a perspectiva funcional com a orgânica. A respeito do arquivo definitivo, Antónia Heredia declara que tratando-se de arquivos com um período cronológico largo deve optar-se pela classificação funcional, porque os órgãos mudam, mas as funções tendem a ser mais estáveis e contínuas23. A classificação temática só deve ser aplicada ao nível do arquivo definitivo e quando não se consegue reconstruir a ordem original das unidades arquivísticas. Tal como em a organização em geral, também a classificação deve ser precedida de uma análise da instituição e da documentação de modo a que o sistema e as classes definidas possam corresponder, quer às necessidades administrativas da instituição (quando em arquivo corrente e intermédio), quer à ordem original da documentação (quando em arquivo definitivo). Em Les fonctions de l’archivistique contemporaine os autores detêm-se longamente sobre as problemáticas da identificação e delimitação das várias unidades arquivísticas e das suas implicações24. Esta identificação e delimitação vão condicionar as classes a estabelecer e as suas fronteiras. Este trabalho deve ser executado partindo do geral para o particular: em primeiro lugar, delimitando os arquivos, aquilo que chamam fonds d’archives e que é a unidade arquivística mais ampla; posteriormente dentro de cada arquivo delimitando as unidades arquivísticas que de forma hierárquica vão corresponder às classes. Em ambas estas etapas há aproximações que podem ser ditas de maximalistas ou minimalistas, conforme a sua tendência a fundir ou fragmentar as unidades arquivísticas. T. R. Schellenberg resume a sua abordagem da classificação num conjunto de princípios25, a saber: só em casos excepcionais se deve optar pela classificação por assuntos; pode fazer-se uma classificação orgânica mantendo-se uma relação entre a

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Ibid., p. 192. Cf. COUTURE – Les fonctions, p. 224-240.

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centralização dos serviços e a centralização dos arquivos e classes; a classificação funcional é, geralmente, a mais aconselhável; as classes devem ser criadas a posteriori e não a priori; os sucessivos níveis de subdivisão das classes devem ter consistência; as funções principais e as auxiliares devem ter classses separadas; os documentos importantes exigem classes mais subdivididas que os documentos executivos; os planos de classificação devem ser periodicamente revistos e ajustados.

O plano de classificação Antes de avançar para as outras operações, faço referência ao plano de classificação que é, justamente, denominado como o instrumento-chave da organização de arquivos. O plano de classificação deve distinguir-se do quadro de classificação, que é uma das suas componentes, mas ao qual não se reduz. Uma vez mais, as referências dos autores não é uniforme. O projecto de norma para a terminologia arquivística distingue um do outro, dizendo que o plano é um sistema de classes pré-definidas concebido para a organização de um arquivo corrente enquanto que o quadro é um esquema de organização de um acervo documental ou de um arquivo intermédio ou definitivo. Já Cruz Mundet fala-nos apenas do quadro de classificação e, por sua vez, em Les fonctios de l’archivistique contemporaine se nos fala antes do plano de classificação26. A elaboração de um plano de classificação deve enquadrar-se no contexto da gestão da informação da instituição, ao qual traz variados benefícios: é um instrumento central para as tarefas da recuperação da informação; permite a classificação unívoca da informação; é um instrumento de base para as operações de ordenação, de cotação e de descrição; pode auxiliar a eliminação e a conservação; permite uma melhor utilização dos espaços, etc. Deve ser elaborado após uma experiência de contacto com a documentação para que tenha em conta as suas características. No seu processo de elaboração e posta em prática deve, para além do quadro de classificação, sua componente central, contemplar as seguintes características: ser enquadrado na política de gestão da informação da instituição; 25

SCHELLENBERG – Arquivos modernos, p. 72-74.

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ser acompanhado de um guia de procedimentos para a sua aplicação; referir as normas jurídicas e arquivísticas aplicáveis; possuir um glossário; descrever as tarefas de cada tipo de utilizador; ser testado antes de implementado em absoluto; ser avaliado periodicamente; e ser sujeito a correcções quando justificáveis 27. Quanto à sua posta em prática, tratando-se de um arquivo corrente onde o fundo está activo e em crescimento, é recomendável que se façam no plano remissivas para a estrutura do anterior plano/quadro de classificação e se inicie a aplicação da nova classificação à documentação que daí em diante der entrada no sistema. Desse modo preserva-se a ordem original do arquivo e garante-se a continuidade das classes. Dentro do plano, o quadro de classificação reflecte a estrutura hierárquica (orgânica, funcional, temática ou mista) da classificação das unidades documentais e reflecte os vários níveis de classificação (secção, série, colecção) e suas divisões em que os processos e os documentos são agrupados. Cruz Mundet refere-nos que este instrumento na sua elaboração deve respeitar quatro princípios que são: a delimitação; a unicidade; a estabilidade; e a simplificação28. Um aspecto fundamental na estruturação do quadro de classificação é a resistência à tentação de criar classes como “varia”, “generalidades”, “outros” ou similares29. A sua existência e peso denunciam a não atenção aos princípios da delimitação e da unicidade bem como à identidade entre as classes e as funções e/ou órgãos.

Ordenação Antonia Heredia Herrera dedica algumas páginas no seu manual de Archivística general a diferenciar a classificação da ordenação, e fá-lo dizendo que para além de serem operações distintas, intelectual a primeira, e material a segunda, «clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos; ordenar es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad-orden, que pode ser la data, el alfabeto, el tamaño o el número.»30 O projecto de norma para terminologia arquivística descreve a 26

Cf. prNP 4041. 2004, p. 12; CRUZ MUNDET – Manual, p. 243-247; COUTURE – Les fonctions, p. 223. Cf. COUTURE – Les fonctions, p. 223. 28 CRUZ MUNDET – Manual, p. 244. 29 Cf. SCHELLENBERG – Arquivos modernos, p. 73-74. 30 HEREDIA HERRERA – Archivística, p. 183. 27

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ordenação como a «operação que consiste em estabelecer/aplicar um critério de disposição metódica (cronológica, numérica, alfabética, hierárquica, etc.) para efeitos de instalação, arquivagem e descrição arquivística»31. A ordenação pressupõe a classificação e é a operação que se lhe segue no processo de organização de um arquivo. Permite que dentro de cada classe as unidades arquivísticas tenham uma relação sequencial de acordo com o critério predefinido de modo a permitir quer a instalação quer a recuperação dos documentos e da informação neles contida. Quanto ao critério, pode ser alfabético, cronológico, numérico, alfanumérico ou outro. O critério alfabético pode tomar um nome mais específico como seja: onomástico, geográfico ou toponímico. A opção por um deles depende da classe e da documentação a que diz respeito. Embora a ordenação mais comum pareça ser a cronológica, num serviço de pessoal, por exemplo, os processos dos funcionários estão habitualmente ordenados segundo um critério alfabético funcional. A ordenação aplica-se aos vários níveis de unidades arquivísticas, isto é, ordenam-se os documentos no processo, os processos na série, a série na secção, etc. Um aspecto a contemplar na ordenação é o da sequência a dar às unidades arquivísticas que se ordenam segundo critérios cronológicos e/ou numéricos. Em caso de processos abertos (arquivo corrente) as unidades devem estar ordenadas de forma inversa, enquanto em caso de processos fechados (arquivo definitivo) devem estar ordenadas de forma directa (das mais antigas e/ou primeiras para as mais recentes e/ou últimas). Existe ainda um conjunto de operações que, segundo Antonia Heredia, se relacionam com a ordenação32: o desdobre ou separação; a assinatura e selagem, a datação, a foliação e datação; e a agregação.

Cotação A cotação é uma das operações a que não se dá muita importância, contudo é um elemento fundamental para o controlo e para a recuperação da documentação e da informação de arquivo. Também denominada codificação ou referência de localização, é 31

prNP 4041. 2004, p. 11.

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uma operação que consiste na atribuição de um código a nível do plano de classificação e a nível das unidades de instalação de modo a permitir a correcta classificação e recuperação dos documentos. Esse código, que pode ser alfabético, numérico ou alfa-numérico, é associado a cada classe de forma progressiva de modo que permita identificarmos univocamente a classe que representa e a linha hierárquica de classes em que se insere. Não temos que associar necessariamente as referências de cotação às de classificação, mas, sobretudo em arquivos definitivos, há vantagem em fazê-lo, pois considerando que as unidades arquivísticas permanecem estáveis (isto é, sem virem a sofrer incorporações nem eliminações), todas as funções relacionadas com a localização e recuperação da informação ganham agilidade e eficácia. Tal como a instalação, a cotação deve ter em conta os formatos e dimensões das unidades de instalação. Contudo, não se deve incluir no código atribuído às unidades arquivísticas a referência da entidade detentora do arquivo. Esta pode mudar de nome ou o arquivo ser incorporado noutra entidade. Também se deve evitar incluir nesse código a exacta localização física das unidades de instalação, porque a haver deslocações, essa referência torna-se incorrecta.

Instalação Embora classicamente não seja considerada uma operação de organização de arquivos, a instalação, como afirma Cruz Mundet33, é uma tarefa intimamente ligada à organização de arquivos. Como já afirmámos34, os manuais excluem-na dentre as operações de organização e incluem-na entre as operações de preservação e conservação. Consiste no acondicionamento e localização física da documentação nas condições proporcionadas pelo arquivo. A documentação é colocada em unidades de instalação (caixas, pastas, livros, etc.) que por sua vez são colocadas em mobiliário e espaços concretos, conforme as suas características tipológicas e a fase do ciclo vital em que se encontra. Em arquivo corrente, habitualmente a documentação administrativa coloca-se na 32

Cf. HEREDIA HERRERA – Archivística, p. 209-211. Cf. CRUZ MUNDET – Manual, p. 248. 34 Cf. Supra, p. 11. 33

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posição vertical em pastas arquivadoras, próxima dos serviços, pois o seu grande uso administrativo assim o exige. Em arquivo intermédio desloca-se para espaços menos nobres e de menor valor, podendo acondicionar-se já nos materiais em que venham a transitar para o arquivo intermédio. Uma vez aí, recomenda-se a sua instalação na posição horizontal e em condições que promovam a sua preservação. A instalação de arquivos deve ter em conta, para além da quantidade de documentação (medida habitualmente por metro linear), os formatos e dimensões dos documentos e das unidades de instalação. Existem no mercado diversos produtos desde estanteria a caixas para arquivo para servir esta operação. Recomenda-se o uso de produtos que promovam a preservação dos documentos. A título de curiosidade refiro uma informação que me foi transmitida segundo a qual existe pelo menos na Biblioteca do Congresso em Washington e no Arquivo Secreto do Vaticano um equipamento que permite desenhar e recortar caixas de arquivo com as dimensões e formato personalizados para cada documento ou conjunto de documentos. A expressão “instalação” está intimamente conotada com o suporte físico dos documentos. Coloca-se-nos a questão de adaptar esta expressão à realidade da documentação existente em suporte digital e que precisa, no processo da sua organização de ser, de algum modo, instalada, respeitando as suas características próprias. Mas, será legítimo falarmos de instalação de documentos digitais?

A organização e a descrição A respeito desta relação, ao analisar a segunda versão da norma ISAD(G), Antonia Heredia Herrera tece uma dura crítica ao conceito de “unidade de descrição”, afirmando que denuncia falta de precisão por apontar para uma unidade documental ou conjunto de documentos indefinidos quando devia identificar-se sempre com a precisão dos fundos de arquivo e suas sucessivas divisões hierárquicas35. E aponta na norma alguma ambiguidade quando aponta a possibilidade de se descrever documentação indefinida e desorganizada quando, afirma, «sempre se había afirmado que la descripción no era, obviamente,

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organización, pero que esta había necessariamente de preceder a la descripción archivística»36. De facto, a organização é condição para a descrição. As várias operações da organização condicionam a execução das operações de descrição. Por exemplo, um arquivo classificado e não ordenado permite a operação de descrição ao nível da série e a elaboração de guias e inventários, mas não permite a descrição ao nível do documento e a consequente elaboração de catálogos. A descrição, sendo multinível, como propõem as ISAD(G) 37, coloca-nos um desafio aquando da etapa do tratamento documental que é a organização38. Isto, porque a descrição vai reflectir a história administrativa e arquivística da instituição produtora a partir do reflexo que a própria a organização da documentação lhe transmitir. Por outro lado, a possibilidade de alargamento da descrição a fases anteriores à do arquivo definitivo, vem colocar a descrição mais próxima ainda da organização à qual já antes se reconhecera a necessidade de aplicação desde o momento da produção, numa perspectiva de sistema de gestão integrada da documentação arquivística. Embora a avaliação documental condicione a necessidade ou não de descrição em arquivo corrente ou intermédio, esta pode ser praticada simultaneamente com a organização ainda durante a tramitação administrativa da documentação, por exemplo, nos casos da gestão e arquivo electrónico de documentos em que existem a eles associados campos associados para efeitos de indexação e descrição. Não podemos esquecer, ainda, que a descrição tem no plano de classificação um instrumento de trabalho fundamental.

35

Cf. HEREDIA HERRERA, Antonia – La nueva versión de la norma ISAD(G). Archivamos. 36-37 (2000)

6. 36

Ibidem. Cf. ISAD (G): norma geral internacional de descrição arquivística. 2ª ed. Madrid: Subdirección General de los Archivos Estatales, 2000, p. 18. 38 Cf. RUNA, Lucília; SOUSA, Joana Braga – Normalizar a descrição em arquivo: questionar, reflectir e aplicar. Cadernos BAD. 2 (2003) 92. 37

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Conclusão Terminado este percurso, ficamos aptos a situar a organização de arquivos como uma função arquivística que se articula com as demais e se aplica nas várias fases do ciclo vital dos documentos. Ficamos aptos a identificar e caracterizar cada uma das operações que constituem a organização de arquivos: a classificação; a ordenação; a cotação; e a instalação. Constatámos ainda que a delimitação conceptual destas funções e operações variam de autor para autor e de escola para escola. Podem referir-se algumas dificuldades encontradas, e que o trabalho denunciará, tais como a diferenciação das características da organização em arquivo corrente, intermédio e definitivo e a abordagem da organização de documentos electrónicos. A especificidade de cada fase de arquivo exige que não se fale do mesmo modo em relação à organização de um arquivo corrente e em relação à organização de um arquivo definitivo. A presença recente e crescente dos documentos electrónicos entre nós não é contemplada na bibliografia clássica acerca do tema da organização. Justificava-se uma prospecção pela literatura mais recente e online e um capítulo dedicado a esta questão. A matéria-prima aqui usada resume-se aos conteúdos apreendidos durante a presente pós-graduação em ciências documentais e aos manuais de arquivística referidos em bibliografia. Muito gostaria de ter podido usar experiências de trabalho em organização de arquivos, mas não as possuo. Da falta dessas experiências, estou certo, terão resultado aqui afirmações ou ideias com pouco sentido e rigor. Ainda assim, a análise e comparação da literatura e as reflexões que a partir daí se me impuseram contribuíram para que o meu horizonte se alargasse um pouco mais. E é assim, aos poucos, que continuarei a aprender, consciente daquele provérbio arquivado em nossas memórias, segundo o qual passamos a vida a aprender e morremos sem saber.

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Bibliografia

BARROSO ARAHUETES, Anabella – Normalização da descrição eclesiástica: Lusitania Sacra. 16 (2004) . CANDU, Joel – Mémoire et identité. Paris: PUF, 1998. CONTINOLO, Giuseppe – Como organizar o arquivo. Lisboa: Editorial Pórtico, [19??]. COUTURE, Carol, et al. – Les fonctions de l’Archivistique contemporaine. Québec: Presses de l’Université du Québec, 2003. CRUZ MUNDET, José Ramón – Manual de Archivística. 5ª ed. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 2003. DUCHEIN, Michel – The History of european archives and the development of the archival profession in Europe. American Archivist. 55 (1992) 14-25. HEREDIA HERRERA, Antonia – Archivística general: teoría y práctica. Sevilla: Diputación Provincial, 1998. –

La nueva versión de la norma ISAD(G). Archivamos. 36-37 (2000) 6.

ISAD (G): norma geral internacional de descrição arquivística. 2ª ed. Madrid: Subdirección General de los Archivos Estatales, 2000, IAN/TT – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998, p. 1-49. LEROY, Thérèse – La technique du classement. 6me éd. Paris: Guy le Prat, 1981. prNP 4041. 2004, Informação e documentação – Terminologia arquivística: conceitos básicos. Caparica: IPQ, 2004. PROYECTO de organización de archivos eclesiásticos aragoneses. Zaragoza: Delegación Diocesana de patrimonio Cultural. Arzobispado de Zaragoza, 1995. RUNA, Lucília; SOUSA, Joana Braga – Normalizar a descrição em arquivo: questionar, reflectir e aplicar. Cadernos BAD. 2 (2003) 92 SCHELLENBERG, T. R. – Arquivos modernos: princípios e técnicas. 2ª tiragem. Rio de Janeiro: Ed. da Fundação Getulio Vargas, 1974.

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