Análise e Reflexão no âmbito da Gestão de Informação. VASTUS – Gabinete de Projeto, Planeamento e Ambiente

2014/2015

GESTÃO DE INFORMAÇÃO

Análise e Reflexão no âmbito da Gestão de Informação

VASTUS – Gabinete de Projeto, Planeamento e Ambiente

Rita Fontelo de Oliveira ci110793038 3º ano da Licenciatura em Ciência da Informação

ÍNDICE INTRODUÇÃO ............................................................................................................................ 3 GUIÃO DA ENTREVISTA.......................................................................................................... 5 Nota ........................................................................................................................................... 5 ANÁLISE DA ENTREVISTA ..................................................................................................... 6 Questão 1................................................................................................................................... 6 Questão 2................................................................................................................................... 6 Questão 3................................................................................................................................... 7 Questão 4................................................................................................................................... 7 Questão 5................................................................................................................................... 7 Questão 6................................................................................................................................... 8 Questão 7................................................................................................................................... 9 Gráfico 1: ............................................................................................................................ 10 Gráfico 2: ............................................................................................................................ 10 Questão 8................................................................................................................................. 11 Outras Informações Pertinentes .............................................................................................. 11 REFLEXÃO ................................................................................................................................ 12 PLANO DE IMPLEMENTAÇÃO DA GESTÃO DE INFORMAÇÃO .................................... 14 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ........................................................................................ 16

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INTRODUÇÃO

A VASTUS – Gabinete de Projeto, Planeamento e Ambiente Lda. é um gabinete privado com vinte anos de existência, situado em Leça da Palmeira e que produz estudos – sob diferentes formas – no âmbito do ordenamento do território. A organização compreende – no seu corpo laboral – colaboradores de diferentes especialidades: arquitetos, urbanistas e informáticos. A escolha desta organização para abordar neste trabalho residiu num único fator: a certeza de que a informação tem um papel fulcral no desenvolvimento das suas atividades. Tendo conhecimento prévio da dimensão da organização, soube logo à partida que o desafio a nível de análise, compreensão e proposta seria o de compreender as práticas empíricas e naturais vigentes e todas relações internas e externas e, posteriormente, reciclá-las visando a estruturação, a sistematização e a otimização das mesmas.

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GUIÃO DA ENTREVISTA Guião Primário Questões para avaliação sumária do nível de sintonia técnica e concetual entre o entrevistado e a temática

1. O que é informação (…para esta/nesta organização) ? 2. Qual é o papel da informação (…para esta/nesta organização) ? Guião de Nível Elementar

Guião de Nível Avançado

3. Há alguma informação que é usada/aproveitada para perceber, e por conseguinte, melhorar o desempenho da empresa?

-desempenho interno -nível geral -nível de processos ou atividades -desempenho externo -concorrência -“público” alvo

4. A Análise dessa informação – Informação Estratégica – integra uma estratégia transversal a toda a empresa?

- Assume-se como parte de uma Gestão de informação? - Essa informação traz alguma vantagem à empresa?

5. Existe uma pessoa, ou um grupo de pessoas, responsável/responsáveis pela gestão dessa e de toda a restante informação?

- Tratamento da informação faz-se como? - Na medida em que é preciso? - Por sistema? - Através de um sistema? - Existem regras ou diferentes tipos de autorizações para aceder a certa informação?

6. Como é armazenada (e preservada) a informação?

- Ciclo de vida da Informação: Existe uma seleção do que se deve preservar? - Existe uma preferência/resistência ao digital ou ao analógico? - Evita-se o papel? Porquê?

7. Análise de nível de rigor e estruturação

Clareza no objetivo Clareza nos passos Clareza nos intervenientes

Pedido de realização do estudo de mercado

Análise da Informação

Questões de apoio à condução da entrevista

8. A Informação tem um valor?

25%

Recursos tecnológicos (hardware, software,…) Recursos físicos (espaço físico, etc) Recursos humanos (profissionais capacitados) Recursos informacionais (fontes)

Processamento de dados

Adaptação do conteúdo das comunicações

25% 25%

5% 5% 5% 10%

Clareza nas condicionantes/restrições

  

25%

Tempo

12,5%

Custos

12,5%

Valor de uso/valor qualitativo Valor de custo/valor de preço/valor numérico Ambos

Nota Entrevista feita à Drª Isabel Matias, diretora da VASTUS. 5

ANÁLISE DA ENTREVISTA

Esta análise da entrevista pressupõe avaliar o conteúdo obtido tendo em conta o conteúdo pretendido e também fazer um levantamento das deduções feitas a partir das respostas. Questão 1 Significado de informação

O entrevistado compreendeu a questão?

Sim

Respondeu o pretendido?

Sim

Uma vez realizada a entrevista, torna-se possível fazer o desenho que estabelece a realidade informacional da organização no âmbito da Gestão de Informação, incluindo logicamente a noção geral de informação, que para a VASTUS se prende na informação que é útil para a tomada de decisão e para orientação das atividades que uma organização pretende executar. No seu caso, trata-se então, da informação adquirida através das fontes e que participa no processo de desenvolvimento dos projetos: 

Informação estatística



Informação sobre a população



Informação sobre habitação



Informação sobre atividades económicas que ocorram nos locais onde estão a desenvolver projetos



Informação cartográfica



Informação sobre agricultura



Informação sobre ambiente

A organização detém a noção que a informação pode ser de caráter quantitativo ou qualitativo, e que ambos têm uma influência determinante. Compreendem ainda que informação quantitativa pode estar na origem da produção de informação qualitativa e vice-versa.

Questão 2 O papel da informação na empresa

O entrevistado compreendeu a questão?

Sim

Respondeu o pretendido?

Sim

No domínio desta organização, a informação é basilar, mesmo tendo apenas um papel de apoio à tomada de decisão, quer seja no processo de desenvolvimento de projetos, que seja no processo de estabelecimento de avaliação de capitais para fixação de novos trabalhos. No primeiro, a informação que obtêm regula o output do processo, que é um projeto concluído, participando como um ativo no decorrer de todo o desenvolvimento do mesmo. No segundo processo a informação intervém sob forma de input: são os dados contabilísticos resultantes de 6

uma análise de dados relativos aos rendimentos, investimentos e gastos da VASTUS. Estes cálculos são feitos por outra empresa (empresa de contabilidade) que fornece à VASTUS apenas os resultados finais do estudo pedido. Este input funciona como indicador de desempenho e por conseguinte, como elemento apoio à tomada de decisão face aos investimentos e respetivos retornos.

Questão 3 O entrevistado compreendeu a questão?

Sim

Respondeu o pretendido?

Sim

Informação Estratégica

Na visão da organização, a informação estratégica diz respeito aos indicadores de desempenho da empresa: que permita fazer uma avaliação global da organização. No entanto, no contexto prático traduz-se apenas informação fornecida por uma empresa de contabilidade, nos termos suprarreferidos. É obtida anualmente, conforme é feita a solicitação do estudo de análise, e não é usada para comparação com empresas concorrentes.

Questão 4 Integração do levantamento da informação estratégica na estratégia global da organização

O entrevistado compreendeu a questão?

Sim

Respondeu o pretendido?

Sim

Tomando por informação estratégica a conceção da VASTUS, o único traço da sua integração na estratégia global é: 

o recurso à informação contabilística para tomar decisões transversais a toda a empresa.

Questão 5 Responsabilidade da Gestão da Informação

O entrevistado compreendeu a questão?

Sim

Respondeu o pretendido?

Sim

A responsabilidade pela Gestão da Informação nesta empresa é dividida, ou seja, como se vai tornando evidente, não existe ninguém encarregue da manutenção, manuseamento, distribuição, fluxo e armazenamento da informação como um só cargo. Esta gestão é então feita consoante a necessidade. Vejamos dois exemplos: 1. Quando um colaborador é designado para um projeto, recolhe toda a informação necessária - a partir das fontes convenientes - para o seu desenvolvimento e centraliza-a 7

no seu computador profissional para a processar de acordo com o objetivo pretendido. Uma vez concluído o projeto, a informação recolhida é armazenada na pasta correspondente ao projeto em causa e o projeto final é armazenado num CD, numa estante do escritório. Também é produzido outro CD, igual ao primeiro, que é entregue ao destinatário suposto. Todos os projetos só estão passíveis de ser armazenados e reencaminhados depois de estarem no (chamado pela empresa de …) formato SIG1. 2. Quando é necessário avaliar a margem financeira que a VASTUS detém para ser tomada a decisão de avançar ou não com a execução de um projeto, a Drª Isabel Matias, faz um balanço de todos os investimentos em curso e dos respetivos retornos, bem como recorre aos relatórios contabilísticos anuais. Esta avaliação é feita com uma frequência de três meses, no mínimo. Conclui-se, com estes dois exemplos, que existem, de facto, pessoas assinaladas para a gestão da informação, no entanto, esta gestão não é estruturada cientificamente, nem, por conseguinte, passível de ser monitorizada;

Questão 6 Armazenamento e Preservação da Informação

O entrevistado compreendeu a questão?

Sim

Respondeu o pretendido?

Sim

Armazenamento Estático

Armazenamento Digital

Trata-se do armazenamento dos projetos: 

Trata-se,

também,

do

armazenamento

dos

Num formato específico: formato projetos: SIG



Num formato específico: SIG



Num suporte físico específico: CD



Num sistema: natural hierárquico de



Num espaço físico específico:

pastas

estantes numa sala pertencente ao

esquematização:

escritório 

Sob

Nível 1

uma

específica:

traduzido

na

seguinte

Nível 2

Nível 3

Projetos em curso

Projeto x Projeto y …

Projetos concluidos

Projeto z Projeto w …

organização por

alfabeticamente

ano,

e Os meus Documentos

1

SIG – Sistema de Informação Geográfico. O que significa ter um formato SIG: a informação relativa a um projeto, para que seja distribuída ou armazenada deve consistir num ficheiro Excel que contenha uma tabela e num ficheiro que contenha um desenho. Pressupõe-se que sejam os requisitos de forma para uma submissão normalizada projetos em plataformas de SIG ou Bases de Dados destinadas ao apoio de trabalhos em SIG.

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É importante referir também dois pontos pertinentes, adaptando-os à organização: 

Existe uma preocupação com a preservação da informação sob forma de prevenção face ao risco. Ameaças que a VASTUS pretende neutralizar: 

O risco de incêndio



O risco de problemas/falhas informáticas



O risco de problemas/falhas tecnológicas



O risco de rutura tecnológica – perigo de entrada num estado de desatualização face a outras empresas e face às necessidades do mercado

O modo de combate a estes perigos são os backups diários e a disponibilização de fundos para a constante atualização de softwares e hardwares face à necessidade. 

A VASTUS não define o qual o ciclo de vida da informação, no entanto tem uma prática de manuseamento da informação que é regulada pelo que se pode chamar de ciclo de uso: se a informação estiver a ser utilizada está armazenada no hardware conveniente; quando já não é precisa, é armazenada sob forma estática em CD’s.

Questão 7 Nível de rigor e estruturação de processos

O entrevistado compreendeu a questão?

Sim

Respondeu o pretendido?

Sim

Apesar de esta questão ter sido colocada exatamente da mesma maneira que qualquer uma das outras, teve como auxiliar o desenho de um projeto como está evidenciado no guião da entrevista. A resposta foi aberta, mas posteriormente foi quantificada percentualmente, para que a sua análise devolvesse resultados mais facilmente interpretáveis. Vejamos então o modelo de quantificação traduzido no seu esquema de atribuição de percentagens sob o qual a resposta foi avaliada: 

Clareza nos Objetivos – compreende valores entre 0 – 25%      



Clareza nos Passos – compreende valores entre 0 – 25%      



Objetivo exato - 25% Objetivo muito preciso - 20% Objetivo preciso - 15% Objetivo pouco preciso - 10% Objetivo vago - 5% Objetivo muito vago - 0%

Passos intermédios muito precisos - 15% Passos intermédios precisos - 10% Passos intermédios vagos - 5% Passos intermédios muito vagos/impercetíveis - 0% Ponto de partida – acréscimo de 5% Ponto de chegada – acréscimo de 5%

Clareza nos Intervenientes – compreende valores entre 0 – 25% 

Recursos tecnológicos - 5%

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  



Recursos físicos - 5% Recursos humanos - 5% Recursos informacionais - 10%

Clareza nas Condicionantes/Restrições – compreende valores entre 0 – 25%  

Tempo -12,5% Custos - 12,5%

No seguimento, vejamos os gráficos resultantes das percentagens atribuídas: 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10%

Gráfico 1: Rigor e estruturação dos processos na perspetiva geral

25% 20% 15% 10% 5% 0%

Gráfico 2: Rigor e estruturação dos processos na perspetiva dos quatro grandes elementos de avaliação: a clareza na definição de objetivos, na definição de passos, na definição de intervenientes e na definição de condicionantes e/ou restrições.

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Questão 8 O entrevistado compreendeu a questão?

Sim

Respondeu o pretendido?

Sim

Valor da Informação

A última questão, relativa ao valor da informação, é de resposta fechada. A opção escolhida pela Drª Isabel Matias foi a informação tem um valor qualitativo. No entanto, foi possível deduzir que a VASTUS trabalha com ambas as dimensões da informação e tal pode verificar-se no que foi dito pela Drª Isabel Matias quando lhe foi colocada a questão: «… a informação tem um preço, se for preciso pagar para ter acesso a ela, ou seja, um valor numérico… mas pode refletir-se mais na qualidade do trabalho. […] Com base numa informação produzimos outra nova: os nossos projetos.» Existe de facto, um valor de uso na informação que obtém a VASTUS das fontes: a coerência dos projetos que desenvolvem com o meio económico, populacional e geográfico a que se destinam e a sua conformidade com a lei. Isso traduz-se num aumento de fiabilidade e segurança associada aos projetos, que posteriormente se traduzirá num aumento de credibilidade associado ao nome da empresa: aumento da procura. Neste momento, a informação que se suprarrefere não tem um valor de custo, uma vez que nenhuma fonte é paga. No entanto, se tomarmos o exemplo da informação contabilística, esta tem um valor de custo, que a Drª Isabel Matias não soube precisar, mas que se trata do valor monetário pago à empresa de contabilidade que faz o estudo.

Outras Informações Pertinentes Fontes Instituto Nacional de Estatística Min Agricultura Min Economia Min Educação Câmaras Municipais Juntas de Freguesia Empresa de Contabilidade (específica)

Softwares AutoCad Ferramenta de desenho de arquitetura

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REFLEXÃO «We become what we behold. We shape our tools and then our tools shape us.» MCLUHAN, Marshall, 1964

A análise da anterior entrevista mostra que a VASTUS é mais um exemplo que revela que a Gestão da Informação, apesar de já assentar em sólidas teorizações, nasceu de práticas empíricas e naturais: sempre foi feita, apesar de rudimentarmente. A sua utilidade surge com a necessidade de existirem práticas interligadas e eficientes, apoiadas por teorias sólidas que visem a fiabilidade dos seus resultados. O enquadramento da VASTUS na Escola do Posicionamento compreende-se posto sabermos que a delineação da estratégia existente se baseia num processo analítico – neste caso um processo analítico contabilístico –, executado por uma outra organização, cujos resultados são dados a conhecer aos responsáveis pelas tomas de decisão transversais a toda a organização e que, por conseguinte, abrangem todos os seus processos, atividades e políticas. No entanto, é inegável a nuance da Escola Cultural, que pode, provavelmente, caraterizar o processo de formulação da estratégia de todas as Pequenas e Médias Empresas com um funcionamento orgânico e pouco formalizado: a formulação da estratégia é um processo coletivo, isto é, é um processo de interação social, baseado nas crenças e interpretações comuns. (RASCÃO, 2012) O enquadramento nas Escolas do Pensamento mais adequado para a empresa em estudo seria a fusão da Escola Empreendedora – visando a formulação de uma estratégia semiconsciente, enraizada na experiência e na intuição do líder (RASCÃO, 2012) –, e da Escola da Aprendizagem – de modo a que a formulação da estratégia se mantenha flexível e rapidamente adaptável, que deve incluir pequenas tentativas (…) sempre que surge uma situação nova. (RASCÃO, 2012) Quanto à integração num Modelo de Gestão de Informação afirma, a VASTUS integra-se e deve manter a integração no Modelo de Rowley, que considera a Gestão de Informação como promotora da efetividade da organização, aumentando as capacidades da empresa e potenciando as que já existem para que estas sejam reguladoras do ato de lidar com o ambiente interno (os pontos fortes e os pontos fracos) e o externo (oportunidades e ameaças) face a qualquer situação que surja. Facilmente se denota que no caso prático de que trata este trabalho, os Recursos Humanos não detêm uma noção suficientemente aprofundada de Gestão de Informação como vertente da Ciência da Informação – e por conseguinte desconhecem as suas metodologias, objetivos e vantagens – para que surja a necessidade de a sistematizar de modo eficiente. No entanto, 12

podemos dizer que a organização possui um sistema de informação, apesar de muito básico e de fiabilidade reduzida. Se considerarmos que um sistema de informação pode ser definido como um conjunto de componentes interrelacionados que trabalham juntos para recolher, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação, com a finalidade de facilitar o planeamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo de decisão em organizações (LAUDON, 1999), temos então como sistema o natural armazenamento em pastas (para onde vai todo o digital) e em estantes (para onde vai todo o estático), informação sob forma de input vinda diretamente das fontes e sob forma de output nos projetos concluídos. No que toca à mediação entre os in e outputs, temos um processamento, um cálculo e uma classificação executado por pessoas. A função da informação como um ativo na organização vive à luz de um paradigma copulativo, ou seja, o paradigma atual em que a função é a de participação no processo estratégico e o de fonte de vantagem competitiva, agrega na sua filosofia todos os anteriores paradigmas. A VASTUS, neste aspeto, rege-se pelo anterior paradigma, o de ser um fator de controlo e de apoio à tomada de decisão, que era vigente nos anos 70 e 90. Torna-se então clara a barreira que existe ao progresso científico no caso deste Gabinete Privado: um sistema de informação adequado às necessidades da empresa, que traduza uma relação real mas otimizada entre todos os intervenientes (quer internos, quer externos), que automatize processos e que contribua para o atingir das metas, cria vantagem competitiva. Esta vantagem é o que a empresa tem de mais próprio, de melhor, o que a torna única e capaz de competir com a restante oferta concorrente seguindo sempre o caminho da sua individualidade. Emerge do levantamento de informação estratégica que se trata da informação específica passível de ser interpretada para a tomada de decisão em conceitos basilares na definição da estratégia de uma empresa como: 

A circunscrição de custos,



Avaliação da produção interna,



Virtualização



Performance,



Inovação,



Redução de Risco,



e Geração de valor;

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PLANO DE IMPLEMENTAÇÃO DA GESTÃO DE INFORMAÇÃO

NORMALIZAÇÃO DAS NOMENCLATURAS

Passo 1



Introdução de termos controlados

TIPO DE PROJETO

+_ + TIPO DE ENTIDADE DESTINATÁRIA + Área Geográfica

Tempo 1 mês

  

Custo 0€

Benefício  Diminuição em 50% do tempo gasto na recuperação da informação

CD’S

E

TEMPERATURA

Avaliação e adaptação dos recursos físicos  Espaço  Estantes Instalação de um aparelho regulador da temperatura Acondicionamento dos CD’s em caixas  Por conseguinte, terá de se rever as descrições do documento para uma organização coerente e funcional

Tempo

6 meses

PDM_CMPontedeLima

PDM_Pontelima

ACONDICIONAMENTO DOS CORRETOS NO ARQUIVO

Passo 2

PDM_CMParedesdeCoura

PDM_CMPC

Custo Aparelho regulador da temperatura: 300€ Medidor de temperatura: 89€ Caixas específicas: 100€

Benefício  Retardamento em 60% da degradação dos CD’s  Garantia de acesso continuado à informação no longo-prao

Passo 3

TOTAL: 489€

IMPLEMENTAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO  

Um sistema que agregador que centralizará numa plataforma as fontes externas, os backups, o armazenamento digital e os utilizadores. Esta plataforma será acedida através de login:  para ser feito um controlo de acesso através de permissões  O Nível da Administração terá acesso a todos os campos da plataforma: Oportunidades, Desempenho, Consulta de Informação, Projetos, Submissão de Projetos e Espaço Comum.  O Nível dos Colaboradores terá acesso aos seguintes 14



campos da plataforma: Consulta de Informação, Projetos, Submissão de Projetos e Espaço Comum.  para ser feita a monotorização individual do utilizador através (p.e.) do número de acessos ao sistema Um sistema com capacidade de veiculação da informação para o seu destino conveniente, tendo em conta todo o seu percurso

Funções dos campos: Oportunidades Compreende e mostra as oportunidades de trabalho, com possibilidade do uso de filtros de pesquisa. Desempenho Diz respeito à disposição dos resultados finais dos cruzamentos de dados convenientes, com possibilidade do uso de filtros de pesquisa: área da informação estratégica. Consulta de Informação Mostra de toda a informação que já foi solicitada pela empresa, com possibilidade do uso de filtros de pesquisa e com área destinada à solicitação de outra/nova informação às fontes. Consulta de Projetos Mostra de todos os projetos concluídos e em curso, com possibilidade do uso de filtros de pesquisa. Submissão de Projetos Zona destinada à submissão de projetos concluídos, com obrigatoriedade de indicação da Entidade Destinatária, da Responsabilidade Intelectual e a área de submissão de ficheiros (validada após confirmação de satisfação dos requisitos) Espaço Comum Zona de intracomunicação – Espécie de Dropbox da empresa: possibilidade de disponibilizar um ficheiro destinado a alguém específico. Tempo

15 meses

Custo Serviços prestados por um informático: 850€ Formação para os utilizadores: 750€ Custos de Implementação: 130€

Benefício  100% de redução do custo dos estudos contabilísticos  Cruzamento automático de dados  Automatização de processos

TOTAL: 1730€

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

SILVEIRA, Teresa (2014). Algumas das principais perspectivas do objecto e função da Gestão da Informação (GI). FEUP. Disponível em: WWW

SILVEIRA, Teresa (2014). As Escolas Do Pensamento Estratégico. FEUP. Disponível em: WWW < http://moodle.up.pt/pluginfile.php/156452/mod_resource/content/1/Doc.%207.pdf >

RASCÃO, José Poças (2012). Novas Realidades na Gestão e na Gestão da Informação. Edições Sílabo. ISBN: 978-972-618-672-4

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