Apoiando o Desenvolvimento Colaborativo de Idéias com o B2i: Banco de Idéias Inovadoras

Simpósio Brasileiro de Sistemas Colaborativos

Apoiando o Desenvolvimento Colaborativo de Idéias com o B2i: Banco de Idéias Inovadoras Rafael E. L. Escalfoni, Carlos A. S. Franco, Marcos R. S. Borges Programa de Pós-Graduação em Informática, DCC-IM / NCE – Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ). [email protected], [email protected], [email protected] Abstract The competitive forces that drive organizations' development have brought great interest to innovation, as the information content of products, processes, and means of production has become the great differentiator among companies. Technological progress has made the innovation process dependent on the interaction of interdisciplinary teams which can be geographically dispersed. The need for communication among the innovation group members makes collaborative tools useful to facilitate mutual understanding, creativity, and innovative work. This paper presents a collaborative tool that supports generating innovative ideas.

Resumo As forças competitivas que impulsionam o desenvolvimento das organizações têm trazido grande interesse ao tema inovação, pois o aumento do conteúdo informacional dos produtos, processos e meios de produção tem se tornado o grande diferencial entre empresas. O avanço tecnológico tornou o processo de inovação dependente da interação de equipes interdisciplinares, que por vezes encontram-se separadas geograficamente. A necessidade de comunicação entre os membros de grupos de inovação faz das ferramentas colaborativas instrumentos úteis para facilitar o entendimento mútuo, a criatividade e o trabalho inovador. O presente artigo apresenta uma ferramenta colaborativa que apóia a geração de idéias inovadoras.

1. Introdução A competição global tem levado as organizações a uma busca crescente por eficiência e aprimoramento da qualidade em seus produtos e serviços, pressionando a busca de novas práticas. Neste contexto, inovações tecnológicas vêm sendo utilizadas como forma de ampliar horizontes e criar diferencial, pois o sucesso econômico das organizações é proveniente, em maior ou menor grau, do sucesso em introduzir inovações em seus produtos e processos [5] e [12]. Desta forma, o conhecimento tornou-se fator preponderante ao qual vem sendo atribuídas importância e atenção praticamente únicas em termos de sua relevância no progresso individual e corporativo. O processo de geração de idéias assume importante papel no melhoramento do conhecimento organizacional deixando de ser fruto apenas da criatividade individual e passando a assumir um caráter coletivo e altamente complexo. O conhecimento, ativo importante no desenvolvimento de inovações, está difuso e permeia as diversas competências envolvidas no processo de trabalho das organizações tornando-o dependente da boa comunicação entre equipes interdisciplinares [3]. 978-0-7695-3500-5/08 $25.00 © 2008 IEEE DOI 10.1109/SBSC.2008.25

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Este trabalho apresenta uma ferramenta web que dispõe de mecanismos de colaboração entre equipes que visam garantir um programa efetivo de intercâmbio de idéias criativas que possam resultar em inovações. Após a apresentação na Seção 1, o artigo está organizado da seguinte forma: a Seção 2 apresenta conceitos relacionados ao tratamento de idéias para a geração de inovação; a Seção 3 detalha a ferramenta B2i, com seus elementos e formas de tratamento de idéias e apoio à colaboração; a Seção 4 trata do ambiente do B2i e suas interações; a Seção 5 apresenta trabalhos relacionados e por fim, na Seção 6 as conclusões.

2. Transformando Idéias em Inovações A dinâmica das modificações de ambiente, que pode levar organizações à obsolescência tecnológica e motivar o surgimento de novos competidores capazes de ameaçar posições de mercado de corporações estabelecidas, torna a busca por novas oportunidades de negócios uma questão de sobrevivência [15]. De acordo com Schulze [19], a maioria das empresas está ciente da necessidade de inovar como forma de acompanhar as mudanças desta nova economia. A definição de inovação relaciona-se diretamente à tecnologia e à invenção [13]. Inovação é um conjunto de práticas, frutos da experimentação empírica ou da simples combinação de técnicas existentes realizadas de forma a melhorar processos que sirvam para atingir certa vantagem para a organização [20]. Existem diversos tipos de classificações para inovação, porém nesta pesquisa consideramos duas classificações. A primeira classificação as divide em inovações de produtos (mudanças nos resultados atuais – produtos e serviços – da organização) e de processos (mudanças que afetam os meios de produção) [21]. A segunda descreve as inovações como incrementais (representam melhoramentos em produtos e processos) e radicais (que produzem rupturas com as trajetórias existentes, introduzindo novos paradigmas tecnológicos). Uma representação genérica de inovação pode ser obtida quando se considera o conjunto formado por idéia, implementação e resultados, de modo que só ocorrerá inovação se não faltar nenhum desses elementos. Os resultados ocorrem quando as idéias encontram oportunidades de negócio, isto é: algo que se transformado em produto ou melhoria de processo e oferecido por uma empresa ao mercado, resultará em lucro financeiro [14]. As idéias inovadoras seguem diferentes caminhos da concepção até sua aprovação e implementação. Esta seqüência de eventos e/ou decisões tomadas para transformar idéias em oportunidades de negócio requer coordenação de conhecimento técnico adequado e bom julgamento de mercado a fim de satisfazer simultaneamente todas as restrições econômicas e tecnológicas a estas transformações [8]. Quanto à capacidade de realizar mudanças e avanços, o processo de inovação tem um caráter cumulativo, pois se baseia em experiências passadas e é fortemente influenciado pelas características das tecnologias que estão sendo utilizadas, conforme observado por Dosi [5]. A influência exercida pela tecnologia torna o processo mais dependente da aplicação de diferentes áreas de conhecimento a cada nova geração de produtos; esta interdisciplinaridade impacta diretamente no tamanho das equipes de criação tornando a abordagem coletiva, altamente complexa e de difícil coordenação.

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Segundo o Manual de Oslo [6], o processo de inovação tem concentração de criações em momentos diversos, se caracterizando então como descontínuo e irregular e influenciando diferentemente os diversos setores da economia em determinados períodos. Isto se deve aos aspectos da inovação, que se iniciam a partir dos objetivos da empresa e sofrem influências de uma série de fatores decorrentes de uma complexa estrutura de interações entre o ambiente econômico e as direções das mudanças tecnológicas. 2.1. Modelo de Processo de Inovação Um dos desafios do processo de inovação é a organização das diversas fontes de idéias, informações e conhecimentos que passou a ser considerada uma forma importante das empresas se capacitarem para gerar inovações [11]. Esta complexa combinação de valores tem motivado a proposição de diversos modelos sintéticos de processos para a promoção de inovação [9] e [10]. Ele pode ser modelado como uma série de atividades que se iniciam a partir da geração de idéias, passando então para o reconhecimento de oportunidades, seguindo um fluxo de avaliação de idéia, desenvolvimento e comercialização, conforme exibido na Figura 1 [4] e [17]: Geração de Idéias

Tratamento de Idéias

Reconhecimento de Oportunidades

Desenvolvimento

Comercialização

Avaliação de Idéias

Figura 1. Processo de Inovação adaptado de Cropley [4] O processo de inovação pode ser considerado uma complexa combinação de criatividade – o desenvolvimento de novos produtos, processos, sistemas e serviços; inovação – o processo de lançar uma nova idéia no mercado; e empreendedorismo – o conhecimento, habilidades e capacidades necessárias para a execução bem sucedida do processo. Este trabalho tem como foco o subprocesso de tratamento de idéias, que abrange a geração de idéias, reconhecimento de oportunidades e avaliação de idéias. Propõe-se uma abordagem colaborativa de desenvolvimento de idéias para o aumento do conhecimento organizacional acerca da proposta e diminuição de riscos de fracasso através de discussões entre os especialistas conforme o modelo de colaboração apontado por Fuks, Raposo e Gerosa [7], baseado em comunicação, coordenação e cooperação. A comunicação visa trazer novos elementos para a discussão pretendendo construir um entendimento comum através da exposição de idéias e discussão sob os diversos enfoques dados pela equipe. A coordenação é um importante elemento para a colaboração, inibindo conflitos interpessoais e garantindo o comprometimento do grupo para evitar que os esforços de comunicação não sejam bem aproveitados na cooperação [7]. A cooperação é o trabalho em conjunto dos membros do grupo realizado no sistema. Na próxima seção, será apresentado como a ferramenta B2i apóia a comunicação, coordenação e cooperação para o tratamento de idéias inovadoras.

3. Banco de Idéias Inovadoras – B2i 206

Observa-se com freqüência que as equipes dentro de uma organização apresentam-se geograficamente separadas, devido ao nível de especialização e ao posicionamento estratégico de alguns departamentos; para cobrir as carências geradas por estes fatos faz-se uso de ferramentas de colaboração. Em equipes que utilizam processos dinâmicos, a troca de informações e conhecimento em tempo real aumenta o poder de coordenação e desempenho das ações [2]. O alto grau de especialização dificulta a comunicação entre especialistas de diferentes campos de ciência que podem estar trabalhando em um mesmo problema, pois cada área desenvolve a sua própria linguagem especializada, seus valores e métodos de comunicação. Desta forma, informações importantes podem se perder por não haver um intercâmbio eficiente no nível das descobertas. Cagan [1] pôde analisar tais implicações sociais dos processos inovadores nas organizações, explicitando dificuldades de criação devido a especializações. Em sua observação feita sobre engenheiros, pôde-se notar que eles tinham usualmente em sua formação um rigor matemático e físico, onde modelos analíticos produzem saídas repetitivas, fato que torna este segmento de trabalhadores menos sensíveis às mudanças políticas e culturais do ambiente. Como forma de contornar estas lacunas e atender às expectativas que levam ao sucesso do produto, serviço ou sistema é necessário obter diferentes pontos de vista a fim de se conseguir melhor entendimento dos requisitos do produto. Propõe-se então, a criação de um ambiente colaborativo para que os funcionários de diversas áreas de conhecimento envolvidos com um processo possam sugerir modificações ou até mesmo propor novas formas de se executar tarefas. Suas sugestões serão encaminhadas para um fórum de idéias, onde outros usuários poderão trocar suas experiências acerca da idéia em questão, enriquecendo a discussão e aperfeiçoando o conhecimento coletivo da equipe. Contudo, antes de serem expostas no fórum, as propostas passarão pela análise feita por um Comitê de Inovação a fim de priorizar as idéias que se alinham aos objetivos da organização, além de evitar que idéias de custo elevado para organização sejam discutidas, reservando-as para um momento mais adequado à exposição. O B2i é uma ferramenta que permite que os usuários proponham soluções para problemas, melhorias de rotinas ou novas oportunidades de negócio, seja através de iniciativa própria ou através de desafios propostos e por debates promovidos por um Comitê de Inovação. Através de formulários, o usuário participa dessas atividades permitindo um controle mais efetivo sobre os dados fornecidos. 3.1. Atores do B2i Dois papéis são desempenhados no B2i: o Colaborador e o Comitê de Inovação. O Colaborador é qualquer funcionário da empresa que interage com o sistema, seja para expor idéias, discutir propostas ou responder aos desafios propostos. Os funcionários conhecem as condições, exigências e implicações de sua função por estarem envolvidos diretamente com seus processos. Segundo Robinson [16], o Colaborador pensa: “Eu sou a autoridade máxima na minha área, o expert”. A coordenação fica a cargo do Comitê de Inovação, que implementa as decisões tomadas pelo conselho responsável por deliberar ações a partir das idéias captadas através do sistema, avalia a viabilidade de idéias propostas, ordena a pauta de discussão do fórum

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de idéias, propõe desafios além de promover o estudo de viabilidade de implantação de uma idéia inovadora e acompanhar a implementação da idéia; é responsável por analisar o conteúdo das propostas, avaliar a relevância da idéia para a organização, pôr idéias em discussão, implementar ou arquivar idéias. Durante os estudos que antecedem a discussão de uma idéia, o Comitê de Inovação deve buscar informações adicionais e pontos importantes que porventura não foram abordados e exibi-los aos Colaboradores. 3.2. Processo de Tratamento de Idéias do B2i A maneira pela qual a idéia é abordada depende da etapa de desenvolvimento em que ela se encontra. A metodologia adotada pelo sistema implica em atividades, apresentadas abaixo, que tratam das idéias captadas de forma colaborativa. O ciclo de captação e tratamento foi estabelecido conforme a Figura 2: Proposta de Desafios Exposição

Análise

Avaliação

Discussão

Reavaliação

Implantação

Arquivamento

Figura 2. Ciclo de tratamento de idéias A etapa de exposição serve para que o Colaborador apresente suas idéias através de formulários com campos para a contextualização do problema, da oportunidade e determinação da área de aplicação. Análise é o passo onde se estabelece a comunicação entre o Comitê de Inovação e o autor buscando esclarecer dúvidas e padronizar o formato de texto de maneira a torná-lo compreensível a todos os envolvidos. Este diálogo pode ajudar a enriquecer a proposta inicial através da troca de informações, ficando guardado no sistema como um registro de conhecimento compartilhado e que pode ser usado para gerar novas idéias ou desafios a partir das trocas realizadas. Depois da análise e formalização da proposta, as idéias passam por uma triagem, pois apesar de serem consideradas viáveis e úteis, podem não atender aos interesses ou objetivos imediatos da organização ou não produzir impacto que justifique seu custo em um dado instante. Tais idéias poderiam ser deixadas para serem discutidas mais adiante, conforme a disponibilidade de recursos. A etapa de avaliação permite que o Comitê de Inovação estime o potencial da idéia quanto à sua viabilidade (capacidade da organização para implantá-la) e relevância (alinhamento aos interesses e objetivos da empresa) para a organização. Todavia, a justificativa da relevância e viabilidade da idéia se resume a textos livres, pois o B2i não contempla, em seu estágio atual, funcionalidades de gerência estratégica ou qualquer outro aspecto relacionado à gestão. As idéias prioritárias são então postas em discussão; a idéia é apresentada para que os demais Colaboradores envolvidos possam cooperar expondo seus pontos de vista a respeito da proposta. O Comitê de Inovação pode encerrar a discussão assim que julgar conveniente seja por ter obtido um número suficiente de informações a respeito da proposta ou por limitação de tempo.

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Ao término da discussão, o Comitê de Inovação terá um retorno dos Colaboradores e possuirá mais informações para reavaliar as expectativas geradas durante a fase de avaliação da idéia; o debate poderá trazer à discussão possibilidades que não haviam sido pensadas antes, diminuindo a possibilidade de fracasso na implantação de propostas. Informado sobre os pontos positivos e negativos levantados durante o debate, o Comitê de Inovação pode reavaliar o potencial da idéia segundo sua relevância e viabilidade de implementação, anexando seus pareceres e expectativas e então podendo optar por implementar a idéia ou arquivá-la. Caso opte por implementar a idéia, o Comitê de Inovação deverá acompanhar o desempenho da idéia introduzida de acordo com os pareceres e expectativas gerados nas atividades anteriores junto aos setores e unidades de negócios afetados pela implementação; o papel do sistema nesta atividade é apenas o de registrar as informações coletadas, criando um histórico da implementação da idéia. Se durante qualquer atividade, excetuando a exposição e discussão, o Comitê de Inovação julgar a idéia inviável por motivos econômicos, tecnológicos ou de outra ordem, a idéia deverá ser arquivada com uma justificativa, pois talvez possa ter aplicabilidade em outro momento. O sistema enviará a justificativa ao autor. A qualquer instante o Comitê de Inovação pode verificar oportunidades e problemas em seus processos produtivos, relacionados com a concorrência ou de qualquer outra ordem. Quando isto ocorrer, podem-se lançar desafios para as equipes de trabalho; os desafios são formas de estimular os Colaboradores a participarem ativamente do sistema, bem como uma maneira de buscar soluções intra-empreendedoras de baixo custo. O Colaborador pode então visualizar os desafios propostos e apontar soluções. Durante o ciclo de tratamento de idéias proposto, o sistema atribui diferentes estados a uma proposta, conforme a Figura 3. Estes estados servem para que os Colaboradores acompanhem o trâmite de suas contribuições. Toda idéia inserida no sistema recebe o estado “Pendente”, indicando que foi submetida, porém está na fila para a análise do comitê de inovação. O estado da idéia muda para “Em estudo” quando o Comitê de Inovação analisa a proposta. Durante esta fase, o Comitê de Inovação tira dúvidas com o autor e sugere melhorias; esclarecida a intenção da proposta, o Comitê de Inovação avaliará seu potencial, podendo pôr a idéia em discussão (o que mudará o estado para “Em discussão”) ou arquivá-la (o que mudará o estado para “Arquivada”). O estado “Em discussão” permanecerá até que o Comitê de Inovação decida encerrar as discussões em torno da idéia; ao terminar uma discussão, o sistema muda o estado da idéia para “Em revisão”, onde seu potencial será reavaliado com base nas informações obtidas. Se a idéia se mostrar viável, seu estado é alterado para “Em uso”; caso contrário, a idéia é arquivada. Exposição

Análise / Avaliação

Fórum

Reavaliação

Pendente

Em estudo

Em discussão

Em revisão

Em uso Arquivada

Figura 3. Estados que uma idéia pode assumir na ferramenta B2i

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4. Ambiente do Sistema Os elementos de ambiente do B2i são: (1) Idéias; (2) Novos caminhos; (3) Fórum de idéias e (4) Banco de idéias. A Figura 4 exibe a tela de idéias do Colaborador; através dela, é possível acompanhar o andamento de propostas e submeter novas idéias. As idéias do Colaborador são listadas de acordo com seu estado; a seleção de uma idéia listada permite visualizar seus detalhes, e, quando o estado não está pendente, visualizam-se os comentários do Comitê de Inovação.

Figura 3. Idéias A Figura 5 ilustra o meio de colaboração assíncrona entre o Comitê de Inovação e o autor de uma idéia durante a análise. A idéia é exibida na aba “Visão Geral” e, em “Revisões”, o Comitê de Inovação pode tirar dúvidas sobre a proposta através de comentários, alterar o texto original da proposta, arquivar ou estudar a viabilidade da idéia. Estudo de viabilidade é uma área para inserção livre para observações a respeito da viabilidade.

Figura 4. Análise de Idéia O Fórum de idéias (Figura 6) é um espaço aberto aonde idéias avaliadas pelo Comitê de Inovação são submetidas. Trata-se de um ambiente para debates acerca da viabilidade de idéias através do compartilhamento de conhecimento entre os Colaboradores envolvidos,

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que podem possuir visões distintas sobre um mesmo assunto. Está organizado em tópicos por área de interesse, onde são inseridas as idéias postas em discussão.

Figura 5. Fórum de idéias As discussões feitas no fórum visam preencher lacunas do processo criativo individual através da externalização, socialização e da combinação de novas peças de conhecimento, facilitando o entendimento coletivo do problema ou explicitando uma oportunidade encontrada devido à participação direta de todos no processo de criação. As contribuições feitas ao fórum de idéias permitem ao Comitê de Inovação ter maior compreensão da proposta e suas implicações; a Figura 7 apresenta discussões acerca de uma idéia posta no fórum de idéias:

Figura 6. Discussão de idéias O espaço para proposta de novos caminhos (Figura 8) serve para a busca de soluções direcionadas pelo Comitê de Inovação. Ao detectar um problema ou oportunidade de 211

negócio, o Comitê de Inovação propõe um tópico de novo caminho (desafio); para isso, deve-se contextualizar o problema e expor o desafio. Os desafios ficam disponíveis para todos os colaboradores.

Figura 7. Novos Caminhos O Banco de Idéias é um repositório onde são registrados todos os diálogos entre o Comitê de Inovação e Colaborador, idéias e seus históricos, pareceres do Comitê de Inovação, os debates feitos, além de todo o conhecimento externalizado no sistema. De fato, este Banco de Idéias representa uma grande coleção de conhecimento produzida pela organização e assim induz duas atividades: a de alimentar o banco de conhecimento da organização e o de gerar informação sobre o processo de solução de problemas e potencial inovador da organização, que deve ser usado no estabelecimento de sua estratégia competitiva. Para arquivar idéias, deverá ser anexada uma justificativa da impossibilidade de implantação da idéia e é possível anexar documentos que possam ajudar a resgatar tais motivos no futuro, pois mudanças no cenário da organização podem viabilizar a implantação de idéias que foram arquivadas.

5. Trabalhos relacionados As principais ferramentas encontradas foram o AÇAÍ [3] e o IdeaSystem [18]. O AÇAÍ (Ambiente Colaborativo de Apoio à Inovação) é um ambiente web para a geração de idéias para o processo de inovação através de um procedimento semi-estruturado, com modelo que permite classificar as contribuições como questão, posição e argumento, o que facilita a recuperação da memória do processo de discussão. O IdeaSystem é uma ferramenta comercial que permite que funcionários possam propor idéias que possam aprimorar seu ambiente de trabalho, seja através de uma alteração em um processo, seja por uma oportunidade de negócio, participando com a estratégia e gestão da empresa. A Tabela 1 apresenta uma análise comparativa entre as ferramentas citadas e o B2i em termos de funcionalidades específicas para o tratamento de idéias inovadoras. Pode-se notar que o B2i tem funcionalidades semelhantes às ferramentas citadas, contudo seu modelo de tratamento de idéias faz com que as propostas passem por um comitê coordenador para a análise de viabilidade e potencial inovador e para a construção de um

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diálogo com o autor a fim de aprimorar a contribuição inicial antes de submetê-la ao fórum. No B2i o arquivamento da idéia depende de haver justificativa para tal, facilitando um futuro resgate. Os passos da exposição à implantação ou arquivamento são rastreáveis, aumentando o conhecimento organizacional. Em relação a melhorias futuras, o B2i agregará a funcionalidade de rede através de um módulo específico: nele, um grupo de interessados em determinada área poderá discutir sobre um determinado assunto antes de propor idéias. Tal funcionalidade contemplará a troca de mensagens entre colaboradores e quadro de avisos e datas importantes, tal qual encontrado em outras ferramentas.

Tratamento de Idéias

Tabela 1 Funcionalidades Açaí

IdeaSystem

B2i

8 9 8 9 9 9 9 9

9 9 8 8 9 8 9 8

9 9 9 9 9 9 8 8

Apoio à proposta de desafios Apoio à proposta de idéias Apoio à análise de sugestões Fórum de discussão Banco de idéias Apoio à pesquisa de viabilidade Apoio à troca de mensagens Apoio ao envio de avisos e alertas

6. Conclusão A busca por competitividade no mercado tem levado as empresas a pesquisarem novas fontes para geração e organização de conhecimento e tecnologias que aprimorem e facilitem a organização interna, com o objetivo de melhorar resultados e diminuir custos e obstáculos internos que possam interferir na geração produtos e serviços de maior qualidade e menor preço. Com a mudança no modelo de produção, atualmente dependente de conhecimento, flexível e altamente automatizada, o processo de inovação tem se tornado o diferencial entre as empresas; nesta corrida por novos processos e/ou produtos, as equipes de desenvolvimento têm sido montadas com indivíduos altamente especializados e de diversas áreas de conhecimento e por vezes separados geograficamente. Ambientes computacionais colaborativos têm sido utilizados para auxiliar o processo de geração de idéias, buscando reduzir os riscos inerentes às características do processo (complexo e dependente de boa comunicação); várias iniciativas visam o desenvolvimento ou aplicação de ferramentas computacionais para o apoio ao processo de inovação. Neste trabalho propomos um sistema colaborativo que possibilita a socialização de conhecimento acerca dos procedimentos, produtos e tendências dentro de uma organização, a fim de se obter inovações a partir de pequenas contribuições individuais que se compartilhadas e discutidas entre os interessados podem se tornar significativas. Espera-se que o sistema permita uma melhor compreensão das rotinas organizacionais (fato que pode estreitar as relações interpessoais) e que as discussões formalizadas pela ferramenta possam levar ao entendimento coletivo e, com isso, proporcionar um ambiente mais apropriado à geração e à implementação de idéias inovadoras.

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