ESPECIFICAÇÃO MOREQ2010: Versão Atual e Evolução (MoReq1/MoReq2)

JOÃO PAULO MONTEIRO FERNANDES RAFAEL DA SILVA FERNANDES

ESPECIFICAÇÃO MOREQ2010 VERSÃO ATUAL E EVOLUÇÃO (MOREQ1/MOREQ2)

PORTO Dezembro de 2013

João Paulo Monteiro Fernandes Rafael da Silva Fernandes

Alunos do terceiro ano do curso de Ciência da Informação, na Faculdade de Letras da Universidade do Porto

ESPECIFICAÇÃO MOREQ2010: Versão atual e evolução (MoReq1/MoReq2)

Trabalho realizado no âmbito da unidade curricular de Preservação e Conservação, orientada pela Professora Maria Manuela Gomes de Azevedo Pinto.

Faculdade de Letras da Universidade do Porto Via Panorâmica, s/n, 4150-564 Porto, Portugal

Dezembro de 2013

Resumo

Com a evolução das novas tecnologias, a produção de informação cresceu exponencialmente. Tornou-se cada vez mais simples e eficaz publicar, partilhar e aceder a informação. Com este aumento significativo, foi necessário criarem-se arquivos digitais, onde a informação é recolhida e armazenada. Consequentemente tornou-se, também, essencial a criação de um modelo de requisitos para estes arquivos. Podemos então perceber que este está, então, claramente ligado a um SGAE (Sistema de Gestão de Arquivos Eletrónicos). Este arquivo, por sua vez, tem vindo a ser atualizado tendo em conta as necessidades que foram/vão sendo criadas. Neste trabalho falar-se-á então dessas evoluções e alterações que foram feitas, desde o primeiro MoReq, passando pelo MoReq2, e finalmente em relação ao atual MoReq2010.

Palavras-chave: Informação digital. Arquivo digital. Sistema de Gestão de Arquivos Eletrónicos. MoReq.

Abstract

With the evolution of new technologies, the production of information has grown exponentially. It has become increasingly simple and effective to publish, share and access the information. With this significant increase, it was necessary to build up digital archives, where the information is collected and stored. Consequently, creating a requirements model for these files also became essential. We then realize that this is, clearly connected with a EFMS (Electronic Files Management System). This has been updated regarding the needs that have been/are being created. This work will then talk about all these developments and changes that have been made since the first MoReq, passing by the MoReq2, and finally in relation to the current MoReq2010.

Keywords: Digital information. Digital archive. Electronic Files Management System. MoReq.

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO ...................................................................................................................................... 6 1 – CONTEXTUALIZAÇÃO................................................................................................................ 6 1.1 – Razões para a sua criação ....................................................................................................... 8 1.2 – Os criadores do MoReq ......................................................................................................... 8 2 – OS MODELOS ANTERIORES .................................................................................................... 9 2.1 – MoReq .................................................................................................................................... 10 2.2 – MoReq2 .................................................................................................................................. 11 3 – O MOREQ 2010 ........................................................................................................................... 12 3.1 – Razões que levaram à atualização do MoReq2 para o MoReq2010........................... 12 3.2 – Novas características........................................................................................................... 13 3.3 – Conceitos fundamentais ...................................................................................................... 14 4 – REQUISITOS DO MOREQ2010 ............................................................................................... 15 4.1 – Requisitos Funcionais .......................................................................................................... 15 4.1.1 - Serviço de Utilizadores e Grupos ........................................................................................ 16 4.1.2 – Serviço de Modelo de Papéis (Administrador e outros) .................................................. 17 4.1.5 – Serviço de Modelo de Metadados ...................................................................................... 20 4.1.6 – Serviço de Tabelas de Seleção .......................................................................................... 21 4.1.7 – Serviço de Retenção de Destino ........................................................................................ 21 4.1.8 – Serviço de Pesquisa e Relatórios ....................................................................................... 22 4.1.9 – Serviço de Exportação ......................................................................................................... 22 4.2 – Requisitos Não-Funcionais ................................................................................................. 23 CONCLUSÃO ..................................................................................................................................... 25 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................................................... 26

ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 – SGAE................................................................................................................................... 7 Figura 2 – Estrutura do MoReq2010 ............................................................................................... 13 Figura 3 – Plano de classificação do MoReq2010 ........................................................................ 15 Figura 4 – Relações entre utilizadores e grupos no MoReq2010............................................... 16 Figura 5 – Modelo de papéis e funções .......................................................................................... 17

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Figura 6 – Herança de listas da acesso.......................................................................................... 17 Figura 7 – Herança no sistema de classificação ........................................................................... 19 Figura 8 – Diferentes níveis de agregação de documentos de arquivo .................................... 20 Figura 9 – Entidade-relação no modelo de metadados ............................................................... 21

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INTRODUÇÃO

Para a realização deste trabalho, inserido na unidade curricular de Preservação e Conservação, lecionada pela professora Maria Manuela Gomes de Azevedo Pinto, foi-nos proposta a análise do modelo de requisitos para a gestão de arquivos digitais: MoReq2010, bem como a análise das disparidades e evolução deste em relação às suas versões anteriores. Um tema bem enquadrado, tendo em conta a unidade curricular de PRECON, pois nestes arquivos digitais estão sempre presentes os conceitos de preservação e conservação da informação. Olhando para a Sociedade de Informação atual e para as suas necessidades, é, então, bastante importante perceber onde o modelo em vigor (MoReq2010) se insere, e que vantagens a implementação deste traz à gestão de arquivos digitais nos SGAE, muitas vezes utilizados por todo o tipo de organizações. Numa primeira fase será feita uma contextualização do tema, onde serão definidas as origens do MoReq. Seguidamente serão descritos os modelos anteriores ao atual MoReq2010, e por fim a descrição deste, incluindo a especificação dos seus requisitos funcionais e não-funcionais mais detalhadamente.

1 – CONTEXTUALIZAÇÃO

Neste grupo serão esclarecidas as origens do modelo de requisitos MoReq, como o porquê da sua criação e quem foram os seus criadores. Para falarmos num modelo de requisitos com as características do MoReq, é essencial definir um dos conceitos principais que se encontra integralmente associado a este, os SGDA e os SGAE. Os SGDA – Sistemas de Gestão de Documentos de Arquivo são um “conjunto de elementos interrelacionados com o fim de estabelecer políticas, objetivos

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e processos para alcançá‐los, relativos a documentos de arquivo”1. Este sistema é adotado pelas organizações interessadas, sendo responsável pela gestão dos documentos presente nos arquivos. A partir deste, chegamos a um outro sistema que em muito diz respeito ao MoReq, o SGAE – Sistema de Gestão de Arquivos Eletrónicos, derivado do inglês Electonic Records Management System (ERMS). É importante salientar o facto do termo original inglês ser record e não archive document, dando assim importância ao seu ciclo de vida e a sua futura utilização e destruição, algo que não é completamente inerente ao termo “documento de arquivo” utilizado na tradução portuguesa. Este sistema (SGAE), derivado do SGDA, destina-se especificamente à gestão dos documentos em formato eletrónicos de um arquivo digital, tendo em conta o seu ciclo de vida, desde a sua criação até à sua eventual destruição.

TIC

Ciência da

Ciência da

Computação

SGAE

Informação

Figura 1 – SGAE

Os SGAE estão disponíveis para as organizações através de software especializado, desenvolvido por diferentes empresas. É neste “meio” que o MoReq vai atuar, modelando requisitos em conjunto com o respetivo software, diferente e adaptado à realidade de cada organização, educacional, empresarial ou arquivístico.

1

BUSTELO RUESTA, Carlota - Série ISO 30300: Sistema de gestão para documentos de arquivo, p.9.

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1.1 – Razões para a sua criação

O MoReq foi criado com o intuito de dar resposta a necessidades que surgiram com a implementação dos arquivos eletrónicos, mas também para solucionar alguns problemas já existentes. Umas das razões para a sua criação parte do facto de existir uma necessidade de armazenar em suporte digital os documentos, isto para melhorar a partilha e o acesso à informação, para além de ser um maio onde a preservação e conservação da informação podem ser consideradas mais eficientes, embora existam problemas com a autenticidade, pelo facto da não existência de uma lei que aprove a digitalização integral dos documentos. Outro dos fatores que tornou fulcral a criação do MoReq foi o défice de aproveitamento da informação e recursos tecnológicos a ela associados, neste caso o SGAE, explicado anteriormente. Isto porque com o desenvolvimento, por parte das empresas, dos diferentes SGAE, tornou necessária a implementação de um modelo que delimitasse os requisitos impostos a estes sistemas, tirando o máximo proveito do que eles tinham para oferecer às organizações, algo que não estaria a ser completamente aproveitado até então. Este modelo fez então com que a gestão documental eletrónica se tornasse uniforme por todas as organizações

1.2 – Os criadores do MoReq

Em 1991, o Conselho da Comunidade Europeia e os Ministros da Cultura (órgãos pertencentes à Comissão Europeia), alertaram para a importância dos arquivos nas tomadas de decisão política e na cultura. Posto isto, e para responder às necessidades que daí advieram, foi criado o DLM-Forum. A sigla DLM, inicialmente, significava “Données Lisibles par Machine” (“Dados Legíveis por Máquinas”), mas em 2002 o significado mudou para “Document Lifecycle Management” (“Gestão do Ciclo de Vida dos Documentos”). Em 1994, foi elaborado um relatório pelo DLM-Forum onde é explicada a necessidade de uma colaboração Europeia para a uniformização da gestão de

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arquivos eletrónicos. Neste relatório estavam presentes várias propostas orientadas para uma melhor gestão dos arquivos. No seguimento, nasce a necessidade da criação de um modelo que auxiliasse os Sistemas de Gestão de Arquivos Eletrónicos. Foi a partir dessa necessidade, então, que o MoReq começou a ser desenvolvido até ser finalmente concluído, em 2001. Este projeto foi concebido por Marc Fresko e Martin Waldron, juntamente com diversos especialistas, e financiado pela Comissão Europeia. O MoReq, desde a sua criação, tem sido reconhecido como um bom programa de gestão e tem-se revelado bastante útil, sendo adotado por vários países, um pouco por todo o mundo. Em 2008, procedeu-se a uma reavaliação do modelo e consequente

reestruturação

e

atualização,

dando

origem

ao

MoReq2.

Posteriormente, o DLM-Forum procedeu a uma nova revisão e em 2011 surgiu então o modelo agora em vigor, o MoReq2010. Para este ponto, é importante referir o papel do programa IDA. O Programa IDA – Intercâmbio de Dados entre Administrações – existe para garantir a implementação dos modelos, programas e serviços de administração eletrónica nos países da União Europeia e foi iniciado em 1995, sendo dirigido pela Direção Geral de Empresas da Comissão Europeia. O programa permitiu a execução e o desenvolvimento do MoReq nos diversos países.

2 – OS MODELOS ANTERIORES

A informação sempre foi algo que proporcionou à evolução de muitos ambientes e serviços, e com a sua ligação à informática, tornou-se um bem muito precioso para as organizações, passava agora a ser vista como um ativo. E para tirar o maior partido desta, foram-se adaptando os modelos de requisitos até ao que utilizamos atualmente.

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2.1 – MoReq

A primeira versão do MoReq foi desenvolvida com o intuito de se aplicar a um SGAE de qualquer organização. Este primeiro modelo de requisitos é mais universal e genérico, isto é, é flexível a qualquer sector de atividades, seja ele empresarial, educacional ou arquivístico. Devido ao seu carácter modular, o modelo é facilmente formatado e adaptado às necessidades dos utilizadores do sistema.

Os utilizadores abrangidos pelo modelo são:  Utilizadores e potenciais utilizadores de um SGAE;  Organizações de formação;  Instituições académicas;  Gestores de documentos de arquivos;  Potenciais utilizadores de serviços externos de gestão de documentos de arquivo;  Fornecedores e criadores dos SGAE.

Como já foi referido, a primeira versão do MoReq apresenta requisitos universais que se adaptam a qualquer instituição. Esses requisitos estão divididos em módulos. São eles:

 SGAE – módulo de requisitos destinados ao próprio sistema, onde estão presentes os conceitos essenciais e terminologia essenciais.  Plano de Classificação – módulo onde se definem as classes a atribuir a cada entidade ou elemento.  Controlos e Segurança – módulo destinado aos requisitos direcionados para a segurança, salvaguarda e recuperação dos documentos no sistema.  Retenção e Destino – módulo onde os requisitos avaliam o destino do documento ou da entidade.  Captura de Documentos de Arquivo – módulo relacionado com a captura dos documentos, ou seja, o processo de registar os documentos e acrescentar metainformação e depois armazenar no SGAE.

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 Referenciação – módulo que concede identificadores às diferentes entidades de um SGAE, de modo a serem facilmente reconhecidos.  Pesquisa, Recuperação e Apresentação – módulo direcionado para a pesquisa, recuperação e a maneira como as diferentes entidades são apresentadas no sistema.  Funções Administrativas – módulo que delega funções administrativas e permissões no sistema.  Requisitos Não-Funcionais – módulo que apresenta aqueles requisitos que não são imprescindíveis para o cumprimento dos processos mas que lhes acrescentam certos valores.  Requisitos de Meta-Informação – módulo que apresenta requisitos relacionados com a meta-informação das entidades do sistema.

2.2 – MoReq2

No ano de 2008, uma versão atualizada do MoReq é oficialmente elaborada, desta vez intitulada de MoReq2. Em relação ao modelo anterior, este trazia algumas novidades, entre elas a adição de um novo capítulo que permitia a cada país determinar os requisitos e normas a serem lá utilizados. Este foi um passo muito importante da Comissão Europeia, permitindo assim uma maior liberdade para cada país se adaptar a este modelo da maneira que mais lhe será conveniente. Outras novidades foram: a adição de testes e certificações a este modelo e à sua aplicação nos diversos meios organizacionais que pudesse ser utilizado, a criação de um modelo de metadados e um esquema XML, o que permitiu um maior controlo das transferências entre diferentes produtos, e por fim a criação de uma nova equipa do DLM, o “MoReq Governance Board” (MGB), encarregue do desenvolvimento e manutenção deste modelo de requisitos, entre os quais os testes de certificação internacional e as traduções em várias línguas, por exemplo. Uma das mais importantes metas do agora MoReq2 era potenciar a gestão dos arquivos físicos utilizando as novas tecnologias disponíveis. Era cada vez mais

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importante ter em conta a evolução tecnológica que estava a ocorrer, e o mais natural seria tirar partido desta, tornando o MoReq mais dinâmico e interativo, mas igualmente disponível para todos. Esta parte envolvia um grande relacionamento com o Sistema de Gestão de Arquivos Eletrónicos (SGAE), mas igualmente aplicável aos ambientes organizacionais públicos e privados.

3 – O MOREQ 2010

Foi já no ano de 2009 que o então recentemente criado MGB previa a próxima atualização deste modelo de requisitos, o MoReq2010.

3.1 – Razões que levaram à atualização do MoReq2 para o MoReq2010 Após a criação do MoReq2 e a sua aplicação prática, foram encontradas algumas falhas que teriam que ser devidamente colmatadas. Isso só seria possível com a criação de uma nova e melhorada versão do modelo, a terceira, denominada MoReq2010. Especialistas na área da Arquivística chegaram à conclusão que os anteriores modelos (MoReq e MoReq2) eram demasiado direcionados e dependentes dos Sistemas de Gestão de Documentos de Arquivo e não era isso que se pretendia. O Objetivo principal era criar um modelo que administrasse os Sistemas de Gestão de Arquivos Eletrónicos. Agora em relação ao MoReq2 propriamente dito, este modelo apresentava uma contextura de requisitos que conferia uma linguagem bastante estruturada. Esta contextura era de difícil aplicação dado o carácter não estruturado da maioria dos documentos de arquivo presentes nos SGDAs. Uma das mais visíveis alterações em relação ao modelo anterior foi em relação à sua estrutura. O MoReq2010 passava agora a ser estruturado por módulos de requisitos, algo que não era utilizado nos dois outros modelos. Simplificando em muito este modelo e, consequentemente, adquirindo uma maior flexibilidade.

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Figura 2 – Estrutura do MoReq2010

3.2 – Novas características

Sendo este uma atualização do modelo anterior (MoReq2), possui novas características, à parte das que são faladas no ponto anterior. O modelo de requisitos passava a ser mais independente do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SGDA), não tendo que se sujeitar completamente a este, apesar de continuar a ter nele as suas bases, o que permite que o MoReq2010 seja mais flexível (podendo ser atualizado gradualmente, em vez de ser construído um novo modelo para proceder a estas atualizações), mais personalizável e, consequentemente, mais sustentável. Como foi falado anteriormente, o MoReq2010, ao contrário dos seus antecessores, tem uma estrutura organizada por módulos. Com isto trouxe outra vantagem: caso seja necessário o acréscimo de mais um componente, este não irá interferir com os outros já existentes.

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3.3 – Conceitos fundamentais

Com esta atualização, houve a necessidade natural de introduzir novos conceitos e, se necessário, modificar alguns já existentes dos modelos anteriores. De modo a simplificar o modelo de requisitos, foram introduzidas entidades, classes e agregações, e outros conceitos associados a estas. Uma entidade tem a ela metadados associados, além de um histórico de eventos (sendo estes também uma entidade, criada sempre que uma função é exercida) que esta realizou e uma lista de controlo de acessos, que determina os utilizadores que podem aceder e modificar a entidade. As classes e agregações têm um papel importantíssimo na simplificação do plano de classificação do modelo de requisitos. Uma classe é uma entidade, esta pode ou não estar associada a um documento de arquivo (record) ou a uma agregação. Esta agregação encontra-se no nível acima dos documentos de arquivo, sendo então um conjunto destes que se encontram assim relacionados por alguma característica em comum. Isto é visível na Figura 3.

Os novos conceitos introduzidos são:  Destruir – Este processo sucede quando a uma entidade são eliminados alguns metadados, eventos e o seu conteúdo (no caso dos documentos de arquivo). A entidade torna-se assim uma entidade residual.  Eliminar – Uma entidade é permanentemente apagada do sistema.  Herança – Processo no qual uma entidade recebe características de uma outra a ela associada, algo normal nas relações entre pai e filho.  Tabela de seleção – Define o ciclo de vida de um documento de arquivo. Isto inclui a retenção, o período de retenção, a ação de destino (sendo determinado o seu fim, se é retido, transferido ou mesmo destruído) e o período de confirmação.  Retenção de destino – A administração do sistema pode impedir que um documento seja destruído. No entanto, não impede que este seja revisto ou transferido.

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 Abrir/Fechar – É uma função disponível para as agregações, permitindo a estas a aceitação (abrir) ou rejeição (fechar) de entidades-filho no nível de classificação abaixo.  Procurar – Processo de descoberta de entidades a partir das relações entre estas.  Inspecionar – Uma entidade é examinada, incluindo os seus metadados. Neste sentido uma entidade pode ser considerada inacessível caso seja não seja inspecionável, não sendo também encontrada através de pesquisas.  Entidade residual – Entidade que sofreu o processo de destruição, tornando consequentemente inativa, apesar de ainda conter alguns dos seus metadados e eventos.

Figura 3 – Plano de classificação do MoReq2010

4 – REQUISITOS DO MOREQ2010

4.1 – Requisitos Funcionais

Os requisitos funcionais são aqueles que definem funções de um sistema ou componentes deste. Especificam como o sistema se deve comportar em relação às entradas e em determinadas situações. Também, podem declarar o que o sistema não deve fazer. Estes requisitos estão diretamente relacionados com o tipo de sistema e seus utilizadores.

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4.1.1 - Serviço de Utilizadores e Grupos

O Serviço de Utilizadores e Grupos faz a gestão dos utilizadores e grupos de utilizadores do sistema, assim como o processo de autenticação dos mesmos. O MoReq2010 não impõe nenhum protocolo referente ao processo, ficando esta decisão a cargo da organização. Dito isto, este serviço é flexível a qualquer tipo de ferramentas utilizadas no sistema. Existem, portanto, várias ferramentas para se proceder à gestão dos utilizadores e grupos de utilizadores. O MoReq2010 requer o armazenamento, por parte do sistema, dos dados relativos aos utilizadores e grupos, incluindo o seu histórico informacional. Para isso, o sistema terá que criar identidades para representar todos os utilizadores e grupos , usando os identificadores do modelo. Posteriormente, os dados e metadados terão que ser editáveis e alteráveis e a informação remetente aos utilizadores e grupos destruídos deverá ser retida no sistema (a informação não é eliminada definitivamente, dando origem a entidades residuais). O sistema deverá ser acedido apenas por utilizadores autenticados e cujos metadados estejam devidamente descritos no sistema. Quanto aos grupos de utilizadores, estes devem também estar devidamente descritos no sistema e os seus associados devidamente identificados.

Figura 4 – Relações entre utilizadores e grupos no MoReq2010

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4.1.2 – Serviço de Modelo de Papéis (Administrador e outros)

O Serviço de Modelo de Papéis é responsável por gerir as permissões concedidas a cada utilizador. As permissões base passam por criar, ler, atualizar, eliminar e destruir. É importante desde já estabelecer a diferença entre eliminar e destruir, sendo que eliminar é apagar uma entidade definitivamente do sistema, e destruir é apagar apenas alguns metadados referentes a uma certa entidade, resultando numa entidade residual, que permanece no sistema por 10 anos. O MoReq2010 tornou este serviço uniforme, criando um modelo de funções que é aplicável a qualquer tipo de realidade organizacional. Um papel inclui funções que lhe estão associadas. Este pode ser: definido, onde são determinadas as suas funções, e se os utilizadores têm ou não permissão para as exercer; concedido, quando o papel é atribuído a um certo utilizador ou grupo, sendo que este pode exercer as funções inerentes ao papel; e herdado, quando os papeis são passados entre utilizadores/grupos, estabelecendo-se uma relação de paifilho. Cada utilizador ou grupo pode ter mais que um papel.

Figura 5 – Modelo de papéis e funções

Figura 6 – Herança de listas de acesso

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4.1.3 – Serviço de Classificação

Todos os documentos de arquivo devem ser devidamente classificados. Desde a sua criação, todos os documentos de arquivo devem estar associados a uma classe. As classes são divisões que permitem uma melhor organização, estruturada e hierarquizada. Representam funções de negócio, atividades e transações. Associar um documento de arquivo a uma classe define o seu contexto. As próprias classes poderão também ter subdivisões – as agregações. As agregações são criadas com vários propósitos e atribuem uma conveniência operacional, permitindo a gestão dos documentos de arquivo como entidade singular e conferindo-lhes o mesmo conjunto de controlos de acesso (a dois ou mais documentos de arquivo). Este serviço consente a aplicação do processo de herança. O processo de herança confere a uma entidade características de uma outra entidade associada (por exemplo, a relação pai/filho). Periodicamente, é necessário recorrer à reclassificação dos documentos de arquivo e o MoReq2010 requer que o sistema providencie os serviços mínimos para se proceder à mesma. A arquitetura do MoReq2010 torna possível que os documentos de arquivo partilhem um serviço central de classificação. O sistema deverá permitir que os utilizadores autorizados procedam à classificação dos documentos de arquivo, sempre que necessário.

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Figura 7 – Herança no sistema de classificação

4.1.4 – Serviço de Documentos de Arquivo Este serviço é responsável pela gestão dos documentos de arquivo propriamente dita, relacionada com as diferentes agregações. É importante, primeiramente, perceber que numa agregação de documentos, estes devem ser ordenados cronologicamente. Isto permite que não exista mais que uma agregação no mesmo plano de classificação. É também neste serviço que se dá a gestão da duplicação dos documentos, assegurando que quando um documento de arquivo é copiado, toda a informação associada a este deve ser também duplicada, isto inclui a lista de controlo de acesso (com as permissões de acesso ao documento), os metadados e o seu historial. Cada documento de arquivo possui conteúdo, e a este chama-se componente, segundo o MoReq2010. Estes componentes são também geridos neste serviço, de acordo com os seguintes princípios:  Princípio da singularidade: não deve haver conteúdos “agrupados”, estes devem ser separados do conteúdo de outros componentes;  Princípio da completude: os conteúdos dos componentes de um documento concebem todo o documento, não sendo formado por conteúdos externos;

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 Princípio da imutabilidade: o sistema impede que os conteúdos dos documentos sejam alterados depois da sua criação;  Princípio da destrutibilidade: para um documento ser destruído o seu conteúdo também o terá de ser.

Figura 8 – Diferentes níveis de agregação de documentos de arquivo

4.1.5 – Serviço de Modelo de Metadados

É este serviço que gere as entidades propriamente ditas, bem como os metadados que a ela estão associados. Uma entidade tem dois tipos de metadados, os metadados de sistema e os metadados de contexto. Para definir estes metadados, existem elementos distintos: os Elementos de Definição de Metadados de Sistema (EDMS) e os Elementos de Definição de Metadados de Contexto (EDMC). Como se pode verificar na figura, os EDMS estão sempre relacionados com as entidades, enquanto os EDMC estão relacionados com os templates que definem essas entidades. Este serviço permite então gerir estas ligações, criando, eliminando, destruindo ou modificando os EDMS, EDMC e templates, entre outras funções, como eliminar os metadados de uma entidade residual, ou associar templates a certas entidades.

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Figura 9 – Entidade-relação no modelo de metadados

4.1.6 – Serviço de Tabelas de Seleção

Este serviço está encarregue de administrar as tabelas de seleção do sistema. Estas tabelas contêm as opções de destino dos documentos de arquivo: reter indefinidamente, rever, transferir para outro sistema seguido da sua destruição, ou apenas destruir. Apesar de os destinos serem destinados somente aos documentos de arquivo, o novo MoReq2010 emprega um novo método. O que este faz é, caso uma agregação se encontre fechada (não aceitando a entrada de mais documentos de arquivo) e os seus documentos de arquivo tenham sido destruídos, esta é também destruída do sistema. O mesmo se aplica em agregações de agregações: caso todas as agregações-filhas de uma outra agregação sejam destruídas, esta também o será. As funções deste serviço passam então pela confirmação ou cancelamento de ações relacionadas com as tabelas de seleção, como a sua destruição, inspeção ou modificação, bem como dos documentos de arquivo, antes da determinação do seu destino.

4.1.7 – Serviço de Retenção de Destino Este serviço é bastante simples, tratando apenas de gerir o destino dos documentos de arquivo do sistema. Este impede a destruição destes, aplicando-lhes

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as ditas “retenções de destino”, que fazem com que os seus processos sejam retidos nas suas tabelas de seleção. Tendo que gerir as retenções de destino dos documentos de arquivo do sistema, este serviço pode criar, eliminar, destruir e inspecionar estas, bem como adicionar ou retirar entidades a uma retenção.

4.1.8 – Serviço de Pesquisa e Relatórios

O Serviço de Pesquisa e Relatórios pretende garantir uma pesquisa eficiente, ordenada e organizada dos resultados. Este serviço assegura que o sistema possua métodos de pesquisa flexíveis e eficazes com ordenação e organização dos resultados, permitindo uma melhorada e mais rápida pesquisa das entidades. Esta pesquisa pode ser feita através de entidades relacionadas ou então através de pesquisa avançada. Dito isto, o MoReq2010 exige que o sistema permita a pesquisa de entidades recorrendo aos seus metadados. O sistema terá também que permitir ao utilizador ordenar as listas e os resultados encontrados de acordo com a sua preferência. Quanto aos relatórios, o MoReq2010 requer que o sistema sustente dois tipos de relatórios: os detalhados e os de sumário. Os relatórios detalhados são relatórios que apresentam todos os resultados de uma pesquisa, apresentando-os com um conjunto de metadados pré-definidos. Os relatórios de sumário são aqueles que apresentam um resultado combinatório de várias pesquisas.

4.1.9 – Serviço de Exportação

O Serviço de Exportação cria condições para que seja possível a transferência ou preservação das entidades do sistema para outro sistema. É importante que, no processo de exportação, toda a informação contextual de uma entidade seja transferida e essa tarefa é complexificada pela existência das

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diversas ligações entre elas. Para que a exportação seja efetuada nas melhores condições, as entidades são antecipadamente descritas em formato XML. O MoReq divide as exportações em dois tipos: as completas e as de “espaços reservados”. As completas são, como o nome indica, aquelas em que é transferida toda a informação referente à entidade. As de “espaços reservados” têm em conta o contexto das entidades, ou seja, apenas as entidades relevantes para o contexto da entidade (que vai ser exportada), são igualmente exportadas. Para isso acontecer, é necessário que se recorra à seleção das entidades relevantes para cada tipo de entidade. As entidades com possibilidade de exportação são as seguintes: os utilizadores, as agregações, as classes, os componentes, retenções de destino, tabelas de seleção, grupos de utilizadores, documentos de arquivo, papéis dos utilizadores e templates.

4.2 – Requisitos Não-Funcionais

Os requisitos não-funcionais, tal como o nome indica, são requisitos que não oferecem nenhuma condição necessária ao funcionamento de um processo. Ou seja, os requisitos não-funcionais não são imprescindíveis para o cumprimento da função do modelo e apenas agregam valor. São traços qualitativos, subjetivos e não quantificáveis e não são inerentes aos funcionais. Estes requisitos estão relacionados com as características ou qualidades que são desejáveis num SGAE. Para o MoReq 2010, os requisitos não-funcionais são:  Performance – O sistema deverá obter o melhor desempenho possível. Este requisito tem que ver com os recursos utilizados e o tempo de resposta, principalmente;  Escalabilidade – O sistema tem que crescer uniformemente, não descurando o seu desempenho;  Gestão – O sistema terá que ser capaz de fazer a gestão a que se propõe.  Portabilidade – O sistema terá que ser transferível para outros ambientes;

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 Segurança – O sistema deverá ser seguro, capaz de manter a integridade da informação que nele contém. Para esse efeito, deverá ser controlado através de permissões para impedir ações não autorizadas;  Privacidade – O sistema deverá resguardar dados que não devem ser expostos;  Usabilidade – O sistema deve oferecer qualidade de interação entre o utilizador e o sistema de modo a que este seja simples;  Acessibilidade – O sistema terá que oferecer fácil acesso a todos os utilizadores;  Disponibilidade – O sistema deverá estar sempre funcional e capaz de resistir a eventuais falhas que possam ocorrer;  Confiabilidade – O sistema deverá garantir a integridade dos dados e assegurar a satisfação do utilizador;  Recuperabilidade – O sistema terá que ser capaz de recuperar dados em caso de falhas;  Manutenção – O sistema terá que ser sustentável e adaptável, garantindo assim uma fácil manipulação e alteração das suas funcionalidades e componentes;  Suporte – O sistema deve ser capaz de se ajustar facilmente, mesmo depois da sua implementação;  Garantia – O fornecedor do sistema terá que oferecer garantias de bom funcionamento e qualidade do mesmo;  Conformidade – O sistema terá que respeitar os padrões nacionais e internacionais da gestão de documentos de arquivos ou qualquer outra área relacionada.

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6 – CONCLUSÃO

Este trabalho foi, claramente, uma prova para nós de que a preservação e conservação de documentos não se fica apenas pelos papéis, e livros a que estamos acostumados ou habituados a ver, é muito mais que isso. O meio digital cada vez mais é visto como o futuro, e os documentos digitais são, da mesma forma, algo inevitável. Permitiu-nos também perceber que a informação, mais concretamente os documentos de arquivo, não está dispersa pelas empresas de uma forma irregular. Ela é disposta segundo normas, segundo modelos. E é esse um dos objetivos do MoReq, criar um modelo que ajude as organizações e os seus profissionais da informação a avaliar, selecionar e organizar todos os dados que são fulcrais. Mais concretamente, e em relação ao MoReq, torna-se claro que este acompanha a evolução das Tecnologias de Informação e Comunicação, e consequentemente, encontra-se em constante atualização. Este veio dinamizar e flexibilizar a gestão dos documentos de arquivo, deixando de estar constantemente dependente de um Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo, e ao mesmo tempo contribui para a evolução dos Sistemas de Gestão de Arquivos Eletrónicos. O MoReq2010 é, desta forma, visto como parte integrante do processo de negócio das organizações, e contribui para a sua fluidez e eficácia.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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MACFARLANE, Ian. 2005 - The Plans for MoReq (Model requirements for the management of electronic records): A Report on the Scoping of a MoReq2 [em linha]. Disponível em: .

DLM FORUM FOUNDATION – MoReq2010: Modular Requirements for Records Systems: Volume 1 Core Services & Plug-in Modules [em linha]. Versão 1.1. DLM Forum Foundation, 2011. Disponível em: .