Fontes de Referência - O caso da Câmara Municipal do Porto

Fontes de Informação e Serviços de Referência

O CASO DA CÂMARA MUNICIPAL DO PORTO

Bárbara Ramos, up201306213 João Fernandes, CI11027 Sérgio Jesus, up201303516

Abril, 2015

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Sumário

Introdução ………………………….…………….……………….…..….………………… p. 3 Enquadramento do problema em foco……………………....…………………….……..…. p. 4 Tabela comparativa …………………………………………………….……..……………. p. 5 Análise da informação disposta na tabela……………………... …………...………….…… p. 7 Resolução do problema prático escolhido…………………………………....……………… p. 8 Conclusões ……………………,,,……………………………….…………...…………….. p. 10 Referências Bibliográficas……………………………………………..……………............ p. 11

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Introdução

O nosso trabalho consiste na resolução de uma problemática apresentada numa das aulas práticas, nomeadamente da Câmara Municipal do Porto e que se enquadra nos objetivos relacionados com a unidade curricular de Fontes de Informação e Serviços de Referência, pertencente ao segundo ano da Licenciatura em Ciência da Informação. O problema que nos suscitou interesse foi o caso proposto pela doutora Marta Brandão, Técnica de Gestão de Informação na Câmara Municipal do Porto. Escolhemos este problema porque o consideramos tanto o mais desafiante como o de maior dimensão. Quanto à problemática à qual pretendemos responder, queremos desenvolver uma estratégia para permitir o acesso global a todas os aplicativos e demais fontes de informação.

Decidimos portanto criar uma ferramenta que permitisse responder às falhas apresentadas pelo problema em questão.

Enquadramos o problema da organização, tendo em conta a matéria leccionada nas aulas, preenchemos uma tabela comparativa dos casos apresentados, acompanhando-a de uma análise da mesma, apresentamos uma resolução do caso prático escolhido e retiramos conclusões.

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Enquadramento do problema em foco

A Câmara Municipal do Porto encontra-se constituída pelo executivo em 7 pelouros, 11 direções Municipais, 2 gabinetes, 15 departamentos Municipais e 47 Divisões Municipais. As suas principais áreas de intervenção são o urbanismo, o ambiente a gestão do espaço público, gestão de recursos, taxas e outras receitas municipais; fiscalização e sancionamento de infrações e no âmbito cultural. Assim sendo, a gestão de informação é fulcral para a otimização dos objetivos de qualquer tipo de organização. Nesta instituição pública estão mapeados 110 aplicativos informáticos e 138 fontes distintas de informação. Estas suportam bastantes atividades de distribuição, pesquisa e consulta de antecedentes, preservação, registo e produção de informação, a sua respetiva validação, gestão de receita e património. As 138 fontes estão classificadas no que respeita ao Código da Fonte, Identificação da Fonte, Atividade que suporta, Grupo de utilizadores, Integração com outras fontes, Formatos, Dono da Informação, Responsáveis pela atualização, Local de armazenamento, Comunicabilidade da informação e Periodicidade de publicitação.

As fontes de informação internas, primárias, representam 98% do universo, que originam do preenchimento de aplicações de negócio e criação de instrumentos de pesquisa. As fontes de informação externas, secundárias, representam apenas 2%. E as situações de fontes adquiridas pela organização são desconhecidas. As funções do profissional da Informação, nesta organização, são a produção e conservação de instrumentos de pesquisa, avaliação, recenseamento e descrição da mesma, bem como, a estruturação e disponibilização de objetos digitais e o desenho e desenvolvimento do sistema de informação ativa permanente Quanto mais fiável, oportuna e exaustiva for a informação, mais coesa será a instituição e maior será o seu potencial de resposta às diferentes situações. Alcançar este objetivo depende, em grande parte, do reconhecimento da utilidade e prioridade da informação e otimização da ferramenta DOCinPorto.

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Assim e tendo em conta todos estes fatores e dados, o acesso global a todos os aplicativos deve refletir-se na recuperação da informação, na preservação, na avaliação, na avaliação da informação e na publicação dos Open Data.

Tabela Comparativa

Dr.ª Catarina Pereira

Identificação da organização (Nome, objetivos, funções, etc.)

Fontes de informação necessárias para o funcionamento da organização

Fontes de informação desenvolvidas internamente, compradas, assinadas, outras

Veniam Desenvolviment o de tecnologias em veículos em movimento

Recursos produzidos que procedem pelos mais diversos órgãos hierárquicos na empresa

A empresa usa uma plataforma de pesquisa que possibilita o desenvolvime nto das suas conceções e seu enquadrament o nos mercados globais.

Utilidade e aplicabilidade das fontes (Destacando a sua origem, nível informativo e suporte) Fonte secundária, de origem institucional, suporte digital. Aplicabilidade: Desenvolviment o de serviços; Processos e procedimentos; Inovação e invenção (patentes)

Funções do Profissional da Informação sobre as fontes de informação O profissional da informação tem como função, além de organizar a informação da envolvente externa e interna da organização, resolve essencialmente codificação da informação em conhecimento explícito de permitindo que a empresa esteja numa contante aprendizagem e mudança a que se adapte ao munto exterior que a envolve. Bem como a capacidade de inovar e otimizar a organização.

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Dr.ª Marta Brandão

Identificação da organização (Nome, objetivos, funções, etc.)

Fontes de informação necessárias para o funcionamento da organização

Fontes de informação desenvolvidas internamente, compradas, assinadas, outras

Câmara Municipal do Porto O objetivo da Câmara é garantir o interesse público e o bem-estar do cidadão, tendo como base a lei. As suas funções fundamentais são: - Urbanismo - Ambiente; - Gestão do espaço público; - Intervenção municipal sobre o exercício de atividades privadas; - Gestão de recursos; - Taxas e outras receitas municipais; - Fiscalização e sancionamento de infrações; Dinamização cultural.

138 fontes distintas de informação • As mesmas estão classificadas/des critas no que respeita: - Código da Fonte - Identificação da Fonte - Atividade que suporta o Grupo de utilizadores - Integração com outras fontes - Formatos - Dono da Informação - Responsáveis pela atualização - Local de armazenamento Comunicabilida de da informação -Periodicidade de publicitação

Fonte de informação utilizada: DOCinPorto Sendo que, 98% são de natureza interna; 2% são externas; e não se conhece fontes de informação adquiridas.

Utilidade e aplicabilidade das fontes (Destacando a sua origem, nível informativo e suporte) As fontes de informação amparam: - Atividades de distribuição de serviço; - Atividades de pesquisa e consulta de antecedentes; -Preservação da memória institucional Interoperabilida de; intrainstituciona l -Registo de informação e respetiva produção; -Validação de informação; -Gestão de receita; -Gestão do património;

Funções do Profissional da Informação sobre as fontes de informação -Criação e manutenção de instrumentos de pesquisa de informação; -Avaliação, Recenseament o e Descrição; da informação -Estruturação e disponibilizaçã o de objetos digitais; -Desenho e desenvolvimen to do Sistema de Informação Ativa Permanente;

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Dr.ª Sofia Fernandes

Identificação da organização (Nome, objetivos, funções, etc.)

Fontes de informação necessárias para o funcionamento da organização

Fontes de informação desenvolvidas internamente, compradas, assinadas, outras

Universidade Católica PortuguesaBiblioteca e gestão de Informação

Recursos eletrónicos, literacia de informação, repositório institucional. Catálogo online da Biblioteca Sherpa/Romeo. Avaliação bibliométrica, Web Of Science, Journal Citation Reports. Revistas editadas pelo CRP.

Catálogo online da biblioteca, Sherpa/RoME O, Web of Science,Journa l Citation Reports, SC Imago Reports, Plataformas, bases de dados e diretórios.

Utilidade e aplicabilidade das fontes (Destacando a sua origem, nível informativo e suporte) Fontes usadas para a consulta dos alunos e dos professores. Fontes secundárias, de origem institucional e documental Estas estão num formato digital.

Funções do Profissional da Informação sobre as fontes de informação Criação da correta disponibilizaçã o de conteúdos nos repositórios.

Análise da informação apresentada na tabela Depois do preenchimento da tabela, verificamos que as três organizações são muito diferentes na maneira como gerem a informação. Tanto nas fontes de informação que usam, como na gestão dessa mesma informação, sendo que, a câmara municipal do Porto e a VENIAM apresentam um funcionamento muito mais complexo do que o da Biblioteca da Universidade Católica do Porto, tanto pelo tipo e quantidade de público, como pelo tipo de serviços que representam.

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A organização da doutora Catarina Pereira, a primeira apresentação, é a Veniam, uma empresa que desenvolve tecnologia capaz de proporcionar o acesso à internet a partir de veículos em movimento. De seguida, a instituição que a doutora Marta Brandão nos apresentou foi a Câmara Municipal do Porto. Tendo que servir um concelho tão amplo como o Porto, a câmara dispõe então de um vasto leque de fontes de informação, necessitando também de uma constante actualização da informação gerada. Para finalizar, a doutora Sofia Fernandes, trouxe-nos o caso da Universidade Católica, onde tem o papel de Gestora de Informação no Departamento da Biblioteca e Gestão de informação. A Universidade Católica é então um exemplo distinto dos anteriores, tanto nas fontes de informação como no objectivo dessa informação.

Resolução do problema

Relativamente à lacuna presente na organização, expomos a seguinte proposta: a edificação de um sistema agregador que consegue responder perfeitamente às dimensões referidas no 8

problema. Esse sistema é uma ferramenta que consegue satisfazer as necessidades de recuperação, preservação, avaliação e publicação da informação. Esta ferramenta é regida por um login de restrição, que criando um acesso à Informação controlado através de permissões, permite o acesso aos conteúdos mediante a posição (cargo na hierarquia) na organização. A plataforma, na sua transversalidade, é composta por duas dimensões: a dimensão lógica e a dimensão conceptual. A primeira compreende toda a mediação tecnológica entre a informação armazenada e o utilizador, ou seja, todas as fontes, os programas, softwares, os aplicativos integrados, a arquitetura da informação, os processos integrados aplicativos integrados e registos/entradas no sistema. A dimensão conceptual, por sua vez, corresponde ao mapeamento, layout e possibilidades de preservação e recuperação mais lógicos e intuitivos para que haja um total usufruto de toda a informação que vise ser disponibilizada. O campo da recuperação é satisfeito através de uma secção que permite o acesso à informação. Com a pesquisa avançada os utilizadores conseguem assim aceder aos conteúdos que são então recuperados. A preservação, com a descrição da informação, vai originar meta-informação descritiva, ou seja, etiquetar a informação, caracteriza-la. Através disso, o seu armazenamento será então facilitado, bem como criar-se-á a maneira de crivar o acesso à informação garantido pelo sistema de login. A descrição dos conteúdos vai permitir uma melhor recuperação de informação aquando da utilização da pesquisa avançada assim como uma melhor forma de disponibilizar os acessos à informação. A avaliação, conseguida utilizando um formulário de resposta fechada e objetiva, permite testar a qualidade dos conteúdos. Os utilizadores terão então que responder a esse formulário, indicando se, de facto, os conteúdos e as descrições estão de acordo com os parâmetros desejados. Para além disso, os utilizadores poderão também deixar notas para descrevê-los melhor. A publicação (open data) será feita através de uma plataforma no sistema (open space), com os acessos controlados, onde os utilizadores poderão publicar a sua informação. Para garantir melhores resultados na procura da informação, a área possui a pesquisa avançada e por isso mesmo, quem publica os conteúdos terá que os descrever corretamente, anteriormente. Em suma, este é um sistema que permite agregar toda a informação de modo a que seja acessível a todos os utilizadores do mesmo, garantindo também a sua credibilidade e a sua eficiência. 9

Conclusão O objectivo deste trabalho era perceber os problemas que um profissional de informação enfrenta no mundo do trabalho. Esses problemas têm principal foco nas fontes de informação que muitas vezes não estão ou disponíveis ou bem aproveitadas. Com este modelo edificado, que agrega a informação numa só ferramenta/sistema teoricamente conseguiríamos resolver um desses muitos problemas. A nossa principal dificuldade foi entender qual o percurso que a informação segue dentro de uma organização. Só depois de compreender a lógica de fluxo de informação na Câmara do Porto, conseguimos criar uma maneira de colmatar a lacuna presente. No entanto, foi um desafio que gostamos de enfrentar. Concluímos que as fontes são essenciais para o bom funcionamento da organização, a nível dos processos, da disponibilização da informação e da própria pesquisa da informação. Uma boa gestão das fontes trará agilidade e simplicidade no processo de conhecimento.

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Referências Bibliográficas BRANDÃO, Marta - Fontes de informação organizacionais: O caso da Câmara Municipal do Porto. [s.l., s.n.], 2015. Apresentação powerpoint. FERNANDES, Sofia - Fontes de Informação e Serviços de Referência: O profissional e as fontes de informação. [s.l., s.n.], 2015. Apresentação powerpoint. Câmara [em linha]. In Porto.Câmara Municipal [Consult. Em 08.04.2015]. Disponível em WWW: An internet of moving things [em linha]. In Veniam. [Consult. em 08.04.2015]. Disponível em WWW:

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