Gestão da Informação: Uma Forma de Nova Governança

GESTÃO DA INFORMAÇÃO: UMA FORMA DE NOVA GOVERNANÇA

Carla Mónica de Carvalho Eiriz1 1

Município de Vila Real; ESTGL-IPV (Portugal)

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Resumo Pretende este artigo sensibilizar para a importância da Gestão da Informação como forma de Nova Governança, no âmbito do sucesso das empresas/instituições públicas e privadas. Na Sociedade de Informação e do Conhecimento em que nos encontramos, o acesso e a recuperação da informação são palavras-chave na Governança da Informação, mas existem diversos processos e etapas para serem abordadas e atingidas. Neste contexto, muitas são as empresas e instituições que ignoram esses passos colocando em risco a Governança da Informação, devido ao aumento exponencial de informações recebidas, produzidas e armazenadas. Por isso, o destaque para a importância da Gestão da Informação como forma de Nova Governança, onde se destaca o papel preponderante dos serviços de Arquivo no seio das empresas e instituições públicas ou privadas. Diversas vezes ignorados, mas que na realidade são dos maiores apoios à decisão e prestação de serviços de qualidade, tornando as empresas/instituições mais competitivas e direcionadas ao sucesso. Assim, expõe-se a importância da Gestão da Informação, desde a Produção/Receção, Digitalização, Organização, Classificação, Avaliação, Descrição, Indexação, Preservação e Conservação, Acondicionamento/Armazenamento para a Difusão da Informação tendo como resultado eficaz o Acesso rápido e Recuperação da Informação e Conhecimento. Palavras-chave: Gestão da Informação; Governança; Valor da Informação; Conhecimento e Tecnologias.

Abstract This article aims to raise awareness of the importance of information management as a form of new governance within the success of public and private companies.

In the information and knowledge society in which we find ourselves, access and retrieval of information are keywords in information Governance, but there are several processes and steps to be addressed and stricken. In this context, there are many companies and institutions that ignore those steps endangering the information Governance, due to the exponential increase of information received, produced and stored. Therefore, the emphasis on the importance of information management as a form of new governance, where stands out the predominant role of File services within companies and public or private institutions. Several times ignored, but which in fact are of the greatest decision support and provision of quality services, making companies more competitive and institutions directed towards success. So, exposes the importance of information management, from production Receiving, scanning, organizing, sorting, rating, Description, indexing, storage, Packaging, preservation and conservation for the dissemination of information resulting in effective rapid access and retrieval of information and knowledge. Keywords: Information management; Governance; Value of information; Knowledge and technologies.

Introdução Na sociedade de informação em que vivemos atualmente, a Gestão da Informação (GI) nas empresas e instituições, assume a informação como recurso estratégico que participa diretamente na organização e funcionamento das mesmas. As empresas lidam diariamente com um enorme volume de documentação e de dados, que são gerados por inúmeras fontes, revelando que os negócios são cada vez mais complexos. No contexto desta complexidade são apresentadas algumas das soluções de Gestão de Informação (GI) como forma de Nova Governança. Como objectivo principal a transpor temos os desafios no contexto competitivo das organizações enquanto estratégia na melhoria da gestão de processos, com impacto considerável na redução de custos, desenvolvendo assim a satisfação dos públicos internos e externos. Com as constantes evoluções tecnológicas e o aumento inevitável de produção de informação, interna ao funcionamento organizacional, houve a necessidade de conceber formas de a estruturar, organizar, descrever, gerir, utilizar e divulgar. Nesse sentido, e tendo em conta as oportunidades e vantagens que a tecnologia disponibiliza, foram desenvolvidas metodologias e soluções tecnológicas (hardware e software) que permitem a GI e garantem o acesso de forma cada vez mais eficiente e eficaz, nas empresas/instituições. A gestão da informação é entendida como a gestão eficaz de todos os recursos de informação relevantes para a organização, tanto de recursos gerados internamente como os produzidos externamente e fazendo apelo, sempre que necessário, à tecnologia de informação. (WILSON, 1989) [1] Assim, é imprescindível para as empresas/instituições e torna-se indissociável da evolução das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC). Conforme DELTCI (2013) [2], na GI estão envolvidos o "lidar, administrar, encontrar soluções práticas desde a génese até ao efeito multiplicador do fluxo da informação e compreende um conjunto diversificado de atividades, a saber: produção, tratamento, registo e guarda, comunicação e uso da informação". A informação além de recurso vital aplica-se como um ativo nas organizações reivindicando ser administrado e preservado em função da Missão e necessidades organizacionais. Em suma, segundo Reis (1993) [3], "Para que esta gestão [de informação] seja eficaz, é necessário que se estabeleçam um conjunto de políticas coerentes que possibilitem o fornecimento de informação relevante, com qualidade suficiente, precisa, transmitida para o local certo, no tempo correcto, com um custo apropriado e facilidades de acesso por parte dos utilizadores autorizados".

1. Gestão documental A gestão documental é um processo essencial ao bom desempenho de uma empresa/instituição e que reflete a sua organização interna. Emergindo um circuito que esboça o percurso efetuado pelos documentos até chegarem ao destino final. Provém da comunicação oral e escrita entre as empresas/instituições ou a nível interno. Com o aumento exponencial da informação (interna e externa) a nível institucional, existe uma grande probabilidade de perda de informação/documentos, aumento no acesso rápido à informação e sua localização física impedindo um controlo de fluxos de informação eficaz e eficiente. De acordo com (SANTOS, 2002) [4], a gestão de documentos surgiu a partir da necessidade das organizações em gerenciar a informação que se encontrava desorganizada, visando facilitar o acesso ao conhecimento explícito da corporação. Pode ser considerada como um conjunto de tecnologias utilizadas para assegurar a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos, que possibilitam fornecer e recuperar as informações contidas nos documentos de uma maneira eficiente e conveniente. A GI como nova forma de Governança passa pela implementação de um sistema de gestão documental e de processos, como forma de gerir a informação não estruturada da empresa/instituição abrangendo diversos conceitos tais como:  A desmaterialização, processo de digitalização dos documentos em formato papel, produzindo documentos eletrónicos que serão classificados e disponibilizados mediante determinadas normas.  A classificação, avaliação, descrição, indexação, de forma a uniformizar processos e empregar sempre os mesmos procedimentos, garantindo a gestão integrada dos arquivos físicos e eletrónicos.  O workflow, onde se define diversos estados pelos quais os documentos passam, desde a publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo. Havendo a possibilidade de controlar os fluxos de circulação de documentos.  Recuperação da informação através da pesquisa, por motores de busca adequados a pesquisar documentos pelo seu conteúdo ou qualidades, localizando o documento imediatamente, quando necessário e em qualquer parte.  Redução de custos, que resulta do aumento da produtividade na resposta rápida e célere da informação na procura, no acesso e na gestão dos documentos, bem como a redução inteligente de cópias e dos espaços físicos de arquivo. Os elementos referidos anteriormente tornam-se vantagens evidentes para uma gestão documental eficiente da empresa/instituição, possibilitando e garantindo a conservação, preservação, a divulgação, o acesso e a recuperação da história da mesma, bem como o apoio à decisão e prestação de serviços de qualidade, tornando-se mais competitiva e direcionada ao sucesso.

2. Digitalização documental Com o surgimento das tecnologias de informação e comunicação, temos que ter consciência que estas não trabalham com papel, por sua vez, a digitalização veio apoiar as empresas/instituições nesta nova era digital. Possibilitando a preservação, conservação e salvaguarda dos documentos originais, prolongando a vida dos documentos, além de se poder disponibilizar a informação em formato digital, promovendo e divulgando o património arquivístico, bem como apoiando os serviços internamente nas suas decisões, sendo estas mais rápidas e proporcionando respostas aos clientes/utilizadores mais céleres também. Conforme citação de CARVALHO, Ana e EIRIZ, Carla (2014) [5], Matos (2001) a digitalização é fruto da revolução tecnológica, e tem sido muito utilizada na transferência de suporte de conteúdo

intelectual dos documentos. Por digitalização, leia-se duma forma muito simples, uma “fotografia eletrónica” capturada diretamente do documento original ou de um filme. Segundo CARVALHO, Ana e EIRIZ, Carla (2014) [6], existem quatro fases fundamentais da digitalização: 

Preparação consiste em retirar todos os clipes, agrafos e os documentos estarem limpos de impurezas.



Digitalização consiste na captura da imagem digital, criando documentos em diversos formatos (TIFF, JPEG, PNG, GIF, DOC, entre outros).



Indexação consiste na atribuição de dados que permitam a posterior localização do documento.



Controlo de qualidade consiste na verificação das imagens criadas, conferindo se estão de acordo com o documento original, para à posteriori ficarem disponíveis para consulta e impressão.

Neste processo, não se deve descurar a obsolescência das tecnologias, pois podem ser uma das grandes desvantagens que a digitalização nos oferece, apesar das grandes vantagens deve-mos estar sempre atualizados, para não perdermos informação e não termos custos avultados, por falta dessa atenção.

3. Valorização documental O aumento exponencial da documentação produzida/recebida pelas empresas/instituições, no exercício das suas funções e atividades, têm justificado a relevância que o processo da Avaliação documental tem e as preocupações da gestão da informação e dos documentos de arquivo. Este processo determina o valor arquivístico dos documentos, com vista à fixação do seu destino final: conservação permanente ou eliminação. A avaliação documental é o processo que tem por objetivo a determinação do seu valor arquivístico, com vista à fixação do seu destino final: conservação permanente ou eliminação. Este processo é apoiado pela teoria das três idades dos documentos de arquivo que estabelece que os documentos produzidos ou recebidos por uma empresa/instituição estão sujeitos a um ciclo de vida distinto por três fases sucessivas (ativa; semi-ativa e inativa), ao longo das quais o seu valor se transforma. Na fase ativa os documentos são constantemente consultados, tendo este valor primário ou

probatório é o "valor inerente aos documentos de arquivo, na medida em que consignam ou comprovam factos, constituem direitos e obrigações e são reconhecidos como garantia e fundamento de actos, factos e acontecimentos" NP 4041 (2005) [7]. Na fase semi-ativa os documentos vão perdendo o seu valor primário, diminuindo assim a sua frequência de consulta pela entidade produtora. Na fase inativa os documentos deixam de ser uteis para a entidade produtora, perdendo assim o seu valor primário, mas, por sua vez, são submetidos a um processo rigoroso de avaliação e seleção para verificar quais os documentos que têm valor secundário ou informativo é o "valor decorrente da informação veiculada por um documentos de arquivo ou outra unidade arquivística para a administração produtora, assim como para outros utilizadores. São especialmente relevantes os que, independentemente do fim para que foram elaborados, testemunham a constituição e funcionamento dessa administração e/ou fornecem dados ou informações sobre pessoas, organizações, locais ou assuntos." NP 4041 (2005) [8]. Mas, o processo de avaliação em Portugal começou a ser regulamentado a partir do Decreto-Lei nº 447/88, de 10 de Dezembro, abrindo portas à elaboração de Portarias de Gestão de Documentos na Administração Pública, central e local, diploma que veio definir as normas para regulação da préarquivagem da documentação. DECRETO-LEI nº 447/88 [9].

A seleção, por sua vez, é a operação que sucede da avaliação a qual consiste na separação da documentação de conservação permanente daqueles que poderão ser eliminados. Por sua vez, a eliminação é a operação resultante da avaliação que consiste na destruição dos documentos que não lhes foi reconhecido qualquer valor arquivístico. Tendo em conta a produção de informação/documentação nas empresas/instituições, temos que admitir a relevância que este processo implica para o bom funcionamento e ao mesmo tempo na poupança de recursos para a entidade produtora. Porém, permite a recuperação de espaços físicos, reduzindo substancialmente o volume de documentos a consultar, beneficiando de um controlo eficaz dos documentos, valorizando os que devem ser posteriormente difundidos.

4. Preservação e conservação documental Preservação e conservação como suporte à Gestão da Informação, sendo prioritário identificar e avaliar os riscos que colocam em risco a perda parcial ou total da documentação/informação. Assim, deve-se considerar questões como a localização, as instalações/manutenção do edifício onde se encontra a documentação/informação até às questões de segurança e da organização interna das empresas/instituições. Com este diagnóstico é possível antecipar e mesmo minimizar essas dificuldades. Neste contexto é fundamental existir uma sensibilização e cooperação entre todos os serviços das empresas/instituições, tendo sempre em conta o objetivo da salvaguarda da documentação/informação, minimizando todos os fatores de degradação seja do papel ou dos diversos suportes existentes. Os fatores de degradação estão divididos em três tipos: 

Fatores internos – Estes estão relacionados com os componentes dos diversos suportes, no exemplo do papel, temos as fibras de que são compostos, os resíduos químicos, que provocam a acidez e a oxidação e as próprias tintas utilizadas nos documentos que provocam corrosão e rompimento dos mesmos.



Fatores externos ou ambientais:



o

Físicos – Temperatura, humidade relativa, a luminosidade

o

Biológicos – Fungos, insetos e roedores.

o

Químicos – A poluição do meio ambiente (gases).

Fatores de ação humana – Desastres como os incêndios, roubos, inundações, vandalismo e o agressivo manuseamento e acondicionamento dos documentos.

Este conjunto de fatores contribuem significativamente para a degradação dos documentos e por conseguinte da informação, provocando danos irreversíveis nos arquivos das empresas/instituições, logo é fundamental fazer um controlo ambiental destes constantemente, evitando assim perdas de informação. Para uma adequada Gestão da Informação, deve-se ter em conta o processo de higienização da documentação, este consiste em retirar todos os artefactos metálicos (clips, agrafos, pioneses, etc.) e outros elementos nocivos (fita cola, elásticos, fios e cordas), para evitar que estes aliados aos fatores de degradação, as poeiras e a sujidade provoquem os danos que serão irreversíveis ou mesmo a perda total da documentação/informação. Contudo, os documentos devem ser limpos com materiais específicos e adequados às suas fragilidades e estado de conservação. Igualmente os profissionais devem utilizar materiais de protecção pessoal (batas, máscaras, luvas, etc.), evitando alergias, doenças cutâneas e respiratórias.

O acondicionamento é outro dos pontos essenciais, para uma eficaz (GI), fornecendo um suporte físico e protegendo os documentos dos fatores de degradação constantes como as flutuações de temperatura e humidade relativa e o sucessivo manuseamento.

As boas práticas de conservação preventiva «conduzem a uma maior longevidade das coleções e a uma melhor gestão de recursos, reduzindo a necessidade de intervenções curativas, onerosas e evitando perdas patrimoniais» (INSTITUTO, 2007b) [10]. Ressalvando que a regra de ouro é o bom senso e o cuidado por parte dos profissionais e clientes/utilizadores.

5. Difusão, acesso e recuperação da informação A difusão, o acesso e a recuperação da informação, são os principais objetivos da Gestão da Informação nas empresas/instituições públicas e privadas, tendo em conta a divulgação da Informação/Conhecimentos a nível interno (empresas) e externo (cidadãos). A difusão é a forma como as empresas/instituições podem expor a sua missão e objetivos e com ela divulgar os seus serviços e documentação/história. Com a revolução tecnológica esta tem sido facilitada e de diversas formas, pois a internet tem facilitado muito este processo através de websites, repositórios, emails, newsletters, propagando os serviços prestados à sociedade e demonstrando a importância do património documental, no seu enquadramento político, social e económico, como forma eficaz de governança. O acesso e a recuperação da informação de forma livre e gratuita favorecem a participação da sociedade, beneficiando a investigação e a pesquisa. Nesta nova forma de governação é possível o acesso à informação estruturada e contextualizada das empresas/instituições, reduzindo diversas barreiras entre serviços. A divulgação, o acesso e a recuperação da informação advêm das sucessivas etapas que englobam: organização, classificação, higienização, preservação, conservação, digitalização, descrição, indexação entre outras para poderem chegar ao utilizador através de um clik, mas, também se pretende sensibilizar a sociedade para a importância dos arquivos no contexto das empresas/instituições (privadas/públicas) e pessoas. Aliada a uma “Nova Governança” de Informação, estes passos são fundamentais para uma melhor organização e modernização administrativa das empresas/instituições servindo de apoio ao sucesso e tornando-se competitivas na sociedade.

Considerações finais Neste artigo destaca-se como nova forma de Governança a Gestão da Informação, revelando-se como ponto forte para o sucesso das empresas/instituições, pois a informação e o conhecimento são a chave da produtividade e da competitividade. Segundo Weill e Ross (2006) [11], “a governança determina quem toma decisões”, tendo noção que o setor das tecnologias de informação também necessitam determinar quem deve tomar as decisões e quais e como devem ser adotadas. Neste contexto, cabe à gestão da informação apoiar a política global da empresa/instituição, na medida em que torna mais eficiente o conhecimento e a articulação entre os vários subsistemas que a constituem, apoiando os gestores na tomada das decisões, tornando mais eficaz o conhecimento do meio envolvente, auxiliando de forma interativa a evolução da estrutura organizacional, que se encontra em constante adaptação às imposições concorrenciais e ao mesmo tempo que formula e

estabiliza a imagem da empresa/instituição, dos seus projetos e dos seus serviços/produtos, através da implementação duma estratégia de comunicação interna e externa. No contexto de Governança das empresas/instituições, a informação é um fator indubitável e um recurso relevante e fundamental na gestão em âmbito interno e externo. A informação quanto mais credível, adequada e exaustiva for, mais coerência dará às empresas/organizações ampliando assim as suas capacidades de resposta perante os desafios que lhes são expostos dia após dia. Temos que ter consciência que o reconhecimento da importância da informação e dos benefícios que nos são oferecidos pelas tecnologias são importantíssimos para esclarecer os problemas fixados da informação. A revolução da Informação além de impor mudanças profundas quanto à visão da organização e estrutura da sociedade, também se expressa como um enorme desafio que se resume em aproveitar as oportunidades, tendo em conta os riscos próprios ou que podem causar. Este conjunto de pontos focados anteriormente são essenciais para a sensibilização de todos os profissionais e para valorizarem a Gestão da Informação como uma forma de Nova Governança. A GI como nova forma de Governança na Sociedade de Informação impulsiona diversos sectores da economia, sendo uma energia no desenvolvimento político, económico, social, cultural e tecnológico. A difusão, o acesso e a recuperação da informação são conhecimentos essenciais para o aumento da competitividade e o desenvolvimento das atividades em todo o Mundo. Pois, através da utilização das redes de comunicação e sistemas informáticos que interligam empresas/instituições, fornecedores, clientes/utilizadores, são reconhecidas como vantagens de competitividade, além de espelharem o desenvolvimento interno da empresa/instituição.

Referências [1] WILSON, T. D. (1989) - Towards an information management curriculum. Journal of Information Science. 15: 4/5 (1989) 203-209. [2] DELTCI 2007-2008 Gestão da informação [Em linha]. In DELTCI - Dicionário Eletrónico de Terminologia em Ciência da Informação, 2007-2008. [Consult. 12 Dez. 2013]. Disponível em: http://www.ccje.ufes.br/arquivologia/deltci/def.asp?cod=41 [3] REIS, Carlos (1993) - Planeamento Estratégico de Sistemas de informação. Lisboa 1993 ia ed. ed. Presença. Pg.20-24. [4] SANTOS, V. B. Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística. Brasília: ABARQ, 2002. [5] e [6] CARVALHO, Ana; EIRIZ, Carla (2014) - O profissional da informação e a avaliação documental na administração pública. Congresso Internacional de Formação para Assistentes de Direção, 9 - Novas competências críticas: atas. Vila Nova de Famalicão (Portugal): Conselho Profissional de Secretariado. [7] e [8] NP 4041. 2005, Informação e documentação - Terminologia arquivística: conceitos básicos. Lisboa: IPQ. p. 10. [9] DECRETO-LEI nº 447/88. D.R. I Série. 284 (88.19.12) p. 4885. [10] INSTITUTO. Português dos Museus e da Conservação (2007b). Temas de museologia – Plano de Conservação Preventiva – Bases orientadoras, normas e procedimentos. Lisboa: I.M.C. pp. 7-9. ALARCÃO, Catarina (2007) - Prevenir para preservar o património museológico. In Revista do Museu Municipal de Faro. [consulta: 03.03.2015]. Disponível em: http://mnmachadodecastro.imc-ip. pt/Data/Documents/Prevenir%20para%20preservar%20o%20patrimonio%20 museol%C3%B3gico.pdf BERNARDES, Ieda Pimenta; DELATORRE, Hilda (2008). Gestão documental aplicada. São Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo. CASTELLS, Manuel (2005) - A sociedade em rede. A era da informação: economia, sociedade e cultura; trad. Roneide Venâncio Majer. Vol.1., 8. ed. São Paulo: Paz e Terra EIRIZ, Carla Mónica (2013) – O Impacto das Novas Tecnologias nos Arquivos Municipais - Estudo de Caso do Arquivo Municipal de Vila Real – Dissertação de Mestrado na Universidade Fernando Pessoa – Porto. ROUSSEAU, Jean-Yves, COUTURE Carol (1998) – Os Fundamentos da Disciplina Arquivística. Lisboa: Dom Quixote. ISBN 972-20-1428-5. SILVA, Carlos Guardado (2008) – “O papel da arquivística na gestão da qualidade das organizações”. Comunicação apresentada no âmbito do 2.º Seminário Nacional de Arquivos, Bibliotecas, Centros de Documentação e Museus. Maputo, pp. 21. WEILL, Peter; ROSS, Jeanne W. (2006) - Governança de TI: Tecnologia da Informação. São Paulo: M. Books do Brasil Editora Ltda..