GESTÃO DE COMÉRCIO EXTERIOR. Projetos de aquisição de softwares para gestão de comércio exterior. Rodrigo Garbinatto Larrossa1 Rogério A. Lana. 2
Resumo O presente artigo foi realizado a partir de pesquisa bibliográfica e tem por finalidade apresentar a importância de um projeto de implantação de um software especialista na gestão de comércio exterior para as empresas atuantes no comércio internacional. O estudo aborda a evolução do comércio exterior no Brasil trazendo consigo as normatizações e os controles informatizados pelo governo, em seguida discorre quanto à adequação necessária enfrentada pelas empresas para realizar suas transações de comércio exterior e gerir adequadamente seus processos internos, bem como sua relação com o restante da gestão corporativa. Por fim, destacam-se os aspectos que colaboram para a elaboração de projeto interno de aquisição e implantação de soluções para gestão dos processos de comércio exterior, por empresas importadoras e exportadoras brasileiras. As práticas e ferramentas de aquisição e gerenciamento de projeto são elementos de necessário domínio e aplicação para as empresas que desejam informatizar e aperfeiçoar seus controles em processos de comércio exterior. Palavras-chaves: Gestão de Comércio Exterior. Gerenciamento de Projetos. Sistemas de gestão.
1 INTRODUÇÃO No Brasil, as operações de importação e exportação devem atender a uma série de regras, desde variadas normas legais e procedimentos administrativos, até aos sistemas de controles informatizados que o governo impõe a todas as empresas que desejam importar ou exportar mercadorias e serviços. Dentre os principais sistemas de controle pode-se citar o SISCOMEX (Sistema Integrado de Comércio Exterior), atualmente denominado Exportação Web e Importação Web, o Drawback Web, o recente SISCOSERV (Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no 1
Bacharel em Comunicação Social e Consultor Empresarial para Gestão e Processos de Comércio Exterior: E-mail:
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Dr. em Administração: E-mail:
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Patrimônio), SISCARGA (Siscomex Carga), entre outros. Os referidos sistemas tem por finalidade manter o registro e controlar as informações de dados dos intervenientes estrangeiros e brasileiros, dados das cargas, como tipo, enquadramento fiscal, valores envolvidos nas transações, transportadores e demais participantes da cadeia logística e aduaneira. Portanto, a interação com esses recursos é fundamental para o sucesso das transações de comércio exterior por empresas que atuam no mercado internacional. A gestão corporativa, voltando-se a realidade das empresas no âmbito interno, amparada nos sistemas integrados, conhecidos como ERP (Enterprise Resource Planning) é preparada para atender as diversas áreas de uma companhia. Em geral, estas áreas são comercial ou vendas, suprimentos ou compras, financeiro, contabilidade, fiscal ou tributário, expedição, logística, produção e estoques. Contudo, estas soluções costumam contemplar operações voltadas ao mercado doméstico, ou seja, que envolvam transações comerciais e de serviços apenas dentro da sua localidade, intermunicipalidade ou interestaduais por empresas residentes e domiciliadas somente no país. Dessa forma, ao ingressar no mercado internacional, uma empresa passa a enfrentar operações com características bastante diferentes, com informações, processo e documentos não contemplados pela solução de gestão corporativa. Diante dessa realidade, as áreas de comércio exterior ficam desamparadas para gerenciar e controlar suas operações, tendo que gerir o processo do início ao fim de forma manual, o que não é indicado para uma gestão de qualidade. Surge então a necessidade de buscar no mercado ferramentas que abrangem este tipo de gestão, que são ferramentas especialistas no processo de comercio exterior. Por fim, identificar a melhor solução no mercado que ofereça capacidade de se adequar aos processos da empresa e integrá-la ao seu ERP, se torna um desafio para as áreas de negócio e áreas de tecnologia da informação (TI), que juntas devem desenvolver um projeto de aquisição para avaliar as ferramentas e fornecedores no mercado, definir a escolha do software e implementar para atingir suas metas gerencias, resultados operacionais, além de garantir o retorno do investimento realizado.
2 EVOLUÇÃO DO COMÉRCIO EXTERIOR NO BRASIL A partir da inserção mais ampla de empresas brasileiras no mercado internacional, após os anos 90, mediante o desenvolvimento de estratégias e incentivos para essa expansão, impulsionada pelo período político proposto pelo então presidente Fernando Collor de Mello, percebe-se que o atual cenário existente se deve a iniciativas nunca antes fomentadas que despertaram a economia no período pós-regime militar. Dentre as principais medidas já adotas para conter a inflação desenfreada no início do referido governo, destacam-se a medida PICE (Política Industrial e de Comércio Exterior) e o
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programa de privatização, denominado, PND (Programa Nacional de Desestatização), conforme se extrai do estudo cientifico publicado por Ana Letícia Pinto Raulino “A inauguração do alinhamento brasileiro às novas tendências neoliberalistas, conduziu, então, a uma reformulação na estrutura do comércio exterior nacional, propiciado pela diminuição do intervencionismo estatal, pela prática do livre mercado e pelo fim de grande parte dos subsídios. Assim, segundo André Averburg, ‘em 1990, foi instituída a nova Política Industrial e de Comércio Exterior, que extinguiu a maior parte das barreiras não-tarifárias herdadas do período de substituição de importações e definiu um cronograma de redução das tarifas de importação’”. (PINTO RAULINO et al, 2007, p. 03)
Ainda, segundo Raulino, “Também em 1990, foram eliminadas diversas barreiras não tarifárias administradas pela CACEX (Carteira de Comércio Exterior do Banco do Brasil). Ainda nesse mesmo ano a CACEX deixou de existir sendo eliminados também os subsídios fiscais. O BEFIEX7 foi desativado (mantendo-se, porém, a validade dos contratos em vigor). Foram mantidos o tratamento favorável, em termos de Imposto de Renda, ao lucro gerado pelas operações de exportação, a isenção federal ao IPI (imposto de produtos industrializados) e ICMS (imposto sobre circulação de mercadorias e serviços) para as exportações de manufaturados, Programa de Integração Social e Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (PIS/COFINS) e o regime de drawback3. (PINTO RAULINO et al, 2007, p. 05)”
Mediante essas e outras medidas, verifica-se, conforme o Histórico da Defesa Comercial no Brasil, extraído do sítio oficial do MDIC (Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior), a criação do Ministério da Indústria, Comércio e Turismo (MICT), subordinado a Secretaria de Comércio Exterior (SECEX), que assumiu as funções anteriormente atribuídas ao DECEX/SNE/MEFP, tendo como principal objetivo inserir a nação num contexto de negócios internacionais zelando pela qualificação e controle do governo sobre as operações. Em 1995, já no governo de Fernando Henrique Cardoso, foi criado no âmbito da SECEX, o Departamento de Defesa Comercial (DECOM), órgão especializado para a condução das investigações da espécie. Importante ressaltar, que o departamento em questão é a autoridade investigadora brasileira para fins das investigações que autorizam a aplicação de medidas de defesa comercial, além disso, objetiva aumentar a capacitação técnica e operacional para a atuação governamental na aplicação da legislação antidumping, de subsídios e medidas compensatórias e de salvaguardas.
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Decreto no 541/92. O regime de Drawback consiste num incentivo à exportação, conducente à suspensão ou isenção de tributos na industrialização de produto exportado ou a exportar.
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Ainda, conforme o Histórico da Defesa Comercial sublinha-se que, “Naquele mesmo ano, foi aprovada a União Aduaneira no âmbito do Mercado Comum do Sul (MERCOSUL) e adotada uma Tarifa Externa Comum (TEC) pelos 4 países que o integram”. Todas essas medidas permitiram as empresas almejar maior participação no mercado externo e, encorajadas, muitas passaram a experimentar, com mais assiduidade em seus negócios, as rotinas e procedimentos de um processo de exportação e importação, se tornando atividades empresariais freqüentes e habituais já na primeira década do século XXI. Em vista do surgimento do novo cenário econômico, tornou-se notável, então, que as empresas buscassem incorporar um perfil importador e/ou exportador. Não obstante, tal cenário, passou a demandar empresas mais capacitadas e preparadas para a atuação no mercado externo. Significa dizer, que as empresas necessitam ao máximo ampliar seus conhecimentos, investir na capacitação de seus profissionais, bem como evoluir o nível da gestão corporativa. Isso tudo, por meio da constante atualização no que se refere ao atendimento à legislação vigente e exigências governamentais, a fim de garantir o amplo desenvolvimento de seus negócios e a sua inserção no cenário global.
3 CONTROLES E GESTÃO DE COMÉRCIO EXTERIOR NO ÂMBITO GOVERNAMENTAL Naquele mesmo período da década de 90, portanto, se constata que os órgãos de fiscalização e controle do governo, mais especialmente na esfera federal, passam a se aperfeiçoar utilizando-se de recursos e do avanço tecnológico para regulamentar as normas e implementar controles de fiscalização. Tal controle passa a ocorrer com maior rigor e intensidade, dando continuidade ao Projeto Aruanda, idealizado já em 1983, segundo João Carlos dos Santos, superintendente da Unidade de Relacionamento Comércio Exterior do Serpro, na época “a primeira iniciativa de democratização das informações de governo, na verdade o antecessor do e-gov e das comunicações via computador. Para fazer com que a Câmara de Comércio Exterior (CACEX) impulsionasse a meta de dobrar as exportações brasileiras em um ano, o Aruanda foi muito usado.”
Assim, em 1993 foi lançado o SISCOMEX4, sendo este um sistema informatizado responsável por integrar as atividades de registro, acompanhamento e controle das operações de comércio exterior, através de um fluxo único, computadorizado de informações. “O SISCOMEX é a peça fundamental da Política Ativa de Comércio exterior e constitui passo significativo para o incremento da participação do Brasil no comércio internacional, constitui também ferramenta de trabalho indispensável para 4
Instituído pelo Decreto nº 660/92, planejado para ser implantado em 01/12/1992, mas a primeira parte, relativa à exportações entrou em funcionamento em 04/01/1993.
5 os órgãos executores – Secretaria de Comércio Exterior, Secretaria da Receita Federal, Banco central do Brasil, Banco do Brasil e Serviço Federal de Processamento de Dados, para os órgãos intervenientes e para os demais agentes que participam do comércio exterior: bancos, corretoras, permissionários, transportadores, despachantes aduaneiros e, principalmente, importadores e exportadores.” (Lopez Vasques, p. 104. 2004)
Inicialmente, este sistema era responsável por controlar operações de exportação, contudo, em 1997, foi implantado o Módulo de Importação, aperfeiçoando os instrumentos de controle sobre as operações, promovendo a redução de custos e de tempo. Parte desse ambiente foi modernizada em novembro de 2010, no que abrange às operações de exportação (Exportação Web) passando a ser conhecido como NOVOEX5. Essa modernização veio agregar valor e poder de fiscalização, haja vista, estar integrado com outros sistemas, como Drawback Suspensão Web6, que foi implantado em maio de 2008, no qual todos os Atos Concessórios criados no sistema antigo haviam migrado para a plataforma web. Em 2015, a mesma modernização também alcançou os controles de Drawback Isenção que passou a funcionar também na plataforma web7. Percebe-se então, que gradualmente e de forma constante, o governo segue inovando e ampliando seu gerenciamento sobre as operações comerciais realizadas pelas empresas. Como exemplo, é possível citar outros sistemas, sendo estes, SISCARGA8 (SISCOMEX Carga, 2007), SPED Fiscal e Contábil (Sistema Público de Escrituração Digital, 2009), Nota Fiscal Eletrônica (a partir de 2007). Entre os mais recentes feitos de modernização estão o lançamento do SISCOSERV, ocorrido em agosto de 2012, que é semelhante ao SISCOMEX, porém o primeiro, trata do controle específico de transações de serviços, intangíveis ou variação de patrimônio que envolvam relação contratual entre residentes e domiciliados no Brasil com residentes ou domiciliados no exterior, enquanto que o segundo, é aplicado exclusivamente para o controle de mercadorias. Nessa mesma linha, chama atenção para o lançamento do SISCOMEX IMPORTAÇÃO WEB, que deixou de utilizar o emulador de importação. Outras ferramentas em aplicação e desenvolvimento pelo governo federal podem ser ainda observadas pelas empresas importadoras e exportadoras, como é o caso do Programa 5
O Siscomex Exportação Web – Módulo Comercial (NOVOEX) foi implantado em 17 de novembro de 2010, para substituir o sistema anterior (Sisbacen) que estava em operação desde janeiro de 1993. Instituído pela PORTARIA Nº 10, DE 24 DE MAIO DE 2010. 6
Portaria N° 7, de 08 de maio de 2008, institui o novo módulo de Drawback, na modalidade suspensão, em ambiente WEB. 7
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Portaria Nº 47 , de 11 de dezembro de 2014, lança o ambiente em produção de Drawback Isenção Web.
O sistema Siscomex-Carga (Siscarga) implantado em todas as unidades portuárias brasileiras com objetivo de acelerar a tramitação de cargas pelos portos e aumentar a eficácia na segurança e no controle aduaneiros.
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Portal Único de Comércio Exterior. Este programa está apoiado em três pilares, sendo estes: Integração, Redesenho dos Processos e Tecnologia da Informação. Na prática, é um projeto mais abrangente no quesito de integração de processos e documentos de comércio exterior, com propósitos de integrar intervenientes e documentação, como forma de desburocratizar e oferecer maior agilidade aos processos e, certamente, uma visão integrada de toda a operação de comércio exterior (VICOMEX9). Tal sistema será desenvolvido no âmbito do SISCOMEX. O Portal Único contemplará os seguintes recursos, conforme dispõe o Decreto 8.229 de 22/04/2014, em seu art. 9º, inciso I e seguintes: “I - o Portal Único de Comércio Exterior será um sistema de tecnologia da informação mediante o qual os operadores e intervenientes do comércio exterior poderão encaminhar documentos ou dados exigidos pelas autoridades competentes para importação, exportação ou trânsito de bens a um único ponto de entrada acessível por meio da internet; II - o Portal Único de Comércio Exterior distribuirá eletronicamente, de modo padronizado e harmonizado e sem prejuízo da observância das disposições legais relativas ao sigilo comercial, fiscal, bancário e de dados, os documentos e dados por ele recebidos aos órgãos e entidades da administração pública participantes do SISCOMEX que os exigirem; III - após a análise dos documentos ou dados recebidos por meio do Portal Único de Comércio Exterior, os órgãos e entidades da administração pública participantes notificarão os operadores e intervenientes privados no comércio exterior do resultado dessa análise por meio do próprio Portal Único de Comércio Exterior, nos prazos previstos na legislação; IV - o Portal Único de Comércio Exterior deverá permitir aos operadores e intervenientes do comércio exterior conhecerem todas as exigências impostas por órgãos de governo para a concretização de uma operação de importação, exportação ou trânsito aduaneiro; V - uma vez que dados ou documentos já tenham sido recebidos pelo Portal Único de Comércio Exterior, os mesmos dados ou documentos não deverão mais ser requisitados pelos órgãos e entidades da administração pública participantes do SISCOMEX, de modo a impedir a prestação repetida de informações a sistemas ou de documentos; VI - os dados e informações recebidos pelo Portal Único de Comércio Exterior deverão compor banco de dados unificado do comércio exterior, que permitirá a formação de estatísticas e índices de desempenho; VII - o acesso às informações armazenadas no banco de dados a que se refere o inciso VI deverá ser compartilhado com os órgãos e entidades da administração pública participantes, no limite de suas competências e sem prejuízo da observância à legislação referente aos sigilos comercial, fiscal e bancário; VIII - o acesso de usuários ao Portal Único de Comércio Exterior deverá se dar mediante certificado digital emitidos no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, nos termos da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001; e 9
O sistema Visão Integrada do Comércio Exterior – VICOMEX, parte integrante do Portal Siscomex, objetiva simplificar o monitoramento das operações de comércio exterior, facilitando a atuação dos intervenientes envolvidos nessas atividades.
7 IX - o Portal Único de Comércio Exterior deverá permitir o envio e a recepção de documentos digitais firmados por assinatura digital.” (NR)”
De qualquer modo, com base nessas ações formuladas pelo governo, resta evidente que constantemente entra em vigor uma série de formas efetivas de controle, para de um lado desburocratizar os procedimentos e, de outro, aplicar uma fiscalização cada vez mais rígida sobre as operações comerciais por parte dos órgãos da Administração Pública, como Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior (MDIC), Câmara de Comércio Exterior (CAMEX), Departamento de Comércio Exterior (DECEX), Secretaria de Comércio Exterior (SECEX) e, especialmente, a Receita Federal do Brasil (RFB).
4 A GESTÃO CORPORATIVA E O GAP EM PROCESSOS DE COMÉRCIO EXTERIOR A modernização dos controles operacionais traz consigo uma demanda para evoluir a gestão de informações e dados internos de empresas privadas. Partindo-se desta grande gama de aperfeiçoamento tecnológico governamental, é pertinente, portanto, avaliar do ponto de vista corporativo e observar o quanto as empresas estão preparadas para enfrentar esses novos cenários. Elas precisam garantir registros eficientes e manter dados internos que lhe permitam controles gerenciais e estatísticos confiáveis para promover seu relacionamento no mercado, tanto o interno como o de comércio internacional, e com o governo. Empresas de variados portes, por necessidade da gestão, costumam implantar um sistema corporativo, conhecido por ERP (Enterprise Resource Planning) ou SIGE (Sistemas Integrados de Gestão Empresarial) no Brasil. Esses sistemas comumente oferecem uma ampla diversidade de controles sobre os processos de uma organização, considerando aspectos comerciais e logísticos, financeiros, contábeis, recursos humanos, materiais, produção entre ouros. Dessa forma, “[...] o ERP permite a integração entre dados dos sistemas de informação transacionais e dos processos de negócios de uma organização [...]” (CAIÇARA JUNIOR, 2007, p.82). Em geral, um ERP é composto por módulos e, segundo Cícero Caiçara Jr., os principais são os módulos de BackOffice, no sentido de cumprir com a finalidade de ferramenta de gestão empresarial (2007, p.109). Porém, apesar de muitas empresas já terem experimentado a realidade sistêmica de gestão corporativa através de seus ERPs ou SIGE, ainda no âmbito dos processos de comércio exterior, especificamente, elas encontram muitas adversidades para gerir suas operações de importação e exportação. Considerando a grande proporção de empresas com operações primordialmente domésticas, encontra-se um mercado de TI voltado a comercializar ERPs, partindo de princípios de gestão na economia doméstica. Quando uma empresa possui perfil importador e/ou exportador, o nível de exigências e demandas operacionais, gerenciais e mesmo de integração das informações, tomam novas proporções, pois passam incluir fatores aduaneiros
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e transações diferenciadas que envolvem o relacionamento com o governo, de forma a possibilitar a exportação ou importação de mercadorias e serviços. Este aspecto tem um grande impacto na gestão interna, não apenas em virtude da área de comércio exterior, que irá operar e garantir o fluxo destas informações, bem como das demais áreas diretamente afetadas, a exemplo dos setores de logística, expedição, materiais, compras, vendas financeiro, fiscal e contábil. Os processos de comércio exterior se distinguem significativamente dos processos de mercado interno. Suas características requerem tratamento diferenciado, além de demandar uma profunda visão e conhecimentos especializados, tanto dos aspectos de negócio, como de tecnologia, a fim de promover os ajustes que tornem essa ferramenta capaz de atender a gestão em todas suas ramificações. Como exemplo destes processos diferenciados, pode-se citar o relacionamento entre parceiros comerciais estrangeiros, que impactará no cadastro de entidades da empresa, na parametrização com idiomas e países diversos. As formas de negociação e seus contratos, também costumam oferecer mudanças importantes, por meio, do uso de termos de negociação obrigatórios, como os Incoterms. Outro aspecto, trata-se da necessidade de emissão de documentos que são considerados atípicos ao mercado doméstico, como o caso da Commercial Invoice, Packing List, e conhecimentos de transportes internacionais como Bill of Lading (B/L), Airway Bill (AWB), House B/L, House AWB, etc. Ainda, deve-se considerar os procedimentos necessários no relacionamento com o governo e órgãos anuentes, visando cumprir com a documentação e tramitação necessária exigida, como registro no SISCOMEX, liberação com as Aduanas da Receita Federal, emissão de Declaração de Importação ou de Exportação, além do impacto direto com fatores tributários. Segundo Cícero Caicara Jr., percebe-se, logo, que a especialidade dos processos de comércio exterior assemelha-se a necessidade de solução sistêmica específica como ocorrem com módulos específicos ou verticais. “Além dos módulos básicos, também são oferecidas soluções especializadas em diversos segmentos, que visam gerir processos diferenciados de atividades específicas. Tais módulos atendem a mercados denominados VERTICAIS. ” (2007, p. 112)
Tem-se observado, ao longo do tempo, que a prática de mercado por fábricas de sistemas corporativos (ERP) não considera essa demanda especialista como módulo padrão em suas soluções. Considerando os ERPs multinacionais como Oracle, SAP, Sage, Microsoft Dynamics, estes, por exemplo, não contemplam um módulo para comércio exterior, muito possivelmente em virtude da cultura de exportação e importação menos burocratizada em seus países de origem, mercados como Estados Unidos e Europa. Contudo, quando levados à prática de comércio exterior no Brasil, estes ERPs, tornam-se ineficientes para tender às normas e regras da legislação aduaneira brasileira.
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Com relação aos ERPs nacionais, até recentemente pareciam considerar apenas a gestão de mercado interno em suas plataformas de soluções, ficando em segundo plano a solução de mercado externo. Porém, essa forma de pensar vem mudando com o fomento das operações internacionais aceleradas nos últimos anos. Como observado anteriormente, e com o aparecimento de empresas que passaram a ser essencialmente exportadoras e/ou importadoras, sejam para aquisição de matérias-primas, revendas ou consumo, algumas dessas empresas chegam a atingir 80% a 100% de faturamento nessas operações. Segundo Cícero Caiçara Jr. (2007, p. 112) “muitos fornecedores de ERP reestruturam estratégias de mercado e implementam adaptações tecnológicas visando suprir mercados específicos”. Com isso, percebeu-se no mercado o surgimento de duas linhas bem distintas de adaptação dos ERPs para oferecer controles à área de comércio exterior. Uma delas, que foi mantida por alguns anos independente no mercado (entre os anos de 1996 a 2008), é de uma empresa nacional conhecida como Datasul e seu sistema corporativo denominado Datasul EMS (Enterprise Management System). Esta se diferenciou de seus concorrentes por preparar seu produto de ERP com um módulo nativo de comércio exterior, contendo todas as integrações necessárias “de fábrica”, desde a ordem de compra ou ordem de venda ao fechamento contábil financeiro, inclusive a emissão documental básica necessária. A outra linha é o nicho de mercado dos demais desenvolvedores de ERPs que decidiram por não incorporar nativamente um módulo especialista de comércio exterior, mas buscar desenvolvedores desta solução como parceiros fornecedores, visando embarcar no conjunto do ERP para oferta no mercado. Entre as principais empresas fornecedoras de ERPs no Mercado estão TOTVS (atualmente a empresa é controladora de mais de uma solução de ERP, como Datasul EMS, RM, Logocenter e Protheus Microsiga), Senior Sistemas (ERP Sapiens), Benner (ERP Benner) e as multinacionais SAP (R3), Oracle (EBS) e Microsoft (Dynamics), sendo que a primeira multinacional, possui sede na Alemanha e as duas possuem sedes nos Estados Unidos. Em decorrência desse nicho, na década de 90 começaram a surgir diversos softwares especialistas em comércio exterior como o Gecex, desenvolvido pela Staff Informática, o Average/EasyTrade, desenvolvido pela Average, o Ecomex, desenvolvido pela New Soft Informática – NSI, o Softcomex, desenvolvido pela Softway, o Vastera, desenvolvido pela JPMorgan, o Procwork (PWC), desenvolvido pela Sonda Procwork, o Bysoft, desenvolvido pela Bysoft. Todos estes com maior destaque e visibilidade no mercado, além de uma série de outros produtos com menor fatia de mercado. A empresa denominada Microsiga trazia para o seu corporativo no ERP Protheus o sistema de comércio exterior denominado Average e o embarcara como “módulos” de comércio exterior. Por sua vez, a empresa SAP elegeu o parceiro Sonda Procwork. A Oracle, de origem americana, aproximou-se da empresa NSI para incluir o Ecomex ao seu portfólio. Em todos os casos, requer-se durante o projeto, uma etapa de integração entre as ferramentas,
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fazendo com que estas passem a interagir sobre um ou mais banco de dados trocando informações. Ao fazer um breve comparativo entre um ERP contendo módulos de comércio exterior nativos e um ERP que requer interfaces de integração com um sistema de comércio exterior de uma empresa terceira, o fato de o módulo ser nativo dispensa desenvolvimento de integração, o que representa uma economia no projeto. A integração entre sistemas é um fator importante, pois é um procedimento complexo, sendo ideal que tenham homologações reconhecidas entre os fornecedores desenvolvedores e, quando algum critério de integração não for previsto, demandará esforços extras em projetos e no custo da implantação. Tendo em vista tendência no mercado no que se refere a constituição de alianças comerciais entre empresas desenvolvedoras de softwares, é frequente encontrar integrações homologadas padrões. Ou seja, a certificação das interfaces entre uma solução e outra para garantir atendimento das principais funções e transações para troca de dados, é uma estratégia para simplificar os procedimentos e reduzir o custo de integração entre as soluções, viabilizando, assim, um melhor preço do pacote de solução de ERP com comércio exterior. Para ambas as formas, seja integração nativa ou desenvolvimento das interfaces, “a integração dos sistemas de informação acaba com as barreiras existentes entre os próprios departamentos e entre as sedes e os departamentos, e reduz e duplicação de esforços” (CAIÇARA JUNIOR, 2007, p. 81 apud TURBAN, 2003). As empresas especialistas em soluções de comércio exterior, portanto, se propuseram a atender uma fatia bastante singular em termos de gestão empresarial. Esse mercado engloba os variados segmentos empresariais atuantes diretamente no comércio exterior, desde as indústrias importadoras de matérias primas, equipamentos, como exportadores diversos, além de empresas comerciais conhecidas como Tradings e os prestadores de serviços distribuídos na cadeia do comércio exterior, como despachantes aduaneiros, transportadores internacionais, agenciadores de cargas, entre outros.
5 PROJETO DE AQUISIÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE SOFTWARE PARA GESTÃO DE COMÉRCIO EXTERIOR. Quando a área responsável por operações de comércio exterior passa a considerar a compra de um software especialista, esta enfrenta determinados fatores de processo que influenciam seu posicionamento. Entre os principais fatores, destacam-se, o aumento no volume de processos em relação ao número de pessoas na equipe, excesso de retrabalhos, falta de integridade nos dados, tempo excessivo para fechamento da operação, necessidade de melhoria entre as demais áreas impactadas na empresa e necessidade de relatórios ágeis para propiciar melhor visão estratégica e planejamento das operações. Nesta mesma linha, há que se considerar, ainda, outros fatores relevantes que contribuem para essa decisão pela empresa, como a crescente demanda mercadológica e do governo para controles contra riscos e fraudes
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financeiros e operacionais, emergindo o compliance10 e temas de governança corporativa como aspecto de grande preocupação pelos diretores, conselhos e investidores das corporações. Essa necessidade desencadeia na empresa um processo de aprovação de um projeto de aquisição e implantação de um software especialista. Alguns aspectos de grande importância devem ser considerados no planejamento para que um projeto dessa magnitude obtenha êxito. É preciso que se defina a área responsável pelo projeto, visto que ela assumirá a responsabilidade sobre o planejamento e condução deste. O conhecimento sobre os processos da empresa é fundamental, tendo em vista a definição dos requisitos que a ferramenta deve oferecer e as soluções de aplicação e projeto ofertados por fornecedores. Estes aspectos permitirão ao time de projeto tomar uma decisão assertiva quanto à escolha e investimento a ser realizado. Para que um projeto possa ser levado adiante, existem alguns conceitos básicos e fatores que devem ser considerados. Em geral, há uma tendência de que assuntos relacionados com a tecnologia da informação sejam de responsabilidade da área de TI nas empresas. Contudo, conceitos como sponsors11, stakeholders12, gerente de projeto, key-user13, permitem estruturar o time de projeto e distribuir as ações para planejar uma aquisição de projetos em software. Portanto, a área de TI pode atuar como sponsor ou como gerente do projeto, ficando a critério de cada empresa tais definições. Essa composição muitas vezes pode utilizar budgets da própria área de comércio exterior, podendo a área de TI ser sponsor do projeto, uma vez que assumirá o sistema posteriormente em usa estrutura de área. O envolvimento das áreas de negócio é de suma importância para o entendimento das necessidades da empresa,visto que se trata de um projeto de expressivo custo e investimento. Cabe ressaltar que áreas como Suprimentos, Compras, Vendas, Comercial, são variações de denominação de áreas que podem ser incumbidas de gerir processos de comércio exterior. É de suma relevância o engajamento das áreas de TI e de comércio exterior. Juntas, estas ampliam a capacidade de identificar os requisitos necessários para a escolha de uma ferramenta. Inicialmente, devem-se considerar aspectos do ambiente interno de tecnologia, 10
Termo técnico de governança corporativa e controladoria para designar atividade com objetivo de manter os processos internos de uma empresa em conformidade com as leis, normas e regulamentos externos e internos. 11
Sponsor: Termo técnico para designar o patrocinador, que atribui recursos e financia o projeto. Outras funções atribuídas ao sponsor inclui atuar como um decisor acima do gerente de projeto, podendo tomar decisões fora da alçada deste. Além disso, o patrocinador funciona como um ponto focal para a alta administração e também para outros stakeholders. 12
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Stakeholders: Investidores, parte interessada.
Key-user ou keyuser: Em geral, funcionário da empresa adquirente do projeto que será responsável acompanhar todas as etapas do projeto e obter o conhecimento de utilização e treinamentos, tornando-se usuário chave e multiplicador para a própria equipe.
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como o ERP utilizado na empresa, o banco de dados existente e a estrutura da área de TI, em termos de equipe, know-how, capacidade de desenvolvimento e suporte interno. Dentre outros aspectos que também impactam no projeto de aquisição de solução de comércio exterior, destaca-se, a realização de um mapeamento prévio e criterioso dos processos operacionais e das funcionalidades desejadas no sistema. Nesse sentido, alguns dos principais pontos de se avaliar compreendem desde o volume mensal de processos, os tipos de operações realizadas, até os cenários variáveis dessas operações. A empresa precisa levar em consideração situações como tipos de materiais que utiliza, a finalidade dos produtos importados, a possibilidade de realizar exportações, o aproveitamento de incentivos, como por exemplo, o Regime Aduaneiro Especial de Drawback e outras operações de exceção fiscal ou suspensão tributária. Todos estes cenários colaboram para orientar a definição de módulos e funcionalidades que um sistema de comércio exterior deve contemplar para atender a necessidade da empresa, sendo os módulos básicos de importação, exportação, câmbio e drawback. Todavia, conforme o porte da empresa, esta poderá demandar por módulos complementares como o caso do Linha Azul, Zona Franca de Manaus, Depósito Especial, Recof, SISCOSERV, etc. Faz-se importante observar o segmento de atuação da empresa, no sentido de identificar empresas similares no mercado que tenham passado por esse tipo de projeto e analisar a sua projeção de crescimento, o número de filiais no Brasil e no exterior. Toda informação capaz de reunir, conduzirá para a melhor avaliação dos fornecedores, bem como questões técnicas e funcionais dos softwares. O resultado deste labor deve emergir na elaboração de um Request For Proposal (RFP), ou seja, um detalhamento claro das funcionalidades desejadas e das imprescindíveis para o negócio. Um RFP é uma ferramenta de grande valor, pois permitirá avaliar de forma equivalente tantas ferramentas e fornecedores quanto forem de interesse da empresa. Neste documento é possível elencar todos os pontos chaves do processo, de tecnologia e suporte. Para Xavier (2009, p. 45) “Quando o processo precisa de informações mais detalhadas e completas, é necessário pedir uma proposta por meio de uma solicitação de proposta (request for proposal – RFP). Esse documento é bastante utilizado pelas organizações privadas, uma vez que não engessa a proposta do fornecedor. Nesse casso, alem dos critérios considerados eliminatórios (facultativos) é necessário estabelecer critérios classificatórios (facultativos).”
Ainda no que tange o RFP, este contribuirá para avaliar o que precisa adquirir no projeto seguindo um planejamento de aquisição. O mapeamento dos cenários da empresa será fundamental para dimensionar adequadamente o tempo necessário para configurações, testes e envolvimento de todas as áreas impactadas, pois a participação dos colaboradores indiretos propiciará, posteriormente, durante a implantação, um melhor resultado aos testes, validações e suas evidências. O referido mapeamento ainda oferecerá a base para o contrato a ser firmado, delimitando o que compõe ou não o projeto. De acordo Xavier (2009, p.33), “uma
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das bases do planejamento é o escopo [...] representado na estrutura analítica do projeto (EAP)”. E complementa “os elementos mais detalhados no nível da EAP [...] são, portanto, as entregas (deliverables) do projeto”. “São, portanto, premissas essenciais para que seja possível delimitar os direitos e as obrigações das partes em um contrato para fornecimento de produtos e serviços, o conhecimento do projeto a ser implantado, suas características e a sua disponibilidade financeira, assim como a expectativa de retorno esperado” (Xavier et al, 2009, p.68)
Durante o processo de avaliação para aquisição, uma alternativa que a empresa pode considerar, é buscar empresas de consultorias especializadas na implantação de softwares de comércio exterior para contribuir na elaboração de um RFP ou mesmo orientar quanto aos principais aspectos que podem impactar para o sucesso do projeto. Esse suporte inicial permitirá a empresa capacitar-se para a avaliação direta e mesmo a realização de benchmarking14 com empresas que já fazem uso dos sistemas que virá avaliar no mercado. Dessa forma, poderá explorar na prática as reais situações vivenciadas por terceiros em projetos, experiências vivenciadas com o suporte e melhoria dos programas, tendo ainda a oportunidade de visitar algumas dessas empresas e conhecer melhor as vantagens e benefícios, até mesmo as dificuldades encontradas e as respectivas soluções aplicadas. Um projeto costuma contemplar, em síntese, as seguintes fases: mapeamento e desenho do processo futuro, instalação e configurações em ambientes de testes, treinamentos, execução de testes e validações, preparação final, Go-live ou entrada em produção, e por fim, o fechamento do projeto com avaliações finais, documentações e lições aprendidas. Cada fase contempla um tempo de execução mediante o escopo previamente discutido e definido em contrato. “O ciclo de um projeto abrange uma série de etapas, isto é, a sequencia de fases em que se agrupam as atividades a ele relacionadas. Seu entendimento permite a visualização sistêmica do projeto desde o inicio até sua conclusão.” (CONSALTER, 2009, p. 26) O treinamento de usuários, que compõem parte das etapas de um projeto, tem por finalidade preparar cada keyuser, que deve representar uma peça fundamental no projeto, por meio da sua participação constante com o time de implantação. Seu papel implica em garantir o amplo aprendizado e posterior multiplicação para as demais pessoas que irão utilizar o sistema. Inclusive, parceiros comerciais externos que, caso venham a operar o sistema, como por exemplo, os despachantes aduaneiros, os agentes de carga, as trading companies entre outros, precisam ser devidamente capacitados para o pleno exercício de suas atividades e melhor cooperação.
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Benchmarking é o processo de descobrir como e porque algumas empresas conseguem desempenhar suas tarefas, comparar qualidade, velocidade e desempenho em custos. Também consiste em imitar ou melhorar desempenhos em relação a outras empresas.
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Quanto a possíveis customizações no sistema, que seria um ou mais ajustes ou alteração em parte da programação do sistema padrão para atender a um interesse especifico da empresa adquirente, o RFP também propicia conhecer previamente tais requisitos na maioria dos casos. Seja por um processo diferenciado não contemplado por uma ou outra ferramenta, seja uma determinada integração do software com outros da empresa, é fundamental identificar essa necessidade o quanto antes, preferencialmente ainda na fase de negociação e proposta, visto que após fechamento e assinatura do contrato, esse tipo de custo adicional costuma gerar surpresas e desconfortos entre os parceiros comerciais, adquirente e fornecedor da solução. Portanto, um amplo e capacitado gerenciamento de projeto será um diferencial no êxito deste. Ademais, o gerenciamento de projeto é responsável direto pelo controle de prazos, pelo entendimento constante dos escopos e responsabilidades, por gerar toda a documentação do projeto, por obter validações e aprovações, pelo controle de recursos e custos, e de buscar soluções em caso de eventuais conflitos de interesse que possam ocorrer durante a implantação. “O gerenciamento eficaz de um projeto pressupõe o acesso constante às informações, avaliação sistemática do desempenho e uma metodologia para tomada de decisões que seja flexível, visando às necessidades específicas do projeto.” (CHAVES et al, 2006, p.92) A jornada de aquisição e implantação de projeto de software de comércio exterior pode envolver muitas pessoas, portanto planejar o tempo e a disponibilidade da equipe faz-se necessário para promover o retorno do investimento (ROI15) almejado, aspecto este de suma importância para o investidor. Entre as formas de medir esse investimento, podem-se aplicar alguns indicadores como a redução de tempo operacional, eliminação de retrabalhos, eliminação de controles paralelos e automatização dos relatórios gerenciais. A integração dos processos entre as áreas internas também poderá ser medida como indicador de ganhos e retorno com o projeto. Dentre estes indicadores, destacam-se a integração dos processos de comércio exterior com o cadastro de materiais, a melhoria do cadastro de materiais e suas NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), integração com pedidos de compras (Purchase Orders) e pedidos de vendas (Sale Orders), integração com contas a pagar e receber, emissão automatizada de nota fiscal. Ainda, a aproximação de outros participantes chave do processo, como despachantes aduaneiros, contribuem para que os dados do despacho aduaneiro passem a ser registrados no sistema da empresa e integrem a base de dados eliminando a necessidade de replicar informações manualmente, permitindo um maior controle e acompanhamento das operações pela companhia. Também surgem indicadores como redução do custo operacional, melhoria da qualidade nas informações e menor exposição a risco e erros.
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ROI é a sigla Return on investment.
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6 CONSIDERAÇÕES FINAIS As inovações em tecnologia da informação exigem das empresas um esforço financeiro e de recursos humanos para absorver as mudanças legais e inseri-las em seus cenários tecnológicos internos e de gestão. Invariavelmente, implica em reavaliar a gestão corporativa, treinar seus colaboradores, redesenhar processo, adequar ou criar novos procedimentos para implantar ou aprimorar os controles gerenciais e operacionais. Isso tudo, de forma a garantir a confiabilidade de informações nas suas entregas de dados ao governo, sejam por meios físicos ou eletrônicos. Notável é, portanto, que os avanços de controles de comércio exterior por parte do governo também não ocorre de forma abstrata ou sem propósitos. O Brasil, com frequência, é consignatário de rodadas internacionais e acordos multilaterais que tem por objetivo o comércio justo entre as nações, o controle adequado sobre transações de mercadorias e serviços de forma global, levando os países e suas aduanas a cooperarem entre si comercialmente. Assim o crescimento do comércio internacional e a criação de políticas e normas, na grande maioria, são os motivadores de inovações de controles governamentais sobre operações de comércio exterior. Segundo exemplificado neste estudo, o citado e recente sistema SISCOSERV tem origem Acordo Geral de Tarifas e Comércio (GATT 94), conhecido pela Rodada do Uruguai. Assim também o recente Portal Único ou Single Window foi originalmente uma iniciativa da Organização Mundial das Aduanas para o gerenciamento centralizado em todos os países de todas as informações e documentos que tangem as operações de comércio exterior, que atualmente está implantado em diversos países, especialmente na Europa. Torna-se evidente, a partir das informações obtidas pelo estudo, que um sistema corporativo, mesmo atualizando-se em consonância com a legislação brasileira no que se refere aos aspectos fiscais, contábeis e administrativos, tem grande dificuldade em atender e entregar para seu cliente todas as arestas de controles e gestão de forma abrangente e atualizada, especialmente quando este cliente se trata de um importador ou exportador. A gestão focada em comércio exterior é praticamente irrelevante nos formatos atuais da concepção de ERP no Brasil, pois aspectos fundamentais como interação empresa e governo não estão contemplados, a exemplo da integração com o SISCOMEX, com Drawback Web, com SISCOSERV, etc. Dessa forma, o gap de gestão de comércio exterior apresenta-se originalmente ignorado na concepção da gestão empresarial, levando os gestores de comércio exterior a desenvolver internamente uma série de controles paralelos e recursos manuais, como planilhas gerenciais e e-mails. A falta de integração com demais módulos de gestão do ERP gera diversos pontos de retrabalhos, forçando redigitações, seja nos controles em planilhas ou para o retorno de dados ao sistema corporativo, como emissão de notas fiscais de entrada de importação, rateio manual de custos, baixa de pedidos e ordem de vendas, contabilização dos processos, entre outros.
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Portanto, a gestão informatizada de processos de comércio de comércio exterior, de modo especial, deve ser concebida como projeto amplo e complexo, pois trata-se de ponto crítico enfrentado por muitas organizações. É fundamental identificar todas as funcionalidades que devem ser contempladas por um determinado módulo ou mesmo pela suíte completa do sistema especialista. Entretanto, colocar em prática um projeto de aquisição de software e a decorrente implantação para este fim, pode não ser algo muito simples, uma vez, que deverá envolver diversas áreas da empresa. Estas áreas juntas devem compreender as “dores” de cada área em um mesmo processo, e com isso, abranger o máximo de requisitos operacionais e gerenciais possíveis. A participação direta da área de tecnologia da informação (TI) é fundamental para garantir o sucesso quanto aos aspectos técnicos necessários de software e de integração. Adicionalmente, optar por contratar uma consultoria especialista independente para prestar suporte e transferência de know-how no assunto - comércio exterior e tecnologia da informação combinados - pode representar um fator diferencial para capacitar a equipe de projeto na avaliação de futuros fornecedores e implantação da solução escolhida. Neste sentido, a viabilização de um projeto interno, com o engajamento de diversos responsáveis por etapas e procedimentos dos processos de importação e exportação é primordial para abranger todas as variações necessárias de entendimento e definição sobre funcionalidades desejadas e pontos crítico de atendimento. Por fim, alcançando essa sinergia, somada ao devido gerenciamento do projeto de aquisição e de implantação, poder-se-á obter êxito e atingir os benefícios com a implantação. Diversos serão os ganhos possíveis de se promover que demonstrarão o retorno de investimento. Dentre os quais, pode-se citar a melhoria na qualidade das informações, a redução de retrabalhos e margem de erros, redução de tempo entre as tarefas, a melhoria e automatização dos relatórios gerenciais, permitindo aos líderes da companhia melhor acesso as informações para direcionamento estratégico no mercado, a integração de dados entre o sistema especialista com o ERP e interação com sistemas do governo, a integração entre os departamentos e processos internos, bem como do despachante aduaneiro que passa interagir com o sistema da empresa, internalizando, portanto, todas as informações necessárias para a devida gestão de comércio exterior.
7 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS PLANO COLLOR. Wikipédia. Disponível em: . Acesso em: 30 de mar. 2015 PINTO RAULINO, Ana Letícia PINTO RAULINO et al. Comércio exterior brasileiro: os avanços e desafios econômicos de uma nação emergente dos anos 90 à atualidade. II Congresso de Pesquisa e Inovação da Rede Norte Nordeste de Educação Tecnológica,
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João Pessoa, 2007. Disponível . Acesso em: 30 de mar. 2015.
em:
MDIC: Histórico da Defesa Comercial no Brasil. Disponível em: . Acesso em: 30 de mar. 2015. FIM DAS FICHAS: Sistemas desenvolvidos pelo Serpro para a Fazenda Nacional decretam o fim do papel. REVISTA TEMA - A Revista do Serpro. Brasilia, ano XXVIII - nº 176 novembro/dezembro 2004, Cliente, Inovação na Procuradoria da Fazenda Nacional. Disponível em: . Acesso em: 30 de mar. 2015. XAVIER, Carlos Magno da Silva et al. Gerenciamento de aquisições em projetos. 5. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2009, 132 p. (Série Gerenciamento de Projetos) VAZQUEZ, Jose Lopes. Comércio exterior brasileiro. 7. Ed. São Paulo: Atlas, 2004. 336 p. CAIÇARA JUNIOR, Cícero. Sistemas integrados de gestão – ERP: uma abordagem gerencial. 2. ed. Curitiba: IPBEX, 2007, 192 p. CHAVES, Lucio Edi et al. Gerenciamento da comunicação em projetos. Rio de Janeiro: FGV, 2006, 159 p. (Série Gerenciamento de Projetos) CONSALTER, Mª. Alice Soares. Elaboração de projetos: da introdução à conclusão. 2. ed. Curitiba: IPEX, 2007, 119 p.
