Informe - Analisis de sistema

UNIVERSIDAD DE MARGARITA DECANATO DE INGENIERÍA Cátedra: Sistemas I Prof. María Verónica Baritto Estudiante: David Miranda

Índice 1) CAPÍTULO I. DESCRIPCION GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN………….. 3 1.1) Reseña Histórica …………………………………………………………………….3 1.2) Misión y Visión ……………………………………………………………………..3 1.3) Estructura organizativa ……………………………………………………………...4 2) CAPÍTULO II. EL PROBLEMA …………………………………………………......5 2.1) Planteamiento del problema ………………………………………………………...5 2.2) Objetivos …………………………………………………………………………….5 - General …………………………………………………………………………5 - Específicos ……………………………………………………………………..5 2.3) Justificación e Importancia ………………………………………………………….6 2.4) Alcances ……………………………………………………………………………..6 3) CAPÍTULO IV. METODOLOGIA ……………………………………………………6 3.1) Investigación Preliminar …………………………………………………………...6 - Solicitud del Proyecto …………………………………………………………..6 - Tamaño del proyecto ……………………………………………………....……6 - Evaluación de costos y beneficios …………………………………………....…6 - Factibilidad técnica, económica y operativa ………………………………....….7 3.2) Análisis y Determinación de requerimientos …………………………………........7 - Requerimientos de transacciones ………………………………………………...7 - Requerimientos de decisión de los usuarios ……………………………………..7 - Requerimientos de la organización ………………………………………………7 - Técnicas de recolección de datos ………………………………………………...7

CAPÍTULO I DESCRIPCION GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN Reseña Histórica La U.E “San Nicolás” está ubicada en la ciudad de Porlamar (Municipio Mariño del Estado Nueva Esparta). Se encuentra al final de la calle Guevara, cruce con calle El Colegio.

El colegio tiene 64 años; fue fundado el 16 de septiembre de 1951, un sueño del Padre Fray Elías María Sendra, para la formación de la Juventud Margariteña; quien a su vez fue su primer Director. Misión y Visión 

Misión: La Unidad Educativa “San Nicolás” tiene un compromiso, dentro de un ambiente de armonía, formar individuos con valores ricos culturalmente, con desarrollo de sus potencialidades para el cálculo de las habilidades lógico-matemáticas, aptos para la vida, con mística de trabajo y servicio, conocedores de sus deberes y derechos, donde se involucren docentes, padres y representantes además de la comunidad en general.



Visión: Se pretende alcanzar a mediano y largo plazo mediante la ejecución del P.E.I.C (Proyecto Educativo Integral Comunitario) el estímulo para que los niños y niñas, entre las edades comprendidas de 3 a 12 años de edad, adquieran el desarrollo de las habilidades generales que se requiere para las matemáticas en todas las actividades cotidianas, como eje fundamental e imprescindible para elevar el rendimiento académico y la solución de problemas. Por otra parte se canalizaría a través de los entes gubernamentales correspondientes (Alcaldía, Ministerio del Poder Popular para el ambiente, Tránsito y Bomberos) el embaulamiento del Rio Viriguique, el cual se beneficiaría sanitariamente a todo el colectivo y sobre todo a la población estudiantil perteneciente a las Unidades Educativas San Nicolás, Nuestra Señora del Valle y Maneiro.

Estructura organizativa

Director: ostenta la representación del centro, dirige y coordina todas las actividades, también ejerce la dirección pedagógica. Subdirector: está directamente a las órdenes del director y lo sustituye en sus funciones cuando este no puede ejercerlas. Coordinación Académica: núcleo central de la organización, integrado por el grupo directivo donde formulan las estrategias y toma de decisiones para el resto de la organización e incluye la parte administrativa. Personal Docente: Profesional dedicado a la enseñanza, especializado en una determinada área de conocimiento, pertenece al grupo de Usuarios finales indirectos. Alumnos: Usuarios finales indirectos dentro de la organización; utilizan los servicios que esta ofrece. Biblioteca: Departamento dedicado a ofrecer libros a los estudiantes y profesores además del servicio de fotocopias.

CAPÍTULO II. EL PROBLEMA Planteamiento del problema El proceso que se intentara automatizar, será el de la gestión y organización de libros de la biblioteca. Actualmente el sistema que utiliza el bibliotecario para prestar los libros es el uso de fichas donde anota la siguiente información de los estudiantes:   

Numero de carnet del estudiante. (Cedula de identidad en caso de que sean profesores). Nombre y apellido. Información del libro a pedir.

El libro es prestado por 3 días y después de su devolución no podrá volverlo a solicitar hasta pasado otros 3 días. Este es un proceso tedioso porque debe almacenar una gran cantidad de fichas, además de dificultar la observación del flujo de préstamos y devoluciones de libros. Para aumentar la eficiencia del trabajo del bibliotecario es recomendable cambiar este sistema a uno automatizado como son los sistemas de información con ayuda de un computador. Las herramientas que debe tener el S.I son:    

Catalogar libros según varios criterios. Agregar Lectores. Ver la lista de libros prestados y los que están fuera de plazo. Utilizar una barra de búsqueda para encontrar libros o lectores con bastante facilidad.

Objetivos Generales 

Diseñar un sistema automatizado de control de préstamos de libros.

Objetivos Específicos      

Realizar el levantamiento de información. Determinar los requerimientos de información necesarios para el sistema propuesto. Evaluar los costos y beneficios del sistema propuesto. Realizar el estudio de factibilidad técnica, operativa y económica. Elaborar los diagramas de flujo de datos del sistema actual. Elaborar los diagramas de flujo de datos del sistema propuesto.

Justificación e Importancia Este nuevo sistema creara satisfacción en los estudiantes y profesores, permitiendo un ambiente menos hostil cuando la biblioteca esta congestionada, dando una mejor imagen del colegio al ofrecer un servicio óptimo. Cabe destacar que el S.I podrá tener nuevas funcionalidades en el futuro, ampliando la labor del bibliotecario. Alcances Este nuevo sistema agilizara el flujo de trabajo del bibliotecario como en casos caóticos donde los estudiantes son abundantes y necesitan del bibliotecario para fotocopiar documentos, pedir o devolver libros. Además la lista de libros fuera de plazo permite tener un mejor control de estos, beneficiando directamente a estudiantes y profesores al mantener un catálogo abundante.

CAPÍTULO IV METODOLOGIA Investigación preliminar Solicitud del proyecto: la fuente de solicitud del proyecto es interna dado que se origina en la detección de necesidades del proceso de préstamo de libros por el analista de sistemas. Tamaño del proyecto: Este proyecto abarcara al departamento de La Biblioteca, La Coordinación Académica y Administración además de los profesores de educación inicial, educación primaria y estudiantes. Evaluación de costos y beneficios: El costo del proyecto es muy variable, depende del precio de la computadora y esta puede ser un equipo de bajo costo donde el S.I se ejecutara sin problemas. Si se llegase a utilizar un computador del salón de computación sin que quedase afectada la clase, reduciría notablemente el costo del proyecto. El gasto por entrenar al personal es casi inexistente ya que con un simple manual o una rápida instrucción por parte del analista al bibliotecario es suficiente. Factibilidad operacional: El sistema propuesto aumentara la productividad ya que permite trabajar más en menor tiempo. El acceso a la información será seguro e inmediato. Factibilidad técnica: El sistema de información que está compuesto por un computador, un sistema operativo y una aplicación de gestión de bibliotecas es eficaz en su labor de procesar y almacenar información con completa exactitud y seguridad. No es necesario contratar a ningún nuevo empleado para el uso del nuevo sistema

Factibilidad financiera y económica: Los beneficios directos por utilizar este S.I seria el desuso de fichas para el control de libros y una mayor rapidez en el flujo de trabajo del bibliotecario donde en momentos congestionados se observa un cuello de botella, ya que este además de gestionar los libros también se encarga de manejar la fotocopiadora.

Análisis y Determinación de requerimientos Requerimientos de transacciones: Los procesos principales que serán llevados a cabo por el sistema son los siguientes:     

Registrar libro. Registrar lector. Solicitar libro. Devolver libro. Generar reporte de libros fuera de plazo.

Requerimientos de decisión de los usuarios: Cada semana el bibliotecario reportara un listado de libros fuera de plazo que será entregado a Coordinación Académica, con este reporte se evaluara las decisiones a tomar, como comunicar a profesores y estudiantes de libros que no hayan sido devueltos. Requerimientos de la organización: La biblioteca necesitara de la Coordinación Académica para comunicar a estudiantes y profesores que no hayan devuelto los libros, y hacer nuevas solicitudes de estos para ampliar el repertorio. Técnicas de recolección de datos: Se usó la entrevista con el bibliotecario para recolectar información sobre el funcionamiento de su gestión en la biblioteca y la documentación ofrecida por la Coordinación Académica para tener una descripción general de la organización.