Programa SENAI de Negócios Online - módulo 3 - Compras

SENAI-DN Módulo III – MODERNIZANDO suas COMPRAS

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MÓDULO III

NEGÓCIOS ONLINE

Modernizando Suas Compras

Confederação Nacional da Indústria - CNI e Conselho Nacional do SENAI Armando de Queiroz Monteiro Neto Presidente

SENAI - Departamento Nacional José Manuel de Aguiar Martins Diretor Geral

Federação das Indústrias do Distrito Federal e Conselho Regional do SENAI Antônio Rocha da Silva Presidente

SENAI - Departamento Regional Carlos Antônio Boaventura Diretor Regional

Conteúdo ComTACT - Tecnologia, Consultoria e Serviços LTDA.

MÓDULO III

NEGÓCIOS ONLINE

Modernizando Suas Compras

Brasília - 2003

©

2002 - SENAI - Departamento Nacional

Qualquer parte desta obra poderá ser reproduzida, desde que citada a fonte.

SENAI/DN

Este trabalho foi coordenado e executado no âmbito do Sistema FIBRA - Federação das Indústrias do Distrito Federal pelo SENAI - Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial Departamento Regional do Distrito Federal e contou com o suporte técnico e colaboração do SINFOR - Sindicato das Indústrias da Informação do Distrito Federal.

A Indústria da Informação e Comunicação Definida em 1998 pelos países membros da OECD (Organisation for Economic Cooperation and Development - www.oecd.org), com base no padrão internacional de classificação de atividades (International Standard Classification of Activities - ISIC ver. 3), o segmento industrial da Tecnologia da Informação e Comunicação combina as indústrias de manufatura e de serviços que capturam, transmitem e apresentam dados e informações eletronicamente. As indústrias de manufatura inseridas neste segmento se caracterizam por atender à função de processamento de informações e comunicações, incluindo transmissão e apresentação, utilizando processamento eletrônico para detectar, medir e/ou gravar fenômenos físicos ou controlar um processo físico. As indústrias de serviço inseridas neste segmento se caracterizam por propiciar a função de processamento de informações e comunicações por meios eletrônicos. As classes ISIC incluídas na definição são (classes nacionais correspondentes se aplicam em cada país): - Manufatura - 3000, 3130, 3210, 3220, 3230, 3312 e 3313; - Serviços - 5150, 7123, 6420 e 72.

SENAI Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial SEDE - Brasília Setor Bancário Norte - Quadra 1 - Bloco C Edifício Roberto Simonsen 70040-903 - Brasília - DF Tel.: 61 317 9001 Fax.: 61 317 9190 www.dn.senai.br

SENAI/DF Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial - Departamento Regional do Distrito Federal SEDE - Brasília Setor de Indústria e Abastecimento - Trecho 02 Lote 1130 71200-020- Brasília - DF Tel.: 61 362 6000 Fax: 61 234 2403 www.df.senai.br

Sumário 07

Apresentação

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Os Benefícios do Varejo Online

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A Cadeia Produtiva

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A Ciência das Compras

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Gerenciando Seus Fornecedores

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Sua Empresa Comprando Online

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Bibliografia

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Apresentação Em um ambiente competitivo, os preços de produtos e serviços não estão mais sob o controle das organizações. Agora quem define o valor de cada negócio é o Mercado, mediante a lei universal da “Oferta e Demanda”. A lucratividade das empresas não está mais associada apenas ao aumento das receitas, mas também à redução de custos. Sob este novo aspecto, todo indivíduo ou organização deve atribuir ao processo de “Compras” a importância merecida. Embora os benefícios buscados por um Comprador profissional e um consumidor doméstico possam ser distintos, a Internet é fator importante para uma maior satisfação de ambos. Como os dois perfis representam estágios do fluxo de materiais, recursos e informações, estão, portanto, inseridos em uma cadeia produtiva. Assim sendo, o planejamento adequado, a seleção de Fornecedores, a especificação de insumos, a documentação de atividades, entre outros, são pontos vitais para o alcance do sucesso nas Compras. E é buscando evoluir estes pontos, que cada vez mais empresas e pessoas estão utilizando a Internet para efetuar suas compras, tendo em vista uma série de vantagens, que vão desde a Conveniência, passando pela Produtividade, até a Lucratividade. O objetivo deste módulo é esclarecer como modernizar suas compras ganhando Abrangência, Escalabilidade e Controle no seu processo, valendo-se do canal transformador dos negócios: a Internet.

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Os Benefícios do Varejo Online Conveniência... Seu Nome é Varejo! Comprar online é uma realidade que faz parte do dia-a-dia de um número cada vez maior de Brasileiros. Uma das razões disto é a Conveniência. O indivíduo não precisa mais sair do conforto do lar ou de sua mesa de escritório para adquirir o bem ou serviço que deseja; ele pode visitar várias lojas comparando preços e produtos, à distância de um “clique”. Além disso, ainda ganha tempo e economiza dinheiro com deslocamento e estacionamento, evitando o risco da violência urbana durante todo o processo. Comprar online, definitivamente, tornou-se mais rápido, seguro e, portanto, conveniente para todos nós. De um modo geral, o consumidor não faz questão de realizar suas compras via web. O que ele realmente busca é comodidade, achar os produtos que deseja e pagar o melhor preço. Novamente, é a conveniência influenciando a compra tradicional. Mas é justamente a impossibilidade de atender todo seu público-alvo de maneira tão personalizada no mundo real, que tem provocado as empresas de visão a se estabelecer no mundo virtual, criando vitrines que alcançam uma infinidade de interessados nos produtos, os quais podem tanto comprar no próprio show-room digital, ou se dirigir à loja após terem conhecido melhor os produtos e preços que esta oferece. Assim, podemos dizer que o caminho natural do mercado, incluindo todas as cadeias produtivas, é incorporar a Internet nos seus negócios.

Consumidor Impulsivo... Até Encontrar Oferta Melhor. O consumidor do mundo físico tem maior propensão a comprar na loja em que já se encontra que o consumidor do mundo digital. É

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mais fácil para um consumidor virtual mudar de loja ou comprar em outro lugar, pois ele está a um rápido clique de distância entre uma oferta e outra. Para o consumidor presencial, esta atividade exige, no mínimo, andar até a próxima loja, ou mesmo dirigir quilômetros para encontrar outras opções, o que muitas vezes não compensa. Boa parcela dos consumidores pode ser considerada fiel a marcas. Para eles, não importa se irão comprar na Internet ou no supermercado da esquina, contanto que o produto seja da marca que ele conhece e confia, determinando a realização da compra. A capacidade da Internet em fornecer informações e possibilitar que o consumidor esteja interado das características dos produtos e serviços, assim como também da empresa fornecedora, é fator determinante para assegurar sua fidelidade. A Internet transfere o controle para os Compradores e eles não hesitam em usar todo tipo de informação na criação de valor para si próprios. Outro benefício trazido pelo Varejo Online é a maior interação entre o Comprador e o Fornecedor, o que permite ao consumidor obter oportunidades exclusivas, promoções direcionadas e maior satisfação, fruto do relacionamento deste canal bidirecional. Ocorrendo o acúmulo de informações sobre cada comprador em uma loja virtual, o lojista pode, a cada momento, oferecer aos seus clientes novas opções personalizadas de consumo, de acordo com preferências e hábitos dos mesmos, o que amplia a fidelidade e caracteriza uma relação “ganha-ganha”.

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Cadeia Produtiva

A Cadeia Produtiva Um por Todos e Todos por Um! É o conjunto de atividades que se articulam progressivamente desde os insumos básicos até o produto final, incluindo distribuição e comercialização, integrando-se como elos de uma corrente

Todo negócio, independente de tamanho ou segmento, está inserido em uma cadeia produtiva. Em termos ambientais, um negócio é parte integrante de um sistema produtivo onde cada participante tem contribuição fundamental para o equilíbrio do seu funcionamento. Produtores, fabricantes, transportadores, distribuidores, prestadores de serviços e consumidores são atores no funcionamento da cadeia, sendo que a evolução na sincronia e nos relacionamentos entre eles, são os determinantes da competitividade da cadeia produtiva que formam. A figura que se segue ilustra como ocorre o fluxo produtivo em uma cadeia, seja nos pequenos negócios, ou nas grandes empresas:

No exemplo ao lado, são apresentadas as etapas produtivas para que o Cliente final obtenha um Coco Verde ou uma Cocada. A Cadeia inclui desde a produção de ferramentas para colheita do coco no pé, a produção de combustíveis, o transporte, até a indústria de cocadas e o varejo.

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Constata-se uma crescente adoção de ferramentas digitais por parte das empresas, as quais passam, cada vez mais, a controlar sua cadeia produtiva utilizando o Comércio Eletrônico e outros instrumentos. Isto ocorre devido à busca por ganhos de escalabilidade e abrangência, fatores decisivos para o atual nível de competição do mercado.

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Abrangência Escalabilidade

A Internet a Serviço da Cadeia Produtiva

Maior alcance geográfico e setorial para seus atendimentos

Maior capacidade de atendimento sem queda na qualidade dos serviços

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O uso do canal eletrônico pelas cadeias de suprimento traz ao empresário e executivo, uma visão ampla e estratégica do mercado, dando maior liberdade para Compradores comprarem melhor, pois todo o ciclo empresarial, incluindo o de Suprimentos, se encontra em sua tela de computador, integrando todos os que nele colaboram. Exemplo de Evolução na Cadeia Produtiva DELL DIRECT Integrando online clientes que selecionam exatamente o que desejam, e fornecedores que atendem as reposições de estoque em velocidade ultrarápida, a DELL criou a mais competitiva linha de produção de computadores do mundo, eliminando elos desnecessários da cadeia e revolucionando a forma como seus equipamentos são feitos, vendidos e entregues ao cliente.

Portanto, a Internet vem se consolidando como uma teia de interligação direta entre as empresas, trazendo efetividade a estas pela redução de custos de comunicação e processos, evolução nos controles produtivos, maior velocidade nas operações, mais oportunidades de negócio para os Compradores, entre outros benefícios. Toda essa movimentação em torno do mercado digital vem estimulando o fortalecimento de modernas formas de transações comerciais: leilões diretos, leilões reversos, pregões, catálogos digitais, cotações online (RFQs), contratos recorrentes, centrais de compras compartilhadas, etc. As cadeias produtivas online são potencializadas pela velocidade da comunicação e grande abrangência de parceiros potenciais. Novos papéis são atribuídos aos concorrentes, os competidores são fortalecidos, e as relações se tornam mais dinâmicas e eficientes nestes modelos. É o ganho de performance e sustentabilidade, para que as empresas consigam concorrer no mercado globalizado. Nos últimos anos, as empresas têm sido inundadas por iniciativas de evolução na cadeia de suprimentos, desde o “Justin-Time” Japonês, até o “Comércio Colaborativo” Americano. Várias destas ações, apesar do mérito conceitual, falharam em

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atingir os objetivos, seja por estarem desalinhadas aos modelos operacionais das empresas, seja pela complexidade envolvida em sua implantação. Entretanto, ao mesmo tempo, muitas iniciativas de sucesso se consolidaram, poupando bilhões de dólares mundo afora. Elas tornaram as empresas capazes de atender as demandas dos clientes de forma mais rápida, barata, com mais qualidade e por meio de vários canais de distribuição. “Bom” não é mais suficiente. Como a concorrência se acirra e a luta por margens de lucros é cada vez mais dura, o sucesso de alguns inovadores na gestão ótima da cadeia de suprimentos, tem servido de exemplo para todo o mercado. Assim, fruto da inovação tecnológica e organizacional, a evolução do ciclo de suprimentos é prioritária, e a atividade de Compras é a essência deste trabalho. Este novo modelo apresenta um encadeamento de negócios, compartilhando informações e somando forças, conquistando novos espaços em um mercado que não mais pertence ao futuro. As empresas que não enxergarem este novo conceito como uma oportunidade real de mercado, estarão fadadas a pertencer a cadeias produtivas do passado.

Integrando Cadeias Produtivas: Criando Novas Redes de Negócio Uma estratégia de sincronização de cadeia busca agregar valor para todos os participantes dentro de uma rede de relacionamentos. Com a integração, pequenos Fornecedores podem atender a demandas específicas de grandes compradores, e estes podem reduzir seus custos com um maior controle ao longo do seu processo produtivo. Em termos práticos, uma empresa pode participar de redes de negócios observando seu papel na rede de suprimentos. Isso implica na necessidade de uma gestão integrada da cadeia produtiva, através de um estreitamento nas relações e da melhor utilização de competências distintas pelas unidades (empresas) nesta rede. Por exemplo, o modelo de consórcio modular, implementado pela Volkswagen e sete Fornecedores de autopeças, em uma fábrica de caminhões e chassis de ônibus da montadora, também pode ser usado para ilustrar o conceito de redes de negócios. Na nova planta, a parte final do processo produtivo foi concentrada num único local para, sobretudo, dar mais competitividade a uma rede de negócios dentro da unidade de caminhões e chassis de ônibus. No mesmo local físico encontram-se todas as empresas participantes desta rede,

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e o produto final não é montado por funcionários da Volkswagen e sim por funcionários das empresas produtoras das autopeças. O compromisso dos participantes desta cadeia integrada não é só com a entrega do seu produto com qualidade para o fabricante, e sim com o sucesso da entrega do veículo pronto para o usuário final. A redução dos custos tem sido obtida através da diminuição dos custos burocráticos nas negociações (papel, fax, telecom, erros, etc.), dos custos de transporte e estocagem, além da diminuição da variação da demanda de produtos e serviços. Os produtos vêm sendo valorizados através da criação de bens e serviços customizados, do desenvolvimento conjunto de competências distintas e dos esforços para que, tanto Fornecedores como o fabricante, aumentem mutuamente a lucratividade. O sucesso da integração entre cadeias produtivas depende da compatibilidade de três fatores importantes: a estratégia competitiva, as medidas de desempenho da empresa e a sua realidade e objetivos. Práticas eficazes neste sentido têm sido implementadas em todo o mundo, visando a simplificação e obtenção de uma cadeia produtiva mais eficiente. Os principais fatores responsáveis por estes resultados positivos são: · Integração de negócios e tecnologias: Não faltam ferramentas tecnológicas para ajudar as empresas preocupadas em interagir com seus parceiros comercias. No entanto, antes de escolher uma solução de informática, é preciso entender que estar afinado com as outras empresas que influenciam no produto final, não é apenas uma questão de tecnologia da informação (TI), mas sim de competência gerencial nos negócios. A TI, sobretudo a Internet, possui um papel fundamental para o sucesso desse tipo de estratégia, principalmente em função da velocidade de comunicação e conectividade oferecida. · Compartilhamento de informações e infra-estrutura: A integração de sistemas de informações entre Fornecedores, Clientes e Operadores Logísticos tem permitido a prática, por exemplo, da reposição automática do produto em prateleira, do “just-in-time” e da diminuição dos níveis gerais de estoque. A utilização de representantes permanentes junto aos clientes, também tem facilitado, dentre outras coisas, o equilíbrio entre as necessidades do mesmo e a capacidade produtiva do Fornecedor, bem como uma maior agilidade na solução de problemas.

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· Desenvolvimento conjunto de produtos: A constante troca de informações entre Fornecedores, clientes e demais agentes, através de sistemas informatizados, tem proporcionado uma redução no tempo e nos custos de desenvolvimento de novos produtos. Atualmente alguns sistemas vêm criando kits de ferramentas com simulações por computador e criação rápida de protótipos. A idéia é entrregar aos clientes e Fornecedores e deixar que eles projetem aquilo que desejam. Em síntese, transforme seus clientes e Fornecedores em parceiros de Pesquisa e Desenvolvimento (P&D). · Consolidação de um relacionamento de parceria: Estabelecer um número de Fornecedores e clientes compatível com a realidade da empresa e com as metas pré-estabelecidas possibilita construir e aprofundar as relações de parceria com a rede de negócios. O estabelecimento de uma relação sinérgica tem papel estratégico, pois permite o fluxo de conhecimento entre os agentes, nivelando por cima um importante quesito na avaliação da compra: a qualidade. Sob este aspecto, podemos considerar este novo relacionamento como uma simbiose, onde o Fornecedor corre riscos, e colhe satisfações, junto com o cliente.

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A Ciência das Compras

O Comprador Gestor O controle da variável “receita” em uma empresa é fortemente influenciado pelo Mercado, que dita as suas regras. Sendo assim, a forma mais efetiva de se ter o controle do seu negócio é gerenciando os “gastos”. O bom gerenciamento de compras garante que os gastos caiam com mais rapidez do que os lucros em uma economia fraca, e, em uma economia forte, cresçam mais devagar do que seus lucros. Esse é o conceito do Gerenciamento de Gastos de uma empresa. “Otimizar Gastos, Gerando mais Lucros.” Com este objetivo claro em mente, todo Comprador deve adotar uma linha de conduta que permeie a estratégia empresarial da organização, integrando etapas e aspectos do ciclo de compras. A maioria das empresas compreende a necessidade de gerenciar suas compras, mas encaram alguns desafios na implementação de um sistema de gerenciamento. Esses desafios permeiam as três seguintes áreas-chave: 1. Pessoas – Não são empresas que fecham negócios, e sim as pessoas em sua estrutura. Independente de aspectos técnicos ou comerciais, o aspecto humano é a força que move as decisões em qualquer empresa. Os gerentes de compra devem ter atenção a este fator se quiserem desenvolver relações duradouras e produtivas com as empresas fornecedoras. Os principais problemas que devem ser solucionados neste desafio são: · Informações fragmentadas de compras entre vários grupos de pessoas e áreas da empresa; · Comunicação não padronizada para tratamento de informações de compra;

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· Pouco conhecimento em gerenciamento e uso de ferramentas informatizadas por parte da equipe. 2. Processos – Processos de suprimento complicados e sem automação dificultam a evolução da forma de se fazer compras. Processos automatizados são facilmente otimizados, devido ao maior controle, clareza e à baixa dependência de indivíduos específicos, permitindo um maior aproveitamento da capacidade intelectual e experiência dos profissionais. Os principais problemas a serem solucionados neste desafio são: · Falta de integração e uniformização de processos dentro da empresa; · Falta de metodologia padronizada de tratamento com Fornecedores; · Falta de visão global da empresa, de sua organização e ausência de metas para ações; · Fluxo de informação sem arquivamento e ritmo contínuo. 3. Informação – Dados mal classificados e armazenados impedem o uso correto das informações em análises com fins de otimização das compras. A não-uniformidade na comunicação com Fornecedores reduz a produtividade no processo de suprimentos. Os principais problemas que devem ser solucionados neste desafio são: ·

Integração dos vários sistemas dentro da empresa;

· Bases de dados dispersas e sem padronização de linguagem, classificação e armazenagem, dificultando os ganhos de conhecimento; · Falta de informações detalhadas de Fornecedores e seus históricos de transações; · Falta de informações sobre os mercados de seus Fornecedores. Para vencer esses desafios, as empresas devem elevar a importância das compras e, ao mesmo tempo, automatizar por completo os seus sistemas de compra. Viabilizando a padronização e automação de cada passo do processo, através de um sistema de gerenciamento de compras, a empresa passa a ter uma visão global e organizada do seu próprio negócio, além de uma visão operacional, o que possibilita um gerenciamento completo e

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otimizado de suas compras. Como resultado, Fornecedores e Compradores podem desenvolver significativas reduções de gastos e ganhos para toda a cadeia produtiva. Portanto, Organize a Casa! O primeiro passo para organizar a forma como a sua empresa compra, é diagnosticar o quanto você gerencia suas compras: 1. Quanto dos seus investimentos e gastos são gerenciados pelo departamento de compras? 2. Qual o seu percentual de compras realizadas com Fornecedores chave? 3. Quanto de descontos e abatimentos de preço são obtidos em negociações por volume? 4. Seu sistema de compras é integrado com todas as áreas do seu negócio? Com estes dados em mãos, é hora de avançar mais no esclarecimento dos processos do ciclo de compra. Suas funções devem manter-se equilibradas para que o trabalho do Comprador prossiga sem atropelos.

Custos Visíveis e Invisíveis de um Processo típico de Suprimento A atividade de suprimentos envolve uma série de custos que vão além dos preços dos bens adquiridos, impulsos telefônicos, transporte de materiais e pessoal envolvido. Planejar, executar e gerir a atividade de suprimentos requer uma série de recursos diretos e indiretos que muitas vezes não são percebidos. O comprador gestor, mais do que um atuante na redução dos custos de cada etapa, deve ser um estrategista na visão de redução dos custos como um todo. Muitas vezes a ação de redução em uma etapa pode gerar um aumento de custos em outras que não compense no resultado final, assim como ações que, em um primeiro momento, geram mais custos em uma etapa, podem estar contribuindo para ganhos em toda a cadeia. Veja na tabela da página seguinte uma relação dos custos que são visíveis e dos invisíveis no processo de suprimentos:

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Matriz de Custos Visíveis e Invisíveis de um Processo de Compra

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O Ciclo Operacional de Suprimentos O Ciclo de Suprimentos é composto por um conjunto de processos interrelacionados e sequenciais, os quais proporcionam o sincronismo no atendimento a cadeia produtiva. Cada um destes processos devem ser observados com atenção, visto que uma falha ocorrida em um destes pode acarretar problemas crescentes nos seguintes. Conheça estes processos a seguir:

Requisição Processo pelo qual são listadas, conferidas e aprovadas as Demandas por Materiais e Serviços da linha de produção. Geralmente, participam deste processo os usuários finais, que incluem suas necessidades, com códigos, quantidades, unidades e especificações detalhadas, além da data limite para recebimento destas; os almoxarifes, que conferem se estas necessidades foram corretamente incluídas; e os aprovadores, que autorizam o repasse destas necessidades ao setor de compras da empresa. Pode haver uma atividade intermediária, normalmente feita pelos almoxarifes, que é a conferência de estoque disponível para o produto demandado, e, caso o mesmo esteja disponível, pode ser imediatamente entregue ao usuário, dispensando a compra naquele momento.

Coleta ou Cotação Processo no qual é feita a classificação e/ou o agrupamento dos produtos constantes das Requisições, e, após a seleção de Fornecedores adequados, é realizada a pesquisa de preços e condições comerciais, qualitativas dos produtos e logísticas para aquisição destes. A organização das informações em planilhas ou tabelas, o cruzamento de dados históricos para efeito comparativo e a conferência entre os itens cotados e os demandados pelo usuário requisitante são parte deste processo.

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Este processo pode servir de suporte para outros processos paralelos, como: Orçamentação, Previsão Financeira, Auditorias.

Negociação Processo que inclui ferramentas de interação entre o Comprador e os Fornecedores, com vista a conquistar melhores condições para a aquisição dos mesmos. Estas melhores condições são determinadas não somente pelo Preço Final dos itens, mas também por todos os itens constantes na Matriz de Custos Visíveis e Invisíveis, vistos no tópico anterior. Algumas das ferramentas de interação mais conhecidas são: Leilão, Pregão, Meta-pacote (barganha sobre o preço total de listas de compras), Preço-alvo (barganha sobre preço de cada item específico), Central de Compras, Contrato Recorrente, entre outras. Mais detalhes sobre estes podem ser encontrados adiante, no tópico “Modelos de Compra Online”.

Compra Processo com a finalidade de autorizar ao Fornecedor a entrega dos produtos desejados, conforme os detalhes completos da operação comercial estabelecidos no processo de Negociação. Esta autorização pode receber o nome de Ordem de Compra, Pedido de Compra, ou ainda, Pedido de Fornecimento. Geralmente, é demandado que o Fornecedor confirme o recebimento desta Ordem, se responsabilizando pelo cumprimento das suas obrigações detalhadas na mesma. Em casos mais específicos, Contratos de Fornecimento, a serem assinados pelas partes, são gerados com base nesta Ordem.

Recebimento Processo onde o usuário final (ou o Almoxarife) recebe do Fornecedor os itens demandados inicialmente na sua Requisição, satisfazendo a pendência aberta no início do Ciclo de Suprimento. Neste momento é feita a checagem de Especificação do produto entregue, quantidade, valor da nota fiscal, etc. É cada vez mais usual que este processo de Recebimento contemple uma Ficha de Avaliação da Entrega, onde o usuário recebedor pontue sua satisfação nesta entrega quanto à pontualidade, qualidade, conformidade, entre outros tópicos de interesse da empresa. Posteriormente, estas avaliações serão de grande valia para uma seleção mais apurada de Fornecedores Preferenciais ou Desclassificados.

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O Ciclo de Gestão de Compras O Ciclo de Gestão de Compras é composto por cinco passos; análise, seleção, contratação, compra e monitoramento. Conheça mais sobre estes passos, pois sua boa aplicação gera grande resultado para o Comprador e para a empresa: 1. Análise – Tem como finalidade trabalhar com informações claras e precisas dos gastos da empresa em cada categoria de produtos, assim como identificar oportunidades de melhoria de suas compras utilizando-se de informações internas e externas à organização. Os benefícios trazidos pelo bom gerenciamento desta etapa são: · Visibilidade das Compras – estudar os insumos mais comprados e quais Fornecedores mais vendem para sua empresa. A tradicional “Curva ABC”, que destaca os volumes de compra de cada produto em um determinado período de tempo, continua sendo um instrumento simples e eficiente para esta função; · Identificação de Oportunidades – a partir das principais categorias de produtos trabalhadas pela empresa, melhorar o seu gerenciamento, ganhando na redução de custos (como visto no subcapítulo “Custos Visíveis e Invisíveis de um Processo típico de Suprimento” - pág.20) e na otimização das compras; · Estratégia de gerenciamento de compras e fornecimento – com os dados de compras armazenados, organizados e com fácil acesso, a empresa pode ter em mãos informações de desempenho dos Fornecedores e visão integrada dos contratos correntes, possibilitando traçar estratégias de suprimentos efetivas e coesas. 2. Seleção – Compreende as atividades necessárias para planejar e executar acordos com Fornecedores em produtos prioritários para a empresa. Os benefícios trazidos pelo bom gerenciamento desta etapa são: · Gerenciamento de Fornecedores – o conhecimento do desempenho dos Fornecedores ativos, com acesso a informações detalhadas de novos Fornecedores qualificados, permite a empresa escolher os melhores parceiros de negócio; · Ganhos de Compras – o aumento do volume de compras junto a Fornecedores chave melhora o relacionamento com cada um deles, além de viabilizar melhores condições comerciais nas negociações;

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· Negociações “Ganha-Ganha” – o estreitamento do relacionamento com cada Fornecedor chave, viabiliza relacionamentos sólidos, onde a confiança mútua é reforçada e os benefícios de ambas as partes sempre potencializados. 3. Contratação – Envolve a negociação e a celebração dos termos da contratação com os respectivos Fornecedores, comunicando os mesmos para os profissionais envolvidos na compra. Celebrado o contrato, passa-se para o seu gerenciamento, controlando prazos e valores, e o cumprimento dos termos negociados. Os benefícios trazidos pelo bom gerenciamento desta etapa são: · Gerenciamento Centralizado – criação de um ambiente único centralizador das informações sobre os contratos de compras correntes, que viabiliza uma visão completa dos acordos e uma capacidade de negociar melhores condições de compras futuras com os Fornecedores envolvidos; · Sincronia na Comunicação – o armazenamento lógico, organizado e de fácil acesso às informações referentes aos contratos correntes, aumenta a rapidez da comunicação dos usuários envolvidos no processo, aumentando o grau de eficiência no fornecimento; · Maior atenção e controle – com suporte de um ambiente eletrônico ao gerenciamento dos termos dos contratos da empresa, é possível reduzir erros de interpretação e garantir o cumprimento dos acordos fechados sobre preços, prazos, descontos, etc. 4. Compra – Refere-se à atividade de ordem de compra, usando ou não contratos vigentes. Os benefícios trazidos pelo bom gerenciamento desta etapa são: · Compras dinâmicas – a compra automatizada ou informatizada, permite as empresas eliminar atividades que envolvam papéis, comunicar-se mais rápido e melhor, acelerando o processo de compra; · Melhor comunicação e acesso aos Fornecedores – o acesso online a uma grande base de Fornecedores oferece à empresa uma maior oferta de opções, facilitando a seleção de melhores oportunidades; · Alta sintonia entre usuários finais e Fornecedores – a automação das ordens de compra permite aos participantes do processo de compra um maior sincronismo de informações. 5. Monitoramento – Envolve a verificação de conformidade do processo de compra (qualidade do produto, quantidade,

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especificação, valor, prazo de entrega, etc.) e identificação de oportunidades de evolução para o produto, o Fornecedor e/ou o processo de entrega. Os benefícios trazidos pelo bom gerenciamento desta etapa são: · Redução de tempo no ciclo de compra e redução de erros – a automatização do cálculo de faturas a pagar, saldos e programações de entrega aumentam a velocidade e a efetividade das compras; · Descontos em pagamentos antecipados – com o rápido sincronismo de informações de faturas a pagar com as entregas, as empresas podem manter seus compromissos com Fornecedores em dia e utilizar estas vantagens para obter descontos futuros; · Melhoria no relacionamento entre Comprador e Fornecedor – com menos divergências de entregas e faturas a pagar, pagamentos rápidos e os prazos cumpridos, o fluxo de caixa de ambas as partes é otimizado, melhorando o relacionamento.

Pontos Críticos da Função de Compras A função de Compras, viabilizadora do sucesso das empresas, apresenta alguns pontos críticos que precisam ser trabalhados com excelência. São eles:

Especificação dos Materiais Contexto - O cenário ideal para Especificação de Materiais é aquele em que existe uma Tabela Harmonizada, onde os Códigos e as Descrições dos itens são uniformes, internamente na Empresa e também perante seus Fornecedores, eliminando erros de compreensão. Além disso, a Tipificação exata dos Insumos oferece condições para que o Comprador selecione as melhores alternativas para cada situação enfrentada por sua Empresa, inclusive empregando Normas Técnicas e Certificações quando cabível. Principais Problemas Potenciais 1. Pouco conhecimento sobre especificações e normas técnicas de produtos por parte dos Fornecedores e dos colaboradores envolvidos no processo de Compra; 2. Dificuldade na localização e Deficiência de dados técnicos dos produtos nos websites dos Fabricantes;

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3. Falta de recursos informatizados e especificações corretas das demandas na comunicação entre o solicitante e o departamento de Compras; 4. Falta de informações sobre as condições de entrega e recebimento de materiais entre o departamento de Compras e os Fornecedores; 5. Falta de treinamento pelos responsáveis para manuseio, estocagem e acondicionamento de materiais no momento da seleção para compra. Alternativas de Solução: a) Desenvolvimento e distribuição de Catálogos ou Tabelas Harmonizadas de Produtos, constando especificações técnicas, códigos, descrições e outras informações devidamente detalhados; b) Estabelecer nos pedidos de compra as similaridades aceitáveis; c)

Estabelecer equivalência de unidades;

d) Treinamento frequente de todos os envolvidos nos processos de compra; e) Otimizar canal de comunicação interno da empresa e entre ela e seus Fornecedores; f) Avaliações periódicas no processo de compra, definindo ações corretivas e preventivas; g) Especificações detalhadas nas propostas e nas embalagens, referentes ao manuseio e acondicionamento de produtos; h) Disponibilização de sistemas informatizados pelas Empresas Compradoras aos envolvidos nos processos de compras.

Fluxo de Suprimentos Contexto - É lastimável a perda de produtividade decorrente da falta de materiais por desorganização da cadeia de suprimentos de uma Empresa. Também é inadequado sofrer prejuízos financeiros pelo excesso de produtos ou compra muito antecipada dos mesmos. Torna-se ideal o balanceamento entre as necessidades físico-operacionais da produção e o perfeito

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fluxo financeiro de despesas e receitas. Equilíbrio de capital de giro, estoques, logística e a busca do “just-in-time”, fazem a diferença na competitividade e nos lucros do seu negócio. Principais Problemas Potenciais e Alternativas de Solução 1. Falta de planejamento para compra e utilização dos materiais; 2. Entrega de materiais em desacordo com as especificações do pedido; 3.

Perdas na armazenagem;

4.

Problemas no transporte de materiais;

5. Falta de integração do planejamento físico com o financeiro e do previsto com o realizado; 6. Falhas na comunicação entre a equipe de projetos, a equipe de compra e a área financeira; 7. Falta de feedback sobre o desempenho do material comprado. Alternativas de Solução a) Fazer o planejamento (estratégico, operacional) adequado; b) Integrar os departamentos da empresa (financeiro, compras); c) Executar o planejamento de compras baseado no planejamento físico e financeiro; d)

Utilizar ferramentas de planejamento integradas;

e)

Especificar precisamente os materiais e serviços.

Qualificação e Seleção de Fornecedores Contexto - Bons Fornecedores fazem uma enorme diferença no longo prazo. Parceiros confiáveis, que entregam precisamente produtos e soluções com qualidade e com garantias estendidas, nas condições comerciais adequadas e que agregam valor ao produto final da Empresa são o sonho dos Compradores. Porém,

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onde encontrá-los? Como analisar sua capacidade de produção e entrega? Quais tipos de parcerias podem ser feitos cobrindo termos comerciais e qualidade dos produtos? Qual a abrangência ideal de Fornecedores para cada compra a ser feita? Principais Problemas Potenciais 1. Falta de mecanismos para garantir o cumprimento de prazos de entrega; 2.

Baixa qualidade do produto entregue;

3. Desconhecimento do produto por parte dos Vendedores; 4. Falta de condições para avaliação do cadastro, da capacidade técnica e operacional e das instalações dos Fornecedores; 5. Erros na atribuição de “similaridade” dos materiais pelos Fornecedores; 6.

Falta de Fornecedores para alguns insumos;

7. Dificuldade em atestar a capacidade técnica de um novo Fornecedor, tendo como parâmetro um Fornecedor mais antigo; 8. Diferenciação de alíquotas de impostos de produtos comprados em outros Estados; 9.

Atraso nas entregas;

10. Falta de referência do Fornecedor no mercado; 11. Falta de catálogos de Fornecedores nacionais; 12. Falta de informação técnica sobre o produto no catálogo ou forma de armazená-lo e de utilizá-lo; 13. Falta de assistência técnica local; 14. Má gestão no relacionamento entre Fornecedor e Comprador; 15. Burocracia na troca de material ou equipamento defeituoso. Alternativas de Solução a) Advertir os Fornecedores quanto à pontualidade na entrega;

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b) Divulgar bons e maus Fornecedores (ranking, indicação, pesquisa, etc.); c)

Treinar Vendedores para que conheçam os produtos;

d) Exigir selo de qualidade dos Fornecedores (NBR, INMETRO, ISO 9000 etc.); e) Programar visitas às fábricas ou às mostras das fábricas em eventos (vídeos, Internet, fotos, etc.); f) Planejar compras para a centralização de compras entre Empresas; g) Verificar periodicamente a capacitação técnica das empresas prestadoras de serviço e dos Fornecedores; h) Estimular a qualificação de Fornecedores com a criação de selos de qualidade; i)

Divulgar cadastro das empresas prestadoras de serviço.

Negociação Contexto - Há tempos, sabe-se que o barato pode sair caro. Também se sabe que a força bruta usada na negociação, na maioria das vezes, não produz o melhor resultado na transação, principalmente em setores que convivem com cartéis e oligopólios. Mesmo assim, temos certeza de que o lucro da Empresa está, em sua maior parte, na boa negociação no momento das compras. Temos, portanto, que estar atentos a estratégias melhores de negociação com Fornecedores, usando poder de compra (centrais ou agrupamentos), abrangência de mercado, comparação de soluções alternativas, ferramentas de negócio (contrato recorrente, leilão, etc.), enfim, todos artifícios cabíveis na negociação. Principais Problemas Potenciais 1.

Falta de tempo para negociação (compras urgentes);

2.

Baixo poder de compra para pequenas quantidades;

3.

Indefinição dos limites de negociação do Comprador;

4.

Falta de referência de preços por parte do Comprador;

5.

Desconhecimento dos componentes de preço por parte do Comprador;

31

6.

Falta de credibilidade da empresa compradora;

7.

Falta de capacitação do Comprador e do Vendedor;

8.

Dificuldade de negociação em outras praças.

Alternativas de Solução a)

Programar as solicitações de compra;

b)

Otimizar o tempo do Comprador para que haja mais tempo para negociações;

c)

Implantar um sistema informatizado para agilizar as negociações e promover a centralização das compras;

d)

Padronizar melhor os produtos;

e)

Padronizar os processos de compras;

f)

Desenvolver escalas de autonomia para o Comprador;

j)

Criar centrais de compra interempresariais.

Comunicação e Informação Contexto - Grande parte das soluções mais criativas e lucrativas para a Empresa nasce quando a Produção, o Escritório de Compras e o Fornecedor estão sintonizados, trocando informações em busca de melhores alternativas. Essa comunicação, entretanto, pode não ser tão eficiente, o que encarece os processos, desgasta as pessoas envolvidas, gera erros e prejuízos para a empresa. Deve-se buscar, portanto, mecanismos que dinamizem a troca de experiências, como o acúmulo e reuso de informações históricas, a geração de indicadores, entre outros. Principais Problemas Potenciais 1. Excesso de pedidos com urgência (falta de programação); 2. Falta de treinamento da equipe para preencher formulários e utilizar sistemas com tecnologia digital;

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3.

Desinformação do Vendedor sobre seu estoque;

4.

Falta de clareza dos pedidos da produção;

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5.

Falta de informatização (automação das atividades);

6.

Falta de divulgação dos preços dos Vendedores.

Alternativas de Solução a)

Melhorar o planejamento;

b)

Implantar procedimentos;

c)

Realizar compras online;

d)

Conceder autonomia ao Comprador;

e)

Capacitar pessoas;

f)

Centralizar informações;

g)

Projetos mais claros e especificados;

h)

Integrar Vendedor e Comprador;

i)

Integrar produção com departamento de suprimentos.

Análise de Resultados Deste levantamento, feito em uma Cadeia Produtiva Industrial Brasileira, foram detectados os principais problemas e as alternativas de solução para as etapas do Ciclo de Compra. As soluções encontradas podem ser agrupadas em três ações distintas: Adoção de Procedimentos Claros e Produtivos Melhoria e/ou cumprimento dos PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS definidos pela Empresa. Selos de qualidade proporcionam às Empresas reflexão, estabelecimento, execução e evolução de melhores práticas em seus diversos processos, inclusive os da cadeia de suprimentos. Planejamento Competente em nível Estratégico, Tático e Operacional Necessidade de se buscar melhor PLANEJAMENTO EMPRESARIAL. É essencial o planejamento em 3 níveis para a melhoria de resultados no setor de Compras: o nível macro (Planejamento Estratégico da Empresa), o nível de projetos (Previsões para cada unidade ou linha de produção) e o nível

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executivo (Operação de Compras para Projetos em Execução). Naturalmente, um dos principais resultados decorrentes de todo este planejamento será o ganho de tempo do Comprador. Este, com informações mais bem preparadas e cronogramas de compra repassados com maior antecedência, terá o tempo a seu favor para negociar com Fornecedores, gerando melhores resultados para a Empresa. Adoção de Sistema de Informação e Compras Online para fluidez e precisão na Cadeia de Compra Buscar SISTEMAS DIGITAIS DE INFORMAÇÃO que sirvam de ferramenta de trabalho para o Comprador, bem como de mecanismo para troca de informação interna da empresa (ligação entre equipe de produção e departamento de suprimentos). Além do número de Fornecedores encontrado na Internet e do controle obtido pelos executivos do processo de suprimentos, a implantação de sistemas digitais foi exigida pelos Compradores por duas razões principais: melhor organização das comunicações internas da Empresa e desta com seus Fornecedores; e ganho de tempo nos processos repetitivos de cotação. Assim sendo, o Sistema de Compras Online constitui-se em uma poderosa ferramenta de trabalho para o Comprador, o qual ganhará tempo e informações precisas de mercado para poder melhorar os resultados de suas negociações. Capacitação da Equipe Interna e dos Parceiros de Negócio CAPACITAÇÃO DE PESSOAS integrantes da Cadeia de Suprimentos da Empresa. Contrariamente a outros perfis profissionais, os Compradores estão ansiosos por mais oportunidades de Capacitação, porém, desejam que seus companheiros de trabalho também sejam capacitados em conjunto (Engenheiros, Almoxarifes, Vendedores, etc.). Dentro da função de compra, talvez a atividade mais importante seja gerenciar seus Fornecedores. O gerenciamento de Fornecedores compõe-se de 4 passos – encontrar, qualificar, monitorar e desenvolver. Esta é uma tarefa que exige muita técnica e habilidade, portanto conheça mais sobre as etapas do gerenciamento de Fornecedores: Encontrar – O comprador deve assegurar à empresa os melhores Fornecedores do mercado. Identificar rapidamente novos Fornecedores para todo tipo de projeto e ranquear os que se encaixam nos critérios da empresa são os primeiros passos para se fazer bons negócios. Um bom sistema de compras deve auxiliar o comprador em: · Coletar e organizar as informações dos registros dos Fornecedores para facilitar a filtragem de novos Fornecedores;

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· Prover grupos de compra para consulta dos próprios Fornecedores sobre suas demandas classificadas, além de informações chave e especificações; · Armazenar informações de Fornecedores, categorias e transações, facilitar a sua busca e comunicar seus Fornecedores das demandas específicas; · Possibilitar ao Comprador uma busca proativa por novos Fornecedores através da integração com bases de dados de oportunidades de negócio. Qualificar – A base de Fornecedores precisa ser simplificada, padronizada e compartilhada. A habilitação de um novo Fornecedor demanda o levantamento de informações cadastrais e técnicas, a verificação de qualidade e testes de produtos. Um bom sistema de compras deve auxiliar o Comprador em: ·

Coletar e registrar informações de Fornecedores;

·

Organizar e facilitar a filtragem de novos Fornecedores;

Monitorar – A base de Fornecedoresdeve oferecer agilidade e constância no feedback para seus Compradores. A atualização e a análise das informações da base de Fornecedores deve fazer parte da rotina e monitoramento desta base. Um bom sistema de compras deve auxiliar o comprador em: ·

Calcular/organizar indicadores;

· Disponibilizar o acesso e a atualização de informações pelos envolvidos no processo. Desenvolver – O Comprador deve ter condições de eliminar os Fornecedores de baixa performance, desenvolver os medianos e recompensar os de alta performance. Um bom sistema de compras deve auxiliar o Comprador em: ·

Localizar e analisar os desvios de padrões de qualidade;

·

Organizar ações de desenvolvimento;

· Colaborar no desenvolvimento dos projetos por meio de discussão e planejamento; · Armazenar e disponibilizar o histórico de ações de melhoria e resultados adquiridos.

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Gerenciando seus Fornecedores Critérios de Seleção de Fornecedores À medida que a cadeia produtiva é otimizada, aumenta a parcela de contribuição dos Fornecedores no resultado final do seu negócio. A escolha do parceiro de negócio se torna cada vez mais um processo crítico para a empresa. Desenvolver a habilidade de gerenciar uma ampla rede de parceiros, sabendo escolher o melhor Fornecedor, é uma função estratégica dentro do ciclo de compras. É necessário, para isso, ter critérios para selecionar estes parceiros. Medir, analisar e monitorar a performance dos Fornecedores é a chave para diminuir custos, reduzir riscos e promover melhorias no processo produtivo. Com base em pesquisas e melhores práticas adotadas por empresas de várias indústrias, selecionamos algumas ferramentas que podem, desde que adaptadas às especificidades de cada segmento, se aplicar a qualquer departamento de suprimentos. Para obter retorno nas atividades de medição de performance de Fornecedores, comece pelos seguintes passos: · Avalie uma grande fatia de sua base de Fornecedores; · Padronize o procedimento de medição do desempenho; · Interaja com os Fornecedores nas definições de métricas, padrões e melhorias; · Automatize a atividade de medição para os Fornecedores chave.

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Medir, analisar e monitorar são atividades que custam tempo e dinheiro. Portanto, não se deve desperdiçar recursos medindo todos os Fornecedores, pois cada um contribui com um grau de impacto e de resultado para a empresa. Os principais pontos a se levar em conta para escolher quais Fornecedores medir são: · Fornecedores que representam maior percentual do gasto total; · Impactos potenciais dos produtos fornecidos por este Fornecedor dentro do seu produto final; · Tipo / natureza do produto; · Natureza do relacionamento com o Fornecedor; · Porte do Fornecedor; · Aspectos geográficos. Segundo uma pesquisa do Aberdeen Group, foram classificados em ordem de prioridade os principais critérios de performance para Fornecedores: 1-

Qualidade;

2-

Precisão de Entrega;

3-

Serviços agregados;

4-

Preço;

5-

Custo total dos produtos fornecidos;

6-

Cumprimento das cláusulas contratuais;

7-

Tempo entre pedidos e entregas (agilidade);

8-

Atendimento;

9-

Precisão nos produtos e serviços;

10- Variação de preço; 11- Capacidade técnica. Comparativamente, segundo a Dun&Bradstreet, uma empresa especialista em informação comercial, financeira e de marketing, os critérios de avaliação de Fornecedores devem ser os seguintes: 1- Confiança: Qual o nível de confiança que este Fornecedor aplica aos seus compromissos de negócio?

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2- Custos: Até onde foram reduzidos seus custos finais em relação às suas expectativas no começo das negociações? 3- Precisão no Pedido: O produto recebido atendeu às suas especificações e volume desejados? 4- Entrega/Precisão nos prazos: Qual o grau de satisfação com relação à entrega do produto/serviço? 5- Qualidade: Qual seu grau de satisfação quanto à qualidade (desempenho, durabilidade, etc.) do produto/serviço oferecido por este Fornecedor? 6- Relações Comerciais: Qual o grau de facilidade em lidar com o Fornecedor? 7- Pessoal: Qual seu grau de satisfação com relação à atitude, à cortesia e ao profissionalismo da equipe deste Fornecedor? 8- Suporte ao Cliente: Qual seu grau de satisfação quanto ao suporte oferecido por este Fornecedor? 9- Responsabilidade: Qual o grau de responsabilidade aplicado pelo Fornecedor a pedidos de informação, problemas operacionais ou outros problemas durante o processo? Muitas empresas utilizam suas medidas de avaliação para triagem de Fornecedores. Por exemplo, em uma empresa onde a pontuação total de todos os critérios, somados com seus devidos pesos, varia de 1 a 100, escalas de pontuação podem ser utilizadas para classificar Fornecedores. Segue abaixo um exemplo de escala de classificação de Fornecedores baseada em pontos:

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Pré-requisitos para a Aceitação de Fornecedores Além de critérios que envolvem diretamente a relação comercial (performance, atendimento, confiança, preço, etc.), muitas empresas utilizam critérios condicionantes para a evolução da relação comercial. Nestes casos, a sua ausência pode ser a diferença entre aceitar ou não um Fornecedor na base de relacionamento de uma empresa. Conheça alguns exemplos de critérios decisivos na aceitação de um Fornecedor: - Sustentabilidade Ambiental A consciência ambiental há muito é um diferencial competitivo para empresas que buscam as melhores práticas dentro de cada setor. Este conceito vem sendo empregado com vistas a reduzir a quantidade de resíduos, minimizando o impacto ambiental e otimizando os custos da produção, seja através do reaproveitamento de matéria-prima (reciclagem), encontrando maneiras eficazes para minimizar o descarte de produtos e a recuperação de áreas prejudicadas pela produção, seja associando-se a organizações no desenvolvimento de projetos que viabilizem esta sustentabilidade.

Muitos mercados adotam como critério para a aceitação de novos Fornecedores a sua não-interferência ou sua postura proativa perante o meio-ambiente. Veja um exemplo que ilustra esta prática: Uma empresa cujo principal produto é o atum em lata, depara-se com uma queda brusca de vendas. O próprio varejista, ao perceber a queda, faz uma pesquisa informal dentro de seu estabelecimento e descobre que uma matéria em uma revista importante mostrou barcos pesqueiros de atum lançando suas redes e as recolhendo, trazendo, além do atum, golfinhos já mortos, pois na impossibilidade de livrarem-se, debatiam-se até a morte. A resposta por grande parte dos consumidores foi imediata: boicote ao produto. A empresa compradora enviou comunicado ao Fornecedor alertando para o problema, e ambas passaram a discutir sobre qual a melhor solução para se contornar a situação. Após vários estudos chegou-se à solução esperada: O desenvolvimento de redes especiais com aberturas estratégicas que permitiam aos animais de maior porte livrarem-se da armadilha solucionou o problema. Este é um exemplo de uma empresa que possui como critério de compra a sustentabilidade ambiental.

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- Qualidade Empresas que possuem sistemas da qualidade aprenderam como a padronização de processos e registros levam a uma maior eficiência e controle de suas atividades. Indicadores e benefícios alcançados fizeram com que atividades críticas se tornassem objeto de grande atenção por parte dos seus gestores. Quando essas atividades requerem a participação de um terceiro, o grau de exigência se torna muito maior. Nesses casos, a exigência por procedimentos de qualidade pode extrapolar o manual da qualidade da organização e chegar aos manuais de procedimentos do próprio Fornecedor. Essas atividades críticas podem demandar que seus executores tenham certificados ou que, no mínimo, atendam aos padrões de qualidade exigidos pela empresa.

Grande parte do tempo de uma empresa é gasto consertando falhas, quando esta deveria se preocupar com o planejamento estratégico, tornando-a ainda mais competitiva. Os Sistemas da Qualidade podem trazer inúmeros benefícios à empresa, como: - As responsabilidades e autoridades dos colaboradores dentro da empresa ficam bem definidas, não havendo sobreposição de ordens; - A diretoria ganha condições para fazer avaliações periódicas dos objetivos e indicadores da empresa; - Os resultados são registrados e quantificados, prevenindo falhas e identificando áreas onde há falta de controle; - Os documentos são padronizados e controlados, evitando o uso de dados incorretos, inválidos ou obsoletos para execução dos serviços; - Os Fornecedores e prestadores de serviços são qualificados antes de iniciarem o fornecimento de materiais, e avaliados para que forneçam materiais exatamente conforme requerido; - Os colaboradores sabem o que fazer, onde fazer e quando fazer, prevenindo falhas causadas por falta de conhecimento e orientação; - Os produtos defeituosos são controlados, prevenindo assim sua utilização; - Os resultados insatisfatórios do processo ou produto são analisados e tratados com ações corretivas e preventivas, com base em dados e fatos (evitando “achismos”); - Os resultados são informados à direção, proporcionando a indicação de onde são necessárias as ações preventivas e aplicação de recursos; - Ferramentas estatísticas controlam todos os processos da empresa e formam indicadores para tomadas de decisão; - As pessoas são envolvidas e comprometidas com objetivos específicos para se somarem aos objetivos macros da empresa.

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- E-Business Empresas em estágio avançado de utilização do e-business em seus processos de compra encontram grande dificuldade de se relacionar com Fornecedores ainda não adaptados a essa realidade. Depois de enxergarem os benefícios do e-business, muitas empresas não conseguem dar um passo atrás para fazer uma transação comercial, pois isso, muitas vezes, envolve perda de tempo, replicação de informações, erros e custos desnecessários. Empresas desse tipo consideram a habilidade dos Fornecedores em lidar com aplicações de e-business condição para se relacionarem comercialmente. Para muitos Fornecedores, essa condição pode ser uma barreira de entrada, mas os que conseguem se adaptar a essa realidade e enxergam esses benefícios, passam a cobrar dos próprios compradores esse quesito.

Segundo pesquisa da Deloitte Consulting, os Compradores que implantam Sistemas de Compras Online têm as seguintes metas: 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0

Melhores Compras Melhor performance da cadeia produtiva Melhores informações e Relatórios Melhor Relacionamento com parceiros Fortalecimento de Competências Redução de Custos Totais

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- Valores Institucionais Muitas empresas com valores institucionais muito fortes exigem que seus Fornecedores compartilhem ou respeitem seus valores éticos e morais, que podem significar, por exemplo, contratação de deficientes físicos, respeito às diferenças étnicas, etárias e religiosas. A responsabilidade social, muitas vezes, é uma condicionante para o relacionamento entre as empresas.

Caso de sucesso: O código de conduta Fornecedores não empenhados em ações que denotem o seu comprometimento com a comunidade, podem ser vistos como parceiros nocivos à relação com a empresa. Código de Conduta para Fornecedores A Eskom, fornecedora de energia elétrica para África do Sul e Continente Africano possui um Código de conduta que também é pré-requisito para a escolha do Fornecedor. Desde 1920, a empresa se estabeleceu como uma companhia de eletricidade de classe mundial, suprindo mais de 95% da demanda de energia elétrica na África do Sul e mais de 50% dessa demanda no Continente Africano. Veja, a seguir, as principais diretrizes do código de conduta criado pela Eskom para selecionar seus Fornecedores: Pré-requisitos - Manter um padrão impecável de integridade em todos seus negócios inclusive nas negociações pessoais; - Rejeitar todas as práticas inapropriadas de negócio; - Não abusar da confiança depositada pela Eskom; - Não fazer uso indevido das oportunidades que surgirem no curso das interações com a Eskom para ganhos pessoais; - Procurar constantemente manter e elevar seus padrões de competência profissional; - Adotar políticas e práticas que se alinhem com as praticadas pela Eskom em termos trabalhistas, postura proativa e políticas de RH.

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Requisitos relativos a situações particulares - Informações confidenciais que por ventura o Fornecedor tenha acesso durante o processo da compra não deverão ser abertos sem a autorização apropriada e expressa de um funcionário autorizado da Eskom; - Todas informações dadas aos Fornecedores pela Eskom durante o curso das negociações deverão ser com precisão e nunca desencaminhadas. A Eskom se reserva ao direito de requisitar auditoria quando julgar apropriado; - O estabelecimento do longo prazo e do estreitamento do relacionamento entre Fornecedor e cliente é reconhecido como benefício potencial para ambas as partes. Entretanto, os Fornecedores devem evitar relacionamento com indivíduos da Eskom que são ou aparentam ser contra os princípios de uma competição justa; - As políticas da Eskom visam selecionar seus Fornecedores com base em valores como qualidade e preço, bem como a capacidade de realização, conhecimento técnico e integridade. Política de aceitação de presentes O entretenimento de clientes e contatos bem como a provisão de presentes corporativos é uma prática aceita pela Eskom. Entretanto, ao mostrar hospitalidade ou presentear funcionários da Eskom, alguns cuidados devem ser tomados para evitar qualquer tipo de interpretação considerada imprópria. Em particular: - Brindes e presentes devem ser identificados com o nome de quem oferece e logo da empresa; - Qualquer tipo de presente ou brinde deve ser apropriado às práticas gerais da Eskom.

Avaliando seus Fornecedores: encontrando o parceiro ideal A etapa de qualificação de Fornecedores talvez seja a que mais demande técnica e metodologia por parte da empresa. Gráficos, indicadores, rankings e certificados são apenas o

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resultado final de levantamentos por meio de questionários, pesquisas e ensaios realizados pela equipe responsável. Elaboramos alguns modelos de questionários que podem auxiliar a empresa no processo de avaliação e qualificação de Fornecedores. Adapte-os à sua realidade.

Questionário de Avaliação de Fornecedores

PERFIL DO FORNECEDOR (modelo)

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Contrato: cuidados antes de assinar Vencidas as etapas de requisição, seleção de Fornecedores, cotação, negociação e escolha do vencedor, é chegada a hora de celebrar o negócio em um contrato. Esta é uma etapa que pode esconder vários perigos que um Comprador despreparado pode não perceber. Elaboramos um check-list de perguntas a serem respondidas antes da assinatura do contrato, as quais podem revelar informações que não foram discutidas no processo

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de negociação. Muitas vezes, é melhor voltar atrás e perder alguns dias de trabalho, em vez de cair na tentação de um aparente bom negócio que, na verdade, pode ser uma grande armadilha. O preenchimento deste questionário tem como consequências: · A renegociação de seus termos, acrescentando ou suprimindo cláusulas, desde que em concordância entre ambas as partes; · A desistência do negócio após a descoberta de algum possível problema futuro; · A celebração do contrato, garantida a satisfação das partes e a certeza do fechamento de um bom negócio. Em qualquer um dos casos, a decisão tomada foi a melhor para a empresa, pois uma simples verificação foi capaz de evitar uma situação negativa, ajustar um possível desvio ou sacramentar uma futura relação comercial.

Check-List de Contrato

Para fins de uma melhor compreensão, utilizamos os termos EMPRESA referindo-se ao CONTRATANTE e FORNECEDOR referindo-se à CONTRATADA.

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Monitoração – O que não se mede... não se evolui !! É fator crítico para os Fornecedores oferecer produtos de qualidade aceitável a baixos custos totais. Somando-se à inconveniência e aos custos administrativos, frutos da baixa performance na qualidade ou entrega, o baixo desempenho dos Fornecedores pode causar impacto muito negativo em seus Compradores, inclusive em suas operações e sustentabilidade. Por isso, é cada vez mais essencial que o desempenho do Fornecedor seja medido continuamente e que os pedidos com todo Fornecedor obedeçam a critérios elevados de desempenho. É responsabilidade do setor de compras avaliar o Fornecedor, processo por processo, pelos seguintes critérios de monitoração: 1. Qualidade – O percentual de itens rejeitados por clientes deve ser contabilizado por pedido. Rejeitos em excesso, na casa dos 25%, devem resultar em reunião com o Fornecedor para remediar a situação. O objetivo da qualidade é obter os produtos

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conforme especificado no prazo de entrega desejado e sem defeitos. Os serviços prestados pelos Fornecedores devem satisfazer aos padrões da linha operacional e as especificações. 2. Pedido de entrega completo – Todo pedido enviado deve estar no arquivo do respectivo Fornecedor. A partir do momento em que os custos de pedidos anteriores são arquivados, podem ser usados como parâmetro para ajustar preços, refletindo os custos adicionais de administração associados aos Fornecedores que habitualmente não efetuam uma entrega completa. No longo prazo, o departamento de compras deve buscar substitutos para sanar estas falhas crônicas. 3. Entregas com atraso – Cada pedido entregue com atraso deve ser arquivado, contrapondo-se ao arquivo do Fornecedor. Fornecedores que habitualmente atrasam suas entregas devem ser despriorizados de acordo com as necessidades de se cumprir as datas de entrega solicitadas pelo Comprador, e substituídos, caso estejam inaptos a oferecer serviços de acordo com os padrões do cliente. O setor de compras da empresa deve também solicitar avaliações de desempenho construtivas e aplicáveis dos seus Fornecedores com a participação de todos os funcionários do setor. As informações oferecidas pelo Comprador serão úteis para melhorar o monitoramento e desempenho do Fornecedor. O acesso do Comprador ao banco de dados de informações sobre o Fornecedor serve a este propósito. Para tanto, este bancodeve estar disponível online para eventuais consultas. A rotina básica em um departamento de compras deve rever o desempenho de todos seus Fornecedores-chave. Os resultados dessas avaliações, tanto as positivas, quanto as negativas, merecem revisão periódica.

Reduzindo Custos por Meio do Desenvolvimento de Fornecedores O Desenvolvimento do Fornecedor consiste em todas as atividades que envolvem melhorias em sua performance. Isso inclui redução de custos, incremento dos níveis de qualidade e desenvolvimento da comunicação e da performance nas entregas. Para algumas organizações, desenvolver esses parceiros significa trabalhar com Fornecedores para apenas melhorar a performance das suas entregas. Para outras, isso também significa trabalhar com Fornecedores para melhorar suas operações e posição financeira, ou assegurar reconhecimento e recompensas aos melhores Fornecedores.

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A tabela abaixo demonstra algumas das atividades de desenvolvimento do Fornecedor:

Embora empreender iniciativas de redução imediata de custos possa parecer tentador, é fator crítico para as organizações criar programas que evitam custos também em longo prazo. De fato, o desenvolvimento do Fornecedor em longo prazo é uma das diretrizes mais importantes que afetam o fornecimento nos dias de hoje, pois cada vez mais empresas substituem seus Fornecedores, e cada vez mais precisam assegurar-se que estes são fortes o bastante para parcerias duradouras. À medida que as empresas estendem seus relacionamentos

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internacionalmente, a comunicação explícita, os planos de contingência e os programas de treinamento também ganham maior importância. E, à medida que ampliam as aplicações em e-commerce, as organizações percebem a importância de trazer seus Fornecedores para o mundo online. As melhores indústrias disponibilizam programas de desenvolvimento de Fornecedores que viabilizam a redução de custos correntes e futuros, se posicionando cada vez mais intensamente na postura de “anulação de custos”, conforme o diagrama abaixo:

Uma vez determinado onde se quer estar no espectro de desenvolvimento dos Fornecedores, começa-se a criar um programa holístico para isso encabeçado pela empresa principal, mas abrangendo também outros departamentos: A Engenharia deve estar inserida no programa de comunicação do Fornecedor, pois este departamento trabalha com os Fornecedores no desenvolvimento de produtos e na solução de problemas técnicos. A Tecnologia da Informação cuidará das iniciativas de capacitação do Fornecedor.

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A Qualidade deverá criar programas de treinamento do Fornecedor, bem como seus programas de reconhecimento e premiação. O Financeiro cuidará do financiamento de ferramentas e equipamentos, pagamentos antecipados de insumos e aprovação do dilatamento dos prazos de empréstimos para uma melhor assistência financeira aos Fornecedores. Finalmente, as empresas devem facilitar e baratear a execução destas iniciativas por meio da automação dos processos, como, por exemplo, oferecer cursos de treinamento online, inclusive atualizações online dentre outros.

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Sua Empresa Comprando Online Vantagens do Processo Online As empresas que vêm utilizando as novas Tecnologias da Informação e Comunicação para interagir com seus clientes e parceiros comerciais têm ganhado velocidade em seus negócios e maior alcance de mercado. Essa revolução tecnológica, a chamada transformação digital, gera ganhos de produtividade e competitividade, fruto dos novos benefícios do processo online. Para a atividade de compras, esses benefícios ficam claros, quando comparamos os antigos processos presenciais aos novos processos digitais, conforme apresentados em linhas gerais no quadro a seguir:

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Medindo-se os resultados alcançados com a implementação de Sistemas de Compras Online, podemos ter maior consciência dos ganhos com o novo processo digital. Esses ganhos variam de empresa para empresa, porém, de forma empírica, certos resultados podem ser esperados em todas as soluções de eprocurement. O gráfico abaixo, fruto de estudo com várias empresas que implantaram as compras online, nos apresenta uma referência comparativa para analisarmos a economia esperada em cada implantação:

Resultados e Economias Trazidos pelas Compras Online Estudo cobrindo vários segmentos produtivos

25% a 50%

40% a 45%

5% a 10%

7,3 para 2 dias

U$$ 107 para U$$ 33

Redução no Custo de Manutenção de Estoques Economia de Custos de Materiais Esporádicos ou Indiretos Economia no Custo dos Materiais Diretos Redução de Tempo no Ciclo de Compras Redução Média de Dólares por Compra em Custos Administrativos

Modelos de Compra Online Existem diferentes formas de se fazer uma compra online e, assim como os negócios se configuram de acordo com as especificidades de cada cadeia, o comércio eletrônico acompanhou essas especificidades, desenvolvendo mecanismos eletrônicos para realizar as mesmas transações comerciais antes de existir o mundo online. Isso não significa que a Internet não tenha mudado a forma como as relações comerciais são estabelecidas. A escalabilidade, a segurança, a mobilidade, a eficiência, são algumas vantagens que o comércio eletrônico pode agregar aos processos tradicionais.

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SENAI-DN

Sistema de Compras Online

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Em pesquisa global feita pela Deloitte Consulting no fim do ano 2000, mais de 90% das 125 principais empresas globais já haviam implementado, ou estavam implementando, soluções de “e-procurement” (sistema de compras online). Este nível de adoção indica que o eprocurement se tornou uma iniciativa prioritária. De fato, quase 80% das empresas globais o consideram “crítico e muito importante” em suas operações

No entanto, deve-se saber “quando” e “como” utilizar a compra online para obter essas vantagens. Para compreender isso preparamos um quadro comparativo das principais modalidades de comércio eletrônico: E-Procurement: O e-procurement é a mais relevante implementação para ganho de performance da Cadeia Produtiva da empresa privada. É o modelo de gestão de compras online, que engloba Requisições, Agrupamentos de Requisições, Seleção de Fornecedores, Cotação (com enorme abrangência de Fornecedores, se desejado), Negociação, Ordem de Compra e Recebimento. Seus benefícios vão da enorme economia de custo operacional, passando pelo maior controle dos pagamentos, eliminação dos papéis nos processos e ganhos de planejamento e eficiência em médio prazo. Sua maior vantagem é de caráter estratégico: o uso de uma plataforma de e-Procurement permite que a empresa visualize “de quem” e “o que” se está comprando, acompanhando tendências de gasto, e usando estas informações de forma inteligente pela empresa para alavancar seu próprio poder de compra e negociar melhores condições sustentavelmente. Pregão: Modalidade de negociação semelhante ao Leilão (ver a seguir), o Pregão atende aos processos de Compra Governamental, incluindo todas as etapas previstas na legislação tais como: coleta de preços para orçamentação, publicação de editais, qualificação de Fornecedores, licitação, adjudicação, empenho, etc. Por ser um processo muito mais ágil e econômico de negociação para compras de Governo, esta modalidade tem sido amplamente adotada pelos gestores públicos, nos níveis municipal, estadual, federal e nos órgãos submetidos à Lei 8.666 e ao Tribunal de Contas. Varejo Online: São os portais de venda ao consumidor, com suas tabelas de produtos e preços disponíveis para consulta e compra imediata. Geralmente oferecem recursos como “carrinho de compras” com toda a lista de produtos selecionados antes da compra, informações adicionais do produto em fotos e especificações e modalidades de pagamento imediato, permitindo que o consumidor conclua a operação e aguarde a entrega do produto em casa. Modalidades de Negociação Os modelos de comércio eletrônico podem, de acordo com as diferentes demandas de aquisição, realizar as negociações de formas distintas, seguindo suas regras. Saiba mais sobre as ferramentas de negociação e suas melhores formas de aplicação: Leilão: Tradicional forma de negociação, o Leilão chegou

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ao mundo digital em todos os seus modelos, tanto de compra (Leilão Reverso), quanto de Venda (Leilão Direto). Os Leilões são tipos de negociação geralmente utilizados para grandes compras de uma empresa, ou seja, compras de alto valor, seja pelo preço de cada insumo, seja pelo tempo de fornecimento contratado. O Leiloeiro dá início ao processo de negociação, com um preço inicial para o lote ou não, recebendo lances sucessivos – crescentes ou decrescentes – até que chegue ao limite de interesse dos participantes, indicando - se o vencedor. Os Leilões obtêm melhores resultados para insumos comoditizados, ou seja, sem grande distinção de valor entre as marcas ofertadas pelo mercado (ex. Papel A4, soja, material de limpeza, etc.). Nesses casos, a oferta de Fornecedores é maior e, atendidas as especificações dos insumos, o preço de venda é o critério de decisão. Contratação Recorrente: Muitas vezes utilizados pelos usuários de e-procurement, os Contratos Recorrentes atendem as empresas que necessitam estabelecer relações comerciais mais longas com Fornecedores de determinados insumos. Após um processo de cotação e negociação, o Fornecedor escolhido estabelece um contrato de fornecimento de uma lista de insumos durante determinado tempo sob as condições comerciais préestabelecidas no contrato. A partir desse momento, os pedidos

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destes insumos são realizados diretamente para o Fornecedor parceiro, que satisfaz às condições pré-negociadas e otimiza a cadeia produtiva, eliminando o tempo de cotação e negociação para cada pedido da produção. Compra Compartilhada: O poder de barganha do Comprador muitas vezes está relacionado com seu volume de compras. Empresas de pequeno porte, ou em sazonalidades de produção, tem uma capacidade de compra reduzida, o que diminui o seu poder de influência perante os Fornecedores. A compra compartilhada é a modalidade de negócio que possibilita alianças entre Compradores, aglutinando suas demandas individuais para obter poder de barganha e o alcance de condições comerciais especiais. Geralmente coordenadas por Sindicatos ou associações, as centrais de compra reúnem os vários pedidos das empresas participantes e levam aos Fornecedores grandes pedidos, que resultam em melhores oportunidades de negócio para pequenas e grandes empresas. Cotação: Modalidade de negociação em que o Comprador especifica os insumos solicitados e encaminha para os Fornecedores selecionados. O preço de cada produto é lançado pelo Fornecedor em cada cotação, utilizando informações como a quantidade, a marca e o perfil do cliente para tomar a decisão. Compra por Catálogo: O comprador faz a consulta de preços no catálogo de produtos do website do Fornecedor ou portal de negócios. Nesta modalidade, a resposta é instantânea, pois não há necessidade de análise de preço caso a caso.

Qual a Melhor modalidade de Negociação? A Internet trouxe a oportunidade de otimização das técnicas de transações de negócios onde é possível se chegar mais rápido ao preço ideal, colocando no mesmo ambiente todos os agentes da negociação. As formas de negociação podem variar de acordo com a quantidade de Compradores e Vendedores, com modelos para negociações um-com-um, ou um-com-vários, até modelos para vários-com-vários negociadores. Para definir o modelo mais apropriado, há uma série de fatores a se considerar. Para o Comprador, são considerados fatores como o número de intermediários, conveniência e custo de procura. Para o Vendedor, são considerados fatores como a natureza do bem negociado, ciclo de vida do produto e custos de venda. Um Comprador/Um Vendedor: Quando o Comprador e o Vendedor dependem mutuamente um do outro, a barganha é restrita, ou seja, não existem outras opções de novos Fornecedores

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ou de clientes. Ambos devem optar por negociar condições estáveis para proporcionar sustentabilidade na cadeia de produção. Tabelas de preços consensuadas e contratos recorrentes (condições pré-definidas) são adequados para produtos negociados freqüentemente, podendo conter uma meta de quantidade, qualidade, prazos, etc. Negociação direta entre as partes soluciona a negociação de produtos eventuais.

Modelo de Negociação Mais Apropriado

Um Comprador/Vários Vendedores: Neste caso o poder de barganha do Comprador é muito maior, pois os Vendedores estão dispostos a disputar esse cliente. O Leilão Reverso ou Leilão Holandês, funciona bem nas ocasiões onde o Comprador negocia itens bem padronizados, e o preço baixo é o fator decisor preponderante na compra.. Os vendedores fazem suas ofertas e, a cada lance, os preços são diminuídos. Este modelo é uma opção que esclarece para comprador e vendedores as informações necessárias para a negociação. Cabe a cada um ir até seu limite e ao comprador identificar a melhor oportunidade. Vários Compradores/Um Vendedor: Agora o poder de barganha está na mão do vendedor, que possui uma boa oferta de Compradores interessados. O Leilão Direto ou Leilão Inglês funciona através do lançamento da oferta de venda e os Compradores fazem seus lances, que são acrescidos até o arremate final. Ex: Leilão de obras de arte. Vários Compradores/Vários Vendedores: Neste caso, a livre barganha é a melhor opção. Quando Compradores e Vendedores possuem várias opções de oferta e clientes, a cotação ampla realizada pelos compradores é a melhor estratégia. coletando as várias oportunidades de negociação no mercado, os Compradores podem negociar com os melhores vendedores usando técnicas como Preço-alvo (induz os vendedores a praticar o preço desejado) e diferenciais como qualidade do produto, atendimento e outros podem fazer a diferença. Ex: Frutarias em uma feira.

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O Sistema de Compras ideal Tão importante quanto dominar essas técnicas pessoais, é o Comprador seguir uma estratégia pré-estabelecida pela equipe, para minimizar o risco de falhas no processo de implantação da nova ferramenta adotada para se comprar online. É fator crítico de sucesso do processo encontrar o sistema certo para seu negócio, e se ele já possuir um ERP, é fundamental ser compatível. Estes são apenas alguns aspectos técnicos a serem observados para a escolha de um sistema de compras online ideal. O processo de escolha do seu sistema de compras deve resultar na implantação de uma ferramenta que trará a melhor relação Investimento x Benefício. Sendo assim, destacamos alguns pontos estratégicos a consideradr nessa seleção: Ser online Conectar Fornecedores e Empresas apenas via fax ou e-mail não trará ganhos em abrangência de parceiros, liberdade física para seus usuários, nem redução de custos operacionais. Seu sistema deve operar realmente pela Internet, com serviços digitais que tragam ganhos operacionais e estratégicos. Ter Foco em sua Cadeia Produtiva Experiências específicas do setor de atuação (sua Cadeia Produtiva), ou de sua própria empresa, no caso de grandes organizações, devem estar retratadas no sistema de compras da empresa. Novos parceiros, exigências legais e comerciais desse segmento, experiências específicas do seu ramo de atividade e outros, devem ser incorporados na plataforma. A aplicação rápida de novos conhecimentos do seu interesse só é garantida por um sistema focado no seu setor e dificilmente, será conseguida com uma plataforma feita para outro setor e adaptada para o seu. Ser Neutro O aplicativo deve ser um canal seguro para as suas operações, não privilegiando especificamente qualquer dos participantes que compram ou vendem. Sistemas desenvolvidos por mais de um Fornecedor, ou uma ou mais de uma empresa de um segmento, podem ter interesses diferentes de ser um ambiente de negócios neutro para parceiros comerciais. Ser Isento Se o sistema cobrar comissões, tarifas por documentos, ou outras taxas inerentes às transações realizadas, estará interferindo

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nas negociações entre os parceiros e encarecerá o preço final dos produtos negociados. O modelo ideal é a cobrança de licença fixa, seja uma taxa única na instalação do sistema, seja uma cobrança de licença periódica e de manutenção, porém sempre independente das operações comerciais feitas pelos usuários. Ser Privativo Sua empresa deve ter a liberdade de escolher os parceiros de negócio em ambiente privativo e seguro, para realizar suas transações. Ser Flexível O sistema deve permitir a comparação dos processos de sua empresa, de modo a atender aos seus propósitos. O sistema deve se adaptar à empresa e não a empresa adaptar-se ao sistema. Ser Efetivo O sistema deve ser eficiente e ágil para lidar com documentos e processos conforme a demanda de sua empresa e também ser eficaz na redução de custos, ampliação da base de parceiros e controle da sua cadeia produtiva. Isto se traduz em resultados positivos e em melhoria de gestão para seu negócio.

Criando Parcerias Comerciais Efetivas Todo empresário gostaria de ter uma máquina com a capacidade de ampliar as oportunidades de negócio ao mesmo tempo em que reduz custos, aumenta o controle nas operações e coloca, na hora certa, a decisão na mão do profissional responsável. Essa máquina existe e chama-se Internet! Mas não basta instalá-la na empresa para obter benefícios. É necessário planejamento, estratégia e muitos ajustes para colocar esta máquina para funcionar. Produtividade e abrangência são as palavras-chave. Toda empresa, online ou não, busca formas de produzir mais, utilizando menos recursos além de ampliar a sua base de clientes e parceiros de negócios. O comprador profissional, online ou não, busca em suas transações ampliar a gama de parceiros a fim de conseguir melhores condições de negócio, além de obter produtos de ótima relação custo / benefício. O alcance do sucesso demanda redução de custos e sintonia entre parceiros, gerando

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aperfeiçoamento de atributos eleitos na hora de decidir a compra. O Comprador online consegue realizar suas operações com mais produtividade e abrangência, utilizando ferramentas e informações presentes nesse ambiente. Sistemas digitais que organizam atividades operacionais liberam tempo para atividades estratégicas. Análises proporcionadas por estatísticas e históricos permitem uma tomada de decisão mais consistente. Canais amplos e definidos ofertam novos negócios de forma instantânea.

Critérios Utilizados para se Decidir uma Compra. A tendência de desenvolvimento nos relacionamentos comerciais via Internet gera aumento na confiabilidade e no sincronismo da cadeia produtiva, reduzindo erros, tempo e custos operacionais em todo o macro-processo. Em um futuro bem próximo, uma organização que não estiver preparada para operar online com seus clientes, Fornecedores e parceiros, estará fadada a perder mercado num ambiente que cada vez mais exige agilidade, qualidade e baixos custos operacionais. Uma empresa moderna mostra-se capaz de lidar com três variáveis vitais para a sua competitividade: qualidade, produtividade e lucratividade. Portanto, podemos configurar os critérios para comprar bem nestas três importantes frentes co-relacionadas na cadeia produtiva: Qualidade - Determinada pelo usuário final (o consumidor), e pelos padrões adotados na cadeia produtiva, indica a excelência do produto/serviço e seu atendimento. Demanda a inovação em métodos de gestão, insumos, processos, normas e padrões, resultando no aprimoramento do produto final. A Qualidade não é um padrão de aceitação definido por critérios objetivos ou subjetivos, defendida por uma área específica da empresa. É uma filosofia que deve permear a empresa que prima pelo correto fluxo de informações, a satisfação do cliente interno e externo e a melhoria contínua de suas atividades. Produtividade - Determinada pela competitividade do mercado e pela eficiência da cadeia produtiva, a produtividade reflete a maior quantidade de produtos ou atendimentos realizados com igual ou menor quantidade de recursos ou ainda em menor tempo. Como motivo do desenvolvimento de novas tecnologias, a produtividade tem uma busca incessante por profissionais ligados

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a engenharia, tecnologia e áreas afins. A história registrou a criação de novas tecnologias que revolucionaram a produtividade do mundo em várias indústrias como: os motores a vapor, alimentados pelas caldeiras de combustão de madeira; o uso das ferrovias que revolucionaram os transportes para longa distâncias e a comunicação via satélite que viabilizou a globalização das telecomunicações. Lucratividade - Uma das principais condições para a existência das empresas, a lucratividade é a mola que move a busca pela produtividade qualidade e eficácia dentro da cadeia produtiva. Em sua fórmula estão a redução de custos, melhor aplicação das receitas, ajustes no sistema de preços, melhoria da qualidade de produtos/serviços, otimização da produção, aumento de receitas e busca por melhores negociações na compra. A universal fórmula do lucro (receitas menos despesas) é entendida em todo o mundo, independente da cultura, religião ou língua. Assim como a lei da “Oferta e Demanda”, esta fórmula dita a sobrevivência e a morte das empresas, o sucesso e o fracasso dos negócios. Parece simples, mas lidar com esta fórmula faz parte da arte de administrar empresas. Cabe aos empresários aprender a cada dia diferentes formas de lidar com esta fórmula utilizando todos recursos e tecnologias disponíveis.

Condições para se Implementar a Compra Online na Empresa? Não basta ter a vontade e recursos disponíveis para implementar a Compra Online em uma empresa. É necessário permear a idéia de benefício em toda a cadeia produtiva, as atitudes devem ser praticadas por toda a equipe. Quando isto acontece, as possibilidades de ganhos em escalabilidade e abrangência são elevados exponencialmente. Veja quais condições devem ser conquistadas para o sucesso pleno das estratégias de compra online: O e-business deve ser um pilar nas estratégias empresariais O chamado “e-business” saiu da teoria para a prática. Praticamente todas as empresas de boa administração, em todos os segmentos empresariais, consideram suas estratégias de negócios online como base para a continuidade do seu sucesso. Ferramentas online de compra e venda e de comunicação interna compõem essas estratégias, geralmente iniciadas pela implantação de sistemas comerciais entre empresas de uma mesma cadeia produtiva.

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A busca pela economia com compras online Como participar e tirar o melhor proveito de um portal de compra online? Pesquise dentre os portais disponíveis no mercado o que tenha a tecnologia e a base de fornecedores mais apropriada para a sua operação; Avalie as condições comerciais e o modelo de serviço mais apropriado para a sua empresa; Formalize o contrato garantindo todos seus direitos (treinamento, suporte, etc.) e prevendo investimentos futuros (novas versões, ampliação da base de usuários, etc.); Disponibilize o tempo e os recursos necessários para capacitar a equipe a tirar o melhor proveito da plataforma de negociação; Avalie os resultados alcançados de redução de custo de compra, material de escritório, otimização do tempo dedicado a negociação, etc. Algumas referências em e-business: e-Gov: www.m2m.com.br www.vesta.com.br Agro Negócios www.agronegocio.com.br www.megaagro.com.br

As compras online ajudam a reduzir preços, controlar despesas e alcançar eficiência de custo nos processos. As empresas que já adotaram o Comércio Eletrônico vêm confirmando, desde o ano 2000, esses benefícios. Os custos totais destas estão sendo reduzidos entre 5% e 25% em valores reais, em praticamente todos os ramos de negócios. O sucesso nas compras online requer pessoal adequado Não é somente a tecnologia, também as pessoas são responsáveis pelo sucesso das compras online. A evolução na forma de selecionar, negociar, aprovar e comprar bens e serviços exige comando superior e treinamento operacional para atingir os objetivos. Neste sentido, todos na empresa são tocados pela compra online, desde os executivos seniores, que estabelecem as políticas e estratégias, até os usuários finais de produtos comprados, que serão atendidos de forma mais eficiente. Fornecedores estão prontos para o atendimento online As primeiras implementações de sistemas de compras online foram dificultadas pelo fato de os Fornecedores não estarem preparados para participar. Entretanto, com a disseminação dos conceitos de comércio eletrônico e a ampliação do uso da Internet em toda a sociedade, os Fornecedores de maior visão perceberam a excelente oportunidade de negócio que o Comércio Eletrônico lhes oferecia, barateando os custos de atendimento e ampliando o mercado comprador. Em um segundo momento, uma larga base de Fornecedores, interessada em demonstrar modernidade e agilidade aos seus clientes, bem como obter os benefícios dos negócios via Internet, também priorizou o atendimento online em suas estratégias. Hoje todos os Fornecedores buscam o uso cada vez mais intenso desses canais de venda.

Construção Civil www.superobra.com www.construtivo.com Portais Genéricos www.me.com.br www.submarino.com.br

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Caso de Sucesso Procter & Gamble A Procter&Gamble foi fundada no ano 1837, na cidade de Cincinnati, Ohio - Estados Unidos, por William Procter e James Gamble. Hoje em dia, a realidade da Procter&Gamble supera o sonho dos fundadores. Opera em cerca de 80 países e suas vendas líquidas, no ano fiscal de 2000-2001, foram de aproximadamente 39 bilhões de dólares, mundialmente, com suas mais de 300 marcas e produtos. Dentre as principais podemos citar: Pampers, Always, Tampax, Ace, Ariel, Tide, Pantene, Pert Plus, Pringles, Whisper, Bounty, Charmin, Folgers, Downy, IAMS, Olay, Crest, Vick Vaporub, Hipoglós e Actonel. Utilizando uma moderna solução de e-procurement (Sistema de Compras Online), a P&G obteve grandes resultados de Qualidade, Produtividade e Lucratividade conforme dados abaixo e reportagens na mídia nacional: ·

60 usuários da empresa conectados diariamente;

·

1.100 Fornecedores ativos realizando operações no sistema;

·

20.000 requisições de compras até dezembro de 2001;

·

11.000 cotações realizadas até dezembro de 2001;

·

8.000 pedidos de compra realizados até dezembro de 2001;

·

ampliação de 3 para 15 Fornecedores cotados por processo;

·

redução do tempo médio de resposta dos processos de 9 dias para 12 horas; Adeus, assaduras – Exame Negócios (13/07/2001)

A Procter & Gamble do Brasil plugou sua fábrica à Internet e parou de chorar com perdas na produção A companhia foi fundada em 1837 e é dona de uma das invenções com mais impacto na sociedade moderna. A primeira fralda descartável do mundo saiu da mente de um engenheiro da Procter & Gamble que acreditava existir uma maneira mais fácil de trocar os bebês. Anos depois, a fralda Pampers se tornaria apenas uma das 300 marcas da

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P&G que, juntas, já conquistaram 5 bilhões de consumidores em mais de 140 países. Agora, a Procter, que só no último trimestre faturou 9,5 bilhões de dólares, busca uma outra grande invenção: tornar-se uma empresa totalmente digital. Como todas as corporações de sua estatura, a Procter não ficou fora da onda da Internet. Nos últimos 4 anos, lançou dezenas de sites associados a suas marcas, criou novas empresas, como a Reflect.com (para explorar o mercado de cosméticos personalizados), e ajudou a fundar o Transora, um megaportal de compras de 57 empresas globais que vai movimentar mais de 200 bilhões de dólares por ano. Como qualquer empreendimento desse porte, os resultados ainda vão demorar a aparecer. Mas existem outras mudanças que, sob a superfície das iniciativas que começam com a letra “e” ou terminam em “.com”, estão transformando a Procter por dentro. Veja só: Desde o final do ano passado, as folhas de pagamento de todas as unidades da Procter nas Américas passaram a ser processadas num único computador, localizado na Costa Rica. A digitalização de serviços de contabilidade como esse (a Procter tem 110 000 funcionários no mundo) promete gerar uma economia de 500 milhões de dólares por ano, globalmente. Todos os 1350 funcionários da Procter do Brasil conseguem ter acesso instantâneo aos dados sobre o volume de embarque diário do sabão em pó Ariel nas Filipinas –- ou em qualquer outra parte do mundo. Com equipes conectadas o tempo inteiro, a filial brasileira registrou, no último ano, uma redução de 1,7 milhão de dólares só no orçamento para viagens. Desde que a digitalização e a automação invadiram os processos de fabricação de xampus, condicionadores, absorventes, fraldas, detergentes e até da pomada Hipoglós, muita coisa mudou. As linhas passaram a empregar pouca mão-de-obra, operar máquinas totalmente herméticas que quase não exigem intervenção humana. Tal mudança registrou um aumento de 120% da capacidade produtiva de uma única fábrica. “A cultura Web está sendo disseminada ao longo de toda a linha de produção”, diz Júlio Norberto Nemeth, diretor industrial de Louveira, uma das três fábricas da Procter no Brasil. A 70 quilômetros de São Paulo, a fábrica

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serve de modelo para muitos outros projetos digitais da Procter. O correio eletrônico é usado no chão de fábrica, e basta xeretar uma conversa entre dois operários para perceber quanto eles estão em contato constante com seus colegas da Alemanha, Japão, Canadá e demais países onde a Procter tem fábricas. São comuns diálogos em que um engenheiro pergunta a um colega como resolver um problema na manufatura e ouve como resposta um endereço de Internet. O fato de todas as linhas produtivas no mundo serem iguais facilita a conversa virtual. Mas o que realmente vem dando resultados é a decisão da Procter de colocar a Web a serviço da manufatura. Qualquer gerente industrial pode consultar de seu laptop, durante uma viagem ou mesmo de sua casa, o funcionamento das máquinas, modificar alguns parâmetros, checar o resultado de análises microbiológicas e obter os resultados diários de produção, o volume de vendas e os dados de qualidade e segurança. Ele pode ainda intervir na produção de onde estiver. O seu colega que trabalha na fábrica canadense pode consultar a mesma página e comparar o desempenho da produção nas diversas unidades industriais em um único dia. Conexão fabril A conexão das fábricas da Procter via Web já resolveu muitos problemas. Certa vez, a máquina empacotadora de fraldas começou a gerar uma perda de 20% na produção no Brasil. Os engenheiros resolveram instalar uma câmera de vídeo digital dentro do equipamento e transmitir as imagens simultaneamente para outras cinco fábricas da Procter no mundo. “Era a única forma de compartilhar a informação e usar os recursos da Web para explicar o que estava acontecendo”, diz o diretor Nemeth. Uma videoconferência entre engenheiros de várias nacionalidades foi suficiente para resolver em 2 horas algo que levaria no mínimo três dias para ser solucionado. O uso da webcam no meio da fábrica também ajudou os engenheiros a desvendar o mistério de um equipamento recém-adquirido pela fábrica de Louveira que não funcionava havia dois dias. Um problema idêntico já tinha sido enfrentado pela filial da P&G na Alemanha. Pela rede, os colegas alemães não só assistiram às imagens enviadas do Brasil como também conseguiram fazer intervenções nos comandos e programas de operação da máquina. Bastaram alguns instantes para solucionar o mistério —

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que já havia consumido uma semana de trabalho na Alemanha. A desenvoltura com que os funcionários da Procter encaram as novas tecnologias de informação tem uma origem. Todo funcionário da P&G é obrigado a atravessar um programa de treinamento totalmente baseado na Web. O treinamento digital é parte do trabalho, e o funcionário tem seu desempenho avaliado com base em diferentes módulos de educação, que variam de acordo com cargo e função. O programa de educação virtual desenvolvido em Louveira está sendo usado como piloto e deverá ser replicado mundialmente. “A Procter está preocupada com a geração Internet e em como abordála”, diz Márcio Andreazzi, diretor de relações externas e recursos humanos. A preocupação parece ter começado do lado de dentro dos portões da Procter, mas não descartou as relações da empresa com o mercado. Compras, só globais Tradicionalmente, o processo de compra de material produtivo em empresas multinacionais como a Procter é global e centralizado. Migrar essa parte estratégica do negócio para a Web não é tão prioritário quanto reduzir os custos na compra de material e insumos indiretos, aqueles que não são usados no processo produtivo. A Procter do Brasil tem se servido de modelo para algumas iniciativas de comércio eletrônico que poderão ser adotadas mundialmente. Nos últimos anos foram investidos 500.000 dólares na fábrica de Louveira para implantar um sistema eletrônico de compras de material indireto, que inclui rolamentos, equipamentos, produtos de laboratório e de escritório. Inaugurado em fevereiro deste ano, o site já atraiu cerca de 600 Fornecedores e pretende economizar anualmente 20% dos custos em todo o processo de compras. O ciclo, que levava de oito a nove dias úteis, caiu para 24 horas na aquisição de produtos não catalogados, e para 12 horas na de produtos catalogados. Várias etapas foram abolidas, como as 15 folhas de papel e as quatro assinaturas necessárias no método convencional de compra, que envolvia a cotação de preço com no máximo três Fornecedores. Hoje, a abrangência da Procter no mercado local cresceu 5 vezes. Outro projeto de Internet da Procter pretende integrar Fornecedores locais, estrangeiros, corretoras e transportadoras. “O foco é somente a logística de entrega das mercadorias, porque a negociação de preços é sempre

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global”, diz Nemeth. O portal de logística tem como meta reduzir em 50% o nível de inventário e em 70% o custo de compras de material. O sistema está configurado para disparar uma mensagem de correio eletrônico caso ocorra algum problema na cadeia de suprimentos, como, por exemplo, o Fornecedor que ultrapassa o prazo de 30 minutos de tolerância na entrega dos suprimentos. Desde que resolveu aderir à onda da Internet, a Procter & Gamble sempre teve algo muito claro: “Nunca usaremos a Web para vender produtos diretamente para o consumidor final”, diz Andreazzi. Do lado do consumidor, a Web só tem servido como vitrine. “Usamos os sites para reforçar as marcas e construir relações de fidelidade. Qualquer idéia de lançar um novo site associado a um produto — a Procter tem cerca de 30 sites no mundo — só será levada adiante se encontrarmos uma maneira de passar uma mensagem útil ao consumidor”, diz Andreazzi. Tal política não impediu que a Procter explorasse a Internet do lado de outro tipo de cliente: o distribuidor e atacadista das marcas P&G. Atualmente, 25 milhões de dólares — 6% do faturamento da Procter & Gamble brasileira — são transacionados eletronicamente. “Até o final deste ano, o comércio eletrônico deverá representar 35% de nossas vendas”, diz Andreazzi. Por enquanto, o portal de vendas só opera no Brasil e na Argentina, mas deverá chegar aos demais países da América Latina em que a P&G atua. Todas essas iniciativas independentes lançadas pela Procter do Brasil não diminuem as expectativas que a empresa deposita no Transora, o grande mercado eletrônico que deverá concentrar os negócios realizados ao longo de toda a cadeia de negócios, desde Fornecedor, distribuidor, atacadista até o consumidor final. No ar desde setembro do ano passado, o Transora já recebeu aportes de cerca de 250 milhões de dólares das empresas participantes. A Procter & Gamble pretende levar para a plataforma da Transora todos os portais independentes lançados pelas suas unidades mundo afora. Quando isso acontecer, aí sim poderemos afirmar que nos corredores da inventora de fraldas o papel só será usado para fazer fraldas. Por Lídia Rebouça - Revista Exame

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Palavras Finais Chegamos ao final deste módulo com bagagem técnica importante para sua empresa e essencial para o profissional de vendas que deseja a sustentabilidade profissional. Por ser uma evolução inexorável para todo o setor produtivo e a sociedade global, a Internet precisa ser corretamente utilizada pelas empresas que sonham em sobreviver e crescer. E, assim, o SENAI lhe parabeniza por ter concluído este módulo, ganhando conhecimentos e habilidades para contribuir nas transformações digitais que nos beneficiarão a todos.

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Bibliografia do Programa SENAI de Negócios Online

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