Reglamento RUC Consejo colombiano de seguridad (1)

REGLAMENTO UNIFICADO DEL RUC DOC: OAUPE008

Rev. 12

2013.09.24

REGISTRO UNIFORME DE CONTRATISTAS DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y AMBIENTE CAPITULO I

DEL OBJETO Y ALCANCE DEL REGLAMENTO ARTICULO 1o. OBJETO Presentar los lineamientos que regirán el servicio del Registro Uniforme de Contratistas de Evaluación del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente (RUC®), así como los requisitos que deben cumplirse para su operación y desarrollo por parte del Consejo Colombiano de Seguridad (CCS). ARTICULO 2o. ALCANCE Las políticas, procedimientos y métodos definidos en el presente reglamento, exponen los requisitos, el cubrimiento y las garantías para la operación y acceso al RUC®.

CAPITULO II DE LAS RESPONSABILIDADES DEL CONSEJO COLOMBIANO DE SEGURIDAD ARTICULO 3o. RESPONSABILIDADES EN EL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Las responsabilidades sobre el procedimiento de registro corresponden a la Dirección de Certificación y Asociados (DCA), esta garantizará la inscripción de las firmas contratistas solicitantes para que se inicie la programación de las actividades necesarias para la prestación del servicio. De igual forma, es responsabilidad de la DCA, mantener actualizada la información de las empresas inscritas en el RUC®. ARTICULO 4o. RESPONSABILIDADES EN LA REALIZACION DE VISITAS Y EMISION DE INFORMES Y REPORTES La responsabilidad sobre la realización de visitas y la emisión de informes y reportes derivados de éstas, compete a la Dirección de Certificación y Asociados (DCA) del CCS, donde se programarán las visitas de evaluación y se revisarán y aprobarán los hallazgos y conceptos emitidos por el grupo de profesionales involucrados en el proceso de calificación. El CCS puede establecer en cualquier momento asignar la presencia de observadores dentro de sus auditorías.

ARTICULO 5o. RESPONSABILIDADES DE LOS PROFESIONALES QUE PRESTAN EL SERVICIO El personal involucrado en la realización de visitas a las firmas contratistas, no se someterá a presiones comerciales, financieras o de otro tipo que puedan influenciar el juicio técnico o calidad de las calificaciones, reportes o informes que manipule o emita como resultado de su gestión, para ello, cumplirá con el Código de Ética y la carta de compromiso para profesionales de servicio (OGHDF 008) definida dentro del CCS.

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ARTICULO 6o. DIFUSIÓN DE LA GUÍA DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y AMBIENTE PARA CONTRATISTAS Es responsabilidad del CCS y del Comité de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional del Sector Hidrocarburos y comité de contratantes, difundir a las firmas contratistas la “Guía del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para contratistas”.

CAPITULO III DE LAS RESPONSABILIDADES DE LOS CONTRATISTAS ARTICULO 7o. CUOTA ANUAL DE REGISTRO Es responsabilidad de las firmas contratistas efectuar el pago de la cuota anual de registro, bajo las indicaciones que sean dadas por la Dirección Comercial del CCS, para tener acceso a los derechos definidos en el presente reglamento. El CCS manejará tarifas estratificadas para el grupo de empresas contratistas interesadas en ingresar o renovar su inscripción al RUC®, de acuerdo con el tamaño de la empresa (dado por el número total de trabajadores, incluye subcontratistas, empresas temporales, cooperativas, entre otros). En el evento en que la empresa desista del proceso de evaluación, por causas no imputables al Consejo Colombiano de Seguridad, se causará el cobro de la totalidad del valor de la inscripción por concepto de honorarios profesionales y, en consecuencia no habrá lugar a devolución de suma alguna de dinero. Si la empresa realiza la consignación correspondiente a la inscripción del RUC, pero no efectúa el envió de la documentación solicitada por el CCS, se hará devolución del 100% del valor consignado cuando el cliente lo solicite expresa y formalmente.

ARTICULO 8o. SUMINISTRO DE INFORMACIÓN Es responsabilidad de las firmas contratistas enviar información actualizada sobre el número total de trabajadores, mínimo 30 días antes del vencimiento de la inscripción. Adicionalmente las firmas contratistas deberán informar al CCS, de cualquier reclamo de orden jurídico levantado contra la empresa con ocasión de la Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente o de cualquiera de sus requisitos, ya sea que se encuentre en proceso o que haya sido declarado en firme por la autoridad legal competente.

CAPITULO IV DEL PROCESO DE REGISTRO Y EL ALCANCE DEL SERVICIO ARTICULO 9o. REQUISITOS PARA INGRESAR AL REGISTRO a) Toda firma contratista interesada en ingresar al RUC®, debe formalizar su intención mediante la entrega a la Dirección de Certificación y Asociados (DCA) del CCS de los siguientes documentos: • Formato de solicitud de ingreso diligenciado, original y copia. • Certificado de constitución y representación legal expedido por la Cámara de Comercio máximo con tres meses de expedición.

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Certificado expedido por el Contador o Revisor Fiscal de la empresa en donde conste el número total de empleados que prestan servicios, incluyendo subcontratistas, empresas temporales, cooperativas, entre otros, de todas las sedes. Formato vigente de auto evaluación del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente diligenciado. Registro del pago de los derechos de inscripción al RUC® de acuerdo con el número de trabajadores de la empresa.

b) La firma solicitante quedará inscrita en el RUC®, máximo 15 días calendario después de que la DCA haya recibido y aprobado todos los documentos requeridos incluyendo el pago del valor de la inscripción. La fecha en que la inscripción adquiere vigencia se registra en la carta de respuesta a la solicitud de ingreso. c) Las firmas aspirantes a ingresar al RUC®, deben estar legalmente constituidas y deberán suministrar la documentación de soporte cuando ésta sea requerida por el CCS. Las personas naturales también pueden inscribirse al RUC®, siempre y cuando posean certificado de constitución y representación legal ante Cámara y Comercio. Cuando las personas naturales no posean el certificado de Cámara y Comercio, se aceptará el RUT siempre que el contratante así lo solicite. El CCS acepta la inscripción de consorcios o cualquier tipo de organización que cumpla con lo exigido en el capítulo IV, artículo 9, literal a), para lo cual el Sistema de Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Protección ambiental, debe ser diseñado e implementado por el mismo consorcio. Cuando de manera individual se inscriban las empresas que conforman el consorcio al CCS, solamente se tendrá en cuenta el proyecto del consorcio para la empresa que puso a disposición el Sistema de Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente. Para lo anterior, se debe enviar al CCS una certificación del consorcio indicando los nombres de las empresas que lo integran especificando el nombre de la empresa que puso a disposición el Sistema de Gestión. El Sistema de Gestión tendrá que cubrir necesariamente a todo el personal del consorcio, independientemente del tipo de contratación y a la empresa a la cual pertenezca. Cabe resaltar, que no se pueden auditar dos o más empresas de un consorcio en un mismo proyecto. Es decir, si las empresas que conforman el consorcio o cualquier otro tipo de organización, tienen como único proyecto el que desarrollan con dicho consorcio, solamente se podrá hacer la visita a la empresa que puso a disposición el Sistema de Gestión. Para las demás empresas que conforman el consorcio u organización, el proyecto del consorcio no es válido para realizar la visita. d) El ingreso o renovación al registro RUC® es de libre acceso a cualquier firma contratista excepto las empresas que están demandadas o denunciadas por cualquier causa, si la demanda es del contratante el CCS se reserva el derecho de admisión previo análisis del caso con el contratante. e) En caso de que en el proceso de valoración se identifique inconsistencias en algunos de los documentos, reportes o información suministrada por la firma contratista, el auditor levantará un acta de la inconsistencia la cual debe ser firmada por el representante de la empresa durante la visita. El auditor encargado se llevará una copia de los documentos correspondientes para presentar el caso ante el Comité Operativo del RUC® para que defina las sanciones correspondientes (ver capitulo V, Sanciones). f)

La falta de veracidad en alguna información, reporte o documento que sea imputable, por cualquier motivo a la firma contratista o a un asesor que preste servicios a la firma contratista o

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un subordinado de la misma, dará lugar a la exclusión inmediata de la firma contratista en el registro RUC®, sin perjuicio de las acciones legales que puedan derivarse de esa conducta y, en consecuencia, el Consejo Colombiano de Seguridad - CCS no incluirá a la empresa contratista en el reporte periódico que se emite para las compañías contratantes, ni generará certificaciones para la empresa. La firma contratista podrá ingresar nuevamente al RUC® al aportar la copia auténtica de la providencia en la que se absuelva de toda responsabilidad por la eventual falsificación. ARTICULO 10o. ALCANCE DEL SERVICIO a) El RUC® Es un sistema de información de desempeño de las firmas contratistas. A la información de la gestión de los contratistas solamente tendrán acceso las compañías contratantes que han adoptado el RUC®. Cuando un contratista requiera presentar información sobre su gestión debe solicitar directamente la certificación de la calificación RUC® a nombre de la entidad que se la solicita. La información del desempeño de las empresas contratistas no se le brindará a terceros. b) El RUC® es un Sistema de evaluación y seguimiento sobre la Gestión y cumplimiento de los requisitos legales y de otra índole exigidos a través de la “Guía del Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente”. La visita corresponde a la valoración del Sistema de Gestión de toda la empresa y centros de trabajo, y no por áreas o procesos. c) Las firmas contratistas registradas recibirán el informe en sus instalaciones al finalizar la visita una vez esté la visita completamente realizada (verificación documental y verificación en campo). En concordancia con los mecanismos definidos en el procedimiento para realización, emisión y distribución de informes de visitas, se hará entrega del informe siempre y cuando se encuentre el contratista a paz y salvo por todo concepto con el CCS. d) Solamente se entregará informe de la verificación documental a las empresas que no hayan podido realizar verificación en campo por no tener contratos vigentes, información que debe ser certificada por el representante legal de la firma mediante carta enviada al CCS y que será validada por las empresas contratantes que adoptan el RUC®. En el informe de visita el CCS deberá incluir una nota informando que la empresa NO TIENE CONTRATOS VIGENTES Y ACTUALMENTE NO ESTÁ EJECUTANDO SUS PROCESOS MISIONALES y que por tanto la visita solamente corresponde a visita documental. e) La visita documental debe realizarse en la sede de la casa matriz de la empresa. f)

La visita de campo debe realizarse máximo tres (3) meses después de realizada la visita documental. Si para la fecha no cuenta con proyectos y no está ejecutando sus procesos misionales debe enviar una carta al CCS, informando tal situación.

g) Las calificaciones de desempeño, resultantes de las visitas de evaluación a un contratista son suministradas a las contratantes como un valor de referencia, el cual cada contratante utilizará bajo sus propias consideraciones y criterios. h) La vigencia de la calificación de desempeño finaliza en la fecha de vencimiento de inscripción del RUC®. La vigencia es de un (1) año a partir de la fecha de la inscripción y no de la fecha de la visita. i)

Se concede prórroga de cuarenta y cinco (45) días calendario a la calificación obtenida por el contratista, después de vencido el año de inscripción, con el fin de realizar en ese período la

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programación de la visita del período siguiente. Se otorgará esta prórroga siempre y cuando el contratista antes del vencimiento haya pagado su renovación por inscripción al RUC®. j)

El Consejo Colombiano de Seguridad no podrá expedir certificación al contratista si no cuenta con la calificación de desempeño vigente. El CCS tampoco podrá expedir certificación al contratista si la visita no se ha realizado en su totalidad (visita documental y campo), la única excepción se dará para la evaluación en campo cuando la empresa no tenga contratos vigentes, ni esté ejecutando sus procesos misionales y esta nota se estipulará en la certificación y en el informe a operadoras.

k) El Consejo Colombiano de Seguridad solamente podrá expedir certificación de la permanencia en el registro a empresas contratistas que a la fecha de la emisión de la certificación se encuentren inactivas por no haber realizado la renovación al registro. Esta certificación se expedirá haciendo aclaración que la empresa esta inactiva. En este único caso, se certificará la permanencia en el registro pero no se certifican los puntajes obtenidos. El puntaje obtenido se certifica en el caso de que el contratista tenga la calificación de desempeño vigente. l)

Una empresa contratista podrá pertenecer a varios RUC®. La evaluación documental es válida para todos los RUC® en los que esté inscrito. La evaluación de campo se debe realizar para los diferentes RUC®. El valor de la visita de campo corresponde al 50% de la tarifa establecida para la inscripción en el RUC® y se calcula de acuerdo con el número de trabajadores que tenga la empresa en el contrato a evaluar.

CAPITULO V DE LA OPERACION DEL REGISTRO ARTICULO 11o. PRELIMINARES a) El CCS dispondrá de los medios y recursos necesarios y de los procedimientos escritos que le permitan desarrollar el proceso de ingreso de contratistas, calificación y reporte de la Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente. b) Los procedimientos bajo los cuales operan los servicios suministrados a las firmas contratistas registradas y a las contratantes, no serán administrados en forma discriminatoria, su manejo se realizará en igualdad de condiciones para todas las firmas involucradas. c) Los derechos por el ingreso al “Registro Uniforme de Contratistas de Evaluación del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para Contratistas” (RUC®), se obtienen después de realizada la inscripción y pago respectivo al CCS. d) Los costos de desplazamiento para las visitas a realizar fuera de Bogotá y demás ciudades sedes del CCS serán asumidos por las empresas a visitar en el sitio respectivo. Este costo será prorrateado entre las diferentes empresas programadas para una misma región o ciudad, siempre y cuando sea posible la programación de varias empresas. e) Cubierto el año de inscripción, la firma contratista debe renovar su inscripción adelantando un nuevo pago ante el CCS de acuerdo con lo descrito en el capitulo III, articulo 1. Si este pago no se realiza, los derechos del RUC® se suspenderán hasta tanto no se efectúe el respectivo pago. f)

La vigencia de inscripción al RUC® cuenta desde la fecha en que el CCS envía respuesta a la solicitud de ingreso mediante carta emitida y firmada por Presidencia Ejecutiva. La fecha de vigencia del registro se mantendrá para cada renovación de la inscripción al RUC®.

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La empresa contratista podrá manifestar con treinta (30) días de anticipación al vencimiento de la inscripción anual su intención de renovar la inscripción al RUC®. El CCS enviará una comunicación donde se indica la fecha de vencimiento y el valor correspondiente al período de renovación. Si la empresa no cancela el valor de la renovación, el CCS procederá a excluir a la empresa del RUC® y por consiguiente no incluirá a la empresa contratista en el reporte periódico que emite para las compañías contratantes. g) Con el Ingreso al RUC®, se obtienen los siguientes derechos: 1) Suministro a la firma contratista de una herramienta para la auto evaluación del desempeño en la gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente. 2) La realización de una visita de verificación por parte de profesionales del CCS 3) Atención de solicitudes de visitas adicionales pedidas por el contratista, cumpliendo con lo estipulado en el numeral h del articulo 1 capítulo V. 4) Ejecución de visitas de seguimiento a partir del segundo año de inscripción previo pago del valor por renovación. 5) Informes escritos de las visitas realizadas por los profesionales del CCS, que incluyen la identificación de los aspectos conformes y no conformes con la “Guía del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente de Contratistas”. 6) El contratista podrá solicitar certificación donde se registre la calificación del desempeño de la gestión realizada en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente, la cual se expedirá después de realizada la visita de evaluación, atendiendo lo establecido en el literal j, articulo 10 capítulo IV) 7) Prórroga de 45 días a la calificación obtenida por el contratista, después de vencido el año de inscripción. Se otorgará esta prórroga siempre y cuando el contratista antes del vencimiento haya pagado su renovación por inscripción al RUC®. 8) Envío de Publicaciones periódicas como: Revista Protección y Seguridad, Periódico Seguridad y Trabajo. 9) Software Gestor para empresas. 10) Participar en procesos de divulgación que realice el CCS. 11) Pertenecer a la Central de información de desempeño de las firmas contratistas que intervienen en las diferentes fases de la operación de la industria y a la cual tienen acceso las empresas contratantes. h) La solicitud por parte de los contratistas, de visitas de evaluación adicionales a las del cubrimiento por inscripción o renovación, causa un costo adicional que debe ser cubierto por el contratista que las solicite y equivale al 60% del valor de la inscripción o renovación al RUC®. i)

El CCS no podrá aceptar aplazamientos en la programación de las visitas. Toda solicitud de aplazamiento será llevado al Comité Operativo del RUC® quien evaluará las causas por las cuales el contratista solicita el aplazamiento y esta información se suministrará a todos los contratantes que conforman el sistema de información. Los casos de aplazamiento deben estar soportados por escritos y firmados por el representante legal. La fecha de reprogramación será autorizada por el comité operativo del RUC® pero no podrá realizarse antes de dos meses. El Consejo Colombiano de Seguridad podrá realizar la reprogramación de la visita antes de dos meses, sólo si la solicitud es realizada por las empresas contratantes que han adoptado el RUC®. Si el aplazamiento es solicitado al profesional del CCS, el mismo día de la visita a la empresa, antes del inicio de la evaluación, la empresa tendrá que cancelar los honorarios correspondientes al profesional. Si el proceso de evaluación ya ha iniciado, el profesional procederá a realizar el informe con lo evaluado hasta el momento y los demás puntos se calificarán con cero (0). Si la empresa requiere una visita adicional deberá cumplir con lo establecido en el literal h y literal j, artículo 11 capitulo V. Este caso será comunicado al Comité Operativo del RUC®. Si el aplazamiento es solicitado cuando el auditor se encuentra programado en ruta, la empresa deberá cancelar los gastos de viaje liquidados.

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Si durante el periodo de vigencia del certificado la empresa ha solicitado varios aplazamientos, estos casos serán analizados por el comité operativo para definir la sanción, que puede incluso llegar a la cancelación de la inscripción al RUC®. j)

Cualquiera de los derechos expuestos en este reglamento serán cancelados en el momento en que no sea renovado el valor del registro.

k) Para efectos del presente reglamento el término “información” se refiere a los documentos, datos y reportes manejados en la base de datos del RUC®. l)

La información de entrada al RUC®, se obtendrá a través de: 1) El formulario de solicitud de ingreso. 2) Las Calificaciones obtenidas en las visitas de evaluación y seguimiento del CCS y las reportadas por la empresa contratante como resultado de la evaluación final del contrato. 3) La información estadística que sea suministrada por los contratistas 4) La actualización de los datos generales de la empresa, cuando sea requerido.

m) Si durante el proceso de la visita se evidencia que el número de trabajadores (contratados bajo cualquier modalidad) del contratista difiere de lo reportado en el momento del pago, la empresa contratista debe cancelar al CCS la diferencia. Se procederá a aplazar la auditoría para reprogramarla teniendo en cuenta el tiempo adecuado de acuerdo al número de trabajadores. Para dar trámite se debe notificar al CCS y levantar un acta con esta información. n) Las empresas contratistas deben dar cumplimiento a las fechas establecidas para la entrega de documentos que se solicitan por medio de correo electrónico; información que será utilizada para la planeación de la visita. Se procederá a reprogramar la visita teniendo en cuenta la disponibilidad de fechas asignadas para auditoría en caso de no entrega de la información en el tiempo estipulado o) Luego de tres años consecutivos de no renovar inscripción en el RUC® una empresa se convertirá en inactiva y para ingresar de nuevo debe hacer el proceso de inscripción completo.

ARTICULO 12o. OPERACIÓN DEL REGISTRO a) La operación del registro se inicia con la autoevaluación de la Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente, los resultados de la autoevaluación deben ser suministrados al CCS en el momento de la inscripción. La autoevaluación sólo es requerida en el primer periodo de inscripción al RUC®. b) La visita de verificación a cargo de los profesionales de servicios del CCS, se efectuará máximo treinta (30) días después de recibida toda la documentación prevista en el numeral a, artículo 1, Capitulo IV. c) Un contratista podrá ser objeto de la visita de verificación, aunque no esté prestando sus servicios a ninguna empresa contratante en particular, en cuyo caso la evaluación se dirigirá a verificar implementación del sistema de acuerdo con lo establecido en la “Guía del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para contratistas”. en contratos anteriores. d) No se permitirá la presencia de asesores externos durante el proceso de visita, esto incluye profesionales de la ARL (Administradora de Riesgos Laborales). e) Las visitas de seguimiento están definidas para verificar las medidas implementadas, para cerrar las no conformidades detectadas en visitas anteriores y verificar el cumplimiento y continuidad de los requisitos encontrados como satisfactorios en las mismas y se realizan en el

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siguiente período de inscripción al registro. (Tiempo en el cual puede demostrar la implementación y desarrollo de las medidas recomendadas en una visita de verificación). f)

Las visitas de seguimiento se programarán máximo cuarenta y cinco (45) días después que la empresa haya realizado el pago de renovación de la inscripción.

g) Para la realización de las visitas (verificación o seguimiento) la empresa, debe hacer envío al CCS de los documentos solicitados por medio escrito, con el objeto de realizar el plan de auditoría. Es necesaria esta documentación para la realización de la visita de evaluación. Adicionalmente se requiere para la realización de la visita que la certificación emitida por la ARL contemple los requisitos exigidos en la guía del RUC ®. h) Las firmas contratistas podrán solicitar la visita adicional como mínimo tres (3) meses después de realizada una visita de verificación o seguimiento y tres (3) meses antes del vencimiento de la inscripción. El Consejo Colombiano de Seguridad podrá realizar solamente una visita adicional dentro del periodo de vigencia del RUC®. El Consejo Colombiano de Seguridad podrá realizar visitas adicionales antes del cumplimiento de los tres (3) meses, de las condiciones arriba mencionadas, sólo si la solicitud es realizada por las personas autorizadas ante el CCS de las empresas contratantes. i)

Los contratistas que estén prestando sus servicios a diferentes empresas contratantes, en el momento de ingresar al registro, serán evaluados en uno de los contratos de manera aleatoria, a menos que el contratante solicite realizar la visita de campo en sus instalaciones.

j)

Las firmas contratistas recibirán el informe de las visita de evaluación, una vez ésta haya sido realizada.

k)

Las firmas contratistas podrán solicitar revisión de los resultados de las visitas de evaluación máximo (30) treinta días después de recibido el informe.

CAPITULO VI SANCIONES La infracción a las condiciones indicadas en el capitulo IV, artículo 9, numeral e, f, o incumplimiento del presente reglamento por parte del contratista, dependiendo de su gravedad, darán lugar a las siguientes sanciones: • Se informará a todos los contratantes para determinar la acción a seguir. • Amonestación escrita con el requerimiento de que cesen en un plazo determinado las infracciones constatadas • Suspensión del registro del RUC® • Cancelación del registro RUC®

IMPORTANTE: NO SE ACEPTAN INSCRIPCIONES AL RUC®, SIN EL CUMPLIMIENTO DE TODOS LOS REQUISITOS MENCIONADOS EN EL CAPITULO IV ARTÍCULO 9 LITERAL a)