Verslo valdymo informacinės sistemos analizė

VERSLO VALDYMO INFORMACINĖS SISTEMOS ANALIZĖ
Dr. Arvydas Kazakevičius
Kauno kolegija
Anotacija
Šiuolaikinės verslo įmonės valdymo kokybei didžiulę reikšmę turi informacinės valdymo sistemos funkcionavimas. Žinoma, tai buvo svarbu visais šiuolaikinės ekonomikos raidos etapais, tačiau skaitmeniniame pasaulyje nepasinaudojimas potencialiomis galimybėmis gali būti prilyginamas profesinei nekompetencijai. Tačiau balanso taisyklė yra visuotina. O ją perfrazuoti galima taip: jeigu padaugėja galimybių, tai padaugėja ir problemų. Mūsų nagrinėjamu atveju tai reiškia, kad didesni, įvairesni, skirtingose vietose suformuojami ir saugojami informacijos kiekiai yra sunkiau valdomi. Tačiau tai yra naujos verslo galimybės, todėl reikia stengtis jomis pasinaudoti. Straipsnyje analizuojama ir apibendrinama Lietuvos verslo subjektų patirtis ir galimybės spręsti valdymo informacinio aprūpinimo klausimus, nagrinėjami teoriniai ir praktiniai informacinių sistemų formavimo ir valdymo klausimai, sisteminami pokyčiai informacinių srautų sudėtyje, darantys įtaką nagrinėjamiems procesams, įvardijamos naujos galimybės ir jų panaudojimo įtaka verslo valdymo efektyvinimui.
Raktiniai žodžiai
Verslo valdymas, valdymo informacinis aprūpinimas, valdymo informacinė sistema, apskaitinė informacija, išorinė informacija, neapskaitinė informacija.
Įvadas
Temos aktualumas. Dabartinis visuomenės vystymosi etapas pažymėtas esminiais pokyčiais jos informaciniame aprūpinime. Šiuolaikinės informacinės technologijos sudaro naujas galimybes informacijos formavimui, rinkimui, saugojimui ir naudojimui. Iš vienos pusės matome didžiulius prieinamos informacijos kiekius, o iš kitos – naudingos ir reikšmingos informacijos trūkumą, disponuojame dideliais informacijos masyvais, bet nesugebame efektyviai jais pasinaudoti.
Tyrimo problema tame, kad pokyčiai verslo valdymo informaciniame aprūpinime yra akivaizdūs, tačiau ne visuomet pakankamai išnagrinėjami ir panaudojami, dažniausiai neskiriant šiam tikslui žmogiškųjų ir kitų būtinų resursų.
Straipsnio tikslas – išanalizuoti ir apibendrinti teorines ir praktines žinias, sukauptas dalyvaujant eilės verslo įmonių valdymo procesuose, sprendžiant jų informacinio aprūpinimo klausimus, įvertinti esamą situaciją ir jos vystymosi tendencijas.
Straipsnyje sprendžiami tokie uždaviniai:
Apibrėžti ir išanalizuoti verslo valdymo informacinio aprūpinimo sistemos sampratą ir sudėtį;
Išanalizuoti esminius pokyčius apskaitinės ir neapskaitinės informacijos struktūrose ir jų įtaką valdymo rezultatams;
Tyrimo objektas - verslo valdymo informacinio aprūpinimo sistema ir jos posistemės verslo įmonėse.

Informacinės sistemos samprata ir sudėtis

Verslo įmonės informacinė sistema - tai vidinės ir išorinės informacijos visuma, jos surinkimo, saugojimo bei apdorojimo ir pateikimo vartotojams įrankiai ir būdai, techninės ir organizacinės priemonės, palaikančios sistemos funkcionavimą.
Verslo įmonės informacinėje sistemoje svarbiausios trys posistemės:
Informacija;
Darbo su informacija įrankiai ir būdai;
Sistemos funkcionavimą užtikrinančios priemonės.
Šios trys posistemės, savo ruožtu, taip pat nėra vienalytės.
Pagrindinis šio straipsnio objektas - esminiai pokyčiai informacijos posistemėje. Verslo įmonės informacinės sistemos kategoriją straipsnyje žymėsime trumpiniu VIS, kuris suformuotas gramatiškai nekorektiškai (trūksta ketvirtos raidės - Į), tačiau logiškai teisingai, nes verslo informacinės sistemos kategorija yra platesnė ir universalesnė, nors ir prarandanti objekto apibrėžtumą.
Pradžioje pabrėšime, kad pokyčius VIS informacijos posistemės sudėtyje, struktūroje bei apimtyje, t.y. labiausiai pasikeitusias charakteristikas, lėmė, visų pirma, pokyčiai valdymo poreikiuose, kintant valdymo procedūroms, procesams bei instrumentams. Tuo tarpu pokyčiai informacinių technologijų panaudojime šiuo atveju yra labiau antrinis veiksnys, tiesa, sustiprinantis pirminio veiksnio įtaką.
VIS analizę norime pradėti nuo paprasčiausio, bet tikrai naudingo būdo, t.y. jos klasifikavimo. Žemiau pateikiame VIS informacijos posistemės sudėtį, pagal jos susidarymo vietą ir šaltinį. Informacijos posistemę sudaro:
Išorinės informacijos sistema:
Verslą reguliuojanti informacija:
Įstatymai ir poįstatyminiai aktai;
Specialūs norminiai dokumentai.
Viešoji verslo informacija:
Reglamentuojama įstatymais informacija;
Rinkas veikianti informacija;
Rinkas apibūdinanti informacija.
Vidinės informacijos sistema
Apskaitinė informacija:
Finansinė apskaita;
Valdymo apskaita;
Gamybos apskaita;
Mokesčių apskaita.
Neapskaitinė informacija:
Oficiali neapskaitinė informacija
Bendroji įmonės valdymo informacija;
Specializuota įmonės valdymo informacija;
Ekonominė įmonės valdymo informacija;
Komercinė informacija.
Neoficiali neapskaitinė informacija:
Darbiniai skaičiavimai, projektai;
Darbuotojų vertinimai ir nuomonės.
Kadangi straipsnio pradžioje minėjome ir kitas dvi posistemes, todėl bus korektiška pateikti bendriausius jų sudėties sąrašus. Svarbiausiais Darbo su informacija būdų ir įrankių posistemės elementais yra:
Informacijos gavimo šaltiniai ir būdai;
Informacijos kaupimo ir saugojimo priemonės;
Informacijos perdavimo ir keitimosi priemonės;
Informacijos apsaugos būdai ir priemonės.
Svarbiausiomis Sistemos funkcionavimą užtikrinančių priemonių posistemės sudėtinėmis dalimis galima įvardinti:
Įmonės organizacinė struktūra;
Įmonės vidines procedūras reglamentuojantys dokumentai;
Techninės priemonės.

Svarbiausios išorinės informacijos sistemos sudedamosios
Šio poskyrio pavadinime klaidos nėra. Vadovaujantis sisteminio požiūrio į verslo vadybą principais, konkrečiai, hierarchijos principu, kiekvieną sudėtinę sistemos dalį, savo ruožtu, galime nagrinėti kaip sistemą, jeigu ji atitinka pagrindinius sistemai būdingus bruožus. Kadangi jau minėjome, kad pagrindinį dėmesį straipsnyje skirsime VIS informacijos posistemei, manome esant pakankamai korektiška ją traktuoti kaip sistemą. Žinoma neužmirštant, kad ji yra aukštesnės sistemos (mūsų atveju – VIS) posistemė. Tą patį principą galima naudoti ir kitų VIS sudedamųjų požiūriu.
Išorinės informacijos sistemą įrašėme pirmoje klasifikatoriaus pozicijoje neatsitiktinai. Dar prieš pradedant verslą, renkantis tinkamiausią jo teisinę formą, verslininkai privalo tai daryti vadovaujantis galiojančiais įstatymais ir norminiais dokumentais. Ar analizę atliks pats verslininkas, ar jis suras ir pasinaudos konsultanto paslaugomis - nėra principinis klausimas. Taigi, pasirinkęs sau tinkamiausią teisinę verslo vykdymo formą (pvz., individuali veikla pagal pažymą, verslo liudijimas, UAB, AB ar kt.), verslininkas ir toliau dirbs besivadovaudamas galiojančiais įstatymais. Poreikis laikytis įstatymų nekelia abejonių. Svarbu kaip tai praktiškai įgyvendinti. Šio klausimo sprendime dažnai lemiamu faktoriumi tampa įmonės dydis, kuris apsprendžia poreikius ir svarbiausia - galimybes. Visuomet įmonėje kažkas būna atsakingas už teisinės informacijos žinojimą ir panaudojimą. Tai gali būti įmonės vadovas arba vyr. buhalteris, įmonės juridinis skyrius, samdoma vietinė teisinių paslaugų įmonė, samdoma užsienio šalies teisinių paslaugų įmonė arba išvardintų subjektų deriniai.
Atskirai išskyrėme specialiuosius norminius dokumentus, kurie dažniausiai reglamentuoja visą verslo šakos specifiką. Puikus pavyzdys - atitikimas Geros gamybos praktikos (GMP) reikalavimams farmacijos pramonėje.
Prie viešosios verslo informacijos siūlome priskirti ekonominio pobūdžio informaciją, reikalingą ekonominei analizei ir sprendimų priėmimui. Šia informacija naudojamės priimdami tiek operatyvinius, tiek perspektyvinius sprendimus.
Mūsų operatyvinius sprendimus viešoji verslo informacija dažniausiai įtakoja be papildomų priemonių panaudojimo, mes tiesiog natūraliai reaguojame į pokyčius rinkoje, į mūsų konkurentų sprendimus. Tai bendro pobūdžio viešoji verslo informacija, kurią galima vadinti Rinkas apibūdinančia informacija.
Labai svarbu tinkamai pasinaudoti viešąja verslo informacija perspektyvinių sprendimų priėmimui. Be abejonės, tai dažniausiai susiję su įmonės planų ir prognozių sudarymu. Todėl ir subjektai, dirbantys su tokio pobūdžio informacija yra įmonės darbuotojai, atsakingi už strateginių, einamųjų įmonės planų rengimą, už finansinių planų ir biudžetų sudarymą.
Reikia išskirti ir viešai prieinamą, tačiau reglamentuojamą verslo informaciją. Svarbi viešosios reglamentuojamos informacijos dalis yra rinkos subjektų skelbimai ir pranešimai. Vieni jų - privalomi skelbimai apie įmonių esminius įvykius.
Esminis įvykis – su emitentu susijęs ir jam žinomas ar privalomas žinoti įvykis, informacijos apie kurį atskleidimas gali turėti didelį poveikį jo išleistų vertybinių popierių rinkos kainai."1 Esminiais įvykiais minėtame įstatyme nurodomi daugiau nei 40 įvykių. Todėl jeigu jūsų konkurentai privalo skelbti apie esminius įvykius, informaciją apie principinius konkurentų sprendimus galėsite turėti operatyviai.
Pakankamai svarbus viešosios informacijos šaltinis yra VĮ Registrų centro sistemoje prieinami duomenys. Čia galima surasti finansinę informaciją apie dominančius rinkos subjektus. Taip viešai prieinama Registrų centro disponuojama informacija apie svarbius ūkio subjektų įvykius (reorganizavimai, pertvarkymai). Atskirai reikia paminėti galimybę iš Registrų centro nusipirkti jus dominančio ūkio subjekto finansinės atskaitomybės rinkinį.
Taip pat svarbi verslui informacija apie viešuosius pirkimus. Šios informacijos reikia ieškoti sistemingai. Už jos paiešką, pirminį apdorojimą ir pateikimą sprendimus priimantiems darbuotojams rekomenduojama paskirti atsakingus asmenis. Užsisakius informacijos gavimo pvz. iš VĮ Seimo leidyklos Valstybės žinios", paieškos problema iš pirmo žvilgsnio išsprendžiama. Lieka tolimesnio darbo su informacija funkcijos. Tačiau ir paieškos kitais būdais nurašyti nereikėtų, nes viešieji pirkimai skelbiami dažnai užsakovui jau atlikus pirminius vykdytojo paieškos darbus.
Rinkas veikia įtakingų verslui institucijų vieša informacija. Galima paminėti Tarptautinių vertinimo agentūrų skelbiamus reitingus, Pasaulio banko, ECB, JAV Federalinės rezervų sistemos pranešimus. Tokių institucijų viešai skelbiama informacija turi didelį poveikį tiek atskiroms šalims, tiek globalioms rinkoms.
Viešoji verslo informacija daugiausiai naudojama perspektyvinei analizei arba prognozavimui atlikti, palyginamajai analizei ir įvertinimui (regiono, šakos, konkurentų atžvilgiu). Tačiau tai nereiškia, kad jos nenaudojame kasdienėje veikloje, operatyviniams sprendimams. Geras pavyzdys yra sprendimai pirkti/parduoti valiutą, kuriuos dažnai priimame Viešosios verslo informacijos pagrindu.
Vidinės informacijos sistema dažniau nagrinėjama teoriniuose ir praktiniuose darbuose, tačiau tenka pripažinti, kad tradiciškai jos analizėje nepagrįstai mažai dėmesio skiriama Neapskaitinės informacijos sistemai. Norėtųsi šią spragą bent kažkiek užpildyti, todėl detaliau pažvelkime į neapskaitinės informacijos sudėtį ir jos svarbą valdymo procese.

Neapskaitinės informacijos sistemos svarbos didėjimas

Straipsnio pradžioje pateiktoje VIS klasifikacijoje matome, kad neapskaitinės informacijos sudėtinių dalių išskirta daugiau nei apskaitinės informacijos, tačiau dar svarbiau, kad tos sudėtinės dalys ,savo ruožtu, taip pat susideda iš eilės svarbių dalių, kurių analizė būtina, siekiant nustatyti neapskaitinės informacijos svarbą įmonės valdyme. Todėl pateiksime eilę, mūsų nuomone, svarbiausių neapskaitinės informacijos pavyzdžių.
Bendroji įmonės valdymo informacija susideda iš:
Bendrovės steigimo ir veiklos dokumentų:
Steigimo sutartis ir įstatai;
Patentai, licencijos, leidimai, sertifikatai.
Bendrovės valdymo organų dokumentų:
Visuotinių akcininkų susirinkimų protokolai;
Tarybos, valdybos, direktorato posėdžių protokolai;
Administracijos vadovo, (padalinių) vadovų įsakymai, potvarkiai.
Bendrovės veiklą reglamentuojančių dokumentų:
Dokumentacijos planas;
Valdymo organų ir darbuotojų pareiginiai nuostatai;
Kolektyvinė sutartis, vidaus tvarkos nuostatai;
Svarbiausiomis specializuotos informacijos sudedamosiomis dalimis yra:
Kokybės valdymo sistemos dokumentacija (ISO 9001);
Aplinkos vadybos sistemos dokumentacija (ISO 14001);
Informacijos apsaugos valdymo sistemos dokumentacija (ISO 27000);
Darbuotojų saugos ir sveikatos vadybos sistemos dokumentacija (OHSAS 18001);
Pagrindinę veiklą reglamentuojantys dokumentai:
Gamybos procesų aprašymai;
Technologinės kortelės;
Receptūros.
Galima iš karto sutikti su oponentų nuomone, kad tokio pobūdžio informaciją galima rasti ir ją naudotis tik atitinkamo dydžio ir veiklos pobūdžio įmonėse. Tačiau tai nepaneigia jos egzistavimo galimybės.
Gana sunku pateikti įmonėje naudojamos ekonominės valdymo informacijos sudėtį, nes ji gali būti labai įvairi. Tačiau šio straipsnio tikslams įgyvendinti turėtų pakakti pateikiamo pavyzdinio sąrašo.
Pagrindinėmis ekonominės informacijos sudedamosiomis dalimis yra:
Bendrovės veiklos planai:
Strateginis planas;
Vidutinės trukmės planai;
Metiniai planai (Pardavimų; Pirkimų; Rinkodaros; Gamybiniai)
Bendrovės finansiniai planai:
Finansinis planas;
Biudžetai;
Investicijų planai;
Bendrovės vidinės ir darbuotojų veiklos ataskaitos;
Konkursinės/projektinės paraiškos ir skaičiavimai.
Rinkos ekonomikos sąlygomis komercinės informacijos svarba abejonių nekelia. Galima diskutuoti dėl jos sudėties ir vietos klasifikacijoje. Tačiau pagrindinėmis jos sudedamosiomis dalimis reikėtų įvardinti:
Kainodaros sistemą;
Pirkėjų duomenų bazę;
Tiekėjų duomenų bazę;
Sutarčių duomenų bazę.
Tiek šioje dalyje, tiek visame straipsnyje nebuvo detaliai nagrinėti sistemų sudedamųjų sąrašai. Jų pavyzdžiais buvo siekiama pademonstruoti nagrinėjamų sistemų sudėtingumą, atskleidžiant jų turinio įvairumą. Tarkime, komercinės informacijos sudedamųjų išvardinimui skirtos tik keturios pozicijos, tačiau šios sudėtinės VIS dalies svarba yra išskirtinė. Jos analizė ir valdymas yra vienas kertinių įmonės sėkmės uždavinių.
Verslo įmonėse tradiciškai svarbiu ir sudėtingu valdymo objektu yra pardavimų procesai. Šiuo klausimu išimčių pasitaiko itin retai. Aštriausia konkurencija rinkos ekonomikoje vyksta pardavimų srityje. Todėl įmonės skiria ypatingą dėmesį darbui su pirkėjais ir klientais, savo paslaugų ar produktų kainos nustatymui.
Atskirai nagrinėdami neapskaitinės informacijos sudėtį, norime atkreipti dėmesį į jos įvairovę ir atskirų sudedamųjų svarbumą, tokiu būdu pabrėždami pačios neapskaitinės informacijos svarbos augimą, kuris sąlygojamas visų pagrindinių informacinio aprūpinimo svarbos augimo priežasčių ir tendencijų. Dabartinės VIS galimybės ir struktūra verčia abejoti ilgai teoriniuose darbuose vyravusia ir dar sutinkama nuostata3 apie didžiulę buhalterinės apskaitos svarbą įmonės valdyme. Pavyzdžiui, prof. J.Mackevičius rašo: Buhalterinės apskaitos teikiama informacija sudaro nuo 60% iki 90% visos ekonominės informacijos, kuri būtina įmonės veiklai planuoti, analizuoti, valdyti ir garantuoti jos tęstinumą."2 Informacijos srautus suskaičiuoti nėra trivialus uždavinys, tačiau akivaizdu, kad šiuolaikinės kompiuterizuotos verslo įmonės valdymo sprendimų informaciniame aprūpinime ženkliai padidėjo neapskaitinės ir išorinės verslo informacijos dalis ir svarba, tapo sunkiau nubrėžti teorinę takoskyrą tarp ekonominės ir komercinės informacijos, įmonėse labai skirtingai sprendžiami valdymo apskaitos organizavimo klausimai. Todėl įmonės valdyme atskirų informacinių šaltinių vaidmuo gerokai sumažėjo, o svarbesniais tapo kompleksiniai sprendimai. Praktikoje stengiamasi maksimaliai pasinaudoti visomis informacinio apsirūpinimo galimybėmis ir apsisaugoti nuo naujų rizikų prarasti informaciją. Todėl vis aktualesniais tampa profesionalaus verslo informacinės sistemos valdymo bei jos efektyvinimo uždavinių sprendimas. Verslo subjektai tinkamai įvertinę informacijos svarbą ir sukūrę šiuolaikines jos valdymo sistemas, įgavo konkurencinius pranašumus, kurie pateisins padarytas investicijas.

Išvados

Verslo įmonės informacinė sistema yra svarbus elementas valdymo sistemoje, kurio reikšmė pastaraisiais dešimtmečiais auga lygiagrečiai su naujomis informacinio apsirūpinimo galimybėmis ir verslo poreikiais.
Verslo valdymo sprendimų priėmimui vis didesnę įtaką daro sugebėjimas pasinaudoti verslo informacinės sistemos posistemėse kaupiama ir apdorojama informacija. Dideli rezervai einamojo ir strateginio verslo valdymo informaciniam aprūpinimui egzistuoja išorinės ir neapskaitinės informacijos srautuose.
Šiuolaikinėje verslo įmonėje galima pastebėti buhalterinės apskaitos ir klasikinės įmonės veiklos analizės sukuriamos informacijos kiekio procentinės dalies mažėjimą visoje verslo įmonės informacinėje sistemoje.
Geresnių verslo rezultatų gali tikėtis tos įmonės, kurios ne tik supranta informacijos svarbą verslo valdyme, bet skiria dėmesį pačios informacinės sistemos formavimui ir valdymui.


Literatūros sąrašas:

Lietuvos Respublikos vertybinių popierių įstatymas. Nr. XI-1673, 2011-11-17, Žin., 2011, Nr. 145-6819 (2011-12-01).
J.Mackevičius Įmonių veiklos analizė", TEV, Vilnius, 2007, 37 p.
J.Mackevičius Įmonių veiklos analizė – informacijos rinkimo, tyrimo ir vertinimo sistema", Informacijos mokslai, Vilnius 2008, p 46-56.

SUMMARY

BUSINESS MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM ANALYSIS

The management quality of a modern enterprise largely depends on the functioning of managerial information system. Of course, this has been important in all stages of economic development; however, failure to utilize potential opportunities in today's digital world may be considered a lack of professional competence. Yet the rule of equilibrium is universal: that is to say, along with more opportunities, we also start facing more problems. In the case that we are analyzing this means that as information becomes more diverse, comes from and is filed in a wider variety of sources, it gets increasingly more difficult to manage it properly. On the other hand, this means new business opportunities that may be exploited. The article summarizes the experience of Lithuanian enterprises by analyzing their abilities to solve the issues, regarding the managerial information supply system; it also deals with the theoretical and practical issues, concerning the formation of the managerial information supply systems; it also studies those systemic changes in the composition of the information flow that influence the processes in question; lastly the article will suggest some new opportunities and their potential effect on increasing the efficiency of business management.

2012 m. kovas
8