A FALTA DE DIALOGO E ENTENDIMENTO ENTRE OS SETORES DA EMPRESA KX ALIMENTOS
Descrição do Produto
CURSO: MBA GESTÃO ESTRATÉGICA DE NEGÓCIOS
DESAFIO PROFISSIONAL
REESTRUTURAÇÃO DOS SETORES COMERCIAL E FATURAMENTO
Objetivo
Avaliar a crise interna e as melhorias de mudanças dentro da empresa.
Introdução
Este estudo tem por finalidade uma avaliação e análise da "crise interna"
administrativa que impera dentro da Empresa KX ALIMENTOS LTDA que busca uma
alternativa de melhoria entre os setores, entre eles em especial o
comercial e faturamento e conseqüentemente os demais envolvidos no
processo, setores Almoxarifado / Expedição, onde há acumulo de pedidos para
um mesmo dia podendo ocorrer atrasos nas entregas aos clientes.
História da Empresa
A Empresa KX Alimentos Ltda foi fundada há 16 anos e produz biscoitos e
balas sendo comercializados a todo mercado nacional. Sua característica
principal e o respeito ao cliente e tem como lema a pontualidade.
A KX Alimentos conta com 30 Funcionários distribuídos em 2 turnos de
trabalho.
São 4 Funcionários que trabalham em turno normal e assim ficam divididos
esses envolvidos neste estudos de caso:
- Setor Comercial: 01 Assistente Comercial
- Setor de Almoxarifado e Expedição: 02 Estoquistas
- Setor de Faturamento: 01 Faturista
A FALTA DE DIALOGO E ENTENDIMENTO ENTRE OS SETORES DA EMPRESA KX
ALIMENTOS
O problema objeto desta análise ocorre quando o setor Comercial repassa os
pedido dos clientes ao setor do Almoxarifado e Faturamento com pouco tempo
para ser separado, faturado e recolhido pelas transportadoras, considerando
que o número de pedidos varia entre 35 e 50 pedidos, são 35 tipos de
produtos diferentes separados por lotes conforme as datas de fabricação.
Segundo Walter A. Shewhart e também seu discípulo W. Edwards Deming, que
desenvolveram o ciclo PDCA, que baseia-se na análise e solução do problema
passando por etapas: plan (planejar) – do (fazer) – check
(verificar/revisar) – act (agir) planejar, fazer, checar e agir.
Diante disso, vem as etapas na sequência abaixo:
PLANEJAR: procura-se detalhar o problema, entender as etapas do processo,
para saber as possíveis soluções viáveis.
O passo a passo do processo:
O turno de trabalho inicia as 7.30 Horas para toda a Empresa.
O setor Comercial recebe os pedidos dos representantes e clientes diretos
faz seus devidos ajustes e repassa ao Setor de Almoxarifado até as 10
horas.
O Almoxarife edita os mesmos conforme disponibilidade de seu estoque.
Esses pedidos são impressos e passados aos funcionários Estoquistas.
Intervalo de almoço das 12 às 13 horas.
Após a separação os pedido irão para as mãos do Faturista até as 14 horas.
Depois de serem Faturados, o Faturista chama as Transportadoras
correspondentes a cada pedido.
Tudo isso deve ocorrer no período da manhã e iníco da tarde até as 15 horas
para poder haver tempo hábil para a chegada das transportadoras.
Esses Horários podem variar conforme a quantidade de pedidos, que se forem
no fim do mês sempre serão bem mais altos, podendo chegar até a 50 pedidos
e 300 volumes, ou seja 300 caixas de produtos acabado/ final de um cliente.
FLUXOGRAMA
NÃO
SIM
DDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD
FAZER: trabalhar para resolver o problema, colocando o que foi PLANEJADO
acima em prática.
SOLUÇÃO 1
A solução mais viável para este caso é fazer com que o setor Comercial
antecipe em um dia os pedidos para não acumular no dia seguinte.
SOLUÇÃO 2
Que já é praticada, é manter os estoque certos, ou seja, os estoques
físicos concernentes com o que aparece no sistema. No início de cada mês
quando a entrada de pedidos tende a serem menores, é feito um balanço
geral, isto é uma contagem de estoques de todos os produtos, de todos os
lotes. Dessa forma, não haverá retrabalho, reeditando pedidos para corrigir
estoques errados.
SOLUÇÃO 3
A mais cara, portanto será futuramente avaliada, seria fazer um ajuste ou
customização no sistema de Informatica, onde o pedido já sai do Setor
Comercial com o lote do produto solicitado certo, dessa forma os estoques
tem que estar 100% corretos, para não ocorrer refatura.
Como ficará o processo depois que forem feitas as devidas alterações no
sistema de informática:
FLUXOGRAMA
DDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD
Aqui entra a GERENCIA PARTICIPATIVA que entende a situação, concorda que
tem que haver uma solução possível, viável e/ou barata. Em reunião entre
direção da Empresa KX Alimentos e os tais setores e funcionários
envolvidos, foi apresentado o problema, a possível solução e uma vez
aprovado a SOLUÇÃO 1, foi colocada em prática o Planejado.
CHECAR: revisar tudo, desde o PLANEJADO e o que FOI posto em prática. Foi
feito simulações para não haver possibilidade de falhas.
AGIR: por em prática, implementar a melhoria prevista. A partir de
fevereiro de 2016 foi oficialmente iniciado o novo processo. Onde os pedido
que chegaram ao Setor Comercial no dia 01/02/2016 ficaram para serem
separados e faturados no dia 02/02/2016 e assim sucessivamente.
FLUXOGRAMA DO NOVO PROCESSO
NÃO
SIM
DDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDSIM
Gerenciamento por Diretrizes
Pode-se por este assunto nesta avaliação da Empresa KX Alimentos, uma vez
que em um Gerenciamento por Diretrizes o objetivo foco em uma ou mais metas
ou Diretrizes para solucionar o problema em questão que é acabar com o
acumulo de serviço na separação de pedidos e possível atraso no faturamento
e conseqüentemente atraso ou a não entrega do pedido para a transportadora
pra envio ao cliente.
Gerenciamento por Processos
Sendo este tipo de Gerenciamento por Processos é o detalhamento do
processo ou etapas do assunto em questão passa e ocorre o problema para
então ser solucionado, ou seja, como no fluxograma acima detelhado as fases
que o pedido e os devidos setores da Empresa passam para entender e
corrigir o problema ou "gargalho".
Conclusão
A constante melhoria depende do envolvimento dos funcionarios que
"abraçam a causa e vestem a camisa" honrando o salário que recebem. A
GESTÃO PARTICIPATIVA da Direção da Empresa é e foi esencial para que a
idéia PLANEJADA no papel seja aprovada para então ir para ser colocada em
prática e apresentar resultados positivos e desejados, como foi eliminando
as posibilidades de atraso no Faturamento e consequentemente na entrega
para o cliente.
Bibliografia
CARVALHO, Marli Monteiro de. Gestão da Qualidade – Teoria e Casos. 8.
reimpressão.Editora Elsevier. Rio de Janeio, RJ - 2005.
PALADINI, Edson Pacheco. Gestão da Qualidade – Teoria e Prática. 2.ed.
Editora Atlas. São Paulo, SP - 2006.
Oliveira, Otávio J. Gestão da Qualidade – Tópicos Avançados. 2.ed. Editora
Cengage Learning. São Paulo, SP - 2009.
Campos, Vicente Falconi. TQC – Controle da Qualidade Total – no Estilo
Japonês. 8.ed. Editora DG. Belo Horizonte , MG - 1992.
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FATURAMENTO
Pedido segue para o Faturista e chama as transportadoras
Os Estoquistas coletam os itens solicitados nos pedidos e deixam
identificados por clientes e transportadoras
O turno de trabalho inicia as 7.30 Horas para toda a Empresa
ALMOXARIFADO
SEPARAÇÃO DE MERCADORIA
COMERCIAL
Pedido aprovado – já sai com o lote disponível do Estoque
EXPEDIÇÃO
Despacha o pedido
INÍCIO
INÍCIO
O turno de trabalho inicia as 7.30 Horas para toda a Empresa
O Setor Comercial passa para o Setor de Almoxarifado os pedidos conforme
vai recebendo dos representantes e clientes via e-mail para serem
transmitidos ao Almoxarifado no dia seguinte.
INÍCIO
COMERCIAL
Pedido aprovado (recebidos no dia enterior)
ALMOXARIFADO
Pedido DO DIA ANTERIOR é editado conforme disponibilidade de estoque e
impresso
Os Estoquistas coletam os itens solicitados nos pedidos e deixam
identificados por clientes e transportadoras
SEPARAÇÃO DE MERCADORIA
Pedido conforme Estoque certo
FATURAMENTO
Pedido segue para o Faturista e chama as transportadoras
EXPEDIÇÃO
Despacha o pedido
FIM
FIM
COMERCIAL
Pedido aprovado
ALMOXARIFADO
Pedido é editado conforme disponibilidade de estoque e impresso
Os Estoquistas coletam os itens solicitados nos pedidos e deixam
identificados por clientes e transportadoras
SEPARAÇÃO DE MERCADORIA
Pedido conforme Estoque certo
FATURAMENTO
Pedido segue para o Faturista e chama as transportadoras
EXPEDIÇÃO
Despacha o pedido
FIM
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