A importância da tecnologia aplicada ao escritório de advocacia e os reflexos no mercado atual

A importância da tecnologia aplicada ao escritório de advocacia e os reflexos no mercado atual
O mercado jurídico vem se tornando cada vez mais competitivo, para acompanhar o ritmo acelerado escritórios de advocacia estão sempre em busca da excelência em suas atividades. A tecnologia apresenta-se como grande aliada seja para escritório de pequeno, médio ou grande porte o uso de ferramentas que facilitem o acesso à informação tem vital importância para o manejo de processos, relação com o cliente e até na captação de novos clientes.
Um dos principais objetivos de um escritório de advocacia é a busca por um atendimento eficaz e com qualidade, mesmo que para tal seja necessário tempo este que é cada vez mais valioso e escasso. Como em qualquer atividade produtiva a tecnologia é um fator estratégico e para o escritório de advocacia que deseja tornar-se mais ágil e competitivo. Utilizar ferramentas para controle de prazo e aliviar as atividades laborais tem fator determinante na organização do dia a dia do escritório.
Nesse sentido torna-se mais difícil encontrar escritórios que ainda baseiam sua atuação em documentos físicos, pastas, papéis etc. Na medida em que diminui o uso de papéis, aumenta a demanda por tecnologia. Além das tradicionais redes de computadores com acesso à internet, que é premissa básica para qualquer empresa, existem alguns recursos que podem fazer a diferença como o celular que se tornou o melhor amigo do advogado. Toda a rotina administrativa e de processos do escritório está voltada para busca de soluções tecnológicas.
Daniel Alves Ferreira diretor, do Mesquita, Pereira, Marcelino, Almeida, Esteves Advogados situado em São Paulo-SP , ressalta o ganho com espaço. Segundo ele, havia no escritório uma área de 115 m² para armazenamento de arquivos e, com a digitalização, caiu para apenas 25 m².
Responsável pela gestão administrativa do Tostes e Associados Advogados, escritório que já digitalizou cerca de 40% de seu acervo, Adriano Siciliani confirma o grande investimento da banca com tecnologia. "Hoje, temos uma quantidade enorme de softwares em uso e investimos em máquinas para fotografar os processos".
Dentre os grandes avanços tecnológicos que ajudam o advogado a ter "em suas mãos" toda informação que precisa tanto para informar o cliente do andamento de seu processo, quanto para o próprio advogado analisar em poucos minutos como anda determinado processo a digitalização de processos judiciais e documentos administrativos dentro do ambiente de trabalho veio para facilita à gestão, procura, visualização e compartilhamento da informação. Além de propiciar ganho de espaço e com a economia com impressão e liberação de espaço útil (com a redução de estantes e arquivos) tornam o investimento com a digitalização altamente atrativa e com altos ganhos de produtividade.
Depois de digitalizados e com um fácil manuseio os documentos do escritório/departamento jurídico ganham mais longevidade na medida em que os originais em papel deixam de circular de mão em e os documentos digitais podem ganhar restrições de alterações ou rastreabilidade de auditoria.
Com um sistema de busca útil, além de controle de acesso por login e senha, também podem informar ao advogado os prazos a vencer, o andamento de cada processo e ainda podem gerar relatórios gerenciais de visualização superior do quadro atual.
Diante do exposto muitas vezes, um escritório de advocacia reluta em enxergar a necessidade de estruturas tecnológicas o que o leva a buscar alternativas ultrapassadas, o uso de planilhas feitas à caneta, dados de clientes armazenados de forma descuidada que facilmente pode se perder. Mesmo que a primeira vista não seja de nítido alcance, o atraso em adaptação ao mundo moderno pode impactar no crescimento do negócio e ainda colocá-lo em risco. Um ambiente qualificado com soluções imediatas que além de auxiliar surpreenda é essencial. Como qualquer negócio um escritório de advocacia necessita de apoio para se tem muito além bom e limpo marketing que possa muito além de divulgar mas que traga respeito ao escritório. A busca por novas tecnologias, recursos profissionais, como não é sua prioridade entender de tecnologia, uma boa alternativa é terceirizar parcial ou totalmente essa responsabilidade com uma empresa especializada que tenha disponibilidade para auxiliar em tempo integral a utilização dessa tecnologia quanto sua aplicação e acompanhamento de resultados.