Adequações realizadas nos sistemas da Universidade Federal de Lavras para vincular o planejamento institucional à execução orçamentária

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Adequações realizadas nos sistemas da Universidade Federal de Lavras para vincular o planejamento institucional à execução orçamentária Bruno da Silva Gonçalves; Ramon Simões Abílio Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação (DGTI) - Universidade Federal de Lavras – (UFLA) Campus Universitário, Caixa Postal 3037, CEP 37200-000 – Lavras, MG, Brasil {brunogoncalves, ramon.abilio}@dgti.ufla.br

Resumo: As universidades federais precisam monitorar o alcance dos objetivos estabelecidos no plano de desenvolvimento institucional. Para ajudar a compreender os resultados alcançados nesse plano a equipe de gestão da UFLA solicitou que os sistemas da universidade permitissem o alinhamento das metas do plano de desenvolvimento institucional com planejamento e execução do orçamento das unidades administrativas. Também se esperava que esse vínculo tornasse possível gerar relatórios que subsidiem a priorização das demandas de aquisição e simplificasse a tarefa de executar o planejamento de aquisições dos gestores das unidades administrativas. Este trabalho faz a descrição detalhada das modificações implementadas nos sistemas SIPAC e RESÍDUOS da UFLA para atender a essa demanda. Palavras-chave: Planejamento Estratégico; Planejamento Orçamentário; SIPAC; Universidade Federal de Lavras; Abstract: Federal universities need to monitor the achievement of the objectives established in the institutional development plan. To help understand the results achieved in this plan UFLA management team requested that the university systems permit the alignment of the institutional development plan goals with planning and implementation of the budget of the administrative units. It was also expected that this link would make it possible to generate reports that support the prioritization of demands acquisition and simplify the task of performing the planning acquisitions of managers of administrative units. This work is a detailed description of the changes implemented in SIPAC and Resíduos UFLA systems to meet this demand. Keywords: Strategic planning; Budget planning, SIPAC; Federal University of Lavras; 1. INTRODUÇÃO O planejamento estratégico é um processo gerencial que permite estabelecer a direção a ser seguida por uma organização (SIRÉN; KOHTAMÄKI, 2015) e tem como produto um documento chamado Plano Estratégico (ZIMMERMAN, 2015). Depois da elaboração do plano estratégico as organizações devem concentrar seus esforços para alcançar os objetivos estabelecidos (POISTER, 2010) e acompanhar a execução física e financeira dos programas e ações (SILVA; MÁRIO, 2015). Essa gestão estratégica possibilita uma administração orientada por resultados e maior agilidade na tomada de decisão nos diversos níveis da organização (ZIMMERMAN, 2015). Por esse motivo, as instituições públicas precisam informar os principais critérios para alocação/distribuição de recursos orçamentários (BRASIL, 2014) avaliando como cada ação, projeto ou programa proposto impacta nos objetivos da instituição (PINHEIRO, 2013). Assim como as demais organizações públicas e privadas, as universidades podem realizar o seu planejamento estratégico e, no caso das universidades federais brasileiras, a lei nº 10.861 de 14/4/2004 exige que as mesmas o façam. Dessa forma, a Universidade Federal de Lavras (UFLA) realizou seu planejamento e o formalizou no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) com vigência de 2011a 2015 (UFLA, 2010). No PDI, estão definidos os objetivos, as metas e as ações para o seu período de vigência (UFLA, 2010). A unidade responsável pelo acompanhamento e execução do PDI é a Pró-Reitoria de Planejamento de Gestão, mais especificamente, sua subunidade Superintendência de Planejamento (SUPLAN). Para acompanhar a execução do PDI, a UFLA passou a utilizar três sistemas de

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software: a) ProManager: registro dos objetivos, metas e ações do PDI; b) Resíduos: cadastro do Plano de Aplicação de Recursos (PAR); e c) SIPAC (Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos): cadastro do Plano de Aplicação de Recursos Detalhado (PARD) e execução orçamentária. Os três sistemas de software são acessados pelas unidades administrativas e acadêmicas da instituição por meio da internet. O ProManager é um software proprietário cedido para uso da UFLA sem, no entanto, autorização para acesso ao código fonte e/ou ao banco de dados. O Resíduos é um software da UFLA desenvolvido e mantido pela Coordenadoria de Sistemas de Informação (CSI) da Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação (DGTI/UFLA) e o SIPAC é desenvolvido pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) e foi cedido para uso da UFLA mediante acordo e contratação de uma empresa terceirizada que fornece os serviços de suporte, sustentação e customização. A SUPLAN desejava que os planos orçamentários e pedidos de compras dos centros de custo (Resíduos e SIPAC) fossem associados a uma meta do PDI (ProManager). Essa associação tinha três objetivos: (1) gerar dados que permitam priorizar o atendimento das demandas de aquisições com base no planejamento da instituição; (2) poder gerar relatórios sobre o valor que a instituição investiu em cada meta estabelecida no PDI; e (3) poder avaliar o quanto de investimento foi demandado pelas unidades para cada meta, o quanto foi disponibilizado e executado e o resultado alcançado na meta. Para atender a essa demanda a CSI importou as metas do PDI do sistema ProManager para o sistema Resíduos. Os sistemas SIPAC e Resíduos foram integrados para permitir esse alinhamento. O objetivo desse trabalho é apresentar as modificações implementadas nesses sistemas para atender à demanda da SUPLAN. Este artigo está organizado da seguinte forma: Na Seção 2 é descrito como foi conduzido o trabalho. Na Seção 3 estão descritos os resultados, apresentando os processos mapeados e as principais alterações nos sistemas de software envolvidos. Por fim, são apresentadas as considerações finais e os trabalhos futuros (Seção 4). 2. METODOLOGIA Este trabalho foi realizado na Coordenadoria de Sistemas de Informação (CSI) entre junho de 2014 e fevereiro de 2015. A CSI é uma unidade da Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação (DGTI) - órgão responsável por desenvolver as atividades de gestão da tecnologia da informação no âmbito da UFLA (UFLA, 2015). A CSI é responsável pela definição, análise, programação, implantação, manutenção e documentação de sistemas de informação das unidades administrativas e acadêmicas da UFLA (UFLA, 2012). Para a realização deste trabalho, foram adotados os seguintes passos: 1 – Pesquisa bibliográfica e documental: realizou-se uma revisão exploratória da literatura sobre os temas: planejamento estratégico e gestão estratégica na administração pública. Foram analisados também documentos da UFLA e do Ministério do Planejamento sobre planejamento na administração pública federal. Nesta fase, identificou-se as estratégias para vincular a execução do orçamento ao planejamento estratégico. 2 – Mapeamento de processos e elaboração do projeto de customização: Com base nos dados levantados na literatura e documentos da UFLA e das demandas apresentadas, a DGTI elaborou um o projeto de customização contendo: o mapeamento do processo de planejamento e execução do orçamento atual (antes da implantação do SIPAC); uma proposta de processo com as customizações implementadas no SIPAC e Resíduos; e os protótipos de tela das modificações nos sistemas. 3 – Validação dos requisitos e processos: foram realizadas três reuniões para validação dos requisitos e processos. As duas primeiras reuniões foram realizadas junto à SUPLAN, que apontou adequações nos mapas de processo e nas funcionalidades apresentadas. A terceira reunião envolveu CSI, SUPLAN e alguns gestores de unidades orçamentárias para uma apresentação do processo e do projeto de customização. Foram feitas sugestões de mudanças no projeto de customização.

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4 – Elaboração do projeto técnico: Foi elaborado o projeto técnico da customização no qual foram adicionadas as especificações de banco de dados, a descrição dos casos de uso e a estimativa em pontos de função. 5 – Implementação, testes e validação das customizações: a empresa contratada implementou as modificações no SIPAC e a CSI implementou as modificações no sistema Resíduos. Ambas as equipes disponibilizaram as funcionalidades para testes exploratórios. O analista de negócio responsável pelo projeto fez o teste exploratório das funcionalidades e marcou uma apresentação para a SUPLAN. Os casos de uso foram validados pelo requisitante da solução e as modificações no SIPAC e no Resíduos foram colocadas em produção. 3. RESULTADOS A SUPLAN tinha a expectativa que SIPAC permitisse que a execução orçamentária da universidade fosse associada ao planejamento estratégico da instituição. Essa expectativa tem fundamento no PDI que estabelece que “toda a comunidade acadêmica poderá acompanhar, de forma transparente, os esforços e os resultados das ações de todos os órgãos da administração da UFLA para alcançar os objetivos estabelecidos no PDI” (UFLA, 2010, p. 103). Contudo, isso não era possível porque o acompanhamento do PDI 2011-2015 era feito no sistema ProManager, o planejamento orçamentário das unidades era elaborado no sistema Resíduos e as requisições de compra e gerência orçamentária das unidades era feito no SIPAC e não havia integração entre esses sistemas. Por esse motivo, a SUPLAN solicitou à CSI que customizasse os sistemas da ULFA para integrar o planejamento e a execução do orçamento. Para alcançar esses objetivos, as metas que estavam cadastradas no sistema ProManager foram exportadas para o sistema Resíduos. O Resíduos foi adequado para poder associar o planejamento orçamentário com as metas do PDI. Foram adicionados ao SIPAC os casos de uso “Elaborar Plano de Aplicação de Recursos Detalhado” para que as unidades orçamentárias possam realizar seu planejamento de compras e “Execução do Planejamento” para que as unidades executem e acompanhem a disponibilidade dos materiais e serviços solicitados no PARD. Esta seção apresenta os processos mapeados e as principais alterações realizadas no Resíduos e no SIPAC para permitir a execução e o acompanhamento do PDI. 3.1 Mapeamento de Processos e Elaboração de Projeto de Customização Nas reuniões com a SUPLAN e gestores das unidades orçamentárias, o processo em vigor do planejamento e execução orçamentária da UFLA foi mapeado pela CSI e validado junto às unidades responsáveis pelos mesmos. Também foi apresentado como ficaria o processo após a implementação das modificações nos sistemas. Nas seções seguintes, são apresentados e descritos brevemente o processo em vigor antes da implantação do SIPAC e o processo após as modificações no SIPAC e no Resíduos. 3.1.1 Processo de acompanhamento do PDI em vigor Parte do orçamento da UFLA era descentralizada para as unidades administrativas e acadêmicas (Figura 1). Os gestores dessas unidades orçamentárias informavam no Resíduos quanto desse recurso pretendiam aplicar por rubrica. Por exemplo, a ‘Unidade X’ recebe 100 mil reais e informa que aplicará 40 mil reais em material de consumo, 50 mil em capital e 10 mil em diárias. No Resíduos, a SUPLAN avaliava o planejamento das unidades e, se aprovado, as unidades faziam os pedidos de compra preenchendo um formulário elaborado em um editor de texto, que ficava disponível no site da Diretoria de Gestão de Materiais (DGM), unidade responsável pelas compras. Nesse formulário, os requisitantes informavam a descrição dos materiais pedidos e a pesquisa de preço necessária para a instrução dos processos de compra. Os pedidos em papel eram organizados manualmente pela DGM e não havia um critério de priorização. Para saber o andamento do pedido de compras, o requisitante precisava entrar em contato com a DGM. O sistema de registro de preço não era usado por padrão e por isso, na maioria das vezes, quando o processo de compra era concluído, a DGM solicitava o empenho do material ou serviço adquirido.

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Antes de realizar o empenho, a equipe da SUPLAN tinha que subtrair do orçamento da unidade manualmente no Resíduos o valor dos itens licitados. A DGM aguardava o recebimento do material empenhado para entrega-lo ao requisitante.

Figura 1. Processo de planejamento e execução orçamentária antes do SIPAC

3.1.2 Processo após a modificação nos sistemas Parte do orçamento da UFLA é descentralizado para as unidades administrativas e acadêmicas no Resíduos (Figura 2). Os gestores dessas unidades orçamentárias informam quanto desse recurso pretendem aplicar por meta do PDI e rubrica no Resíduos. Por exemplo, a ‘Unidade X’ recebe 100 mil reais e informa que aplicará 40 mil reais em material de consumo para atender a meta “Melhorar a qualidade dos cursos de pós-graduação”, 50 mil reais em capital para atender a mesma meta e 10 mil reais em diárias para atender a meta “Aumentar a participação de professores em eventos científicos”. A SUPLAN avalia o planejamento das unidades e, se aprovado, a estrutura de dados do PAR é exportada do Resíduos para o SIPAC. Com a estrutura de dados no SIPAC, as unidades elaboram seu PARD. Após detalharem seu planejamento, as unidades submetem o PARD para avaliação da SUPLAN. Depois de avaliar as demandas da comunidade no SIPAC, a SUPLAN gera as requisições de compra dos itens demandados. A equipe da DGM, com as demandas consolidadas, faz a pesquisa de preço e instrui os processos de compra. Sempre que a legislação permitir, os materiais são comprados por registro de preço. Os gestores das unidades orçamentárias acompanham a disponibilidade dos itens solicitados e, conforme sua demanda e disponibilidade orçamentária vão solicitando os itens pela funcionalidade “Executar Planejamento” disponível no SIPAC. Ao fazer a requisição, o SIPAC faz o débito do valor dos materiais e serviços no saldo da unidade requisitante. Se o material não estiver disponível em estoque, é feito o empenho em ata da requisição. Após o recebimento do material, a DGM o entrega para o requisitante.

Figura 2. Processo de planejamento e execução orçamentária após modificações nos sistemas

3.2 Modificações Implementadas no sistema Resíduos O sistema Resíduos foi desenvolvido para que as unidades fizessem seu planejamento orçamentário e a SUPLAN controlasse a execução do orçamento das unidades. Não fazia parte do escopo desse sistema vincular as metas do PDI com o planejamento orçamentário. Por esse motivo, foi feita a importação das metas do PDI do ProManager para esse sistema.

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3.2.1 Adequação do caso de uso: Cadastrar Unidades O Resíduos começou a ser utilizado antes do SIPAC e, para poder fazer a integração com o SIPAC, foi adicionada a opção de associar uma unidade cadastrada no Resíduos a uma unidade orçamentária do SIPAC. O Resíduos consulta as unidades orçamentárias no SIPAC e as apresenta em um campo para que o usuário indique a relação entre a unidade do Resíduos e a unidade no SIPAC. Isso foi necessário, pois já existiam unidades que não estavam no SIPAC ou estavam com nomes diferentes e era necessário saber exatamente em qual unidade do SIPAC o PAR deveria ser inserido. 3.2.2 Implementação da opção: Exportar PAR Após a aprovação do plano orçamentário das unidades, era necessário exportar os dados do Resíduos para o SIPAC. Para isso, foi desenvolvida a funcionalidade “Exportar Plano”. Assim, após a avaliação do PAR, a SUPLAN exporta os dados diretamente para o SIPAC (Figura 3).

Figura 3. Exportação do Plano Orçamentário para o SIPAC

3.3 Modificações Implementadas no sistema SIPAC A implantação do SIPAC na UFLA começou em março de 2013.. Nas próximas seções são descritas as modificações implementadas nesse sistema para vincular o planejamento e execução do orçamentário às metas do PDI. 3.3.1 Implementação do caso de uso: Elaboração PARD Após a exportação dos dados do sistema Resíduos, as unidades começam a elaboração do PARD. No PARD, as unidades informam, para cada meta e rubrica, os materiais, serviços e diárias que necessitarão em um determinado ano. Os dados do PAR são exportados para o SIPAC e formam a estrutura de dados para elaboração do PARD (Figura 4).

Figura 4. Dados do PAR exportados do Resíduos para o SIPAC

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Os gestores das unidades orçamentárias consideraram o processo padrão do SIPAC de requisição de compra muito moroso. Por esse motivo, foi sugerida, na reunião com os gestores orçamentários das unidades, a elaboração de um caso de uso que listasse os materiais ativos por elementos de despesa e que o elaborador do planejamento informasse a quantidade desejada de cada item. Para atender a essa demanda, o SIPAC foi customizado com um novo caso de uso no qual a unidade orçamentária seleciona uma meta/rubrica, um grupo de material, um subgrupo e os materiais cadastrados são exibidos como uma planilha eletrônica, com a opção de preencher um campo chamado quantidade planejada e salvar os dados. No exemplo apresentado na Figura 5, a DGTI está usando essa funcionalidade para planejar a aquisição de software de base.

Figura 5. Funcionalidade cadastrar plano de aplicações detalhado

3.3.2 Implementação do caso de uso: Enviar PARD Após detalharem seu planejamento, o sistema informa a rubrica, a meta, o valor planejado, o valor detalhado, porcentagem do valor planejado que foi detalhado e um botão para consulta dos itens planejados para cada meta-rubrica (Figura 6). O gestor da unidade orçamentária confere esses dados e submete seu planejamento detalhado para a SUPLAN.

Figura 6. Caso de uso: Enviar PARD

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3.3.3 Implementação do caso de uso: Analisar PARD Os PARDs enviados pelas unidades orçamentárias são avaliados pela SUPLAN para verificar a pertinência dos itens solicitados. O caso de uso para análise dos PARDs foi inserido no módulo Orçamento, na aba que foi criada com o nome de Plano de Aplicações. Nessa funcionalidade, a SUPLAN consegue ter uma visão geral do andamento da atividade de planejamento das unidades orçamentárias. Esse caso de uso permite que os PARDs submetidos sejam aprovados, devolvidos e que a aprovação seja estornada. A Figura 7 apresenta essa funcionalidade.

Figura 7. Caso de uso Avaliar PARD

3.3.4 Implementação do caso de uso: Gerar Requisições de Compra do PARD Após avaliar os PARDs, a SUPLAN gera as requisições de compra dos materiais solicitados no PARD. Essas requisições subsidiarão a instrução dos processos de compra da UFLA. A SUPLAN seleciona os PARDs que serão transformados em requisição de compra e clica em confirma para gerar as requisições, conforme demonstrado na Figura 8.

Figura 8. Caso de uso Gerar Requisições com Base no PARD

3.3.5 Implementação do caso de uso: Executar Planejamento Uma reclamação recorrente no primeiro ano do SIPAC na UFLA foi a falta de uma tela na qual os gestores das unidades orçamentárias pudessem visualizar os itens planejados, identificar os que

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estiverem disponíveis em ata de registro de preço ou almoxarifado e fazer o pedido de material. Por esse motivo foi incluído, na customização, um caso de uso que facilitasse os pedidos de material. O sistema deveria permitir que os gestores das unidades conseguissem acompanhar o status dos itens demandados para cada meta e rubrica, saber se a unidade recebeu o material ou serviço solicitado e se ele está disponível para empenho, em um processo de compra em andamento ou se ainda está aguardando ser incluído em um processo de compra. A Figura 9 apresenta um resumo do fluxo do caso de uso Executar Planejamento no SIPAC.

Figura 9. Caso de uso Executar Planejamento

4. CONSIDERAÇÕES FINAIS A associação do plano orçamentário com as metas do PDI e sua exportação para o SIPAC tornou possível a elaboração de relatórios que permitem à DGM priorizar o atendimento das demandas de aquisições com base no planejamento da instituição; e a SUPLAN verificar o quanto a instituição investiu em cada meta estabelecida no PDI e avaliar o quanto de investimento foi demandado pelas unidades para cada meta, o quanto foi disponibilizado, executado e o resultado alcançado. Além de atender aos objetivos previamente estabelecidos pela SUPLAN, a disponibilização dos casos de uso Elaborar PARD e Executar Planejamento tornou mais fácil para as unidades a elaboração do plano de aquisições e o acompanhamento do trabalho da unidade de compras. Entretanto, percebeu-se que sistematizar o processo de planejamento e execução orçamentária e gerar informações para seu acompanhamento é apenas o primeiro passo. É preciso amadurecer a cultura de planejamento, controle e avaliação na universidade. Os gestores de unidades orçamentárias precisam entender que é importante conhecer o PDI da UFLA para vincular seu planejamento orçamentário a uma meta adequada. A especificação inadequada das metas no planejamento orçamentário da unidade torna os relatórios inadequados.

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Apesar dos treinamentos oferecidos pela SUPLAN e CSI para os gestores de unidades orçamentárias, o grande número de pessoas envolvidas no processo faz com que seja necessário ampliar essas ações para alcançar um planejamento de qualidade. O próximo passo do projeto é usar o sistema integrado de gestão de planejamento e de projetos (SIGPP) da UFRN para que cada unidade orçamentária da UFLA elabore seu planejamento anual associado ao planejamento institucional e depois faça seu plano orçamentário associado às metas de sua unidade. O modelo de planejamento e controle da execução do planejamento da UFLA pode ser uma referência para universidades que tenham interesse em acompanhar a execução orçamentária das metas estabelecidas no PDI. Os benefícios alcançados pela UFLA mostram que essa estratégia pode ser bastante útil em um cenário em que os recursos disponibilizados para as universidades podem se tornar cada vez mais escassos. 5. REFERÊNCIAS BRASIL. INSTRUMENTO PARA AVALIAÇÃO DA GESTÃO PÚBLICA. Brasília - DF: Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Secretaria de Gestão Pública, 2014. PINHEIRO, M. T. Processo customizado de priorização aplicado na seleção de políticas públicas estratégicas de gestão alinhada à gestão para resultado governamental, 18 abr. 2013. Disponível em: . Acesso em: 4 mar. 2016 POISTER, T. H. The Future of Strategic Planning in the Public Sector: Linking Strategic Management and Performance. Public Administration Review, v. 70, p. s246–s254, 3 dez. 2010. SILVA, F. DE A. E; MÁRIO, P. DO C. O processo de formulação e monitoramento do planejamento estratégico de Tribunais de Contas sob a ótica da Nova Sociologia Institucional. Revista de Administração Pública, v. 49, n. 6, p. 1401–1427, dez. 2015. SIRÉN, C.; KOHTAMÄKI, M. Stretching strategic learning to the limit: The interaction between strategic planning and learning. Journal of Business Research, v. 69, n. 2, p. 653–663, set. 2015. UFLA. Plano de Desenvolvimento Institucional UFLA 2011-2015. Lavras: [s.n.]. Disponível em: . UFLA. Regimento Interno da Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação, 2012. UFLA. Plano Diretor de Tecnologia da Informação UFLA 2015-2016. Lavras: [s.n.]. Disponível em: . ZIMMERMAN, F. Gestão da estratégia com o uso do Balanced Scorecard (BSC)Escola Nacional de Administração Pública (Enap), , 2015. Disponível em: . Acesso em: 4 mar. 2016