Analisa Job Requirements pada PT. Astra Honda Motor

ANALISA JOB REQUIREMENTS PADA PT. ASTRA HONDA MOTOR

Mata Kuliah : Manajemen Sumber Daya Manusia

Oleh: Chandra Willy Saputra Noer Layli Abraham Obeth Sahureka Sindung Anggar K Furqon Mauladani Latjuba Sofyana STT

9114205302 9114205306 9114205312 9114205323 9114205324 9114205325

BIDANG KEAHLIAN MANAJEMEN TEKNOLOGI INFORMASI FAKULTAS MAGISTER MANAJEMENTEKNOLOGI INSTITUTTEKNOLOGISEPULUHNOPEMBER 2015 1

Pesatnya persaingan antar perusahaan untuk mempertahankan eksistensi serta proses

bisnisnya,

membuat

perusahaan

merencanakan

serta

melaksanakan

berbagaimacam cara. Mulai dari membuat perencanaan strategi kedepan, mengevaluasi proses kinerja dari bisnis yang dijalankan, mengantisipasi ancaman serta mencari peluang pada lingkungan eksternal perusahaan, dan yang terakhir meningkatkan kekuatan serta memperbaiki pada lingkungan internal seperti meningkatkan kualitas dari SDM. Meningkatkan kualitas SDM merupakan salah satu strategi dalam Manajemen SDM dan memiliki banyak cara yang bisa dilakukan, salah satunya adalah dilakukannya pencarian karyawan baru yang bermutu dan dibutuhkan perusahaan. Dalam proses pencarian karyawan baru, suatu perusahaan tentunya akan terlebih dahulu menentukan kebutuhan standar/job requirement tertentu, yaitu kriteria standar tenaga kerja yang ditentukan oleh perusahaan untuk mengisi suatu posisi tertentu. Proses ini akan turut membantu perusahaan mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan yang dibutuhkan. Untuk memasuki posisi atau lowongan tersebut, para calon tenaga kerja akan menyesuaikan kriteria yang ditentukan oleh perusahaan dengan criteria yang dimiliki (Astria, 2013). Ini bisa membuat hati-hati ketika memilih karyawan, seberapa baik kemampuannya yang akan diterima serta bagaimana persediaan kemampuan cocok dengan kebutuhan dimasa mendatang (Walker, 1992). Job requirement sering dinyatakan secara tertulis oleh perusahaan-perusahaan pada bursa lowongan pekerjaan saat ingin merekrut karyawan baru. Pada paper ini akan dibagi tiga bagian yang membahas tentangjob requirement. Bagian tersebut dimulai dari landasan teori yang berisikan beberapa pengertian job requirement menurut para ahli serta metodenya, aplikasi dari job requirement, lalu bagian terakhir saran apa yang harusnya diberikan pada aplikasi job requirement tersebut. 1. Landasan Teori 1.1. Job Requirement Beberapa ahli ada yang tidak menyebut dengan istilah job requirement, namun job specification/spesifikasi pekerjaan. Job specification adalah minimum dari kualifikasi yang harus dimiliki untuk melakukan pekerjaan tertentu (Panggabean, 2002). Atau deskripsi dari pekerjaan yang membutuhkan karyawan untuk mengerjakannya dengan kemampuan 2

yang dibutuhkan (Werther, 1993). Job specification bisa berbentuk daftar tuntutan manusiawi atas suatu jabatan, yakni pendidikan, keterampilan, kepribadian, dan lain-lain yang sesuai dengan analisis jabatan (Dessler, 2013). Kebutuhan dan tuntutan ini biasanya terdiri dari karakteristik manusia yang diperlukan, meliputi pengalaman, pelatihan, edukasi dan kemampuan fisik & mental (Werther, 1993). Bagian dalam job specification terdiri dari 3 bagian yang akan dijelaskan sebagai berikut (Panggabean, 2002): 1. Kumpulan persyaratan kualifikasi umum seperti pengalaman dan pelatihan. 2. Kumpulan persyaratan pendidikan yang pernah ditempuh, termasuk pendidikan wajib, universitas maupun kejuruan. 3. Ilmu, keahlian dan kemampuan yang dimiliki. Sebuah job requirement harus terdiri dari motif, sifat, keterampilan, aspek pencitraan diri seseorang, peran sosial, atau tubuh dari suatu individu, serta keberadaan dan kepemilikan karakteristik ini mungkin atau tidak diketahui oleh suatu individu (Mitrani, 1992). Job requirement juga digambarkan ke dalam sebuah model seperti Gambar 1 dibawah ini.

Gambar 1 Iceberg Model-Central & Surface Competencies (Sumber: Spencer, 1993:11) Jadi kompetensi yang terlihat adalah pengetahuan dan keterampilan, dimana kompetensi yang mengarah ke teknis pada dasarnya dibutuhkan oleh pekerjaan, sedangkan kompetensi tersembunyi seperti konsep diri, sifat dan motif kompetensi perilaku yang mendorong kinerja seseorang dalam pekerjaan (Vathanopas, 2007). Spriegel (1961) menyebutkan kualifikasi yang dibutuhkan para pekerja adalah sebagai berikut: 3

-

Kelamin yang disukai atau yang tidak boleh.

-

Kebangsaan (jika diperhitungkan).

-

Umur dengan batas maksimal dan minimal.

-

Kualitas fisik seperti tinggi, berat, kekuatan dan penglihatan. Tes untuk pengujian maupun laboraturium di bolehkan.

-

Edukasi seperti pendidikan sekolah, kampus yang diinginkan & berapa tahun yang dibutuhkan untuk lulus, gelar dan sekolah pelatihan maupun pelatihan teknik,

-

Pengalaman baik dari jenisnya maupun lamanya waktu yang dihabiskan.

-

Kemampuan bahasa baik dari membaca, menulis dan berbicara.

-

Peringkat

khusus

seperti

penampilan,

kepemimpinan,

kerjasama,

inisiatif,

kemampuan membangun karakter dan keakuratan. -

Peringkat tes seperti mental, keagresifan, kesukaan, kestabilan emosi, bakat berhubungan dengan mesin, kemampuan berdagang. Karena bertujuan pada pekerjaan, biasanya job specification dan job description

(mendefinisikan tentang pekerjaan apa itu) disatukan dalam satu dokumen yang biasa disebut job description (Werther, 1993). 1.2. Job Design Manajer terkadang dihadapi pada situasi dimana unit kerja masih belum ada, membutuhkan jenis pekerjaan pada unit kerja. beban kerja pada unit tersebut bertambah, atau pekerjaan tidak menghasilkan hasil yang efisien. Pada kasus ini manajer harus memutuskan untuk mendesain pekerjaan/job design baik itu perubahan maupun pembuatan baru (Hollenbeck, 2006). Dalam menentukan job requirement yang dibutuhkan suatu perusahaan harus melalui proses seperti Gambar 2 dibawah ini.

4

Gambar 2 Proses Perencanaan Pengembangan Human Resource Development (Sumber: Office of Civil Service Commission, 2004) Dalam rangka menentukan job requirement yang dibutuhkan suatu perusahaan harus memenuhi kebutuhan tugas utama untuk memperjelas visi organisasi, misi dan strategi perusahaan. Dari visi dan misi inilah job requirement bisa didefinisikan. Selanjutnya, bekerja di masing-masing bidang harus ditentukan oleh deskripsi pekerjaan dan kemudian persyaratan kompetensi untuk setiap tingkat jabatan dapat diselidiki. Kesenjangan kompetensi, atau kesenjangan antara kompetensi yang diharapkan dan yang sudah ada, juga perlu dinilai karena ini dianggap sebagai ukuran kebutuhan pengembangan karyawan sektor publik. Sementara itu, sangat penting bahwa kebijakan pengembangan SDM yang selaras dengan lingkungan organisasi, seperti anggaran, stakeholder dan periode waktu. Hal ini diperlukan bahwa strategi yang tepat digunakan dalam melakukan pengembangan SDM berdasarkan kelompok sasaran, kompetensi yang dibutuhkan, sumber daya yang tersedia, dan termasuk peluang dan ancaman. Rencana aksi dan anggaran yang dibutuhkan kemudian dapat diatur (Office of Civil Service Commission, 2004). 2. Aplikasi Job Requirement pada Perusahaan 2.1. Latar Belakang PT. Astra Honda Motor Pertumbuhan konsumen sepeda motor meningkat luar biasa. Di tengah-tengah persaingan yang begitu tajam akibat banyaknya merek pendatang baru, sepeda motor Honda yang sudah lama berada di Indonesia, dengan segala keunggulannya, tetap mendominasi pasar dan sekaligus memenuhi kebutuhan angkutan yang tangguh, irit dan 5

ekonomis. Menjawab tantangan tersebut, organisasi yang berada di balik kesuksesan sepeda motor Honda di Indonesia terus memperkuat diri. PT. Astra Honda Motor (AHM) merupakan sinergi keunggulan teknologi dan jaringan pemasaran di Indonesia, sebuah pengembangan kerja sama antara Honda Motor Company Limited, Jepang, dan PT. Astra International Tbk, Indonesia. Keunggulan teknologi Honda Motor diakui di seluruh dunia dan telah dibuktikan dalam berbagai kesempatan, baik di jalan raya maupun di lintasan balap. Honda pun mengembangkan teknologi yang mampu menjawab kebutuhan pelanggan yaitu mesin "bandel" dan irit bahan bakar, sehingga menjadikannya sebagai pelopor kendaraan roda dua yang ekonomis.

2.2. Struktur Organisasi PT. Astra Honda Motor Pada Gambar 3 dibawah ini adalah struktur organisasi yang ada di perusahaan PT. Astra Honda Motor yang digunakan.

6

Gambar 3 Struktur Organisasi PT. Astra Honda Motor dan Daftar Para Petingginya

7

2.3. Contoh Lowongan Pekerjaan PT. Astra Honda Motor Berikut ini akan dilampirkan beberapa lowongan pekerjaan dengan job requirment yang dibutuhkan oleh PT. Astra Honda Motor. Sumber dari lowongan pekerjaan ini diambil dari situs resmi PT. Astra Honda Motor yang beralamatkan di http://www.astrahonda.com/index.php/karir/lowongan/ (diakses 29/03/2015).

NEW MODEL ENGINEER Deskripsi Pekerjaan: Menganalisa dan mengontrol aktual pencapaian Cost Reduction yang dilakukan Supplier terhadap target yang telah ditentukan, melaporkan hasilnya di review divisi. Mengelola data Outplant Cost Unit per bulan dan memberikan feedback kepada PPL terkait jika ditemukan penyimpangan, untuk menjaga Outplant Cost Unit sesuai standar yang ditetapkan bagian Cost Planning. Mengelola data harga material, proses dan kurs valuta per periode (per kuota) sebagai dasar ataupun referensi dalam membuat forecast harga part untuk periode (kuartal) berikutnya. Jurusan Pendidikan: 

Teknik Industri

Kualifikasi:      

Telah lulus / semester akhir S1 IPK Minimal 3,00 Usia Maksimal 26 Tahun Mampu melakukan pengolahan data Mampu bekerja sama / berkoordinasi dengan bagian lain agar target ataupun schedule project tercapai (tidak terjadi keterlambatan) Mampu menganalisa dampak perubahan eksternal terhadap cost unit

8

In House Japanese Interpreter Deskripsi Pekerjaan: Menterjemahkan percakapan dalam meeting dari bahasa Jepang ke bahasa Indonesia ataupun sebaliknya, baik meeting internal AHM maupun dengan pihak di luar AHM, yang melibatkan orang Jepang (advisor, direksi, tamu, dll). Menterjemahkan dokumen dari bahasa Jepang ke bahasa Indonesia ataupun sebaliknya (e-mail, materi presentasi, notulen meeting, prosedur, dokumen project new model, dll). Jurusan Pendidikan: 

Sastra Jepang

Kualifikasi:       

Usia Maksimal 35 Tahun Pendidikan Minimal S1 Pengalaman di bidang yang sesuai minimum 2 tahun Fasih dalam berbahasa Jepang dan Inggris (lisan maupun tulisan) Menguasai MS-Office (Word, Excel dan Powerpoint) Memiliki sertifikat Proficiency Test bahasa Jepang N2 (Lebih disukai)pernah belajar/tinggal di Jepang minimal 1 tahun

9

PROCESS CONTROLLER Deskripsi Pekerjaan: Mendesign Flow process line. Membuat Engineering Drawing mesin/peralatan/saranaprasarana/inspection jig. Membuat standart pemakaian material/tools/equipment. Jurusan Pendidikan:  

Teknik Mesin Teknik Elektro

Kualifikasi:        

Telah lulus / semester akhir D3 IPK Minimal 3,00 Usia Maksimal 24 Tahun Menguasai software CAD dengan baik Mengerti fungsi kerja mesin/jig/peralatan/sarana-prasarana Mengenal jenis komponen & material Memahami proses manufacturing Memiliki team work yang baik

10

NEW MODEL ANALYST Deskripsi Pekerjaan: Mencari, mengumpulkan, mengolah, dan menganalisa Service Ability & Quality Data Base. Koordinasi New Model Service Preparation Activity (SPA). Membuat dan mengusulkan New Model Desain Improvement. Jurusan Pendidikan: 

Teknik Mesin

Kualifikasi:      

Telah lulus / semester akhir S1 IPK Minimal 3,00 Usia Maksimal 26 Tahun Memiliki kemampuan analisa yang baik Memiliki kemampuan problem solving dan teamwork Menguasai Bahasa Inggris (lisan dan tulisan)

11

3. Analisa Berikut analisa terhadap job requirement terhadap PT ASTRA HONDA MOTOR : 1. NEW MODEL ENGINEER Kelebihan: a. Kriteria pendidikan sudah dicantumkan

Kekurangan : a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.

Kualifikasi tidak ada deskripsi penempatan wilayah kerja Tidak ada persyaratan lulus tes psikologis Tidak ada keterangan tidak terlibat dalam tindakan kriminal dan NAPZA Tidak ada persyaratan kesehatan Tidak ada status pernikahan Tidak ada spesifikasi yang mendetail terhadap kemampuan yang dimiliki Tidak ada sertifikat keahlian Tidak ada keterangan mengenai komitmen pekerjaan Tidak ada keterangan untuk yang sudah pengalaman pekerjaan atau fresh graduate Tidak ada status jenis kelamin dalam kualifikasi .

2. In House Japanese Interpreter Kelebihan: a. b. c. d.

Kriteria pendidikan sudah dicantumkan Ada pengalaman pekerjaan Ada sertifikat keahlian ada spesifikasi yang mendetail terhadap kemampuan yang dimiliki

Kekurangan : a. b. c. d. e. f. g.

Kualifikasi tidak ada deskripsi penempatan wilayah kerja Tidak ada persyaratan lulus tes psikologis Tidak ada keterangan tidak terlibat dalam tindakan kriminal dan NAPZA Tidak ada persyaratan kesehatan Tidak ada status pernikahan Tidak ada keterangan mengenai komitmen pekerjaan Tidak ada status jenis kelamin dalam kualifikasi .

3. PROCESS CONTROLLER Kelebihan: a. Kriteria pendidikan sudah dicantumkan

12

Kekurangan : a. b. c. d. e. f. g. h.

Kualifikasi tidak ada deskripsi penempatan wilayah kerja Tidak ada persyaratan lulus tes psikologis Tidak ada keterangan tidak terlibat dalam tindakan kriminal dan NAPZA Tidak ada persyaratan kesehatan Tidak ada status pernikahan Tidak ada sertifikat keahlian Tidak ada keterangan mengenai komitmen pekerjaan Tidak ada keterangan untuk yang sudah pengalaman pekerjaan atau fresh graduate i. Tidak ada status jenis kelamin dalam kualifikasi . 4. NEW MODEL ANALYST Kelebihan: a. Kriteria pendidikan sudah dicantumkan Kekurangan : a. b. c. d. e. f. g. h.

Kualifikasi tidak ada deskripsi penempatan wilayah kerja Tidak ada persyaratan lulus tes psikologis Tidak ada keterangan tidak terlibat dalam tindakan kriminal dan NAPZA Tidak ada persyaratan kesehatan Tidak ada status pernikahan Tidak ada sertifikat keahlian Tidak ada keterangan mengenai komitmen pekerjaan Tidak ada keterangan untuk yang sudah pengalaman pekerjaan atau fresh graduate i. Tidak ada status jenis kelamin dalam kualifikasi .

4. Saran Setelah melakukan analisa job requirement terhadap PT ASTRA HONDA MOTOR , harus ditambahkan beberapa komponen-komponen berikut dalam job requirement 

Pentingnya Kriteria Kesehatan Pada Job Requirement

Kriteria kesehatan sangat penting untuk diketahui sebagai prasayarat sebuah pekerjaan, khususnya pada profesi yang berinteraksi secara langsung dengan lapangan . Contohnya untuk seorang engineer harus memiliki daya tahan tubuh yang baik dan kondisi kesehatan yang bagus untuk mencapai performa yang maksimal, 

Pentingnya Komitmen Kerja

Setiap orang yang bekerja di suatu perusahaan atau organisasi, harus mempunyai komitmen dalam bekerja karena apabila suatu perusahaan karyawannya tidak mempunyai suatu komitmen dalam bekerja, maka tujuan dari perusahaan atau organisasi 13

tersebut tidak akan tercapai. Namun terkadang suatu perusahaan atau organisasi kurang memperhatikan komitmen yang ada terhadap karyawannya, sehingga berdampak pada penurunan kinerja terhadap karyawan ataupun loyalitas karyawan menjadi berkurang. Komitmen pada setiap karyawan sangat penting karena dengan suatu komitmen seorang karyawan dapat menjadi lebih bertanggung jawab terhadap pekerjaannya dibanding dengan karyawan yang tidak mempunyai komitmen. Biasanya karyawan yang memiliki suatu komitmen, akan bekerja secara optimal sehingga dapat mencurahkan perhatian, pikiran, tenaga dan waktunya untuk pekerjaanya, sehingga apa yang sudah dikerjakannya sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan. Beberapa ahli mendefinisikan komitmen organisasional karyawan sebagai berikut: 1. Mathis and Jackson dalam Sopiah (2008:155) memberikan definisi “Organizational Commitment is the degree to which employees believe in and accept organizational goals and desire to remain with the organization (komitmen organisasional adalah derajat yang mana karyawan percaya dan menerima tujuan-tujuan organisasi dan akan tetap tinggal atau tidak akan meninggalkan organisasi)”. 2. Mowday dalam Sopiah (2008:155) menyebut komitmen kerja sebagai istilah lain dari komitmen organisasional. Menurut dia, “komitmen organisasional merupakan dimensi perilaku penting yang dapat digunakan untuk menilai kecenderungan pegawai. Komitmen organisasional adalah identifikasi dan keterlibatan seseorang yang relatif kuat terhadap organisasi. Komitmen organisasional adalah keinginan anggota anggota organisasi untuk tetap mempertahankan keanggotaannya dalam organisasi dan bersedia berusaha keras bagi pencapaian tujuan organisasi”. 3. Lincoln dalam Sopiah (2008:155), “komitmen organisasional mencakup kebanggaan anggota, kesetiaan anggota dan kemauan anggota pada organisasi”. 4. Blau and Boal dalam Sopiah (2008:155) menyebutkan “komitmen organisasional sebagai keberpihakan dan loyalitas karyawan terhadap organisasi dan tujuan organisasi”. 5. Robbins dalam Sopiah (2008:155-156) mendefinisikan komitmen organisasional sebagai “suatu sikap yang merefleksikan perasaan suka atau tidak suka dari karyawan terhadap organisasi. 

Pentingnya Informasi Pengalaman Kerja

Fungsi dari mencantumklannya syarat pengalaman kerja adalah :

1. Membatasi Jumlah Pelamar. Siapapun yang merasa tidak berpengalaman atau memeiliki rentang waktu pengalaman yang kurang dari yang diminta biasanya langsung membatalkan niat untuk melamar pekerjaan tersebut. 2. Memastikan bahwa orang yang nantinya diterima bisa langsung bekerja tanpa harus menjalani pelatihan maupun pendidikan yang lebih panjang. Bagi perusahaan , ini jelas adalah salah satu penghematan. 3. Memastikan bahwa pelamar pekerjaan punya produktivitas yang baik.

14



Pengaruh Psikologis terhadap kerja

Kontrak psikologis dalam suatu organisasi adalah hal yang penting untuk menghasilkan komitmen yang baik antara pegawai dan penyelia. Kontrak psikologis adalah suatu kumpulan harapan-harapan tidak tertulis yang ada dalam diri setiap individu dalam organisasi (tanpa memandang hirarki jabatan) yang selalu ada sepanjang individu tersebut ada dalam organisasi tersebut. Kunci dari kontrak psikologis adalah mutualitas diantara individu dengan individu, maupun individu dengan organisasi, mutualitas ini muncul dan hanya terjadi jika masing-masing dari pihak yang berkepentingan memiliki tujuan yang ingin dicapainya dan mereka yakin bisa mencapainya, dan untuk menyeimbangkan kontrak psikologis tersebut kedua belah pihak yang berkepentingan harus merasa bahwa mutualitas ini akan menghasilkan sesuatu yang bernilai (Anoraga, 2005) Kontrak psikologis sebagai kontrak informal tidak tertulis yang terdiri dari ekspektasi karyawan dan atasannya mengenai hubungan kerja yang bersifat timbal balik. Artinya, kontrak psikologis muncul ketika karyawan menyakini bahwa kewajiban perusahaan pada karyawan akan sebanding dengan kewajiban yang diberikan karyawan kepada perusahaan sebagai contoh karyawan berkeyakinan bahwa perusahaan akan menyediakan keamanan kerja dan kesempatan promosi dan berkomitmen terhadap perusahaan (Amstrong, 2004). Kepuasan kerja secara empiris dipandang sebagai salah satu faktor yang dapat menunjang karyawan agar bekerja dengan handal dalam menyelesaikan tugasnya. Kepuasan kerja adalah emosi atau perasaan individu yang menyenangkan terhadap pekerjaan yang dilaksanakan yang ditandai dengan imbalan, keadaan pekerjaan, kesempatan berpromosi bimbingan dan dorongan rekan kerja (Fraser, 1992).

15

DAFTAR PUSTAKA

Astria, MB (2013), Kriteria Tenaga Kerja (Standard Requirement) untuk Perusahaan dan Implikasinya Terhadap Rekruitmen Tenaga Kerja Perusahaan (Studi Kasus Perusahaan Waralaba Btrav International Tour and Travel), Skripsi, Universitas Brawijaya, Malang. Dessler, Garry (2013), Human Resource Management, Pearson. Hollenbeck, Noe (2006), Human Resources and Personnel Management: Gaining a Competitive Advantage. McGraw-Hill, New York. Panggabean, MS (2002), Manajemen Sumber Daya Manusia, Ghalia Indonesia, Jakarta. Mitrani, A, Daziel, M & Fitt, D (1992), Competence Based Human Resource Management: Value-Driven Strategies for Recruitment, Development and Reward, Kogan Page Limited, London. Office of Civil Service Commission, (2003-2004). The Handbook for Developing Civil Servant Development Strategic Plan. Bangkok. Spencer, LM & Spencer, SM (1993), Competence at Work: Models for Superior Performance, John Wiley & Sons, New York. Spriegel, WR & Clothier, RC (1961), Personnel Management, McGraw-Hill, New York. Vathanopas, V & Thai-ngam, J (2007), “Competency Requirements for Effective Job Performance in The Thai Public Sector”, Contemporary Management Research, Vol.3, No.1, Hal.47-70. Walker, JW (1992), Human Resource Strategy, McGraw-Hill, New York. Werther WB & Davis, K (1993), Human Resources and Personnel Management, Fifth Edition. McGraw-Hill, New York.

16