Anteproyecto Sistema de Control de Documentos

MIRIAM MELO HERNÁNDEZ Página 5

SISTEMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS







ANTEPROYECTO DE RESIDENCIA PROFESIONAL


Nombre de la Empresa:
INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE TAMAZUNCHALE


Nombre del Anteproyecto:
SISTEMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS DE LA ACADEMIA DE ISC

ALUMNO (A)

Nombre:
MIRIAM MELO HERNÁNDEZ


Número de control:
11ISC040


Carrera:
INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES


Periodo Escolar:
FEBRERO JULIO 2015

Tamazunchale, S.L.P. Junio de 2015.

ÍNDICE
TITULO 2
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 2
DEFINICIÓN DEL PROBLEMA 3
JUSTIFICACIÓN 4
OBJETIVOS GENERALES 5
OBJETIVOS ESPECÍFICOS 5
ALCANCES Y LIMITACIONES 6
ALCANCES 6
LIMITACIONES 6
PROCEDIMIENTO 7
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 8
ORGANIGRAMA 10
PRESUPUESTO 12
BIBLIOGRAFÍA 12











TITULO
SISTEMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS EN EL INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE TAMAZUNCHALE
NOMBRE DE LA EMPRESA: INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE TAMAZUNCHALE.
DOMICILIO: KM. 6.5 CARR. TAMAZUNCHALE-SAN MARTIN CHAL COLONIA ACHIQUICO.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

FIGURA1: ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL
NÚMERO DE TRABAJADORES: 133
SECTOR: TERCIARIO
RFC: ITS980917JF3
DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

En el INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE TAMAZUNCHALE (ITST) se presenta el problema de cómo administrar y generar documentos para su mejor organización y localización del mismo.
Estos documentos son: oficios, actas de asamblea y sus formatos de acuerdos, oficios de solicitudes y de planeación.
Este problema ocasiona que al buscar un documentos tome mucho tiempo en encontrarlo y la posibilidad que se pierda entre varios documentos que no son del área que se pretende generar y organizar.
Estos documentos generan un número de folio el cual se está actualizando cada vez que se requieren, y esto genera mucho tiempo para organizarlo y checar que número de folio esta por ocuparse.
También para autorizar un documento de los ya antes mencionados se tiene que buscar a la persona para que firme el documento ya que no se cuenta con una función para autorizar mediante firma electrónica los documentos que sea necesario para su autorización o validación, de igual manera para que sean enviados a sus correos electrónicos, a los usuarios registrados por el Área de Academia del ISC.



JUSTIFICACIÓN

En el INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR DE TAMAZUNCHALE (ITST) se desea desarrollar un sistema que permita, generar y administrar de acuerdo a la normatividad actual los diferentes documentos que se generan, permitiendo una mejor organización y localización. Cada documento deberá estar foliado y podrá ser resguardado en una base de datos.

El sistema debe ser capaz de poder adaptarse a los cambios de los documentos respecto a su estructura y forma. Deberá tener un área de configuración de usuarios y documentos de acuerdo a la necesidad del área, de tener a función para autorizar mediante firma electrónica para los documentos que sea necesario, autorización o validación.

Ejemplo solicitudes o permisos, así como registrar si el documento enviado ya fue visto por el destinatario. Podrá ser operado a través de la intranet e internet.

Los documentos que podrá generar son: oficios, actas de asamblea y sus formatos de acuerdos, oficios solicitudes y planeación, los cuales podrán ser enviados por correo electrónico o a las cuentas de los usuarios registrados.
Como proyecto de residencia y para cuestiones de prueba será aplicado a la Academia de I.S.C. la intención final será que pueda aplicarse a todas las academias y demás áreas del instituto favoreciendo la nueva normalidad para el control y organización archivística vigente. Y así beneficiarse todos en este aspecto.



OBJETIVOS GENERALES

Implementar un SISTEMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS en el área de Academia del ISC. Para la mejor organización y localización de los oficios, actas de asamblea y sus formatos de acuerdos, oficios solicitudes y planeación, la intención final será que pueda aplicarse a todas las academias y demás áreas del INSTITUTO.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Brindar un mejor servicio en el área de Academia del ISC.
Proporcionar información a los solicitados por la Academia mediante los documentos ya antes mencionados.
Enviar los documentos a las cuentas de e-mail de los usuarios registrados por la Academia.










ALCANCES Y LIMITACIONES
ALCANCES
El presente proyecto tiene como finalidad la organización de los documentos de la Academia del ISC.
De igual manera generar que cada documento solicitado por la Academia sea enviado mediante correo electrónico a los usuarios registrados por la misma.
Autorizar mediante una firma electrónica los documentos solicitados por la Academia.
El proyecto se realizara en programación PHP y en el gestor de base de datos MySQL.
LIMITACIONES
Área y equipo de cómputo adecuado para trabajar en Sistema de Control de Documentos.
Acceso a internet
Acceso a UN PANEL DE FIRMAS ELECTRÓNICAS.










PROCEDIMIENTO
La metodología que se va a utilizar para llevar a cabo el desarrollo del proyecto es la ARQUITECTURA CLIENTE-SERVIDOR, es un modelo de aplicación distribuida en el que las tareas se reparten entre los proveedores de recursos o servicios, llamados servidores, y los demandantes, llamados clientes.
Un cliente realiza peticiones a otro programa, el servidor, quien le da respuesta.
Esta idea también se puede aplicar a programas que se ejecutan sobre una sola computadora, aunque es más ventajosa en un sistema operativo multiusuario distribuido a través de una red de computadoras.
La red cliente-servidor es una red de comunicaciones en la cual los clientes están conectados a un servidor, en el que se centralizan los diversos recursos y aplicaciones con que se cuenta; y que los pone a disposición de los clientes cada vez que estos son solicitados.
Esto significa que todas las gestiones que se realizan se concentran en el servidor, de manera que en él se disponen los requerimientos provenientes de los clientes que tienen prioridad, los archivos que son de uso público y los que son de uso restringido, los archivos que son de sólo lectura y los que, por el contrario, pueden ser modificados, etc. Este tipo de red puede utilizarse conjuntamente en caso de que se esté utilizando en una red mixta.






DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ANÁLISIS DEL PROBLEMA
Realizar una investigación o análisis de cómo realizar los procesos de información que serán modificados en el proceso de elaboración de los: oficios, actas de asamblea y sus formatos de acuerdos, oficios solicitudes y planeación.
RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Recopilar información en el área correspondiente sobre los documentos a elaborar para poder realizar el cambio y dar seguimiento al número adecuado de los folios que cada documento contenga, respecto al procedimiento a automatizar, y así poder crear la base de datos.
INSTALACIÓN DEL SOFTWARE NECESARIA PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO
Se realizaran las instalaciones correspondientes para la elaboración del proyecto en el gestor de base de datos MySQL y programación en PHP.
DISEÑO Y ESTRUCTURACIÓN DE LA BASE DE DATOS
Tomar en cuenta la forma en que va ir tomando la organización de los números de folios de los documentos ya antes mencionados para su generación y utilización en el área correspondiente de igual manera validar las firmas electrónicas para los usuarios que estén dados de alta en el sistema de base de datos para cualquier autorización que se requiera sobre los documentos enviados por la Academia.
PROGRAMACIÓN DEL SISTEMA
Después de tener la estructura de lo que va hacer la base de datos empezar con la validación de los códigos y capturar la base de datos donde van a ir registrados los usuarios que podrán autorizar documentos de la Academia de ISC mediante su firma electrónica y organización de los folios a seguir.
PRUEBAS DEL MÓDULO
Realizar una prueba piloto sobre lo que va hacer el Sistema de control de documentos.
PRUEBAS Y DEPURACIÓN
Después de la ejecución del sistema detectar errores, corregirlos o eliminarlos para que el sistema tenga el funcionamiento solicitado por el Área del ISC.
EVALUACIÓN FINAL
En este caso se evaluará la mejora del sistema requerido por el Área del ISC para cerciorarse que el sistema esté funcionando correctamente y sin errores y sea capaz de realizar lo antes solicitado por el área de academia.
ELABORACIÓN DE LOS MANUALES DEL SISTEMA
Se elaborará los manuales técnicos para desarrollos futuros del sistema, y en el manual de usuario se explicara paso a paso al administrador como utilizar el Sistema de Control de Documentos del Área de Academia del ISC.
CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
Se le brindara el apoyo necesario al personal que utilizara el sistema mediante una capacitación del mismo el cual será una manera eficiente y clara de lo que es el Sistema. Ya que será fácil de utilizar.
ENTREGA DEL SISTEMA
Se entregara el Sistema de Control de Documentos al Área de Academia del ISC ya terminado funcionando correctamente y con sus manuales técnico y de usuario y la capacitación adecuada al personal.

ORGANIGRAMA
ACTIVIDAD
Agosto 2015 - Enero 2016

Agosto - Septiembre
Octubre - Noviembre
Diciembre - Enero

REALIZAR UN ANÁLISIS DETALLADO DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS SOLICITADOS POR LA ACADEMIA DEL ISC.

























ESTRUCTURAR EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

























INSTALAR LOS PROGRAMAS REQUERIDOS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA
























DISEÑO Y ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS Y PROGRAMACION DEL SISTEMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS.

























PRUEBA Y DEPURACIÓN DE CÓDIGO DEL SISTEMA QUE NO ESTE FUNCIONANDO.

























ELABORACIÓN DEL INFORME FINAL Y MANUAL TÉCNICO Y CAPACITACION AL PERSONAL ENCARGADO.

























ENTREGA FINAL DEL SISTEMA DE CONTROL DE DOCUEMNTOS.

























FIGURA 2: CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
CANTIDAD:
DESCRIPCION:
PRECIO:
1
COMPUTADORA DE ESCRITORIO
$5200.00
1
MUEBLE PARA COMPUTADORA DE ESCRITORIO
$500
1
MANEJADOR DE BASE DE DATOS(MYSQL)
$0.00(SOFTWARE LIBRE)
1
PANEL DE FIRMAS ELECTRÓNICAS
$ 2,59900
PRESUPUESTO
FIGURA 3: PRESUPUESTO
BIBLIOGRAFÍA


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