Archivística española (Apuntes)

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ARCHIVÍSTICA ESPAÑOLA Tema 1. Historia de la Archivística (ESQUEMA) Como historiadores, necesitamos armonizar una periodización entre la historia de archivos y la de archivística. Podríamos clasificar en dos tipos, refiriéndonos a un periodo prearchivístico (indefinición a la hora de ordenar) y uno archivístico (siguiendo un nivel mínimo). Periodos según R.H. Nautier (1968, 140) El periodo prearchivístico: donde los fondos documentales se caracterizan por la indefini-ción en sus presupuestos e incluso por la sumisión a los principios de otras disciplinas. Esto es, bajada de pantalones ante el dios del caos, la destrucción y el desorden. Éste periodo abarca desde la Antigüedad hasta el S.XIX (concretamente, con la circular de N. de Wailly del 24 de abril de 1841). 1.1 La Antigüedad: archivos de palacio Desde los orígenes de la escritura han existido archivos ligados a ella debido a la necesidad de registrar la información. Tenemos constancia de edificios en Ugarit con depósitos diplomáticos, financieros y administrativos. Se recogía la información en tablillas de barro y los solemnes en tela de lino. Incluso la divinidad Baalberit recibía el sobrenombre de "el archivero" y posteriormente entronca con Mnemon (divinidad griega). En las civilizaciones griega y romana el archivo ya es una institución independiente (Archeion / Tabularium) que está custodiada por un archivero (hieromnemones / epistates). Su utilidad era tanto administrativa como jurídica, sirviendo para gestionar el gobierno y regular el derecho. Ambas civilizaciones valoraron el principio de autenticidad documental (mediante ritos sagrados y custodia de los originales) para que tuviesen carácter legal. Además, la consulta de documentación era un derecho público. En resumen, los documentos eran poder y el poder se hacía mediante documentos. El Estado romano era muy centralizado mientras que las polis griegas estaban dispersas. 1.2 Edad Media: época de los cartularios (trésor de Chartes) Tras la caída del I. Romano (476 d.C.) el derecho germánico se fue imponiendo sobre el romano (excepto en la cancillería pontificia). El nivel cultural descendió y se transformó el panorama estatal (ruralización). En estos siglos lo archivístico y lo bibliográfico se mezcla en el mundo monacal benedictino, hasta el punto de compartir la técnica de formato en códice. En la Alta Edad Media las cortes eran itinerantes por lo que los fondos estaban dispersos siguiendo al rey o en lugares de custodia (thesaurus). Los documentos públicos pasaron a simplificarse (s. XII) para agilizar la administración aunque no se siguió ningún corpus teórico en concreto. El registro de los documentos se adoptó y generalizó en las cancillerías. Además, se agruparon en cartularios a lo largo de toda la E. Media. Bautier diferencia 3 sistemas:  Clasificación sistemática: trésor de Chartes.  Clasificación cronológica: según orden de expedición.  Clasificación por Legajos: en escribanías y tribunales para seguir cada asunto en orden. En esta etapa los archivos eran privados y pertenecían a poderosos. La noción de autenticidad creció mediante el uso de sellos, firmas y otros métodos de autentificar actos privados. Poco a poco creció la administración y aparecieron personajes encargados de gestionar los fondos así como notarios en cada ciudad para dar fe pública. En 1318 nace el Archivo Real de Barcelona con la figura del "tinent" (teniente). En 1346 nace la figura de archivero en este archivo. Los archivos medievales por excelencia son los reales pero en su mayoría nacen en el siglo XIV-XV. 1.3 El Antiguo Régimen: arsenales de autoridad Estos irían desde el siglo XVI hasta la R. Francesa. Los archivos crecen con la documentación producida. Ya se toma conciencia del valor histórico de los documentos y pasamos del modelo de Archivo Estatal al de Archivo Nacional. En España tenemos un hito cuando en 1489 se funda la Chancillería de Valladolid y en 1545 Carlos V transfiere los fondos documentales del reino al castillo de Simancas. Este modelo ya nos da una idea de la conciencia Moderna de la cultura (influencia de Damián de Goes). La primera ordenanza relativa a la archivística moderna, fue dictada por Felipe II para Simancas el 24 de agosto de 1588, separa el modelo español del portugués. A partir del siglo XVII se mejora la concentración archivística y en época de Carlos III se abre el Archivo de Indias (Sevilla 1781). Hay una nueva visión de los archivos, que son altamente protegidos durante conflictos diplomáticos. La información se convierte en pólvora internacional. Reyes como Felipe II se esforzaron en tener gente custodiando sus documentos en edificios específicos. La visión privativa que se tenía por parte de la monarquía llegaba a entidades públicas y privadas, acelerando el proceso de estructuración de fondos. El archivo se concibe como algo infranqueable y secreto, un arsenal de armas jurídicas al servicio de los reyes absolutistas. El valor del documento cambió: mayor interés por los originales, reorganización de CRUZ MUNDET Archivística. Gestión de documentos y administración de archivos (Alianza, Madrid, 2012),

2 fondos (aunque con tintes subjetivos), tratados sobre documentos y archivos (destacando Mabillon, De re diplomatica 1618), Bella Diplomatica (guerra de diplomas problemas de pleitos por pruebas documentales).  Nicolo Giussani estableció las agrupaciones documentales en 1684: corpus, classes y seriem (posteriormente colecciones, clases y series).  Aparece la división entre documentos solemnes (constitutivos de derechos) y corrientes (actos cotidianos).  Nace el proceso de expurgo (mediante requisitos subjetivos) y el de transferencia a archivos.  Nace el archivo nacional: debido a la centralización muchos fondos se mezclan entre sí.  2 vertientes de formación: archiveros como juristas vs. archiveros como historiadores. Transición al periodo archivístico La Revolución francesa y la supresión de las instituciones del Antiguo Régimen dejó desprovistos de valor jurídico a los documentos de las mismas, por lo que los fondos de los archivos pasan poco a poco a transformarse en históricos. En éste periodo veremos cómo la estructuración de los archivos pasa a conformar un sistema nacional, pasando así a ser concebidos como archivos nacionales (en nuestro caso, Simancas, de Indias, Chancillerías, Aragón…). Según Cruz Mundet, el motor del cambio parte de la “división entre archivos históricos y administrativos, entre fondos para la investigación y la cultura y fondos para la gestión” 1.4 El período de desarrollo archivístico. En la Edad Contemporánea se desarrolla el plano teórico-práctico de la archivística para mejorar la disciplina. Hacía falta concentrar fondos de instituciones desaparecidas o distribuirlos en archivos para su estudio. Para centralizar los documentos, la Francia revolucionaria creó los Archives Nationales (emulados en toda Europa). Se trataba de crear grandes depósitos documentales y concentrar los archivos de menor entidad en grandes instituciones controladas por el Estado-nación. En el caso de España, la documentación desamortizada a la iglesia fue un impulso a estas instituciones. Poco a poco se dividieron los archivos administrativos y los históricos, separando también la profesión de archivero. Paralelamente se desarrolla la paleografía y diplomática como disciplina También era preciso concebir un sistema global de organización de los fondos. En este sentido la archivística se desarrolló gracias al principio de procedencia de Natalis de Wally en 1841, base teórica y práctica. Natalis fue jefe de sección administrativa de los Ar-chivos Departamentales del Ministerio de Interior francés. También apareció el principio de respeto al orden original (registraturprinzip), enunciado por M. Lahmann en 1881. A lo largo del siglo XIX y XX se desarrollarían los métodos de administración documental como síntoma del crecimiento del capitalismo. Es destacable el nacimiento del los National Archives de EEUU en 1934, adaptados a las nuevas necesidades de organización. Las prioridades son el control, la protección y la gestión. Los archiveros mejoraron la ciencia mediante el asociacionismo aunque procesos como la II Guerra Mundial o la actividad del Consejo Internacional de Archivos (CIA) aceleraron la profesionalización. En 1993 nace la norma ISAD (G), presentada en 1992 como un gran avance para la profesión. Actualmente nos encontramos camino a la "Archivística Integrada" (concepto creado por Carole Couture y Christine Pétillat), que busca el tratamiento del documento desde su nacimiento administrativo hasta su conservación, abarcando todo el proceso de vida y muerte. Otro de los campos donde avanza la ciencia es en el uso de TIC's para difundir el conocimiento al público.

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3 TEMA 2 Archivística, archivos y documentos 1) Archivística: Definición y divisiones. Los conceptos básicos: el principio de procedencia; el ciclo de vida; la archivística integrada. Ciencias auxiliares.

Según Diccionario de terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos, la Archivística se define como “el estudio teórico y práctico de los principios, procedimiento y problemas concernientes a las funciones de los archivos”, entendiendo al archivo tanto como conjunto de documentos como el lugar donde se organizan y depositan. Para Cruz Mundet es una "Ciencia emergente cuyo objetivo son los documentos y los archivos, cuya finalidad es almacenar información y hacerla recuperable para su uso, y cuyo método se articula en torno a las normas archivísticas". Por tanto es una ciencia, que tiene un método y un fin. Se divide en  Área específica: compuesta por conocimientos elaborados fundamentalmente como resultado de su evolución y extraídos de su práctica y fijados en normas. o Teoría archivística: historia, conceptos y paradigmas archivísticos. o Práctica archivística: técnicas y procedimientos llevadas a cabo para la captación,

catalogación y conservación activa de los documentos, posibilitando su posterior difusión. o

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Producción e interpretación de documentos: tipología de fondos y de documentos, caracterización, generación e interpretación. o Gestión de documentos: normas aplicadas al tratamiento de documentos en su ciclo. Área aplicada o auxiliar: Llamada "archivística técnica" por A. Herecia, integrada por el conocimiento de otras ciencias que ayudan tales como: o Administración: management documental. o Derecho: base legal. o TIC: desarrollan la gestión a nivel actual. o Historia: fundamental para el estudio documental. o Lingüística: configura el contenido de los documentos.

Paradigmas de la archivística: "teoría cuyo núcleo central se acepta sin cuestionar que suministra la base y modelo para resolver y avanzar en el conocimiento" o

Principio de procedencia (respect des fonds) 24-abril-1841 EXAMEN: Creado por Natalis de Wailly era jefe de la sección Administrativa de los Archivos Departamentales del M de Interior. Fue adoptado en Prusia en 1851. Fue desarrollado posteriormente por los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin, que en 1898 publicaron su manual, en el que establecían que los documentos deberían respetar las divisiones administrativas de la entidad de la que procedían. Duchein, 1985, dice que hace que se distinga al archivero del bibliotecario y del documentalista. Lo define como "Reunir los documentos por fondos, es decir, reunir todos los documentos que provienen de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo y arreglar estos fondos con sujeción a un orden determinado. (…) Los documentos que apenas se relacionan con un establecimiento, un cuerpo o una familia, no deben mezclarse con el fondo de ese establecimiento, de ese cuerpo o familia…" o Se tratan los documentos según su procedencia (respeto al origen) y sin que se mezclen entre sí ya que la manera en que vienen ordenados es otro rasgo (respeto orden original / registraturprinzip). Esto garantiza la recuperación de información y la integridad del fondo. La clasificación por fondos sería la única adecuada para cumplir el orden natural del documento. o Todo fondo es producto natural de la actividad y su concepción viene dada por el ente creador así como el ejercicio natural de producción documental. Por tanto la estructura en fondos requiere el conocimiento de la institución que lo crea y su evolución histórica.

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Ciclo de vida documental: concepto nacido en EE.UU. como resultado de la configuración de los National Archives (1934). La gestión (management) estaba encaminada a resolver la manera de organizar documentos. Philip Coolidge Brooks en 1940 escribió "¿Qué documentos debemos conservar?" y nació el concepto biológico por el cual nacen (creación), viven (mantenimiento y uso) y mueren (expurgo). De ese modo, se asegura que la documentación conservada sea la esencial. Para Artel Ricks este ciclo es "el tiempo que dista desde su producción hasta su eliminación". Archivística integrada: Propuesta en el XII congreso Internacional de Archivos de 1992 por Carole Couture y Christine Pétillat. “insiste en la necesidad de abarcar el tratamiento de los documentos desde sus orígenes en el proceso administrativo hasta su conservación, el diseño racional de los documentos, la protección de los documentos esenciales, la organización y el tratamiento de los

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4 documentos, y su eliminación o transferencia a los archivos definitivos para su conservación perpetua”. Tiene cuatro ejes: archivístico, probatorio, transaccional e identitario. Ciencias auxiliares de la Archivística:  Paleografía: básica para la comprensión de documentos (lectura de grafías)  Diplomática: el estudio de la estructura formal lógica del documento, la tradición documental, la autenticidad del mismo y la tipología diplomática  Cronología: como eje de localización.  Historia: para contextualizar el documento, su contexto y la institución creadora  Derecho: En tanto cada original está dotado de valor probatorio y legal.  TICS: la parte informatizada para la captura, almacenamiento, tratamiento y difusión informatizada de la información, así como las telecomunicaciones  Lingüística: según C. Díez Carrera (1994, 26), “sirve de fuente para llevar a cabo las labo-res lingüísticas que se dan dentro de las tareas técnicas propias de los centros de información – indización y resúmenes-.”  Administración: esencial para conocer el ciclo de vida y las técnicas de gestión del mismo. 2) Archivos: concepto, funciones y etapas EXAMEN Del latín archivum y del griego archeion (residencia de magistrados). Según Cruz Mundet es un "Sistema corporativo de gestión que contribuye de manera efectiva mediante una metodología propia a la definición de los procesos de producción administrativa, garantizando la correcta creación de los documentos, su tratamiento, conservación, acceso y comunicación". El archivo nace con el propio ejercicio de actividad natural documental. El Diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos (1988, 22), se distinguen tres acepciones,  Contenedor: el edificio del archivo como tal.  Continente: el órgano o unidad responsable de coordinar el sistema (archivar).  Contenido: todos los documentos, creados por una persona física o jurídica (individuo, familia, organismo). Funciones Examen: V. Cortés (1979) las resume en tres: recoger, conservar y servir. Desde una perspectiva integral, la función del archivo nace antes del documento (durante su diseño). La función debe ser anticipada, para diseñar un modelo estable; cooperativa, colaborando con otras disciplinas; custodiadora y gerencial: que proteja y administre los documentos. 1. Gestión del ciclo de vida integral de los documentos, que comprende desde su creación hasta su conservación definitiva. 2. Participación en la gestión de procesos a fin de simplificar las formalidades, facilitando su acceso a las necesidades que surjan con posterioridad. 3. Organización de los documentos mientras son necesarios para el funcionamiento y gestión de las organizaciones, así como cuando ya son transferidos a entornos seguros para su preservación. 4. La elaboración de planes de prevención y recuperación de emergencias y desastres. 5. La descripción y clasificación de los documentos desde el momento de su creación. 6. La prestación de los servicios de consulta y copia de los documentos a las organizaciones que los crean. 7. La conservación de los documentos valorados y seleccionados como constitutivos del patrimonio histórico. 8. La garantía de la eliminación adecuada de los documentos que carezcan de valor para el fu-turo. 9. El desarrollo de políticas de difusión, educación y edición de dicho patrimonio. 10. El asesoramiento a las organizaciones y a los ciudadanos en materia archivística. Etapas: Por su complejidad, el archivo pasa por diferentes etapas. La división no tiene porque ajustarse a una norma puesto que las peculiaridades de ciertas administraciones o tipos documentales, pueden necesitar de una fase de tramitación más o menos larga:  Archivo de gestión o de oficina (0-5 años): Aquí se almacenan los documentos en fase de tramitación, así como los de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, de-penden directamente de la unidad administrativa correspondiente.bajo la responsabilidad administrativa. En esta etapa es necesario un buen diseño de la documentación (por lo que es necesaria la intervención del archivero).

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Archivo Intermedio (5-30 años): se crea en la etapa de concentración documental para garantizar una instalación masiva de documentos a un coste bajo. En esta fase pueden todavía volver al archivo de oficina. A partir de esta etapa los documentos quedan bajo responsabilidad del archivero. Archivo histórico (30 años - ): Es el proceso final, tras la selección por su valor informativo, histórico y cultural, donde se conservan a perpetuidad los documentos para futuras generaciones.

EXAMEN 3) Documentos: concepto; caracteres externos e internos; valores. El documento electrónico.  Del latín documentum, en un sentido etimológico, “documento” se deriva del verbo docere: enseñar, lo que enseña. Según el diccionario de Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos (1988) un documento es "la combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta".  Según Cruz Mundet: "entidad de información de carácter único, producida o recibida en la iniciación, desarrollo o finalización de una actividad; cuyo contenido estructurado y contextualizado se presenta como evidencia y soporte de las acciones, decisiones y funciones propias de las organizaciones y personas físicas y jurídicas". Lo caracteriza un soporte físico, una información y un registro en ese soporte. Los documentos nacen como reflejo de las tareas de su productor y constituyen series lógicas (T. R. Schellenberg 1965). Además, según la ISO 15.489 un documento como tal está dotado de autenticidad fiabilidad, integridad y manejabilidad. Caracteres externos: dotan de forma y estructura al documento Clase: procedimiento de transmisión de información (texto, iconos, sonido, video, digital) Tipo: Revela tanto el contenido como su estructuración y deriva de la acción representada Formato: forma de reunir documentos Cantidad: se refiere al número de documentos que hay respecto al formato que le hemos dado.

Caracteres internos: conforman lo inmaterial Entidad productora: persona física o jurídica, pública o privada autora ¿quién? Orígenes funcionales: motivos que han impulsado la redacción ¿por qué? Fecha y lugar de producción ¿cuándo? Contenido sustantivo: asunto o tema que trata u objetivos que persigue la redacción del documento. ¿qué?

Forma o tradición: condición de original o copia Valores: el valor va unido al documento. Dependen del fin por el cual ha sido creado, según puede ser un valor primario (desde su nacimiento plasma la gestión de una actividad determinada) o secundario (se deduce su utilidad con posterioridad). Luego hay valores paralelos: legal, jurídico o probatorio. Algunos autores consideran el valor financiero o fiscal.  El valor administrativo (primario) : todo documento posee este valor primario desde el momento en el que nace, puesto que como objetivo principal tiene el de plasmar la gestión de una actividad de-terminada, el desarrollo de una función que se manifiesta fehacientemente por medio de la redacción escrita.  El valor legal: aunque no tenga naturaleza jurídica, todo documento tiene un valor legal en tanto que manifiesta una realidad. Este valor puede tener una fecha de prescripción, que iría desde unos pocos años hasta lo imprescriptible en otros.  El valor histórico (secundario) : una vez cumplido el periodo vital, el documento cobraría un valor histórico o permanente, en tanto que sirve como Documento electrónico: "Documento generado, gestionado, conservado y transmitido por medios electrónicos, informáticos o telemáticos siempre que incorporen datos firmados electrónicamente". Está dotado de un medio (hardware) y unos símbolos (software). El contenido es inseparable del soporte pero es altamente alterable de manera digital (difícil de autentificar). Al variar de un ordenador a otro no tiene el mismo valor que el tradicional. Otro rasgo característico son los metadatos: "datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo" (ISO 15.489). Son necesarios para que el documento sea inteligible y utilizable de manera digital.

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6 TEMA 3. SISTEMAS ARCHIVÍSTICOS (FOTOCOPIAS PROFE ) 1. Definición de sistema archivístico Según el RD 1708/2011 de 18 de noviembre, por el que se establece el sistema español de archivos, un sistema de archivos es un “conjunto de normas reguladoras, así como de órganos, centros y servicios competentes en la gestión eficaz de los documentos y de los archivos” (art. 2.2, a). Hemos de tener en cuenta que: a) Desde el momento en que existe de un sistema de archivos, los distintos conjuntos de documentos resultantes de las diferentes Administraciones ya no pueden considerarse aisladamente, sino formando parte de un conjunto orgánico. b) en un sistema de archivos se integran tanto los archivos históricos como los administrativos, de manera que la atención dedicada a unos y otros sea uniforme mediante una planificación coherente. Es decir, el sistema contempla todo el ciclo vital de los documentos. Básicamente, podemos decir que un sistema de archivos está formado por:  una red de centros,  unos órganos impulsores de las políticas archivísticas,  un marco legal que en cierta manera recoge tanto la tradición histórica como la voluntad política de los gobiernos y  unos recursos económicos y humanos (responsable). 2. Modelos centralizados y descentralizados La estructura y el sistema archivístico de un país es el reflejo de su organización política. Consecuentemente, en los países de organización centralista, los órganos, los recursos y los instrumentos de gestión y coordinación están asumidos por una autoridad archivística central. Siguen el modelo centralizado países como Francia, Italia, Holanda o Rusia. Por el contrario, en los países descentralizados políticamente, no hay una autoridad central, ni un sistema estatal, ni una legislación uniforme. En estos casos, la responsabilidad de la creación, mantenimiento y gestión de los archivos. corresponde a los diversos estratos en que se organiza el país. Alemania o España son ejemplos de este modelo descentralizado, en el que la creación de mecanismos de integración y de coordinación resulta esencial. 3. El sistema archivístico español. Precedentes El punto de partida es la Constitución española de 1978, donde se establece una nueva concepción descentralizada de la estructura política y administrativa del Estado que ha tenido su reflejo en los estatutos de autonomía de cada comunidad autónoma. Este reparto competencial entre el Estado y las autonomías se concreta en los arts. 148.1 y 149.1 de la Constitución, que establecen las competencias exclusivas del Estado y especifican las materias sobre las que las comunidades autónomas pueden asumir competencias, es decir “museos, bibliotecas y conservatorios de música de interés para la Comunidad Autónoma” (sic: no cita archivos). Pues bien, en este marco legal, todas las comunidades autónomas se han atribuido 1) el control absoluto de los archivos que no sean de titularidad estatal, 2) la posibilidad de crear sistemas específicos, y 3) la gestión de sus propios archivos. En síntesis, el Estado se ha reservado la competencia exclusiva sobre los archivos y órganos archivísticos dependientes de la administración central, mientras que las autonomías ejercen competencias exclusivas sobre los archivos y los órganos que hayan podido crear, y también sobre la ejecución de la legislación estatal que no se reserve la Administración del Estado. Por otra parte, el Estado ha cedido la gestión de una parte de los archivos de titularidad estatal o de interés para las comunidades autónomas (archivos históricos provinciales y los del reino o regionales) y se ha reservado la competencia exclusiva sobre los llamados archivos nacionales: Archivo Histórico Nacional de Madrid, Archivo General de Simancas, Archivo General de la Administración de Alcalá de Henares, Archivo de la Corona de Aragón de Barcelona, Archivo General de Indias de Sevilla y Archivo General de la Guerra Civil (integrado desde 2007 en el Centro Documental de la Memoria Histórica de Salamanca). En el caso del Archivo de la Corona de Aragón de Barcelona, cuyos fondos documentales afectan a cuatro comunidades autónomas (Cataluña, Comunitat Valenciana, Comunidad Autónoma de Aragón y las Illes Balears), el Estado ha creado un patronato para reforzar la especial colaboración de las cuatro comunidades autónomas citadas, pero esto no ha supuesto transferir la titularidad ni la gestión estatal del archivo (Real Decreto 1267/2006, de 8 de noviembre). El proceso de descentralización política y administrativa, materializado en la asunción de competencias por parte de las comunidades autónomas, ha permitido la creación de sistemas archivísticos propios a la mayoría de ellas, que tienen en común dos elementos: reivindicación de la defensa y CRUZ MUNDET Archivística. Gestión de documentos y administración de archivos (Alianza, Madrid, 2012),

7 protección del patrimonio documental, y la voluntad de diseñar sistemas archivísticos propios. El sistema archivístico estatal es competencia del Ministerio de Cultura, donde la política archivística sigue el siguiente organigrama:  Ministerio de Educación, Cultura y Deportes  Secretaría de Estado de Cultura  Dirección General de Bellas Artes, Bienes culturales, Archivos y Bibliotecas  Subdirección general de Archivos estatales (ver Web:)  http://www.mcu.es/archivos/CE/InfGnral/GestionMinisterio/SubGnralArchivEstatales.html Entre las funciones de esta Subdirección están:  Coordinación del Sistema Español de Archivos; es decir, es la responsable de elaborar, dirigir y coordinar todas las actuaciones encaminadas a la custodia, conservación y difusión del patrimonio documental español.  planifica, desarrolla y mantiene el Archivo Central del Ministerio de Cultura,  gestiona los archivos adscritos al Ministerio de Cultura,  asesora archivos dependientes de otros ministerios,  crear, fomentar y dotar archivos de titularidad estatal: archivos históricos nacionales, archivos regionales y archivos históricos provinciales, aunque la gestión de muchos de estos últimos ha sido transferida a la comunidad autónoma correspondiente. 4. El Real Decreto 1708/2011 de 18 de noviembre, que establece el Sistema Español de Archivos El RD establece por un lado el Sistema Español de Archivos y por otro el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos. El Sistema Español de Archivos está regulado en el Capítulo 2, arts. 3 a 5. Establece que estará integrado por: a) Los archivos del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado, b) Los sistemas archivísticos autonómicos, regionales y locales que se integren c) voluntariamente en el sistema, y d) Los archivos de todo tipo públicos y privados que se integren mediante convenios. El Ministerio de Cultura será el coordinador del sistema, y se crea para ello un órgano específico, el Consejo de Cooperación archivística (art. 5), para promover la integración de todos los sistemas y elaborar criterios archivísticos uniformes, entre otras funciones. El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos está regulado en el cap. 3, arts. 6-13. Este sistema se define como: “el conjunto de sistemas archivísticos departamentales, órganos, archivos y centros de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, que actúan de manera coordinada con la finalidad de garantizar la correcta gestión de los fondos, colecciones, documentos y otras agrupaciones documentales producidos o reunidos en el ejercicio de sus competencias y facilitar el acceso de los ciudadanos a los mismos”. (Art. 6) El sistema está integrado por: los archivos de oficina o gestión de todas las unidades administrativas de los Ministerios y sus organismos públicos, b) los archivos centrales de los Ministerios, cuyas funciones están reguladas en art.10 c) el archivo intermedio de la Administración Central del Estado, que es el Archivo General de la Administración de Alcalá de Henares, cuyas funciones se recogen en el art. 11, d) los archivos históricos que conservan los fondos pertenecientes al patrimonio histórico. El Archivo Histórico Nacional ejerce en España las funciones de Archivo Histórico de la Administración General del Estado (sus funciones, en art. 12). Para la documentación generada por los servicios periféricos del Estado, los Archivos Históricos Provinciales ejercen la función de intermedio e histórico. a)

Para que funcione esta red de centros y sistemas es necesario llevar a cabo una tarea de coordinación archivística, para lo cual se crea un nuevo órgano: la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado (art. 13,3). Este parece que será el órgano más importante de las políticas archivísticas, porque asume las funciones que tenía la Junta Superior de Archivos (que desaparece) y absorbe a la Comisión Calificadora de Documentos, que no desaparece sino que se integra en la Comisión. El Real Decreto lo contempla de la siguiente forma: CRUZ MUNDET Archivística. Gestión de documentos y administración de archivos (Alianza, Madrid, 2012),

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3. La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado, órgano interministerial adscrito al Ministerio de Presidencia, elaborará las instrucciones, recomendaciones, manuales y criterios para garantizar el cumplimiento de la normativa en materia de archivos e impulsar la gestión coordinada de los mismos. En particular, la Comisión establecerá instrucciones y criterios para homogeneizar, normalizar y armonizar las tareas archivísticas que se realicen en las distintas etapas del ciclo documental y en los diferentes archivos de su competencia, tales como: a)

La implantación de sistemas de gestión de documentos que faciliten la toma de decisiones a los órganos administrativos y sean garantes de los derechos de los ciudadanos. b) El desarrollo de propuestas de armonización y homogeneización de los procesos y tareas desarrolladas en los archivos, en aras de la eficacia y la simplificación administrativa. c) El diseño de planes e indicadores de evaluación de calidad, aplicables a los archivos del Sistema. d) El fomento de la normalización de los procesos de descripción archivística, aplicando las normas nacionales e internacionales de descripción y el desarrollo de recomendaciones y propuestas para su estudio por la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA). e) La utilización en los archivos del sistema, de formatos estándares de uso común, atendiendo a la normativa técnica y demás recomendaciones de Organismos Nacionales e Internacionales. Por tanto, y según este Real Decreto, el sistema archivístico español está integrado por todos los archivos y sistemas que se integren en el mismo.Todo el sistema se basa en las relaciones de cooperación y coordinación que establezcan, con carácter voluntario, los diferentes archivos y/o sistemas archivísiticos (arts 3-1 y 4-1). A los archivos históricos la ley les dedica el art.12 y, se refiere especialmente al AHN como el centro que ejerce las funciones de archivo histórico de la Administración General del Estado. El último apartado de este artículo se refiere a “los archivos de carácter histórico gestionados por la Administración General del Estado a través del Ministerio de Cultura”, para decir que desempeñarán las mismas funciones que el AHN en sus respectivos ámbitos de actuación. Estos archivos dependientes de Cultura son los antes llamados “nacionales” y constituyen el núcleo inicial del sistema. Son los siguientes: - Archivo de la Corona de Aragón, creado en 1180 como Archivo Real de Barcelona; - Archivo General de Simancas, creado en 1549; - Archivo General de Indias, fundado en 1785; - Archivo General de la Administración, establecido en 1858; - Archivo Histórico Nacional, fundado en 1866, - Archivo de la Nobleza de Toledo, separado del AHN en 2011. - Archivo General de la Guerra Civil Española, creado en 1999 (integrado desde 2007 en el Centro Documental de la Memoria Histórica). En cuanto a los archivos de carácter regional, el Estado conserva la titularidad de los fondos pero ha transferido su gestión a las respectivas comunidades autónomas. Es el caso de los archivos de los Reinos de Valencia, de Galicia y de Mallorca. También se ha transferido a la Junta de Andalucía la gestión de los fondos de la Real Chancillería de Granada, pero se ha conservado el de la Chancillería de Valladolid, gestionado por el Ministerio de Cultura. Finalmente, los Archivos Históricos Provinciales, creados a partir de 1931 para recoger la documentación periférica del Estado y los protocolos centenarios, han sido transferidos en cuanto a su gestión a las respectivas provincias, reservándose el Estado la titularidad de los fondos. Excepción: el Estado no ha transferido la gestión de los archivos de Alava, Vizcaya y Guipúzcoa, que dependen aún del Ministerio de Cultura. Una reflexión: En cuanto a los Centros concretos que componen el Sistema Español de Archivos, el RD cita únicamente a dos: el AGA como archivo intermedio de la Administración y el AHN como archivo histórico; además cita de forma genérica los archivos de oficina y los centrales de los Ministerios. Es de suponer que los demás archivos del gobierno español se irán integrando en el sistema mediante acuerdos o convenios, tal como contempla el RD. Nos referimos a los archivos del poder ejecutivo (aparte de los ministerios, Presidencia del Gobierno, Consejo de Estado, organismos estatales, empresas públicas), los del poder legislativo (Congreso y Senado), y los del poder judicial (Audiencia Nacional, Tribunal Supremo, Tribunal Constitucional, etc.), los cuales están adscritos orgánicamente a sus respectivas instituciones, y no dependen de Cultura. En cuanto al Sistema Archivístico de Defensa, el RD ya advierte

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9 en su disposición adicional cuarta, que se rige por su normativa específica, aunque debe respetar el régimen de acceso decretado en esta ley. 5. Órganos del Sistema Español de Archivos. El RD de 2011 suprime algunos órganos y crea otros, quedando el nuevo cuadro de órganos siguiente: Consejo de Cooperación archivística, adscrito a la Subsecretaría del Ministerio Cultura como órgano de cooperación entre las administraciones públicas en materia de archivos. Tiene la misión de promover la integración de todos los sistemas y elaborar criterios archivísticos uniformes, entre otras funciones Comisión de Archivos de la Administración General del Estado, órgano interministerial adscrito al Ministerio de Presidencia, que se ocupará de elaborar instrucciones, manuales y criterios para impulsar la gestión coordinada de los archivos y garantizar que se cumple la normativa archivística. La Comisión sustituye a la antigua Junta Superior de Archivos. Comisión Superior calificadora de Documentos Administrativos, se integra en la Comisión de Archivos como órgano superior consultivo, con la misma función que tenía desde que fue creada en el año 2000: Valoración, selección y expurgo de la documentación de la Administración General del Estado y organismos públicos. Centro de Información Documental de Archivos (CIDA), creado en 1979, se ocupa difundir y hacer accesible la información documental y la bibliografía sobre archivos. Mantiene el Censo-Guía de Archivos, publica un Boletín de Información trimestral y ofrece variados servicios a los usuarios. Servicio de Reproducción de Archivos Estatales, creado en 1985. Sus funciones principales son dirigir y coordinar los proyectos de reproducción de documentos que se realizan para preservación y difusión de fondos documentales, facilitar copias a instituciones y particulares, y conservar las imágenes analógicas y digitales en su Archivo de Seguridad. SISTEMAS ARCHIVÍSTICOS AUTONÓMICOS. LA REGIÓN DE MURCIA 1. Archivos autonómicos. Consideraciones generales La Constitución española de 1978 introduce un nuevo elemento en la organización territorial del estado español: Las Comunidades Autónomas. Los documentos producidos por la Administración Autonómica forman parte del patrimonio documental, pero lógicamente no estaban contemplados en el sistema de archivos anterior. Para la organización y conservación de la documentación generada por los diversos organismos de las administraciones autonómicas, se crean nuevos archivos, denominados, según las Comunidades, “Archivo Regional”, “Archivo General”, “Central” o “Nacional”. Dentro de los archivos autonómicos se acogen varios tipos de fondos: 1) Los archivos creados por una Comunidad Autónoma, que es la titular de los mismos. Aquí estarían los archivos de las distintas Consejerías, de presidencia, de organismos autónomos... 2) Archivos del Estado, quien conserva la titularidad de los mismos pero cede su gestión a las CCAA. Esto como consecuencia de convenios bipartitos entre el Ministerio de Cultura y la Comunidad que se hace cargo de la gestión. Es el caso de los Archivos Históricos Provinciales, que son gestionados por las CCAA, ya que éstas han asumido las competencias que antes tenía el Estado central. 3) Los archivos de las Diputaciones provinciales se integran en el sistema de archivos de la Comunidad Autónoma y en ocasiones se alojan en el mismo edificio. 4) Fondos municipales, cedidos en depósito. 2. El Archivo General de la Región de Murcia (AGRM) El AGRM es la cabecera del Sistema de Archivos de la Región, compuesto por los archivos públicos y los privados que soliciten su integración en el mismo. Se crea por el Decreto 62/1996 de estructura orgánica de la Consejería de Cultura y Educación, pero no se instala en su actual ubicación hasta 2004. Sus funciones son:  el cuidado, dotación, fomento y gestión de los archivos cuya competencia corresponde a la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia;  la gestión del AHP de Murcia, por convenio con el Estado;  custodiar y dar acceso a los fondos de las instituciones que precedieron a la Comunidad Autónoma (Diputación Provincial y Consejo Regional);  protección del patrimonio documental de la Región de Murcia; CRUZ MUNDET Archivística. Gestión de documentos y administración de archivos (Alianza, Madrid, 2012),

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recoger (en original o en reproducción) la documentación histórica que forma parte del patrimonio documental y está depositada fuera del territorio de la Comunidad.

3. El sistema archivístico de la Región de Murcia Como hemos visto, a nivel nacional tenemos un sistema que engloba a todos los archivos de la nación (Sistema Español de Archivos) y un sistema solo para los archivos de la Administración (Sistema de Archivos de la Administración General del Estado). De forma paralela, encontramos a nivel de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia un Sistema de Archivos de la CARM, y un Sistema de Archivos de la Administración Regional. El Sistema de Archivos de la CARM viene establecido en la Ley 6/1990 de 11 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Región de Murcia, en su art. 6, donde se fijan: Órganos: - El Servicio de Archivos de la Consejería de Cultura, y - El Consejo Asesor de Archivos, Bibliotecas y Museos Centros: - El Archivo de la Administración Regional, - El Archivo Histórico Provincial de Murcia, de titularidad estatal y gestión autonómica. - Los archivos municipales, - Los archivos de titularidad pública que pueda crear CARM, - Los archivos privados que sean considerados de interés público y reciban ayudas de la CARM, - Archivos privados que se integren voluntariamente en el sistema. El Sistema de Archivos de la Administración Regional está formado por los siguientes Centros:  Los Archivos de oficina de las diferentes Consejerías  Los Archivos Centrales de las Consejerías.  El Archivo Intermedio, situado en el polígono oeste de Alcantarilla. Recibe documentación de todas las Consejerías  Archivo Histórico: El Archivo General de la Región de Murcia (AGRM) actuará como archivo histórico para la Administración Regional. [ Mientras que el Archivo Histórico Provincial permanece como archivo intermedio e histórico para la documentación periférica del Estado]. La coordinación del sistema está a cargo del AGRM, que se ocupa de normalizar los procedimientos. Para ello, entre otras acciones, ha elaborado un “Manual de organización de archivos de oficina”, accesible desde su web, así como las transferencias, préstamos y consultas. TEMA 4 La gestión documental 1. El archivo de oficina o de gestión: Etapas de organización del sistema de archivos EXAMEN En toda entidad se pueden dar dos casos, que exista un sistema de archivo implantado o que haya que diseñar uno. La gestión de la masa documental es una función estratégica que es imprescindible para la buena organización, por lo que es misión del archivero insistir en la importancia de su tarea. Según las norma ISO 15.489 hay que: o Establecer y adoptar una política en materia de gestión documental. o Difundirla en la organización y obligar a su cumplimiento a todo nivel. o Asignar los recursos necesarios. o Designar un responsable dentro de la directiva. Todo ello puede no ser suficiente para convencer a las instituciones por lo que hay que hacerles ver que conservan la disponibilidad de sus documentos, que conocerán el proceso de archivado porque participarán en él y verán un mejor funcionamiento (rapidez en consulta, correcto expurgo).

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Fase preliminar Investigación preliminar: Es necesario conocer el lugar, documentarnos sobre donde trabajamos (estructura, entorno legal, reglamentario, de actividad y político, así como sus puntos fuertes y débiles). En esta fase se debe recoger información (entrevistas, estudios…) a. Identificar si es una entidad pública o privada. b. Conocer su estructura organizativa a diferente escala. c. Conocer las finalidades u objetivos de la entidad, los cometidos y competencias.

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Análisis de la actividad: Estudiar las funciones, actividades, procesos y trámites. La estructura organizativa es el conjunto de elementos a través de los cuales la organización adquiere forma y puede realizar sus objetivos. Junto a ella se analizan los recursos y la estrategia. El análisis funcional pretende estudiar las actividades afines necesarias para alcanzar los objetivos de la organización. Identificación de las necesidades respecto a los documentos: Identificar las razones por las que una organización necesita crear, recibir y conservar documentos como resultado de su actividad. Se trata de ver las prioridades Valoración de los sistemas existentes: estudiar los sistemas para valorar su rediseño o adecuación a lo nuevo. Se trata de hacer una aproximación a la realidad documental para mejorarla si se puede. Identificar las estrategias para satisfacer las necesidades de gestión: Tras hacer unas encuestas de valoración, debemos analizar los problemas que en ella se muestran. Diseñar un sistema de gestión de documentos: Los análisis deben ser transformados en un anteproyecto de gestión nuevo. El proyecto final debe ser concebido a largo plazo con planes sectoriales para cada fase del mismo. Debe contener: a. Un cuadro de clasificación general para los fondos. b. Unos circuitos de movimiento de documentos c. Un cálculo del volumen documental existente. d. Un estudio de las necesidades de espacio (locales, instalaciones). e. Un diseño de procedimientos de uso y archivo de los documentos. f. Recomendación de designar un administrativo. g. Formar al personal en los procedimientos de uso y archivo de los documentos. Implementación de un sistema de gestión de documentos: llevar a cabo lo planificado. Revisión: medir la efectividad del plan y seguir su ritmo.

Papel del archivero en el archivo de gestión. El personal administrativo emplea un 20% de su tiempo en gestionar documentos, lo que representa unos costes muy altos. La gestión es una etapa compleja pero el archivero resulta útil para resolverla. La experiencia nos demuestra que las necesidades de las oficinas desbordan la capacidad de los recursos disponibles por parte del archivo. Esto se debe a que la documentación crece a un ritmo vertiginoso. Como la ratio de archivero/personal es de 1/200 el trabajo es enorme y se hace imposible organizar todos los archivos de oficina. Por tanto el archivero debe ayudar:  Los archivos de oficina son subsistemas integrados en un sistema global, el archivo.  El personal administrativo tiene su carga de trabajo y necesita soluciones palpables.  La finalidad de los documentos es tomar decisiones así que a mayor rapidez, más decisiones.  El archivero debe diseñar un sistema de organización y explotación adecuado a cada caso.  Se debe instruir al personal en los conocimientos básicos que mantengan el sistema. 1.

Ingreso y registro de documentos: El archivo de oficina puede recibir documentos del exterior tanto en soporte físico como en digital. Estos no deben escapar a la clasificación, descripción y selección del proceso de archivado. 2. Herramientas de organización en los archivos de oficina: La organización de documentos comienza aquí, sin distinguir instituciones. Desde el principio se conserva y custodia todo. También se clasifica, define y ordena todo para estar preparado a la demanda de documentos por parte de la institución. El archivo de oficina requiere mucha dedicación y rapidez por lo que el archivero usará unas herramientas: manual de gestión de documentos, cursos de formación al personal, asistencia.  Cuadro de clasificación: Permite organizar y tratar los documentos de todas las unidades administrativas con mismo criterio. Cada oficina debe estar dotada de uno, integrado en el cuadro general de todos los archivos. En él tiene cabida toda la producción documental de cada unidad y su adscripción a una serie u otra no debe plantear problema. EXAMEN  Procedimientos de ordenación de los documentos: Se aplica sobre documentos, expedientes y series hasta el nivel general. Es una herramienta básica de trabajo: orden cronológico, alfabético, numérico o alfanumérico. 2. El expediente administrativo. (FOTOCOPIAS PROFE) 1. DEFINICIÓN: del latín expedire Según el Derecho administrativo, el expediente es el "conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla". Los expedientes se forman mediante la agregación sucesiva de los documentos que lo integran, y sus hojas útiles deben ser rubricadas y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitación. CRUZ MUNDET Archivística. Gestión de documentos y administración de archivos (Alianza, Madrid, 2012),

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2. ESTRUCTURA DEL EXPEDIENTE Viene dada por el conjunto de trámites que se instruyen por escrito y se desarrollan en diferentes momentos de espacio-tiempo, y que se agrupan en tres fases sucesivas, llamadas iniciación, tramitación y resolución. Cada una de ellas tiene sus propios pasos, de los que se deja constancia por escrito. 2.1. Iniciación (o incoación). Acto que da inicio a un expediente, y puede ser a instancia de parte, cuando el ciudadano se dirige a la administración para reclamar o pedir algo, y de oficio, cuando lo inicia la propia administración.  Para ser incoado a instancia de parte, el particular debe formular una petición por escrito a la Administración. El documento que presenta se denomina instancia (en documentos antiguos, petición).  Para ser incoado de oficio, es necesario que la Administración acuerde resolverlo previa orden de un superior, o la presentación de una moción razonada por un subordinado, por la denuncia de un agente de la autoridad. El documento que se presenta suele ser un oficio. 2.2. Tramitación. A partir de ese momento se comienza a formar el expediente mediante la agregación de documentos. Los trámites se realizan por medio de decretos, que se emplean para:  dar curso a una petición, o  solicitar colaboración o informes de otros organismos, o  para remitir documentos a otras oficinas de la misma institución o de otras instituciones. En estos decretos se indica quién debe informar la petición formulada y proponer la adopción de acuerdos de resolución del expediente. Los decretos marginales se escriben al margen izquierdo del documento que lo motiva, y son autorizados con media firma por el político (ministro, subsecretario, alcalde, etc.) o funcionario responsable; en ellos se expresa la orden escuetamente y la fecha. La Administración se comunica con exterior (para pedir información o para comunicar algo) mediante notificaciones dirigidas a los particulares, y comunicaciones dirigidas a otras unidades administrativas. Las notificaciones y comunicaciones se expresan por vía de oficio, que es un documento administrativo de comunicación en el que el destinatario se determina nominalmente. Todos los oficios que se enviaban a los funcionarios interesados en la tramitación del expediente se redactaban conforme a minuta. Con la incorporación de la máquina de escribir a la redacción de los documentos administrativos, por minuta se entiende la copia mecanografiada obtenida simultáneamente de los oficios y cualesquier otras comunicaciones dirigidas a particulares o instituciones, durante la tramitación del expediente, y debe ir rubricada por quien firme el original y hacer constar su nombre y apellidos. Con los ordenadores, actualmente, la minuta es uno de los dos ejemplares que se imprimen, de los cuales el que se considera original va firmado y el que se considera minuta va rubricado. Cuando el interesado desea una copia de los expedientes o de los documentos que lo integran, ha de solicitarlo previa instancia, por medio de certificación en la que se transcribe el documento, siendo fechado en letra y autorizado con firma entera y sello oficial. La certificación es un documento administrativo de constancia. Los informes para la adopción de acuerdos son documentos fundamentados en el análisis de los hechos, pero sin emplear formularios rígidos ni preestablecidos, y terminan con la fórmula “V.I. acordará”, o similar, fecha y firma completa. 2.3. Resolución. Se finaliza el expediente, generalmente, por medio de acuerdos, aprobando o denegando lo solicitado. Los acuerdos se dictan previo informe o propuesta de la sección que gestiona el expediente. Se redactan al margen o a continuación, indicando el rango administrativo del órgano, la unidad o el funcionario que emita el informe o propuesta. Los acuerdos se fechan y se autorizan con la media firma del político o funcionario responsable.

3. ELEMENTOS DEL EXPEDIENTE CRUZ MUNDET Archivística. Gestión de documentos y administración de archivos (Alianza, Madrid, 2012),

13 1.- Carpetilla o guarda exterior. Es la carpeta contenedora de los documentos. En su portadilla se indica la oficina productora de la documentación, la fecha, y un resumen del asunto que trata el expediente. 2.- Extracto o resumen de toda la tramitación del expediente. El extracto es elaborado por el funcionario de la oficina productora y recoge toda la documentación contenida en el expediente, indicando las fechas de cada documento. Es un trabajo que corresponde, lógicamente, a la oficina productora, y su utilidad reside en que describe todos los documentos ordenadamente, resumiéndolos. Es, por tanto el primer documento que hay que estudiar para proceder a la catalogación de un expediente. Aunque a veces presenta errores en la descripción, en general son una buena guía para la compresión de la tramitación del expediente. No lo llevan todos. 3.- Documentación original. Es la que se recibe en una oficina, procedente de otras que intervienen en la tramitación, generalmente en contestación a sus peticiones. 4.- Documentación no original. Es la producida por la oficina gestora y que se guarda para constancia de la tramitación de un expediente (borradores, minutas). 5.- Documentación marginal. Son notas redactadas al margen de los documentos, generalmente originales, que impulsan la tramitación del expediente. 6.- Copias. Además de los anteriores, el expediente suele contener documentos derivados, que reciben el nombre genérico de copias, y que son reproducciones de los documentos que interesa expedir o dar a conocer sin que la oficina expedidora pierda el original que obra en su poder. 4. TIPOS DOCUMENTALES (FOTOCOPIAS PROFE) 1.Instancia : Es un documento que emana de un particular y se dirige a una autoridad administrativa. En los siglos XIX y XX suele ir en papel timbrado, donde se indica el precio y el año. Muchas veces se redactan con un margen grande a la izquierda, lo que posibilita que se escriban, posteriormente, notas marginales. Este documento se viene utilizando desde la baja Edad Media y durante toda la Edad Moderna. Se llamaba Petición cuando contenía una solicitud expuesta de forma breve; y Memorial cuando era una petición razonada con detalle, de forma más extensa. Decretos: Son los documentos que van impulsando la tramitación del expediente. Los decretos los emite la autoridad (rey, ministro, subsecretario, alcalde, gobernador, corregidor...), y expresan una orden (con verbo en imperativo). Se emplean para:  dar curso a una petición, o  solicitar colaboración o informes de otros organismos, o  para remitir documentos a otras oficinas. En estos decretos se indica quién debe informar la petición formulada y proponer la adopción de acuerdos de resolución del expediente. Ej. Con informe de la oficina técnica, remítase a la Comisión Permanente. En cuanto a la forma, el decreto es breve, unas líneas o incluso una palabra escrita a continuación de otro documento (ej., Archívese). Lleva la fecha y la firma de la autoridad. 2. Oficio: Es el documento que utiliza normalmente la administración para comunicarse. Es una carta entre dos personas de la administración, o dirigida por la administración a particulares, escrita con carácter oficial, de donde deriva su nombre. Desde el siglo XIX se normaliza su uso: Se escribe sobre un folio doblado en cuarto, en papel con membrete, oblea o falso membrete, y a menudo el texto escrito deja un margen izquierdo muy amplio para facilitar la redacción de notas marginales. En el oficio la dirección va al final de escrito, en el margen inferior. Los originales van firmados y rubricados, y a partir del siglo XX llevan sello en tinta de la oficina expendedora. En documentos antiguos podemos encontrar oficios (en el sentido anterior, como cartas entre dos personas de la administración), pero tienen una forma diferente: El papel puede ser de diversos tamaños, sin membrete, y la dirección va al principio, no al pie. Los oficios pueden ser de varios tipos, según el objetivo que tengan: * Oficio de remisión: a través de él la autoridad remitente envía un documento que adjunta, generalmente una instancia, o un informe, o el propio expediente que se está tramitando. * Oficio de comunicación: mediante este documento se comunica la marcha de un aspecto de la tramitación del expediente. * Oficio de traslado: se utiliza para dar traslado de otro documento cuyo texto aparece entre comillas. * Oficio de notificación: se utiliza para comunicar la resolución al interesado Informe: Es un documento que contiene el parecer técnico de un profesional sobre algún asunto del expediente. El informe se produce como consecuencia de la petición de la oficina productora del CRUZ MUNDET Archivística. Gestión de documentos y administración de archivos (Alianza, Madrid, 2012),

14 expediente, quien solicita el informe a otra oficina o bien a un particular. El informe tiene una extensión variable, y va fechado y firmado por el informante. Acuerdo: Es el documento que recoge las decisiones adoptadas por los órganos competentes sobre las cuestiones de iniciación y trámite del expediente. No tiene siempre la misma forma, pero en el cuerpo del documento contiene la denominación: “acuerda”, “ha acordado” o similar. Certificado: Documento administrativo en el cual un funcionario, cuyo nombre y demás circunstancias encabezan el escrito, asegura la certeza de alguna información, generalmente basándose en la documentación que tiene bajo su custodia y a la que hace referencia. Lo valida con su firma y el sello oficial de la dependencia que tiene a su cargo. El certificado puede ser breve, dando fe de un acto sin reproducir la información de forma literal (ej. “Certifico que en la sesión de la tal día, la comisión acordó conceder tal licencia”, que sería un certificado de acuerdo), o puede ser extenso, recogiendo la información de forma literal, en el centro de la página, bajo el epígrafe CERTIFICO. Documentación no original Borrador. Es la primera redacción del documento. Puede sufrir varias rectificaciones hasta la redacción definitiva, y no suelen llevar fecha ni rúbrica. En ocasiones va refrendado con una rúbrica o contraseña, con lo que se indica la validez del mismo, considerándose entonces como una minuta del original. Suelen ser escasos en los expedientes. Minuta. Es la redacción definitiva a partir de la cual se elabora el original. Lleva la fecha y la dirección en la parte superior, encabezando el documento; a continuación el texto, y termina con la frase “Dios guarde etc., o similar. En el siglo XX la minuta es la copia mecanografiada del doc original, siendo raro que se conserve la verdadera minuta manuscrita, que también existió. La minuta es un documento anterior al original; en cambio la copia es posterior al original. Copia simple. Tiene efectos solamente informativos, por lo que no va autenticada. Traslado. Copia autenticada por la oficina productora de un documento, que le confiere efectos legales. Se transcribe el texto completo y al final, en línea aparte, el escribano pone la fecha de la copia, firma y rúbrica. Otras veces se utiliza este término como sinónimo de “acta notarial”. Acta notarial. También tiene valor legal dentro y fuera de la administración. Reproduce literalmente el texto del documento original y está autenticada por el notario. Se diferencia de los traslados en que estos pueden ser validados por el funcionario de la administración competente, y el acta notarial ha de serlo por un notario. 3. Catalogación de expedientes administrativos (parte práctica, no lleva teoría)

TEMA 5 Ingreso y expurgo (libro) EXAMEN 1. Ingresos ordinarios: plazas y regulación Se efectúan mediante transferencia, en un plazo de tiempo determinado y de forma ordenada y periódica. Se producen en el seno del sistema de archivo sin interferencias exteriores. Las transferencias o remisiones de fondos son el conjunto de procedimientos mediante los cuales los documentos son remitidos a una etapa u otra del archivo, siguiendo el ciclo de vida. Este traslado sigue unas reglas y plazos de obligatorio cumplimiento. El problema es que el personal administrativo desea enviar documentación para agilizar trámites, de forma que el archivero se encuentra con una masa de expedientes desordenados que debe reconstruir sin apenas recursos. Los tipos de transferencia son dos:  Directas en masa. Sistema de emergencia para salvar urgentemente los documentos de la destrucción o el olvido, pero no es un procedimiento habitual ya que mueve mucho en poco tiempo. o Requiere acuerdo previo con el responsable administrativo, agrupando los documentos en cajas o legajos tratando de no romper su orden natural (si se percibe), numerándolos y realizando finalmente una relación somera de los mismos por duplicado y firmada por ambas partes, quedando una de ellas en manos de los servicios administrativos. o Posteriormente los documentos se envían al archivo para ser adecuadamente tratados. 

Directas continuas. La documentación es enviada al archivo a medida conforme finaliza su tramitación. Goteo de documentos, acompañados de una nota de envío, con cuya reunión se redacta una relación anual de transferencias. Sean documentos físicos o electrónicos, la necesidad de transferencia es invariable, ya que se produce como resultado de la valoración en series, en función de la cual se establecen los tiempos de permanencia en cada fase, y se realizan en plazos señalados en el calendario de transferencias. En todo momento ha de respetar al procedencia y orden

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15 2. Los ingresos extraordinarios: tipos Se producen de forma ocasional, sin plazos ni periodicidad, ya que dependen de numerosas contingencias. Distinguimos los siguientes tipos: 1. Donación. Entrega o donación pura y simple sin mediación de compra o intercambio de bienes. Es el tipo más tradicional y no suele plantear problemas, ya que no hacen falta formalidades jurídicas para recibirlo, salvo la redacción de un acta de entrega. Procede de particulares, archivos familiares o instituciones privadas, nunca públicas. Es uno de los medios de ingreso extraordinario más frecuentes, además de fomentado por la legislación. 2. Legado. Similar al tipo anterior con una única diferencia: se realiza por una manda testamentaria a ejecutar por los herederos. 3. Compra. Procedimiento poco frecuente en los archivos por falta de medios económicos. Generalmente los documentos obtenidos vienen del mercado libre, de procedencias poco claras, sobre de todo de anticuarios y libreros que sobrestiman su valor material. En el caso de bienes en manos de instituciones eclesiásticas, estos no podrán ser transmitidos onerosa o gratuitamente o cederse a particulares o entidades mercantiles; solo podrán ser enajenados o cedidos al Estado, entidades de derecho público u otras instituciones eclesiásticas. 4. Reintegración. Devolver al archivo los documentos que han estado en poder de otras personas, organismos o naciones. Un buen ejemplo son los documentos arrebatados durante una guerra. 5. Comodato/Depósito. Depósito de una documentación por un tiempo indefinido o determinado. No implica propiedad alguna y los documentos no se convierten en propiedad del receptor. Esta formula la emplean archivos privados y públicos, en este último caso, la legislación archivística lo contempla para garantizar la custodia de archivos por parte de administraciones de rango superior, cuando sus propietarios no pueden asegurarla o descuidan sus obligaciones. 3. Expurgo de los documentos: identificación, valoración y selección. El constante flujo documental crea una rápida sobrecarga de información (information overload) innecesaria para el archivo. Para una buena marcha de la gestión documental es necesario que seleccionemos qué material conservar y cuál eliminar. De lo contrario, el archivo es inmanejable. Duchein indica que hasta hace menos de 100 años nadie se planteaba cuestiones de legitimidad a la hora de expurgar, incluso algunos propugnaban conservarlo todo. R. H, Bautier (1961, 1138): “(el archivero) se ha convertido en una suerte de especialista de la eliminación: es el hombre que sabe destruir”. Actualmente seguimos los preceptos de Schellenberg (síntesis de la teoría inglesa y la alemana), que a mediados de los 50 estableció dos valores para los documentos:  Valor primario: el que tiene para la Administración de origen.  Valor secundario: el que posee para la investigación  Testimonial: si da información sobre la historia, organización y funciones de la administración de origen.  Informativo: si aporta información general Principios que rigen el expurgo 1. Organicidad de los documentos: el expurgo forma parte del ciclo de vida documental. Eliminar o conservar un documento depende de: a. La utilidad administrativa y legal de los documentos b. La utilidad histórica: i. Periodo de utilidad corriente: conservados en el archivo de oficina. ii. Periodo de utilidad intermedia: conservados en el archivo intermedio iii. Periodo de utilidad definitiva: conservados en el archivo histórico 2. Proceso anticipado: hay que planear el expurgo desde el punto cero del ciclo de vida (diseño). 3. Inalienabilidad de los documentos públicos: eliminar estos documentos lleva requisitos legales. las administraciones públicas regulan legalmente el expurgo mediante su inserción en la normativa sectorial (leyes de archivos, de patrimonio histórico…). 4. El documento no es un fin en sí mismo: si no tiene valor primario o secundario no justifica los costes y problemas de conservación y debe ser eliminado. 5. Conservar para informar: el expurgo ayuda a una mejor organización, acceso e interés. 6. La sustitución no es la solución: se conserva para informar, en cantidad y calidad Valoración Fase del expurgo destinada a descubrir los valores inherentes a los documentos y su gradación. Requiere un conocimiento profundo de la organización. Consiste en el estudio de las series documentales una a una: su origen, naturaleza de los actos, tipología documental y valor que han tenido o pueden tener. Según Rieger este análisis es más o menos subjetivo pero podemos intentar no influir. CRUZ MUNDET Archivística. Gestión de documentos y administración de archivos (Alianza, Madrid, 2012),

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Requisitos legales: Una comisión interdisciplinar de expertos es ideal para estudiar los documentos. Tienen su ámbito en la organización sobre la que actúan, desde la AGE o las CCAA a grupos de estudio de representantes de la entidad que produce los documentos. Al estar presentes diversas disciplinas su función es estudiar, evaluar y establecer pautas de selección. Como el expurgo tiene implicaciones legales y sociales, existe una normativa reguladora (la estatal, la patrimonial, la de la empresa, etc… El entorno normativo de este proceso se compone de los siguientes elementos: 1. Legislación general. Existencia de autoridades fiscalizadoras y alcance de su jurisdicción. 2. Legislación de carácter patrimonial. Declara la naturaleza y composición del patrimonio histórico de la nación o de otro territorio a escala y las obligaciones respecto a ese patrimonio. 3. Leyes sectoriales de carácter transversal. Afectan a todas las organizaciones en cuestiones determinadas y de obligatorio cumplimiento en razón de la naturaleza de las actividades (fiscalidad, sanidad, gestión pública…). 4. Normativa específica. Afecta a sectores de actividad determinados, no poseen carácter transversal y resulta muy precisa en cuanto a valoración, plazos de utilidad y conservación. 5. Normas de regulación de la propia organización. En el sector público los documentos son inalienables; mientras que en el privado, el valor viene conferido por la responsabilidad respecto a la conservación de su propio patrimonio histórico.

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Criterios a tener en cuenta según Schellenberg: 1) Jerarquía administrativa y funcional El valor de los documentos depende del lugar del productor en la pirámide administrativa:  Dirección. Toma de decisiones relativas a políticas, procedimientos y organización.  Desarrollo. De esas políticas; legal, económica, administrativamente... Trabajo técnico y profesional (funciones sustantivas).  Gestión. Operaciones concretas y rutinarias (funciones facultativas). 2) Valores primarios EXAMEN Aquellos que poseen los documentos para el organismo de origen y que persisten después de haber perdido su valor corriente de gestión.  Administrativos (directivas, normas, reglamentos…).  Legales (reflejan derechos y deberes de la entidad).  Fiscales (presupuestos, instrumentos contables…).  Científico-tecnológicos (resultado de investigaciones puras y aplicadas).  Referidos a la protección de derechos (cívicos, legales, fiscales…) de ciudadanos particulares o de la ciudadanía en general. 3) Valores secundarios Derivados de su importancia para la investigación.  Testimoniales. Refleja los orígenes y evolución histórica del organismo productor (facultades, funciones, estructura organizativa…). Son indispensables para la entidad creadora (contienen conocimiento y experiencia) y para la investigación (fuente efectiva de recursos sobre lo que se ha hecho).  Informativos. Contribuyen sustancialmente a la investigación y al estudio en cualquier campo debido a que trata distintas cuestiones. Pueden referirse a personas (físicas y jurídicas), cosas (lugares, edificios, objetos materiales) y fenómenos (acontecimientos sociales y políticos). Al respecto de este valor se deben considerar tres aspectos:  Exclusividad. La información no debe encontrarse en otras series de modo tan o más completo.  Forma en que se encuentra. Intensiva, extensiva o diversificada.  Importancia de esos documentos para la investigación o la cultura.

La selección Tarea por la cual se determina el destino de los documentos a partir de su valor, es decir, los plazos de tiempo límites para su conservación o destrucción y la modalidad empleada al efecto. Entre los documentos que van a ser conservados y los desprovistos de interés existe una amplia zona de conservación parcial, aquellos que deben seleccionarse. Esta fase posee dos etapas sucesivas:

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17 1. Conceptual. Partiendo de los valores identificados, se deciden y establecen los plazos y modalidades de selección para cada serie documental. 2. Práctica. Se actúa directamente sobre las series aplicando el método de selección apropiado a cada caso. Como todos los documentos no poseen el mismo valor, se establecen distintos plazos y modalidades de eliminación o conservación partiendo de tres premisas:  Documentos de valor imperecedero que serán conservados siempre.  Documentos de valor consistente pero caduco.  Series documentales que deben ser conservadas en su totalidad, aunque en otros casos vale con conservar fragmentos como testimonio. Etapas Los productores de los documentos deberán aclarar los plazos de tiempo durante los cuales van a necesitarlos para el desarrollo de sus actividades; los juristas el de valor administrativo, legal y accesibilidad; los investigadores el grado de integridad con el que se conservarán las series. El resultado final de estos trabajos es el calendario de conservación, donde se relacionan las series documentales y la suerte reservada a cada una de ellas. Práctica y técnicamente, la selección se realiza en tres grados sucesivos (H. Bastien, 1994, p. 223):  Depuración de los expedientes, durante su etapa activa.  Primera selección, al término del periodo de trámite y durante la etapa intermedia.  Segunda selección, al término del periodo intermedio e incluso durante el definitivo. Es el momento de seleccionar los documentos ya aceptados como históricos. Métodos Varían en función de diversos factores: dimensión del sistema y del fondo documental, etapa del ciclo de vida en la que se realice, características de la serie documental… de modo que nunca se aplica el mismo ni uno concreto, sino que se emplean en combinación.  Selección pieza por pieza. Procedimiento previo realizado en las administraciones de origen antes de enviar los documentos al archivo para eliminar borradores, copias de referencia, duplicados… que hinchan innecesariamente los expedientes. Debido a la lentitud y a los altos costes en relación con el beneficio se suele aplicar en organizaciones muy pequeñas.  Selección cualitativa. Puede ser de dos tipos:  Intrínseca. Basada en la determinación de un criterio intrínseco, cuya presencia o ausencia determinará la conservación del documento o expediente. Responde a la necesidad de eliminar series voluminosas sin interés global y conservar lo que se considera relevante para la investigación, para lo que se debe combinar con métodos basados en atributos extrínsecos.  Extrínseca. Según el criterio elegido sea el nombre, la fecha la localización geográfica… o Alfabética. Empleada para expedientes que contienen datos de carácter personal, eligiendo apellidos que comienzan por una o más iniciales. El problema es de la representatividad, que puede dar lugar a subrepresentación de unos patronímicos con respecto a otros o viceversa (sobrerrepresentación). o Cronológica. Seleccionar los documentos de determinados años (cada cinco, diez…) o elegir meses determinados de un año. Plantea problemas de representatividad (hasta que punto la información puede ser exportable a otros años) y discontinuidad de la información (debido a errores cronológicos). o Topográfica. Basada en la elección de áreas geográficas cuya documentación es conservada íntegramente o la de determinados lugares de cada área. Se emplea en series que abarcan amplios territorios y plantea, como en casos anteriores, problemas de representatividad. o Combinada. Los métodos anteriores no suelen emplearse individualmente, sino que se combinan varios.  Selección por muestreo. Aplicación de un procedimiento matemático mediante el cual se obtienen una o más muestras de una población. Es básicamente la extracción de cierto porcentaje de documentos, más o menos representativo, de un conjunto muy voluminoso o poco interesante: Se emplean dos tipos: aleatorio y sistemático, cuya elección de depende de varios factores, aunque suelen combinarse. Este sistema tiene tres principios generales: o Debe emplearse solamente para seleccionar series grandes y de contenido homogéneo. o El tamaño de la muestra, la dimensión de lo seleccionado, es inversamente proporcional a la homogeneidad de la serie. o Conviene no confundir el muestreo con otros métodos de selección, este se basa exclusivamente en leyes estadísticas y matemáticas.

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18 Práctica de la valoración y la selección El calendario de conservación La práctica de las comisiones de expertos parte de la identificación de las series documentales objeto de estudio, a partir del análisis del entorno interno y externo de la organización, de sus relaciones con ese entorno y de la identificación de las funciones y de las actividades que desarrolla. Esto implica identificar: 1. Denominación de la serie, y si existen o han existido más de una, se recogen como formas no autorizadas, aunque de necesario conocimiento para actuar sobre ellas. 2. La unidad o unidades productoras implicadas en el proceso documentado por la serie. 3. El objeto de la gestión, proceso o actividad, y todos los pasos que lo integran. 4. Años que abarca la serie, cuando se haga sobre series ya existentes, para conocer el alcance temporal y poder establecer periodizaciones y fechas límite para la selección. 5. Tipo de soporte o variedad, para valorar la conveniencia de su conversión y elegir el más adecuado para la conservación definitiva. 6. Volumen que ocupa, que, en combinación con el espacio temporal, permite calcular la tasa de crecimiento y su incidencia en el volumen de actividad de la organización. 7. Documentos que integran la serie, ordenación de los mismos y cuales deben de ser creados para desarrollar la actividad. 8. Legislación aplicable, que rige la actividad, así como el procedimiento administrativo o interno seguido. 9. Ubicación de la serie en el cuadro de clasificación, 10. Existencia de series antecedentes o relacionadas. 11. Existencia de documentos recapitulativos y duplicados. A partir de estas informaciones, recogidas por el archivero, se produce la evaluación por la comisión. 12. Propuesta de evaluación en la que se propone y señala un periodo de permanencia en los archivos de gestión, valor administrativo y valor histórico. 13. Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios, si es libre o le afecta algún tiempo de restricción, y en ese caso, el tiempo de duración. A partir de aquí se produce la selección, que determina el destino de los documentos de acuerdo con su valor, es decir, los plazos de tiempo límites para su conservación o destrucción y la modalidad empleada. 14. Propuesta de resolución, puede ser de:  Eliminación. Cuando se ha decidido la destrucción íntegra de los documentos porque carecen de valor.  Muestreo. Aplicación de la estadística para conservar una parte.  Conservación permanente. Conservación íntegra de los documentos de una serie.  Conservación parcial. Conservación de parte de los documentos de una serie. A partir de aquí, la instancia de la organización que posea la potestad para resolver en la materia, será la encargada de elevar a definitivas las propuestas de la comisión de selección, salvo que estime introducir cambios. El resultado final es el calendario de conservación, un instrumento que, siguiendo el cuadro de clasificación, identifica las series documentales y especifica el destino concedido a cada una de ellas. Se elaboran a partir de las resoluciones de selección y se les da publicidad para que las personas y unidades interesadas tengan conocimiento. La norma ISO señala que supone el instrumento más eficaz para determinar que documentos se archivan y durante cuánto tiempo se conservan. Eliminación Procedimiento por el cual los documentos determinados son destruidos. Su responsabilidad puede estar en las unidades productoras (cuando esta se produzca dentro del periodo de permanencia en las mismas) o, como suele ocurrir la mayoría de veces, en la fase intermedia del archivo. Es una tarea delicada que requiere la adopción de ciertas cautelas:  Asegurar niveles mínimos de eliminación que impidan la reconstrucción de los documentos de acuerdo con su grado de confidencialidad.  Toda destrucción debe quedar registrada, de forma que se puedan conocer modalidad, responsabilidad, fecha y resultados.  Los documentos electrónicos pueden ser destruidos mediante reformateado o reescritura, siempre que se garanticen irreversibles. Otra forma es destruir las rutas de acceso a los mismos.  El archivo debe poseer procedimientos escritos que describan las formas y pasos que se han de dar para ejecutar la destrucción segura de los documentos y la capacidad de certificarlo en el caso necesario. CRUZ MUNDET Archivística. Gestión de documentos y administración de archivos (Alianza, Madrid, 2012),

19 Tema 6. Organización del archivo: Clasificación, ordenación, instalación (FOTOCOPIAS PROFE) Un archivo debe representar la naturaleza del organismo que ha generado los documentos (representando su funcionamiento) y, al mismo tiempo, debe facilitar la información, es decir la búsqueda y localización de los documentos (para usarlo sin problemas). Para ello es necesario que esté organizado, y la organización del archivo se lleva a cabo mediante dos actividades distintas y complementarias: la clasificación y la ordenación. EXAMEN: distinguir las tres cosas  Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos. La clasificación va unida a la idea de separar y se aplica a la totalidad de un fondo o a las secciones de ese fondo  Cuadro de clasificación.  Ordenar es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad-orden, que puede ser la fecha, el orden alfabético o el número. La ordenación va unida a la idea de unir, y se aplica a los documentos de cada serie.  Instalar: proceso final por el cual se colocan físicamente los documentos para su uso. 1. Clasificación EXAMEN 1.1. Fundamentos teóricos (Duchein, 1985) Los fundamentos teóricos de la archivística, sobre los cuales se asienta la teoría y la praxis archivística, son enunciados en la segunda mitad del siglo XIX y son los que orientan todo el proceso de organización de los archivos. Ambos principios se expandieron rápidamente y la comunidad archivística internacional los fue aplicando en todos los sistemas modernos.  El primero es el principio de procedencia (respect des fonds). Consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier naturaleza procedentes de una entidad, ya sea una administración pública o un organismo privado, una familia o una persona (Natalis de Wally)  No solo custodiamos los docs. sino su orden original. o El principio de procedencia ha tenido detractores como P.J. Scott o Krawczyk, que afirman que es imposible mantener este principio en organizaciones polijerárquicas.  El segundo es el principio de respeto al orden original (nacido en países que usaban el registratur) de los documentos. Consiste en mantener el orden dado a los documentos en la oficina de origen, sin cambiarlo por una ordenación de asuntos o materias. En caso de desorganización, se aboga por reconstruir de nuevo ese orden original. 1.2. El concepto de fondo de archivo El concepto de FONDO de archivo es distinto en la tradición europea y americana: La europea (Jenkinson) señala que el fondo está compuesto por “los documentos resultantes de la actividad de una administración con una estructura orgánica completa en sí misma, con capacidad de actuar independientemente, sin ninguna autoridad añadida o externa, en todos los aspectos de su competencia”. La norteamericana (Archivos Nacionales) lo define como “la unidad archivística mayor... establecida algo arbitrariamente de acuerdo con el principio de procedencia y el deseo de conseguir una unidad de tamaño e índole convenientes para los trabajos de organización, descripción y publicación de los instrumentos de información”.

Seguiremos la definición europea y, para su aplicación práctica, es decir, para reconocer cuándo estamos ante un FONDO de archivo, podemos seguir las recomendaciones de Duchein con independencia de la cronología o territorialidad del archivo (Cruz Mundet, 210): 1. organismo con nombre y existencia jurídica propia establecida por un acto legal. 2. atribuciones estables, definidas por un reglamento 3. posición clara en la jerarquía administrativa: sobre quién manda y a quién se subordina 4. tener un jefe o responsable: que decida en la jerarquía 5. organización interna conocida: Organigrama 1.3. El arreglo del archivo Llevar a cabo las tareas de organización de un archivo exigen como paso previo el conocimiento en profundidad del organismo o institución que lo ha generado. Por un lado hay que conocer su estructura orgánica (el cuadro de organización) y por otro las funciones que ejercen cada uno de sus órganos (secretarías, negociados, departamentos, etc). Al mismo tiempo hay que conocer la documentación que van generando, que no es más que el reflejo de la actividad que realizan para llevar a cabo aquellas funciones. Conseguido esto, el arreglo del archivo se plasmará en tres acciones: - clasificar los fondos, - ordenar los documentos dentro de las series, y - elaborar el cuadro de clasificación.

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20 1.4. Sistemas de clasificación  del latín classis facere "hacer clases" Para llevar a cabo la clasificación de un fondo de archivo hay que adoptar un criterio determinado que dirija toda la ordenación. Según R. Schellenberg (1958) los criterios a elegir son tres: las acciones, la estructura orgánica y los asuntos. Adoptemos uno u otro, tendremos una clasificación funcional, orgánica o por materias. a) Las acciones se refieren a los actos recogidos en los documentos, y que son una consecuencia de las competencias que tiene y de las funciones que ejerce una institución u organismo. Si seguimos este criterio tendremos una clasificación funcional, porque agruparemos los documentos de acuerdo con las actividades de que son resultado, en distintas series bajo clases más amplias que recojan actividades similares (ej: contratación iría en gestión de personal que iría en administrativa). La clasificación funcional es propia de administraciones modernas y archivos de empresa. Entre los centros públicos la encontramos en las Universidades. Se puede ver el cuadro de clasificación funcional de la Universidad de Almería como ejemplo de orden piramidal b) La estructura orgánica de la institución, es decir su organización en dependencias, normalmente jerárquicas, que son las que producen la documentación. Es el organigrama de la entidad. Si se sigue este criterio, agruparemos los documentos de tal manera que reflejen el entramado o la estructura de la organización (dirección, departamentos…). La clasificación orgánica es típica de los archivos históricos, con organismos extinguidos y por tanto con fondos cerrados. El ejemplo más típico es Simancas, donde el fondo “Antiguo Régimen” está integrado por secciones, cada una de las cuales se corresponde con un de los Consejos reales que conformaban la administración central de la monarquía. c) Los asuntos concretos o materias que testimonian los documentos. Es el criterio más subjetivo, ya que depende de la percepción de la persona que hace la clasificación. Ej., “hacienda, “guerra”, “iglesia” podrían ser las materias en la correspondencia de un Virrey de Indias con la metrópoli. La clasificación por materias se puede aplicar a fondos muy pequeños y archivos privados pero no está recomendada. Los archiveros españoles se decantan por la clasificación funcional o bien por un sistema mixto orgánico-funcional. Cruz Mundet justifica la preferencia por el criterio funcional señalando que esa clasificación es estable (perdura en el tiempo sin modificaciones), es objetiva (refleja las funciones de los organismos) y se sustenta en la propia naturaleza de los documentos. En todo caso la elección del sistema de clasificación estará en función del fondo a tratar: público, privado, empresa, tamaño del fondo... Según la ISO 15489-2 "la clasificación produce una representación de las funciones, actividades y transacciones de una organización". Por tanto sus ventajas son 1. Vincular: reproducir las relaciones documentales. 2. Denominar: clasificar e identificar documentos. 3. Recuperar: los documentos según su actividad. 4. Asegurar: una protección, acceso y uso adecuado. 5. Conservar: los documentos según los periodos de retención. 1.5. El cuadro de clasificación (M. Roberge, 1990) EXAMEN Sea cual sea el sistema elegido, la clasificación de un archivo quedará plasmada en un cuadro de clasificación. Según la ISO 15489-1 "los cuadros de clasificación reflejan la actividad de la organización de la cual derivan y normalmente están basados en un análisis de las actividades de organización". Se observa la estructura jerárquica y lógica de los fondos, divididos en grupos que reflejan una acción, una función o una actividad. El cuadro es una guía para orientarnos en la localización de las series fruto de un gran conocimiento del organismo. El cuadro de clasificación debe desarrollarse en los siguientes niveles: FONDO: Documentos de cualquier tipo y época generados, conservados o reunidos por una persona o entidad en el ejercicio de sus funciones. SECCIÓN: División primera del fondo establecida en virtud de las líneas de acción de la entidad SUBSECCIÓN: División de la anterior realizada en virtud de la función o funciones desarrolladas SERIE: Conjunto de documentos producidos de manera continuada como resultado de una misma actividad.

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21 1.4. Los principios de clasificación Finalmente, los principios de clasificación enunciados por Schellenberg y recogidos por A. Heredia son los siguientes: 1. La clasificación es anterior a la ordenación 2. Una clasificación debe ser consistente: en cada nivel se han de incluir sólo funciones, o sólo actividades, o sólo materias. 3. Los cuadros de clasificación deben huir de encabezados como “varios” o “misceláneo”. 4. Los cuadros no deben ser excesivamente desarrollados con innecesarias subdivisiones. 5. Los documentos se pueden clasificar por funciones. Las funciones se fijarán después de revisar la documentación, y no antes. 6. Los documentos también pueden clasificarse con relación a los órganos de una entidad (organigrama). 7. Los documentos deben clasificarse solo en casos excepcionales por asuntos o materias. 2. Ordenación EXAMEN Las tareas de organización de un fondo no acaban en la clasificación, sino que se completan con la ordenación. Hemos dicho que la ordenación consiste en unir todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad-orden, que puede ser la fecha, el orden alfabético o el número. 2.1. Ordenación cronológica Ej.: En la muy noble e muy leal ciudad de Murcia, sábado diez y seis dias del mes de abril de mill e quinientos y setenta y cinco años, en la cámara de las casas de la corte de la dicha ciudad, fueron ayuntados...       

De todos los datos que ofrece el documento, se toma: la cifra del ordinal del día (en este caso, 16), el nombre del mes expresado en letras (abril); y las cifras del año en arábigos (1575). Y se reflejan en la ordenación a la inversa: año, mes, día 1575, abril, 16 Cuando el documento no está fechado por el sistema actual (estilo encarnación, era hispánica, hégira, etc., generalmente en documentos medievales) hay que reducir la fecha al sistema actual. Tener presente la reforma del Calendario Gregoriano, con el cambio de fechas: supresión de 10 días en 1582 en la Península, 1583 en México, 1584 en Córdoba de Tucumán. Cuando el documento no lleva fecha, averiguarla por los datos archivísticos. En las peticiones, se considera como fecha la de la presentación al destinatario. En estos casos se expresa entre corchetes. La ordenación se hace de la fecha más antigua a la más reciente. Si falta el día, se coloca al final de los documentos fechados en ese mes y año; si falta el mes, se coloca al final del año, y si falta el año se coloca al final de la década o del siglo. En los expedientes, se pone la primera fecha y la última. Si ambas pertenecen al mismo año: 1730, octubre,1 / diciembre, 12. Si pertenecen a años distintos, se ponen los dos años separados por un guión, sin añadir mes y día: 1730-1732. Ejemplos de series con ordenación cronológica: las “visitas” de una orden militar, la correspondencia, los presupuestos económicos, alardes. 2.2. Ordenación alfabética Se emplea para los nombres de persona (onomástica), de lugares (topográfica) y de materias.  La onomástica se hace por apellidos seguidos del nombre propio. Tanto en estos como en la de lugares se utilizará la ortografía moderna.  Ejemplos que requieren ordenación alfabética en series antiguas: probanzas, relación de méritos y servicios, expedientes de ingreso en órdenes militares.

2.3. Ordenación por materias - Requiere un conocimiento amplio de la documentación y de los asuntos que trata. Puede ser una simple relación sistemática de los asuntos, ordenados alfabéticamente, o estructurarse en un pequeño tesauro. En todo caso, la ordenación por materias es la más compleja y subjetiva, por lo que debe evitarse. 2.4. Operaciones relacionadas con la ordenación - Desdoble o despliegue de documentos - Signaturación y sellado - Datación - Foliación (del documento o expediente) y numeración (de la unidad archivística) - Agregación (cambio de ubicación) CRUZ MUNDET Archivística. Gestión de documentos y administración de archivos (Alianza, Madrid, 2012),

22 3. Instalación EXAMEN Es la tarea de ubicar físicamente todo el fondo mediante unidades de instalación que serán cajas, legajos o libros. Cada unidad de instalación debe llevar su signatura visible, y en el caso de cajas y legajos, formados por expedientes, cada expediente llevará su signatura indicando el nº de caja al que pertenece y su nº de orden dentro de la caja (o legajo). Ej. Leg. 4222, nº 30; o caja 80 nº 25. La instalación de cajas, legajos y libros se puede hacer de dos formas: a) Se reproduce el cuadro de clasificación en el depósito, de tal manera que todos los documentos están ubicados junto con otros de su misma serie y sección. Esto implica dejar huecos en las estanterías para ir colocando otros expedientes conforme van llegando, al estilo de las bibliotecas que siguen la CDU. El problema es la dificultad para calcular los espacios que serán necesarios en un futuro y, por otra parte, quedaría obsoleto si se cambiara algo del cuadro de clasificación, que no podría reflejarse ya en el depósito. Se usa en archivos muy pequeños o con fondos cerrados. b) Sistema de numeración continua. Consiste en numerar todas las unidades de instalación con un número arábigo del uno en adelante. A medida que llegan al archivo las unidades, se numeran sucesivamente y se colocan en las estanterías. No se sigue el orden de clasificación, sino una signatura topográfica. Esto permite optimizar el espacio. Se usa en organizaciones con archivo único, como los municipales. TEMA 7. Descripción archivística: Normas e instrumentos. (FOTOCOPIAS PROFE) 1. Definición: Descripción es la parte de la tarea archivística que se ocupa de elaborar los instrumentos que faciliten el cómodo acceso a los fondos del archivo. Es decir, la descripción tiene como objetivo hacer accesibles eficazmente los fondos (al archivero y al usuario). Para llevar a cabo la descripción hay que conocer las normas internacionales (la ISAD (G) y otras) y aplicarlas a los instrumentos de descripción (Guías, Inventarios, Catálogos) durante todo el ciclo de vida documental, yendo de lo general a lo particular. 2. Normas: de lo imposible a lo posible - Necesidad de normalización a nivel internacional  Público cada vez más heterogéneo y menos especializado pedía acceder a la información. También influyó la modernización de la administración. - Causas del retraso en normalización y ventajas de la misma. - Las normas principales: - ISAD (G): Norma Internacional de Descripción Archivística. - ISAAR (CPF): Control de autoridades (entidades, personas, familias). Desde 1995. - EAD: Descripción Archivística Codificada. Sirve para adecuar las normas de descripción al procesamiento técnico (etiquetado) que se necesita para su tratamiento y difusión mediante las TICs. Desde 1999-2000. 3. La Norma ISAD (G) EXAMEN Norma Internacional de Descripción Archivística presentada en 2000 (nació en 1993 en el XII Congreso Internacional de Archivos). Esta norma está planteada como un sistema de descripción multinivel que abarque el fondo y sus partes, de acuerdo con una jerarquía que vaya de lo general a lo específico, que describa de forma precisa el contexto y contenido de la unidad de descripción, que lo interconexione y que no repita datos. - Áreas: tiene 26 campos divididos en 7 áreas: Sólo 6 son obligatorios (rojo) 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN 1.1. Código de referencia (signatura): para poder localizar el documento 1.2. Título: Identifica la unidad de descripción 1.3. Fechas 1.4. Nivel de descripción: Indica el nivel de la unidad 1.5. Volumen y soporte de la unidad de descrip.,(cantidad, volumen, tamaño) 2. ÁREA DE CONTEXTO 2.1. Nombre del productor: 2.2. Historia Institucional / Reseña biográfica 2.3. Historia Archivística 2.4. Forma de ingreso: Transferencia, donación, etc.

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2.3. ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA 3.1. Alcance y contenido: resumen del contenido 3.2. Valoración, selección y eliminación: si hay alguna acción de expurgo 3.3. Nuevos ingresos: calculo 3.4. Organización: cómo están organizados 4. ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN 4.1. Condiciones de acceso: Si son accesibles o no 4.2. Condiciones de reproducción: " " 4.3. Lengua/escritura de los documentos: idioma 4.4. Características físicas y requisitos técnicos: características que puedan alterarlo 4.5. Instrumentos de descripción: si hay algunos. 5. ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA 5.1. Existencia y localización de los documentos originales 5.2. Existencia y localización de copias 5.3. Unidades de descripción relacionadas: si tiene relación con otros documentos. 5.4. Nota de publicaciones: si alguien investigó y publicó algo. 6. ÁREA DE NOTAS 6.1. Notas: aporte personal 7. ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN 7.1. Nota del archivero 7.2. Reglas o normas: en qué normativa se basa 7.3. Fecha de la descripción - ISAAR (CPF): Control de autoridades (entidades, personas, familias). Desde 1995. es. Se trata de un complemento de la ISAD (G), pretende ofrecer reglas generales para el establecimiento de registros de autoridad para entidades, personas y familias. Permite establecer términos normalizados utilizados como puntos de acceso en la descripción y asociar con esos términos información que pueda ayudar a los usuarios a comprender su significado. En resumen, viene a ser, a mi parecer, la norma que articula la descripción de “entidades, personas o familias” ya que no son documentos como tal y por ello no pueden ser descritos con la norma ISAD (G), para ello tiene otros elementos y áreas que atienden a las características de los mismos - EAD: Descripción Archivística Codificada. Sirve para adecuar las normas de descripción al procesamiento técnico (etiquetado) que se necesita para su tratamiento y difusión mediante las TICs. Desde 1999-2000. 4. Instrumentos de descripción - GUÍA. Instrumento de descripción que tiene como objetivo orientar globalmente sobre un archivo, un fondo o un conjunto de fondos. Tiene una norma específica (ISDIAH) Características: - informan sobre los fondos de uno o más archivos - describen globalmente las grandes agrupaciones documentales - esbozan la historia de los organismos productores - dan información auxiliar sobre el archivo y los servicios disponibles. - Tipos: formato libro, formato web -INVENTARIO. Instrumento de descripción que describe las unidades que componen las series documentales, dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de clasificación. Es la auténtica obra del archivero, pues condensa la actividad intelectual del trabajo sobre un fondo documental. Puede ser somero si describe las unidades de instalación (nº de cajas, o legajos o libros) y analítico si describe las unidades archivísticas (los expedientes). - CATÁLOGO. Describe exhaustivamente las piezas documentales (documentos) y las unidades archivísticas (expedientes), seleccionados según criterios subjetivos. Suele realizarse de grupos de documentos que presentan un interés especial: mapas, pergaminos, documentos medievales.

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