Coleção VOCE SA

vocês/a • ZoiecãoDesenvolvimento

Ken

•

PROFISSIONAL

Zeigler

MO S TORNAR MAIS ORGANIZADO E ODUTIVO 2 4 lições p a r a e s t a b e l e c e r metas, definir prioridades e gerenciar seu tempo

"Fico impressionado com a quantidade de vezes que os cursos de gerenciamento falam da habilidade de modificar o tempo e a realidade. Eu prefiro dizer: 'Abrace a realidade e descubra como s e beneficiar dela'."

"O segredo é agir. Escolha as ideias e a s estratégias que s e aplicam a você. Depois, entre em ação e faça com que elas funcionem!"

COMO SE TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO 24 lições para estabelecer metas, definir prioridades e gerenciar seu tempo

Ken

Zeigler

SEXTANTE

Título o r i g i n a l : Getting Organized at Work C o p y r i g h t © 2 0 0 5 por M c G r a w - H i l l C o m p a n i e s , Inc. C o p y r i g h t d a tradução © 2 0 0 7 p o r G M T E d i t o r e s L t d a . T o d o s o s direitos reservados. N e n h u m a parte deste livro pode ser reproduzida sob q u a i s q u e r m e i o s e x i s t e n t e s s e m autorização p o r e s c r i t o d o s e d i t o r e s . P u b l i c a d o e m a c o r d o c o m a M c G r a w - H i l l C o m p a n i e s , Inc. tradução: W i l l i a m L a g o s preparo de originais: Débora C h a v e s revisão: L u i s Américo C o s t a , Sérgio B e l l i n e l l o S o a r e s e T e r e z a d a R o c h a projeto gráfico e capa: C r i s t i a n o M e n e z e s diagramação: M a r e i a R a e d impressão e acabamento: Y a n g r a f Gráfica e E d i t o r a L t d a .

CIP-BRASIL. CATALOGAÇÃO-NA-FONTE SINDICATO NACIONAL DOS EDITORES DE LIVROS, RJ

Z49C Zeigler, K e n n e t h , 1 9 5 4 C o m o s e t o r n a r m a i s o r g a n i z a d o e p r o d u t i v o / K e n Z e i g l e r ; tradução d e L u i s H u m b e r t o W i l l i a m L a g o s Teixeira Guedes. - R i o de Janeiro: S e x t a n t e , 2 0 0 7 . Tradução d e : G e t t i n g o r g a n i z e d a t w o r k ISBN 978-85-7542-284-7 1 . Administração d o t e m p o . 2 . Escritórios - Administração. I. Título. 07-0752

Todos os direitos reservados, no Brasil, por G M T Editores Ltda. R u a Voluntários d a Pátria, 4 5 / 1 . 4 0 4 - B o t a f o g o 2 2 2 7 0 - 0 0 0 - R i o de J a n e i r o - R J Tel.: ( 2 1 ) 2 5 3 8 - 4 1 0 0 - Fax: ( 2 1 ) 2 2 8 6 - 9 2 4 4 E-mail: [email protected]

CDD: 650.11 CDU: 65.011.42

SUMÁRIO Prepare-se p a r a o sucesso

06

A s s u m a o controle de seu dia

08

Estabeleça s u a s m e t a s

10

Pense de f o r m a realista

13

P r o g r a m e seu trabalho

16

Não f i q u e a d i a n d o as c o i s a s

19

Utilize u m a agenda geral

22

Gerencie sua agenda geral

25

U s e u m a a g e n d a diária

28

Planeje o uso de sua energia

31

D e f i n a suas p r i o r i d a d e s

34

Especifique e negocie

37

Faça u m a c o i s a d e c a d a v e z

40

E n c o n t r e m a i s t e m p o p a r a você

43

C o n q u i s t e sua mesa de t r a b a l h o

46

A s s u m a o c o n t r o l e de sua mesa de t r a b a l h o

49

L i m i t e as interrupções

52

Gerencie seus e - m a i l s

55

C o n t r o l e o s e - m a i l s q u e você e n v i a

58

G e r e n c i e as ligações r e c e b i d a s

61

C o n t r o l e as c h a m a d a s q u e você f a z

64

Delegue tarefas

67

P l a n e j e as reuniões d e m a n e i r a e f i c a z

70

A g e n d e as reuniões d e m a n e i r a e f i c a z

72

L i d e r e as reuniões d e m a n e i r a e f i c a z

75

<

PREPARE-SE PARA O SUCESSO

O o b j e t i v o d e s t e l i v r o é f o r n e c e r d i c a s , f e r r a m e n t a s e estratégias d e organização p e s s o a l p a r a você a p l i c a r t a n t o n o a m b i e n t e d e t r a b a l h o q u a n t o e m s u a própria c a s a . A i d e i a é ajudá-lo a a u m e n t a r s u a eficiência d e f o r m a i m e d i a t a e mensurável, não i m p o r t a o método q u e você e s t i v e r u s a n d o n o m o m e n t o . M u i t o s cursos sobre gerenciamento d o t e m p o t r a t a m da habilid a d e d e m o d i f i c a r o t e m p o e a realidade. Isso m eparece

pouco

prático. E m v e z d e a g i r c o m o o salmão, q u e n a d a c o n t r a a c o r renteza, siga o f l u x o n o r m a l das coisas - apenas acrescente e s t r u tura e disciplina. E s t e l i v r o f o i c o n c e b i d o p a r a levá-lo a a n a l i s a r o s e u c o t i d i a n o e a r e s p o n d e r à s e g u i n t e p e r g u n t a : Por que você a g e a s s i m

quando

realiza d e t e r m i n a d a tarefa? S i g a a s três e t a p a s : Í.Tome n o t a d e c o m o é o s e u d i a - a - d i a d u r a n t e u m a

semana,

t a n t o n o t r a b a l h o c o m o e m s u a v i d a p e s s o a l . Você s e s u r p r e e n derá a o d e s c o b r i r o t e m p o q u e l e v a p a r a r e a l i z a r s u a s t a r e f a s . 2. D e p o i s de u m a s e m a n a , analise o r e s u l t a d o d a p l a n i l h a de a t i v i dades e o t e m p o gasto e m cada i t e m . I d e n t i f i q u e o que é desnecessário e e l i m i n e .

COLEÇÃO DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL

3 . D e s c u b r a o u a r r a n j e t e m p o p a r a s e d e d i c a r às t a r e f a s o u a t i v i d a d e s r e a l m e n t e e s s e n c i a i s , q u e m u i t a s v e z e s são p r e t e r i d a s p o r c a u s a d e c o m p r o m i s s o s r e l a t i v a m e n t e m e n o s i m p o r t a n t e s , até m e s m o desnecessários. L o g o q u e tiver se a c o s t u m a d o a a n o t a r q u a n t o t e m p o leva para e x e c u t a r c a d a t a r e f a , é provável q u e você c o m e c e a i d e n t i f i c a r p a drões e m a t i v i d a d e s , interrupções e e v e n t o s não p l a n e j a d o s . O próximo p a s s o é u s a r a s estratégias a p r e s e n t a d a s n e s t e l i v r o p a r a m a n e j a r e s s e s padrões d e f o r m a m a i s e f i c i e n t e . O s e g r e d o é p r a t i c a r . E s c o l h a d u a s o u três i d e i a s d e c a d a v e z e c o l o q u e - a s e m prática até q u e s e t r a n s f o r m e m e m u m hábito. R e p i t a o p r o c e s s o , s e m p r e a g r e g a n d o d u a s o u três n o v i d a d e s à s u a rotina. A o final deu m a semana, pergunte a sim e s m o o que poderia fazer m e l h o r n a s e m a n a seguinte. E x i s t e m ainda dois aspectos f u n d a m e n t a i s para ganhar t e m p o : • O a p r i m o r a m e n t o d e suas habilidades d e g e r e n c i a m e n t o d e tempo. • O t r e i n a m e n t o das o u t r a s pessoas, para q u e o g e r e n c i a m e n t o d e t e m p o d e l a s não a t r a p a l h e o s e u .

"Este livro s e destina aos que querem se tornar mais eficientes e mais produtivos e que buscam o equilíbrio em s u a s vidas." COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

SIGA O RITMO DOS A C O N T E C I M E N T O S

ASSUMA O CONTROLE DE S E U DIA S u a v i d a é c o m o u m c i r c o . Você p o d e s e r o d o m a d o r o u p o d e s e r a f e r a . Você p o d e g e r e n c i a r o s e u d i a , o u s e u d i a v a i g e r e n c i a r você. T r a t a - s e d e u m a questão d e d i s c i p l i n a . M a s , p a r a a s s u m i r o c o n t r o l e d a s u a v i d a , você terá d e : • M u d a r a m a n e i r a d e p e n s a r . Você t e m m a i s p o d e r d o q u e i m a g i n a , m a s precisa agir e negociar seus m o v i m e n t o s ao l o n g o d o dia. • S e r m a i s p a c i e n t e . Você p r e c i s a d i m i n u i r o r i t m o , e m v e z d e c o r rer d eu m l a d o para o o u t r o . • T o r n a r - s e m a i s d i s c i p l i n a d o . E n t e n d a q u e há t e m p o e l u g a r p a r a t u d o . S e você não s e g u i r a s r e g r a s , v a i p u l a r d e t a r e f a e m t a r e f a e ficar c o m a sensação d e q u e " o d i a p a s s o u m u i t o rápido!" A b a i x o s e g u e m a l g u n s e x e m p l o s d e c o m o você p o d e a s s u m i r o c o n t r o l e d eseu dia:

Ensine os outros a expressarem suas necessidades de forma mais eficiente: M e s m o q u e você p o s s u a e x c e l e n t e s técnicas d e administração d e t e m p o , s e u s c o l e g a s d e t r a b a l h o p o d e m c o n t i n u a r d i f i c u l t a n d o s u a v i d a . Peça q u e e l e s forneçam, p o r t e l e f o n e , p e s s o a l m e n t e o u p o r e - m a i l , a s informações necessárias p a r a

que

p o s s a ajudá-los c o m eficiência. E s e j a o m a i s específico q u e p u d e r e m s u a comunicação c o m o s o u t r o s . L i d e r e p e l o e x e m p l o .

COLEÇÃO DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL

Ensine os outros a controlarem o próprio tempo: A p l i q u e a s estratégias s u g e r i d a s n e s t e l i v r o . L e m b r e - s e : q u a n d o você gerência s e u t e m p o c o m competência, d e m o n s t r a a q u e m está a o s e u r e d o r a m e l h o r m a n e i r a de se fazer a q u i l o . É d eseu interesse ensinar as p e s s o a s q u e o r o d e i a m a r e c o n h e c e r e m q u e há t e m p o e l u g a r p a r a t u d o - e q u e não é n e c e s s a r i a m e n t e

" a q u i e agora". É gentil de sua

p a r t e m o s t r a r - s e disponível, m a s é m a i s i n t e l i g e n t e c o n t r o l a r a s interrupções. I d e n t i f i q u e o s a s s u n t o s q u e , e m g e r a l , l e v a m a s p e s soas a i n t e r r o m p e r e m seu t r a b a l h o , e c o m e c e a agendar a h o r a e o local que lhe sejam mais

convenientes.

Comece e termine cada tarefa, em vez de correr de um lado para outro: Q u a n d o l h e p e d i r e m p a r a f a z e r a l g o ,

procure

r e a l i z a r a t a r e f a d a m e l h o r m a n e i r a possível. O i d e a l é q u e você e a pessoa q u e fez o p e d i d o

fiquem

satisfeitos. Fazer m u i t a s tarefas

a o m e s m o t e m p o p o d e s e r u m a n e c e s s i d a d e , m a s , e m g e r a l , não é u m a virtude. N a verdade, m u i t a s vezes é apenas u m a f o r m a inefic i e n t e d e p e r m i t i r q u e o tempo g o v e r n e

você.

Faça uma coisa de cada vez como as pessoas de sucesso: p

A j a c o m o u m p o l i c i a l d e trânsito. D a m e s m a m a n e i r a q u e o g u a r d a e n c a r r e g a d o d e c o n t r o l a r o c r u z a m e n t o fica p a r a d o n o m e i o d a r u a i n d i c a n d o q u a i s veículos d e v e m avançar e q u a i s d e v e m p a r a r , d i r i j a o fluxo d e t r a b a l h o q u e é c o l o c a d o e m c i m a d e s u a e s c r i v a n i n h a .

"Para a s s u m i r o controle de s e u dia, é preciso entender que há tempo e lugar para tudo. Quem gerência o tempo com s u c e s s o sabe que é apenas uma questão de disciplina."

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

RESOLVA OS P R O B L E M A S À MEDIDA QUE FOREM SURGINDO

/

SUAS O p r i m e i r o passo para administrar o seu t e m p o é descobrir o q u e você p r e c i s a o u d e s e j a c o n q u i s t a r . U m

o b j e t i v o é o r e s u l t a d o f i n a l p a r a o q u a l você d i r e c i o n a

t e m p o , e n e r g i a e r e c u r s o s . E l e d e v e d e f i n i r o r e s u l t a d o e o propósito. Veja p o r que é i m p o r t a n t e estabelecer objetivos: • O b j e t i v o s dão s e n t i d o à administração d e t e m p o • O b j e t i v o s p r o p o r c i o n a m c l a r e z a e f o c o s o b r e l i n h a s d e ação • O b j e t i v o s d e f i n e m o p o r t u n i d a d e s específicas p a r a o b t e r m e l h o res resultados • O b j e t i v o s d e t e r m i n a m o cenário, o u o d i r e c i o n a m e n t o , p a r a a c o n q u i s t a desses resultados. • Objetivos m e l h o r a m o desempenho ponsabilidades pelos

porque estabelecem

res-

resultados

• O b j e t i v o s f o r n e c e m a e s t r u t u r a p a r a alcançar o s u c e s s o q u e você deseja • O b j e t i v o s m e l h o r a m a s comunicações p o r q u e p a d r o n i z a m a s expectativas • O b j e t i v o s são u m a f o r m a j u s t a d e r e c o m p e n s a r o s u c e s s o P a r a e s t a b e l e c e r o b j e t i v o s , a p r i m e i r a e t a p a é imaginá-los e m sua mente. Feche o solhos e mentalize a tarefa acabada o u o p r o -

COLEÇÃO DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL

jeto completo - enfim, o resultado

final.

D e p o i s , faça o c a m i n h o

inverso e a n o t e cada u m dos passos desse processo. U m

grande

p r o b l e m a é q u e a s p e s s o a s t e n d e m a p u l a r e t a p a s . Você r e d u z a possibilidade d e isso acontecer se conseguir r e a l m e n t e visualizar os resultados e m sua m e n t e . U m

conselho

importante: " T o m e nota d etudo a olongo d o

p r o c e s s o . " E x i s t e u m a relação d i r e t a e n t r e o t a n t o q u e você e s c r e v e a r e s p e i t o d e s e u p r o j e t o , o u t a r e f a , e a p r o b a b i l i d a d e d e ser b e m s u c e d i d o n e l e . Q u a n t o m a i s você e s c r e v e , m a i o r e s são o s e u c o m p r o m e t i m e n t o e a possibilidade de sucesso. Q u a l é a razão d i s s o ? S i m p l e s . E s c r e v e r a j u d a a e s c l a r e c e r a s ideias. Seus p r o j e t o s o u seus objetivos se t o r n a m m a i s reais à m e d i d a q u e você o s c o l o c a n o p a p e l . E também p o r q u e nós s o m o s criaturas visuais: ver as palavras escritas t o r n a o c o m p r o m i s s o mais forte. O u t r o recurso interessante é fazer u m a m a r c a para efeito d e conferência c o n f o r m e você c o m p l e t a c a d a e t a p a . A p r o v a v i s u a l d e que aquela tarefa f o i

finalizada

f a z c o m q u e você s e s i n t a r e a l i z a -

d o . Q u a n t o m a i s anotações você f a z , m a i s s u c e s s o obtém. S e d e i x a r d e d e s c r e v e r a l g u m a e t a p a d e s e u p l a n o , p o d e não r e c e b e r t o d o o crédito q u e

merece.

O s três p o n t o s s e g u i n t e s são e s s e n c i a i s n a h o r a d e e s t a b e l e c e r objetivos:

Entenda como sua tarefa se encaixa no cenário mais amplo: Conheça o s o b j e t i v o s d e s u a e q u i p e , d e s u a u n i d a d e d e negóc i o s e d e s u a e m p r e s a . Só então d e c i d a c o m o você d e v e r i a

estar

a j u d a n d o a a t i n g i r esses o b j e t i v o s . Saiba o que seu líder valoriza: É o s e u c h e f e q u e a u t o r i z a s e u s

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

cheques de p a g a m e n t o , que avalia seu d e s e m p e n h o e que t o m a as decisões s o b r e a u m e n t o s e promoções. A s s i m , o q u e é m a i s i m p o r t a n t e p a r a a p e s s o a m a i s i m p o r t a n t e ? S e você não s o u b e r a r e s p o s t a , c o m o v a i e s t a b e l e c e r s u a s próprias p r i o r i d a d e s ? Pergunte aos seus clientes internos e externos quais são as suas expectativas: P r o v a v e l m e n t e você v a i r e c e b e r i n s i g h t s valiosos sobre

q u a i s r e s u l t a d o s você d e v e r i a b u s c a r c o m

seus

objetivos.

"Você precisa ter muito cuidado s e não souber para onde está indo, porque pode não chegar lá." YOGUI

1 2

COLEÇÃO DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL

B E R R A

SEJA OTIMISTA

PENSE D E FORMA REALISTA Q u a l é a p r i n c i p a l razão d e a s p e s s o a s não a t i n g i r e m s e u s o b j e t i v o s o u não c o n s e g u i r e m c u m p r i r s e u s p r a z o s ? S i m p l e s ! E l a s não a d m i t e m e v e n t u a i s e r r o s , interrupções e e v e n t o s i n e s p e r a d o s . P o r i s s o é tão i m p o r t a n t e t e n t a r a n t e c i p a r obstáculos o u m u danças p o t e n c i a i s a i n d a e m s e u s estágios i n i c i a i s o u , n o mínimo, antes que o c o r r a m . E conferir constantemente seu progresso e o d e s u a e q u i p e . Q u a n d o você i d e n t i f i c a a l g u m p r o b l e m a o m a i s c e d o possível, c o n s e g u e c r i a r u m p l a n o p a r a evitá-lo, o u resolvê-lo antes q u e se instale. É b o m s e r o t i m i s t a , m a s , às v e z e s , n a h o r a d e e s t a b e l e c e r a s próprias m e t a s , aspessoas a g e m c o m o se n u n c a n a d a tivesse d a d o err a d o . É essencial ser realista e r e c o n h e c e r a p o s s i b i l i d a d e d e s u r girem problemas. N a v e r d a d e , o i d e a l s e r i a i d e n t i f i c a r t o d a s as p o s s i b i l i d a d e s d e a s c o i s a s saírem e r r a d o e d e s e n v o l v e r p l a n o s c o n t i n g e n c i a i s

para

enfrentá-las. T e r u m p l a n o B é s e m p r e recomendável. Q u a n d o alguém l h e p a s s a r u m t r a b a l h o , não h e s i t e e m f a z e r t a n t a s p e r g u n t a s q u a n t a s q u i s e r até e n t e n d e r e x a t a m e n t e o q u e é o p r o j e t o e o q u e se espera dele. Há situações e m q u e t r a b a l h a r h i p o t e t i c a m e n t e é a m e l h o r

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

m a n e i r a d e a p r o f u n d a r o e n t e n d i m e n t o . S ef o r esse o caso, a p r e s e n t e s u a s suposições a q u e m l h e p a s s o u o p r o j e t o e p r e p a r e - s e p a r a f a z e r u m a revisão s e m a n a l d o t r a b a l h o , c o m a s d e v i d a s m o dificações, c a s o s e j a necessário. Q u a n d o você a d m i t e a p o s s i b i l i d a d e d e a s c o i s a s não d a r e m c e r t o , s e s e n t e m a i s c o n f i a n t e n a própria c a p a c i d a d e d e c u m p r i r o s p r a z o s e alcançar o s o b j e t i v o s . A p a r t i r daí, você t e m t o d o o d i r e i t o de ver as coisas pelo lado b o m . P a r a ser c a p a z d e e n t r e g a r u m p r o j e t o n o p r a z o , é i m p o r t a n t e a c r e d i t a r q u e você t e m c a p a c i d a d e p a r a i s s o . C e r t i f i q u e - s e d e q u e s e u s o b j e t i v o s são possíveis e q u e s e u c r o n o g r a m a é r e a l i s t a . É m e l h o r p r o m e t e r m e n o s e fazer m a i s d o que criar expectativas excessivas e deixar t o d o m u n d o f r u s t r a d o . E s e b a t e r a q u e l e m e d o d e não c o n s e g u i r c u m p r i r o q u e p r o m e t e u ? P a r a começar, não s e q u e i x e . Ninguém g o s t a d e g e n t e q u e fica r e c l a m a n d o . E n c o n t r e u m a solução o u e l a b o r e u m p l a n o a l t e r n a t i v o a n t e s d e f a l a r c o m a p e s s o a responsável. E x p l i q u e p o r q u e você c o n s i d e r a o p r o j e t o possível e a p r e s e n t e a s u a saída p a r a a questão. Q u a n d o você a s s u m i r u m p r o j e t o , c o m p o r t e - s e d a s e g u i n t e f o r m a : Tire proveito de sua experiência: R e f l i t a s o b r e p r o j e t o s c o m a s m e s m a s características. D e q u e j e i t o você poderá e m p r e g a r e s s a experiência p a r a p l a n e j a r o n o v o p r o j e t o e torná-lo u m s u c e s s o ?

Analise os problemas anteriores: O q u e f o i q u e d e u e r r a d o n e s s e s p r o j e t o s ? Não esqueça a s sábias p a l a v r a s d o filósofo e s p a n h o l G e o r g e S a n t a y a n a : " A q u e l e s q u e não c o n s e g u e m r e c o r d a r o p a s s a d o estão c o n d e n a d o s a r e p e t i - l o . " E v i t e r e p e t i r o s p r o b l e m a s q u e p r e j u d i c a r a m esses p r o j e t o s a n t e r i o r e s .

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Considere os recursos de que vai precisar: D o q u e e d e q u a i s p e s s o a s você precisará p a r a f a z e r o t r a b a l h o ? O q u e o u q u e m l h e poderá s e r útil?

"Comunique s u a s expectativas aos outros, para que eles saibam o que precisam fazer a fim de ajudá-lo a atingir os s e u s objetivos. Também pergunte de que forma você e seu grupo podem levá-los a alcançar s u a s próprias metas."

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

COMECE

AGORA

PROGRAME SEU TRABALHO A l g u m a s p e s s o a s t e n d e m a s e r ágeis e rápidas n a realização d a s tarefas e projetos que aparecem. O u t r a s p r e f e r e m adiar o mais que p o d e m s u a participação. A s a b e d o r i a p o p u l a r c o n t e m p l a a s d u a s a t i t u d e s s e m p r e c o n c e i t o s , c o m o a t e s t a m o s d i t a d o s " Q u e m não a r r i s c a , não p e t i s c a " e " A p r e s s a é i n i m i g a d a perfeição". A tendência p a r a d e i x a r s e m p r e t u d o p a r a d e p o i s é, s e m dúvid a , u m p r o b l e m a ( q u e será d i s c u t i d o n a próxima lição), m a s é i g u a l m e n t e c o m p l i c a d o i n i c i a r q u a l q u e r ação s e m o p l a n e j a m e n t o a p r o p r i a d o . T o d o s nós c o n h e c e m o s o p e r i g o d e a s s u m i r a p o s t u r a d e"preparar, apontar, fogo". Afinal, é o tipo d e a b o r d a g e m q u e n o s leva a cometer erros e a criar problemas, algumas vezes desperdiçando r e c u r s o s e f r u s t r a n d o o s o u t r o s . M a s a t i r a r - s e e n t u s i a s t i c a m e n t e a u m p r o j e t o t a m b é m não é a solução. E s p e c i a l m e n t e q u a n d o d e p o i s d a reação i n i c i a l a p e s s o a começa a a n d a r m a i s d e v a g a r , o u a c a b a p a r a n d o t o t a l m e n t e , à m e d i d a q u e se sente assoberbada p e l o t r a b a l h o . A m b a s a s questões - a d i a m e n t o e precipitação - p o d e m s e r e v i tadas, o u superadas, da m e s m a f o r m a : pelo p l a n e j a m e n t o . A p r i n c i p a l razão p o r q u e a s p e s s o a s a d i a m e t r a n s f e r e m a s tarefas para " o u t r o dia" é que o t r a b a l h o lhes parece m u i t o e n v o l -

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v e n t e e difícil d e s e r r e a l i z a d o . P o r i s s o , a m a n e i r a m a i s e f i c i e n t e d e s e l i d a r c o m e s s e p r o b l e m a a i n d a é a a n t i g a estratégia m i l i t a r de dividir para conquistar. S e p a r e as g r a n d e s e m p r e i t a d a s e m e t a p a s - l e m b r e - s e : q u a n t o m a i s difícil o t r a b a l h o , t a n t o m e n o r e s a s divisões. T o d o s já e s c u t a m o s o v e l h o d i t a d o : " A v i a g e m m a i s l o n g a começa p e l o p r i m e i r o

passo."

P o r t a n t o , dê u m p a s s o p e q u e n o , o m a i s fácil e rápido possível. S e você a c h a r q u e está e s t r e s s a d o o u q u e está t r a b a l h a n d o d e m a i s , e q u e t a l v e z não t e n h a condições d e s e c o m p r o m e t e r

por

m a i s d e 1 5 m i n u t o s d e c a d a v e z , faça c o m q u e a próxima e t a p a t e n h a u m a duração m e n o r q u e i s s o . S e a s u a a g e n d a está tão a p e r t a d a q u e você fica t e n t a d o a a d i a r o p r o j e t o , faça u m p l a n e j a m e n t o d e q u a n t a s h o r a s / d i a você p o d e dedicar a o projeto e d i v i d a - o e m tantas etapas quantas necessárias. P a r a c a d a p e q u e n a e t a p a , estabeleça u m a de entrega e u m prazo

final,

forem

cronologia

além d o ( s ) r e s u l t a d o ( s ) d e s e j a d o ( s ) e

razão, o u razões, p a r a s u a execução. Q u a n t o m a i s específico f o r o s e u p l a n o , m a i s r e a l s e tornará c a d a t a r e f a e m a i s

racionalmente

você organizará c a d a u m a d e s s a s e t a p a s . A s três sugestões a b a i x o deverão ajudá-lo a p l a n e j a r s e u t r a b a l h o a i n d a c o m m a i s eficiência: Escreva seu plano nos mínimos detalhes: E s c r e v e r

deta-

l h a d a m e n t e o p r o j e t o f a c i l i t a a execução d e c a d a e t a p a . Comunique-se: E s s e é u m f a t o r - c h a v e n o p l a n e j a m e n t o d e t a r e f a s e d e p r o j e t o s e n a c o n q u i s t a d e s u a s m e t a s . C o m o já r e c o m e n d a m o s antes, c o m u n i q u e suas expectativas aos o u t r o s d e tal m o d o q u e e l e s s a i b a m o q u e p r e c i s a m f a z e r p a r a ajudá-lo a a l c a n çar s e u s o b j e t i v o s . Além d i s s o , a t r o c a d e informações d e m o n s t r a e reforça o s e u c o m p r o m e t i m e n t o .

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Crie recompensas para cada etapa do projeto: T o d o s u c e s s o d e v e s e r r e c o m p e n s a d o . A s s i m , estabeleça u m prémio p a r a c a d a p a s s o b e m - s u c e d i d o , e q u e s e j a p r o p o r c i o n a l à importância d a e t a p a alcançada.

"Um plano s e m ação é um devaneio; uma ação s e m plano é um pesadelo." PROVÉRBIO

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JAPONÊS

NÃO T E N H A

PRESSA

NÃO F I Q U E A D I A N D O AS COISAS A m e l h o r m a n e i r a d e e v i t a r o hábito d e d e i x a r p a r a d e p o i s o q u e p o d e f a z e r h o j e é s u b d i v i d i r a t a r e f a d e f o r m a q u e s e j a possív e l t r a b a l h a r u m p o u c o n e l a t o d o s o s d i a s . Há c a s o s , porém, e m q u e n e m o m e l h o r p l a n e j a m e n t o e v i t a e s s a tendência. T o d o s nós p r o c r a s t i n a m o s d ea l g u m a f o r m a . É p o r isso q u e t e m o s d eagir de a c o r d o c o m as dicas abaixo: • P e r c e b e r q u a n d o e s t a m o s a d i a n d o a l g o e e n t e n d e r o porquê • Identificar que atividades preferimos realizar n o lugar daquelas que estamos protelando • D e t e r m i n a r e t a p a s p a r a a d m i n i s t r a r e s u p e r a r o hábito d e deixar sempre t u d o para depois P a r a s a b e r s e você f a z p a r t e d o t i m e q u e está s e m p r e p o s t e r g a n d o ascoisas, veja sea l g u m p e n s a m e n t o abaixo l h e parece f a m i l i a r : A tarefa é desagradável.

A tarefa é difícil. Estou assoberbado:

nho serviço demais. Sou interrompido

te-

o tempo todo. Não sou orga-

nizado o suficiente. Não tenho as informações

necessárias.

Não esta-

beleci meus objetivos claramente e por escrito. Não estou com vontade de fazer isso. Não tenho interesse em completar essa tarefa. eu não tenho tempo. Estou sem energia agora. Não precisa pronto por

Agora ficar

enquanto.

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A g o r a , r e f l i t a e i d e n t i f i q u e q u a i s são a s a t i v i d a d e s q u e o a f a s t a m d a s t a r e f a s q u e você p r e c i s a

finalizar.

Você p o d e t e r s u a s p r e d i l e -

ções, e são j u s t a m e n t e e s s a s a s razões q u e p o d e m e s t a r i m p e d i n d o você d e a p r o v e i t a r a o máximo s e u p o t e n c i a l . R e s e r v e u m m i n u t o d o s e u t e m p o e faça u m a l i s t a d a s a t i v i d a d e s q u e você p r e f e r e r e a l i z a r q u a n d o t e m o u t r o s

compromissos

a g e n d a d o s - você poderá a p r e n d e r a l g u m a s c o i s a s i n t e r e s s a n t e s a respeito d esi m e s m o . T a l v e z você s e s i n t a m o t i v a d o p e l a urgência. A s p e s s o a s r e a g e m à pressão p o r m o t i v o s v a r i a d o s . B a s t a o t e l e f o n e t o c a r o u alguém b a t e r à p o r t a q u e e l a s l a r g a m t u d o o q u e estão f a z e n d o p a r a a t e n d e r o n o v o p e d i d o o u exigência. E l a s a d o r a m a p a g a r " u m incênd i o " , p o i s são m o v i d a s a a d r e n a l i n a . A s emergências f a z e m

com

q u e s e s i n t a m m a i s v i t a i s , heróicas m e s m o . M a s não esqueça q u e e l a s r a r a m e n t e r e c e b e m crédito o u são p r o m o v i d a s p o r isso: elas p e r m a n e c e m

e x a t a m e n t e o n d e estão,

p o r q u e s e m p r e haverá n o v o s incêndios p a r a a p a g a r . Q u e m r e s o l v e o p r o b l e m a q u e d e u o r i g e m à emergência j á t e m m a i s c h a n c e d e p r o m o ç ã o - a f i n a l , é p r e c i s o q u e alguém r e s o l v a o s p r o b l e m a s urgentes que s u r g i r e m e m o u t r o s lugares. S e g u e m a b a i x o três sugestões p a r a a j u d a r a f u g i r d a tendência de adiar as coisas: Trabalhe sempre na parte da manhã: É provável q u e você t e n h a m a i s e n e r g i a e c a p a c i d a d e d e concentração n o período d a manhã. É t e n t a d o r r e s o l v e r p r i m e i r o t o d o s o s a s s u n t o s u r g e n t e s - l e i a se "incêndios a s e r e m a p a g a d o s " - e só então v o l t a r - s e p a r a a s t a r e f a s a g e n d a d a s . E s s e é, p r o v a v e l m e n t e , o p i o r m o m e n t o p a r a f a z e r i s s o , p o i s você c o r r e o r i s c o d e n e m começar a t r a b a l h a r n o q u e é e s s e n c i a l .

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Crie sua própria motivação: R e s i s t a às pressões e x t e r n a s c o m s u a própria urgência i n t e r i o r - a importância d e s e u p r o j e t o , a n e cessidade d ec u m p r i r cada tarefa c o n f o r m e o planejado e o apelo d a s r e c o m p e n s a s q u e você e s t a b e l e c e u p a r a s i m e s m o . E s s a e s t r a tégia é e s p e c i a l m e n t e e f i c a z s e você a c h a q u e r e n d e m a i s q u a n d o t r a b a l h a s o b pressão. Relaxe: Não, não p a r e d e t r a b a l h a r d u r o . A p e n a s t e n t e s e r m e n o s "viciado e m adrenalina". A s pessoas que

deliberadamente

t r a b a l h a m s o b pressão p r o s p e r a m n a a d v e r s i d a d e . M a s e s s e s h e roísmos i n d i v i d u a i s p o d e m não f u n c i o n a r b e m c o m s u a e q u i p e , m e n o s a i n d a c o m seus superiores.

'Os adiamentos tornam difíceis a s coisas fáceis, e a s difíceis ainda mais difíceis." M A S O N

COOLEY

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FACA LISTAS PARA TUDO

UTILIZE UMA AGENDA GERAL D e p o i s q u e você t i v e r e s t a b e l e c i d o s e u s o b j e t i v o s , t o r n a - s e m a i s fácil p r i o r i z a r s u a s t a r e f a s p o r o r d e m d e importância. Não b a s t a a r r a n j a r t e m p o p a r a o q u e é m a i s i m p o r t a n t e ; é p r e c i s o também dar u m jeito d ecuidar dos itens m e n o s i m p o r t a n t e s d esua lista. T a l v e z você e s t e j a e m p r e g a n d o u m a a g e n d a d e p a p e l , o u u m a a g e n d a eletrônica - não i m p o r t a . N o s s o f o c o a q u i é a m e l h o r i a d e s u a s h a b i l i d a d e s o r g a n i z a c i o n a i s e s u a c r e s c e n t e eficiência, s e j a lá q u a l f o r o s i s t e m a q u e você e s t i v e r u s a n d o . S e n d o r e a l i s t a , o f a t o é q u e , s e você não c o n s e g u i r s e o r g a n i z a r , v a i p a r a r d e t e n t a r . E , s e p e r d e r m u i t o t e m p o t e n t a n d o se organizar, v a i acabar desistindo. As novas ferramentas que lhe recomendamos

não c o n s t i t u e m

u m a l i s t a t r a d i c i o n a l c o m c o m p r o m i s s o s e pendências. Esqueça t u d o o q u e já s a b e a r e s p e i t o d e l i s t a s d e obrigações e a p r e n d a a u s a r a s d u a s peças f u n d a m e n t a i s d o organizado-padrão: a a g e n d a g e r a l e a a g e n d a diária. A a g e n d a g e r a l e n g l o b a a movimentação d e u m a s e m a n a r a , p o r i s s o o i d e a l é t e r s e m p r e à mão u m b l o c o d e p a p e l

inteipara

a n o t a r t o d o t i p o d e c o i s a ( a t i v i d a d e s , comentários, ações, e t c ) . Já a versão diária prevê a p e n a s u m a f o l h a d e p a p e l , o n d e você p l a n e j a u m número r e a l i s t a d e a t i v i d a d e s a s e r e m e x e c u t a d a s . J u n t a s , a

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a g e n d a g e r a l e a a g e n d a diária s u b s t i t u e m a l i s t a d e t a r e f a s t r a d i cional. Veja c o m o organizar u m a agenda geral: 1. T e n h a s o m e n t e u m a a g e n d a d ec o m p r o m i s s o s : U m a agend a g e r a l s u b s t i t u i t u d o q u e você e s t i v e r u s a n d o , o u s e j a , anotações e m post-it

y

b l o q u i n h o s s o l t o s , b i l h e t e s , etc. C o n s o l i d e as i n f o r m a -

ções p r o f i s s i o n a i s e p e s s o a i s e m u m só l u g a r . 2. A n o t e s e u s p e n s a m e n t o s à m e d i d a q u e f o r e m

surgindo:

I s s o g a r a n t e q u e você não v a i d e i x a r p a s s a r n e n h u m a i d e i a , e a i n d a m a n t é m a m e n t e l i v r e e p r o n t a p a r a e n t r a r e m ação. S e você não p u d e r a n o t a r n a h o r a e m s u a a g e n d a g e r a l , p a s s e u m e-mail para si m e s m o

o u d e i x e u m r e c a d o e m s u a secretária

eletrônica. 3. O r g a n i z e

a Lista d e f o r m a

prática: D e i x e u m a l i n h a d e

espaço e n t r e o s i t e n s , p a r a q u e s e j a possível i n c l u i r anotações a d i cionais sem que

fique

t u d o a m o n t o a d o . Isso facilita a leitura e é

m u i t o útil n a s situações e m q u e você p r e c i s a v e r q u a i s a t i v i d a d e s serão t r a n s f e r i d a s p a r a a a g e n d a diária. 4 . Estabeleça a a g e n d a

para

uma

s e m a n a : Reescreva s u a

agenda geral todas as sextas-feiras. D e p o i s , arquive a agenda d a s e m a n a a n t e r i o r c o m o referência p a r a a revisão a n u a l . 5. P r e p a r e a a g e n d a

d o diaseguinte n o final d e cada

dia:

T r a n s f i r a p a r a a a g e n d a diária a p e n a s a s a t i v i d a d e s q u e r e a l m e n t e p r e c i s a m ser realizadas n a q u e l e d i a . S e g u e m m a i s a l g u m a s sugestões s o b r e o u s o d e u m a a g e n d a g e r a l : Anote os detalhes: Q u a n d o e s t a m o s s o b r e c a r r e g a d o s d e t r a b a l h o , a atenção a o s d e t a l h e s é a p r i m e i r a h a b i l i d a d e a d e s a p a r e cer, e m b o r a s e j a u m a d a s m a i s v a l i o s a s , p o i s e c o n o m i z a t e m p o e e v i t a m a l - e n t e n d i d o s . Q u e r você a c r e d i t e q u e " o d i a b o são o s d e -

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talhes" o u q u e " D e u s see n c o n t r a n o s detalhes" m a n t e r - s e atento às minúcias é c r u c i a l . Seja rápido, espontâneo e descontraído: Não t e n t e e s t a b e l e c e r p r i o r i d a d e s o u o r g a n i z a r a s anotações l o g o n o início. I s s o f i c a p a r a depois. C o n s i d e r e as n o t a s c o m o o seu " b a n c o d e ideias". Separe alguns minutos ao final de cada dia para se preparar para o dia seguinte: D u r a n t e o s últimos 1 5 m i n u t o s a n t e s d e e n c e r r a r o e x p e d i e n t e d e t r a b a l h o , não a t e n d a o t e l e f o n e , não r e s p o n d a e - m a i l s e e s v a z i e a o máximo a cabeça d e p e n s a m e n t o s e preocupações. A i d e i a é e n c e r r a r u m a e t a p a d o s e u d i a , f a z e r u m a separação m e n t a l e n t r e o t r a b a l h o e a v i d a p e s s o a l . L e v a r t r a b a l h o p a r a c a s a , m e s m o q u e s e j a a p e n a s d e n t r o d e s u a cabeça, não f a v o rece o d e s e m p e n h o profissional e certamente atrapalha sua vida. Além d i s s o , o r g a n i z a r não g a s t a m u i t a e n e r g i a , d e m o d o q u e é a tarefa perfeita para encerrar o dia de trabalho.

"É mais importante s a b e r para onde você vai do que chegar lá rapidamente. Não confunda atividade com realização." M A B E L

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N E W C O M B E R

FACA TUDO O QUE P U D E R AGORA

GERAL C o m o f o i m e n c i o n a d o a n t e s , não t e n t e p l a n e j a r e n q u a n t o está t o m a n d o notas o u n o e n c e r r a m e n t o d o dia d etrabalho. Q u a l q u e r programação q u e você fizer n o final d o e x p e d i e n t e deverá s e r flexív e l . D e preferência, o m e l h o r é o r g a n i z a r e e s t a b e l e c e r p r i o r i d a d e s n o início d e c a d a manhã, e n q u a n t o você está v e r i f i c a n d o s e u s m e m o r a n d o s , s e u s r e c a d o s n a secretária eletrônica e s e u s e - m a i l s . Revise sua agenda geral a ol o n g o d o dia, m a s deixe para o de c a d a d i a a t a r e f a d e separar os i t e n s q u e p r e c i s a m ser

final

reagenda-

d o s . F e i t a a t r i a g e m , t r a n s f i r a p a r a a a g e n d a diária o q u e

precisa

ser f e i t o n o d i a s e g u i n t e . O ideal é m a n t e r a r o t i n a d e reescrever a agenda geral apenas u m a v e z p o r s e m a n a , às s e x t a s - f e i r a s . É o d i a m e n o s p r o d u t i v o d a s e m a n a . D e s s e m o d o , você p l a n e j a u m a s e m a n a d e c a d a v e z , não s o m e n t e h o j e e amanhã. E a i n d a e c o n o m i z a t e m p o , u m a v e z q u e não p r e c i s a p a s s a r o s i t e n s d a " l i s t a d e h o j e " p a r a a " l i s t a d e a m a nhã" a o

final

d ecada dia.

Além d i s s o , o p l a n e j a m e n t o s e m a n a l d i m i n u i o e s t r e s s e diário p r o v o c a d o p o r mudança d e p r a z o s e a d i a m e n t o . Você não s e s e n t e tão d e s e n c o r a j a d o

p o r q u e não r e a l i z o u o s u f i c i e n t e - a o c o n -

trário, você s e s e n t e c o b r a d o a r e a l i z a r m a i s .

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

A c e i t e a r e a l i d a d e d e q u e você não v a i c o n s e g u i r c u m p r i r a m e t a e r i s c a r t o d o s o s i t e n s d e s u a l i s t a n o final d o d i a . R e d u z a a pressão. Não fique t r a b a l h a n d o até m a i s t a r d e , p o i s não e x i s t e u m a c o r r e lação e n t r e o número d e h o r a s t r a b a l h a d a s e a p r o d u t i v i d a d e . N a sexta-feira, q u a n d o for atualizar sua agenda geral, aproveite p a r a a v a l i a r s e u d e s e m p e n h o . C o m p a r e o s i t e n s q u e você

finalizou

c o m o s q u e estão s e n d o t r a n s f e r i d o s p a r a a a g e n d a d a próxima s e m a n a . Será q u e dá p a r a a p r e n d e r a l g u m a c o i s a c o m o r e s u l t a d o dessa lista? Não s e esqueça d e a r q u i v a r a v e l h a a g e n d a g e r a l p a r a q u a l q u e r verificação, o u m e s m o p a r a a época d a revisão. É i m p o r t a n t e m a n t e r s u a a g e n d a disponível e acessível. I s s o a j u d a a r e d u z i r o s " a s s a l t o s n o s c o r r e d o r e s " , situações e m q u e você e s tá s e d i r i g i n d o p a r a a l g u m c o m p r o m i s s o e alguém, n o m e i o d o c a m i n h o , p e r g u n t a s e "você t e m u m m i n u t o " . E s t a n d o c o m a a g e n d a n a m ã o , é provável q u e você c o n s u l t e s e u s c o m p r o m i s s o s e v e j a q u a n d o será possível e n c a i x a r o e n c o n t r o . É assim que se aprende a ter disciplina n o gerenciamento d e t e m p o . Não p e r m i t a q u e solicitações r e p e n t i n a s e q u a l q u e r o u t r o t i p o d e i m p r e v i s t o t e n h a m p r i o r i d a d e s o b r e o s i t e n s q u e já s e e n c o n t r a m e m s u a a g e n d a . Não p r e m i e a s interrupções n e m

deixe

q u e a s s u m a m o c o n t r o l e d a situação. S e g u e m três sugestões p a r a você u s a r s u a a g e n d a g e r a l

com

eficácia: Coloque o meio-dia como prazo final: I s s o irá motivá-lo a r e a l i z a r m a i s d u r a n t e a manhã e l h e permitirá s e n t i r m e n o s p r e s são n o r e s t a n t e d o d i a - 9 0 % d e t o d o s o s g a n h o s d e p r o d u t i v i d a d e o c o r r e m d u r a n t e a manhã.

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COLEÇÃO DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL

Aplique o "Princípio Vegetariano": C o n s i d e r e a s t a r e f a s q u e f a z e m b e m a você e a s u a c a r r e i r a , e q u e você está s e m p r e a d i a n d o , c o m o a s "hortaliças" - o u s e j a , c o m o a l i m e n t o s saudáveis e q u e f a z e m b e m à saúde, m a s q u e ninguém q u e r c o m e r . T e n t e i n i c i a r o s e u d i a c o m u m a "hortaliça p r o f i s s i o n a l " e faça u m esforço para c o m e r o u t r a antes d o m e i o - d i a .

Equilibre sua agenda geral com itens de natureza pessoal: Você p r e c i s a a d m i n i s t r a r s u a v i d a d o m e s m o m o d o q u e a d m i n i s t r a s u a c a r r e i r a . P a r a i s s o , é m a i s s i m p l e s a d o t a r u m único s i s t e m a . Você s e s e n t e c o m p l e t o .

"As pessoas me perguntam como é que eu consigo administrar meu tempo tão bem. É fácil. Às sextas-feiras eu examino cuidadosamente o que realizei durante a s e m a n a e defino o que posso fazer melhor e mais rápido na próxima semana."

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

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O

ACOMPANHE O RITMO

© USE UMA A G E N D A DIÁRIA Você p o d e u t i l i z a r s u a a g e n d a g e r a l o u u m a a g e n d a eletrônica do tipo que v e m embutido no Microsoft Outlook, no Lotus Notes ou no Novell GroupWise. No

final

d e c a d a d i a , e s c o l h a e n t r e d u a s e seis tarefas d e s u a

a g e n d a g e r a l e c o l o q u e - a s n a previsão d o d i a s e g u i n t e . O número d e t a r e f a s v a i d e p e n d e r d e q u a n t a s reuniões, p r a z o s e o u t r o s c o m p r o m i s s o s você já t i v e r e m s u a programação, e d e q u a n t o c o n t r o l e terá s o b r e o s e u d i a . É c o m u m c h e g a r a o t r a b a l h o e e n c o n t r a r d u a s o u três n o v a s t a r e f a s e m s u a l i s t a d e e - m a i l s , s e m c o n t a r o s r e c a d o s n a secretária eletrônica, e m g e r a l m a i s d o i s o u três p e d i d o s e p r o j e t o s a n u n c i a n d o q u e o d i a v a i ser c h e i o . A saída é p r o c u r a r s o m e n t e a s "hortaliças" e s c o n d i d a s

entre

t a n t o s e - m a i l s e r e c a d o s telefónicos. C o m p a r e - a s c o m o s i t e n s q u e já s e e n c o n t r a m e m s u a a g e n d a diária, d e p o i s c o l o q u e u m a e s t r e l a a n t e s d a s d u a s m a i o r e s "hortaliças" d e s u a l i s t a - e m g e r a l , e l a s r e s p o n d e m p o r 8 0 % d o v a l o r de t u d o o que estava p r o g r a m a d o . C o n s t r u a seu d i a ao r e d o r dessas duas tarefas e tente " i r a p a g a n d o o s f o c o s d e incêndio" q u e s u r g i r e m a o r e d o r d e l a s , d e t a l m o d o q u e p o s s a completá-las. P e g u e u m a l o g o n o início d a manhã, d e

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COLEÇÃO DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL

m o d o a c o n s e g u i r e n t r e g a r t u d o p r o n t o a n t e s d a h o r a d o almoço. Não a d i a n t a d e i x a r p a r a a t a r d e , p o i s e l a s vão o c u p a r não só s u a manhã c o m o também s u a cabeça. P e n s e n a s d e m a i s solicitações c o m o u m " r e c h e i o " e n t r e a s d u a s "hortaliças". I s s o l h e dará m a r g e m d e m a n o b r a e

flexibilidade,

m a s o i d e a l é não t r a n s f e r i r o s i t e n s q u e c o n s t a m d e s u a a g e n d a diária p a r a o d i a s e g u i n t e . S e i s s o a c o n t e c e r , é s i n a l d e q u e você p o d e e s t a r p l a n e j a n d o f a z e r c o i s a s e m e x c e s s o , o u então está s e n d o o t i m i s t a d e m a i s c o m relação à r e a l i d a d e d e s u a situação. A s emergências vão a p a r e c e r e i n t e r f e r i r c o m o s p r a z o s , i s s o é inevitável. M a s , s e você começar o d i a c o m u m a "hortaliça" e c o m p l e t a r o u t r a a n t e s d o almoço, a pressão s o b r e você v a i d i m i n u i r a f i n a l d e c o n t a s , o s i m p r e v i s t o s não destruirão s e u p l a n e j a m e n t o para o dia inteiro. O q u e você p r e f e r e ? U m a manhã fácil, s e g u i d a d e u m a t a r d e difícil, o u u m a manhã difícil c o m a t a r d e m a i s fácil? A e s c o l h a é sua. G e r e n c i e m e l h o r s e u d i a s e g u i n d o a s três indicações a b a i x o : Faça pausas entre as tarefas: S e você t i r a r a l g u n s m o m e n t o s para descansar e"trocar d em a r c h a " depois d acada tarefa c u m p r i da, vai trabalhar d e f o r m a b e m mais p r o d u t i v a .

Trabalhe de acordo com seus ciclos de concentração: Há e s t u d o s d e m o n s t r a n d o q u e s e u s c i c l o s d e concentração d u r a m , e m g e r a l , c e r c a d e l h 3 0 . O u s e j a , a c a d a c i c l o é aconselhável f a z e r u m a pausa d e 1 0m i n u t o s para recarregar asbaterias. É u m b o m m o m e n t o p a r a i r t o m a r u m café e / o u r e a l i z a r u m a t a r e f a fácil, o u então t r a t a r d e a l g u m a c o i s a q u e j á s e e n c o n t r e e m s u a a g e n d a g e r a l e q u e você e s t a v a m e s m o c o m v o n t a d e d e f a z e r .

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

Faça render sua manhã: A p l i q u e o "Princípio V e g e t a r i a n o " e c o m p l e t e u m a o u d u a s t a r e f a s p r i n c i p a i s d u r a n t e a manhã. Você estará m a i s f o c a d o , terá m a i s e n e r g i a , será m a i s ágil e cometerá m e n o s e r r o s . F e i t o i s s o , v a i d e s c o b r i r q u e o r e s t o d e s e u d i a fluirá com

m a i s t r a n q u i l i d a d e , p o r q u e essas d u a s g r a n d e s t a r e f a s já

f i c a r a m p a r a trás.

"Não existe correlação entre o tempo que você permanece sentado em s u a m e s a de trabalho e a s tarefas que realiza."

COLEÇÃO DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL

F A C A U M A L I S T A D E PENDÊNCIAS

PLAN ERGIA No

final

de cada dia, q u a n d o estiver p r o g r a m a n d o a agenda

do

d i a s e g u i n t e , i n c l u a u m a manhã s u p e r p r o d u t i v a . A p e s s o a c o m u m começa o d i a g a s t a n d o

e n t r e u m a e três h o r a s

respondendo

e - m a i l s , v e r i f i c a n d o o s r e c a d o s n a secretária eletrônica, r e s p o n d e n d o a c h a m a d a s telefónicas o u v e r i f i c a n d o c o i s a s c o m o c h e f e , c o m o u t r o s colegas o uc o m seus s u b o r d i n a d o s - o u seja, truindo

cons-

relacionamentos.

R e d u z a o t e m p o d e d i c a d o a t u d o i s s o : n o máximo, 3 0 m i n u t o s , p a r a p o d e r a p a n h a r s u a p r i m e i r a "hortaliça" m a i s c e d o . I s s o é d i s ciplina! Procure identificar nos e-mails e nas mensagens

gravadas e m

s u a secretária a p e n a s o q u e f o r c o n s i d e r a d o e s s e n c i a l . D e p o i s , f e c h e o p r o g r a m a d e e - m a i l s , d i m i n u a o áudio d a secretária, c o l o q u e s e u t e l e f o n e e m r e s p o s t a automática e d e d i q u e - s e à s u a l i s t a de tarefas

pendentes.

D e d i q u e u m a h o r a à s u a "hortaliça" m a i s i m p o r t a n t e . A d i e t o d a s a s interrupções p a r a p o d e r s e c o n c e n t r a r n e l a . A o t e r m i n a r , volte a verificar seus e - m a i l s e recados e se p e r m i t a s e r i n t e r r o m p i d o . Reserve u m a h o r a para atender a tantas

solicitações

quantas puder.

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

D e p o i s desse i n t e r v a l o , feche d e n o v o o p r o g r a m a d e e-mails, p a r e d e a t e n d e r o t e l e f o n e , não a c e i t e m a i s interrupções e t r a b a l h e d u r a n t e a próxima h o r a e m s u a s e g u n d a "hortaliça" m a i s i m portante. A o t e r m i n a r essa s e g u n d a e m p r e i t a d a , r e s p o n d a o s e - m a i l s d e baixa p r i o r i d a d e e receba as novas mensagens

telefónicas. M a s

trate d e r e t o m a r o c o n t r o l e d e seu t e m p o antes d e sair p a r a o almoço. O u t r a d i c a : só s a i a p a r a almoçar q u a n d o a s p e s s o a s q u e c o s t u mam

interrompê-lo já e s t i v e r e m v o l t a n d o . I s s o r e d u z e m u m a

h o r a o u d u a s o t e m p o disponível p a r a q u e e l a s o i n t e r r o m p a m . E não t r a b a l h e e n q u a n t o e s t i v e r c o m e n d o n e m faça l a n c h e s e m s e u escritório. Empregue a mesma abordagem, a mesma estrutura e a mesma d i s c i p l i n a d u r a n t e o período d a t a r d e . S e d i s t r i b u i r s u a s t a r e f a s a o r e d o r d a s d u a s "hortaliças" m a i s i m p o r t a n t e s , t r a t e d e r e u n i r a s p e q u e n a s t a r e f a s ( c o m o t e l e f o n e m a s e e - m a i l s ) e m b l o c o s e não d e i x e q u e a s interrupções e a s emergências d i t e m o r i t m o . F a z e n d o i s s o , você c o n s e g u e t r a b a l h a r d e f o r m a m a i s g e n t e , s e m p r e c i s a r s e esforçar e x c e s s i v a m e n t e . E s a i b a q u e

intelificar

t r a b a l h a n d o até t a r d e só v a i f a z e r c o m q u e , n o d i a s e g u i n t e , você a c h e m a i s difícil r e t o r n a r a o t r a b a l h o n a h o r a c e r t a ,

sentindo-se

r e n o v a d o p a r a u m a manhã c h e i a d e e n e r g i a . P a s s e o s últimos 1 5 m i n u t o s d ecada d i a p l a n e j a n d o o q u e v a i fazer n o d i a seguinte. A manhã d e s e g u n d a - f e i r a é crítica. S e você começar b e m , é provável q u e a s e m a n a i n t e i r a t r a n s c o r r a d e f o r m a m a i s h a r m o n i o s a . N u n c a m a r q u e reuniões o u conferências telefónicas p a r a o começo d a s manhãs d e s e g u n d a - f e i r a .

COLEÇÃO DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL

Não p l a n e j e d e m a i s . T e m o s a tendência p a r a s u p e r e s t i m a r

em

2 0 % o t e m p o q u e d e t e r m i n a d a t a r e f a v a i l e v a r . S e você não a b r i r espaço p a r a reuniões d e última h o r a e p r o b l e m a s i m p r e v i s t o s , v a i acabar se estressando e f a l h a n d o n o c u m p r i m e n t o de suas tarefas. Tire vantagem de seus ciclos energéticos: E x i s t e m três c i c l o s d e e n e r g i a a o l o n g o d o d i a . P a r a 7 5 % d a s p e s s o a s , e l e s são d e c r e s c e n t e s : o p i c o energético m a i s f o r t e a c o n t e c e p e l a manhã, à t a r d e e l e e n f r a q u e c e e à n o i t e está t e r m i n a n d o . U s e s u a manhã c o m m a i s eficiência e e v i t e ficar t r a b a l h a n d o até m a i s t a r d e . Prepare sua agenda de maneira inteligente: Q u a n d o e s t i v e r p l a n e j a n d o s e u d i a , p r o c u r e f o r m a s d e estruturá-lo m e l h o r p a r a p o d e r t r a b a l h a r c o m m a i s d i s c i p l i n a . R e s o l v a a s "hortaliças" n a p a r t e d a manhã, d e i x a n d o espaço à t a r d e p a r a interrupções e e v e n t o s não-planejados. Comece mais cedo e saia na hora: I s s o é m a i s i n t e l i g e n t e d o q u e começar n a h o r a e s a i r m a i s t a r d e . Você p o d e r e a l i z a r m a i s coisas antes q u e o s o u t r o s c h e g u e m e passar m a i s t e m p o c o m as p e s s o a s d e q u e você g o s t a . A s famílias p e r c e b e m q u e m v o l t a t a r d e da n o i t e e se r e s s e n t e m .

"Levei muito tempo para perceber que a s pessoas aproveitavam m e u s momentos mais produtivos para cumprir s u a s tarefas e resolver s e u s problemas. Com isso, e l a s reduziam meu período mais produtivo do dia a quase nada - e o pior é que eu estava deixando."

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

O

SIGA SEUS INSTINTOS

©DEFINA S U A S PRIORIDADES O p r i m e i r o passo para estabelecer prioridades é t o m a r n o t a das coisas que c o n s o m e m o seu t e m p o d u r a n t e u m a semana, t a n t o n o trabalho como

e m c a s a . Q u a i s t a r e f a s você está c u m p r i n d o e

c o m o a s está e s c o l h e n d o ? A p a r t i r d a s r e s p o s t a s a e s s a s p e r g u n t a s , você está a p t o a e m p r e g a r o " M é t o d o A B C " , o u então a e s t a b e l e c e r u m a M a t r i z d e Decisão a f i m d e c r i a r u m r a n k i n g d e p r i o r i dade p a r a suas tarefas. O Método A B C é s i m p l e s : U m a t a r e f a A é a q u e l a q u e você tem d e f a z e r a g o r a : o prazo final é hoje, é importante para o seu chefe; v a i l h e d a r visibilidade

e sa-

l i e n t a r s u a s h a b i l i d a d e s , além d e s e r vital para as necessidades

de

seus clientes, de seus colegas e dos membros de sua equipe. Uma

t a r e f a B é a q u e l a q u e você deveria f a z e r a g o r a :

corres-

p o n d e a o s critérios d a s t a r e f a s A , c o m a diferença d e q u e o p r a z o f i n a l não é h o j e . U m a t a r e f a C é a q u e l a q u e você gosta de fazer: e m g e r a l é a l g o e m q u e você s e m p r e p r o c u r a s e e n v o l v e r s e m p r e q u e t e m t e m p o sobrando. A o estabelecer prioridades, é preciso saber p o r que

algumas

t a r e f a s são m a i s i m p o r t a n t e s q u e o u t r a s e q u a n d o deverão f i c a r

34-

COLEÇÃO DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL

p r o n t a s . Não p r e s u m a o q u e a s p e s s o a s q u e r e m d i z e r só p e l o t o m d e s u a v o z o u p o r q u e m está a o s e u r e d o r . S i m p l e s m e n t e ,

per-

g u n t e : " P a r a q u a n d o você r e a l m e n t e p r e c i s a d i s s o ? " N o c a s o o p o s t o , q u a n d o é você q u e m p r e c i s a d e a l g u m a c o i s a d o s o u t r o s , d e v e d i z e r - l h e s c l a r a m e n t e o p r a z o e a razão d a n e c e s s i d a d e . I s s o v a i ajudá-los a e s t a b e l e c e r p r i o r i d a d e s e a e n t e n d e r m e l h o r o c o m p r o m i s s o q u e a s s u m i r a m c o m você. A M a t r i z d e Decisão é s e m e l h a n t e a o Método A B C . O q u a d r a d o s u p e r i o r e s q u e r d o s e d e s t i n a às t a r e f a s i m p o r t a n t e s e c o m p r a zos apertados

( A ) . O q u a d r a d o s u p e r i o r d i r e i t o é r e s e r v a d o às

tarefas i m p o r t a n t e s , m a s

com

u m p r a z o m a i s elástico ( B ) . O

q u a d r a d o inferior esquerdo é para tarefas m e n o s i m p o r t a n t e s m a s q u e também são u r g e n t e s ( D ) . O q u a d r a d o i n f e r i o r d i r e i t o f i c a d e s t i n a d o às t a r e f a s m e n o s i m p o r t a n t e s e q u e p o d e m s e r f i n a l i z a d a s a s s i m q u e você t i v e r t e m p o p a r a e l a s ( C ) . A s t a r e f a s d a c o l u n a e s q u e r d a têm d e s e r t e r m i n a d a s h o j e : s e você p l a n e j a r

com

eficiência, estará t r a b a l h a n d o n a s t a r e f a s d o c a n t o s u p e r i o r d i r e i t o antes q u e elas p a s s e m p a r a o c a n t o s u p e r i o r e s q u e r d o . Para hoje:

Para mais tarde:

Tarefas A

Tarefas B

Tarefas D

Tarefas C

Dortan

CCOD

Me nos impor tantes

£

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

T u d o isso parece s i m p l e s , m a s a l g u m a s vezes, apesar das m e l h o r e s intenções, e s c o l h e m o s u m a e m p r e i t a d a p o r m o t i v o s q u e

desa-

f i a m o s critérios lógicos. C o s t u m a m o s o p t a r p o r c o i s a s fáceis, p o r a l g o q u e n o s i n t e r e s s a o u p o r a q u i l o q u e estão n o s c o b r a n d o . A n a l i s e o s p r o j e t o s q u e você c o s t u m a f a z e r p r i m e i r o , a f i m d e e n t e n d e r m e l h o r o q u e o m o t i v a . Q u a n t o m a i s d e p r e s s a você e s c o l h e e f i n a l i z a u m t r a b a l h o r e l a c i o n a d o a seus o b j e t i v o s , m a i s d e p r e s s a você voltará p a r a c a s a . Além d i s s o , s u a s c h a n c e s d e s e r p r o m o v i d o p o r c o m p l e t a r " h o r taliças" são m a i o r e s d o q u e a s d e c o r r e n t e s d e r e a l i z a r t a r e f a s fáceis o u d eresolver p r o b l e m a s urgentes. A o e s t a b e l e c e r p r i o r i d a d e s , não esqueça d e : Pensar a respeito de cada tarefa antes de fazer sua escolha: C o m o escolher a tarefa m a i s i m p o r t a n t e d eacordo c o m cada u m d o s métodos e x p l i c a d o s a q u i ? Só l e v a a l g u n s m o m e n t o s p a r a f a z e r a m e l h o r e s c o l h a - e você s e comportará c o m m a i o r segurança. Dividir os projetos em partes menores: E s s e c o n s e l h o j á f o i d a d o a n t e s , m a s n u n c a é d e m a i s r e p e t i - l o . Já q u e f r e q u e n t e m e n t e o p t a m o s p e l a s t a r e f a s m a i s fáceis e s i m p l e s , p o d e m o s p r o t e l a r o s p r o j e t o s - a não s e r q u e e l e s e s t e j a m d i v i d i d o s e m b l o c o s

menores

e p o s s a m c o m p e t i r c o m astarefas m e n o s i m p o r t a n t e s . Saber o que é importante para seu líder: I s s o deverá ajudál o a e s t a b e l e c e r p r i o r i d a d e s , c a s o você não c o n s i g a d e c i d i r p e l a avaliação d a s t a r e f a s e m t e r m o s d e o b j e t i v o s . "A razão número 1 por que a s pessoas não estabelecem corretamente a s s u a s prioridades é que e l a s não dispõem das informações necessárias: por que a s tarefas são importantes e quando devem ficar prontas."

COLEÇÃO DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL

NÃO S E P R E O C U P E C O M O S D E T A L H E S

ESPECIFIQUE E NEGOCIE

C o n f o r m e d i s s e m o s n a introdução d e s t e l i v r o , o s e g r e d o p a r a o g e r e n c i a m e n t o d e t e m p o está n a s e g u i n t e questão: Por que você a g e a s s i m quando r e a l i z a d e t e r m i n a d a t a r e f a ? A f i m d e p r i o r i z a r a s c o i s a s a d e q u a d a m e n t e , você p r e c i s a s a b e r p o r q u e u m a t a r e f a é i m p o r t a n t e e q u a n d o d e v e ficar p r o n t a . S e a p e s s o a q u e está l h e p a s s a n d o o t r a b a l h o não d i s s e r , p e r g u n t e . A o p e d i r m a i s especificações, você a está a j u d a n d o a c o n s e g u i r o q u e precisa n o p r a z o certo. A l g u m a s vezes parece que cada tarefa t e m a m e s m a prioridade: a f i n a l , t o d a s são v i t a i s e u r g e n t e s . N a v e r d a d e , i s s o d e v e r i a s e r razão s u f i c i e n t e p a r a q u e s e começasse a f a z e r a l g u m a c o i s a . M a s a v e r d a d e é q u e , q u a n d o alguém l h e d e l e g a u m a t a r e f a e d i z a p e n a s q u e é " i m p o r t a n t e " e q u e o p r a z o d e e n t r e g a é " o m a i s rápido possível", você está d a n d o a e s s a p e s s o a o c o n t r o l e s o b r e s e u t e m p o . Q u a n d o você r e c e b e m a i s d e u m a t a r e f a d e c a d a v e z , está d e i x a n d o o gerenciamento d eseu t e m p o para a personalidade

e/ou

p o d e r d e s s a s p e s s o a s , q u e p o d e m até, q u e m s a b e , e s t a r b r i n c a n d o d e " u n i , d u n i , tê, s a l a m e , m i n g u e " n a h o r a d e e s c o l h e r q u a l t a r e f a q u e r e m ver realizada primeiro. S e i n s i s t i r e m q u e a t a r e f a é u r g e n t e , urgentíssima, t e n t e a r r a n -

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

c a r u m a definição: " Q u a l é o p r a z o máximo q u e e u t e n h o p a r a e n t r e g a r i s s o ? " S e f o r a p e r t a d o d e m a i s d i a n t e d e t u d o c o m q u e já está c o m p r o m e t i d o , n e g o c i e u m p r a z o m a i o r . M e s m o q u a n d o você a c h a q u e p o d e d a r c o n t a d a t a r e f a " p a r a o n t e m " , é recomendável c o n s i d e r a r u m m a r g e m d e segurança. S e t u d o c o r r e r b e m , você p o d e e n t r e g a r a n t e s d o p r a z o e i m p r e s s i o n a r b e m a o u t r a pessoa: isso é m e l h o r d o q u e se c o m p r o m e t e r c o m u m prazo apertado e atrasar a entrega. D o m e s m o m o d o q u e você m e s m o d e v e s e r i n f o r m a d o d a s r a zões e d o p r a z o d e e n t r e g a , p a r a p o d e r e s t a b e l e c e r s u a s p r i o r i d a des d am a n e i r a adequada, saiba q u e o s o u t r o s a g e m d e m o d o s e m e l h a n t e . Q u a n d o f o r a sua vez de p e d i r a l g u m a coisa, diga p a r a q u a n d o p r e c i s a e p o r quê. É p r e c i s o e x p l i c a r o t r a b a l h o d e t a l h a d a m e n t e para que osoutros possam dar a devida prioridade. Q u a n d o você d i z a l g o v a g o c o m o " o m a i s rápido possível", e m v e z d e d a r u m p r a z o d e e n t r e g a e u m a razão p a r a a p r e s s a , o p r o vável é q u e s e u p e d i d o e n t r e n a fila e só c o m e c e a s e r f e i t o d e p o i s d a s t a r e f a s q u e c h e g a r a m c o m p r a z o s e razões específicos... q u e m s a b e , d e p o i s d a p e s s o a t e r s e d e d i c a d o a u m a série d e o u t r a s t a r e f a s m a i s fáceis o u m a i s i n t e r e s s a n t e s . C o m o e l a p o d e r i a

estabele-

c e r a s d e v i d a s p r i o r i d a d e s , s e não r e c e b e r a u m p r a z o específico n e m s a b i a a importância d a t a r e f a ? Peça detalhes quando receber um projeto: P o r q u e e l e s q u e r e m q u e você faça i s s o ? Q u a n d o e l e s q u e r e m q u e

fique

pronto? Se

não l h e d i s s e r e m , então p e r g u n t e . S e m e s s a s informações, c o m o p o d e estabelecer suas prioridades?

Seja o treinador, mas aja como um policial de trânsito: C o n t r o l e o f l u x o d e t a r e f a s e a d m i n i s t r e s e u t e m p o c o m eficiência.

COLEÇÃO DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL

Você só poderá f a z e r i s s o s e t i v e r razões específicas e p r a z o s

exatos

p a r a e x e c u t a r a s incumbências q u e r e c e b e r .

Tome nota da tarefa por escrito e faça uma marcação especial para o prazo: Q u a n d o você s e c o m p r o m e t e r a r e a l i z a r u m t r a b a l h o , c u m p r a s u a p a l a v r a . É a c o i s a c e r t a a f a z e r , p o i s , se você f a l h a r , p r o v a v e l m e n t e não v a i c o n s e g u i r n e g o c i a r d a próxima v e z .

'As pessoas bem-sucedidas aprenderam a negociar, de modo que a s interrupções ou solicitações s e encaixem em s e u planejamento diário. Será que você consegue criar uma situação em que todos saiam ganhando?" COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

O

SEJA POLIVALENTE

© FACA UMA COISA DE CADA VEZ A m a i o r p a r t e d a s p e s s o a s t e n t a f a z e r várias c o i s a s a o m e s m o t e m p o . Não o b s t a n t e , o s e s t u d o s d e m o n s t r a m q u e a s m a i s

bem-

sucedidas f a z e m s o m e n t e u m a coisa de cada vez, pois p e r c e b e r a m que assim gastam m e n o s t e m p o d oque p u l a n d o d e u m a tarefa para outra. M a n t e r o f o c o e m u m a única função p e r m i t e m a i o r p o d e r d e concentração, m a i s r a p i d e z n a realização d a s t a r e f a s c o t i d i a n a s e m e n o s e r r o s c o m e t i d o s . É p r e c i s o t e r d i s c i p l i n a e método, m a s o s r e s u l t a d o s v a l e m o esforço. U m a apropriação d o m u n d o d o s c o m p u t a d o r e s -

máquinas

m u l t i t a r e f a p o r excelência q u e , a i n d a a s s i m , a l g u m a s v e z e s p a r a m d e f u n c i o n a r o u "dão p a u " - , a polivalência e a v e r s a t i l i d a d e são c o n s i d e r a d a s g r a n d e s h a b i l i d a d e s , s e n d o até c i t a d a s c o m o r e q u i s i tos p a r a se obter d e t e r m i n a d o s A

empregos.

v e r d a d e , porém, é q u e e x e c u t a r d i f e r e n t e s t a r e f a s é u m a

f o r m a ineficiente de l i d a r c o m os p r o b l e m a s p r o v o c a d o s pelo m a u gerenciamento de t e m p o . C o m o você e v i t a i s s o ? A s p e s s o a s d e s u c e s s o o f a z e m d e d u a s maneiras, dependendo

d a importância e d a urgência d a t a r e f a

apresentada.

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COLEÇÃO DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL

C a s o a interrupção t e n h a p r i o r i d a d e s o b r e o q u e você está f a z e n d o n om o m e n t o , aceite. A n o t e o s p e n s a m e n t o s o u ideias i m portantes que lhe ocorrerem a respeito d o trabalho que

estiver

executando e registre o p o n t o e m que p a r o u . Só então g u a r d e t u d o n o a r q u i v o g e r a l e r e c o l o q u e o t e m a e m sua

agenda

diária antes

de a t e n d e r

à nova

solicitação.

Seja

metódico. S e a interrupção não f o r tão i m p o r t a n t e a s s i m , t e r m i n e o q u e está f a z e n d o a n t e s d e a v a l i a r a solicitação q u e a c a b o u d e c h e g a r . P o d e serq u e ela seja m e n o s u r g e n t e q u e todas as o u t r a s tarefas q u e já s e e n c o n t r a m e m s u a programação. L e m b r e - s e d e q u e q u e m é b e m - s u c e d i d o s e esforça a o máximo para finalizar seus p e n s a m e n t o s , tarefas, o u quaisquer outras o b r i gações e m q u e e s t e j a e n v o l v i d o , a n t e s d e a s s u m i r u m n o v o e n c a r g o . I s s o e v i t a o p r o c e s s o d e "começa/pára, começa/pára" e m m u i t a gente se e n r e d a o d i a inteiro. E q u e é u m a das

que

grandes

causas da queda de p r o d u t i v i d a d e n o t r a b a l h o . S e você s e s e n t i r c o m p e l i d o a e x e c u t a r m u l t i t a r e f a s , s a i b a

como

escapar dessa a r m a d i l h a : Obtenha informações específicas: P o r q u e p r e c i s o

realizar

e s s a t a r e f a ? Q u a l é o p r a z o f i n a l p a r a completá-la? Verifique sua agenda geral: E m v e z d e a c e i t a r o p e d i d o a u t o maticamente, verifique sua agenda

geral e analise a p r i o r i d a d e

d e s s a n o v a t a r e f a e m relação a t o d a s a s o u t r a s t a r e f a s q u e já s e e n c o n t r a m e m s u a programação. Consulte seu superior imediato: Q u a n d o s u a a g e n d a

está

s u p e r l o t a d a e a pessoa q u e l h e p a s s o u a tarefa alega se t r a t a r d e " u m a o f e r t a irrecusável", peça a s e u c h e f e q u e d e c i d a e m q u e o r -

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

41

dem

você

deve

c u m p r i r suas

obrigações. A l g u m a s

vezes,

p e r s o n a l i d a d e , posição e p o d e r e n t r a m e m competição c o m a s reais prioridades.

" S e r polivalente significa ter a capacidade de estragar uma porção de coisas ao m e s m o tempo." M E N S A G E M

COLEÇÃO DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL

E M RODAPÉ D E E - M A I L

TRABALHE MAIS HORAS POR

DIA

S e você q u i s e r d i m i n u i r s e u e x p e d i e n t e d e t r a b a l h o e c h e g a r e m c a s a d u a s h o r a s m a i s c e d o , terá d e e l i m i n a r o e q u i v a l e n t e e m a t i v i d a d e s e c o m p r o m i s s o s . Você não v a i c o n s e g u i r c o r t a r e s s a s d u a s h o r a s e m u m único i t e m ; o m a i s provável é i r g a n h a n d o 1 0 m i n u t o s a q u i e 3 0 m i n u t o s lá a d i a n t e , até c o m p l e t a r o s 1 2 0 m i n u t o s . C o m e c e e x a m i n a n d o d e q u e f o r m a está g a s t a n d o s e u t e m p o . O l h e todos o sassuntos registrados e m sua agenda geral e e m sua a g e n d a diária e c o n s i d e r e a s t a r e f a s já r e a l i z a d a s . E n q u a n t o e s t i v e r a n a l i s a n d o c a d a r e g i s t r o , faça a s i m e s m o d u a s p e r g u n t a s : • Será q u e e s t a f o i a m e l h o r m a n e i r a d e u s a r m e u t e m p o ? • Será q u e e u e s t a v a r e a l i z a n d o a t a r e f a c o r r e t a n o m o m e n t o certo? O próximo p a s s o é e s t a b e l e c e r c a t e g o r i a s p a r a a s t a r e f a s q u e já f o r a m executadas: • Q u a l tarefa poderia ter sido eliminada? • Q u a l tarefa poderia ter sido realizada e m m e n o s

tempo?

• Q u a l tarefa poderia ter sido delegada? • Q u a l tarefa poderia ter sido executada

aomesmo tempo

que

outra? E s s a análise d e v e s e r u s a d a c o m o b a s e p a r a q u e você d e s e n v o l -

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

va novas maneiras d e gerenciar seu t e m p o d e m a n e i r a mais eficiente n of u t u r o . C o m o planejar, organizar e estabelecer m e l h o r s u a s p r i o r i d a d e s ? Será q u e você está i n v e s t i n d o s e u t e m p o d e f o r m a dispersa, s e m f o c o n o q u e é m a i s i m p o r t a n t e ? T e n t e ser h o nesto a respeito do que pode melhorar. O s e g r e d o , p a r a a m a i o r i a d a s p e s s o a s , é começar p e l a manhã. S e você s e s e n t e m a i s energético n o começo d o d i a , então é n e s s e horário q u e alcançará a s m a i s a l t a s t a x a s d e p r o d u t i v i d a d e . S e você f a z o t i p o v e s p e r t i n o , e x p e r i m e n t e a p a r t e d a t a r d e , d e p r e f e rência l o g o após o almoço. D e i x a r a s t a r e f a s i m p o r t a n t e s p a r a o final

d o d i a , o u m e s m o p a r a a n o i t e , n o r m a l m e n t e não f u n c i o n a . C o m o você p o d e o r g a n i z a r s e u d i a d e m o d o a s e r m a i s ágil,

m a i s o r g a n i z a d o e p r o d u t i v o p e l a manhã? Faça o p l a n e j a m e n t o das tarefas a serem realizadas n odia seguinte s e m p r e antes d e i r e m b o r a p a r a casa. Isso m i n i m i z a a p e r d a d e t e m p o n a t u r a l

que

t o d o s t e m o s n o começo d e c a d a manhã e f a c i l i t a a t a r e f a d e " c o n s truir

relacionamentos".

A q u i vão três recomendações p a r a você a r r a n j a r m a i s

tempo

livre: Antecipe os problemas: Estabeleça s e u s p r a z o s d e f o r m a r e a lista, s e m grandes rasgos d e o t i m i s m o , e m a n t e n h a - s e ciente d e q u e ascoisas p o d e m dar errado. Essa p o s t u r a a u m e n t a suas c h a n ces d e r e a l i z a r s u a s t a r e f a s c o r r e t a m e n t e e s e m p e r d a d e t e m p o caso a l g u m p r o b l e m a surja

inesperadamente.

Proteja a sua "hora da hortaliça": Você d e v e d e s f r u t a r d i a r i a m e n t e p e l o m e n o s d e d u a s h o r a s energéticas - é n e s s e período q u e você d e v e i n v e s t i r e m d a r c o n t a d e s u a s "hortaliças". E m g e r a l , a manhã é o m o m e n t o m a i s p r o d u t i v o .

COLEÇÃO DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL

Reúna atividades análogas sempre que for possível: P o d e ser m a i s e f i c i e n t e acessar seus e - m a i l s e f a z e r s u a s c h a m a d a s t e l e fónicas e m períodos p r e d e t e r m i n a d o s - r e s e r v e 1 5 m i n u t o s d e manhã e à t a r d e só p a r a f a z e r i s s o , o u a p r o v e i t e o s i n t e r v a l o s e n t r e as t a r e f a s m a i s i m p o r t a n t e s p a r a c o l o c a r e m d i a s u a c o r r e s pondência eletrônica.

'Nós nunca vamos ter mais tempo. Nós temos, e s e m p r e tivemos, todo o tempo do mundo/' A R N O L D

B E N N E T T

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

O

TRABALHE AGORA, ORGANIZE DEPOIS

©CONQUISTE S U A MESA DE TRABALHO Q u a n d o nossas mesas d etrabalho f i c a m atravancadas c o m p i l h a s d e c o i s a s , saímos p e r d e n d o , n o mínimo, d e três m a n e i r a s . São p e l o m e n o s 4 5 m i n u t o s g a s t o s t o d o d i a à p r o c u r a d e papéis e d o c u m e n t o s q u e estão s o c a d o s e m a l g u m l u g a r d a m e s a , d a s g a v e t a s o u d a s p r a t e l e i r a s . P e r d e m o s também o f o c o q u a n d o n o s s a s m e s a s d e t r a b a l h o estão a t r a v a n c a d a s . E ainda estamos sujeitos a perder pontos n o conceito de

nossos

s u p e r i o r e s , p o i s u m d o s i t e n s b a s t a n t e v a l o r i z a d o s n a s avaliações p r o f i s s i o n a i s é a aparência d o a m b i e n t e d e t r a b a l h o . V e j a c o m o se o r g a n i z a r e a s s u m i r o c o n t r o l e de sua mesa: Tire tudo d e cima d a m e s a : E m outras palavras, "zere" o que está e m c i m a d e l a . L i m p e e e s f r e g u e b e m p a r a começar d e n o v o , d e p o i s vá c o l o c a n d o a s c o i s a s d e v o l t a , n a o r d e m e m q u e a s u s a mais. Separe o sitens que ficaram desatualizados, o sobjetos

deco-

r a t i v o s e os r e t r a t o s a n t i g o s . J o g u e f o r a balas o u doces: eles a t r a e m visitantes. C o l o q u e o relógio e m u m l u g a r b e m visível: S u a percepção d e t e m p o e a r e a l i d a d e são q u a s e s e m p r e d i f e r e n t e s . É p o r

isso

q u e n e m s e m p r e o relógio d e p u l s o e o horário q u e a p a r e c e n o c a n t o d a t e l a d e s e u c o m p u t a d o r dão c o n t a d e mantê-lo a t e n t o à

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COLEÇÃO DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL

h o r a ( e a o s p r a z o s ) . É m a i s s e g u r o i n s t a l a r u m relógio d e m e s a b e m à vista. O r g a n i z e s u a s f e r r a m e n t a s d e t r a b a l h o : Esvazie as gavetas d a m e s a e faça u m a seleção e n t r e c a n e t a s , lápis, b l o c o s , p a s t a s , c a i x a s d e c l i p e s , e t c . T e n t e r e c o l o c a r o q u e s o b r o u e m u m a única g a v e t a , d e i x a n d o a s o u t r a s l i v r e s p a r a g u a r d a r p a p e l , fichários, f o l h e t o s , l i v r o s d e referência e a r t i g o s p e s s o a i s . J o g u e f o r a t u d o o q u e é supérfluo. M u i t a s pessoas u s a m o t a m p o d esuas mesas c o m o "bloco" d e anotações, c o m d i v e r s a s l i s t a s d e c o i s a s a f a z e r , s e n d o q u e às v e z e s c h e g a m a batizar as pilhas d e coisas que " e n f e i t a m " sua mesa d e t r a b a l h o . E l a s s e s e n t e m confortáveis a o m a n t e r t u d o i s s o à mão. É c o m o s e a c r e d i t a s s e m n o d i t a d o : " O q u e o s o l h o s não vêem o coração não s e n t e . " S e você f a z p a r t e d e s s e t i m e , não v a i c o n s e g u i r m a n t e r a m e s a l i m p a a não s e r q u e a p r e n d a a s e o r g a n i z a r e i n c o r p o r e o hábito de a n o t a r n a a g e n d a g e r a l c a d a t a r e f a q u e precisa ser

finalizada.

O u , ainda, se f o r capaz de e n c o n t r a r suas pastas m a i s depressa

em

u m fichário d o q u e e m c i m a d a m e s a . S e g u e m , a b a i x o , a l g u m a s sugestões básicas p a r a começar u m a nova o r d e m e m sua vida:

Conserve em cima da mesa apenas o "presente": A m e l h o r m a n e i r a d e s u p e r a r o e x c e s s o d e papéis é t r a b a l h a r a p e n a s c o m a s t a r e f a s e m a n d a m e n t o - n o máximo, c o m a s q u e e s t i v e r e m p r e v i s t a s p a r a a s próximas q u a t r o s e m a n a s . M a n t e n h a o f o c o n o a q u i e agora. É u m a atitude mais inteligente e produtiva. Guarde o "passado": R e m o v a d e c i m a d e s u a m e s a t o d o s o s a r q u i v o s q u e f o r e m s e n d o c o m p l e t a d o s o u q u e já e s t i v e r e m e n c e r r a d o s . Você só v a i p r e c i s a r d e l e s p a r a c o n s u l t a s e v e n t u a i s .

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

Ponha de lado o "futuro": R e t i r e e g u a r d e e m o u t r o l u g a r q u a l q u e r c o i s a q u e você só p r e t e n d e l e r , o u u s a r , n o f u t u r o .

"A ordem é o melhor gerente do tempo; a não s e r que o trabalho esteja organizado adequadamente, perde-se tempo." S A M U E L

COLEÇÃO DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL

S M I L E S

ORGANIZE AS COISAS DE VEZ EM

QUANDO

ASSUMA O CONTROLE DE SUA MESA DE TRABALHO A g o r a q u e você r e m o v e u t u d o q u e a t u l h a v a s u a m e s a e e n t u p i a s u a s g a v e t a s , está p r o n t o p a r a e s t a b e l e c e r u m a n o v a o r d e m . O r g a n i z e o p r e s e n t e e m p r i m e i r o l u g a r . Não s e p r e o c u p e c o m o f u t u r o n e m s e i n c o m o d e c o m o p a s s a d o , até c o l o c a r t u d o o q u e precisa e m seu d e v i d o lugar. Nós a d i a m o s o r e c o l h i m e n t o e a classificação e m a r q u i v o s , p r i m e i r o p o r q u e a s p i l h a s d e papéis s o b r e n o s s a s

escrivaninhas

e m g e r a l são a l t a s e u m t a n t o a s s u s t a d o r a s , m a s também p o r q u e t e m o s m e d o d e não c o n s e g u i r a c h a r n a d a d e p o i s q u e t u d o t i v e r sido arquivado. P a r a e v i t a r e s s e círculo v i c i o s o , é p r e c i s o i r d i m i n u i n d o a s p i lhas aos poucos. A r q u i v e u m p o u c o n o

final

de cada dia e organi-

ze u m s i s t e m a q u e f u n c i o n e d e a c o r d o c o m as suas necessidades. U m a sugestão é g u a r d a r a s p a s t a s d o s p r o j e t o s q u e estão e m a n d a m e n t o nas gavetas de sua e s c r i v a n i n h a o u e m prateleiras ao alcanc e d a s mãos e organizá-las e m o r d e m alfabética o u cronológica. L i m i t e a s c a t e g o r i a s ( o número i d e a l v a r i a d e 7 a 1 0 ; a c i m a d i s s o , fica difícil e n c o n t r a r u m a p a s t a ) , m a s c r i e classificações a b r a n g e n t e s : informações rápidas ( l i s t a s d e t e l e f o n e s o u e - m a i l s , e n d e reços e o u t r a s informações d e u s o f r e q u e n t e ) , p r o j e t o s

atuais

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

( u m a pasta para cada projeto), tarefas de rotina, clientes atuais o u potenciais, p r o b l e m a s e assuntos a pesquisar. Não c o l o q u e papéis d e m a i s n a m e s m a p a s t a , c a s o contrário você v a i d e m o r a r a a c h a r o q u e q u e r . É m a i s prático c r i a r p a s t a s m e n o r e s . J o g u e f o r a o q u e não f o r m a i s necessário. N a h o r a d e c l a s s i f i c a r a s p a s t a s , e s c o l h a p a l a v r a s c u r t a s , porém relacionadas a o assunto, e as escreva e m letras garrafais p a r a q u e s e j a m fáceis d e l o c a l i z a r . U s e c o r e s d i f e r e n t e s p a r a c a d a c a t e g o r i a . M a n u s e i e seus d o c u m e n t o s s o m e n t e u m a vez. Q u a n d o

mexer

e m a l g u m p a p e l , a n o t e a c a t e g o r i a e m q u e p r e t e n d e classificá-lo: se é l i x o , s e é a r q u i v o m o r t o , s e é a l g u m p r o j e t o e m a n d a m e n t o , e t c . Não p e r m i t a q u e e l e s c o n t i n u e m o c u p a n d o espaço e m s u a mesa. Pare d eusar pedacinhos de papel p a r a a n o t a r as tarefas e m pauta. E m p r e g u e a sua agenda geral. Três i d e i a s p a r a m a n t e r s u a e s c r i v a n i n h a s o b c o n t r o l e :

Coloque apenas uma coisa em cima da mesa por vez: A b r a u m a n o v a p a s t a s o m e n t e d e p o i s d e t e r a r q u i v a d o a a n t e r i o r . Você v a i f i c a r m e n o s d i s p e r s i v o e m a i s confortável p a r a t r a b a l h a r , já q u e terá espaço à v o n t a d e p a r a e s p a l h a r o s d o c u m e n t o s s o b r e a mesa. Recolha e classifique um pouco todos os dias: F a z e n d o i s s o , você m a n t é m a situação s o b c o n t r o l e . J o g u e f o r a a s c o i s a s d e q u e não v a i m a i s p r e c i s a r . T o d a s e x t a - f e i r a , a r r a n j e u m t e m p o

para

o r g a n i z a r s e u s papéis; l i v r e - s e d a s c o i s a s desnecessárias. C o l o q u e o p a s s a d o e o f u t u r o e m s e u a r q u i v o d e referências. Limpe sua escrivaninha diariamente: C o l o q u e s u a s p a s t a s e m o u t r o l u g a r . Você s e sentirá m a i s d o n o d a situação t a n t o a o chegar para trabalhar q u a n t o n oe n c e r r a m e n t o d oexpediente. E

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não v a i m a i s s e p r e o c u p a r p o r t e r d e i x a d o papéis i m p o r t a n t e s à vista, n e m c o m a possibilidade d eter d o c u m e n t o s

danificados

c a s o o s c h u v e i r i n h o s automáticos c o n t r a incêndio f o r e m a c i o n a d o s e n q u a n t o você e s t i v e r f o r a .

"A ordem é a coisa mais útil na administração de tudo... S e u lema é: um lugar para cada coisa e cada coisa em s e u devido lugar." S A M U E L

S M I L E S

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

ESTEJA SEMPRE

DISPONÍVEL

LIMITE AS INTERRUPÇÕES A interrupção média l e v a d e s e i s a n o v e m i n u t o s e a i n d a l h e t i r a m a i s u n s q u a t r o o u c i n c o m i n u t o s a n t e s q u e você c o n s i g a s e r e o r g a n i z a r . R e s u l t a d o : d e p o i s d e três o u q u a t r o p a r a d a s , s u a tração n o t r a b a l h o terá d e s a p a r e c i d o

concen-

completamente.

P a r a e m p r e g a r s e u t e m p o c o m m a i o r eficiência, a saída é l i m i t a r o i m p a c t o d a s interrupções. U m a tática e f i c i e n t e p a r a d e s e n c o r a j a r a s v i s i t a s é m o d i f i c a r a posição d e s u a m e s a d e t r a b a l h o . C o l o q u e - a d e t a l m o d o q u e você não fique d e f r e n t e p a r a a p o r t a o u p a r a a j a n e l a . O c o n t a t o v i s u a l a b r e espaço p a r a q u e a s p e s s o a s decidam entrar para dar u m oi. O u t r a estratégia s i m p l e s p a r a e v i t a r a permanência m a i s l o n g a d o s v i s i t a n t e s é a r e t i r a d a d e c a d e i r a s e x t r a s o u s u a ocupação c o m p i l h a s d e p a s t a s . A m a i o r i a d a s p e s s o a s l o g o fica c a n s a d a e v a i e m b o r a . S e m p r e q u e possível, m a n t e n h a a p o r t a d e s u a s a l a f e c h a d a n a " h o r a d a s hortaliças". U m a solução c r i a t i v a é c o l o c a r

pendurada

e m s u a p o r t a a f o t o g r a f i a d e u m a hortaliça o u u m a t a b e l a c o m o s horários d e s e u s c o m p r o m i s s o s e e m q u a i s períodos estará d i s ponível. Não esqueça d e a n e x a r u m b l o c o d e anotações p a r a q u e a s p e s soas d e i x e m recados p o r escrito n o s m o m e n t o s e mq u e

COLEÇÃO DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL

estiver

o c u p a d o . R e s e r v e horários específicos p a r a a t e n d e r s u a e q u i p e - e nunca atenda o telefone n e m responda e-mails enquanto

estiver

r e u n i d o c o m a l g u m funcionário. S e você não p u d e r m a n t e r a p o r t a f e c h a d a , f u j a p a r a u m e s c r i tório v a g o o u p a r a u m a s a l a d e reuniões. R e v e l e s e u p a r a d e i r o a p o u c a s p e s s o a s . C r i e o hábito d e s a i r d e s e u escritório p e l o m e n o s três v e z e s p e l a manhã p a r a i n d a g a r a o s m e m b r o s d e s u a e q u i p e s e e l e s têm a l g u m a p e r g u n t a o u s e p r e c i s a m d e a l g u m a c o i s a . Além d e m o s t r a r s u a d i s p o n i b i l i d a d e , você d i m i n u i a s interrupções a o longo do dia. A v a l i e a importância d e c a d a interrupção: • T r a t a - s e d e a l g u m a c o i s a q u e você p r e c i s a r e s o l v e r i m e d i a t a m e n t e ? • Está r e l a c i o n a d a a a l g u m o b j e t i v o , p r i o r i d a d e o u

projeto-chave

e m q u e você está e n v o l v i d o ? • A solicitação é i m p o r t a n t e p a r a a t e n d e r a s n e c e s s i d a d e s d e u m cliente, colega o u m e m b r o de sua

equipe?

• É a l g o d e q u e s e u c h e f e , o u o líder d e s u a e q u i p e , t e m urgência? S e você não s o u b e r a r e s p o s t a a a l g u m a d e s s a s q u a t r o p e r g u n t a s , o u não p u d e r r e s o l v e r a l g u m a questão, não t e n t e

contempo-

rizar: e n c a m i n h e o p r o b l e m a a q u e m de direito. D e s e n v o l v a a h a b i l i d a d e d e " i n t e r r o m p e r a s interrupções" c o m delicadeza. A m e l h o r m a n e i r a d efazer isso s e m precisar usar p a lavras é se l e v a n t a r s e m p r e q u e u m visitante entrar. Resista à t e n tação d e s e s e n t a r , s o b p e n a d e i n c e n t i v a r u m a c o n v e r s a m a i s l o n ga. P r o p o n h a u m e n c o n t r o p a r a m a i s t a r d e , a f i m d e d i s c u t i r e m o a s s u n t o s e m distrações. B a r u l h o s também p o d e m a t r a p a l h a r o r i t m o d e t r a b a l h o . S e a s p e s s o a s começarem a c o n v e r s a r d o l a d o d e f o r a d e s u a s a l a , f e c h e

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

a p o r t a o u peça q u e s e reúnam e m o u t r o l u g a r . S e não a d i a n t a r , o u não p u d e r s e r f e i t o , u s e f o n e s d e o u v i d o o u tampões anti-ruído. Reuniões à distância, t i p o conference

call, são o u t r a f o n t e d e

interrupção. S e a e m p r e s a u s a r o s o f t w a r e d e a g e n d a m e n t o d o computador

p a r a s a b e r q u a n d o você s e e n c o n t r a

disponível,

p r o t e j a a s u a " h o r a d a s hortaliças" c o l o c a n d o u m a v i s o d e b l o q u e i o - s e f o r necessário, f i n j a q u e t e m u m a reunião n e s s a h o r a . A n a l i s e a s interrupções m a i s r e c e n t e s p a r a t e n t a r i d e n t i f i c a r a l g u m padrão: C o m q u e frequência você é i n t e r r o m p i d o ? Q u a n d o ? C o m o ? Será q u e é possível e s t a b e l e c e r u m c o n t r o l e d e interrupções? A b a i x o , m a i s três p r o p o s t a s d e caráter g e r a l : Respeite os outros: A n t e s d e i n t e r r o m p e r alguém,

sempre

p e r g u n t e s e a p e s s o a t e m u m m i n u t o disponível. E peça q u e o c o m p o r t a m e n t o s e j a recíproco. Estabeleça um "momento energético": N a próxima reunião c o m s u a e q u i p e , s u g i r a a criação d e períodos e m q u e a s i n t e r rupções e ruídos d e v a m s e r r e d u z i d o s a o mínimo. Não permita interrupções: Q u a n d o e s t i v e r t r a b a l h a n d o c o m tarefas d e alta prioridade, desligue seu telefone e o p r o g r a m a d e e - m a i l s . L e m b r e - s e : o u você c o n t r o l a a t e c n o l o g i a o u e l a c o n t r o l a você.

"Sempre avalie s u a s interrupções. E pergunte a você mesmo: Será que eu preciso realmente resolver isso agora?" COLEÇÃO DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL

DEIXE QUE SEUS O CONTROLEM

E-MAILS

GERENCIE SEUS

E-MAILS

E - m a i l s p o d e m ser i n s t r u m e n t o s eficientes p a r a p e d i r i n f o r m a ções, f o r n e c e r

dados solicitados, transmitir novidades,

realizar

t r o c a s q u e p r e c i s e m ser d o c u m e n t a d a s o u se c o m u n i c a r c o m m a i s de u m a pessoa a om e s m o t e m p o . M a s não esqueça: o e - m a i l é f r i o , i m p e s s o a l , destituído d e e m o ção.

É c o m u m o c o r r e r e m m a l - e n t e n d i d o s , pois aspessoas p o d e m

i n t e r p r e t a r s u a m e n s a g e m d e m a n e i r a d i v e r s a d a q u e você p r e t e n d e u dizer. U m t e l e f o n e m a é a m e l h o r opção q u a n d o o t o m e a inflexão d a v o z são i m p o r t a n t e s p a r a a m e n s a g e m . I d e m p a r a a s situações e m que é preciso dar u m a resposta urgente, o u q u a n d o o assunto prec i s a s e r d i s c u t i d o , o u m e s m o q u a n d o há n e c e s s i d a d e d e p r i v a c i d a d e . Estabeleça horários d e s u a conveniência p a r a v e r i f i c a r a c a i x a de entrada d e e-mails. Desligue sinais sonoros o u avisos d e que t e m correspondência p a r a e v i t a r distrações desnecessárias. Peça que lhe t e l e f o n e m e m vez d e passar e-mails q u a n d o

surgirem

questões e x i g i n d o u m a reação rápida. A o v e r i f i c a r s e u s e - m a i l s a c a d a manhã, p r o c u r e i d e n t i f i c a r o s mais importantes, que precisam de respostas imediatas. C o m p a r e a s m e n s a g e n s c o m a m e i a dúzia d e "hortaliças" q u e você c o l o c o u

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

e m s u a a g e n d a diária n a t a r d e a n t e r i o r , a n t e s d e d e c i d i r s e a l g u m a n o v a t a r e f a p o d e s e r c l a s s i f i c a d a c o m o "hortaliça" o u não. F o r m a t e s u a c a i x a d e e n t r a d a d e e - m a i l s d e m o d o q u e você p o s s a l e r i m e d i a t a m e n t e o a s s u n t o e a s três o u q u a t r o p r i m e i r a s l i n h a s d a m e n s a g e m . C r i e p a s t a s eletrônicas p a r a a r q u i v a r a s m e n s a g e n s i m p o r t a n t e s , c o m títulos c o m o " P r o v i d e n c i a r ação i m e d i a t a " , " E m a n d a m e n t o " , "Reuniões", " D e l e g a r " e " P r o j e t o s " .

Dentro

de cada u m a , crie subpastas, s e m p r e respeitando o sistema de classificação d e s e u a r q u i v o físico. Resolva l o g o seus e-mails. Passe o so l h o s p o r todas as m e n s a g e n s e a p a g u e o s spams e o u t r a s m a l a s d i r e t a s q u e só f a z e m t o m a r t e m p o . A seguir, responda conserve

o s assuntos

m a i s d oque u m a m e n s a g e m

m a i s i m p o r t a n t e s . Não não-respondida e m s u a

caixa de entrada. A r q u i v e asmensagens pendentes nas pastas certas, a f i m de m a n t e r livre a caixa de m e n s a g e n s e e c o n o m i z a r t e m p o . T o m e n o t a das mensagens q u e a r q u i v o u . Não u s e a s u a l i s t a d e m e n s a g e n s r e c e b i d a s c o m o u m a l i s t a d e t a r e f a s : v a i s e r a m e s m a c o i s a q u e e m p i l h a r papéis e m s u a e s c r i vaninha. S e você o b s e r v a r a l g u m padrão n a s m e n s a g e n s

que deletar o u

a r q u i v a r , crie filtros o uregras d eb l o q u e i o q u e as e n c a m i n h e m d i r e t a m e n t e p a r a a lixeira o u para a pasta certa. Tente retirar seu endereço d a s l i s t a s e mailings eletrônicos, a não s e r q u e você r e a l m e n t e precise p a r t i c i p a r delas. V e j a , a b a i x o , três o u t r a s m a n e i r a s d e g e r e n c i a r s e u s e - m a i l s c o m eficiência: Ensine os outros: Peça às p e s s o a s q u e c o l o q u e m o t e m a d o e - m a i l n a l i n h a " a s s u n t o " . Também i n s i s t a p a r a q u e a s três p r i m e i -

COLEÇÃO DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL

r a s l i n h a s j á l h e dêem a s informações necessárias s o b r e o q u e e l a s q u e r e m e q u a l é, e s p e c i f i c a m e n t e , o s e u p r a z o f i n a l . Evite a multitarefa: Não e s c r e v a e - m a i l s a o m e s m o t e m p o q u e f a l a a o t e l e f o n e . Faça u m a c o i s a d e c a d a v e z . I s s o e c o n o m i z a t e m p o n a s d u a s p o n t a s , além d e p e r m i t i r c o m e t e r m e n o s e r r o s . Responda prontamente: O i d e a l é r e s p o n d e r s e u s e - m a i l s n o m e s m o d i a e m q u e o s r e c e b e . N o mínimo, a c u s e o r e c e b i m e n t o ; c a s o contrário, o r e m e t e n t e poderá t e l e f o n a r o u s e g u i r e n v i a n d o m e n s a g e n s até q u e você r e s p o n d a . Q u a n d o f o r s e a u s e n t a r , u s e o r e c u r s o d e r e s p o s t a automática p a r a a c u s a r o r e c e b i m e n t o d e c a d a e-mail.

"0 e - m a i l é a forma de comunicação mais imprópria usada no local de trabalho atualmente." COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

DIGITE E ENVIE, DEPOIS

C O N T R O L E OS

PENSE

E-MAILS

C r i e o hábito d e e s c r e v e r t o d o s o s e - m a i l s e m 1 5 o u 3 0 m i n u t o s e e n v i a r o l o t e e m horários p r e d e t e r m i n a d o s . D e p o i s , f e c h e a págin a d o s e u c o r r e i o eletrônico e p a s s e p a r a s u a próxima t a r e f a . E u , p o r exemplo, prefiro responder minhas mensagens d i f e r e n t e s : a n t e s d a h o r a d o almoço e n o

final

e m d o i s horários

do expediente.

R e d i j a o s seus e-mails d em o d o a obter o s m e l h o r e s

resultados

e d a f o r m a m a i s rápida. E m g e r a l , a s p e s s o a s l e v a m c i n c o a d e z s e g u n d o s p a r a d e c i d i r s e vão r e s p o n d e r , a r q u i v a r o u a p a g a r

u m

e - m a i l . P a r a o destinatário, o i m p o r t a n t e é s a b e r três c o i s a s : • P o r q u e e u recebi este e - m a i l ? • O que eu preciso

fazer?

• Até q u a n d o e u t e n h o d e r e s p o n d e r ? A n t e s d e começar a e s c r e v e r , d e f i n a o propósito d e s e u e - m a i l u m a lista r e s u m i d a d o que precisa o u quer discutir é providencial, p o i s o a j u d a a ser c o n c i s o , d i r e t o e claro. Preencher

a linha "assunto" de m o d o adequado

é u m

ponto

f u n d a m e n t a l q u a n d o s e p r e t e n d e t e r eficiência. D e p e n d e n d o d o q u e e s t i v e r e s c r i t o , s e u e - m a i l v a i c h a m a r m a i s o u m e n o s atenção d o destinatário. É m e l h o r e s c o l h e r u m a f r a s e c o m o t e m a , não a p e nas u m a palavra.

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U m a d i c a : as p e s s o a s t e n d e m a l i d a r p r i m e i r o c o m o s e - m a i l s q u e p a r e c e m m a i s fáceis o u rápidos d e r e s p o n d e r . O u s e j a : s e u p r i m e i r o parágrafo p r e c i s a t e r , n o máximo, três l i n h a s . E s c r e v a

mensagens

c u r t a s , c o m a p e n a s a l g u n s parágrafos, s e m p r e q u e f o r possível. S e f o r e x t r e m a m e n t e necessário s e e s t e n d e r além d o espaço d e u m a tela ( m a x i m i z a d a ) , o p t e p o r i n c l u i r u m anexo. Isso v a i fazer c o m q u e s e u e - m a i l pareça m a i s fácil d e l e r o u d e r e s p o n d e r . N a t u r a l m e n t e , a p e s s o a precisará a b r i r o a n e x o p a r a t o m a r c i m e n t o d esua

conhe-

mensagem.

S e m p r e i n c l u a u m p r a z o p a r a a resposta, seja n a f o r m a de u m a p e r g u n t a o u d a s razões q u e o l e v a m a e s t a b e l e c e r e s s e p r a z o . M a r q u e seu e - m a i l c o m o u r g e n t e se ele f o r d ef a t o u r g e n t e . E x e m p l o : Se você concluir essa tarefa até sexta-feira, eu poderei seu pagamento

providenciar

na semana que vem.

Escreva suas mensagens

c o m o sefossem cartas o u m e m o r a n -

d o s . Não u s e a b r e v i a t u r a s o u símbolos n e m d i g i t e t u d o e m maiúsc u l a s o u minúsculas. P r e f i r a o s f o r m a t o s básicos; e v i t e papéis d e carta estampados e m u l t i c o l o r i d o s . O estilo e a l i n g u a g e m d e v e m s e r d e a c o r d o c o m o g r a u d e c o n h e c i m e n t o q u e você t e m d o d e s tinatário e / o u d o a s s u n t o e m p a u t a . Não e s c r e v a n a d a q u e não e s t e j a d i s p o s t o a d i z e r

pessoalmente.

E - m a i l s p o d e m ser u s a d o s c o m o p r o v a e m p r o c e s s o s j u d i c i a i s ; p o r i s s o , u s e o t e l e f o n e , s e o a s s u n t o f o r m u i t o sensível.

Crie uma assinatura que ajude os destinatários: I n c l u a o endereço d e s u a c a s a , s e u número d e t e l e f o n e e a l g u m o u t r o e - m a i l . Não u l t r a p a s s e o t a m a n h o d e s e i s l i n h a s ; o i d e a l é m e n o s . Dê instruções e encaminhe: S e você t i v e r n e c e s s i d a d e d e e n c a m i n h a r m e n s a g e n s , c o l o q u e s e u s próprios comentários n o a l t o ,

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

n a l i n h a d e a s s u n t o o u n o p r i m e i r o parágrafo. I s s o e c o n o m i z a o t e m p o d o destinatário e p r o d u z m e l h o r e s r e s u l t a d o s . " P S C " ( P a r a S e u C o n h e c i m e n t o ) não d i z m u i t a c o i s a . Sempre releia o que escreveu antes de apertar a tecla "enviar": C e r t i f i q u e - s e d e q u e a m e n s a g e m e s t e j a c o m p l e t a , c o e r e n t e e l o g i c a m e n t e o r g a n i z a d a . V e r i f i q u e a gramática e o s e r r o s d e o r t o g r a f i a . I n s t a l e correção ortográfica e m s e u s i s t e m a d e e - m a i l s p a r a ajudá-lo a p e g a r o s e r r o s , m a s não c o n f i e q u e o p r o g r a m a vá v e r i f i c a r t u d o p o r você.

"Considere cuidadosamente o que você escreve e quem poderá eventualmente ler s u a m e n s a g e m . Se o presidente da e m p r e s a r e c e b e s s e uma cópia de s e u e - m a i l , o que ele p e n s a r i a ? "

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DEIXE QUE O T E L E F O N E G E R E N C I E VOCÊ

GERENCIE AS LIGAÇÕES R E C E B I D A S Telefonemas p o d e m solapar completamente o planejamento d e seu tempo. M u i t a s chamadas

são desnecessárias o u d e m o r a m

m a i s d o q u e o necessário. O j e i t o é r e d u z i r o número d e ligações q u e você a t e n d e e o t e m p o d e duração d e c a d a c o n v e r s a . M a n t e n h a u m l i v r o d e registro para a n o t a r seus

telefonemas

d u r a n t e u m a s e m a n a . E s c r e v a a h o r a e a duração, o n o m e d e q u e m l h e t e l e f o n o u e o propósito d a c h a m a d a . D e p o i s , faça u m a avaliação: Q u a i s c h a m a d a s e r a m a b s o l u t a m e n t e necessárias? Você p o d e r i a t e r t r a n s f e r i d o a l g u m a s d e l a s ? S e r i a possível r e d u z i r o t e m p o g a s t o e m c a d a ligação? E v i t e a t e n d e r o t e l e f o n e d u r a n t e a " h o r a d a hortaliça", a não s e r q u e s e j a r e a l m e n t e necessário. S e você t i v e r u m a s s i s t e n t e ,

expli-

q u e a situação d e s u a a g e n d a l o g o n o princípio d a manhã, d e t a l m o d o q u e ele saiba d a r a p r i o r i d a d e certa a q u e m l h e t e l e f o n a r . S e você t r a b a l h a r s o z i n h o , l i g u e a secretária eletrônica. E x i s t e m a l g u n s r e c u r s o s p a r a a b r e v i a r o t e m p o d e u m a ligação. U m d e l e s é p e r g u n t a r i m e d i a t a m e n t e : " O q u e p o s s o f a z e r p o r você?" I s s o f a z c o m q u e o i n t e r l o c u t o r vá d i r e t o a o a s s u n t o . Faça p e r g u n t a s até d e t e r m i n a r c o m exatidão o propósito d a c h a m a d a . Então, d e c i d a até q u e p o n t o o t e l e f o n e m a s e r e l a c i o n a c o m s u a s p r i o r i d a d e s .

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

TELEFONE ECONVERSE, DEPOIS PLANEJE

CONTROLE AS CHAMADAS Q U E VOCÊ F A Z Estabeleça u m a o r d e m d e p r i o r i d a d e p a r a s u a s ligações telefón i c a s . D e s c u b r a q u a l é o m e l h o r m o m e n t o p a r a fazê-las e s e você r e a l m e n t e precisa falar c o m aquelas pessoas. Estabeleça horários específicos p a r a f a z e r s u a s c h a m a d a s .

Minha

sugestão é d e i x a r a s ligações m a i s i m p o r t a n t e s p a r a a p a r t e d a manhã e a s d e b a i x a p r i o r i d a d e p a r a o período d a s l l h 3 0 às 1 2 h o u p a r a o final d o d i a . A razão é s i m p l e s : a s p e s s o a s f a l a m m e n o s a o t e l e f o n e a n t e s d o almoço e a n t e s d a h o r a d e i r e m p a r a c a s a . S e você e s t i v e r t e l e f o n a n d o p a r a f o r n e c e r informações, e s c o l h a u m a h o r a e m q u e s a b e q u e a p e s s o a não estará p r e s e n t e e d e i x e u m a m e n s a g e m . É f u n d a m e n t a l dar feedback a todas asm e n s a g e n s receber,

que

d e preferência n o m e s m o d i a ( o p r a z o d e 2 4 h o r a s é

razoável). A m a n e i r a mais inteligente de economizar t e m p o e m cada cham a d a é p l a n e j a r - faça u m r a s c u n h o c o m o s a s s u n t o s q u e d e s e j a t r a t a r e b u s q u e a n t e c i p a d a m e n t e t o d a s a s informações necessár i a s . D e t e r m i n e o t e m p o q u e você e s p e r a g a s t a r c o m c a d a a s s u n t o e se m a n t e n h a d e n t r o d o que f o i planejado. A n t e c i p e as perguntas que a o u t r a pessoa p o d e fazer e prepare s u a s r e s p o s t a s , j u n t a m e n t e c o m q u a i s q u e r informações q u e p o s -

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s a m s e r necessárias. Além d e ágil, você v a i p a r e c e r m a i s p r o f i s s i o n a l . F i q u e d e o l h o n o relógio e a c o m p a n h e a duração d e s u a l i g a ção.

Veja, e m detalhes, o passo-a-passo d o telefonema ideal:

I n i c i e a c h a m a d a i n f o r m a n d o a razão, o u razões, d o t e l e f o n e m a ; d e p o i s , vá d i r e t o a o a s s u n t o e não s a i a d e l e . Q u a n d o você t i v e r a t i n g i d o o o b j e t i v o d e s u a c h a m a d a , c o n c l u a a conversa de m a n e i r a educada. Faça u m r e s u m o d o conteúdo d a c o n v e r s a e d e p o i s p e r g u n t e : "Isso i n c l u i u t u d o ? " S e a resposta f o r positiva, use m i n h a frase f a v o r i t a : " E u s e i q u e você está m u i t o o c u p a d o , p o r i s s o v o u deixálo e m paz..." S e a o u t r a p e s s o a e s t i v e r o c u p a d a d e m a i s p a r a f a l a r c o m você, c o m b i n e u m horário p a r a r e t o r n a r a c h a m a d a . S e p r e c i s a r d e i x a r u m a m e n s a g e m n a secretária eletrônica, s e j a b r e v e : f a l e d e v a g a r e c o m c l a r e z a p o r 1 5 a 3 0 s e g u n d o s , n o máximo. D e i x e s e u n o m e e número d e t e l e f o n e , a razão d a c h a m a d a , a m e l h o r h o r a p a r a darem retorno e u m prazo

final

p a r a f a l a r e m c o m você.

A q u i vão m a i s três m a n e i r a s d e f a z e r s u a s c h a m a d a s telefónicas: Tome notas em sua agenda geral: A n o t e t u d o q u e f o i f a l a d o , especialmente osacordos e compromissos.

Prefira deixar recado na secretária eletrônica: S e alguém s e o f e r e c e r p a r a t o m a r n o t a d e u m r e c a d o , p e r g u n t e s e é possível r e gistrá-lo n a secretária eletrônica - é m a i s s e g u r o e p e r m i t e q u e você d e i x e u m a m e n s a g e m m a i s d e t a l h a d a . " P r o v a v e l m e n t e s e r i a m a i s fácil p a r a você s e e u p u d e s s e d e i x a r u m a m e n s a g e m e m v i v a voz", diga

educadamente.

Retorne todas as chamadas de vendedores: D e i x e u m r e c a d o i n f o r m a n d o q u e não está i n t e r e s s a d o ( o u q u e retornará, c a s o

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s e i n t e r e s s e p e l o p r o d u t o ) . I s s o evitará q u e o s v e n d e d o r e s l i g u e m n o v a m e n t e . Vale a pena investir alguns segundos nisso.

"Em média, um telefonema não planejado leva cinco minutos a mais do que s e tivesse sido planejado. Planejar um telefonema pode ser tão fácil como fazer um esboço de 30 segundos do que você pretende dizer ou pedir." GARY

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L 0 C K W 0 0 D

FACA TUDO SOZINHO

DELEGUE TAREFAS

Delegar é u m a f o r m a m u i t o eficiente de gerenciamento de t e m p o . I n f e l i z m e n t e , nós não a e m p r e g a m o s c o m o deveríamos. E p o r q u e não? P o r q u e n o s a c h a m o s m a i s rápidos e m e l h o r e s que qualquer u m . Porque achamos que leva m u i t o t e m p o e

fica

cansativo explicar astarefas a serem delegadas. P o r q u e t e m o s m e d o d eq u e nossos colaboradores c o m e t a m erros - p i o r ainda, q u e e l e s façam t u d o c e r t o . A h , s i m . . . p o r q u e s o m o s c o n t r o l a d o r e s , i n c a p a z e s d e c o m p a r t i l h a r t a r e f a s , o u s i m p l e s m e n t e p o r q u e não confiamos e m nossos subordinados. E x i s t e m benefícios i m p o r t a n t e s n o a t o d e c o n f e r i r p o d e r e r e p r e s e n t a t i v i d a d e , t a n t o p a r a você c o m o p a r a s u a e q u i p e - além d o s simples g a n h o s n o g e r e n c i a m e n t o de t e m p o . Delegar tarefas p e r m i t e q u e você s e c o n c e n t r e n o q u e e x i g e s u a s h a b i l i d a d e s g e r e n c i a i s . Delegar é u m a f o r m a i m p o r t a n t e de desenvolver as habilidades d e s e u s c o l a b o r a d o r e s , a s s i m c o m o d e a u m e n t a r s u a motivação. D e m o n s t r a a i n d a s e u c o m p r o m i s s o d e m e l h o r a r a qualificação d e q u e m t r a b a l h a c o m você. A f i n a l , a p r i n c i p a l q u a l i d a d e d e u m gestor é justamente sua capacidade d e treinar equipes. Aceite o f a t o d e q u e o u t r o s p o d e m r e a l i z a r a l g u m a s t a r e f a s tão b e m q u a n t o você - t a l v e z até m e l h o r .

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A p r e n d a a d e l e g a r c o m inteligência, d e a c o r d o c o m a s s e g u i n t e s linhas-mestras: • Faça u m a l i s t a d e t o d a s a s t a r e f a s q u e estão s o b s u a r e s p o n s a b i lidade. • D e c i d a q u a i s t a r e f a s o u p r o j e t o s vão b e n e f i c i a r m a i s s u a e m p r e s a o u divisão ( t a r e f a s q u e têm s i g n i f i c a d o r e a l ) , q u a i s irão m e l h o r a r s u a s próprias h a b i l i d a d e s e / o u d e s e m p e n h o e q u a i s d e l a s beneficiarão m a i s o c o n h e c i m e n t o e a confiança d e u m d e s e u s subordinados. • Não d e l e g u e t a r e f a s m a l d e f i n i d a s e p r o j e t o s d e a l t o r i s c o , q u e e x i j a m e n v o l v i m e n t o o u decisões a d m i n i s t r a t i v a s . D e l e g a r é u m a a r t e , p o i s pressupõe a e s c o l h a d a p e s s o a c e r t a p a r a realizar d e t e r m i n a d a tarefa. C e r t i f i q u e - s e d eq u e ela t e n h a o t r e i n a m e n t o a d e q u a d o , além d e experiência e / o u

conhecimento

específico. D e i x e c l a r o p o r q u e e l a f o i e s c o l h i d a e q u a l é a i m p o r tância d o t r a b a l h o a s e r r e a l i z a d o . R e p a s s e o p r o j e t o c o m p l e t o , não a p e n a s a s p a r t e s q u e você não t e m v o n t a d e d e f a z e r . S e a c h a r q u e é difícil d e m a i s p a r a u m a só pessoa, d i v i d a o p r o j e t o e m partes e repasse cada u m a para pessoas diferentes. É f u n d a m e n t a l d e f i n i r b e m a tarefa e especificar o s resultados d e s e j a d o s , a s s i m c o m o a s s u a s e x p e c t a t i v a s . Forneça t o d a a o r i e n tação possível e dê e x e m p l o s d o q u e e s p e r a d a p e s s o a . Estabeleça p r a z o s r e a l i s t a s e , p o r segurança, m a r q u e u m e n c o n t r o n o m e i o d o c a m i n h o para discutir o progresso feito o u o sproblemas que surg i r e m . D e s s a f o r m a , você e v i t a a a n s i e d a d e d e ficar a t o d a h o r a v e r i ficando

c o m o está o a n d a m e n t o d o serviço. D e m o n s t r e confiança.

V e r i f i q u e se a pessoa e n t e n d e u r e a l m e n t e t o d o s o s detalhes d o

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projeto. Responda claramente todas as perguntas e,o que é mais i m p o r t a n t e , c o n f i r a a a u t o r i d a d e necessária p a r a q u e e l a p o s s a realizar o trabalho. N a h o r a da entrega, elogie o sresultados alcançados e faça críticas c o n s t r u t i v a s , s e f o r o c a s o . P a r a d e l e g a r i n t e l i g e n t e m e n t e , faça o s e g u i n t e : Delegue, não descarregue os problemas nos ombros dos outros: Dê r e s p o n s a b i l i d a d e

e motivação a s e u s

subordinados.

D e l e g a r é u m a d a s m a i s p o d e r o s a s f e r r a m e n t a s d e motivação. Demonstre confiança: Q u a n d o você d e l e g a r a l g u m a

coisa,

diga à pessoa q u e c o n f i a nela - e depois d e m o n s t r e isso d a n d o l i b e r d a d e p a r a q u e e l a a s s u m a p l e n a m e n t e a execução d a t a r e f a , o q u e pressupõe a r e s p o n s a b i l i d a d e

d edecidir quando

consultar

você, c a s o t e n h a a l g u m a dúvida o u s u r j a q u a l q u e r p r o b l e m a . Não a b r a mão d o c o n t r o l e d o p r o j e t o . Acompanhe a realização das tarefas: U t i l i z e s u a a g e n d a geral para a c o m p a n h a r

o a n d a m e n t o d a s t a r e f a s q u e você está

delegando.

"Há grandes homens que fazem os outros s e apequenarem. Mas um homem realmente grande faz com que todos t a m b é m s e sintam grandes." PROVÉRBIO

CHINÊS

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

FAÇA R E U N I Õ E S : É B O M P A R A O S NEGÓCIOS

P L A N E J E A S REUNIÕES DE MANEIRA EFICAZ T o d o s estão f a m i l i a r i z a d o s c o m a s características d a s reuniões i m p r o d u t i v a s . E l a s são g e r a l m e n t e m a i s l o n g a s , s e m p r e

deixam

a s s u n t o s p e n d e n t e s e , c l a r o , n u n c a são p l a n e j a d a s c o m antecedênc i a . P a r a c o m p l e t a r , o s p a r t i c i p a n t e s são d e s p r e p a r a d o s e não s e m o s t r a m d i s p o s t o s a t r a b a l h a r e m e q u i p e . O u seja, o r e s u l t a d o é sempre frustrante. P a r a m e l h o r a r o nível d e eficiência d e u m a reunião é p r e c i s o começar f a z e n d o u m p l a n e j a m e n t o m a i s e f i c i e n t e . A p r i m e i r a providência é q u e s t i o n a r a v e r d a d e i r a n e c e s s i d a d e d a q u e l a reunião e q u a l é o s e u o b j e t i v o . A s e g u n d a é d e f i n i r s e u propósito - f o r n e c e r informações, r e s o l v e r p r o b l e m a s , t o m a r decisões o u s i m p l e s m e n t e d e b a t e r i d e i a s . A t e r c e i r a é c a l c u l a r o c u s t o d e u m a reunião. É possível a t e n d e r s e u o b j e t i v o d e o u t r a m a n e i r a ? C o n s i d e r e a s a l t e r n a t i v a s . C a s o o propósito d o e n c o n t r o s e j a t r a n s m i t i r i n f o r mações, t a l v e z s e j a m e l h o r m a n d a r u m e - m a i l c o l e t i v o . S o m e n t e c o n v o q u e as pessoas q u a n d o tiver b o n s m o t i v o s p a r a isso. P o d e até p a r e c e r u m a decisão óbvia, m a s m u i t a s reuniões são a p e n a s pro forma,

s e m p r e u m a v e z p o r s e m a n a o u até t o d o s o s d i a s , n a

m e s m a hora, n o m e s m o lugar, n amesma... C o n v e n h a m o s , regul a r i d a d e e hábito não são b o a s razões p a r a j u s t i f i c a r reuniões.

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M a s , s e você d e c i d i r q u e a reunião é r e a l m e n t e necessária, u s e s u a f i n a l i d a d e p a r a d e f i n i r o s p a r t i c i p a n t e s , o t e m p o d e duração e a data. C h a m e s o m e n t e as pessoas envolvidas e explique

clara-

m e n t e p o r q u e c a d a u m a está s e n d o c o n v i d a d a . C o m i s s o , e l a s s e sentirão m a i s responsáveis e investirão e m u m a preparação m a i s cuidadosa. D e t e r m i n e a p a u t a , c o m o você p r e t e n d e t r a t a r c a d a a s s u n t o e o t e m p o q u e p r e t e n d e g a s t a r n e l e . A extensão d a reunião, i n c l u s i v e , depende disso. Tente concluir t u d o e m m e n o s d e9 0 m i n u t o s , p o r q u e e s s e é o l i m i t e d e atenção d e u m a p e s s o a n o r m a l . A l g u m a s p r o p o s t a s a d i c i o n a i s p a r a a organização d e reuniões: Questione a convocação de reuniões regulares: É i m p o r t a n t e s a b e r q u a l o o b j e t i v o d a reunião, e s p e c i a l m e n t e s e e l a

fizer

p a r t e d a r o t i n a . Reuniões r e g u l a r e s p o d e m s e r p r o d u t i v a s o u não. O i m p o r t a n t e é evitar perda de t e m p o . Saiba por que você foi convidado: D e s c u b r a c o m antecedênc i a o q u e e s p e r a m d e você. Você p o d e r i a e n v i a r u m s u b s t i t u t o o u f o r n e c e r a s informações necessárias s e m p r e c i s a r e s t a r p r e s e n t e ? S e r i a possível a s s i s t i r a p e n a s a u m a p a r t e d a reunião? Pense em termos de "investimento": Reuniões c u s t a m c a r o . Se o s p a r t i c i p a n t e s

fizerem

a conta (custo por m i n u t o ) , provavel-

m e n t e investirão m a i s t e m p o e e n e r g i a p l a n e j a n d o a s reuniões, a fim d e torná-las m a i s e f e t i v a s e e f i c i e n t e s .

"90% dos funcionários d i s s e r a m que metade do tempo gasto em reuniões poderia ter sido utilizado de forma mais produtiva. E l e s perdem, em média, 31 horas por mês participando de reuniões improdutivas."

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

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ESCOLHA UMA O

QUALQUER

HORA,

HORA

3 A G E N D E A S REUNIÕES DE MANEIRA EFICAZ A s s i m q u e você t i v e r p l a n e j a d o s u a reunião, m a r q u e t a n t o a h o r a d e começar c o m o a d e t e r m i n a r . N u n c a a g e n d e d o i s e n c o n t r o s p a r a o m e s m o d i a : eles a c a b a m s e n d o m e n o s e s t r u t u r a d o s , mais longos e pouco produtivos. E m g e r a l , é m a i s e f i c i e n t e r e u n i r a s p e s s o a s n o período d a t a r d e . Elas t e n d e m a sepreparar m e l h o r , u m a vez que p o d e m aproveitar a h o r a d o almoço p a r a

o s detalhes

finais. S e mcontar

que,

p r o v a v e l m e n t e , c o n s e g u i r a m r e s o l v e r pendências e d a r a n d a m e n to aos o u t r o s projetos d u r a n t e as q u a t r o p r i m e i r a s horas d o dia. A prática m o s t r a q u e é t o t a l m e n t e c o n t r a p r o d u c e n t e

marcar

reuniões n a s p r i m e i r a s h o r a s d o d i a , e s p e c i a l m e n t e às s e g u n d a s f e i r a s . A s t a r d e s d e s e x t a - f e i r a só f u n c i o n a m q u a n d o o o b j e t i v o é r e v i s a r o s p r o g r e s s o s d a s e m a n a e m o t i v a r a e q u i p e p a r a começar a próxima s e m a n a n o m e s m o r i t m o . S u g i r o m a r c a r o início d a s reuniões e m horários

quebrados:

1 4 h l 0 e m v e z d e 1 4 h . É o t a l f a t o r psicológico. P a r a m u i t a g e n t e , " 1 4 h " significa " m a i s o um e n o s 14h", m a s 2 h l 0 d e f i n i t i v a m e n t e representa 2 h l 0 . C r i e u m a a g e n d a p a r a a reunião e d e f i n a o s o b j e t i v o s

clara-

m e n t e . Q u a n t o m a i s específico você f o r , m a i s o s p a r t i c i p a n t e s

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COLEÇÃO DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL

manterão o f o c o . U s e o "princípio d a hortaliça" p a r a e s t a b e l e c e r a s p r i o r i d a d e s e d e t e r m i n e e m q u e horário c a d a a s s u n t o será t r a t a d o . D i s t r i b u a a p a u t a p e l o m e n o s u m d i a a n t e s d a reunião p a r a q u e todos

possam

s e p r e p a r a r . Também é i m p o r t a n t e d e f i n i r a s

funções d e c a d a u m . A q u i vão a l g u m a s p o s s i b i l i d a d e s : • Líder/facilitador: s u a função é c o n d u z i r a reunião d e a c o r d o c o m a agenda. • Secretário: responsável p o r f a z e r a m i n u t a d a reunião e d e p o i s a a t a , q u e será distribuída n o p r a z o d e 2 4 h após a reunião. • C o o r d e n a d o r : g a r a n t e q u e o s horários s e j a m c u m p r i d o s . • P o r t e i r o : e n c a r r e g a d o d e f e c h a r a p o r t a q u a n d o a reunião c o meçar e d e a b r i - l a p a r a o s a t r a s a d o s , i n f o r m a n d o - l h e s e m

que

pé s e e n c o n t r a a reunião. Envie u m lembrete a todos os participantes convocados a n t e s d o início d a reunião. A p r o v e i t e o b i l h e t e p a r a

30m

estrategica-

m e n t e r e i t e r a r a razão p e l a q u a l e l e s f o r a m c h a m a d o s . I s s o t a m bém p o d e s e r f e i t o n a a b e r t u r a d a reunião, g a r a n t i n d o a p a r t i c i pação d e t o d o s . V e j a c o m o s e c o m p o r t a r n a s reuniões d e t r a b a l h o :

Seja cauteloso ao assumir compromissos: Não s e c o m p r o m e t a a p a r t i c i p a r d e reuniões o u conferências telefónicas l o g o n o começo d a manhã; a b r a exceções p a r a "hortaliças" e emergências. E m p a r t i c u l a r , e v i t e c o m p r o m i s s o s n a s manhãs d e s e g u n d a - f e i r a e p a r t i c i p a r d e u m a reunião d e p o i s d a o u t r a - o i d e a l é r e s e r v a r a l g u m t e m p o p a r a s e r e c u p e r a r e também p a r a s e p r e p a r a r p a r a a seguinte.

Agende algum tempo livre depois de cada reunião: P l a n e j e o t e m p o de m o d o que possa ir ao banheiro, comer o u beber algu-

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

m a c o i s a e / o u c h e g a r a t e m p o e m s e u próximo

compromisso.

Você s e sentirá m a i s r e l a x a d o , e s p e c i a l m e n t e s e a reunião d e m o r a r além d o p r e v i s t o . Descubra a pauta da reunião: S e a p e s s o a q u e m a r c o u a r e u nião não d i s t r i b u i r a p a u t a d e a s s u n t o s c o m antecedência, peça u m a cópia. É f u n d a m e n t a l c o n h e c e r o r o t e i r o e o s a s s u n t o s

para

p o d e r s e p r e p a r a r . A s reuniões d e última h o r a , é c l a r o , não c o n t a m .

"Não existe momento ideal para s e m a r c a r uma reunião desnecessária." ANÓNIMO

COLEÇÀO DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL

CHAME AS PESSOAS E IMPROVISE

L I D E R E A S REUNIÕES DE MANEIRA EFICAZ O . k . , você p l a n e j o u e e s t a b e l e c e u a a g e n d a e a d a t a d a reunião c u i d a d o s a m e n t e . A g o r a , c o n d u z a - a d e m a n e i r a hábil e p e r s p i c a z . Escreva o s objetivos d o encontro e mu m q u a d r o o ue m u m bloco g r a n d e preso a u m cavalete colocado n aparte d i a n t e i r a d a s a l a , p a r a q u e o s p a r t i c i p a n t e s não t i r e m o s o l h o s d e l e s a s s i m q u e e n t r a r e m n a sala. C o m e c e n a h o r a m a r c a d a . Isso d e m o n s t r a a seriedade e o g r a u d e eficiência d a reunião. S i m p l e s m e n t e f e c h e a p o r t a e dê início a o p r i m e i r o i t e m d a a g e n d a . I n f o r m e a o s p a r t i c i p a n t e s q u e e l e s não p o d e m c h e g a r a t r a s a d o s . C o b r e m u l t a s , s e f o r necessário. Siga o r o t e i r o e m a n t e n h a u m a m i n u t a de t u d o o q u e f o r discut i d o . A p e s s o a responsável d e v e i n c l u i r a s f o r m a l i d a d e s ( d a t a , h o r a , líder, propósito e p a r t i c i p a n t e s ) e o s p o n t o s - c h a v e d a reunião. É s e m p r e recomendável r e l e m b r a r às p e s s o a s q u a i s são a s r e g r a s d e c o n d u t a e d e c i v i l i d a d e : t e m a s básicos c o m o o r e s p e i t o a o o u t r o , a importância d e e v i t a r distrações e d e m a n t e r o f o c o n a a g e n da proposta. R e c a p i t u l e r a p i d a m e n t e o q u e f o i d e c i d i d o n a reunião a n t e r i o r e faça u m r e s u m o d a s ações r e a l i z a d a s . Estabeleça u m a a t m o s f e r a d e eficiência.

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

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A t e n h a - s e à a g e n d a . A p r i n c i p a l razão p o r q u e a s reuniões não t e r m i n a m n a h o r a m a r c a d a é q u e o líder p e r d e o c o n t r o l e d a a g e n d a . O s a s s u n t o s e x t r a s q u e s u r g i r e m d e v e m ser t r a n s f e r i d o s p a r a u m a o u t r a reunião. Não s e esqueça d e e s c r e v e r o s p o n t o s p r i n c i pais o u as ideias q u e s u r g i r e m n o b l o c o o u n o q u a d r o b r a n c o . T e r m i n e n a h o r a m a r c a d a , o u a n t e s . L e m b r e à p e s s o a responsáv e l p e l a m i n u t a q u e é p r e c i s o f a z e r a a t a e d i s t r i b u i r cópias a o s p a r t i c i p a n t e s n o p r a z o máximo d e u m d i a . I s s o é e s p e c i a l m e n t e i m p o r t a n t e n o q u e s e r e f e r e às ações q u e f o r a m d e c i d i d a s . V e j a c o m o o s p a r t i c i p a n t e s d e v e m a g i r d u r a n t e a s reuniões: Respeite para ser respeitado: D e s l i g u e s e u c e l u l a r , p a g e r o u qualquer o u t r o dispositivo sonoro, evite qualquer c o m p o r t a m e n t o q u e p o s s a d i s t r a i r o s o u t r o s p a r t i c i p a n t e s e q u e não e s t e j a r e l a c i o n a d o c o m a reunião. Participe de acordo com as expectativas: S a i b a p o r q u e você f o i incluído n a reunião e p a r t i c i p e d e b o a v o n t a d e . Faça c o m

que

s u a presença t e n h a v a l i d o a p e n a e dê u m b o m e x e m p l o a o s d e m a i s . Saia na hora marcada: S e a reunião a t r a s a r , peça d e s c u l p a s e s a i a a t e m p o d e c o m p a r e c e r a s e u próximo c o m p r o m i s s o . Não deixe que o so u t r o s c o n t r o l e m seu t e m p o . Sua partida t r a n s m i t e a m e n s a g e m d e q u e t o d a reunião d e v e s e r e f i c a z e e f i c i e n t e .

"Ninguém sabe quando ocorreu a primeira reunião, mas dá para apostar que ela foi considerada longa demais por alguns participantes, mal organizada por outros e aborrecida por uns poucos - s e m contar os resultados, que, provavelmente, desapontaram a maioria." B A R B A R A J . S T R E I B E L

COLEÇÃO DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL

"O desperdício de tempo difere do desperdício material no sentido de que não pode s e r recuperado. A perda de tempo ocorre com muita facilidade, mas é muito difícil corrigi-la, porque o tempo perdido não s e torna tão evidente quanto um material desperdiçado, caído no chão." HENRY

FORD

COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO

Conheça o u t r o l i v r o d a Coleção D e s e n v o l v i m e n t o P r o f i s s i o n a l Networking: Desenvolva sua carreira criando bons relacionamentos DIANE

DARLING

E x e c u t i v o s e líderes e m p r e s a r i a i s b e m - s u c e d i d o s s e m p r e a p o n t a m a h a b i l i d a d e d e fazer n e t w o r k i n g c o m o u m a das m a i s poderosas f e r r a m e n t a s p a r a o sucesso p r o f i s s i o n a l . O desafio é t o r n a r - s e u m m e s t r e n a a r t e d e c u l t i v a r r e l a c i o n a m e n t o s q u e t r a g a m benefícios p a r a t o d o s o s envolvidos. E s s e é o p r i n c i p a l o b j e t i v o d e Networking: Desenvolva sua carreira criando bons relacionamentos - e n s i n a r c a d a p e s s o a a s u p e r a r a t i m i d e z , a m p l i a r s u a s conexões e c r i a r s e u próprio e s t i l o d e f a z e r n o v o s c o n t a t o s . E s s e l i v r o se b a s e i a n a i d e i a d e q u e t o d o m u n d o p o d e a p r e n d e r a f a z e r n e t w o r k i n g d e m a n e i r a eficaz. E t r a z 2 4 dicas p a r a desenvolver u m p r o g r a m a d e ações e n v o l v e n d o a s p e s s o a s q u e você c o n h e c e e a s q u e virá a c o n h e c e r - além d e u m p l a n e j a m e n t o estratégico p a r a você c o n s e g u i r o q u e d e s e j a , e n q u a n t o a j u d a o s o u t r o s a também r e a l i z a r e m s e u s d e s e j o s . P a r a i s s o , é necessário, e n t r e o u t r a s c o i s a s : • A p r e n d e r a s m e l h o r e s estratégias d e n e t w o r k i n g • S u p e r a r seus m e d o s • Controlar sua linguagem corporal • U l t r a p a s s a r seus l i m i t e s • Descobrir oportunidades • R e l a c i o n a r - s e c o m inteligência • A v a l i a r seus c o n t a t o s • D e s e n v o l v e r u m a tática d e aproximação

Conheça outros títulos da Editora Sextante 1. OOO l u g a r e s p a r a conhecer

a n t e s de m o r r e r , d e Patrícia S c h u l t z

A História - A Bíblia c o n t a d a como u m a só história do começo a o fim, de T h e Z o n d e r v a n C o r p o r a t i o n A última g r a n d e lição, d e M i t c h A l b o m C o n v e r s a n d o c o m os espíritos e Espíritos e n t r e nós, d e J a m e s V a n Praagh D e s v e n d a n d o os segredos d a l i n g u a g e m c o r p o r a l e P o r que os homens f a z e m sexo e as m u l h e r e s f a z e m a m o r ? , d e A l l a n e B a r b a r a Pease E n q u a n t o o a m o r não v e m , d e I y a n l a V a n z a n t Faça o que t e m de ser f e i t o , d e B o b N e l s o n F o r a de série - O u t l i e r s , d e M a l c o l m G l a d w e l l Jesus,

o m a i o r psicólogo que já e x i s t i u , d e M a r k W . B a k e r

M a n t e n h a o seu cérebro vivo, d e L a u r e n c e K a t z e M a n n i n g R u b i n M i l d i a s em V e n e z a , d e M a r l e n a d e B l a s i M u i t a s vidas,

m u i t o s mestres, d e B r i a n W e i s s

Não t e n h a medo

de ser chefe,

N u n c a d e s i s t a de seus sonhos nantes, de A u g u s t o C u r y O monge

de Bruce Tulgan e P a i s b r i l h a n t e s , professores

fasci-

e o executivo, de James C . H u n t e r

O P o d e r do A g o r a , d e E c k h a r t T o l l e O que t o d a m u l h e r i n t e l i g e n t e deve saber, Sokol O s segredos

d e S t e v e n Cárter e J u l i a

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P o r que os homens

a m a m as m u l h e r e s poderosas?,

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ColecãoDesenvolvimento

PROFISSIONAL

uai para a p r i m o r a r s e u d e s e m p e n h o Quem

não q u e r s e r m a i s e f i c i e n t e - f a z e r m a i s c o m o

mesmo

t e m p o e o s m e s m o s r e c u r s o s disponíveis? T o d o m u n d o , é c l a r o . N a d a m e l h o r d o q u e u m l i v r o q u evai d i r e t o a oa s s u n t o p a r a

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c o b r i r a s m e l h o r e s e s t r a t é g i a s p a r a a l c a n ç a r o s u c e s s o q u e você deseja. Como

se tornar

mais

organizado

e produtivo

apresenta u m a

série d e f e r r a m e n t a s , i d e i a s e d i c a s p a r a você p l a n e j a r s e u

cotidia-

n o d e m a n e i r a i n t e l i g e n t e . E n s i n a também a d e s e n v o l v e r u m p l a n e j a m e n t o d i á r i o e s e m a n a l q u e irá r e d u z i r a p r e s s ã o d o s p r a z o s e ajudá-lo a m a n t e r u m a r o t i n a

produtiva.

A p l i c a n d o a s 2k l i ç õ e s s u g e r i d a s n e s t e l i v r o , você v a i a p r e n d e r a se dedicar a o q u e é mais importante

e a gerenciar

s u a vida

p e s s o a l e p r o f i s s i o n a l - c o m m a i s competência. V e j a

-

algumas

sugestões: • Estabelecer m e t a s e definir • Pensar d eforma

prioridades

realista

• Planejar seu trabalho e delegar • Preparar uma agenda

detalhada

• Não d e i x a r n a d a p a r a

depois

tarefas

• L i m i t a r a s interrupções • Controlar e-mails e telefonemas • A g e n d a r e l i d e r a r reuniões d e m a n e i r a

eficaz

Ken Zeigler é e s p e c i a l i s t a e m g e r e n c i a m e n t o zação

e

produtividade.

Formado

d etempo,

organi-

e m Administração

e e m Publicidade

pela

Universidade

de Minnesota

e Finanças

Universidade

d e Illinois, e l e f o iu m alto executivo d e e m p r e s a s

multinacionais como Hughes, Quaker Oats e Merrill Lynch

pela antes

d e s e d e d i c a r à a t i v i d a d e d e c o n s u l t o r . K e n r e s i d e e m Cornélius, Carolina d o Norte, c o ms u aesposa Mary Beth e seus dois Zachary

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