Coleção VOCE SA

V a l e a p e n a i n t e r r o m p e r o q u e está f a z e n d o p a r a l i d a r c o m a q u e l e n o v o a s s u n t o ? O u você poderá r e t o r n a r a ligação e m u m m o m e n t o m a i s a d e q u a d o e de a c o r d o c o m a p r i o r i d a d e q u e a cham a d a d e f a t o possui? Há a i n d a a p o s s i b i l i d a d e de alguém a t e n d e r a c h a m a d a p a r a v o cê, o u p o r q u e é de b a i x a p r i o r i d a d e o u p o r q u e você não dispõe d a informação necessária. Nesse caso, dê o n o m e e o t e l e f o n e d a pessoa q u e p o d e a j u d a r s e u i n t e r l o c u t o r . O u t r a n s f i r a a c h a m a d a p a r a essa pessoa. Seguem mais alguns conselhos: • E c o n o m i z e t e m p o u s a n d o sua secretária eletrônica d e m a n e i r a mais efetiva. • M o d i f i q u e s u a m e n s a g e m d i a r i a m e n t e o u , p e l o m e n o s , u m a vez p o r s e m a n a , a fim d e a v i s a r às pessoas q u e estão t e l e f o n a n d o qual é a agenda do dia, o u d a semana. • Peça aos i n t e r l o c u t o r e s q u e "façam a g e n t i l e z a " d e d e i x a r seus n o m e s , números, razões p a r a a c h a m a d a e a m e l h o r h o r a p a r a você r e t o r n a r o t e l e f o n e m a . ( E x p l i q u e - l h e s que, a g i n d o a s s i m , v o cê será m a i s ágil n o feedback - q u e m sabe, já d i s p o n d o d a s o l u ção o u d a informação desejada.) • A p r e s e n t e opções p a r a ser e n c o n t r a d o f o r a d o escritório: o u t r o núm e r o de t e l e f o n e o u de u m pager, o n o m e e número de o u t r a pessoa q u e poderá atender m e l h o r seu p e d i d o o u seu telefone pessoal. A b a i x o , m a i s três sugestões p a r a g e r e n c i a r as ligações recebidas: S i m p l i f i q u e e s e j a e f i c i e n t e : D i g a às pessoas q u a l é o m e l h o r horário p a r a f a l a r e m c o m você e q u a i s d e v e m e v i t a r . Também ofereça o s n o m e s e números d e colegas d e t r a b a l h o a q u e m seria m e l h o r c o n t a t a r d o q u e a você.

COLEÇÃO D E S E N V O L V I M E N T O

PROFISSIONAL

I n s i s t a e m p e d i r o básico: Q u a n d o alguém l h e disser " V o u l h e t e l e f o n a r depois", r e s p o n d a l o g o " T u d o b e m , m a s , se não m e e n c o n t r a r , d e i x e s e u n o m e e número, l e m b r e - m e d o m o t i v o d e seu t e l e f o n e m a e i n d i q u e o m e l h o r horário p a r a e u l h e r e t r i b u i r a chamada." D e t e r m i n e u m horário p a r a d a r f e e d b a c k : Isso é especialm e n t e i n t e l i g e n t e n o caso d e ligações d e b a i x a p r i o r i d a d e . E m geral, o m e l h o r q u e t e m a fazer é j u n t a r t o d a s as c h a m a d a s p a r a o período e n t r e as l l h 3 0 e 1 2 h , o u então p a r a o f i n a l d a t a r d e .

E m média, m e t a d e j d o s t e l e f o n e m a s c o m e r c i a i s não s e r e f e r e a negócios. 0 t e l e f o n e é u m a interrupção. Você pára d e t r a b a l h a r q u a n d o ele toca... P o r t a n t o , vai t e r de d a r u m jeito de a p H e n d e r c o m o g e r e n c i a r isso." COMO S E TORNAR MAIS ORGANIZADO E PRODUTIVO