Cómo ser organizado cuando trabajas freelance para no quedarte sin contratos

Cómo ser organizado cuando trabajas freelance para no quedarte sin contratos


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Una de las grandes ventajas que nos ofrece trabajar como freelancers es la flexibilidad de los horarios, pero también es cierto que uno de los más grandes riesgos es quedarte sin contratos en los qué trabajar.
Muchos freelancers tenemos varios clientes, trabajamos en varios proyectos y cada uno de ellos tiene sus propias características y duración de tiempo. Es por ello que aquí aplica el concepto de si no trabajas, no comes.
Ahora bien, ¿cómo podemos organizarnos de forma tal que no nos quedemos sin trabajo cuando somos freelancers?.
Organiza tu día
Esto es quizá lo más difícil, sobre todo porque si tienes varios clientes, éstos pueden aparecer a cualquier hora del día y esperan que estés disponible para ellos.
¿Qué puedes hacer? Primero que todo, deja claro desde el principio tu rango de disponibilidad y respétalo tú mismo. Es decir, si acordaste estar disponible de 2:00 pm a 4:00 pm, no lo atiendas fuera de ese horario (a menos que sea algo urgente, claro)
Otra cosa que puedes hacer es estudiar a tu cliente: a qué hora se conecta, a qué hora se pone en contacto contigo, cuándo se marcha, etc. Así puedes organizarte mejor tu día y no fallarle a tu cliente.
Responde los emails importantes inmediatamente

Aunque muchas personas insisten en que lo mejor es revisar la bandeja de entrada una o dos veces al día, yo no estoy muy de acuerdo con dejar acumular los emails, sobre todo si son concernientes al trabajo.
¿Qué puedes hacer para distinguir los emails importantes?
Es simple, no uses tu email personal para comunicaciones del trabajo. Si te llega un email a tu cuenta personal, bien puede ser de trabajo, o de la familia, los amigos, etc., y aquí sí que puedes perder tiempo valioso a lo largo del día revisando el buzón.
En cambio, si tienes un correo electrónico exclusivo para el trabajo, sabrás que cada email que llegue allí es valioso y responderlo de forma inmediata puede ser la gran diferencia entre que te contraten o no. Créeme, eso pasa.
Yo he ido un poco más lejos. He creado varios usuarios en Google Chrome y utilizo un email diferente para cada uno de los contratos a largo plazo que tengo. Ojo con esto, no te estoy diciendo que abras un nuevo email para cada contrato que consigas, no. Lo que te digo es que si tienes un cliente que te contrató a largo plazo, crea una cuenta exclusivamente para él o ella.
Si usas Gmail y Google Chrome, te recomiendo la extensión Checker Plus for Gmail. Te avisa de nuevos emails al momento e incluso puedes configurarlo para que te los lea. Genial, ¿no? 
Ideas, anotaciones, listas y recordatorios en un solo lugar
Suele pasarnos que probamos una herramienta nueva para determinada función y nos gusta. Y luego otra, y luego otra… O bueno a mí me pasa. Al final del día tenía mis anotaciones en un lado, los recordatorios en otro, las listas de tareas en otro y era CAÓTICO.
Yo te recomiendo que uses herramientas integradas, que cubran todas o al menos la mayoría de tus necesidades. Ahora mismo estoy usando Evernote, aunque también recomiendo Springpad. En ambas puedes guardar marcadores, listas, notas, agregar archivos, etc.
De todo lo que he probado, me quedo con esas dos. Si conoces otra, cuéntame 
El que mucho abarca, poco aprieta

Con este refrán lo que quiero decirte es no te comprometas a trabajar más de lo que realmente puedes.
Claro que es fácil aceptar un proyecto tras otro, sobre todo porque cada uno deja una cantidad importante de dinero, PERO te verás en un aprieto si no cumples con los plazos estipulados o no tomas en cuenta los contratiempos que puedan surgir (enfermedad, fallas eléctricas o de internet, desastres naturales o incluso la muerte de un ser querido).
No todos los clientes son pacientes y a muchos no les temblará el pulso para despedirte y dejarte un pésimo feedback en tu perfil profesional. Así que concéntrate, piensa bien en tu tiempo y aprende a decir NO.
Construye relaciones a largo plazo con tus clientes
Recibes dos invitaciones de clientes: la primera es una oferta de trabajo a precio fijo que al finalizar te dejará una buena suma de dinero. La segunda es un trabajo de medio tiempo a largo plazo. ¿Cuál escoges? No sé tú, pero yo escogería la segunda. Y ya te explico por qué.
Como trabajadora freelance, además del empleo yo también busco construir una relación a largo plazo con mis clientes. Esto me da tranquilidad pues conozco a mi cliente y sé cómo trabajar con él, además, siempre es bueno tener un trabajo constante que te permita pagar las cuentas, ¿no?.
Puedes organizar mejor tu agenda e invertir tu tiempo libre en alguna actividad o incluso en un trabajo a precio fijo o a corto plazo, todo es posible.
Lleva bien las cuentas

Si mujer prevenida vale por dos, entonces freelancer prevenido vale por diez. Muchos recibimos pagos semanales por nuestro trabajo, por lo que es muy fácil sentirnos ricos por unos días y despilfarrar, sobre todo si eres novato (sí, sí me pasó ).
Mi consejo es apunta los ingresos y los gastos y, si es posible, usa alguna aplicación de contabilidad que se ajuste a tus necesidades. Sobre todo si pagas alquiler o eres cabeza de hogar, por ejemplo, sabes lo importante que es saber en qué gastamos el dinero. Y si eres negado para las matemáticas (como esta servidora) entonces con más razón lleva bien las cuentas.
Invierte tiempo en ti mismo
Cuando trabajas desde casa eres responsable de varias cosas con respecto a tu tiempo: de tu hora de descanso, tu tiempo libre y tus vacaciones. Debes ser organizado y honesto en este aspecto, porque si tienes un cliente a largo plazo que no se entera que te has ido de vacaciones, créeme que no encontrarás buenas noticias a tu regreso.
Piensa también que si agendas unas vacaciones para determinado mes, entonces estarás más motivado para trabajar y te organizarás mejor. Además, ¡Te lo mereces!