Control y Monitoreo de Proyectos

10 DE FEBRERO DE 2014

MONITORIZACION Y CONTROL DEL PROYECTO PROCESO PARTE DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS CMMI

DIEGO HIDALGO TANDICORP Carlos Tobar y Eloy Alfaro

Contenido 1

MONITORIZACIÓN Y CONTROL DEL PROYECTO .................................................................... 1 1.1

Monitorizar el proyecto frente al plan .......................................................................... 1

1.1.1

Monitorizar los parámetros de planificación del proyecto ................................... 1

1.1.2

Monitorizar los compromisos ............................................................................... 2

1.1.3

Monitorizar los riesgos del proyecto..................................................................... 2

1.1.4

Monitorizar la gestión de los datos ....................................................................... 2

1.1.5

Monitorizar la involucración de las partes interesadas ........................................ 3

1.1.6

Llevar a cabo las revisiones del progreso .............................................................. 3

1.1.7

Llevar a cabo las revisiones de hitos ..................................................................... 3

1.2

Gestionar las acciones correctivas hasta su cierre ........................................................ 4

1.2.1

Analizar los Problemas .......................................................................................... 4

1.2.2

Llevar a cabo las acciones correctivas ................................................................... 4

1.2.3

Gestionar las acciones correctivas ........................................................................ 5

1 MONITORIZACIÓN Y CONTROL DEL PROYECTO El propósito de la Monitorización y Control del Proyecto (PMC) es proporcionar una comprensión del progreso del proyecto para que se puedan tomar las acciones correctivas apropiadas, cuando el rendimiento del proyecto se desvíe significativamente del plan. Un plan de proyecto documentado es la base para la monitorización de las actividades, la comunicación del estado y la toma de acciones correctivas. El progreso se determina principalmente comparando los atributos de los productos de trabajo y de las tareas, el esfuerzo, el coste y el calendario reales, con el plan en los hitos o niveles de control establecidos en el calendario del proyecto o en la estructura de descomposición del trabajo (WBS). Una visibilidad adecuada del progreso permite llevar a cabo las acciones correctivas de manera oportuna cuando el rendimiento se desvíe significativamente del plan. Una desviación es significativa si, cuando se deja sin resolver, impide al proyecto cumplir con sus objetivos. Existen dos metas específicas para realizar el proceso de monitorización y control del proyecto:  

Monitorizar el proyecto frente al plan. Gestionar las acciones correctivas hasta su cierre.

1.1 Monitorizar el proyecto frente al plan El progreso y el rendimiento reales del proyecto se monitorizan frente al plan de proyecto.

1.1.1 Monitorizar los parámetros de planificación del proyecto Los parámetros de planificación del proyecto constituyen los indicadores típicos del progreso y del rendimiento del proyecto, e incluyen atributos de los productos de trabajo y de las tareas, el coste, el esfuerzo y el calendario. Los atributos de los productos de trabajo y de las tareas incluyen el tamaño, la complejidad, el nivel de servicio, la disponibilidad, el peso, la forma, el ajuste y la función. Debería considerarse la frecuencia de monitorización de los parámetros. La monitorización normalmente implica medir los valores reales de los parámetros de la planificación del proyecto, comparar los valores reales con los estimados en el plan e identificar las desviaciones significativas. El registro de los valores reales de los parámetros de planificación del proyecto incluye registrar la información contextual asociada para ayudar a comprender las medidas. Esta tarea tiene algunas subpracticas que ayuda a cumplir la meta: 

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Monitorizar el progreso frente al calendario.- Esta subprácticas incluye normalmente: o Medir periódicamente el grado de avance real de las actividades e hitos. o Comparar el grado de avance real de las actividades e hitos frente al calendario del plan de proyecto. o Identificar las desviaciones significativas de las estimaciones del calendario del plan de proyecto. Monitorizar los costes y el esfuerzo empleado en el proyecto.- La cual incluye: o Medir periódicamente el esfuerzo y los costes reales incurridos y el personal asignado. o Comparar el esfuerzo, los costes, el personal y la formación reales con las estimaciones y el presupuesto del plan de proyecto. o Identificar las desviaciones significativas del presupuesto y las estimaciones del plan de proyecto.

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Monitorizar los atributos de los productos de trabajo y de las tareas.- Incluye: o Medir periódicamente los atributos reales de los productos de trabajo y de las tareas (y los cambios a estos atributos), tales como el tamaño, la complejidad o los niveles de servicio. o Comparar los atributos reales de los productos de trabajo y de las tareas (y los cambios a estos atributos) con las estimaciones del plan de proyecto. o Identificar las desviaciones significativas de las estimaciones del plan de proyecto. Monitorizar los recursos proporcionados y los recursos utilizados. Monitorizar el conocimiento y las habilidades del personal del proyecto.- La cual incluye: o Medir periódicamente la adquisición de conocimiento y de las habilidades por el personal del proyecto. o Comparar la formación real obtenida con la documentada en el plan de proyecto. o Identificar las desviaciones significativas de las estimaciones del plan de proyecto. Documentar las desviaciones significativas en los parámetros de planificación del proyecto.

1.1.2 Monitorizar los compromisos Monitorizar los compromisos frente a aquellos identificados en el plan de proyecto. Esta tarea tiene algunas subpracticas que ayuda a cumplir la meta:   

Revisar los compromisos (tanto externos como internos) con regularidad. Identificar los compromisos que no se han cumplido o que están en riesgo significativo de no cumplirse. Documentar los resultados de las revisiones de los compromisos.

1.1.3 Monitorizar los riesgos del proyecto Monitorizar los riesgos frente a aquellos identificados en el plan de proyecto. Esta tarea tiene algunas subpracticas que ayuda a cumplir la meta:  



Revisar periódicamente la documentación de riesgos en el contexto del estado y de las circunstancias actuales del proyecto. Modificar la documentación de riesgos, a medida que se va disponiendo de información adicional.- A medida que avanzan los proyectos (especialmente los proyectos de larga duración u operación continua), surgen nuevos riesgos. Es importante la identificación y el análisis de estos nuevos riesgos. Comunicar el estado de los riesgos a las partes interesadas relevantes.- Algunos ejemplos de estados del riesgo son: o Un cambio en la probabilidad de que suceda el riesgo. o Un cambio en la prioridad del riesgo.

1.1.4 Monitorizar la gestión de los datos Las actividades de gestión de los datos deberían monitorizarse para asegurar que se están cumpliendo los requisitos de dicha gestión. Dependiendo de los resultados de la

monitorización y de los cambios en los requisitos, situación o estado del proyecto, puede ser necesario replanificar las actividades de gestión de los datos del proyecto. Esta tarea tiene algunas subpracticas que ayuda a cumplir la meta:  



Revisar periódicamente las actividades de gestión de los datos frente a su descripción en el plan de proyecto. Identificar y documentar las cuestiones significativas y sus impactos.-Un ejemplo de una cuestión significativa es cuando las partes interesadas no tienen el acceso a los datos del proyecto que necesitan para cumplir sus roles como partes interesadas relevantes. Documentar los resultados de las revisiones de las actividades de gestión de los datos.

1.1.5 Monitorizar la involucración de las partes interesadas La involucración de las partes interesadas debería monitorizarse para asegurar que se producen las interacciones apropiadas. Dependiendo de los resultados de la monitorización y de los cambios en los requisitos, de la situación o del estado del proyecto, puede ser necesario replanificar la involucración de las partes interesadas. Esta tarea tiene algunas subpracticas que ayuda a cumplir la meta:   

Revisar periódicamente el estado de la involucración de las partes interesadas. Identificar y documentar las cuestiones significativas y sus impactos. Documentar los resultados de las revisiones del estado de la involucración de las partes interesadas.

1.1.6 Llevar a cabo las revisiones del progreso Las revisiones del progreso son revisiones del proyecto para mantener informadas a las partes interesadas relevantes. Estas revisiones del proyecto pueden ser informales y pueden no estar especificadas explícitamente en los planes del proyecto. Esta tarea tiene algunas subpracticas que ayuda a cumplir la meta: 



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Comunicar con regularidad a las partes interesadas relevantes el estado de las actividades y los productos de trabajo asignados.- Los gerentes, el personal, los clientes, los usuarios finales, los proveedores y otras partes interesadas relevantes se incluyen en las revisiones según proceda. Revisar los resultados de la recogida y del análisis de las medidas para controlar el proyecto.- Las mediciones revisadas pueden incluir medidas de la satisfacción del cliente. Identificar y documentar las cuestiones y las desviaciones significativas frente al plan. Documentar las peticiones de cambio y los problemas identificados en los productos de trabajo y en los procesos. Documentar los resultados de las revisiones. Seguir las peticiones de cambio y los informes de problemas hasta su cierre.

1.1.7 Llevar a cabo las revisiones de hitos Los hitos son eventos o momentos preplanificados en los cuáles se lleva a cabo una revisión minuciosa del estado para comprender cómo se están cumpliendo los requisitos de las partes interesadas (si el proyecto incluye un hito en el desarrollo, entonces se lleva a cabo la revisión para asegurar que se están cumpliendo los supuestos y los requisitos asociados con ese hito).

Los hitos pueden estar asociados con el proyecto global o con un tipo o caso de servicio particular. Los hitos, por lo tanto, pueden estar basados en eventos o basados en el calendario. Las revisiones de los hitos se planifican durante la planificación del proyecto y normalmente son revisiones formales. No es necesario que las revisiones de progreso y las revisiones de hitos se realicen por separado. El propósito de ambas revisiones se puede abordar en una única revisión. Por ejemplo, una única revisión de replanificación puede evaluar el progreso, las cuestiones y el rendimiento a lo largo de un periodo de tiempo planificado (o hito) frente a las expectativas del plan. Esta tarea tiene algunas subpracticas que ayuda a cumplir la meta: 

   

Llevar a cabo las revisiones de hitos con las partes interesadas relevantes en puntos significativos del calendario del proyecto, como por ejemplo, a la finalización de las fases seleccionadas.- Los gerentes, el personal, los clientes, los usuarios finales, los proveedores y otras partes interesadas relevantes se incluyen en las revisiones de hitos según proceda. Revisar los compromisos, el plan, el estado y los riesgos del proyecto. Identificar y documentar las cuestiones significativas y sus impactos. Documentar los resultados de la revisión, los elementos de acción y las decisiones. Seguir los elementos de acción hasta su cierre.

1.2 Gestionar las acciones correctivas hasta su cierre Las acciones correctivas se gestionan hasta su cierre cuando el rendimiento o los resultados del proyecto se desvían significativamente del plan.

1.2.1 Analizar los Problemas Recopilar y analizar los problemas y determinar acciones correctivas para su tratamiento. Esta tarea tiene algunas subpracticas que ayuda a cumplir la meta: 

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Recopilar los problemas para su análisis.- Algunos ejemplos de problemas a recopilar son: o Problemas descubiertos cuando se realizan las revisiones técnicas, la verificación y la validación. o Desviaciones significativas en los parámetros de planificación del proyecto respecto a las estimaciones en el plan del proyecto. o Compromisos (tanto internos como externos) que no se han cumplido. o Cambios significativos en el estado de los riesgos. o Problemas de acceso, recogida, privacidad o seguridad de los datos. o Problemas de representación e involucración de las partes interesadas. o Supuestos en la transición del entorno, de la herramienta o del producto (u otros compromisos del cliente o del proveedor) que no se han dado. Analizar las cuestiones para determinar la necesidad de acciones correctivas

1.2.2 Llevar a cabo las acciones correctivas Llevar a cabo la acción correctiva sobre las cuestiones identificadas. Esta tarea tiene algunas subpracticas que ayuda a cumplir la meta:

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Determinar y documentar las acciones apropiadas necesarias para tratar los problemas identificadas. Algunos ejemplos de acciones potenciales son: o Modificar la declaración del trabajo. o Modificar los requisitos o Modificar las estimaciones y los planes. o Renegociar los compromisos. o Añadir recursos. o Cambiar los procesos. o Modificar los riesgos del proyecto Revisar y obtener acuerdos con las partes interesadas relevantes sobre las acciones a tomar. Negociar los cambios a los compromisos internos y externos

1.2.3 Gestionar las acciones correctivas Esta tarea tiene algunas subpracticas que ayuda a cumplir la meta:   

Monitorizar las acciones correctivas hasta su finalización. Analizar los resultados de las acciones correctivas para determinar su eficacia. Determinar y documentar las acciones apropiadas para corregir las desviaciones producidas en los resultados planificados debido a las acciones correctivas realizadas.

Nota: Las lecciones aprendidas como resultado de tomar acciones correctivas pueden ser entradas a los procesos de planificación y de gestión de riesgos.

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