DE AUTORIA DO DOUTOR CARLOS BAPTISTA DA COSTA

TEXTO DE APOIO AOS ESTUDANTES

CONTROLO INTERNO PROCEDIMENTOS DE CONTROLO EM ÁREAS-CHAVE DAS EMPRESAS

ADAPTADO DO LIVRO “INTRODUÇÃO À AUDITORIA CONTABILÍSTICA” DE AUTORIA DO DOUTOR CARLOS BAPTISTA DA COSTA EDIÇÃO APC–LISBOA–1979

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Índice

2

1. Introdução ao controlo interno

3

1.1.

Controlo administrativo

3

1.2.

Controlo contabilístico

3

1.3.

Objetivos do controlo interno

4

1.4.

Custo versus benefícios dum sistema de controlo interno

4

2. Elementos fundamentais do controlo interno

5

2.1.

Definição de autoridade e responsabilidade

5

2.2.

Segregação dos deveres

5

2.3.

Adoção de provas e conferências independentes

5

2.4.

Utilização dos serviços de um auditor interno

5

3. Procedimentos de controlo interno em áreas-chave das empresas

6

3.1.

6

Controlo interno relativo às disponibilidades em caixa e nas contas bancárias

3.1.1. Caixa pequena ou caixa de despesas miúdas

6

3.1.2. Recebimentos

7

3.1.3. Pagamentos

11

3.1.4. Reconciliações bancárias

12

3.2.

18

Controlo interno relativo ao ciclo das vendas e contas a receber

3.2.1. Expedição e faturação

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3.2.2. Registo das contas a receber

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3.2.3. Crédito e cobrança

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3.3.

23

Controlo interno relativo aos inventários

3.3.1. Procedimentos

23

3.3.2.Instruções para as contagens físicas

27

3.4.

Controlo interno relativo ao ativo fixo tangível

33

3.5.

Controlo interno relativo ao ciclo das compras e contas a pagar

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3.5.1. Rotina das compras

36

3.5.2. Registo das contas a pagar

37

3.6.

38

Controlo interno relativo ao processamento das remunerações do pessoal

3.6.1. Registos de emprego ou cadastro do pessoal

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3.6.2. Cálculo das horas trabalhadas

38

3.6.3. Compilação das folhas de salário

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3.6.4. Pagamento de salários

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Referência bibliográfica

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CONTROLO INTERNO 1. INTRODUÇÃO AO CONTROLO INTERNO Ao falar-se das funções do auditor interno diz-se que uma das suas tarefas é fornecer informações acerca da eficácia do sistema de controlo interno. Por outro lado, das normas de auditoria emitidas pelas principais organizações internacionais da profissão consta a necessidade de o auditor externo proceder ao estudo e avaliação do sistema de controlo interno, sobretudo, como base para a determinação da profundidade dos procedimentos de auditoria a adotar. O controlo interno, que é apenas uma parte do sistema total de controlo, costuma ser dividido em (*): 1.1. Controlo administrativo Inclui, embora não se limite, o plano de organização e os procedimentos e registos que se relacionam com os processos de decisão que conduzem à autorização das transações pela administração. Tal autorização é uma função da administração diretamente associada com a capacidade de alcançar os objetivos da organização sendo o ponto de partida para o estabelecimento de um controlo contabilístico sobre as transações. 1.2. Controlo Contabilístico Compreende o plano da organização e os registos e procedimentos que se relacionam com a salvaguarda dos ativos e com a confiança que inspiram os registos contabilísticos de modo a consequentemente proporcionarem uma razoável certeza de que: a) As transações são executadas de acordo com uma autorização geral ou específica da administração; b) As transações são registadas de modo a: — Permitirem a preparação de demonstrações financeiras em conformidade com pressupostos básicos e normas de contabilidade e de relato financeiro geralmente aceites ou com qualquer outro critério aplicável a tais demonstrações; — Manterem um controlo sobre os ativos. c) O acesso aos ativos é apenas permitido de acordo com autorização da administração; d) Os registos contabilísticos dos ativos são periodicamente comparados com esses mesmos ativos sendo tomadas ações apropriadas sempre que se encontrem quaisquer diferenças. (*) Statement on Auditing Procedure 54 - «The Auditor’s Study and Evaluation of Internal Control» (AICPA).

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1.3. Objetivos do Controlo Interno Resumidamente, pode pois dizer-se que o controlo interno compreende todos os métodos e procedimentos que têm como objetivos principais salvaguardar os ativos das empresas e conseguir a precisão e integridade dos registos contabilísticos e consequentes demonstrações financeiras. Há no entanto quem vá mais longe no que concerne aos objetivos do controlo interno os quais, para o IIA-The lnstitute of lnternal Auditors (*), são assegurar: — A confiança e integridade da informação; — A conformidade com as políticas, planos, procedimentos, leis e regulamentos; — A salvaguarda dos ativos; — A utilização económica e eficiente dos recursos; — A realização dos objetivos estabelecidos para as operações ou programas. 1.4. Custo versus Benefícios dum Sistema de Controlo Interno De qualquer modo, o estabelecimento e manutenção dum sistema de controlo interno é uma das mais importantes responsabilidades da administração de uma empresa, havendo no entanto que ter em consideração o seu custo, o qual, obviamente, não deverá exceder os benefícios que advirão da implantação do sistema. Tais benefícios consistem fundamentalmente em reduzir a possibilidade de acontecerem irregularidades e/ou erros se bem que muitos destes possam não ser imputados a má-fé mas resultarem de diversas circunstâncias (incompreensão das instruções escritas, negligência, etc.). A eficácia de um sistema de controlo interno depende pois, e fundamentalmente, da segregação de funções se bem que tal sistema possa não resultar no caso de existir conflito entre os intervenientes, qualquer que seja a posição que ocupem na empresa. Pode pois concluir-se que por mas sofisticado que seja um sistema de controlo interno, a segurança não é absoluta, embora, da sua existência resultem grandes probabilidades de não acontecerem erros e/ou irregularidades.

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2. ELEMENTOS FUNDAMENTAIS DO CONTROLO INTERNO Existem determinados fatores básicos e importantes no estabelecimento de um sistema adequado de procedimentos contabilísticos e de controlo interno. 2.1. Definição de autoridade e responsabilidade As funções de todo o pessoal dentro duma organização, incluindo aquele com funções contabilísticas, devem ser fixadas e limitadas dentro do possível. A delineação de atividades deve ser variável e flexível numa pequena ou média empresa, ao contrário do que deve acontecer numa grande empresa onde tais atividades devem ser cuidadosamente definidas através de manuais ou procedimentos escritos. 2.2. Segregação de deveres Dum ponto de vista geral, entende-se por segregação de deveres o facto de as funções contabilística e operativa deverem estar de tal modo separadas que urna pessoa não possa simultaneamente ter o controlo físico e o registo de qualquer bem ativo. Isto obriga a que determinadas funções (compras, fabricação, vendas, etc.) sejam da responsabilidade de alguém que nada tenha a ver com o departamento de contabilidade. Inclusivamente, dentro deste último departamento deverá haver segregação de funções de tal modo que não seja possível, por exemplo, que a pessoa que manuseia valores tenha acesso às contas correntes. 2.3. Adoção de provas e conferências independentes O objetivo deste elemento de controlo interno é não só actuar sobre os métodos e dispositivos do sistema implantado, mas também sobre o trabalho que cada um executa, a fim de se obter o mínimo de erros possível. 2.4. Utilização dos serviços de um auditor interno Quando a dimensão duma empresa justifica a existência de um ou vários auditores internos, deverá programar-se por escrito um plano de ações a desenvolver, de onde conste, de entre outras atribuições, por exemplo, a observação da efetividade dos procedimentos contabilísticos e das medidas de controlo interno, a inspeção física dos inventários, a confirmação de saldos de terceiros, a análise das reconciliações (bancárias, de clientes, de fornecedores, etc.), estudos sobre obsolescência de inventários, etc. Note-se que, dum ponto de vista hierárquico o auditor interno deve depender-se diretamente da administração. Indicam-se de seguida, e por área, algumas das medidas de controlo interno (e respetivas razões) que se reputam de mais importantes. Como já foi mencionado, há que ter em especial atenção o tipo e a dimensão da empresa quando se pretende implantar ou aperfeiçoar um sistema de controlo interno. (*) «Standards for the Professional Practice of Internal Auditing» (IIA).

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3. PROCEDIMENTOS DE CONTROLO INTERNO EM ÁREAS-CHAVE DAS EMPRESAS 3.1. Controlo Interno Relativo às Disponibilidades em Caixa e nas Contas Bancárias 3.1.1. Caixa pequena ou caixa de despesas miúdas Procedimento: A caixa de despesas miúdas deve funcionar em sistema de fundo fixo. Razão: Limita o montante de valores em caixa: permite manter atualizados os registos contabilísticos, pode ser facilmente verificado de surpresa uma vez que o dinheiro existente mais os documentos pagos deverá ser, em qualquer momento, igual ao fundo fixo. Procedimento: Dever-se-ão observar as seguintes condições no que respeita a todos os documentos de caixa: a) Adequado suporte para todos os tipos de pagamento; b) Assinado pelo beneficiário; c) De tal modo escritos (por exemplo em tinta e por extenso e algarismos) que seja difícil possíveis alterações; d) Aprovados por um empregado responsável; e) Cancelados com os documentos de suporte, de modo a que não possam ser novamente utilizados. Razão: a) As exceções permitem desvios fáceis na categoria excluída; b) O Caixa deve ter a quitação da sua responsabilidade; c) Impede que os montantes sejam aumentados fraudulentamente: as palavras são difíceis de alterar; d) Necessidade duma aprovação para controlar a despesa; e) Impede uma possível reapresentação fraudulenta. Procedimento: A responsabilidade da caixa deve pertencer a uma única pessoa. Razão: Haver duas ou mais pessoas responsáveis permite, em caso de irregularidades, endossar culpas mutuamente. Procedimento: Os cheques para reembolso do fundo fixo devem ser emitidos à ordem do Caixa. Razão: Se o Caixa perder o cheque do reembolso quem quer que o levante será forçosamente obrigado a falsificar um endosso. Procedimento: O fundo fixo deve ser verificado de surpresa por um empregado responsável e independente (v.g. auditor interno). Razão: Útil como dissuasivo de irregularidades.

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Procedimento: O Fundo fixo deve estar limitado a um montante razoável e as despesas pagas em dinheiro não devem ultrapassar um valor determinado. Razão: O dinheiro em caixa deve ser mínimo. Grandes pagamentos devem ser feitos em cheque ou através de transferência bancária. Quanto mais pequeno foi o fundo fixo, menor será a tentação de desviar valores. Procedimento: Nos deveres do Caixa não devem estar previsto acessos a: a) Remessas de clientes ou outras entregas; b) Registos contabilísticos. Razão: a) A fim de evitar substituição, por outros fundos, de dinheiro retirado; b) A fim de evitar lançamentos que cubram irregularidades. Procedimento: No momento do pagamento deve fazer-se uma adequada conferência dos documentos de despesa. Razão: Verificar que os documentos são fidedignos, merecendo pois total confiança. Procedimento: Quando o Caixa está autorizado a pagar cheques pessoais dos empregados: a) Tais pagamentos deverão ser aprovados por um empregado responsável; b) Tais cheques deverão ser emitidos à ordem da Empresa e rapidamente depositados. Razão: a) A possibilidade de se efectuarem pagamentos deste tipo inflaciona o fundo para além do mínimo suficiente para as necessidades da empresa; b) De outro modo é mais fácil cobrir irregularidades. Procedimento: Se o Caixa tem em seu poder valores próprios pertencentes a empregados, ordenados não levantados, etc., tale valores deverão ser registados independentemente. Razão: Impedir que tais valores sejam utilizados para cobrir irregularidades no fundo fixo. 3.1.2. Recebimentos Procedimento: Quando o cliente efectua pagamentos pessoalmente: a) Dever-se-ão usar talões (de máquinas registadoras ou de livros de talonários) como prova do recebimento do dinheiro; b) A conferência de tal prova deve ser feita por um empregado não diretamente relacionado no recebimento do dinheiro ou seu posterior depósito no Banco;

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c) O total dos talões deverá estar de acordo com os depósitos bancários; d) A numeração dos talões deverá ser impressa tipograficamente e a sua emissão controlada; e) Todas as cópias canceladas deverão ser justificadas em sequência; f) O dinheiro proveniente dos recebimentos deverá ser integral e diariamente depositado no Banco; g) Deve existir uma conta, cujo saldo deve ser regularmente analisado, relativa a «sobras» ou «falhas» a qual deverá ser saldada contra uma conta de resultados, após autorização apropriada; h) As existências de todos os talonários devem ser devidamente controladas. Razão: a) b) c) As cópias dos talões entregues aos clientes como recibo devem ser conferidas com os resumos a fim de que o total depositado esteja de acordo com o total dos resumos, pois, caso contrário, o dinheiro pode ser desviado; d) e) A omissão de talões permitiria que o correspondente montante fosse desviado. Portanto os cancelamentos devem ser seguidos do mesmo modo que os espaços em branco em sequência; f) Atrasos encorajam uma utilização abusiva dos fundos; g) Normalmente não deverá existir qualquer saldo; é necessária uma análise regular porque doutro modo não existiria um controlo real. A transferência das «sobras» e das «falhas» regularmente para urna conta de resultados reforça o controlo; h) A utilização de talonários fora de sequência pode ser aproveitada para cobrir desvios de dinheiro. Procedimento: Quando o cliente efectua pagamentos pelo correio: a) A correspondência deve ser aberta por um empregado independente daqueles que são diretamente responsáveis pela preparação dos depósitos bancários ou Lançamentos nas contas dos clientes; b) O empregado que abre a correspondência deve preparar uma Listagem detalhada dos recebimentos; c) Todos os cheques recebidos devem ser cruzados. Se algum estiver ao portador dever-seá apor um carimbo com o nome da Empresa. Em qualquer dos casos será útil a aposição dum carimbo «Válido só para depósito» ou «Para levar em conta»; d) Os montantes registados e depositados devem ser conferidos com o registo de entradas (alínea b)) por alguém que não seja responsável peto depósito no Banco ou pelos lançamentos nas contas dos clientes (v.g. auditor interno). Razão: a) Para que o dinheiro seja retirado e o registo de entradas seja falsificado tornar-se-á necessário a existência de conluio; b) Impede que aqueles que manuseiam valores omitam débitos a caixa a fim de cobrirem dinheiro retirado; c) Assegura que os cheques apenas possam ser depositados na conta da Empresa. O cruzamento deverá indicar o nome e dependência do Banco;

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d) Deve ser verificado independentemente e em detalhe, ou no mínimo testado, pois, de outro modo o controlo descrito na alínea b) não seria eficaz. Procedimento: Se os caixeiros-viajantes estiverem autorizados a fazerem cobranças: a) Os recibos emitidos devem ser numerados em série; b) As cobranças devem ser prontamente depositadas. Razão: a) Deste modo as cobranças feitas pelos caixeiros-viajantes podem ser controladas; b) Impede que os caixeiros-viajantes utilizem receitas para fins próprios antes da prestação de contas. Procedimento: As receitas diárias devem ser: a) Registadas sem exceção, indicando o dia do recebimento; b) Depositadas intactas e diariamente e verificada a sua efectivação por um empregado responsável. Razão: a) b) Um pronto depósito é urna salvaguarda essencial contra furto e impede acumulação de valores. Procedimento: Os impressos dos recibos devem: a) Ter numeração sequencial e impressas tipograficamente; b) Ser guardados em local seguro: c) Ser controlados através dum registo; d) Ser verificadas regularmente as existências não utilizadas; e) Ser feitos por um empregado e remetidos por outro; f) Ser todos justificados, incluindo os originais e os cancelados. Razão: Como os devedores exigirão um recibo oficial, um apropriado controlo dos impressos de recibo será uma efectiva salvaguarda não só para a Empresa como também para o devedor, no que concerne a desvios de dinheiro recebido. Na realidade quanto maior for a divisão de funções mais efetivo será o controlo. Procedimento: As funções das pessoas que manuseiam fundos devem ser tais que: a) Não lhes seja necessário ter acesso a contas correntes de devedores e/ou extractos enviados aos mesmos; b) Nada tenham a ver com: 1. Entrega de mercadorias 2. Envio de faturas 3. Análise ou controlo de contas já vencidas 4. Autorização de crédito

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5. Escrituração das fichas de razão 6. Reconciliações bancárias 7. Possuir à sua guarda o registo de recibos. Razão: Teoricamente qualquer pessoa com acesso a fundos pode desviá-los. O dissuasivo é a certeza de rápida descoberta. As funções daqueles que manuseiam valores deverão portanto ser arranjadas de tal modo que eles não possam: a) Modificar as contas correntes dos devedores e/ou os seus extractos b) 1. Omitir o registo de entregas de mercadorias 2. Suprimir faturas 3. Ocultar um valor que devido a um crédito de caixa ser omisso, deveria assim mostrar um valor já vencido 4. Fazer deliberadamente «vista grossa» a contas vencidas 5. Cancelar débitos por contrapartida de resultados 6. Ocultar diferenças entre as entradas de valores e os depósitos nos bancos 7. Emitir recibos fraudulentos. Procedimento: O duplicado do talão de depósito, depois de autenticado pelo banco, deve ser verificado por um empregado que seja independente da pessoa diretamente responsável por seu preenchimento e da pessoa que depositou os valores no banco. Razão: Se o talão de depósito, devidamente autenticado pelo Banco for rigorosamente verificado com os recebimentos de valores, estes não poderão ser depositados a menos sem que tal seja notado mais rapidamente que quando a reconciliação bancária mensal for preparada. Procedimento: Quando cheques depositados ou valores à cobrança são devolvidos pelo Banco, as funções da pessoa que os recebe não devem estar relacionadas com a tesouraria nem com contas correntes de devedores e respetivos extratos. Razão: Um cheque devolvido pode ser subsequentemente cobrado por um empregado (se previamente não tiver sido cruzado) sobretudo se ele puder omitir o novo depósito e cobrir a omissão na conta ou extracto do devedor. Procedimento: Os cheques pós-datados (o mesmo que pré-datados) devem estar devidamente guardados até serem depositados e contabilizados quando recebidos. Razão: A fim de evitar que se perca o controlo sobre os cheques pós-datados, estes deverão estar sujeitos aos mesmos cuidados que as letras a receber em carteira. Procedimento: As cobranças feitas por sucursais devem ser depositadas numa conta bancária que apenas possa ser movimentada pela sede. Razão: As cobranças feitas pelas sucursais podem ser uma fonte fecunda de fraudes. Procedimento: A abertura das contas bancárias deve ser autorizada pela Administração. Razão: Salvaguarda necessária a fim de que os cheques cruzados a favor da Empresa não possam ser pagos através duma conta não autorizada.

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Procedimento: As letras a receber em carteira deverão estar à guarda dum empregado independente das pessoas diretamente responsáveis pelo recebimento de valores. Razão: É fundamental que tais ativos não possam ser convertidos de modo a proporcionar cobertura temporária para afastamento de dinheiro. 3.1.3. Pagamentos Procedimento: Das pessoas autorizadas a sacar cheques (pelo menos duas conjuntamente) urna delas não deve ser responsável pelos registos das transações, pela caixa nem pela autorização de documentos de despesa. Razão: Assegurar uma completa independência de pelo menos uma pessoa. Procedimento: A distribuição dos cheques não deve ser feita pelo empregado responsável pelos registos mencionados no procedimento anterior. Razão: Origina quebra de controlo. Os cheques depois de assinados devem ser diretamente enviados à secção de correspondência para os remeter aos beneficiários. Procedimento: Não deverão ser assinados cheques em branco, mesmo que a Empresa se obrigue com duas assinaturas. Razão: Em tais casos não há controlo no momento em que se efetua o pagamento. Embora tais cheques possam vir a ser controlados, tal poderá acontecer tardiamente. Procedimento: Aos cheques cancelados deve imediatamente inutilizar-se o respetivo selo deixando o número intacto. Tais cheques deverão ficar agrafados ao respetivo talonário («canhoto»). Razão: Evita o seu possível pagamento indevido e possibilita posterior controlo. Procedimento: Na emissão de cheques dever-se-á utilizar o dispositivo denominado «protetor de cheques» (perfuração dos algarismos mecanicamente). Razão: Evita alteração fraudulenta do montante e dispensa o preenchimento do extenso. Procedimento: Logo que os cheques são assinados pela segunda pessoa, os respetivos documentos de suporte (que deverão ser identificados pelo número do cheque) devem ser imediatamente cancelados (por exemplo através da aposição dum carimbo de «PAGO»). Razão: Evita a substituição dos documentos e a sua reapresentação com outro cheque a outras pessoas que também tenham poderes para assinar. Procedimento: Os documentos de suporte devem ter a evidência de terem sido examinados pelas pessoas que assinaram os cheques. Razão: Desencoraja negligente assinatura dos cheques.

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Procedimento: Os documentos devem ser aprovados para pagamento por um empregado independente daquele que inicia o processo de pagamento. Razão: Obriga a que haja conluio para que se efetuem pagamentos fraudulentos. Procedimento: Só deve ser feito pagamento de documento original, nunca de cópia/ fotocópia. Razão: Evita-se a hipótese de se efetuarem pagamentos em duplicado. 3.1.4. Reconciliações bancárias Procedimento: As reconciliações bancárias devem ser feitas mensalmente e de maneira formal por uma pessoa não relacionada com contas correntes, rnanuseamento de valores ou com poderes para assinar cheques (v.g. auditor interno). Razão: Permite um controlo efetivo sobre as contas bancárias e rápida deteção de possíveis irregularidades. Por outro lado se a pessoa que efetua as reconciliações tem qualquer das funções mencionadas, perde-se a conferência que deve existir sobre os valores movimentados e registados. Procedimento: Os extratos bancários devem ser recebidos diretamente pela pessoa que prepara as reconciliações. Razão: A fim de evitar alterações fraudulentas ou substituição por extratos forjados. Procedimento: Quando na reconciliação surgem itens pendentes por um período longo: a) Tais itens deverão ser investigados (no caso de cheques, através de correspondência com o beneficiário); b) No caso de a troca de correspondência não resultar, dever-se-á instruir o Banco para não efetuar o pagamento, fazendo o respetivo estorno Razão: Permitir que tais operações (itens) não surjam indefinidamente nas reconciliações. Nota: Nas páginas a seguir sugerem-se alguns modelos que poderão ser úteis ao controlo das disponibilidades em Caixa e nas Contas Bancárias, nomeadamente; modelo de Ordem de Pagamento; modelo de Regulamento de Fundo Fixo, bastante simples; modelo de Folha de Controlo de Fundo Fixo; modelo de Folha de Controlo de Contas bancárias, que serve também de modelo de Folha de Controlo de Caixa (basta trocar o nome banco para caixa); modelo de Folha de Reconciliação Bancária.

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EMPRESA ABC, S.A.

ORDEM DE PAGAMENTO

OP Nº: Data:

/

/

Valor Bruto:

.

$

Pague-se a:

_______________________________________________________________________

O montante de:

_______________________________________________________________________

Referente a:

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Cálculos

Contabilização

Pagamento D/C

Valor Bruto:

__.____$___

+ IVA:

__.____$___

CONTA

COD.IVA

ANAL/TER

VALOR

Banco/Ch.nº ______

Caixa/Doc.nº ______ - IUR:

__.____$___

Valor Líquido: __.____$___

Elaborado por

F.Fixo/Doc.nº ______

Conferido por

Autorizado por

RECIBO Data:

/

/

Recebemos da EMPRESA ABC, S.A. o valor desta Ordem de Pagamento.

Nome entidade recebedora Nome pessoa que recebeu

Carimbo da entidade recebedora

OBS: A Ordem de Pagamento deve ter junta justificativos do pagamento, mormente a factura. É mais adequado o beneficiário do pagamento emitir recibo separado.

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EMPRESA ABC, S.A. REGULAMENTO DO FUNDO FIXO 1. Criação Com efeito imediato, é criado o fundo fixo de caixa do departamento administrativo e financeiro da empresa. 2. Montante O montante estabelecido para o fundo é de 10.000$00 (dez mil escudos). 3. Responsabilidade O responsável pelo fundo é o chefe do departamento, ficando, no entanto, o mesmo à guarda do tesoureiro ou outro trabalhador indicado, em caso de ausência prolongada do tesoureiro. 4. Limites na utilização O fundo servirá para pagar despesas de valor inferior a 1.000$00 (mil escudos) por cada fatura ou recibo, sendo interdito o desdobramento das faturas ou recibos com o objetivo de contornar esta regra. 5. Reposição O fundo deve ser reposto sempre que atinja 70-80% do seu montante e obrigatoriamente no último dia útil do exercício mensal, trimestral ou anual, conforme estabelecido na empresa. 6. Forma de reposição O fundo será sempre reposto através de cheque à ordem do tesoureiro ou do trabalhador indicado, em caso de ausência prolongada do tesoureiro. 7. Contabilização A conta do 118-Fundo fixo de caixa deve ser movimentada somente pela criação, aumento, redução ou extinção do fundo. Pela reposição deve ser debitada a correspondente conta da classe 6 ou outra conta aplicável e creditada a conta 12-Depósitos à ordem aplicável. 8. Controlo Sempre que possível, o tesoureiro ou trabalhador que tiver o fundo à sua guarda não deve estar afeto ou ser afetado às tarefas de registo contabilístico. Por outro lado, o responsável pelo fundo deve providenciar contagem ou verificação periódica do fundo, de forma não programada, e obrigatoriamente no último dia útil do exercício, estabelecido pela empresa. __________, __ de _______ de ______ Administração

_________________________

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EMPRESA ABC, S.A. FOLHA DE FUNDO FIXO Folha nº ____/20XX Item

Dia

Documento

Descrição

Entrada

Saída

Transporte Criação do Fundo Fixo de Caixa

Saldo 0,00

1

1/12 Chq nº750220

2

4/12 Fatura-recibo nº 2134 Compra de 2 tubos de cola

10.000,00 220,00

10.000,00 9.780,00

3

4/12 Fatua-recibo nº487872 Recarga de telemóvel

200,00

9.580,00

4

9.580,00

5

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9.580,00 Total/A transportar

Elaborado por: __________________________________________

10.000,00

420,00

9.580,00

Visto por: _________________________

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EMPRESA ABC, S.A. FOLHA DE BANCO - BCA - CONTA Nº _______________ MÊS: Dezembro / 20XX Item

Dia

Documento

Descrição

Entrada

Saída

Transporte 1

02/12 TD nº 123456

Depósito das vendas do dia 1/12

2

02/12 Cheque nº 430220

Trocatintas, Lda

3

04/12 Cheque nº 430221

Pagamento IRPS

Saldo 245.130,00

56.000,00

301.130,00 120.000,00

181.130,00

7.350,00

173.780,00

4

173.780,00

5

173.780,00

6

173.780,00

7

173.780,00

8

173.780,00

9

173.780,00

10

173.780,00

11

173.780,00

12

173.780,00

13

173.780,00

14

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173.780,00

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173.780,00

37

173.780,00

38

173.780,00

39

173.780,00

40

173.780,00

41

173.780,00 Total/A transportar

Elaborado por: __________________________________________

56.000,00

127.350,00

173.780,00

Visto por: _________________________

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EMPRESA ABC S.A. FOLHA DE RECONCILIAÇÃO BANCÁRIA

Banco:

MÊS/ANO

Conta n.º: Saldo do extracto bancário em:

Mais:

0,00

Depósitos não creditados pelo banco e Outros documentos não creditados pelo banco:

0,00 0,00

Menos:

Cheques não descontados no banco e Outros documentos não debitados pelo banco:

0,00 0,00

Menos:

Valores creditados pelo banco mas ainda não debitados na contabilidade:

0,00 0,00

Mais:

Encargos e outros valores debitados pelo banco mas ainda não creditados na contabilidade:

0,00

Saldo da contabilidade em: OBS: A reconciliação bancária está muito provavelmente correcta se A = B Elaborado por:

Visto por:

A=>

0,00

B=>

0,00

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3.2. Controlo Interno Relativo ao Ciclo das Vendas e Contas a Receber 3.2.1. Expedição e faturação Procedimento: As encomendas dos clientes devem ser sujeitas a uma revisão e aprovação antes de serem satisfeitas: a) Pelo departamento de vendas; b) Pelo departamento de crédito. Razão: a) A fim de se impedir a aceitação de encomendas que não possam ser cumpridas e também para verificar as condições de venda; b) Para efeitos de controlo do crédito e possível risco quanto à concessão do mesmo. Procedimento: A secção de expedição deve emitir uma guia de expedição interna por todos os bens que sejam levados aos clientes. Razão: Serve como justificativo da saída de mercadorias e para ser conferida com a fatura e com a guia de remessa. Procedimento: A fatura, guia de remessa e a nota de requisição ao armazém devem ser preparadas simultaneamente. Razão: Poupança de tempo. Evita erros resultantes de discrepâncias entre tais documentos. Procedimento: No caso de se não seguir o procedimento anterior, a fatura deverá ser minuciosamente conferida com a guia de remessa. Razão: Fica-se com a certeza de que o cliente será debitado por todas as mercadorias enviadas. Procedimento: As faturas (que devem ser pré-numeradas tipograficamente e exercido controlo sobre todos os números) devem ser feitas por alguém independente dos departamentos de tesouraria, contas correntes - clientes e expedição. Razão: Evita-se que surjam faturas com objetivo de cobrir desfalques de caixa ou de «stocks». Procedimento: As faturas devem ser conferidas, depois de feitas por pessoa independente (e que também não pertença a nenhum dos departamentos mencionados no procedimento anterior) no que concerne a preços, somas, multiplicações, impostos, se os houver, e com a nota de encomenda do cliente. Razão: O principal objetivo é verificar a sua correção e também impedir a emissão deliberada de faturas incorretas ou falsas.

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Procedimento: As faturas não devem ser remetidas ao cliente juntamente com as mercadorias, mas sim através do correio. Razão: Se as faturas acompanharem as mercadorias há a possibilidade de o transportador proceder à respetiva cobrança. Procedimento: Deverão ser preparadas guias de entrada para as mercadorias devolvidas. Razão: Serve para controlo de movimentos de armazém e para a preparação das notas de crédito. Estas guias deverão ser devidamente aprovadas. Procedimento: As guias de remessa deverão ter um destacável onde o cliente assine (e devolva) em como recebeu a mercadoria. Razão: A fim de proporcionar evidência em como a mercadoria foi entregue. 3.2.2. Registo das contas a receber Procedimento: O total das fichas individuais dos clientes deverá ser confrontado, pelo menos mensalmente, com a conta controlo do Razão. Razão: A fim de verificar que todos os lançamentos foram devidamente registados. Procedimento: A antiguidade das contas deve ser revista periodicamente por um empregado responsável, independente das funções de contas correntes e tesouraria (v.g. auditor interno). Razão: Serve como dissuasivo contra manipulação uma vez que a análise de saldos antigos feitos por uma pessoa independente pode levar à descoberta da existência de remessas de valores não registadas ou registadas em conta errada. Nota: Na página 22 apresenta-se um modelo de balancete de clientes por antiguidade de saldos. Procedimento: Periodicamente deverão ser enviados aos clientes extratos de conta que mostrem a composição do saldo em aberto. Os extratos devem ser conferidos com a conta corrente e enviados para o correio por um empregado independente das contas correntes e tesouraria (v.g. auditor interno) pessoa a quem devem ser dirigidas as respostas dos clientes circularizados. Razão: Permite assegurar que o extrato está de acordo com a ficha e não é interceptado por quem esteja em condições de desviar ou ocultar tal envio. Procedimento: Os caixeiros-viajantes não devem estar autorizados a entregar extratos aos clientes. Razão: Reduz a oportunidade de desvios de valores por parte do caixeiro-viajante.

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Procedimento: Deverão ser aprovados por um empregado responsável os adiantamentos a empregados, cancelamentos de contas incobráveis e notas de crédito relativas a ajustamentos. Razão: Impede que valores retirados sejam encobertos por débitos a contas de empregados ou créditos por anulações, cancelamentos ou ajustamentos. Procedimento: Os recebimentos de contas já consideradas incobráveis devem ser controlados por um empregado com funções de supervisão. Razão: Quando uma conta é considerada incobrável, quaisquer valores recebidos subsequentemente são vulneráveis. Procedimento: As notas de crédito deverão ser numeradas tipograficamente, controladas e a sua emissão deverá ser autorizada por uma pessoa que nada tenha a ver com a tesouraria. Razão: As notas de crédito requerem um controlo especial, uma vez que podem ser utilizadas para prover um crédito que cubra valores retirados. Procedimento: Deverá ser dada, por um empregado com funções de supervisão, aprovação especial no que respeita a: a) Concessão de descontos excecionais ou especiais; b) Pagamentos de saldos credores. Razão: a) Descontos especiais ou usuais mas não reclamados pelos clientes podem cobrir valores desviados; b) Impedir pagamentos de saldos credores provenientes de créditos indevidos ou débitos omitidos. Procedimento: A função de conta correntista de clientes deve ser separada de: a) Todas as funções relacionadas com tesouraria; b) Conferência de faturas e notas de crédito; c) Verificação dos totais de vendas ou clientes; d) Lançamentos no Razão; e) Autorização de cancelamento de incobráveis. Razão: A segregação das funções mencionadas minimiza a probabilidade de encobrimento de desvios de valores. Procedimento: Se houver mais do que um conta correntista, as fichas pelas quais cada um é responsável deverão ser permutadas periodicamente. Razão: A rotação de lugares proporciona conferência cruzada de um empregado sobre o outro.

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3.2.3. Crédito e cobrança Procedimento: Deverá estar devidamente estabelecido o montante de crédito que poderá conceder-se a cada cliente. Tal montante, que deverá ser aprovado pelo departamento de crédito, deverá estar indicado nas fichas dos clientes. Razão: Evitar que se esteja a efetuar vendas a crédito a clientes que não pagam regularmente. Procedimento: O responsável pelas cobranças deve ser independente dos conta correntistas. Razão: Uma pessoa independente fará a verificação do trabalho efetuado pelos conta correntistas e pelo tesoureiro. Procedimento: O responsável pela concessão de crédito deve ser independente das funções de: a) Vendas; b) Contas correntes de clientes; c) Tesouraria. Razão: Uma vez que o responsável pelo crédito determina a confiança concedida aos clientes propostos, ele deverá ser independente: a) Da secção que propõe o cliente; b) Dos registos que servem como conferência sobre a sua apreciação de crédito; c) Da secção que recebe as cobranças dos clientes.

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EMPRESA ABC, S.A. BALANCETE DE CLIENTES POR ANTIGUIDADE DE SALDOS

Nome do Cliente

TOTAL

Saldo em 31-12-20XX Até 30 dias

Antiguidade dos saldos 30-90 dias 90-180 dias 6-12 meses 12-18 meses 18-24 meses + 24 meses

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3.3. Controlo Interno Relativo aos Inventários 3.3.1 Procedimentos Procedimento: Devem existir fichas de inventário permanente para todas as espécies de inventários (matérias-primas, matérias subsidiárias, produtos em vias de fabrico, produtos acabados, mercadorias). Razão: Fornece informação para o controlo sobre compras e produção. Poder-se-ão detetar desvios de inventários comparando-as em qualquer momento com os registos de inventário permanente. Procedimento: A receção de materiais deve ser independente das secções de compras, armazéns e contabilidade. Razão: Desejável separação de funções obrigando a que haja necessidade de conluio para que se efetuem desvios por entregas incompletas, falsas devoluções ou pagamentos por entregas não efetivadas. Procedimento: Os registos relativos a todos os materiais rececionados (guias de receção) devem ser feitos com pelo menos quatro cópias, com a seguinte distribuição: a) Armazém ou produção; b) Contabilidade; c) Compras; d) Retenção na recepção. Razão: a) Base para o registo de controlo de inventários e produção; b) Para, através da comparação com a fatura, prevenir contra pagamentos por entregas incompletas ou mesmo não entregas; c) Para comparação com a ordem de compra / nota de encomenda; d) Para registo permanente de todos os materiais recebidos. Procedimento: Todos os inventários de matérias-primas e subsidiárias, produtos acabados e mercadorias devem estar armazenados num ponto central, em armazém fechado e sob a supervisão dum responsável. Razão: A fim de impedir furtos e facilitar o controlo, cuja extensão deve variar com a grandeza dos inventários. Procedimento: Os armazéns apenas devem fazer entregas com base em requisições devidamente autorizadas. Razão: Assegura que os armazéns apenas sejam usados com objetivos apropriados.

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Procedimento: Os registos nas fichas de «stock» devem ser efetuados por pessoas a quem não estejam cometidas as funções de manusear os inventários nos armazéns. Razão: Desejável separação de funções de modo a que os registos sirvam como conferência daqueles que usualmente mexem nos inventários. Procedimento: Os registos de inventário permanente devem ser conferidos periodicamente através de: a) Contagens físicas cíclicas; b) Testes de contagens sobre um período não superior a um ano Razão: a) Revela perda de inventários; b) Funciona corno elemento dissuasivo devido à ação surpresa. Procedimento: a) Os ajustamentos às fichas de «stock» devem ser previamente investigados e devidamente autorizados. b) Idênticos ajustamentos nas fichas de contabilidade deverão também ser autorizados. Razão: a) Impede que faltas nos inventários ou erros verificados sejam registados e portanto encobertos. Por outro lado chama a atenção dos gestores para as diferenças encontradas. b) Possibilita que uma pessoa responsável determine se os registos contabilísticos necessitam efetivamente de ajustamentos. Por outro lado permite também investigar das razões dadas para a proposta de ajustamento. Procedimento: Periodicamente deverão ser preparados relatórios relativos a: a) Itens com pouca rotação, obsoletos e estragados; b) Necessidades máximas e mínimas de «stocks». Razão: a) Proporciona informação necessária à secção de vendas assim como auxilia a contabilidade no cálculo das imparidades nos inventários; b) Assegura investimentos em «stocks» dentro de Iimites devidamente estabelecidos. Procedimento: Deverá existir controlo contabilístico sobre os seguintes tipos de inventários: a) Mercadorias enviadas à consignação; b) Mercadorias à guarda de fornecedores ou subempreiteiros; c) Mercadorias em armazéns de terceiros; d) Mercadorias expedidas para empréstimo ou sob condição de aprovação; e) Vasilhames.

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Razão: É absolutamente necessário controlar os inventários fisicamente à guarda de terceiros os quais podem estar sujeitos a desvios ou perdas. Procedimento: As mercadorias em poder da Empresa e que não sejam sua propriedade deverão ser controladas: a) Pelos armazéns, através de separação física; b) Pela contabilidade; Razão: a) Impede que este tipo de mercadorias possa ser considerado como pertença da Empresa quando se efetuam contagens físicas; b) Estas mercadorias requerem cuidados contabilísticos idênticos àqueles que são dispensados aos próprios inventários. Procedimento: Devem ser preparadas instruções escritas que orientem os trabalhadores encarregados da contagem física dos inventários. Tais instruções devem fazer referência, entre outras, a: a) Apropriada identificação e arranjo dos inventários; b) Elementos para os «cortes» de operações relativos a entradas e saídas de inventários; c) Segregação dos itens com pouca rotação, obsoletos e estragados; d) Controlo numérico das folhas ou fichas de contagens; e) Recontagens a serem efetuadas por pessoal não diretamente envolvido na contagem (v.g. auditor interno). Razão: a) Facilita a identificação e uma correta contagem; b) Impossibilita que os inventários sejam considerados duas vezes (por exemplo como vendas e também como «stock»). Assegura o registo do correspondente passivo para todas as compras de inventários consideradas como tal; c) Facilita a preparação de relatórios e evita quaisquer anulações de bens que não foram vistos; d) Proporciona adequado controlo, impedindo o extravio ou supressão de folhas ou fichas de contagem; e) Desejável separação de funções a fim de proporcionar uma conferência sobre os contadores e o pessoal da contabilidade que auxiliou nas contagens. Nota: Na página 28 e seguintes apresenta-se um modelo de instruções escritas para a contagem física dos inventários. Procedimento: Deve estar estabelecido um sistema ABC para os inventários, sobretudo matérias-primas, mercadorias e produtos acabados. Razão: Permite um controlo mais efetivo e minimiza prejuízos resultantes de rotura de «stocks».

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Procedimento: Sempre que possível, dever-se-ão fazer contagens cíclicas em vez de urna única contagem anual. Razão: Possibilita um controlo mais apertado, principalmente sobre os artigos de maior valor. Por outro lado não torna necessárias grandes paragens na atividade normal da Empresa. Procedimento: Dever-se-ão seguir os seguintes passos na preparação das listas de contagens. a) Resumo das quantidades contadas; b) Conversões unitárias; c) Custos utilizados; d) Multiplicações; e) Somas; f) Resumo das folhas ou fichas de contagens. Razão: Permite verificar, de forma fácil, a exatidão das listas de contagens. Procedimento: O sistema de custos em efetividade deve: a) Utilizar padrões ou um sistema que permita analisar os desvios verificados; b) Prever ligações com a contabilidade financeira, no caso de não estar integrada; c) Dar pronta e razoável determinação dos custos para efeitos de mensuração dos inventários. Razão: a) Permite meios de rápida indicação de processos de fabricação ineficientes; b) O controlo das contas financeiras permite verificar os registos detalhados de custeio; c) Permite uma pronta e correta mensuração dos inventários. Procedimento: os itens contabilisticamente anulados mas fisicamente existentes bem como os itens obsoletos, devem estar sob os mesmos procedimentos de requisição e controlo que os itens normais. Razão: Funciona como dissuasivo contabilisticamente anulados.

e

deteção

de

possíveis

desvios

de

bens

Procedimento: Deverá existir um controlo sobre acumulação e venda de sucata e subprodutos. Razão: Os itens que não estejam sob controlo apropriado são mais suscetíveis de serem desviados. Procedimento: Todos os inventários devem estar adequadamente segurados contra roubo, incêndio, inundações e outros riscos usuais, através de apólice de valor flutuante. Razão: Minimização dos efeitos resultantes dos riscos.

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3.3.2. Instruções para as contagens físicas Apresenta-se nas páginas a seguir um modelo de instruções para as contagens físicas anuais de inventários, o qual poderá ser rapidamente adaptado para eventuais contagens cíclicas ao longo do exercício.

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EMPRESA ABC, S.A.

INSTRUÇÕES PARA AS CONTAGENS FÍSICAS ANUAIS I- Introdução A contagem física anual terá lugar no dia 3 de Janeiro de 20XX; se não for possível completá-la num dia, será também utilizado o dia seguinte para esse trabalho. A contagem abrangerá todas as matérias-primas e subsidiárias, trabalhos em curso e produtos acabados (tenham ou não sido aprovados pelo laboratório). A contagem deve ser efetuada a todos os materiais existentes dentro da Empresa, estejam na fábrica, no armazém, tanques ou quaisquer outras áreas. Estas instruções devem ser cumpridas integralmente por todos os participantes, pois só desta maneira é possível obter a correção que é indispensável conseguir. Se houver alguma coisa que não entenda ou considere não ser aplicável à sua secção ou parte da mesma, deverá colocar o problema com a devida antecedência, ou utilizar a reunião preparatória para expor as suas dúvidas. Isto é muito importante, pois pode chamar a atenção para pontos que tenham passado despercebidos. Se receia esquecer algo a perguntar escreva num papel e assim não acontecerá. Lembre-se que a contagem física é uma operação muito importante na Empresa. II- Preparação da contagem física a) Limpar as áreas de armazenagem e de fabricação como preparação para a contagem física; b) Manter todos os inventários duma maneira ordenada e facilmente acessíveis para contagem; c) Identificar e separar todas as sobras e refugos de materiais, materiais sem valor, materiais com muito pouca utilização e materiais obsoletos; d) Marcar todos os materiais que pertençam a fornecedores ou clientes da Empresa e que, no âmbito da contagem física, devem ser identificados e listados para efeitos separação e controlo. Nota: Realizar-se-á uma visita de inspeção para verificação da obediência ao estipulado neste parágrafo Por outro lado, durante o período de realização da contagem física não existirá qualquer produção e nenhum «stock» será movido a não ser que, antecipadamente, aprovado pelo Director Administrativo e Financeiro. III- Instrução e treino Deverá ser selecionado um número suficiente de contadores, escrivães, supervisores e conferidores para a realização da contagem física. A seleção dos contadores e escrivães fica a cargo dos encarregados aos quais lembramos que, se a escolha não recair sobre o pessoal mais apto ou se não for escolhido um número suficiente de profissionais é muito possível que a contagem física se prolongue pelo dia seguinte, com todos os inconvenientes daí resultantes.

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A seleção do pessoal participante nas operações de contagem deverá ser coordenada com os Chefes dos Serviços de Armazém e de Produção. As qualificações mínimas para cada uma das categorias de trabalhadores deverão ser as seguintes: 1. Contadores — devem ser trabalhadores familiarizados com o «stock». Se possível devem ter experiência da(s) contagem(s) física(s) anterior(es). 2. Escrivães — devem ser trabalhadores que tenham letra legível e, se possível, experiência da(s) contagem(s) física(s) anterior(es). 3. Supervisores — devem ser os encarregados das secções e dos armazéns. Devem estar completamente familiarizados com os «stocks» das suas áreas de responsabilidade e ter a habilidade necessária para dirigir e instruir grupos relativamente grandes. 4. Conferidores — devem ser empregados do departamento de contabilidade que tenham um bom conhecimento das instruções sobre contagens físicas e consciência quanto aos custos e sua importância para a Empresa, assim como quanto a outros problemas que venham a surgir nas operações de avaliação. Nota: Uma última conferência, além da dos conferidores, será realizada pelo Diretor Administrativo e Financeiro, ou quem ele nomear, ou pelo Auditor interno. IV- Realização e orientação da contagem física O responsável pelo controlo das operações de contagem é o Diretor Administrativo e Financeiro, ou quem ele nomear, o qual estará presente desde o início até ao término das mesmas. Estará também presente um representante dos auditores externos da Empresa, a fim de observar os procedimentos da contagem física. Se solicitar quaisquer recontagens, o pessoal envolvido nas mesmas deverá ser informado de que as deve realizar, e bem assim, que deve dar toda a cooperação considerada razoável. A contagem física terá início pelas 8 horas do dia 3 de Janeiro de 20XX. Haverá uma interrupção entre as 10 e 10:30 horas para café. O pessoal dos turnos deverá ser aproveitado para a contagem física, devendo, entre as 7 e as 8 horas, trabalhar nas derradeiras operações pré contagem. Todos os participantes que marcam «cartão de ponto» devem efetuar a respetiva marcação imediatamente após terem terminado a sua parte da contagem física. Ao pessoal dos turnos não será considerada falta caso não tenha de completar o horário de trabalho.

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V- Forma de realização da contagem física Os supervisores e conferidores que constituem as várias equipas de trabalho são os seguintes trabalhadores: Equipa nº.1

………………………

……………………….

Equipa nº 2

………………………

………………………..

…………….

………………………

…..……………………

…………….

………………………

………………………..

Os nomes indicados entre parêntesis são os dos elementos responsáveis por cada equipa e são designados para os fins desta contagem por «supervisores». Os «supervisores» devem escolher imediatamente o número suficiente de «contadores» e «escrivães» para que a contagem se realize eficientemente e entregar uma lista dos mesmos atá às 16 horas do dia 29 de Dezembro, para comunicação ao Serviço de Pessoal, para os devidos efeitos. 1. Será fornecido a cada supervisor o número necessário de cartões de contagem, numerados, tomando-se devida nota dos números entregues e respetivos destinatários. Cada cartão tem desenhado espaços onde deve ser escrita a informação pretendida, e que é a seguinte: a) Nome e número de código dos itens; b) Número do lote; c) Quantidade de itens; d) Localização; e) Nomes do contador, escrivão e conferidor. 2. Os supervisores darão então instruções às suas equipas para o início da contagem. 3. Os cartões devem ser preenchidos duma forma fácil e perfeitamente legível. 4. Nenhum cartão pode ser destruído. Se algum for inutilizado, deve ser retirado pelo supervisor, que avisará o Diretor Administrativo e Financeiro, ou quem o substitua, desse facto. Posteriormente, esses cartões serão incluídos na ordem numérica de recolha, com duas linhas cruzadas bem visíveis a inutilizarem-no. 5. No caso do artigo não se encontrar em bom estado, é indispensável indicar se é DEFEITUOSO (isto é, recuperável, com trabalho adicional), COM POUCO MOVIMENTO (isto é, com alguns movimentos ao longo do presente ano, com tendência a decrescer) ou OBSOLETO (isto é, antigo — sem movimento há pelo menos um ano e para o qual não se espera movimento no próximo ano). 6. Cada escrivão, logo que receba o aviso do contador comunicando que urna contagem está completa, preencherá um cartão de contagem, repetindo previamente o que ouviu do contador, a fim de se evitarem erros de audição.

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7. Depois do preenchimento, o cartão será entregue ao contador, que o colocará no lote contado. 8. A contagem prosseguirá até que a secção esteja completa. 9. Na altura em que a secção estiver completa, o supervisor verificará que assim é, percorrendo a sua secção e assegurando-se de que todas as pilhas de «stock» têm cartões. 10. Será então comunicado ao Diretor Administrativo e Financeiro, ou quem o substitua, que a secção está completamente contada. 11. O Diretor Administrativo e Financeiro, ou quem o substitua, ou alguém que seja indigitado por eles, irá então verificar que a secção está efetivamente contada e dará instruções ao supervisor para a recolha dos cartões. 12. O supervisor e a sua equipa separarão então as partes inferiores dos cartões (que são destacáveis e deixá-las-ão com os lotes respetivos, recolhendo as partes superiores por ordem numérica. 13. Os cartões recolhidos serão então devolvidos ao Diretor Administrativo e Financeiro, ou quem o substitua, para controlo e registo dos respetivos números. 14. Todos os cartões devem ser devolvidos ao Director Administrativo e Financeiro, ou quem o substitua, sem qualquer exceção, quer tenham sido utilizados ou não. 15. As partes inferiores dos cartões, que ficam juntamente com os lotes a que respeitam, deixam de ter interesse logo que o Director Administrativo e Financeiro, ou quem o substitua, se certifique de que as partes superiores estão perfeitamente legíveis. 16. Os artigos existentes na Empresa mas não pertencentes à mesma terão de ser registados em listas e não em cartões, com indicação no cabeçalho «MATERIAL NÃO PERTENCENTE À EMPRESA». Visa-se com este procedimento a não omissão de contagem e registo de qualquer item sob a guarda e responsabilidade da Empresa. VI- Procedimentos relativos ao corte de operações Há determinados acontecimentos que podem falsear os valores dos inventários, a saber: a) Artigos recebidos dos fornecedores antes da contagem, mas não registados contabilisticamente senão depois da contagem; b) Artigos já registados contabilisticamente, mas ainda em trânsito e portanto sem terem dado entrada na Empresa; c) Vendas registadas antes da contagem, mas cujas expedições ainda não se realizaram; d) Artigos em trânsito entre fornecedores, clientes, armazéns ou secções da produção, para os quais não se processou qualquer documento;

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e) Artigos recebidos ou retirados dos locais de «stock» antes da contagem, os quais ainda não foram registados nas fichas de «stock» e nos cartões de contagem. Com o objetivo de obviar aos inconvenientes resultantes de qualquer um dos factos acabados de assinalar, todos os documentos de entrada e saída de material devem ser marcados com as indicações «PROCESSADO ANTES DA CONTAGEM FÍSICA» e «PROCESSADO DEPOIS DA CONTAGEM FÍSICA», respetivamente, até 4 dias antes e 5 dias depois da mesma. Existem carimbos para o efeito e este trabalho é muito importante para efeitos de concordância com os valores contabilísticos. Os lançamentos nas fichas de «stock» devem ser feitos de acordo com estas indicações a fim de que as quantidades registadas nas mesmas correspondam à contagem física no final do dia 31 de Dezembro. A secção de contabilidade deve dar especial atenção a este procedimento VII- Reunião preparatória Realizar-se-á no próximo dia 27 de Dezembro, pelas 9 horas, na sala de reuniões, uma reunião para esclarecimento de quaisquer dúvidas que estas instruções possam motivar. Nessa reunião deverão estar presentes os supervisores e outros interessados. _________, 17 de Dezembro de 20XX EMPRESA ABC, S.A. O DIRECTOR ADMINISTRATIVO E FINANCEIRO

________________________________________

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3.4. Controlo Interno Relativo ao Ativo Fixo Tangível Procedimento: Os orçamentos relativos a investimentos em ativo fixo tangível, assim como os projetos individuais de valor significativo deverão ser aprovados pela Administração e com conhecimento dos departamentos de compras, engenharia e contabilidade. Razão: Assegurar que todos os investimentos são feitos com conhecimento da Administração. A informação que deve ser dada aos departamentos mencionados justifica-se para, respetivamente, iniciar a emissão da nota de encomenda, informação e tomada de ações onde necessário e comparação com as faturas assim como preparação do orçamento de tesouraria. Procedimento: Na aprovação acima indicada deverão constar: a) A necessidade do investimento; b) O custo estimado; c) As possibilidades de venda ou troca dos itens substituídos; d) As contas a serem debitadas e/ou creditadas; e) A vida útil estimada e a taxa anual de depreciação. Razão: a) Assegurar que o investimento se justifica e facilitar a classificação da conta de ativo e da conta de gasto a ser debitada pela depreciação; b) Os excessos revelados pela comparação entre o custo real e o autorizado inicialmente carece de aprovação por parte da Administração; c) d) e) Informações para o departamento de contabilidade e para o controlo dos bens substituídos. Procedimento: A receção de itens de ativo fixo tangível deve estar sujeita aos mesmos procedimentos utilizados para a receção de inventários. Razão: É necessário um controlo adequado devido ao valor de tais itens. Não deve ser razão para exceção a natureza pouco usual destes itens. Procedimento: A construção em curso deve ser: a) Sujeita a um controlo separado no Razão; b) Controlada por uma ficha de obra; c) Aprovada qualquer variação do orçamento autorizado para o real. Razão: a) Começo da depreciação após a conclusão; b) Assegurar uma correta classificação, assim como facilitar a comparação com a autorização original; c) Permitir um controlo apropriado que deve ser mantido sobre os gastos reais assim como sobre o orçamento.

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Procedimento: Deve existir uma ficha individual de ativo fixo tangível, indicando: a) Número, descrição e localização dos itens; b) Vida útil estimada e taxa de depreciação c) Data de aquisição, custo total (incluindo, instalação, transporte, seguro, etc.) e classificação contabilística. d) Valores acumulados de depreciação. Razão: a) Para controlo físico periódico; b) c) Preparação de mapas detalhados de depreciação; d) Conferência com o Razão. Procedimento: O total das fichas individuais de ativo fixo tangível (custo e depreciação acumulada) deve ser regularmente comparado com as fichas do Razão. Razão: Assegurar que os registos contabilísticos refletem a realidade. Procedimento: Deve existir uma política bem definida no que concerne a taxas de depreciação. Razão: Possibilita a manutenção duma política contabilística consistente. Procedimento: Os itens totalmente depreciados mas ainda em utilização devem continuar no ficheiro mas com uma anotação apropriada. Razão: Salvaguarda contra depreciações em excesso e itens anulados que possam ficar fora de controlo. Procedimento: Deve estar claramente definida a política que diferencia gastos capitalizáveis dos não capitalizáveis. Razão: Prossecução duma correta e consistente política contabilística. Procedimento: As aquisições e os abates de ferramentas e utensílios diversos devem ser devidamente controlados. Razão: Impede que os itens de ativo fixo tangível sejam anulados contra resultados como se de ferramentas e utensílios diversos se tratem. Procedimento: Deve existir um controlo sobre os itens abatidos ou retirados Razão: Prevenir contra a possibilidade de tais bens continuarem incluídos nas respetivas contas.

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Procedimento: a) As vendas e transferências efetuadas de bens do ativo fixo tangível apenas o devem ser com base numa aprovação escrita (com cópia para a contabilidade). b) As vendas devem ser sujeitas aos mesmos procedimentos que os que se utilizam nas vendas de inventários. Razão: a) O conhecimento requerido para as vendas de bens do ativo fixo tangível assegura a contabilização do respetivo valor e que os registos contabilísticos (incluindo o ficheiro de ativo fixo tangível) sejam mantidos atualizados; b) Se as vendas não são objeto das rotinas de entrega e faturação, poderá ser possível retirar bens de equipamento sem a necessária autorização. Procedimento: Deve existir eficiente cobertura de seguros. Razão: Salvaguarda dos ativos da Empresa.

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3.5. Controlo Interno Relativo ao Ciclo das Compras e Contas a Pagar 3.5.1. Rotina das compras Procedimento: A secção de compras deve ser independente das secções de contabilidade (incluindo registos de inventário permanente), receção e expedição de mercadorias e tesouraria. Razão: Permitir a possibilidade de se efetuar conferência cruzada. Procedimento: As compras deverão ser feitas com base em requisições assinadas por pessoas autorizadas e apenas a fornecedores que constem duma Iista devidamente aprovada. Sempre que possível, dever-se-ão abrir concursos públicos. Razão: Só se fazem compras autorizadas, diminui a possibilidade de alguém receber «luvas» e permite também que as compras sejam efetuadas nas melhores condições do mercado (preço, prazos de pagamento, qualidade, descontos, etc.). Procedimento: Os preços e condições de compra deverão ser periodicamente confirmados, a fim de se determinar se são dos mais competitivos do mercado. Razão: Há a possibilidade de surgirem novos fornecedores, oferecendo melhores condições Procedimento: Uma cópia da nota de encomenda, que deve ser numerada tipograficamente, deve ser enviada para a contabilidade e outra para a receção. Esta última não deverá indicar as quantidades encomendadas. Razão: Para ser conferida contra a fatura do fornecedor e contra a guia de receção, respetivamente. A não indicação das quantidades encomendadas na cópia da nota de encomenda que vai para a receção, obrigará a que os itens entrados sejam efetivamente contados. Procedimento: Para todos os itens recebidos, dever-se-á emitir uma guia de receção que indique quantidade segundo o fornecedor, quantidade resultante da contagem física no momento da receção e condições em que a mercadoria é recebida, podendo em determinados casos ser necessária a emissão dum relatório por parte da secção de controlo de qualidade. Razão: Possibilita a conferência da fatura do fornecedor no que concerne a quantidade e qualidade. Procedimento: Cópias da guia de receção (necessariamente numeradas tipograficamente) devem ser diretamente enviadas às secções de compras, contabilidade e armazéns. Razão: A fim de serem conferidas com a nota de encomenda e com a fatura do fornecedor e de ser rubricada pelo fiel do armazém, confirmando que a mercadoria ali deu entrada. Procedimento: Os itens devolvidos devem ser processados pela secção de expedição, emitindo-se notas de entrega que deverão ser assinadas pelo fornecedor. Razão: Processar e registar todos os movimentos relacionados com estas devoluções, como se de vendas se tratasse; por outro lado assegurar a conferência da nota de crédito com o que efetivamente foi devolvido.

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3.5.2. Registo das contas a pagar Procedimento: Na fatura do fornecedor deverá ficar evidenciado que se procedeu às conferências de preços, fretes, descontos, impostos, multiplicações, soma, etc. e classificação contabilística. Razão: Proporciona a evidência necessária para as pessoas que estão autorizadas a aprovar os pagamentos. Por outro lado, uma rúbrica de quem efetuou o trabalho fixará responsabilidades. Procedimento: O total das fichas de conta corrente dos fornecedores deverá ser mensalmente comparado com a ficha de controlo do Razão. Razão: Proporciona urna conferência cruzada sobre o total dos saldos individuais dos fornecedores. Procedimento: Os extratos que porventura os fornecedores enviem, deverão ser prontamente reconciliados, por alguém independente (v. g. auditor interno). Razão: Permite uma conferência eficiente sobre os registos contabilísticos. Procedimento: As faturas dos fornecedores devem ser recebidas na secção de contabilidade diretamente da secção de correspondência. Razão: Tais faturas não deverão passar por outras secções, sobretudo pela de compras. Procedimento: Se além do original da fatura, o fornecedor também enviar cópias, nestas deverá ser aposto um carimbo «Duplicado». Razão: Prevenir contra um possível pagamento em duplicado. Procedimento: Um empregado responsável deve aprovar todos os ajustamentos aos saldos das contas dos fornecedores. Razão: Os ajustamentos podem ter corno objetivo aumentar os saldos dos fornecedores a fim de cobrir desvios de numerário ou mercadorias. Procedimento: A pessoa responsável pela concessão de crédito deve aprovar e subsequentemente atuar sobre os saldos devedores nas contas dos fornecedores. Razão: Estes saldos devem ser sujeitos ao mesmo controlo que os saldos devedores de clientes. Procedimento: Os procedimentos em efetividade devem garantir que as faturas dos fornecedores sejam pagas nas datas que dão direito a desconto. Razão: Os pagamentos fora dos prazos estipulados podem originar urna perda de desconto. Nota: Os procedimentos relativos ao pagamento de facturas de fornecedores estão incluídos no parágrafo 3.1.3. acima.

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3.6. Controlo Interno Relativo ao Processamento das Remunerações do Pessoal 3.6.1. Registos de emprego ou cadastro do pessoal Procedimento: A secção de pessoal deve ser independente da tesouraria e deverá manter atualizado um registo de emprego, por cada trabalhador, que forneça a seguinte informação: a) Particularidades do contrato e termo do mesmo se for a prazo; b) Ordenado inicial e aumentos posteriores; c) Ausências, férias, faltas por doença; d) Espécimen da assinatura e fotografia; e) Dados pessoais e familiares, académicos, profissionais e outros. Razão: Os registos de emprego mantidos de forma independente permitem precaver contra pagamentos a empregados fictícios ou a empregados que já saíram da Empresa e contra pagamentos de salários incorretamente calculados. A assinatura possibilita a identificação aquando da efetivação do pagamento. 3.6.2. Cálculo das horas trabalhadas Procedimento: a) Os empregados devem registar a sua presença em «cartões de ponto» ou «livros de presença»; b) O relógio de ponto deve ser controlado durante os períodos de «picagem» do ponto; c) As folhas dos registos de trabalho devem ser assinadas pelo contramestre ou supervisor e guardadas independentemente dos cartões de ponto. Razão: a) O tempo trabalhado deve ser estabelecido independentemente dos empregados da secção do pessoal; b) Prevenir contra a hipótese de um empregado marcar o ponto por outro. c) As folhas de trabalho devidamente autorizadas servem como uma conferência independente sobre os registos de presença. 3.6.3. Compilação das folhas de salário Procedimento: O pessoal administrativo que prepara a folha de salários deve ser alheio a: a) Admissão de pessoal; b) Autorização dos montantes dos salários; c) Cartões de ponto; d) Folhas ou registos de trabalho; e) Distribuição dos envelopes com os salários. Razão: Se se desejar ocultar fraudes será necessário haver conluio.

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Procedimento: Periodicamente, deve haver rotação de funções entre os empregados que preparam as folhas de salários. Razão: A rotação de funções aumenta a possibilidade de descoberta de fraudes. Procedimento: As operações de preparação da folha de salários devem ser conferidas por uma pessoa diferente daquela que as fez. Razão: Onde não for possível fazer urna verificação global (horas trabalhadas x taxa horária) a conferência dobrada permite assegurar a indispensável exatidão, detetando quaisquer erros de caráter sistemático. Procedimento: O total da distribuição da mão-de-obra pelas secções deve concordar com os tempos registados pelos relógios de ponto. Esta verificação deve ser feita por um empregado independente (v.g. auditor interno). Razão: Esta reconciliação serve como uma conferência, quer sobre os tempos dos cartões de ponto, quer sobre os departamentos de custos. Procedimento: As folhas de salários devem ser autorizadas, tal como para quaisquer outros pagamentos, antes de serem emitidos os cheques ou ordens de transferência. Razão: Como as folhas de salários são normalmente uma parte substancial de pagamentos, a pessoa que procede à sua autorização deve certificar-se de que todas as conferências foram devidamente efetuadas. Procedimento: O total da folha de salários deve ser escrito com algarismos e por extenso e a tinta. Razão: Salvaguarda contra alterações fraudulentas; as palavras são mais difíceis de alterar. 3.6.4. Pagamento de salários Procedimento: Quando a Empresa paga os salários em dinheiro, o cheque deve ser emitido pelo montante líquido da folha. Razão: Impede manipulação de valores retidos para deduções (previdência social, imposto sobre o rendimento de pessoas singulares, etc.) se o cheque for emitido pelo valor ilíquido. Procedimento: O cheque deve ser levantado pela tesouraria. Antes e durante a inserção nos envelopes e até a conclusão dos pagamentos, o dinheiro apenas deve estar acessível a pessoas específicas e que nada tenham a ver com a preparação das folhas. Razão: As pessoas que calculam o montante de numerário a pagar assim como os beneficiários não têm incentivo a falsificar os registos que preparam, se eles próprios não puderem obter o numerário.

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Procedimento: Sempre que possível os pagamentos devem ser feitos através de cheques nominativos ou transferência bancária. Razão: Modo mais seguro, uma vez que não existirão grandes montantes em caixa, a dias certos. Procedimento: No caso de pagamento por cheque dever-se-á usar uma conta específica para este fim. Razão: Facilita a reconciliação a efetuar mensalmente. *** Referência bibliográfica: Este texto trata-se de uma adaptação do Capítulo III do livro “Introdução à Auditoria Contabilística”, 2ª Edição revista e aumentada, de autoria do Doutor Carlos Alberto Baptista da Costa, Edição da Associação Portuguesa de Contabilistas (1ª Edição 1978 e 2ª Edição 1979). O livro, redigido em 1977, teve por base a sebenta da cadeira de Revisão Contabilística, introduzida, no ano letivo de 1974-75, no curriculum do Bacharelato em Contabilidade, ministrado no Instituto Comercial de Lisboa, entretanto reconvertido em Instituto Superior de Contabilidade e Administração de Lisboa, que integra atualmente o Instituto Politécnico de Lisboa. Do desenvolvimento deste livro, surge, mais tarde, a obra “AUDITORIA FINANCEIRA – TEORIA E PRÁTICA”, do mesmo autor, que já vai na 10ª Edição (2014), cuja aquisição e leitura recomendamos vivamente.