Era Digital no Secretariado Contemporâneo: Formação Profissional Ana Branca Soeiro de Carvalho1 Carla Mónica de Carvalho Eiriz2 1
Prof Adjunta ESTGL, IPV (Portugal) e Membro Investigador do CIDETS “
[email protected]” 2
Município de Vila Real; ESTGL-IPV (Portugal)
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[email protected]” “
[email protected]”
Resumo Pretende-se com este trabalho abordar a importância e influência da Era Digital no contexto do profissional de secretariado contemporâneo, com o enfoque na sua formação profissional. Análise do impacto da internet, o meio electrónico e a Web 2.0 no secretariado e como têm sido um excelente apoio aos profissionais e organizações. Apresentação dos avanços tecnológicos, suas vantagens e desvantagens, imperativos ao Secretariado Contemporâneo, vista com preocupação, pois os profissionais não são máquinas. Destaque para a evolução do perfil da profissional de secretariado, abordando os desafios e as suas mudanças.
Palavras-chave: Era digital, formação profissional, competitividade, mudança
Abstract This paper aims to address the importance and influence of the Digital age in the context of professional contemporary Secretariat, with the focus on their training. Analysis of the impact of the internet, the electronic means and the Web 2.0 in the Secretariat and how they have been a great support to professionals and organizations. Presentation of technological advances, its advantages and disadvantages, Contemporary imperatives to the Secretariat, vista with concern, because the professionals are not machines. Emphasis on the evolution of the professional profile of Secretariat, addressing the challenges and its changes.
Keywords: Digital age, vocational training, competitiveness, change
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Introdução A Revolução Industrial foi um marco importante que mudou a humanidade e as organizações. Estas por sua vez, para se manterem no mercado tiveram que analisar minuciosamente estratégias competitivas. Mas, as evoluções e mudanças não pararam por aqui, e neste seguimento a Revolução Tecnológica do séc. XX, a chamada Terceira Revolução Industrial, como explica e apresenta Riftkin (2014) [1], na sua recente publicação “demonstra como a tecnologia, a Internet e as energias renováveis estão a fundir-se de maneira a criar uma poderosa terceira Revolução Industrial.” Descreve também “o modo como os cinco pilares da terceira Revolução Industrial irão criar milhares de empresas e milhões de postos de trabalho, inaugurando uma reordenação fundamental de relações humanas que irá alterar a forma como conduzimos os nossos negócios, governamos a sociedade ou educamos as nossas crianças. "A Terceira Revolução Industrial" é o relato de um insider da próxima grande era económica, que inclui o olhar sobre as personalidades e os jogadores pioneiros na sua implementação pelo mundo.” A partir dos anos 90, com a propagação dos computadores pessoais, internet e outros avanços científicos, vieram contribuir para a evolução do perfil profissional do secretariado contemporâneo, de acordo com Chiavenato (2001, p.76) [2] “apesar das mudanças significativas, relata-se que somente na década de 90, o profissional de secretariado começou a mudar o seu perfil profissional afastando-se do estereótipo de secretário servente”, aquele que tinha que servir o café, atender chamadas, enviar faxes e marcar reuniões. No contexto destas constantes mudanças, o avanço e invenção de novos equipamentos, permitiram o desenvolvimento da globalização e a evolução do conhecimento. Logo, as transformações na sociedade foram e são visíveis e irreversíveis. Também os profissionais de secretariado com todas estas mudanças foram coagidos às diversas alterações impostas pela globalização, na qual impera a Era Digital.
1. Era digital, a inovação para a competitividade Na Era Digital está bem patente a inovação como fator dependente para criar, manter e progredir nos dias de hoje e desenvolver a competitividade. Esta para além de ser forte e condicional tem-se instituído como elemento fundamental da cultura organizacional das grandes empresas, que se reinventam e descobrem dia após dia com novas formas para se manterem e ampliarem sua participação numa sociedade ativa. Novos paradigmas despontaram com a globalização para os mercados e para a sociedade numa visão única e global. A capacidade de lidar com as novas tecnologias e transformar suas ferramentas em vantagens competitivas é um forte vínculo ao processo de inovação. Neste contexto, a mudança é um imperativo ao profissional de secretariado na melhoria não só da sua postura e imagem, não sendo estas restritas, mas sim ao desenvolvimento da formação profissional, aumentando o seu valor num todo, tendo em conta as exigências das organizações. Nesta linha, destaca-se o agrupamento num só sujeito da imagem aliada ao aperfeiçoamento da sua qualificação profissional. Consequente da Era Digital, a informática veio se mostrar como uma ferramenta muito útil e necessária para o apoio à gestão e crescimento das organizações entre as quais compete realçar o planeamento, a organização e troca de informações em tempo útil e de diversas formas, a internet, por sua vez, veio quebrar barreiras a qual nos ligou a todo o mundo.
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1.1 – Internet De acordo com Eiriz (2013, p.19) [3], as mudanças que a Internet tem provocado são notórias entre pessoas e, muito naturalmente, nas instituições, pois estão visíveis as potencialidades deste meio de comunicação. A internet acompanha-nos continuamente de casa para o trabalho e do trabalho para casa, fazendo parte das nossas vidas como um bem de primeira necessidade. Tendo em conta as principais atividades de um profissional de secretariado, desde a planificação, organização, e comunicação a utilização da internet e os equipamentos a ela inerentes é uma constante, exigindo uma certa performance e qualificação dos profissionais. A Internet é o tecido de nossas vidas. Se a tecnologia da informação é hoje o que a eletricidade foi na Era Industrial, em nossa época a Internet poderia ser equiparada tanto a uma rede elétrica quanto motor elétrico, em razão de sua capacidade de distribuir a força da informação por todo o domínio da atividade humana (…) passou a ser a base tecnológica para a forma organizacional da Era da Informação. (CASTELLS, 2003, p.7) [4]. Neste campo, é preciso que os profissionais, estejam aptos a trabalhar com estas novas exigências, logo a formação profissional, com o destaque nas Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), são uma prioridade e exigência nas organizações. Para Rifkin (2014) [5], a internet e a sua estrutura de distribuição e compartilhamento de informações sem fronteiras é o exemplo a ser seguido também na forma como o homem deve tratar suas futuras matrizes energéticas. Para se ter uma visão de futuro e consistência para alcançar o sucesso através da criação de valor e da competitividade, A Internet é um meio de comunicação que permite, pela primeira vez, a comunicação de muitos com muitos, num momento escolhido, em escala global (Castells, 2005: 8) [6].
1.2 – Web 2.0 no secretariado O ambiente digital é uma realidade constante nos nossos dias, pois na Sociedade da Informação atual, a Internet tem sido uma ferramenta de comunicação e uma fonte de informação, com esta as redes sociais também ganham uma nova visibilidade e potencial, pois baseia-se numa construção coletiva de conhecimento, pois os utilizadores passaram de observadores a contribuintes de informação, proporcionando mais dinamismo e interacção. O meio eletrónico veio proporcionar uma redução de custos, aumentar competitividade entre organizações, exigindo do secretário uma maior multidisciplinaridade e o desenvolvimento de competências individuais e formação específica para ao nível das novas exigências a nível da manipulação dos equipamentos tecnológicos (hardware) e todos os sistemas de informação (software), que diariamente tem que trabalhar. Hoje na web 2.0 muitas são as ferramentas disponíveis, como exemplos destas temos o Facebook, o Twiter, o Linkedin, Blogs, Wikipédia, Youtube, entre outros, os quais nos permitem produzir e publicar documentos próprios e coloca-los logo em rede sem necessidade de grandes conhecimentos. Estas tecnologias informacionais passaram a ser ferramentas de gestão, que com a ajuda da internet vieram apoiar o secretariado, sendo um novo método de apoio á organização desde o controle de correspondência que é efectuado por correio electrónico, diversas aplicações multimédia e distintos sistemas de informação existentes na organização. Estas, por sua vez têm interfaces fáceis de manipular e apelativos, grande parte são gratuitas, o seu armazenamento é instantâneo e fácil de aceder de forma pública ou privada.
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Resumindo a web 2.0 veio em conjunto com a internet possibilitar a comunicação permanente entre pessoas, potencializando as enumeras actividades numa organização, reduzindo custos e disponibilizando diversas formas de chegar aos seus clientes, mas em contra partida possibilitou aos profissionais de secretariado sair do estereótipo criado das tarefas rotineiras. Neste contexto, podemos afirmar que os aliados ao desenvolvimento das práticas do secretariado contemporâneo têm sido os avanços tecnológicos mais recentes e utilizados como a internet, email, intranet, redes sociais, smartphones, computadores portáteis, entre outros. Segundo Azevedo e Costa (2000, p.177) [7], quando traçamos um paralelo entre o computador e as antigas ferramentas utilizadas pelo profissional secretário, verificamos quanto a tecnologia contribui para agilizar o trabalho atualmente.
1.3 – Vantagens e desvantagens dos avanços tecnológicos A evolução tecnológica e a cooperação em rede tem tido um enorme impacto na vida dos profissionais de secretariado e das organizações, além de agregarem conhecimento quando falamos na internet, ajudando no crescimento e na competitividade das organizações, por vezes são mal utilizados com prejuízo para as pessoas e até mesmo para as organizações, assim podemos dizer que existem vantagens mas também desvantagens nestes grandes avanços.
1.3.1 – Vantagens dos avanços tecnológicos A internet trouxe muitas vantagens para a profissão, possibilitando a comunicação em diversas vertentes e à escala mundial, facilitando a troca de experiências e de aprendizagens que contribuem muito para as relações interpessoais. O profissional de secretariado também desenvolve competências de comunicação escrita e oral, a nível nacional e internacional em vários idiomas que permitem comunicar e negociar com organizações do exterior. A velocidade de acesso e envio de informações através de email, redes sociais, chats, é muito mais eficiente do que pela antiga forma de envio de carta. A secretária deixou de ser só um apoio às organizações para exercer funções criativas, tendo em conta as necessidades das suas organizações introduzindo novas metodologias e adquirindo novos conhecimentos necessários e fundamentais, tornando o seu trabalho ágil, alcançando assim, mais tempo para desenvolver outras atividades. A modernização das organizações também contribuiu para ajudar na elevação do profissional e dar-lhe mais tarefas, nas quais se destacam a gestão do tempo e assessoria aos dirigentes. Acesso rápido às informações em tempo real, mais eficiência e agilidade, não nos esquecendo que grande parte das organizações já não vive sem a tecnologia. Redução de custos com expediente e redes telefónicas, com a utilização da internet também os horários são mais flexíveis, permitindo trabalhar de qualquer ponto sem ser na organização. Com as vantagens expressas destacam-se as principais tendências: Funcionalidade, Mobilidade, Facilidade, Interatividade, Sociabilidade e Sustentabilidade.
1.3.2 – Desvantagens dos avanços tecnológicos Nem tudo é bom, logo quando existem prós também existem contras, assim em consideração a estes avanços tecnológicos já evidenciados, não podemos descurar dos seguintes pontos:
Não deixar o trabalho interferir na vida pessoal, pois a internet e as redes sociais, proporcionam estes desequilíbrios caso cada um não saiba gerir;
Stress no ambiente de trabalho, podendo afetar a saúde psicológica das pessoas;
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Perda de privacidade;
Excesso de informação;
Aumento da carga horária de trabalho;
Dificuldade em distinguir o trabalho do tempo livre;
Pouco convívio com família e amigos
Relativamente ao uso frequente da internet e das redes sociais, estas podem desviar a atenção dos profissionais, como por exemplo os jogos online, as amizades virtuais provocando o isolamento da sociedade e distanciar o profissional dos seus objectivos e obrigações.
2. Desafios e mudanças do profissional de secretariado Com a evolução do perfil do profissional de secretariado nos últimos anos, enormes e notórias são as transformações, desde a sua adaptação ao meio em que opera independentemente do tipo de organização (pública ou privada), das suas funções e pelas novas exigências impostas pelas tecnologias, que se encontram em constante evolução. E por esta evolução ser constante, é obrigação dos profissionais acompanhá-la, para isso se destaca a contínua formação dos profissionais, sem nunca se descurar, pois corremos o risco de nos tornar obsoletos conforme as tecnologias que vão sendo substituídas por outras ao longo dos tempos, sendo que umas são ultrapassadas mais rapidamente que outras. Importante estar atualizado e acompanhar as mudanças, para sermos capazes de lidar com as mudanças, mas ao mesmo tempo estar há altura dos desafios que se colocam constantemente, com a finalidade da inovação e com a tão desejada competitividade, que nos vai manter vivos no meio em que desenvolvemos as nossas atividades. Assim, devido a todas as suas exigências o secretariado, já não é uma mera tarefa, mas sim uma profissão, exigindo formação académica e proporcionando um crescimento a nível pessoal e profissional do indivíduo, este por sua vez, tem a consciência do papel preponderante que desempenha na mudança e da sua ação como assessor e ativo facilitador no seio da organização.
2.1– Desafios Começa por ser um desafio emocional, pois estamos a lidar com pessoas, que têm sentimentos e ao mesmo tempo reações, logo não se trata só de um desafio teórico. Este talvez seja um dos principais desafios, pois o secretário deverá ter atenção aos seus limites, bom senso, equilíbrio emocional, aceitando as opiniões e críticas dos demais, discernimento e saber trabalhar em equipa. Outro dos desafios é ser multifacetado, pois as diversas funções que lhes são atribuídas exigem um esforço e empenho do profissional, seja qual for a função que tenha que desempenha, seja ela administrativa, de representação, de organização, de gestão dos fluxos de informação e funções de polivalência no que respeita a diversos conceitos básicos para apoiar as diversas áreas de desenvolvimento na organização, sejam elas de contabilidade, de marketing, etc, nunca se esquecendo das boas práticas na utilização das tecnologias da Era Digital. Com estes desafios a responsabilidade e participação do profissional de secretariado vão aumentando cada vez mais, bem como a interação com os diversos públicos, sejam eles internos e externos, exigindo assim uma maior e constante qualificação dos profissionais, aprimorando-se as competências técnicas e desenvolvendo-se as competências comportamentais para o equilíbrio do seu papel como gestor. Para estar há altura dos desafios o profissional de secretariado deve ser proactivo de modo a agir de modo satisfatório na resolução dos desafios que lhe sejam colocados.
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2.2– Mudanças As mudanças ao longo dos tempos foram evidentes, na economia, na política e na vida social, aumentando e criando mais posto de trabalho ao nível do secretariado, temos a consciência que a máquina de escrever durante anos foi uma das imagens de marca desses profissionais, conforme afirma Sabino e Rocha (2004) [8], em 1867 foi criada a máquina de escrever, que se tornou, em pouco tempo, o símbolo da profissão. Profissão exercida maioritariamente exercida por homens, mas com a escassez de mão-de-obra masculina no mercado de trabalho no início do séc. XX, eis que é reconhecida e valorizada a capacidade administrativa e de organização da mulher, mas sem a devida compensação remuneratória, de acordo com Sabino (2004) [9], começa então a profissionalização feminina. Sendo uma das grandes mudanças quanto ao gênero na profissão. Criando-se o tal estereótipo da “Secretária”. Mas rapidamente a máquina de escrever foi substituída por um computador, o qual possibilitou uma maior participação da secretária na organização, permitindo demonstrar como diz o autor Sabino (2004) [10] a “queda do mito de função maternal, passiva e supérflua”, dando conta de um grande profissionalismo por parte da mulher como secretária. O mesmo autor também relata que uma pesquisa realizada pela ONU nos anos 90 do último século destaca “o Secretariado como a terceira profissão mais próspera no mundo”, e que o gênero masculino começou a aumentar de novo na profissão. Segundo Carvalho e Eiriz (2014) [11], com a realidade digital, reconhecemos a importância de fomentar e potenciar a formação dos profissionais da informação, que devem estar atentos às exigências das novas tecnologias e aos novos suportes da informação, para poderem acompanhar as mudanças e atualizações provenientes das suas constantes evoluções. Pois o profissional de secretariado é um gestor de informação em constante evolução, pois os tempos assim o exigem em conjunto com a sociedade e os sucessivos avanços tecnológicos.
CONSIDERAÇÕES FINAIS Organizacionalmente admiti-mos que o secretariado cada vez mais nos ajuda e impulsiona para a alcançar a tão desejada competitividade, sendo o secretário o elo de ligação entre o mercado e a organização. Com a Era Digital presente na sociedade de hoje, muitas foram as mudanças nas organizações e nos profissionais de secretariado, com diversas exigências a nível profissional, desde logo em destaque a formação profissional com novas revindicações ao profissional e oferecendo-lhe ao mesmo tempo novas funções no seio das organizações. Os avanços tecnológicos também contribuíram e muito para toda estar evolução e revolução, mas bem analisada, podemos dizer que veio dar um grande impulso ao profissional, incentivando-o a expressar novas atitudes e qualidades, quebrando a ideia de tarefas rotineiras e sem grande valor. A internet tem sido uma das maiores impulsionadoras, para a divulgação e acesso às informações e ao conhecimento a nível Mundial, facultando as trocas e reduzindo custos de comunicação entre organizações e com as redes sociais na web criam-se novas formas de comunicar e partilhar informação, pois estas são utilizadas por milhões de pessoas, ocupando uma parte significativa das suas vidas quotidianas. Com as redes sociais a informação e o conhecimento são tarefas cognitivas não rotineiras do secretário que deve inovar, comunicar, decidir tendo em conta o trabalho colaborativo. Hoje em dia as ferramentas utilizadas na Web 2.0 são um poderoso instrumento de trabalho para os profissionais do secretariado contemporâneo e para as organizações.
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Neste contexto, o trabalhador do conhecimento na Era Digital deve ter em conta: Empreendedorismo, Criatividade, Flexibilidade, Responsabilidade e Informação.
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REFERÊNCIAS
[1] RIFKIN, Jeremy (2014) – A Terceira Revolução Industrial – Como o Poder Lateral está a inspirar uma geração e a transformar o Mundo – Lisboa: Bertrand Editora. ISBN 9789722527576 [2] CHIAVENATO, Idalberto (1983) - Introdução à teoria geral da administração. 3. ed. São Paulo: McGraw-Hill do Brasil. [3] EIRIZ, Carla Mónica (2013) – O Impacto das Novas Tecnologias nos Arquivos Municipais Estudo de Caso do Arquivo Municipal de Vila Real – Dissertação de Mestrado na Universidade Fernando Pessoa – Porto. [4] CASTELLS, Manuel (2003) - A galáxia da internet: reflexões sobre a Internet, negócios e a sociedade; tradução Maria Luiza X. de A. Borges; revisão técnica Paulo Vaz. Rio de Janeiro: Jorge Zahar Ed., 239 p. [5] RIFKIN, Jeremy (2014) – A Terceira Revolução Industrial – Como o Poder Lateral está a inspirar uma geração e a transformar o Mundo – Lisboa: Bertrand Editora. ISBN 9789722527576 [6] CASTELLS, Manuel (2005) - A sociedade em rede. A era da informação: economia, sociedade e cultura; trad. Roneide Venâncio Majer. Vol.1., 8. ed. São Paulo: Paz e Terra [7] AZEVEDO, Ivanize; COSTA, Sylvia Ignácio (2000) - Secretária um guia prático. São Paulo: SENAC. [8] SABINO, Rosimeri Ferraz; ROCHA, Fábio Gomes (2004) - Secretariado: do escriba ao webwriter. Rio de Janeiro: Brasport. [9] Idem [10] Idem [11] CARVALHO, Ana; EIRIZ, Carla (2014) - O profissional da informação e a avaliação documental na administração pública. Congresso Internacional de Formação para Assistentes de Direção, 9 - Novas competências críticas: atas. Vila Nova de Famalicão (Portugal): Conselho Profissional de Secretariado.
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