IV WBGPPCE 2004 Workshop Brasileiro de Gestão do Processo de Projeto na Construção de Edifícios
EXTRANETS DE PROJETO: LIMITAÇÕES E NECESSIDADES DE AVANÇO MANZIONE, Leonardo, Eng.° Civil, Mestrando Escola Politécnica da USP, depto. de Construção Civil, Avenida Prof. Almeida Prado, trav. 2, no 83 - CEP 05508-900 - São Paulo – SP,
[email protected] MELHADO, Silvio, Prof. Dr. Professor Associado, Escola Politécnica da USP, depto. de Construção Civil, Avenida Prof. Almeida Prado, trav. 2, no 83 - CEP 05508-900 - São Paulo – SP,
[email protected] RESUMO A Construção Civil vem adotando nos últimos anos de forma crescente, o uso de Extranets de projeto. A complexidade dos projetos tem exigido o concurso de equipes com cada vez mais especialistas além da necessidade de uma Coordenação de Projetos. Cada projeto envolve por um curto período de tempo, muitas disciplinas colaborando entre si. O fluxo de informações é crescente e surge a necessidade de tecnologias que permitam a integração e a organização destas informações que muitas vezes são incompletas, fragmentadas ou inconsistentes. As Extranets vem tendo uso crescente nos últimos anos nos ambientes de projeto e se estima que terão seu uso cada vez mais ampliado para as outras etapas da vida de um empreendimento e irão envolver cada vez mais profissionais diferentes dentro ou fora das empresas. O objetivo deste artigo é mostrar, a partir de um estudo de caso, alguns problemas que vem sendo encontrados na implementação de Extranets em empreendimentos residenciais com equipes interdisciplinares. São detectados problemas com origem na limitação da ferramenta ou na inadequação de práticas de trabalho por equipes de projeto. Ao final, são propostas algumas diretrizes para a superação destas barreiras.
PALAVRAS-CHAVES Extranets, projeto, coordenação.
1.
INTRODUÇÃO
O crescimento do uso das Extranets de projeto vem sendo acompanhado por problemas relacionados ao gerenciamento do fluxo das informações cada vez mais complexas nos projetos. O estudo procura pesquisar causas de problemas originadas em: • limitações dos modelos adotados no projeto das ferramentas eletrônicas; • dificuldades das empresas em lidar com a Tecnologia de Informação; • barreiras nas empresas para o trabalho cooperativo. É feita uma revisão de conceitos sobre o tema procurando estabelecer um referencial teórico e é apresentado um estudo de caso envolvendo a implementação de uma Extranet em um projeto residencial de alto padrão. Ao final serão tabulados resultados do estudo sob a ótica dos usuários projetistas e da coordenação do projeto se buscando estabelecer algumas diretrizes para a superação dos limites atuais. 2.
CONCEITO DE EXTRANET
Segundo SOIBELMAN (2000), uma Extranet (ou extended Internet) pode ser definida como uma rede de computadores que usa a tecnologia da Internet para conectar empresas com seus fornecedores, clientes e outras empresas que compartilham objetivos comuns.
A comunicação no projeto se desenvolve na Extranet através de e_mails ou transferência de arquivos e as possibilidades de acesso para cada membro são individualizadas e controladas. Ainda segundo este autor, a Extranet fica conectada a um sistema gerenciador de banco de dados com a função de gerenciar toda a informação a ser processada na execução do empreendimento. A complexidade da implementação de Extranets vem pelo que fato que além de suprir as necessidades técnicas de arquivamento e gestão de documentos eletrônicos elas são também suporte para processos interorganizacionais.
3.
NATUREZA DAS DEMANDAS REQUERIDAS E A ADEQUAÇÃO DAS FERRAMENTAS DE COLABORAÇÃO
As ferramentas de Extranet precisam atender simultaneamente a requisitos de COMUNICAÇÃO, E GESTÃO DE PROCESSOS. ISATTO (2004) comenta que elas devem reunir tanto características que favoreçam ao trabalho cooperativo, como também apoiem a gestão de tais processos, proporcionando a coordenação das ações de seus membros. As aplicações de apoio à gestão de processos podem ser analisadas pelo grau de estruturação do processo envolvido e pela ênfase, se na informação ou no processo. (ISATTO, 2004). As ferramentas atuais se caracterizam como “repositórios de documentos eletrônicos”, isto é, são centradas no armazenamento da informação e possuem poucos atributos que facilitem a gestão de processos não repetitivos e semi-estruturados como o de Projeto. A bibliografia consultada aponta para uma demanda de sistemas com características para atender a um “workflow adaptativo”, isto é, tenham flexibilidade para lidar com processos semi-estruturados e permitam também o controle da informação. SOIBELMAN (2000) faz sérias críticas à forma como estas aplicações foram concebidas, baseadas na automação de processos manuais já existentes para a troca de informações entre membros de um empreendimento, com o auxílio da Internet. Este autor afirma que o potencial de utilização destas aplicações está extremamente limitado e constata que a maioria dos problemas ocorridos está relacionados com os seguintes fatores: a.
falta de adequação da ferramenta ao caráter interorganizacional na troca de informação;
b.
ausência de tecnologias eficientes para indexação e busca de informações;
c.
não utilização de modelos eficientes para armazenamento e distribuição da informação.
3.1 Interfaces na Comunicação As interfaces nas comunicações dentro de um ambiente de projeto, podem segundo ANUMBA et al. (1997) ser classificadas em três modos distintos: a.
pessoa – para – pessoa
b.
pessoa – para – computador
c.
computador – para - computador
Estes autores relacionam também as naturezas destas interfaces de comunicação: a.
intra ou interdisciplinares entre ferramentas eletrônicas;
b.
entre cada membro do projeto e sua própria ferramenta de projeto;
c.
entre os membros da equipe do projeto;
d.
entre cada disciplina e o modelo comum de projeto;
e.
através dos diferentes estágios do ciclo de vida do produto;
f.
entre a equipe de projeto e terceiros. 2
4.
ESTUDO DE CASO
O caso estudado é o de um empreendimento residencial, com 3.500 m² de área construída, caracterizado como um condomínio horizontal com quatro casas de alto luxo, em bairro nobre da cidade de São Paulo. Neste empreendimento atuam duas empresas em sociedade. Empresa A A empresa A é Incorporadora e Construtora, de fundação recente e desenvolve empreendimentos para diferentes nichos de mercado: desde alto padrão (o caso estudado), empreendimentos habitacionais em alvenaria estrutural até obras comerciais de terceiros como restaurantes e agências de veículos. A empresa não possui setores técnicos específicos para cuidar de projetos, e adota uma estrutura tradicional, bastante hierarquizada, concentrando todas as atribuições tanto de natureza operacional como de natureza técnica na figura do Coordenador de Obras. Este agente acaba assumindo responsabilidades sem o devido preparo técnico e sem suporte de estrutura organizacional, tendo uma atuação bastante reativa e cheia de improvisos, mais conhecida na prática como “apagador de incêndios”. A percepção da importância do Projeto é recente para a empresa A e foi motivada por sérios problemas de falta de compatibilidade de projetos ocorridos em empreendimento similar, que motivaram a contratação de uma coordenação terceirizada. A empresa desconhecia também a figura do Coordenador de Projetos. Portanto a cultura quanto ao processo de projeto é bastante recente e ainda está em formação dentro da empresa. O empreendimento possui também um sócio, uma outra empresa de Incorporações. Empresa B A empresa B é bastante experiente como Incorporadora no mercado de São Paulo. Ela tem uma atuação focada exclusivamente nos aspectos de aparência do produto o que dificulta o desenvolvimento dos aspectos construtivos do projeto. Esta empresa já tinha experiência com o desenvolvimento e coordenação de projeto. Porém a cultura quanto ao uso da tecnologia de informação é muito pequena, o que dificultou o uso da comunicação eletrônica com este agente, mais acostumado às formas tradicionais como telefone e fax. As características e a sofisticação do produto aliadas às necessidades técnicas requereram o concurso de treze empresas além de um coordenador do projeto. A pesquisa para este estudo de caso, foi feita a partir de um questionário distribuído entre os integrantes da equipe de projeto. Além disto, existem observações da vivência do autor, que participou do empreendimento como Coordenador do Projeto. A tabela 1 abaixo relaciona os agentes envolvidos, o uso de terceirização e tempo de uso de Extranets. Tabela 1 – Caracterização dos Agentes Especialidade
Atua com terceirizados: Sim (S), Não (N)
Tempo de uso do sistema: Primeiro uso (P), < 1 ano ou < 1 ano
Arquitetura – criação1
S
P
Arquitetura – desenvolvimento2
S
P
1
O arquiteto deste projeto somente cuidou da criação e se envolvia pouco com os problemas originados na concepção, que eram delegados à equipe de “desenvolvimento”. 2
A equipe de desenvolvimento cuidou da produção dos desenhos, porém tinha baixa qualificação técnica para dar solução aos problemas originados na concepção. 3
Estrutura
N
>1
Fundações
S
>1
Hidráulica
N
