GESTÃO DAS AQUISIÇÕES - Insight Memorável

GESTÃO DAS AQUISIÇÕES

Julho de 2016

Gestão das Aquisições

Aos agentes públicos cabe solucionar o crítico hiato na Gestão das Aquisições. Este possível e urgente salto de maturidade tem, para o bem ou mal, forte impacto na sociedade INSIGHT MEMORÁVEL

Introdução

Finanças Públicas

A “aquisição de bens e serviços” pela Administração Pública ganha relevância quando observada sob o prisma dos recursos aplicados ou do impacto sobre as atividades finalísticas, tendo enorme influência na economia do país.

As finanças públicas compreendem um largo espectro de funções, com diferentes graus de complexidade e maturidade gerencial. Sua regulação encontra-se em preceitos normativos que vão da Constituição às portarias municipais.

A importância é também reconhecida quando estudo do TCU resulta no acórdão 2.622/15 . Nele, a questão substantiva é a ‘Governança das Aquisições na Administração Pública’. Elaborado a partir do levantamento junto a 376 órgãos, traz aspectos relevantes sobre as contratações. O primeiro destaque aponta que o volume financeiro das aquisições realizadas apenas pela Administração Pública Federal chega a 15% do PIB, correspondendo a R$ 500 Bi/ano. Este mesmo acórdão informa que cerca de 70% dos órgãos estudados, teriam as atividades interrompidas no prazo de até 1 mês, caso não ocorressem as aquisições em curso ou programadas.

Cuidam da arrecadação dos tributos e dos gastos públicos - Código Tributário, Lei 4320 e as Leis relativas à elaboração e execução anual do orçamento - ; da higidez da moeda e da dívida interna e externa; da aquisição dos bens e serviços necessários ao cumprimento das obrigações do Estado e funcionamento da máquina pública - Lei 8.666.

Dada a magnitude do “EstadoConsumidor”, o Governo exerce enorme influência no mercado, com vários segmentos econômicos ajustando suas cadeias de produção às demandas previstas para as contratações públicas. Assim, da mesma forma que um utópico fim dessas aquisições traria o colapso aos serviços públicos, este levaria também à desorganização total do tecido produtivo.

Para cuidar desse universo, estabeleceuse uma sistemática organizacional equivalente: Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, Ministério da Fazenda, Banco Central, são exemplos dentre os principais da área federal.

Razoável, portanto, buscar-se melhorias e excelência em processos, métodos e sistemas efetivos de Gestão das Aquisições, como veremos a seguir.

Pesquisas apontam que a gestão imatura de Aquisições pode gerar perdas acima de 9% do total dos valores contratados

Apoiando o funcionamento desta estrutura, desde os primeiros tempos da introdução dos computadores, desenvolveram-se aplicativos e sistemas de informação que são utilizados por todos os estamentos da administração, a exemplo do SIAFI, do ComprasNet e do SIASG, entre vários outros.

O Hiato na Estrutura Informacional Foi do estudo criterioso do conjunto de processos que constituem essas funções que se percebeu a existência de um hiato nesses sistemas de apoio à gestão financeira: o da gestão das aquisições. De fato, concluídas as fases de licitação com a emissão dos respectivo empenho e assinatura do contrato, até a sua liquidação com a entrega dos bens ou serviços contratados e a liquidação da contrapartida financeira, não contavam os agentes públicos com suporte tecnológico para gerenciar as funções que são executadas entre elas. A mera observação de que os bens e serviços a serem utilizados no processo produtivo do Estado passam por diferentes estágios de especificação - a demanda inicial do usuário final, o que consta dos editais, o que vai descrito nos empenhos, nos contratos, o que consta das notas fiscais emitidas pelos contratados e, finalmente, o que é efetivamente entregue à administração e ao final consumo efetivo – já permite vislumbrar as janelas para a ocorrência de inconsistências e equívocos. Se consideradas as condições de prazos de entrega, etapas do processo produtivo a serem remuneradas, condições de qualidade e conformidade dos bens e serviços finais e intermediários e muitos outros quesitos que conformam os direitos e obrigações das partes envolvidas nos contratos, bem como o enorme volume destes a serem geridos,

GESTÃO DAS AQUISIÇÕES | JUL-2016 poderemos ter ideia do admirável conjunto de funções que se encontravam à margem dos procedimentos cobertos pelos atuais sistemas estruturadores da gestão pública.

Gerir as contratações exige conhecimento específico e dedicação gerencial

Impacto Significativo Resulta deste hiato informacional forte assimetria do ponto de vista da gestão, que é percebida entre as etapas que constituem o processo de aquisições do Estado. Considerando que a demanda, a contratação, a execução do contrato e a liquidação são etapas comuns desse processo entre os entes públicos, é notório que, sob os aspectos normativos, de organização e da própria especialização dos servidores, algumas etapas se sobressaem às outras. Como defesa desse argumento, consideremos a etapa de contratação. Para esta, há um vasto arcabouço normativo e literário, com estruturas formais dedicadas à atividade e processos de trabalho definidos, sendo essas estruturas ocupadas por servidores especializados em contratações. Convenhamos, não é comum identificar igual intensidade de recursos para com as demais etapas do processo, seja a montante – planejamento de demandas , seja a jusante – gestão pós-assinatura do contrato. Porém, eis o ponto essencial: são todas etapas de um mesmo processo! Consideramos, assim, que não há como avançar no campo da efetividade sem levar em conta o processo de aquisições como um todo. A dinâmica dos processos negociais impõe que o resultado final terá tanto sucesso quanto a parte mais “frágil” desse processo. Assim, é possível vislumbrar, por exemplo, a contratação muito bem conduzida de algo que não atende à necessidade inicial em razão de uma demanda mal formulada; ou uma execução contratual desastrosa como consequência da desconsideração dos requisitos essenciais para a execução quando da contratação. Em suma, a assimetria da gestão nas etapas que compõem esta matéria traz impactos que podem ser drásticos à organização, seus colaboradores e seus clientes finais.

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Mitigando o Risco da Trivialidade Considerando a máxima de que “as organizações são grandes coleções de processos”, assume-se que qualquer proposta de intervenção, seja ela tecnológica, humana ou organizacional, deve se basear no aprimoramento dos processos de aquisição. A efetividade da gestão deve alinhar as estratégias de aquisição às prioridades da organização em prol dos melhores resultados. Deve, igualmente, assegurar a utilização eficiente dos recursos, mitigar os riscos, auxiliar na tomada de decisões, e assegurar o cumprimento dos papéis e responsabilidades e a transparência dos resultados. O descaso com a excelência nestas ações pode trazer consequências consideráveis à instituição e ao Estado.

A correta digitalização do processo de Aquisições traz efetividade para a gestão, fomentando ações e decisões alinhadas às necessidades e ao sucesso da organização Detendo-se sob o ponto de vista do uso da tecnologia da informação, qualquer solução cujo propósito seja o ganho de maturidade na gestão das aquisições na Administração Pública deve considerar, em sua arquitetura, as características para subsidiar a complexidade inerente a essa atividade. A seguir elencamos as características mais importantes:

Mais que dados, Conhecimento A solução não deve se limitar a registrar, de forma desconcatenada, as ações realizadas, desconsiderando o contexto de um processo definido. Ao contrário, deve orientar e disciplinar desde o planejamento, passando pela execução, até a liquidação do processo de aquisições. Dessa forma, há a garantia que as melhores práticas desejadas sejam observadas por toda a organização durante o fluxo da cadeia de suprimento.

Versatilidade Essa característica fortalece a anterior. A autonomia de cada órgão, bem como os vários modelos de contratações adotados pela Administração, apresentam peculiaridades em suas respectivas operações. Por exemplo, os aspectos da execução de um contrato de serviços distinguem-se sensivelmente da execução de um contrato de fornecimento de bens. A solução tecnológica deve ser versátil o suficiente para responder às práticas de cada órgão,

como também a cada uma das especificidades das diversas modalidades contratuais legalmente previstas.

Conformidade A solução deve, também, apoiar e resguardar a atuação dos servidores envolvidos no processo de aquisições que, por vezes, não dispõem da disponibilidade ideal ou de todo o conhecimento necessário para observar de forma acurada as nuances da atividade. Nesse cenário é valioso dispor de uma solução que os guie com segurança por processos que guardam conformidade com a legislação e com as recomendações dos órgãos de controle.

Trabalho em colaboração A organização em processo pressupõe que cada ator envolvido entregará para o próximo o seu melhor resultado. É importante que a solução aproxime esses atores, inclusive os externos – ex.: fornecedores –, e promova a colaboração entre eles.

Informações em tempo real Um outro destaque cabe à mitigação do mencionado “gap informacional”, que é caracterizado pela dificuldade na obtenção de informações precisas em tempo hábil. Nesse sentido, é essencial dispor, em tempo real, de informações gerenciais e operacionais das diversas etapas do processo de aquisições.

Processos Integrados Por fim, destacamos a importância de relacionar o processo de aquisições com outros processos da organização. Isso deve dar-se por meio da integração entre as soluções que suportam cada um desses processos de modo a evitar redundância dos dados e o retrabalho dos servidores envolvidos. Pela natureza do processo de aquisições, destacamos as integrações com as soluções SIAFI, SIASG, ComprasNet e Portal da Transparência.

Efetividade dos Resultados Todo o esforço para o aprimoramento do processo de aquisições realizado pela Administração Pública terá reflexos no contexto dos serviços do Estado e da economia do país, potencializando a relação positiva entre a aplicação dos recursos públicos e a obtenção dos melhores resultados para a sociedade. O time de Gestão de Aquisições, Contratos e Suprimentos da Memora está à disposição para apoiar o mercado nesse ganho de maturidade. Sigamos juntos!