GESTÃO DE TI NAS AQUISIÇÕES TECNOLÓGICAS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA: UM ESTUDO DE CASO EM INSUMOS DE IMPRESSÃO

GESTÃO DE TI NAS AQUISIÇÕES TECNOLÓGICAS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA: UM ESTUDO DE CASO EM INSUMOS DE IMPRESSÃO

Walton William Ferraz Rocha Orientadora: Patricia Nunes de Brito GESTÃO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA - UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE

RESUMO Atualmente, as aquisições de insumos tecnológicos têm se destacado em função dos avanços da tecnologia, notadamente a da informação. A bibliografia disponível contempla alguns pormenores, porém não apresenta soluções menos complexas e de implementação em curto prazo. O trabalho visa demonstrar como o processo de compra de insumos, voltados à impressão em papel, resulta em eficiência e eficácia na aplicação dos recursos públicos, haja vista os métodos inerentes à administração burocrática. O estudo de caso apresentado se constitui num exemplo prático de se utilizar os setores tecnológicos da própria administração no auxílio a processos de compras mantendo-se, no mínimo, a produtividade de um órgão.

PALAVRAS CHAVE administração pública, tecnologia da informação, gestão.

ABSTRACT Currently, technological inputs acquisitions have stood out in the light of advances in technology, particularly the information. The available literature includes few details, but presents no less complex and implementing solutions in the short term. The work aims to demonstrate how targeted printing supplies buying process paper results in efficiency and effectiveness in the use of public funds, given the methods inherent in bureaucratic administration. The case study constitutes a practical example of using the technology sectors of the administration in helping the purchasing process keeping at least the productivity of an organ.

KEYWORDS information technology, IT management, public administration.

1. INTRODUÇÃO 1.1. Objetivos do trabalho O presente trabalho, baseado em um estudo de caso, visa apresentar a importância da gestão de TI na participação, decisões e implementação de melhores práticas no que se refere à aquisição de materiais tecnológicos, cujos processos executados por setores administrativos geram custos de não conformidade e retrabalho exaustivo, além de perdas em toda a cadeia da logística de compras, as quais não contemplam a mitigação dos riscos de redução da produtividade inerentes ao processo.

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Nas aquisições de insumos de tecnologia, tais como tintas ou cartuchos de impressão, os quais influenciam diretamente na qualidade dos materiais impressos e na preservação dos equipamentos (impressoras) para sua plena operação, a participação da governança e gestão de TI é fundamental, para que se tenha, no mínimo, a gestão da conformidade. Adequando práticas já consagradas no setor privado à realidade política e multissetorial do setor público, hoje se assume que a TI é a ferramenta fundamental para a transformação da administração pública, deixando de ser objeto apenas de gestão para ser objeto de governança (CEPIK & CANABARRO, p.14,2010). “Governança de TI é um conjunto de estruturas e processos que visa garantir que a TI suporte e maximize adequadamente os objetivos e estratégias de negócio da organização, adicionando valores aos serviços entregues, balanceando os riscos e obtendo o retorno sobre os investimentos em TI. [...] A Governança de TI não é uma disciplina isolada, ela é parte integral da governança corporativa. O aumento da demanda por a transparência e conformidade faz com que a Direção da Organização estenda a governança para a TI e forneça liderança, estruturas organizacionais e processos que assegurem que as estratégicas de TI sustem e cubram as estratégias e objetivos da empresa” (HANASHIRO, M., p.35,2007).

Por falta de conhecimento ou especialização, as compras não são geridas de acordo as melhores práticas, gerando custos e retrabalho, pois toda a cadeia de suprimentos é gerida e auditada tão somente pelos setores administrativos. As consequências deste procedimento podem ser nefastas aos processos administrativos internos, como produção de documentos, armazenamento em papel por períodos longos (arquivamento) e integridade destes. Entretanto, não podemos nos furtar às exigências administrativas e legais quanto à necessidade de transparência e legalidade nos processos de compras públicas. A despeito desta premissa, a administração tem de se ater à agilidade, em função das necessidades dos demandadores, assim como responsabilidade junto ao erário, tendo em vista o atendimento aos processos internos e às cobranças executadas pelos órgãos controladores, a mídia e a sociedade em geral. Este artigo é dividido em mais quatro tópicos e oito seções. No tópico 2 temos a revisão da literatura, a qual apresenta os fundamentos básicos da Administração Pública, as formas da governança e gestão de TI, a gestão de recursos humanos, as particularidades de pessoal especializado, a eficiência e eficácia da gestão logística e as normatizações e recomendações praticadas. O tópico 3 apresenta a metodologia do trabalho e como foram obtidos os dados para o estudo de caso pertinente. O tópico 4 analisa apresenta o estudo de caso em um órgão da administração direta do Governo Federal, assim como propõe métodos eficazes na gestão logística aliada à gestão de TI, se implementado as melhores práticas na efetiva gestão. O tópico 5 apresenta a conclusão e os resultados alcançados com a implementação das melhores práticas de gestão de TI aplicadas à gestão de suprimentos tecnológicos específicos.

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2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 2.1. Compras Públicas O processo de compras públicas requer procedimentos específicos para dar-lhe eficácia, tais como a legislação. As compras e contratações pelos Órgãos públicos são exercidas baseadas nos princípios da Lei nº 8.666/93 (Licitações e Contratos Administrativos) e outros dispositivos legais. No serviço público brasileiro, as operações correntes são denominadas atividades. Assim, o Orçamento da União, por exemplo, contempla recursos para os projetos e para as atividades constantes dos planos dos órgãos públicos. Cada vez mais, a gestão no setor público é vista de forma estratégica. Uma das áreas do setor que ganha muitos investimentos é a de compras. Com relação aos seus processos no setor público, houve um grande avanço com o Comprasnet, o Portal de Compras do Governo Federal. A modalidade de pregão eletrônico já permite ao Governo Federal economizar bilhões nos processos de compra. No entanto, mesmo com a abordagem sofisticada com que o tema é tratado nos dias de hoje, ainda sim, existem riscos nas compras do setor público (SANTOS et al, 2011). Segundo a Coletânea de Melhores Práticas de Gestão do Gasto Público (p. 3, 2011), do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão - MP, a utilização da centralização das compras não implica necessariamente na entrega centralizada dos bens adquiridos. Essa centralização de entregas pode reduzir a eficiência da organização pública, pois aumenta as despesas com logística. A prática de centralização é recomendável no caso de bens e serviços gerais e comuns a todos ou à maioria dos órgãos ou entidades envolvidas – como papel e caneta, por exemplo. No caso de bens e serviços mais específicos e singulares, o processo de aquisição deve ser centralizado sob a responsabilidade do órgão ou entidade que tem mais conhecimento técnico sobre o assunto. Para que haja a maximização dos resultados nos setores públicos quanto a estoques, dentro do contexto atual, é necessário desenvolver as melhores práticas de processos de gestão de materiais visando melhor aplicação dos recursos públicos (CAUDURO e ZUCATTO, 2011). Muitas empresas, mesmo com características públicas, dependem da sua arrecadação para se manterem em funcionamento. Estas empresas estão, portanto, sujeitas às mesmas regras de concorrência e padrões de qualidade exigidos pelo mercado. Assim sendo, elas também devem implantar modelos de Governança alinhados a uma estratégia de negócio (COSTA et al, 2008). 2.2. Gestão e Governança A gestão é sempre diferenciada da governança, ou seja, há distinção entre ‘comprometido’ (governança) e ‘envolvido’ (gestão). Gestão implica na utilização criteriosa de meios (recursos, pessoas, processos, práticas) para alcançar um fim identificado. É um meio ou instrumento pelo qual a unidade de administração consegue um resultado ou objetivo. A Gestão é responsável pela execução com direção definida pela unidade de orientação (PACHECO, 2011). Podemos sintetizar as características inerentes às duas formas, no quadro 1, a seguir:

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Quadro 1- Características Governança x Gestão (Fonte: Cepik e Canabarro apud Liu e Ridley,2005 )

A governança pública também pode ser entendida como o sistema que determina o equilíbrio de poder entre todos os envolvidos numa organização – governantes, gestores, servidores, cidadãos - com vista a permitir que o bem comum prevaleça sobre os interesses das pessoas ou grupos (MATIAS-PEREIRA, 2010, p.113). 2.3. Gestão da TI (Tecnologia da Informação) O Gerenciamento de Serviços de Tecnologia da Informação pode ser definido como um conjunto de processos que devem ser gerenciados e controlados adequadamente para gerar valor ao negócio, sanando as necessidades operacionais da organização (MAGALHÃES e PINHEIRO (2007) e MORIKANE (2008), apud CAMPOS e TORRES, 2011). Os autores complementam que o Gerenciamento de Serviços de TI foca na qualidade dos serviços prestados, de maneira que não haja indisponibilidade de serviços, evitando-se prejuízos ao cliente. De acordo com Weill e Ross (p. 219, 2006), sob muitos aspectos a Governança de TI em organizações sem fins lucrativos é a mesma das organizações que visam lucro. Mas as diferenças são importantes e decorrem de um ambiente mais complexo para estabelecer a criação de valor. Uma boa governança de TI harmoniza decisões sobre a administração e a utilização da TI com comportamentos desejáveis e objetivos do negócio. Sem estruturas de governança cuidadosamente projetadas e implementadas, as empresas deixam essa harmonia ao acaso (WEILL e ROSS, 2006, pg.14). Também, de acordo com S. Santos (2008), a Governança de TI deve tratar basicamente três questões: garantir a gestão e o uso eficaz de TI, estabelecendo quais decisões devem ser tomadas. Como as decisões serão tomadas e monitoradas? Quem deve tomar essas decisões e quais as responsabilidades? Como o Gerenciamento dos Serviços de TI tem se tornado cada vez mais estratégico nas organizações, o Governo Federal, através da SLTI do Ministério do Planejamento, regulamentou a contratação de serviços de Tecnologia da Informação para a administração pública federal. Em conformidade ao artigo 1° da Instrução Normativa N° 04 de 2014 (IN 04), alterada pela Instrução Normativa nº. 2 (IN02) de 2015, as contratações de serviços de Tecnologia da Informação executadas pelos órgãos federais, no âmbito do Poder Executivo e integrantes do SISP (Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação), deverão ser regidas por essa instrução. A IN 04, criada em 2008 e alterada em 2014, com o propósito de regulamentar e coordenar a contratação de serviços e produtos de TI contempla três etapas: Planejamento da Contratação, Seleção do Fornecedor e Gerenciamento do Contrato, cujas essas mesmas etapas estabelecem um padrão de contratação entre a Administração Pública e os fornecedores de serviços.

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2.4. Recursos Humanos Segundo levantamento da Secretaria de Fiscalização de Tecnologia da Informação da Corte de Contas do Senado Federal, baseado em Acórdão nº 1200/14 do TCU, constatou-se que a estrutura de recursos humanos de TI da APF (Administração Pública Federal), de forma geral, apresenta problemas, notadamente quanto à falta de cargos e carreiras específicas; à carência de pessoal especializado para gestão de TI; à ocupação de cargos de gestão por pessoas estranhas ao quadro, como requisitados, temporários e terceirizados; à ausência de planejamento para preenchimento contínuo de vagas de TI; à dificuldade de retenção de pessoal especializado; à política de qualificação executada sem o devido planejamento e, em alguns casos, à atuação tímida dos órgãos governantes superiores na identificação e solução dos problemas. Concomitantemente, na área de logística, os recursos humanos disponíveis no setor público, em geral, não possuem especialistas, gerando compras erradas, mal dimensionadas e com controle deficitário. Para que o comprador tenha um desempenho satisfatório, faz-se necessário um aprimoramento de suas competências e qualificações, que se consegue por meio do acúmulo de conhecimento e capacitação, que irá determinar a diferenciação primordial entre um comprador burocrático (reativo) ou um comprador moderno (proativo) (BATISTA E MALDONADO, 2008). Estes dados levam-nos a induzir que a administração pública se ressente de especialização e treinamentos em algumas áreas, notadamente na de compras voltada à tecnologia. Ainda, de acordo com Nunberg (1998), “Infelizmente, a crescente demanda de melhoria no gerenciamento de recursos humanos no serviço público surge num momento em que a administração básica de pessoal, em muitos países em desenvolvimento e em transição, entra em colapso[...]. Em geral, eles são pouco qualificados e insuficientemente ou inadequadamente preparados para executar os serviços que deles se espera[...]”. 3. METODOLOGIA 3.1. Abordagem da Pesquisa A abordagem da pesquisa apresentada neste trabalho tem como principal característica o estudo qualitativo, mesmo tendo alguns dados quantitativos, tendo sido realizado por meio de um estudo de caso. O método utilizado é de natureza exploratória, orientado segundo um estudo bibliográfico e documental. O estudo de caso foi baseado em processos de aquisição de insumos tecnológicos ocorridos em um órgão da Administração Direta do Governo Federal, assim como também calcado em observações participativas. Os dados coletados foram obtidos junto aos setores de almoxarifado e de compras da referida Instituição, através de processos de compra disponíveis em arquivos de dados computacionais e da colaboração do setor de compras no fornecimento de documentos emitidos e recebidos. O setor de TI verificou ‘in loco’, nas dependências do almoxarifado, a originalidade dos insumos constantes do estoque, planilhando os seriais e as datas de validade de noventa por cento das unidades existentes, através de um procedimento amostral.

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Especificamente, o setor de TI teve acesso também, através dos outros setores administrativos, aos processos de compra, notas fiscais e contratos de fornecimento, o que validou a continuidade do trabalho de verificação do estoque de insumos. Estes dados foram selecionados e balizados para um estudo mais abrangente. 3.2. Características da Instituição A instituição analisada é o Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento - MAPA, constituindo-se em uma de suas unidades a qual tem sob sua responsabilidade a fiscalização de produtos, insumos e produção de itens agropecuários no Estado de Minas Gerais. A Superintendência é constituída de Unidades Central e Descentralizada de Execução Finalísticas e de Apoio Operacional, de acordo com a portaria MAPA nº428 de 09/06/2010, Anexo I, a qual aprova o regimento interno das Superintendências Federais da Agricultura, Pecuária e Abastecimento (SFAs.). Esta mesma portaria, em seu tópico II, art. 2º, inciso I, alínea ‘c’, designa a Seção Operacional de Apoio e Divulgação - SAOD como Unidade de Assistência Direta, além de especificar em seu tópico III, “Das Competências”, Seção das Unidades de Assistência Direta, art.14, inciso VII, “coordenar e executar as atividades inerentes à tecnologia da informática no âmbito da SFA/MAPA”. 4. ESTUDO DE CASO 4.1. A Superintendência Federal O setor de TI da Superintendência, subordinada à alta administração (Gabinete da Superintendência), não possui independência financeira para decisões acerca de investimentos e é assistida por poucos padrões, apesar da subordinação técnica-hierárquica e estratégica à Sede, localizada em Brasília/DF. O gabinete está sujeito à mudança periódica, face às alternâncias e decisões no âmbito político, o que inviabiliza alguns procedimentos quanto à aplicação de melhores práticas adotadas pela Sede. Esta mesma seção da SFA tem como atribuição o apoio aos clientes de tecnologia da informação para suporte e resolução de problemas técnicos, tendo como principal missão o restabelecimento da operação normal dos serviços, mitigando o impacto nas atividades meio e fim causados por indisponibilidade de acesso a dados ou à rede. A equipe de primeiro nível recebe, registra e analisa as demandas dos usuários, realizando o atendimento eficiente nas questões de sua competência ou encaminhando as solicitações aos níveis subsequentes, conforme cada caso. Atualmente, a SFA conta com cerca de 800 colaboradores distribuídos entre sede e unidades regionais avançadas, estas últimas constituídas de escritórios os quais contam com pequenas redes de computadores e equipamentos periféricos, notadamente impressoras. Estas impressoras produzem os mais diversos tipos de trabalhos, mas primordialmente a impressão de memorandos, ofícios, certificados e documentos em geral, o que demanda insumos para a impressão, tais como cartuchos de tonalizadores(toner), cilindros fotocondutores e papel. Entretanto, cartuchos de toner se apresentam como o componente de maior utilização, o que leva ao Órgão a compras vultosas, frequentes e relativamente complexas. Há de se considerar que estes mesmos insumos possuem validade, tanto de estocagem quanto de efetiva utilização.

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4.2. Insumos para impressão- processos de conformidade No período compreendido entre 2012 a 2013, diversos equipamentos de impressão (impressoras - do tipo ‘laser’), de uso do órgão, estavam sendo remetidos para reparos, apresentando diversos sintomas que não os de parada total de operação, mas de qualidade ruim em cópias impressas e com rejeição a alguns cartuchos de tonalizador, ocasionando perdas de papel e das próprias impressões acarretando, consequentemente, queda da produtividade no ambiente da Superintendência. Após alguns testes de rotina, verificamos que a maioria dos cartuchos de toner estava ocasionando as falhas, pois não eram todas as unidades daqueles que apresentavam os sintomas. Assim, o setor de informática viu-se numa situação adversa frente ao problema, pois havia no almoxarifado os mais diversos modelos e marcas de cartuchos de toner. Quais decisões a tomar para reduzir ou eliminar os problemas causados aos equipamentos de impressão? Alguns fabricantes mantêm auditores visando o mercado denominado ‘paralelo’ não interfira na lucratividade e reputação destes mesmos fabricantes. Segundo Salvador (2013), “a Administração Pública deparou-se com a invasão no mercado nacional de produtos de baixa qualidade e bastantes competitivos no que se refere ao preço”. Uma consultoria especializada em auditoria de produtos falsificados cita o porquê da existência destes fornecedores, os quais “possuem um mercado vasto, disponibilidade dos cartuchos vazios, fabricação simples, mão de obra barata, gráficas amplas, pouco investimento e punição bem menor (MERLIN/PAICA, 2010)”. A qualidade, aceita pelo mercado e praticada pelos fabricantes idôneos, no Brasil é determinada pelo Inmetro-Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia. O Inmetro, autarquia federal, vinculada ao Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior, define as regras em documentos específicos (o que e como avaliar cada produto), promove o desenvolvimento da infraestrutura para avaliação (laboratórios de calibração e de ensaios, padrões metrológicos, organismos de certificação acreditados, normas técnicas, etc.), implementa a avaliação e dá assistência às partes interessadas, em especial às micro e pequenas empresas. Além disso, faz o acompanhamento do produto no mercado, estabelecendo penalidades, quando identificadas não conformidades, intencionais ou aperfeiçoando o Programa de Avaliação da Conformidade, quando identificadas não conformidades sistemáticas. A não conformidade, segundo a ABNT(2005), é “a demonstração de que os requisitos especificados relativos a um produto, processo, sistema, pessoa ou organismo são atendidos”. Processos de conformidade, referente a tintas ou similares voltados à impressão, são baseados nas normas ABNT NBR ISO/IEC 19798:2011, 19752:2006 e 24712:2011. Para averiguar a possibilidade de haver cartuchos com validade vencida ou de qualidade duvidosa, seja a não originalidade ou até a falsificação (conhecido pelo termo ‘pirataria’) do produto já adquirido e a ser recebido definitivamente, foi solicitada, pelo setor de TI, a presença de peritos dos fabricantes dos produtos originais para ateste dos cartuchos em estoque. Alguns fabricantes mantêm esse tipo de serviço sem ônus para o cliente, principalmente dependendo se a quantidade adquirida de insumos esteja em alto patamar. De acordo com o TCU (Acórdão nº. 1480/2012-Plenário, TC 003.040/2012-7), não é pertinente exigir originalidade quanto aos insumos, originalidade essa no que se refere à fabricação pelo mesmo fabricante do equipamento de impressão.

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Foram verificados todos os cartuchos de toner que estavam no almoxarifado e os das últimas aquisições. Dos 421 cartuchos verificados, foram condenados 71% dos cartuchos presentes no estoque e adquiridos anteriormente aos últimos 12 meses, somados aos adquiridos nas licitações no período dos últimos 12 meses. Considere-se que somente um dos fornecedores (B) entregou os cartuchos em conformidade, isto é, em termos percentuais, 14% dos licitantes envolvidos. Já em termos de valores, o percentual de não conformidade chegou a 47% do valor total envolvido. O quadro 2 demonstra os números, tanto em quantidade quanto em pecúnia: Fornecedor A B C D E F G Total

toner toner marca 'x' marca 'y' 50 0 0 153 0 0 30 0 0 0 0 0 171 17 251 170

Qtde 50 153 0 30 0 0 188 421

valor total (R$) 3780,96 90335,00 21761,00 5400,00 3099,00 6265,00 38795,39 169436,35

Quadro 2 - Quantitativos do Processo em estudo (Fonte: autor)

Esta constatação deve-se ao fato de que o laudo emitido pelos auditores dos fabricantes presentes, afirmava que os produtos verificados não estavam em conformidade, isto é, não eram originais, apesar de constar explicitamente no instrumento convocatório essa exigência de produtos originais, pois a maioria dos equipamentos se encontrava em garantia. Pela falta de conhecimento técnico do setor de almoxarifado, os cartuchos não tiveram a originalidade (ou procedência) verificada quando do recebimento provisório, o que acarretou o recebimento de insumos indevidos, mais em função da estrutura de pessoal da SFA não contemplar esse tipo de averiguação, até então. Alguns fabricantes disponibilizam formas de verificação pela internet, através de códigos de barra e seriais, além de instruções de como visualizar o selo holográfico constante de cada embalagem unitária. Porém, com a orientação do setor de TI, alguns desses procedimentos começaram a serem executados pelos setores de compras e almoxarifado. As compras deste tipo de insumo são procedidas pelo sistema de registro de preços, através de edital de licitação publicado no Comprasnet, sob a forma de pregão eletrônico (Lei 10520/02, Decreto n° 7.892 e n° 8250/14). Assim, o setor de TI, numa ação preventiva, sugeriu algumas cláusulas técnicas a serem inseridas em futuros editais, dentre as quais a cobrança dos licitantes vencedores em fornecer os materiais com etiquetas nas quais constassem os dados do licitante e do processo. Este fato tornaria a identificação de cada elemento fornecido, tornando a exigência editalícia da garantia mais eficazmente executada, quando necessário. Deveria se exigir também o envio de amostras para análise do material a ser cotado. A designação do chefe do setor de TI como fiscal dos contratos nos quais esses insumos estivessem contemplados, também foi sugerida. Quanto à ação corretiva e solução definitiva para a ocorrência, a SFA, através do setor de compras, este apoiado pelo setor jurídico, solicitou aos fornecedores a substituição dos materiais fornecidos, o que foi prontamente atendida. Alegaram os licitantes vencedores, na qualidade de revendedores e justificando a entrega de produtos em não conformidade, que os insumos haviam sido adquiridos de terceiros, cuja procedência do material lhes foi

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assegurada. Entretanto, presumimos que na ânsia de se adquirir preços abaixo do que se pratica no mercado, os licitantes vencedores procuraram formas de maiores ganhos e com procedimentos não condizentes com as melhores práticas. 5. CONCLUSÃO É notório que a participação de gestão de TI nas organizações públicas é essencial também no auxílio às aquisições tecnológicas pela administração, considerando que o conhecimento técnico é fundamental para atender os usuários com eficiência e eficácia, além do suporte aos outros setores no que diz respeito à especificações e acompanhamento de processos de compra de materiais de tecnologia. O índice de defeitos com os mesmos sintomas descritos apresentados até então, em função da utilização de insumos originais e certificados foi reduzido drasticamente, praticamente a zero, o que aliviou sobremaneira o envolvimento da TI com o segmento de impressão no que diz respeito à indisponibilidade resultando, consequentemente, em maior produtividade por parte dos usuários. Verificamos que este tipo de procedimento, do acompanhamento e gestão das aquisições, torna-se fundamental no atendimento às normas vigentes e às melhores práticas de qualidade. O treinamento do pessoal envolvido na compra, recebimento e estocagem de material é fundamental, primordialmente em função do montante envolvido, quer em valores, quer em produtividade. Para aquisição de suprimentos e equipamentos de informática, entendemos ser imprescindível que seja feita uma consulta prévia ao setor de tecnologia de informação para melhor especificação do material e, consequentemente, redação do termo de referência e posterior acompanhamento, até o efetivo aceite dos materiais. A gestão de suprimentos é um dos principais pilares em qualquer instituição pública, tendo uma considerável importância estratégica, pois é um dos locais em que se aplicam os recursos orçamentários existentes, por meio da efetivação dos processos de compras de materiais, bens e serviços necessários ao alcance dos objetivos da instituição (BATISTA e MALDONADO, 2008). O zelo pelos recursos públicos se faz presente quando adotado esse tipo de procedimento nos processos de aquisições, principalmente considerando o frequente uso da tecnologia, cujo avanço se encontra em constante mutação. Já há vários anos, a administração pública depende significamente desse tipo de insumo, pois as impressões de documentos, certidões e trabalhos são inerentes a todos os serviços prestados pela administração, tanto interna quanto externamente. Há órgãos, como por exemplo as universidades públicas, nas quais a qualidade da maior parte das impressões tem de ser do mais alto nível. Em alguns órgãos, como no presente estudo de caso, há emissão de certificados de produtos, nos quais há cores normatizadas, números e marcas d´água a serem impressas, o que também se exige materiais de impressão de qualidade. A partir dessas premissas, podemos deduzir a importância da gestão de TI na participação efetiva nas compras de insumos tecnológicos, desde a especificação até o recebimento definitivo dos materiais adquiridos, o que retrata também um trabalho em equipe, sistematizado e eficaz.

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