Introdução à arquivistica

September 8, 2017 | Autor: António Monteiro | Categoria: Arquivística
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1. Conceito, funções e técnicas de descrição arquivística
A técnica de descrição multinível:
Regras:
4-NÃO REPETIÇÃO DE INFORMAÇÃO
Objetivo:
Evitar redundância de informação em descrições arquivísticas hierarquicamente relacionadas.
Regra:
No nível superior apropriado, fornecer a informação comum às partes que o compõem. Não repetir num nível inferior informação que já tenha sido dada num nível superior.

4. Indexação em Arquivos
Os conceitos de linguagem natural e linguagem controlada

Linguagem natural - linguagem usada pelos autores dos documentos. Pode ser usada para efeitos de indexação e de pesquisa, desde que sejam escolhidos, a partir dela, palavras ou termos suscetíveis de constituírem pontos de acesso à informação. (Ribeiro 1996)

Linguagem controlada - conjunto de termos de indexação, elaborado conscientemente com a finalidade de servir à indexação e à pesquisa e, pressupondo, por isso, um controlo de vocabulário, no que respeita à sinonímia, à polissemia (vários sentidos) e à ambiguidade. (Ribeiro 1996)




4. Indexação em Arquivos
Representação desses mesmos conceitos através de "termos de indexação":
Objetos: conhecidos por uma designação própria, nem sempre com um significado inequívoco usa-se um elemento de identificação.
Ex: Prazos (série arquivística)
Escolha dos termos: de acordo com a norma a escolha do termo deve ser sempre em função da designação que é mais conhecida pelo utilizador. Ora para as designações antigas e suas equivalente atuais, opta-se pela formas atualizadas mas estabelecendo remissivas para as formas antigas.
Ex: Termo autorizado: Praça da Liberdade
Remissiva: Praça Nova ver Praça da Liberdade.
Nos casos em que o local antigo desapareceu, face a alterações urbanísticas e não se verifica correspondência na topografia atual, mantem-se os nomes da época.
Notas de aplicação e definições: embora com pouca frequência, usa-se estes elementos associados aos termos de indexação com a finalidade de explicar o contexto em que determinados termos deverão ser usados. A preceder este elemento é utilizada a abreviatura "NA" (nota de aplicação).
Ex: Italiano
NA – usar no sentido de cidadão italiano; perante esta explicação, o indexador sabe que o termo não pode ser empregue para designar a língua italiana, mas apenas italianos.
4. Indexação em Arquivos
Representação desses mesmos conceitos através de "termos de indexação":
Homógrafos ou políssemos: para distinguir este tipo de noções usa-se um qualificante, entre parênteses, o qual faz parte integrante do termo de indexação a que se aplica.
Ex: Almoxarifado (serviço camarário).
Factos ou acontecimentos: que ocorreram em datas distintas e que são conhecidos pela mesma designação, usa-se o elemento cronológico para os identificar.
Ex: Comemorações Henriquinas (1894), (houve outras comemorações henriquinas em 1960)
Motim (1757), é um acontecimento conhecido pela data em que ocorreu, sem a inclusão da data o termo não teria precisão.
Topónimos: em muitos casos o nome de uma localidade, desinserido do contexto, não torna evidente que se trata de um topónimo, necessitam de um elemento de identificação para precisar o seu significado.
Ex: Bougado (São Martinho).
Excetuam-se os nomes das cidades, concelhos e freguesias que os nomes são suficientemente inequívocos.
Ex: Matosinhos.
4. Indexação em Arquivos
Representação desses mesmos conceitos através de "termos de indexação":
Os termos de indexação dividem-se em dois tipos: termos simples (formados por uma só palavra) e termos compostos.
Forma dos termos de índice indexação:
Formas gramaticais – Nomes e locuções nominais: nos termos simples, usa-se substantivos, nos termos compostos emprega-se, quer locuções adjetivas, quer locuções prepositivas, sendo a sua forma determinada pelo uso mais consagrado:
Ex: Alojamento militar e não Alojamento para militares.
Instituição de assistência e não instituição assistencial.
Escolha da forma singular ou plural: opta-se sempre pela forma singular, pois é a forma habitual em dicionários e vocabulários.
Escolha do género masculino ou feminino: embora haja linguagens de indexação que optam sistematicamente pelo masculino, deve empregar-se as duas variantes, consoante a noção que surge nos documentos.
4. Indexação em Arquivos
Representação desses mesmos conceitos através de "termos de indexação":

A ultima fase da indexação consiste na representação dos conceitos selecionados através de uma linguagem documental, que permitirá determinar as rubricas que vão ser ponto de acesso na fase da pesquisa.
A opção face à linguagem a utilizar tem implicações, quer na própria indexação – fase da representação – quer na fase de recuperação da informação, na pesquisa.
A representação do conteúdo dos documentos pode realizar-se através de conjuntos de termos e que permitem a recuperação da informação, traduzindo-se através de diferentes tipos de linguagens.
Tecnicamente, consideram-se dois tipos de linguagem próprios para a indexação: a linguagem natural e a linguagem controlada.
4. Indexação em Arquivos
Identificação e seleção dos conceitos representativos daquele conteúdo:

Diversamente do que a norma preconiza como método para análise do conteúdo dos documentos escritos, não podemos considerar que a apreensão global de uma série arquivística implique a leitura minuciosa dos textos. Esta prática seria impossível de realizar, no entanto, à semelhança do que preconiza a norma, considera-se que é possível estabelecer orientações para proceder à analise do conteúdo das séries e definir as "partes importantes" que devem ser cuidadosamente analisadas, assim deverá ter-se em conta os seguintes elementos:
Titulo da série;
Termo de abertura;
Índices;
Tipos documentais;
Elementos que compõem cada documento ou assento;
Todas as partes acima referidas deverão ser cuidadosamente analisadas e anotados os seus elementos aquando da análise. Quanto mais detalhada for essa análise, maior possibilidade haverá de uma indexação correta e exaustiva.
4. Indexação em Arquivos
Vantagens e desvantagens da linguagem natural:














VANTAGENS
DESVANTAGENS
Permite o imediato registo da informação numa base de dados, sem necessidade de consulta a uma linguagem de controlo.
Os usuários, no processo de pesquisa, precisam fazer um esforço intelectual maior para determinar os sinónimos, as grafias.
O processo de pesquisa é facilitado com a ausência de treino/prática específica no uso da linguagem de controlo.
Haverá uma alta incidência de respostas negativas ou de relações entre os termos usados na pesquisa (por ausência de padronização).
Os termos de indexação são extraídos diretamente dos documentos que vão integrar a base de dados.
Custos de acesso tendem a aumentar com a entrada de termos aleatórios.
Os termos específicos citados nos documentos podem ser encontrados.
Uma estratégia de pesquisa que permita pesquisar todos os principais conceitos e seus sinónimos deve ser elaborada para cada base de dados.
Elimina os conflitos de comunicação entre os indexadores e os usuários, pois, ambos terão acesso aos mesmos termos.
Perda de confiança do usuário numa possível resposta negativa.
4. Indexação em Arquivos
Vantagens e desvantagens da linguagem controlada:














VANTAGENS
DESVANTAGENS
Se bem construído, o vocabulário controlado poderá oferecer alta precisão e revogação, e também ampliar a confiança do usuário frente a um possível resultado negativo.
Um rígido vocabulário controlado poderá não refletir os objetivos da base de dados.
As relações hierárquicas e as remissivas do vocabulário controlado auxiliam tanto o indexador, quanto o usuário na identificação de conceitos relacionados.
Necessidade de treino/prática no uso dos vocabulários controlados tanto para os intermediários, quanto para os usuários finais.
Redução no tempo de consulta à base, pois a estratégia de pesquisa será melhor elaborada com o uso do vocabulário controlado.
Desatualização do vocabulário poderá conduzir a falsos resultados.
Aumenta a precisão.
 
Controlo total do vocabulário de indexação, minimizando os problemas de comunicação entre os indexadores e os usuários.
Custos: a produção e manutenção da base de dados terão despesas maiores com a equipa de indexadores. Terá ainda que, manter pessoal especializado na atualização do vocabulário.
Promove a consistência/coerência na indexação.
 
4. Indexação em Arquivos
Um conceito em evolução: Pontos de acesso e autoridades arquivísticas

Pontos de Acesso - conceito:
Ponto de acesso (access point) – Nome, termo, palavra-chave, expressão ou código que pode ser utilizado para pesquisar, identificar e localizar uma descrição arquivística. (Conselho Internacional de Arquivos; trad. Grupo de Trabalho para a Normalização da Descrição em Arquivo 2002)
Ponto de acesso, o nome, termo, palavra-chave, expressão ou código utilizado para identificar, pesquisar, ou localizar descrições arquivísticas, o que inclui a descrição da documentação de arquivo e a do respetivo contexto de produção e utilização dos documentos, concretizada nos registos de autoridade arquivística. (Direção Geral dos Arquivos. Programa de Normalização da Descrição em Arquivo; Grupo de Trabalho de Normalização da Descrição em Arquivo 2007)
4. Indexação em Arquivos
Um conceito em evolução: Pontos de acesso e autoridades arquivísticas

A ISAAR – Análise da norma:
A norma ISAAR (CPF) está estruturada em quatro zonas de informação descritiva: identificação; descrição; relações; controlo. Contém um total de vinte e sete elementos, dos quais apenas quatro são considerados de preenchimento obrigatório. A essas zonas acresce ainda uma secção, contendo orientações para a ligação dos registos de autoridade arquivística às descrições de documentos de arquivo ou a outros recursos de informação, associados à entidade produtora descrita.
4. Indexação em Arquivos
Um conceito em evolução: Pontos de acesso e autoridades arquivísticas

A ISAAR – Estrutura e utilização da norma:
A presente norma determina o tipo de informações que pode ser incluído num registo de autoridade arquivística e fornece orientações sobre a forma de os integrar num sistema de controlo da descrição. O conteúdo dos elementos de informação incluídos no registo de autoridade será determinado pelas convenções e/ou regras seguidas pelos serviços.
Esta norma compõe-se de elementos de informação e cada um contém:
a. nome do elemento de descrição;
b. enunciado do objetivo do elemento de descrição;
c. enunciado da regra (ou regras) aplicável(eis) a esse elemento; e
d. quando aplicável, exemplos ilustrativos da aplicação da regra.
4. Indexação em Arquivos
Um conceito em evolução: Pontos de acesso e autoridades arquivísticas

A ISAAR - Vantagens:
O contributo da norma ISAAR (CPF) para a normalização da descrição arquivística dos produtores de documentos de arquivo e do seu contexto de produção permite igualmente outras vantagens, nomeadamente: o acesso aos arquivos, com base na descrição do seu contexto de produção; a compreensão do contexto subjacente à produção e utilização dos arquivos, por parte dos utilizadores; a identificação precisa dos produtores de arquivos, incorporando descrições das relações entre as diferentes entidades; a partilha das descrições entre instituições, sistemas e redes de arquivos.
4. Indexação em Arquivos
Um conceito em evolução: Pontos de acesso e autoridades arquivísticas

A ISAAR (CPF) - Objetivo:
Tem como principal objetivo "a partilha de descrições dos produtores de documentos, promover a preparação de descrições consistentes, apropriadas e autoexplicativas das pessoas coletivas, das pessoas singulares e das famílias que os produziram, devendo ser utilizada de forma complementar às restantes normas do ICA e em conjugação com as normas nacionais existentes. De facto, nesta matéria, está prevista a interligação direta entre elementos das normas ISAAR (CPF) e ISAD (G), relativos à identificação da entidade produtora.
4. Indexação em Arquivos
Um conceito em evolução: Pontos de acesso e autoridades arquivísticas

A ISAAR (CPF):
A primeira edição da norma ISAAR (CPF) começou a ser desenvolvida em 1993, com o objetivo de controlar a forma e o conteúdo dos pontos de acesso na descrição arquivística, partindo da normalização da designação das entidades produtoras de documentação, sendo publicada em 1996, pelo ICA. A sua tradução para a língua portuguesa foi efetuada conjuntamente pelo IAN/TT e pela APBAD, tendo sido publicada em 1998.
O processo de revisão e de reestruturação, que decorreu nos anos seguintes, deu origem à publicação da segunda edição da norma ISAAR (CPF), pelo ICA, em 2004. A tradução portuguesa foi da responsabilidade do IAN/TT, sendo publicada no mesmo ano.
4. Indexação em Arquivos
Um conceito em evolução: Pontos de acesso e autoridades arquivísticas
Os pontos de acesso baseiam-se nos elementos de descrição. O seu valor é aferido através do controlo de autoridade. Devido à importância dos pontos de acesso para a recuperação da informação, o CIA elaborou uma norma específica, a Norma internacional de registo de autoridade arquivística para pessoas coletivas, pessoas singulares e famílias: ISAAR(CPF).
A ISAAR(CPF) fornece regras gerais para o estabelecimento de registos de autoridade arquivística, que descrevem pessoas coletivas, singulares e famílias, que podem ser citadas como produtores nas descrições arquivísticas Devem ser desenvolvidos, a nível nacional ou separadamente para cada idioma, vocabulários e normas a utilizar na elaboração de pontos de acesso. (Conselho Internacional de Arquivos; trad. Grupo de Trabalho para a Normalização da Descrição em Arquivo 2002)
4. Indexação em Arquivos
FASES DA INDEXAÇÃO:
Segundo a NP 3715 a Indexação engloba três fases:
1ª fase - análise do documento e de determinação do seu conteúdo;
2ª fase - Identificação e seleção dos conceitos representativos daquele conteúdo;
3ª fase - Representação desses mesmos conceitos através de "termos de indexação";

Segundo este procedimento, é na 1ª fase da indexação que o tipo de documento a analisar tem mais implicações. A norma 3715 distingue dois tipos de documentos – os escritos e os não escritos – para referir que a precisão com que um documento pode ser analisado depende em grande medida da sua forma física. Ora este procedimento em termos arquivísticos não tem razão de ser pois a analise do conteúdo documental de um documento de arquivo não é apenas relacionada pela sua forma física. O método para análise dos documentos e determinação do seu conteúdo é condicionado pelo conjunto documental a analisar e pela quantidade de documentos que o compõe.
Sendo o inventário o instrumento de pesquisa mais usado em Arquivos, e a série arquivística a correspondente unidade básica de tratamento documento, onde se incluem as operações de descrição e indexação, facilmente se compreenderá que os métodos de analise e tratamento dos documentos têm de ser distintos dos seguidos nas Bibliotecas, onde a unidade de descrição e indexação e, quase sempre, o documento individual. Esta diferença essencial leva a que não se possam aplicar linearmente aos arquivos a maioria das normas existentes.
4. Indexação em Arquivos
OS CONCEITOS DE TERMO de INDEXAÇÃO / NORMAS
Termo de indexação, representação do conceito, quer vocabular – simples ou composta - quer simbólica, conforme o tipo de linguagem de indexação utilizada, que constitui um ponto de acesso do utilizador à informação e se integra num vocabulário próprio de uma linguagem de indexação combinatória ou num quadro classificatório de uma linguagem categorial. (MENDES e SIMÕES, 2002).

AS NORMAS PORTUGUESAS:
NP 3715 - Documentação. Método para análise de documentos, determinação do seu conteúdo e seleção de termos de indexação. (NP 3715, 1989).
NP 4036 -Documentação. Tesauros monolingues: diretivas para a sua construção e desenvolvimento. (NP 4036, 1992).
Contudo, estas normas pouco têm de efetivamente normativo, constituindo, antes, um corpo metodológico de acompanhamento do processo de indexação. Não se assumindo, contudo, frontalmente, como tal, não definem princípios orientadores da decisão; difusamente referem «princípios» e «critérios», mas a verdade é que, não os isolando, não lhes dando, como tal, o devido relevo, não lhes conferem uma posição decisiva, de presença efetiva e determinante, na hora das opções.

4. Indexação em Arquivos
OS CONCEITOS DE INDEXAÇÃO

Indexação - é um conceito que pode ser definido, de um forma genérica, como uma operação que se destina à elaboração de índices. No entanto, utilizaremos este vocábulo no seu sentido restrito, para designar a operação que visa criar rubricas para acesso para assuntos, à informação. (Ribeiro 1996)

Conceito, na perspetiva da indexação, é uma unidade de pensamento de um determinado conjunto que constitui o conteúdo temático de um documento; o conceito torna-se claro ao indexador por um processo de análise, através da qual é identificado e, no caso de se lhe reconhecer pertinência informativa, é, seguidamente, selecionado. (MENDES e SIMÕES 2002)
2. Normas de descrição
O modelo português: as ODA- Parte I: documentação
Objetivos:

- Assegurar a produção de descrições consistentes, apropriadas e autoexplicativas;
- Facilitar a recuperação e troca de informação sobre documentos de arquivo;
- Possibilitar a partilha de dados de autoridade;
- Tornar possível a integração de descrições provenientes de diferentes entidades detentoras num sistema unificado de informação.
2. Normas de descrição
A norma internacional: ISAD (G) :
Objetivo:
Quadro das Zonas de preenchimento da ISAD(G)










ZONA
OBJETIVO (S)
1. Zona de identificação
Destinada à informação essencial para identificar a unidade de descrição.
2. Zona do contexto
Destinada à informação sobre a origem e custódia da unidade de descrição.
3. Zona do conteúdo e estrutura
Destinada à informação sobre o assunto e organização da unidade de descrição.
4. Zona das condições de acesso e utilização
Destinada à informação sobre a acessibilidade/disponibilidade da unidade de descrição.
5. Zona da documentação associada
Destinada à informação sobre documentação com uma relação importante com a unidade de descrição.
6. Zona das notas
Destinada à informação especializada ou a qualquer outra informação que não possa ser incluída em nenhuma das outras zonas.
7. Zona do controlo da descrição
Destinada à informação sobre como, quando e por quem foi elaborada a descrição arquivística.
2. Normas de descrição
A norma internacional: ISAD (G) :
Objetivo:

O objetivo da descrição arquivística é identificar e explicar o contexto e o conteúdo da documentação de arquivo, a fim de promover a sua acessibilidade. Este objetivo é conseguido através da elaboração de representações precisas e adequadas, organizadas de acordo com modelos predeterminados.

Estes processos permitem estabelecer controlos intelectuais necessários para assegurar a perenidade de descrições fiáveis, autênticas, significativas e acessíveis.

Assim surge os campos dos elementos de descrição composto por 7 zonas:

2. Normas de descrição
A norma internacional: ISAD (G) :
A historia:
Tendo em conta a importância que o uso da norma implicava para os arquivos e para a política internacional arquivística, foi com alguma naturalidade que a primeira edição da Norma de Descrição Arquivística - ISAD(G) General International Standard Archival Description, foi aprovada pelo Conselho Internacional de Arquivos em 1994.

Em Portugal esta foi traduzida pela Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas em 1995.

A segunda edição da Norma ISAD(G) foi publicada durante o Congresso do CIA realizado em Sevilha em 2000, na versão original em inglês e noutros idiomas, nomeadamente em português do Brasil.

O trabalho iniciado em Portugal há cerca de 20 anos no âmbito da normalização da terminologia arquivística permitiu a consolidação de um léxico próprio e tendencialmente uniforme baseado na prática e tradição arquivísticas portuguesas. Assim, a existência de uma tradução da segunda edição da norma ISAD(G) era tanto mais prioritária porquanto as variantes brasileiras não respondiam às exigências da terminologia arquivística portuguesa.
2. Normas de descrição
A norma internacional: ISAD (G) :
A historia:
A descrição é a análise realizada pelo arquivista sobre os fundos documentais agrupados natural ou artificialmente a fim de sintetizar e condensar a informação neles contidos, para disponibilizá-la ao público interessado. Mas esta tarefa compreende não só a análise dos documentos, como o seu tipo, tanto diplomático como jurídico, o seu conteúdo de lugar e datas e dos seus caracteres externos, assim como também os dados para a sua organização.

Este processo é tão importante para a arquivística que na década de 1980, o Conselho Internacional de Arquivos (CIA) iniciou o processo de construção de normas de descrição de documentos, visando uma padronização e uniformização dos dados, criando um comitê permanente para desenvolver normas para este fim.
2. Normas de descrição
Vantagens e constrangimentos da normalização:











VANTAGENS
CONSTRANGIMENTOS
- Troca e partilha de informação;
- Exigência de recursos humanos qualificados;
- Descrições consistentes, apropriadas e autoexplicativas;
- Exigência de recursos materiais adequados;
- Promoção do controlo, acessibilidade e recuperação da informação;
- Custos de aquisição e manutenção de software;
- Partilha de dados de autoridade;
- Dificuldade de aplicação entre os níveis de descrição DC e UI (ISAD(G));
- Interoperabilidade semântica;
- Grau de especificidade da informação pelos Arquivos;
2. Normas de descrição
O modelo português: as ODA- Parte I: documentação
Princípios orientadores:
- A descrição arquivística baseia-se no respeito pela proveniência e pela ordem original;
- A descrição arquivística é um reflexo da organização da documentação;
- A organização da documentação de arquivo estrutura-se em níveis hierárquicos, relacionados entre si;
- Os níveis de descrição são determinados pelos níveis de organização;
- A descrição arquivística aplica-se a toda a documentação de arquivo, independentemente da sua forma e suporte;
- A descrição arquivística aplica-se a todas as fases de vida da documentação de arquivo, podendo variar apenas os elementos de informação considerados na descrição, e a exaustividade com que são preenchidos;
- A descrição arquivística aplica-se igualmente a toda a documentação de arquivo, independentemente de ser produzida por uma pessoa coletiva, uma pessoa singular ou por uma família;
2. Normas de descrição
O modelo português: as ODA- Parte I: documentação
Regras:
A descrição arquivística segue as regras da descrição multinível:
- Descrição feita do geral para o particular, com o objetivo de representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e das partes que o compõem;
- Informação pertinente para o nível de descrição, com o objetivo de representar com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição;
- Ligação entre descrições, com o objetivo de tornar explícita a posição da unidade de descrição na hierarquia;
- Não repetição da informação, com o objetivo de evitar redundância de informação em descrições arquivísticas hierarquicamente relacionadas.
2. Normas de descrição
O modelo português: as ODA- Parte I: documentação
Âmbito de aplicação e estrutura:
Este instrumento de trabalho propõe orientações para a descrição da documentação de arquivo na sua generalidade.
Não contempla orientações específicas para documentos iconográficos, cartográficos, desenhos técnicos e arquitetónicos, audiovisuais, sonoros, não-lineares. Não contempla igualmente a especificidade dos documentos eletrónicos. Pode, no entanto, ser articulado com orientações específicas, desenvolvidas por entidades nacionais ou internacionais.
Os elementos de informação podem ser contemplados, na sua totalidade, em qualquer nível de descrição, segundo o grau de exaustividade pretendido. Este depende das características da documentação de arquivo, e / ou da política de descrição adotada.
3. Planeamento da Descrição
Identificação e caracterização do objeto
- Definição do acervo(s) a ser descrito, considerando as suas especificidades próprias;
- Recolha de informações (fontes bibliográficas, testemunhos, etc);
- Preenchimento e revisão dos campos informacionais.
Levantamento de necessidades de informação do serviço / público
- Definição das informações a serem apresentadas (campos de preenchimento);
- Definição do modo pelo qual as informações serão apresentadas (informação a disponibilizar);
- Grau de procura de cada acervo.
Definição de prioridades
- Escolha do tipo de instrumento(s);
- Definição da forma de divulgação do instrumento(s);
- Definição dos recursos humanos, materiais e económicos;
- Estabelecimento de um cronograma.
3. Planeamento da Descrição
Identificação e caracterização do objeto
- Definição do acervo(s) a ser descrito, considerando as suas especificidades próprias;
- Recolha de informações (fontes bibliográficas, testemunhos, etc).
Levantamento de necessidades de informação do serviço / público
- Definição das informações a serem apresentadas (campos de preenchimento);
- Definição do modo pelo qual as informações serão apresentadas (informação a disponibilizar);
- Grau de procura informacional de cada acervo.
Definição de prioridades
- Escolha do tipo de instrumento(s);
- Definição da forma de divulgação do instrumento(s);
- Definição dos recursos humanos, materiais e económicos;
- Estabelecimento de um cronograma.
3. Planeamento da Descrição
O planeamento da descrição que resulta na elaboração de instrumentos de pesquisa constitui uma das atividades essenciais de qualquer instituição detentora de acervos. As atividades de descrição, ao lado das de classificação, são etapas inerentes ao processo de organização de um arquivo. Uma boa descrição, entretanto, requer um planeamento adequado que leve em conta tanto o estabelecimento de prioridades (que conjuntos descrever? que instrumento realizar?) como a infraestrutura necessária para tal atividade. Assim todo este processo de definição deve ser estabelecido em função da politica de descrição por parte da entidade detentora dos acervos.
Essa política deve, em primeiro lugar, voltar-se para a efetivação do acesso a todos os arquivos de forma mais ou menos uniforme. Infelizmente, é muito comum encontrar instituições que direcionam grandes esforços para a classificação e descrição detalhada de determinados acervos/fundos, relegando para segundo plano o restante do seu acervo.
2. Normas de descrição
O modelo português: as ODA- Parte I: documentação
Âmbito de aplicação e estrutura:

Cada elemento de informação encontra-se estruturado em:
Cada orientação é, na medida do possível, ilustrada por exemplos.







(Ver ficheiro normas internas)
A -
Orientações gerais
B -
Orientações específicas para níveis de descrição
C -
Fontes de informação
D -
Apresentação da informação
E -
Exclusões
2. Normas de descrição
O modelo português: as ODA- Parte I: documentação
Âmbito de aplicação e estrutura:

As Zonas encontram-se numeradas de 1. a 7. Cada Zona começa por indicar o tipo de informação que nela se pode encontrar, seguindo-se o elenco dos elementos de informação que a compõem.
Os elementos de informação encontram-se numerados sequencialmente, dentro de cada Zona. Cada elemento de informação começa por indicar o respetivo objetivo. Sempre que necessário seguem-se os comentários, não numerados onde são elencados os conceitos a ter em consideração no preenchimento de cada um dos elementos de informação e a respetiva definição. Podem ainda clarificar e explicitar o tipo de informação a constar e apontar para abordagens complementares.
2. Normas de descrição
O modelo português: as ODA- Parte I: documentação
Âmbito de aplicação e estrutura:

Alguns elementos, no entanto, são obrigatórios em todos os níveis de descrição. A sua utilização pode ser sistematizada de acordo com a seguinte tabela:
 - Obrigatório (O) / Obrigatório se aplicável (OA) / Opcional (OP)
(Ver ODA pág. 21 e 22)

Esta I Parte das Orientações relativa à Documentação encontra-se estruturada nas sete Zonas, cada uma delas dividida em elementos de informação, num total de vinte e seis, segundo o previsto na ISAD (G) 2.
4. Indexação em Arquivos
Um conceito em evolução: Pontos de acesso e autoridades arquivísticas
A ISAAR – Análise da norma:
ISAAR (CPF) (Norma Internacional de Registo de Autoridade Arquivística para Pessoas Coletivas, Pessoas Singulares e Famílias)













1 – Zona da Identificação
1.1 – Tipo de entidade*
1.2 – Forma(s) autorizada(s) do nome*
1.3 – Formas paralelas do nome
1.4 – Formas normalizadas do nome de acordo com outras regras
1.5 – Outras formas do nome
1.6 – Identificadores para pessoas coletivas







2 – Zona da Descrição
2.1 – Datas de existência*
2.2 – História
2.3 – Lugares
2.4 – Estatuto legal
2.5 – Funções, ocupações e atividades
2.6 – Mandatos/Fontes de autoridade
2.7 – Estruturas internas/Genealogia
2.8 – Contexto geral
4. Indexação em Arquivos
Um conceito em evolução: Pontos de acesso e autoridades arquivísticas
A ISAAR – Análise da norma:
ISAAR (CPF) (Norma Internacional de Registo de Autoridade Arquivística para Pessoas Coletivas, Pessoas Singulares e Famílias)













3 – Zona das Relações
3.1 – Nome/Identificador da pessoa coletiva, da pessoa singular ou da família
relacionadas
3.2 – Tipo de relação
3.3 – Descrição da relação
3.4 – Datas da relação





4 – Zona do Controlo
4.1 – Identificador do registo de autoridade*
4.2 – Identificadores da instituição
4.3 – Regras e/ou convenções
4.4 – Estatuto
4.5 – Nível de detalhe
4.6 – Datas de criação, revisão ou eliminação
4.7 – Línguas e escritas
4.8 – Fontes
4.9 – Notas de manutenção
4. Indexação em Arquivos
Um conceito em evolução: Pontos de acesso e autoridades arquivísticas
A ISAAR – Análise da norma:
ISAAR (CPF) (Norma Internacional de Registo de Autoridade Arquivística para Pessoas Coletivas, Pessoas Singulares e Famílias)














5 – Secção das Relações das Pessoas Coletivas, Pessoas Singulares e
Famílias com a Documentação de Arquivo e Outros Recursos
5.1 – Identificadores e títulos dos recursos relacionados
5.2 – Tipos de recursos relacionados
5.3 – Natureza das relações
5.4 – Datas dos recursos relacionados
e/ou das relações
1. Conceito, funções e técnicas de descrição arquivística
A técnica de descrição multinível:
Regras:
3-LIGAÇÃO ENTRE DESCRIÇÕES
Objetivo:
Tornar explícita a posição da unidade de descrição na hierarquia.
Regra:
Ligar cada descrição à unidade de descrição imediatamente superior, se aplicável, e identificar o nível de descrição.
Fundo
Subfundo
Série
Subsérie
Processo
Peça
1. Conceito, funções e técnicas de descrição arquivística
A técnica de descrição multinível:
Se o fundo estiver a ser descrito como um todo, deverá ser representado numa só descrição, utilizando-se os elementos de descrição como mencionado na Secção 3 (zonas) da ISAD(G). Se se justificar a descrição das suas partes, estas podem ser descritas em separado, usando-se igualmente os elementos apropriados..
A soma de todas as descrições assim obtidas, ligadas numa hierarquia, como ilustra o modelo do Apêndice A-1, representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas descrições. No âmbito destas regras, esta técnica de descrição é denominada descrição multinível. (ISAD(G), 2002)
1. Conceito, funções e técnicas de descrição arquivística
A técnica de descrição multinível:
APÊNDICE A-1: Modelo dos níveis de organização de um fundo


 





1. Conceito, funções e técnicas de descrição arquivística
A técnica de descrição multinível:
Regras:
1-DESCRIÇÃO DO GERAL PARA O PARTICULAR
Objetivo:
Representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e das partes que o compõem.
Regra:
Ao nível do fundo, dar informação relativa ao fundo como um todo. Nos níveis seguintes e subsequentes, dar informação sobre as partes a descrever. Apresentar as descrições resultantes numa relação hierárquica entre a parte e o todo, procedendo do nível mais geral (fundo) para o particular.
1. Conceito, funções e técnicas de descrição arquivística
Funções de controlo e de recuperação:
-Instrumento de descrição documental: Documento secundário que referencia e/ou descreve as unidades arquivísticas, quantificando as respetivas unidades de instalação, tendo em vista o seu controlo e/ou acessibilidade. Os principais instrumentos de descrição são: guias, roteiros, inventários, catálogos, registos, listas e índices. (ALVES, 1993)
- Instrumentos de controlo: como função principal auxiliar no processo de organização e manutenção de um acervo. São de acesso restrito, destinados basicamente ao corpo técnico do arquivo e não aos consulentes. Geralmente são compostos por tabelas, fichas avulsas, listagens etc., apresentando-se como documentos únicos e em constante confeção. (LOPEZ, 2002)
1. Conceito, funções e técnicas de descrição arquivística
Funções de controlo e de recuperação:
Assim surgem dois tipos de ferramentas que são essenciais para a resolução desta problemática:
- Instrumentos de descrição documental: Termo genérico que se aplica a qualquer instrumento que descreve e/ou referencia as unidades arquivísticas, quantifica as respetivas unidades de instalação, com vista ao controlo administrativo ou intelectual dos documentos de arquivo, podendo ser elaborado pelo produtor da documentação ou por uma entidade detentora ou serviço de arquivo. (ODA, 2007)
1. Conceito, funções e técnicas de descrição arquivística
Funções de controlo e de recuperação:
Uma vez que a descrição arquivística aplica-se a todas as fases de vida da documentação (corrente, intermédia e histórica) de arquivo, podendo variar apenas os elementos de informação considerados na descrição e a exaustividade com que são preenchidos, devemos dar a máxima atenção à forma como estão definidas e implementadas ou à forma como vamos definir as funções de controlo e recuperação da documentação.

Estas funções de controlo e de recuperação implicam que sejam criadas ferramentas que permitam dar capacidade de resposta às especificidades da documentação e da organização.
1. Conceito, funções e técnicas de descrição arquivística
O CONCEITO DE "META-INFORMAÇÃO":

Meta – informação: Conjunto de dados que definem o contexto, estrutura e acesso dos documentos e registam o historial da sua utilização ao longo do tempo, fornecendo ainda indicações sobre o seu conteúdo. Mais utilizado no âmbito dos documentos eletrónicos. Também designado meta dados. (ODA,2007)

1. Conceito, funções e técnicas de descrição arquivística
O CONCEITO DE "DESCRIÇÃO":

Descrição: Identificação, através da notação de conteúdo e/ou da indicação de elementos formais pré determinados das unidades arquivísticas e/ou de instalação, a fim de as referenciar em instrumentos de descrição documental. (ALVES, 1993)
Descrição arquivística: A elaboração de uma representação exata de uma unidade de descrição e das partes que a compõem, caso existam, através da recolha, análise, organização e registo de informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar a documentação de arquivo, assim como o contexto e o sistema de arquivo que a produziu. Este termo também se aplica ao resultado desse processo. (ODA, 2007).

Introdução à Arquivística
- Sistema de Arquivo: a descrição e indexação.
Universidade do Algarve, 26,27,28 de maio e 2,3 e 4 de junho de 2014.
Formador: António Monteiro
1. Conceito, funções e técnicas de descrição arquivística
A técnica de descrição multinível:
Regras:
2-INFORMAÇÃO RELEVANTE PARA O NÍVEL DE DESCRIÇÃO
Objetivo:
Representar com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição.
Regra:
Facultar apenas a informação apropriada para o nível de descrição em causa. Por exemplo, não facultar informações detalhadas sobre o conteúdo de processos se a unidade de descrição for um fundo; não facultar a história administrativa de uma organização como um todo se o produtor da unidade de descrição for uma divisão ou um sector.
1. Conceito, funções e técnicas de descrição arquivística
Funções de controlo e de recuperação:
Instrumentos de controlo e de recuperação da informação em Arquivo Corrente:
- Classificação (Plano de classificação)
- Registo de expediente.
- Workflow
 
Instrumentos de controlo e de recuperação da informação em Arquivo Intermédio:
- Classificação (Plano de classificação).
- Bases de Dados.
- Registos topográficos.
- Índices.
 
Instrumentos de controlo e de recuperação da informação em Arquivo Histórico:
- Quadro de Classificação
- Guias
- Inventários;
- Catálogos;
4. Indexação em Arquivos

Exemplos de ficheiros de autoridade:









Ficheiro Nacional de Autoridades Arquivísticas





4. Indexação em Arquivos
Um conceito em evolução: Pontos de acesso e autoridades arquivísticas
A ISAAR – As zonas da norma:
Zona da Descrição

Lugares destina-se a "indicar os lugares e/ou jurisdições predominantes onde a pessoa coletiva, a pessoa singular ou a família teve a sua sede, viveu, residiu ou teve outros contactos", assim como a natureza e o período dessa relação.
Estatuto legal é utilizado para "registar o estatuto legal e, se apropriado, o tipo de pessoa coletiva e as datas de vigência desse estatuto", podendo ser enquadrado no domínio privado, público, estatal ou outro.
Funções, ocupações e atividades pretende "registar as funções, ocupações e atividades desenvolvidas pela entidade descrita, em conjunto com as respetivas datas, se aplicável". Embora não estando diretamente previsto, este elemento poderia ser utilizado para interligação com a norma ISDF, no que se refere às funções desempenhadas.
Mandatos/fontes de autoridade destina-se a "registar qualquer documento, lei, diretiva ou estatuto que funcione como fonte de autoridade para os poderes, funções ou responsabilidades da entidade a descrever", incluindo informação sobre a jurisdição e o período de exercício de mandato.
4. Indexação em Arquivos
Um conceito em evolução: Pontos de acesso e autoridades arquivísticas
A ISAAR – As zonas da norma:
Zona da Descrição
A zona da descrição é destinada a conter "informação relevante sobre a natureza, contexto e atividades da entidade descrita", sendo composta por oito elementos: datas de existência; história; lugares; estatuto legal; funções, ocupações e atividades; mandatos/fontes de autoridade; estruturas internas/genealogia;
Datas de existência é de preenchimento obrigatório e tem como objetivo "registar as datas de existência da pessoa coletiva, da pessoa singular ou da família". A título de exemplo, podemos referir as datas de criação e de dissolução, para as pessoas coletivas, e as datas de nascimento e de morte, para as pessoas singulares.
História é utilizado para "registar, de forma narrativa ou através de uma cronologia, os principais eventos, atividades, realizações e/ou funções da entidade descrita", ou seja, fornecer a sua história, de forma concisa. Este elemento está interligado com o elemento história administrativa/biográfica, da norma ISAD (G).
4. Indexação em Arquivos
Um conceito em evolução: Pontos de acesso e autoridades arquivísticas
A ISAAR – As zonas da norma:
Zona da identificação
Formas paralelas do nome indica "as diferentes formas nas quais a forma autorizada do nome ocorre noutras línguas ou escritas", de acordo com convenções ou regras relevantes aplicadas.
Formas normalizadas do nome de acordo com outras regras regista "as formas normalizadas do nome para as pessoas coletivas, as pessoas singulares ou as famílias, construídas segundo outras normas que não as utilizadas pelo serviço de arquivo que criou o registo de autoridade", facilitando a partilha de registos de autoridade entre diferentes comunidades.
Outras formas do nome é utilizado para indicar "qualquer outro nome da pessoa coletiva, da pessoa singular ou da família, não utilizado nos outros elementos de informação" desta zona, tais como: acrónimos, pseudónimos, títulos, entre outros.
Identificadores para pessoas coletivas faculta "qualquer identificador numérico ou alfanumérico usado para identificar a pessoa coletiva", como o número de identificação fiscal ou o número de registo de uma empresa.
4. Indexação em Arquivos
Um conceito em evolução: Pontos de acesso e autoridades arquivísticas
A ISAAR – As zonas da norma:
Zona da identificação
A zona da identificação é "destinada a identificar de forma unívoca a entidade descrita e a definir um ponto de acesso normalizado", sendo composta por seis elementos: tipo de entidade; forma(s) autorizada(s) do nome; formas paralelas do nome; formas normalizadas do nome de acordo com outras regras; outras formas do nome; identificadores para pessoas coletivas.
Tipo de entidade é de preenchimento obrigatório e indica "se a entidade descrita é uma pessoa coletiva, uma pessoa singular ou uma família".
Forma(s) autorizada(s) do nome é igualmente de preenchimento obrigatório, tendo como objetivo "criar um ponto de acesso autorizado que identifique de forma unívoca a pessoa coletiva, a pessoa singular ou a família", ou seja, registar a forma normalizada do nome da entidade descrita, segundo convenções ou regras válidas aplicadas. Este elemento interliga-se com o elemento nome do(s) produtor(es), da norma ISAD (G), para identificação unívoca da entidade produtora da documentação.
4. Indexação em Arquivos
Um conceito em evolução: Pontos de acesso e autoridades arquivísticas
A ISAAR – As zonas da norma:
Zona da Descrição

Estruturas internas/genealogia é destinado a "descrever e/ou representar a(s) estrutura(s) administrativa(s) interna(s) de uma pessoa coletiva ou a genealogia de uma família", de forma a melhor compreender a evolução de uma pessoa coletiva ou para evidenciar as relações existentes entre membros de uma família.
Contexto geral fornece "informação significativa sobre o contexto geral social, cultural, económico, político e/ou histórico no qual a pessoa coletiva, a pessoa singular ou a família operou, viveu ou desenvolveu a sua atividade", integrando-a no ambiente que a cercou, contribuindo para uma melhor compreensão da sua evolução.
Bibliografia
ALVES, Ivone, et al. Dicionário de Terminologia Arquivística. Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993.
Conselho Internacional de Arquivos; trad. Grupo de Trabalho para a Normalização da Descrição em Arquivo. ISAD(G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística: adotada pelo Comité de Normas de Descrição. 2ª. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo, 2002.
Direção Geral dos Arquivos. Programa de Normalização da Descrição em Arquivo; Grupo de Trabalho de Normalização da Descrição em Arquivo. Orientações para a descrição arquivística.2.ªv. Lisboa: DGARQ, 2007.
LOPEZ, André Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo: Elaboração de instrumentos de pesquisa. São Paulo: Arquivo do Estado de São Paulo, Imprensa Oficial, 2002.
MENDES, Maria Teresa Pinto, e Maria da Graça SIMÕES. Indexação por assuntos : princípios gerais e normas. Lisboa: Gabinete de Estudos a&b, 2002.
NP 3715. Método para análise de documentos, determinação do seu conteúdo e seleção de termos de indexação. Lisboa: Instituto Português da Qualidade, 1989.
NP 4036. Tesauros monolingues: diretivas para a sua construção e desenvolvimento. Lisboa: Instituto Português da Qualidade, 1992.
Ribeiro, Fernanda. Indexação e controlo de autoridade em arquivos. Porto: Câmara Municipal do Porto, 1996.
4. Indexação em Arquivos
Um conceito em evolução: Pontos de acesso e autoridades arquivísticas
A ISAAR – As zonas da norma:
Zona do Controlo
A zona do controlo é destinada a identificar, "de forma unívoca, o registo de autoridade e regista como, quando e por que serviço o registo de autoridade foi criado e mantido", sendo composta por nove elementos:
Identificador do registo de autoridade; identificadores da instituição; regras e/ou convenções; estatuto; nível de detalhe; datas de criação, revisão ou eliminação; línguas e escritas; fontes; notas de manutenção. Esta zona tem o mesmo objetivo da zona do controlo da descrição, da norma ISAD (G), no entanto, contém um conjunto mais alargado de elementos e informação mais detalhada.
Identificador do registo de autoridade é de preenchimento obrigatório, sendo utilizado para "identificar, de forma unívoca, o registo de autoridade no contexto em que será usado".
Identificadores da instituição indica "o(s) serviço(s) responsável(eis) pelo registo de autoridade", através da forma autorizada do nome ou do código do serviço. Este elemento e o anterior relembram claramente a urgência de implementar a rede nacional de arquivos". De facto, apesar da existência de uma secção de relações com outros recursos, este elemento poderia igualmente ser utilizado para uma interligação com a norma ISDIAH.
4. Indexação em Arquivos
Um conceito em evolução: Pontos de acesso e autoridades arquivísticas
A ISAAR – As zonas da norma:

Secção das relações das pessoas coletivas, pessoas singulares e famílias com a documentação de arquivo e outros recursos:
Tipos de recursos relacionados identifica "o tipo do(s) recurso(s) relacionado(s) referenciado(s)", como por exemplo: documentação de arquivo, monografia, artigo de jornal, fotografia, filme, museu, e outros.
Natureza das relações descreve "a natureza da(s) relação(ões) entre a pessoa coletiva, a pessoa singular ou a família e o recurso relacionado", como por exemplo: produtor, autor, sujeito, detentor dos direitos de autor, proprietário, entre outros.
Datas dos recursos relacionados e/ou das relações fornece "quaisquer datas relevantes para o(s) recurso(s) relacionado(s) e/ou as datas da relação entre a pessoa coletiva, a pessoa singular ou a família e o recurso relacionado", incluindo o seu significado.
4. Indexação em Arquivos
Um conceito em evolução: Pontos de acesso e autoridades arquivísticas
A ISAAR – As zonas da norma:
Zona das Relações

A zona das relações é destinada a registar e a descrever "as relações com outras pessoas coletivas, pessoas singulares e/ou famílias", sendo composta por quatro elementos: nome/identificador da pessoa coletiva, da pessoa singular ou da família relacionadas; tipo de relação; descrição da relação; datas da relação.
Nome/identificador da pessoa coletiva, da pessoa singular ou da família relacionadas é utilizado para "registar a forma autorizada do nome e quaisquer identificadores unívocos relevantes incluindo o identificador do registo de autoridade da entidade relacionada".
Tipo de relação identifica "o tipo geral de relação entre a entidade descrita e outra pessoa coletiva, pessoa singular ou família", podendo ser categorizado a nível hierárquico, cronológico, familiar e/ou associativo.
Descrição da relação fornece "uma descrição específica da natureza da relação" entre as entidades, de acordo com o tipo assinalado.
Datas da relação indica "as datas de duração da relação com outras pessoas coletivas, pessoas singulares ou famílias".
4. Indexação em Arquivos
Um conceito em evolução: Pontos de acesso e autoridades arquivísticas
A ISAAR – As zonas da norma:
Zona do Controlo
Regras e/ou convenções regista "as convenções ou regras, nacionais e internacionais, aplicadas na criação do registo de autoridade arquivística".
Estatuto indica "o estado de elaboração do registo de autoridade, para que o utilizador possa perceber o seu estatuto corrente", isto é, "se é um projeto, se está concluído e/ou revisto, ou eliminado", o que revela o carácter evolutivo do trabalho descritivo.
Nível de detalhe indica "se o registo corresponde a um nível mínimo, parcial ou máximo de detalhe, de acordo com instruções e/ou regras internacionais e/ou nacionais relevantes". Neste caso, o nível mínimo corresponde ao preenchimento dos elementos considerados obrigatórios.
Datas de criação, revisão ou eliminação destina-se a "indicar quando o registo de autoridade foi criado, revisto ou eliminado".
Línguas e escritas refere "a(s) língua(s) e/ou escrita(s) utilizadas para criar o registo de autoridade".
Fontes regista "as fontes consultadas para a elaboração do registo de autoridade".
Notas de manutenção descreve "como foi criado e mantido o registo de autoridade", devendo ser incluídas notas pertinentes e os nomes das pessoas responsáveis.
4. Indexação em Arquivos
Um conceito em evolução: Pontos de acesso e autoridades arquivísticas
A ISAAR – As zonas da norma:
Secção das relações das pessoas coletivas, pessoas singulares e famílias com a documentação de arquivo e outros recursos:
A secção das relações das pessoas coletivas, pessoas singulares e famílias com a documentação de arquivo e outros recursos tem como objetivo descrever a forma como os registos de autoridade arquivística se relacionam, por um lado, com os registos descritivos da documentação de arquivo e, por outro, com recursos como museus, bibliotecas, entre outros.
Esta informação pode ser apresentada "através de um texto narrativo livre e/ou de um texto estruturado de acordo com o especificado nos elementos": identificadores e títulos dos recursos relacionados; tipos de recursos relacionados; natureza das relações; datas dos recursos relacionados e/ou das relações. Com efeito, o seu preenchimento visa "assegurar a consistência das relações criadas e garantir que o utilizador identifica prontamente as que são pertinentes para a sua pesquisa".
O elemento identificadores e títulos dos recursos relacionados pretende "identificar, de forma unívoca, o(s) recurso(s) relacionados e/ou estabelecer a ligação entre o registo de autoridade e a descrição dos recursos relacionados quando estes existam". No caso da documentação de arquivo, a ligação deve ser efetuada, quando possível, através da utilização dos elementos código de referência e título, da norma ISAD (G).
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