MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD DE ALMACENADORA Y DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA CALIDAD MANUAL DE CALIDAD

MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD DE ALMACENADORA Y DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA

CODIGO:

REVISIÓN:

NIVEL:

HOJA:

MC-CC-010-01

MAR-16

08

1 DE 14

CALIDAD

MANUAL DE CALIDAD

TABLA DE CONTENIDO: 1.0 2.0 2.1 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 8.0 9.0 10.0 11.0 12.0 13.0 14.0 15.0 16.0 17.0 18.0 19.0 20.0

Introducción Filosofía de la Organización Organigrama Manual de Calidad Responsabilidad y autoridad Sistema de Calidad Documentación Control de Cambios Enfoque al Cliente Quejas Relacionadas con el Producto o Servicio Infraestructura Manejo y Almacenamiento Conformidad y Liberación del Producto Trazabilidad de Producto y Materia Prima Retiro y Recuperación del Producto Planeación de la Cadena de Suministro Auditorías al Sistema de Gestión de la Calidad Acción Correctiva / Acción Preventiva ( CAPA´s) Entrenamiento y Practica de los Empleados Glosario de Términos Anexos

Elaboró Coordinador de Calidad René Quijada

Revisó

Página 3 3 3 4 4 5 6 6 6 7 7 8 8 9 9 9 10 10 11 11 12

Autorizó

Gerente de ADASA

Gerente de ADASA

Manuel López

Manuel López

FO-CC-035-40

MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD DE ALMACENADORA Y DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA

CODIGO:

REVISIÓN:

NIVEL:

HOJA:

MC-CC-010-01

MAR-16

08

2 DE 14

CALIDAD

1.0

MANUAL DE CALIDAD

INTRODUCCIÓN

Almacenadora y Distribuidora Aquarius, S.A. de C.V. (ADASA), es una empresa mexicana que pertenece al Corporativo Grupo SID (acrónimo de Sistemas Integrales de Distribución), la cual inició sus operaciones en 1975 ofreciendo Sistemas Integrales de Distribución, Almacenaje y Transporte. Dado el crecimiento y diversificación del grupo el 12 de julio de 2005 nace Almacenadora y Distribuidora Aquarius, S.A. de C.V., proporcionando un servicio integral a nuestro cliente Colgate – Palmolive. El Sistema de Gestión de la Calidad de ADASA promueve un enfoque basado en procesos, para desarrollarlo, implementarlo y mejorarlo. El cual está constituido por manuales, procedimientos e instrucciones de trabajo; estos documentos están diseñados para implementar las acciones de calidad solicitadas por nuestro cliente. Por ello, enfatizamos la importancia de: a) b) c) d) e)

Entender, cumplir y satisfacer los requisitos de nuestro cliente Colgate Palmolive. Cumplir integralmente con las instituciones gubernamentales y regulaciones de ley del país. Establecer procesos que aporten valor. Medir los resultados del desempeño y la eficacia de los procesos. Administrar con un enfoque en la mejora de los mismos.

2.0

FILOSOFÍA DE LA ORGANIZACIÓN

VISIÓN “Ser líder de clase mundial en soluciones integrales de logística”.

MISIÓN “Ser la empresa líder en Servicios Integrales de Logística, la más competitiva, confiable a nivel nacional e internacional, con el fin de lograr con excelencia la satisfacción de las necesidades de nuestros clientes, accionistas, colaboradores y proveedores, respetando siempre al medio ambiente y a nuestra comunidad”

POLITICA DE CALIDAD “Cumplir con los requisitos establecidos de nuestros clientes, a través de un servicio innovador de excelencia y mejorando continuamente nuestro sistema de gestión de calidad”.

_______T. Manuel López del Collado_______ Gerente del Centro de Distribución

FO-CC-035-40

MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD DE ALMACENADORA Y DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA

CALIDAD

CODIGO:

REVISIÓN:

NIVEL:

HOJA:

MC-CC-010-01

MAR-16

08

3 DE 14

MANUAL DE CALIDAD

2.1

ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL SISTEMA DE CALIDAD DE ADASA

3.0

MANUAL DE CALIDAD

3.1

GENERALIDADES

3.1.1 El presente Manual describe la forma en que ADASA, está alineada con los requerimientos de Colgate Palmolive, sobre la base de su Política de Calidad y los requisitos establecidos en los 14 Warehouse Quality Standars Requeriments. 3.1.2 Este Manual es propiedad de ADASA, por lo tanto no puede ser reproducido o distribuido sin el consentimiento de la Gerencia. 3.1.3 El presente Manual es parte integral de la documentación del Sistema de Calidad ADASA. El documento original está bajo el resguardo de la Coordinación de Calidad, disponible para consulta del personal de la empresa. FO-CC-035-40

MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD DE ALMACENADORA Y DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA

CALIDAD

CODIGO:

REVISIÓN:

NIVEL:

HOJA:

MC-CC-010-01

MAR-16

08

4 DE 14

MANUAL DE CALIDAD

3.1.4 La revisión del presente Manual se realizara cada dos años o cuando sea necesario actualizar alguna de sus partes. Los cambios al mismo son indicados en la sección de Control de Cambios al final de este documento. El Manual de Calidad es revisado y/o actualizado cuando se presenten algunas de las siguientes situaciones: a) Cuando exista algún cambio en las normas relacionadas con el Sistema de Calidad, con los 14 Warehouse Quality Standars Requeriments de Colgate Palmolive). b) Por consecuencia de la revisión del estatus del Sistema de Calidad por parte del Gerente de ADASA. c) Por las no conformidades reportadas en las Auditorias al Sistema de Calidad. d) Por la implementación de alguna mejora en el Sistema de Calidad. e) Por actividades nuevas y/o cambios en el personal. f) Las copias del Manual son clasificadas como “Copia Controlada” cuando son internas y/ o “Solo Información” cuando son externas, sellada en la primer hoja del documento. g) Las copias marcadas como solo información solamente son proporcionadas a organizaciones externas (como clientes) y no se tiene la responsabilidad de mantenerlas actualizadas. h) El área de Calidad conserva el manual en original y es el área responsable del control de las reproducciones. 3.2

ALCANCE

El presente Manual aplica en todos los departamentos operativos y administrativos de ADASA, de este modo, constituye un compromiso con nuestro cliente Colgate Palmolive para con la implementación, desarrollo y mejora del Sistema de Gestión de Calidad, los procesos de operación y los servicios de Almacenaje y Distribución, que le proporcionamos mismos que están alineados a sus requerimientos descritos en sus 14 Warehouse Quality Standars Requeriments. Aclaración: el alcance del Manual de Calidad de ADASA no tiene relación o injerencia directa o indirecta en los procesos de fabricación, manufactura y/ o de diseño de los productos de nuestro cliente Colgate Palmolive. 4.0 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ADASA a través del Sistema de Gestión de Calidad asegura que las responsabilidades y autoridades están definidas y que son comunicadas dentro de la organización, a través de la Matriz de Responsabilidades y de las Descripciones de Puestos. Matriz de Responsabilidades: Área o Dept. 1. Gerencia 2. Operaciones 3. Inventarios 4. Calidad 5. Despacho

Responsable Teodoro Manuel Lopez C. Jaime Rosas S. Mayra Ledezma O. Rene Quijada G. Luis Garcia S.

Área o Dept. 6. Sistemas 7. Rec. Hum. 8. Seguridad SHE 9.Mantenimiento 10. Finanzas

Responsable Juan Paramo. Nancy Aguilar B. Marcos Reyes. Sergio Albarran. Carmen Martinez P.

FO-CC-035-40

MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD DE ALMACENADORA Y DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA

CODIGO:

REVISIÓN:

NIVEL:

HOJA:

MC-CC-010-01

MAR-16

08

5 DE 14

CALIDAD

MANUAL DE CALIDAD

Grado de Responsabilidad A Mayor F Medio B Mayor G Menor C Mayor H Menor D Medio I Menor E Medio No. Estandar de Colgate 1 WQS 62323 00 WQS 2014-010 Quality Management 2 WQS 62324 00 WQS 2014-013 Product Recovery and Recall 3 WQS 62325 00 WQS 2014-012 External Audits 4 WQS 62326 00 WQS 2014-014 Product Conformance and Product Release 5 WQS 62327 00 WQS 2014-030 Corrective and Preventive Action 6 WQS 62329 00 WQS 2014-031 Change Control 7 WQS 62330 00 WQS 2014-033 Customer Product Quality Issues 8 WQS 62331 00 WQS 2014-034 Quality Training and Employee Practices 9 WQS 62332 00 WQS 2014-035 Documentation 10 WQS 62333 00 WQS 2014-036 Internal Auditing 11 WQS 62334 00 WQS 2014-042 Storage and Handling 12 WQS 62335 00 WQS 2014-051 Supply Network Planning 13 WQS 62336 00 WQS 2014-054 Raw Material and Product Traceability 14 WQS 62337 00 WQS 2014-041 Facilities

Referencia en SGC / Aquarius Administracion de la Calidad Retiro y Recuperacion del Producto Auditorias Externas Liberacion y Conformidad del Producto Accciones Preventivas y Correctivas Control del cambio Temas de Calidad del Producto con el Cliente Entrenamiento en calidad y Practicas de los empleados Documentaciòn Auditorias Internas Manejo y Almacenamiento Planeaciòn de la Red de Abastecimiento Trazabilidad del Producto y Materia Prima Instalaciones

Responsable Directo 1

A

B

C

4

Corresponsable D E F G H Todas las Coordinaciones

3 8

2 4

5 7

6 5

2

3

5

6

8 9 10

1

6

4

Todas las Coordinaciones

4

Todas las Coordinaciones

4

1

2

3

5

7 4 4 2

3

Todas las Coordinaciones Todas las Coordinaciones Todas las Coordinaciones 1 4 6 8 9 7

Cliente

5

2

3

3 9

2 8

6 2

5

1

8

I

2

3

6

5 10

6

1 Todas las Coordinaciones

5.0 SISTEMA DE CALIDAD ADASA 5.1 GESTION DE LA CALIDAD / WQS 62323 00 WQS 2014-010 Quality Management ADASA establece, documenta, implementa, mantiene y mejora continuamente el Sistema de Gestión de Calidad alineado a los 14 Warehouse Quality Standars Requeriments de nuestro cliente Colgate Palmolive a través del: a) Presente Manual de Calidad en el cual se incluye el alcance del Sistema de Gestión de Calidad de ADASA haciendo referencia a los procedimientos establecidos y a la interacción de sus procesos Anexo 11.1 PR-OP-042-04. b) Establecimiento, aplicación y seguimiento del Plan de Calidad FO-MC-010-01 Anexo 11.2 c) Revisiones mensuales del SGC sistema de gestión de la calidad. d) Asignación de roles y responsabilidades del personal para todos los aspectos y actividades del plan de calidad. e) Auditorías externas e internas. f) Establecimiento y seguimiento de KPI´s / indicadores de desempeño. g) Asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios para la implementación y continuidad del alineamiento a los 14 Warehouse Quality Standars Requeriments. FO-CC-035-40

MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD DE ALMACENADORA Y DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA

CALIDAD

6.0

CODIGO:

REVISIÓN:

NIVEL:

HOJA:

MC-CC-010-01

MAR-16

08

6 DE 14

MANUAL DE CALIDAD

DOCUMENTACIÓN / WQS 62332 00 WQS 2014-035 Documentation

ADASA a través del sistema de gestión de la calidad, establece que la documentación del Sistema de Calidad incluye: a) Declaraciones documentadas de una Política de la Calidad y Objetivos de la Calidad. b) Manual del Sistema de Calidad. c) Procedimientos, instructivos y registros alineados a los 14 Warehouse Quality Standars Requeriments de Colgate Palmolive, así como los documentos necesarios para la correcta planificación, operación y control de los procesos de ADASA. ADASA, establece el Procedimiento para el Control Documentos PR-CC-035-01 que establece los controles para: a) Aprobar los documentos antes de su emisión, revisar y actualizar los documentos (cuando aplique). b) Asegurar que en los documentos y/o procesos relacionados con el sistema de calidad de ADASA se identifican los cambios y estado de revisión. c) Asegurar que los documentos aplicables se encuentran disponibles legibles e identificados. d) Asegurar que los documentos de origen externo son identificados y que se controla su distribución. e) Prevenir que los documentos obsoletos tengan un uso no intencionado y aplicarles una identificación en caso de mantenerlos. f) Mantener registros para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos, así como, la operación del Sistema de Calidad ADASA permanezcan legibles, identificables y recuperables. g) Implementar los controles para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de documentos y registros.

7.0 CONTROL DE CAMBIOS / WQS 62329 00 WQS 2014-031 Change Control ADASA dentro de su sistema de Gestión de la Calidad ha establecido el Procedimiento de Control de Cambios PR-CC-031-01 el cual es la guía de todos los departamentos para comunicar como se administran y controlan cada uno de los cambios que se generan internamente o comunicados a través de nuestro cliente Colgate Palmolive tomando en consideración los siguientes puntos: a) b) c) d)

Identificando los tipos de cambio que requieren control. Evaluar las implicaciones del cambio. Determinar quién revisa y da aprobación de los cambios. Y asegurar que el procedimiento de control de cambios es revisado y auditado.

8.0 ENFOQUE AL CLIENTE ADASA a través de todos los departamentos de la unidad de negocio, se asegura que los requisitos de nuestro cliente Colgate Palmolive sean cumplidos con el propósito de aumentar su satisfacción, apegándose para ello en el cumplimiento de los KPI`s establecidos, los cuales se muestran en la siguiente tabla:

FO-CC-035-40

MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD DE ALMACENADORA Y DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA

CODIGO:

REVISIÓN:

NIVEL:

HOJA:

MC-CC-010-01

MAR-16

08

7 DE 14

CALIDAD

MANUAL DE CALIDAD

CATEGORIA Precisión en los registros de Inventario POD ( Proof of Delivery) Daños por Operación

INDICADOR 98.5%

CATEGORIA Embarques a Tiempo

INDICADOR Mínimo 98.5%

100% Menor al 0.02%

Mínimo 98.5% 0

Despacho a Clientes e Intracompany

Mínimo 98.5%

Embarques Completos LWDCIR ( Lost Workday Case Index Rate) Productividad ( Cajas / Hora Hombre)

252 Cajas / Hora Hombre

La gerencia de la unidad de negocio realiza revisión de la información proporcionada por el cliente para determinar si es viable cumplir con los requisitos especificados por el mismo y determina aquellos requisitos no establecidos, requisitos legales y/o los requisitos de garantía a otorgar. La Gerencia de ADASA establece la aceptación de un contrato o cambios a los mismos, que estén resueltas las diferencias existentes (en su caso); y que se tiene la capacidad para cumplir los requisitos del Cliente. ADASA mantiene los registros de los resultados de las revisiones y de las acciones originadas por las mismas. El área de Operaciones cuando cambien los requisitos del servicio, procede a coordinar las actividades para que los procesos y/o actividades involucradas sean modificadas y que el personal involucrado esté notificado, previa aprobación de la gerencia. 9.0 QUEJAS RELACIONADAS CON LA CALIDAD DEL PRODUCTO O SERVICIO. WQS 62330 00 WQS 2014-033 Customer Product Quality Issues. El análisis, revisión y atención de quejas de los clientes de ADASA se da a través del procedimiento Atención a Quejas PR-CC-033-01 establecido, el cual documenta las oportunidades reportadas. El objetivo principal del procedimiento es resolver las quejas, comunicar los resultados, establecer los planes de acción necesarios para resolverlas y realizar la retroalimentación a todos los departamentos de ADASA incluido el cliente. En el caso de quejas derivadas directamente con la calidad el producto terminado del cliente o con reportes del On Shelf Quality Audit, estos son comunicados de forma inmediata al cliente Colgate Palmolive para que proceda de acuerdo a sus procedimientos Internos de Calidad. 10.0 INFRAESTRUCTURA / WQS 62337 00 WQS 2014-041 Facilities. ADASA tiene como practica de compañía que en las instalaciones que no son de su propiedad se provea de un ambiente capaz de cumplir con las especificaciones de almacenamiento del producto, que minimice toda potencial contaminación y además que proporcione a sus colaboradores un ambiente limpio y seguro de trabajo. Estas actividades son llevadas a cabo a través de las áreas de Mantenimiento y Seguridad mediante Procedimiento General de Mantenimiento PR-MT-041-01 y Seguridad e Higiene Procedimiento PR-SH-041-01 procesos que coordinan, proporcionan y mantienen la infraestructura y seguridad del CEDIS MX20.

FO-CC-035-40

MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD DE ALMACENADORA Y DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA

CALIDAD

CODIGO:

REVISIÓN:

NIVEL:

HOJA:

MC-CC-010-01

MAR-16

08

8 DE 14

MANUAL DE CALIDAD

11.0 MANEJO Y ALMACENAMIENTO / WQS 62334 00 WQS 2014-042 Storage and Handling ADASA a través del área de Operaciones e Inventarios, preservan la conformidad del producto durante la recepción, procesos internos de almacenaje y su embarque respectivo de acuerdo a los Procedimientos PR-OP-042-04 Procedimiento General de Operación del Centro de Distribución Tultitlan y el PR-OP-04203 Almacenar y conservar producto terminado. La preservación y el cuidado incluyen: -

Su ubicación, seguimiento y control dentro del almacén a través del Sistema de Control de Almacén WMS- iZEL. Su Identificación física, manipulación, inspección y segregación (cuando aplique). Utilización de equipo móvil y/o manual con un diseño apropiado para el manejo del producto; operado por personal entrenado. Áreas especialmente asignadas para prevenir su mezcla y/o contaminación. Programa de Control de Plagas. Y proporcionando un ambiente de trabajo limpio y seguro a través del programa de limpieza establecido para todas las áreas del almacén.

12.0 CONFORMIDAD Y LIBERACION DEL PRODUCTO WQS 62326 00 WQS 2014-014 Product Conformance and Product Release. ADASA a través del departamento de operaciones e inventarios respetará y cumplirá con los requisitos de conformidad y liberación de los productos terminados solicitados por el Cliente Colgate Palmolive, sin embargo la administración de productos cuarentenados y/o liberaciones de cualquier producto terminado esta fuera del alcance de ADASA, esto es debido a que liberación y conformidad de los mismos es un proceso dentro de la responsabilidad del Departamento de Calidad de Colgate Palmolive, sobre la base de sus especificaciones de: liberación microbiológicas, analíticas y/o gubernamentales regulatorias. El único personal autorizado para la liberación, verificación física o apertura del producto terminado en este centro de distribución es por parte del Cliente Colgate Palmolive representado por su Residente / Inspector de Calidad en sitio. El compromiso de ADASA en este estándar es dar a conocer a su personal operativo como se debe recibir, almacenar, manejar y embarcar todos los productos terminados en cumplimiento con las especificaciones del empaque final proporcionadas por Colgate Palmolive. Estas especificaciones son conocidas como Key Release Specifications. (KRS´s), mismas que están documentadas en su catálogo de corrugado, cartón, caja (CCC). Para el producto no conforme ADASA asigna responsabilidades y autoridades para con su manejo a través del área de Inventarios y su administración se basa en acciones para separar y definir el destino final del producto no conforme detectado (dañado en el almacén, rechazado, devolución o siniestrado,). PR-IN-042-05 Manejo y Control de Producto No Conforme. En el caso de existir un rechazo o devolución por parte del Cliente Final, el área de Operaciones coordina las acciones respecto a los efectos del incumplimiento detectado, si y solo si es imputable a nuestro servicio enviando el producto de acuerdo a los lineamientos del cliente. FO-CC-035-40

MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD DE ALMACENADORA Y DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA

CODIGO:

REVISIÓN:

NIVEL:

HOJA:

MC-CC-010-01

MAR-16

08

9 DE 14

CALIDAD

MANUAL DE CALIDAD

13.0 TRAZABILIDAD DE PRODUCTO Y MATERIA PRIMA WQS 62336 00 WQS 2014-054 Raw Material and Product Traceability El alcance de ADASA con relación al estándar referenciado está encuadrado en el producto terminado que ingresa, se almacena, embarca y despacha en este centro de distribución, no asi en las materias primas y producto en proceso (Work in Process –WIP), los cuales son procesos internos del cliente, las actividades a realizar en ADASA están descritas en el procedimiento PR-IN-054-01 Trazabilidad de Producto. La trazabilidad del producto terminado se realiza con el sistema de control de almacenes, WMS-iZEL con información del cliente a través de interfaces de su ERP-SAP en los procesos de recibo y de despacho, sin embargo el control interno de almacenamiento, control y ubicación del producto terminado, únicamente se realiza con el WMS-iZEL recolección y preparación de pedidos a través del sistema, Pick By VoiceVocollet. Esta integración de sistemas (Cliente-Proveedor) asegura que el producto puede ser trazado desde su envió de la planta Colgate Palmolive, asi como en el almacén y hasta los puntos de su distribución, generando y reteniendo los registros necesarios para sustentar donde se encuentra el producto de acuerdo a los códigos de lote del cliente. ADASA no tiene injerencia en el etiquetado, identificación o impresiones de lotes y/o del estado del producto con respecto a los especificaciones de trazabilidad de Colgate Palmolive, está parte del Proceso es realizada por la planta de fabricación.

14.0 RETIRO Y RECUPERACION DE PRODUCTO WQS 62324 00 WQS 2014-013 Product Recovery and Recall A través de todos sus procesos ADASA, da seguimiento a la recuperación y/o retiro del producto almacenado en el CEDIS que es comunicado por nuestro cliente Colgate Palmolive por medio del procedimiento PR-IN-042-02 Recuperación y Retiro del Producto, el cual define y asigna las responsabilidades de quien y que acciones se van a desempeñar con y/o en conjunto con Colgate Palmolive y las agencias regulatorias involucradas (Si aplica). Este procedimiento también indica como una obligación por parte de ADASA participar en el Mock Recovery anual de Colgate Palmolive, además de conducir cuando menos un Mock Recovery interno, ambos ejercicios de Mock Recovery deben ser capaces de trazar los productos solicitados desde la fabricación hasta la entrega al cliente final. Mencionados ejercicios deben de sustentarse con un reporte interno y de existir desviaciones en este procesos se deben implementar acciones correctivas de ser necesarias. 15.0 PLANEACION DE LA CADENA DE SUMINISTRO / WQS 62335 00 WQS 2014-051 Supply Network Planning (SNP) Para el caso de la comunicación con la Planeación de la Cadena de Abastecimiento con Colgate Palmolive, ADASA ha implementado el procedimiento PR-CC-051-01 Planeación de la Red de Suministro en el cual se define la interrelación que esta unidad de negocio tiene con el SNP del cliente y los SKU´s que se integraran a los ya existentes dando continuidad a los procesos de recibo, almacenaje, recolección, embarque y facturación. La definición de estos requerimientos especiales es comunicada por Colgate Palmolive.

FO-CC-035-40

MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD DE ALMACENADORA Y DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA

CODIGO:

REVISIÓN:

NIVEL:

HOJA:

MC-CC-010-01

MAR-16

08

10 DE 14

CALIDAD

MANUAL DE CALIDAD

16.0. AUDITORIAS AL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD 16.1 AUDITORÍA INTERNA / WQS 62333 00 WQS 2014-036 Internal Auditing. El área de Gestión de la Calidad de ADASA, lleva a cabo auditorías internas al Sistema para determinar: que sea conforme con lo planificado y con lo solicitado en los 14 Warehouse Quality Standars Requeriments de Colgate Palmolive). Para ello se planean auditorias de Gestión de la Calidad anuales a través del Programa Interno de Auditoría que como alcance tiene todos los procesos tanto operativos como administrativos, de la unidad de Negocio. Este proceso se reglamenta a través del procedimiento PR-CC-036-01 Auditoria Interna tomando en cuenta el estado e importancia de los procesos y áreas a auditar, así como, resultados anteriores de auditorías internas, además de implementar planes de acción para asegurar la efectiva implementación de las acciones correctivas y preventivas correspondientes hasta su cierre. 16.2 AUDITORIA EXTERNA / WQS 62325 00 WQS 2014-012 External Audits. ADASA por medio del procedimiento de Auditorías Externas PR-SH-012-01 ha definido el proceso de cómo atender las revisiones que son requeridas y/o conducidas por instituciones u organismos que no son parte de esta compañía y en él se asegura que todo el personal involucrado en mencionadas revisiones tenga el conocimiento además del entrenamiento de acuerdo a su área de responsabilidad para poder atenderlas. El personal asignado y que atiende una auditoria externa tiene la obligación de responder de forma profesional, responsable y ética a los cuestionamientos solicitados y en ningún caso no deberá de poner en riesgo el desempeño de nuestra compañía o a nuestro cliente Colgate Palmolive. Cada auditoria externa realizada a esta operación es notificada al Gerente y a la persona responsable de Colgate Palmolive en este centro de distribución MX20, al cual también se le comunican de los resultados obtenidos y de existir observaciones se asegura la resolución de las mismas a través de reportes documentados con las evidencias necesarias de resolución. Para asegurar que se tiene la práctica debida en la atención de auditorías externas anualmente se realiza un ensayo-simulacro (Mock Drill) de cómo debe ser atendida una auditoria externa. 17.0 ACCION CORRECTIVA / ACCION PREVENTIVA / CAPA´S WQS 62327 00 WQS 2014-030 Corrective and Preventive Action. Todos los procesos operativos y administrativos involucrados en el Sistema de Gestión de la Calidad, deberán de tener acciones de corrección y/o prevención para eliminar la causa de no conformidades u observaciones identificadas. Estas no conformidades u observaciones están acotadas básicamente en problemas de calidad relacionadas al producto terminado, su empaque, manejo, almacenamiento, sistema de gestión de la calidad, KPI´s y quejas del cliente. El procedimiento de Acciones Preventivas y Correctivas PR-CC-030-01 en el caso de las acciones correctivas tiene por objeto, investigar, identificar y analizar las causas raíz de los problemas, implementar FO-CC-035-40

MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD DE ALMACENADORA Y DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA

CALIDAD

CODIGO:

REVISIÓN:

NIVEL:

HOJA:

MC-CC-010-01

MAR-16

08

11 DE 14

MANUAL DE CALIDAD

las acciones correctivas para eliminar o controlar las causas raíz de manera oportuna además de verificar que las acciones de corrección fuerón efectivas. En el caso de las acciones preventivas hacia problemas potenciales referentes a la calidad del producto, el procedimiento hace referencia a la implementación de acciones o controles que los prevengan a que dichas acciones sean efectivas, estén documentadas y comunicadas. 18.0 Entrenamiento en Calidad y Practica de los Empleados WQS 62331 00 WQS 2014-034 Quality Training and Employee Practices A través del departamento de Recursos Humanos y del procedimiento PR-RH-034-01 Detección de Necesidades de capacitación y Programa de Capacitación se planifica, determina y entrena al personal de ADASA en los procesos involucrados en el sistema de Gestión de la Calidad, encuadrados en: Buenas Prácticas de Manufactura (GMP´s), Buenas Practicas de Documentación (GDP´s, para las posiciones donde aplica el manejo de documentación) y en el entendimiento de los Estándares de Calidad de Colgate Palmolive asi mismo se ha establecido una matriz de entrenamiento en la que cada posición es considerada de acuerdo a su necesidad. Para cada empleado de ADASA se mantienen los registros de entrenamiento generados de acuerdo a la matriz y actualizados al recibir una nueva capacitación. 19.0

GLOSARIO DE TERMINOS

Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable ADASA: Almacenadora y distribuidora Aquarius S.A. de C.V. Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoria. Conformidad: Cumplimiento de un requisito Defecto: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado. Infraestructura: sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una organización. KPI´s (Key Performance Indicators): Indicadores Clave de Desempeño. No conformidad: Incumplimiento de un requisito Objetivo de Calidad: Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad (los objetivos de calidad generalmente se basan en la política de calidad de la organización) (los objetivos de la calidad generalmente se especifican para los niveles y funciones pertinentes de la organización). Política de Calidad: Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección. Planificación de la Calidad: Parte de la gestión de calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan las cuales transforman entradas en salidas.

FO-CC-035-40

MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD DE ALMACENADORA Y DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA

CALIDAD

CODIGO:

REVISIÓN:

NIVEL:

HOJA:

MC-CC-010-01

MAR-16

08

12 DE 14

MANUAL DE CALIDAD

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades desempeñadas. Sistema de Gestión de la Calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad. Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de un producto terminado. (la trazabilidad puede estar relacionada con: el origen de los materiales y las partes; la historia del procesamiento, la distribución y localización del producto después de su entrega). ANEXOS 11.1 INTERRELACIÓN DE PROCESOS PR-OP-042-04

FO-CC-035-40

MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD DE ALMACENADORA Y DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA

CALIDAD

CODIGO:

REVISIÓN:

NIVEL:

HOJA:

MC-CC-010-01

MAR-16

08

13 DE 14

MANUAL DE CALIDAD

11.2 PLAN DE CALIDAD

FO-MC-010-01

11.3 REFERENCIAS / ESTANDARES APLICADOS.

Warehouse Quality Standars Requeriments Colgate Palmolive. Estándares del Cliente Colgate Palmolive.

11.4 CONTROL DE CAMBIOS FECHA

NIVEL

RAZÓN Y DETALLES DEL CAMBIO

REALIZADO POR:

Jun-08 Mar-2010

01 02

Emisión de Manual de Calidad Actualización de la información del manual

Ericka Ramírez Ericka Ramírez

Jul-2012

03

Revisión Anual del Manual de Calidad con apego a formato

Ericka Ramírez

Actualización y cambios en el manual de calidad para alinearlo a los 14 estándares /

Ene-2015

04

Warehouse Quality Standard System. Cambio de la tabla de Objetivos KPI`s del cliente para

René Quijada

2015.

FO-CC-035-40

MANUAL DEL SISTEMA DE CALIDAD DE ALMACENADORA Y DISTRIBUIDORA AQUARIUS ADASA

CODIGO:

REVISIÓN:

NIVEL:

HOJA:

MC-CC-010-01

MAR-16

08

14 DE 14

CALIDAD

Abril-2015

05

MANUAL DE CALIDAD

Con relación a los hallazgos de la auditoria externa del cliente Colgate (Self Assesment 01 /

René Quijada

Mar-15), se hace referencia a él plan de calidad y la integración del Procedimiento para el Control Documentos PR-CC-035-01 en un solo documento incluyendo el control de los registros. Además se considera la revisión del presente manual cada 2 años.

Ago-2015

06

Al no ser utilizadas como parte de la normativa el estándar ISO 9000, para el SGC de ADASA y

René Quijada /

tener como requerimiento del cliente, los estándares de Warehousing Quality System, de

Manuel Lopez

Colgate Palmolive, se modifica el presente manual para únicamente considerar los estándares desarrollados por del cliente CP.

Ene-2016

07

Actualización del manual de calidad, se agrega formato de plan de calidad, se hace referencia a René Quijada / los objetivos de 2016 y se modifica el anexo 11.1 interrelación de procesos. Se alinea la

Manuel Lopez

totalidad del manual a los 14 estándares de calidad de Colgate Palmolive.

Mar-2016

08

Se modifica el organigrama de ADASA en la persona subordinada a la Coordinación de

Nancy Aguilar

Mantenimiento por requerimiento organizacional

Recursos Humanos

FO-CC-035-40