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MODELAGEM DE PROCESSOS PARA MELHORIA DOS CONTROLES NA GESTÃO DE UMA EMPRESA DE MALHARIA DE PEQUENO PORTE Santis, S.H.S.1;2, Marciano, J.P.P.1, Hoelz, J.C.,1;2, Santos, S.R.1;2 e Romani, M.1 1
Escola de Artes, Ciências e Humanidades – Universidade de São Paulo – EACH-USP - São Paulo – Brasil – 03838-000 –
[email protected] 2
Universidade Nove de Julho – UNINOVE – São Paulo – Brasil - 01503-001
RESUMO Este artigo demonstra a utilização da ferramenta para modelagem de processos de negócios BPM para implantação de um sistema de controle em uma empresa de pequeno porte do setor têxtil. A ferramenta é usada para identificar as ações necessárias para melhoria no sistema e procura compreender, perceber e entender as operações existentes no processo de produção têxtil malharia. A técnica permitiu a coleta de dados suficientes para analisar os pontos críticos e para subsidiar a implantação de indicadores. Os resultados apresentados no mapeamento dos processos da empresa possibilitaram a análise do fluxo, da sequência de atividades, e a implantação de indicadores de qualidade Palavras-Chave: Mapeamento, Business Process Modeling,BPMN, Qualidade
Abstract This article demonstrates the use of the tool for business process modeling BPM to implement a control system in a small business in the textile sector. The tool used to identify the necessary actions to improve the system by seeking to understand, realize and understand existing operations in textile manufacturing knitting process. The technique allowed the collection of sufficient data to analyze the critical points for the implementation of the indicators. The results presented in the mapping of business processes enabled the flow analysis, the sequence of activities, and implementation of quality indicators. Keywords: Mapping, Business Process Modeling, BPMN, Quality
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INTRODUÇÃO Neste trabalho realizou-se a analise dos processos que estão presentes em uma empresa de pequeno porte, com plano de adotar um sistema de gestão da qualidade com base na ISO 9001: 2008. O objetivo principal está em verificar as implicações da utilização da técnica de Business Process Modeling – BPM na análise dos processos de uma empresa real, assim como demonstrar os indicadores de processos implantados com auxílio desta técnica que suportam o sistema de gestão. Para a adoção de um sistema embasado na família ISO 9000 em uma organização, exige-se uma análise da sistemática da elaboração e criação de procedimentos. Para tal, é importante a utilização de uma técnica que auxilie a cumprir esta etapa. É neste contexto que se enquadra a técnica de Business Process Modeling (BPM), objeto desse estudo. Por ter como foco a modelagem dos processos, esta técnica permite o mapeamento, análise e documentação dos mesmos, permitindo uma maior facilidade na identificação das melhorias necessárias. A utilização de técnicas de modelagem de processos tem por finalidade apoiar a identificação das mudanças sugeri da pela norma que devem ser realizadas nos processos para aumentar a competitividade da empresa. Isto é especialmente verdadeiro na análise dos processos de qualidade. A qualidade dos produtos e serviços é um ponto crucial, é uma forma de tornar a empresa mais competitiva no mercado. Dentro desse contexto, é necessário desenvolver um planejamento da melhoria de processos, sugerindo correções e assessorando a tomada de decisões para a melhoria da qualidade. Para isto é importante à análise dos processos e procedimentos realizados nas operações da empresa, desta forma o mapeamento dos processos permite uma nova visão da realidade ao auxiliar as empresas de pequeno porte a adequar suas ferramentas para aumentar os controles e assim auferir qualidade. No intuito de cumprir os objetivos desse estudo, foram realizadas visitas a empresa para observação "in loco" das operações e para coleta de informações, entrevista e evidências fotográficas para uma melhor compreensão dos processos. Os registros fotográficos possibilitaram uma investigação minuciosa de cada etapa do sistema de produção, assim como as entrevistas, com colaboradores e gestores, que foram usadas como base de informação para elucidar os processos produtivos e os procedimentos realizados.
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OBJETIVO Este estudo tem por objetivo verificar as implicações da aplicação da técnica de Business Process Modeling - BPM, a análise dos processos de uma empresa real, assim como demonstrar os indicadores de processos implantados com auxílio desta técnica. JUSTIFICATIVA De acordo com dados da Associação Brasileira de Indústria Têxtil - ABIT (2011) e do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística - IBGE (2010), o setor têxtil tem importância central no cenário econômico brasileiro e é considerado um dos que apresentam o maior crescimento na atualidade. Hoje este setor possui cerca de 30 mil empresas e emprega aproximadamente 1,5 milhões de trabalhadores. Devido ao alto grau de competitividade deste setor, faz-se necessária a adoção de padrões e normas personalizadas para promover mudanças e garantir a qualidade dos processos e dos produtos. Neste sentido é que se coloca a importância de estudos que promovam uma melhor compreensão da utilização de técnicas que permitam o aumento de eficiência dos processos e produtos com vistas a aumentar a competitividade neste setor.
REVISÃO BIBLIOGRÁFICA O USO DO BPM NO MAPEAMENTO DE PROCESSOS PRODUTIVOS Maximiano (2000) afirma que uma organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos, e que a eficácia é um conjunto de esforços, e que por meio deste conjunto torna-se possível alcançar eficiência que pode ser entendida como a comparação entre o valor ideal e o valor real de desempenho. Desta maneira, pode-se afirmar que o desempenho pode ser avaliado como o que se espera alcançar mediante aos recursos disponíveis e sendo assim a empresa deve focar seus esforços na melhoria dos processos no sentido de melhorar a sua eficiência. Assim, o mapeamento de processos pode contribuir para montagem um sistema de coleta de informações do processo produtivo que permita um maior controle dos processos e rotinas. O mapeamento e análise de processos, por meio de uma ferramenta ou desenho, permite o acompanhamento do andamento do mesmo, auxiliando na identificação e visualização dos pontos falhos, e ainda, na identificação dos pontos de melhorias não exploradas.
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O BPM é uma linguagem gráfica usada para modelar processos de negócio. Estes processos são representados por meio de um conjunto de símbolos, que são organizados em um diagrama. O BPM foi desenvolvido pelo Business Proccess Management Initiative (BPMI), em 2001. A modelagem é feita por diagramas simples com um pequeno conjunto de elementos gráficos. Esta notação tem por objetivo prover instrumentos para o mapeamento do processo de maneira padronizada. Juran (1991) afirma que “controle de processo é a prevenção de mudanças indesejadas e adversas, manutenções do status quo, de um estado estável”. Assim sendo, o aperfeiçoamento do processo é constituído pelo “planejamento e criação de mudanças benéficas e desejáveis”. Sendo assim o estudo dos processos permite uma maior gestão da qualidade e das ferramentas utilizadas para garantir melhoria dos produtos contribuem para o aumento da competitividade das organizações empresariais (D. Lipovatz, Stenos F. e A. Vaka, 1999, p. 535). Cabe-se ainda, neste caso, chamar a atenção para a importância da adoção da ISO 9000 como importante fator de aumento de qualidade dos processos produtivos. De acordo com Juran (1998): “ISO 9000 implementation involves establishing policy, setting objectives for quality, designing management systems, documenting procedures, and training for job skills. All of these are parts of clarifying what people’s jobs are. Companies are adopting the process perspective. This concept is emphasized in the 1994 revision of the ISO 9000 standards. In implementing the ISO 9000 standards, companies are using flowcharts and other devices to emphasize work-process diagnosis and to find opportunities for process simplification and improvement. Metrics are being used increasingly to characterize product quality and customer satisfaction more effectively”. Sendo assim, é de importância central a utilização de técnicas que sejam capazes de detalhar os processos existentes na empresa. A família ISO 9000 em suas especificações e funcionalidades fornece a base para a utilização de técnicas e procedimentos que possam estabelecer o nível de detalhamento necessário para implantação de padrões, e a técnica de modelagem fornecesse o subsídio necessário para o desenvolvimento dos trabalhos, especificações e documentação. A demonstração gráfica do sistema, neste caso vem a proporcionar um grau de detalhamento das rotinas estabelecidas no processo de trabalho capaz de evidenciar com clareza e de forma objetiva tais procedimentos.
CONTROLE DE QUALIDADE E INDICADORES DE DESEMPENHO O controle de qualidade é uma atividade especializada, dedicada a acompanhar a eficiência e eficácia de todo o sistema da organização, por meio de registro e análise do desempenho das áreas. A qualidade nos produtos é um diferencial competitivo, pois atende as manifestações de satisfação
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do cliente com relação as suas expectativas e necessidades. Fazendo com que as empresas procurem métodos e certificações, o que resulta na verificação e correção dos defeitos de um produto ou serviço (Almeida, 1996). Porém é preciso considerar que corrigir as falhas, mesmo que o mais rápido possível, apesar de importante, é um tanto tardio. A insatisfação e o descontentamento do cliente podem levar às perdas irreversíveis. Para tanto é necessário a busca da qualidade seja um processo de aperfeiçoamento contínuo. (Robbins & Coulter, 1999). Para que este aperfeiçoamento contínuo ocorra é necessário que, ao longo do processo produtivo, sejam recolhidas métricas que permitam uma real avaliação e controle do desempenho da qualidade. Segundo Juran (1998), o “desempenho é avaliado e comparado com as metas durante as operações. O principal objetivo da garantia de qualidade é verificar se o controle está sendo mantido.”. De acordo com Slack et. al. (1997), estes controles podem ser apresentados segundo os seguintes critérios: qualidade, flexibilidade, custo, rapidez e confiabilidade. Para que estas medições colaborem com os controles propostos a implantação de modificações nos processos e fluxos de produção devem ser realizados.
Ainda, Martins e Laugeni (2005) afirmam que na prática, existe a necessidade da medição do tempo de produção, controle de processo e fontes de variação, ou melhor, as causas da variação no processo produtivo. Conclui-se então que para obtenção de uma maior qualidade de um produto ou serviço é necessário um conjunto de métricas que possibilitem que o controle efetivo de qualidade ocorra durante o processo produtivo e assim possibilite o aperfeiçoamento contínuo do processo.
METODOLOGIA MÉTODO DE PESQUISA De acordo com Yin (2001) há quatro tipos de projetos para estudos de casos, os projetos de caso único (holísticos); projetos de caso único (incorporados); projetos de caso múltiplo (holísticos) e; projetos de caso múltiplo (incorporados). No caso deste trabalho, optou-se pela realização de um estudo de caso único com o objetivo de verificar as implicações da aplicação da técnica de Business Process Modeling - BPM, a análise dos processos de uma empresa real, assim como demonstrar os indicadores de processos implantados com auxílio desta técnica. Desta forma, este estudo caracteriza-se da seguinte maneira: quanto a natureza - Pesquisa Aplicada; quanto a forma de abordagem - Pesquisa Qualitativa; quanto aos objetivos - Pesquisa Exploratória e
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quanto aos procedimentos técnicos - Pesquisa Bibliográfica e Estudo de caso único. OBJETO DE ESTUDO A Malharia XXZ-Beneficiamento está localizada no bairro da Vila Maria, na região norte de
São Paulo e atua no ramo têxtil produzindo malha sintética (Poliéster) e natural (algodão),
prestando serviços de malharia para terceiros.
A empresa XXZ atua na produção de tecidos de malha, caracterizado pelo entrelaçar dos
fios têxteis. Já o processo de tecimento fundamental, neste caso, é o tricô, produzido por
teares circulares conforme a figura 1, onde o tecido de malha é produzido na forma tubular.
A empresa trabalha com cerca de 90 tipos diferentes de combinações de matérias-primas e
estruturas de malha.
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Figura 1- Registro fotográfico da fabrica
OPERACIONALIZAÇÃO DO ESTUDO Para a realização do trabalho houve a necessidade de elaborar um plano com objetivo de acompanhar os procedimentos desenvolvidos e saber a finalidade de cada etapa. Assim, procedeu-se a elaboração de um plano que contém as etapas para a verificação dos controles e indicadores, este processo de trabalho foi definido conforme descrição: a.
Verificar os controles e indicadores existentes;
b.
Avaliar as necessidades dos controles;
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c.
Verificar
a
disponibilidade
de
instruções
técnicas
para
as
ordens
de
fabricação;
d.
Verificar a sequência de processamento das ordens de fabricação;
e.
Coletar informações para controle a proposta de controles e indicadores.
ANÁLISE DOS RESULTADOS MAPEAMENTO DO PROCESSO DE PRODUÇÃO A malharia em estudo nesta pesquisa trabalha com teares circulares (máquinas de monofrontura) e produzem meia malha de trama por quilo(Kg). As malhas são produzidas por entrelaçar de fios que se denomina tricotagem por se tratar de do uso de agulhas ou vários agulhas para sua confecção. Como é necessário realizar a implantação de controle de qualidade foi preciso acompanhar o sistema de produção da empresa. Depois disso, elaborou-se a descrição macro dos processos e fluxo do sistema da empresa (figura 2), estes podem ser descritos da seguinte forma:
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Figura 2 - Visão geral processos
Os processos realizados pela empresa em sua maioria foram originalmente implantados apenas na prática, sem nenhuma descrição ou controle, desta forma esta descrição se fez necessária para poder realizar a implantação de controles. A demonstração gráfica do sistema foi elaborada para proporcionar um grau de detalhamento das rotinas estabelecidas no processo de trabalho (figura 3), que fosse capaz de evidenciar com clareza e de forma objetiva os procedimentos, para maior compreensão dos processos.
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Figura 3 – Processo Produtivo desenvolvido no software Bizagi usando a técnica BPMN
Nesta fase, por meio do mapeamento do processo foram obtidas informações que proporcionaram de forma sistemática a coleta de dados e analise dos processos. O mapeamento do processo de produção permitiu, ainda, montar um sistema de coleta de informações e definir melhorias nas operações. As informações coletadas foram analisadas para identificar os pontos críticos e, ainda, correlacionar às dificuldades existentes. Neste processo utilizou-se o método Ciclo PDCA-Plan, Do, Check e Act(Deming, 1950; Juran, 1998), que tem a finalidade de auxiliar na melhoria contínua do dos processos. RESULTADOS OBTIDOS Os resultados apresentados no mapeamento dos processos da empresa possibilitaram a análise do fluxo e por consequência a documentação e implantação de indicadores de controles dos processos.
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Os dados coletados proporcionaram identificar os problemas e a necessidade de ações corretivas, dentre estas se destacaram: •
Processo de recebimento de mercadoria sem controle;
•
Falta de informações para receber material provoca atraso na entrega da mercadoria, pois necessita de autorização para descarregar o material;
•
Processos produtivos: não estão documentados;
•
As atividades não possuem descrição ou documentação, o que ocasiona retrabalho e ociosidade;
•
Processo de produção não possui uma programação de equipamento, ocasionando ociosidade ou espera pelo equipamento;
•
Processo de estoque não possui controle provocando falta de material ou compras em excesso.
Os resultados ainda demonstraram um aumento da necessidade de controle dos processos de solicitação do material que deve ser realizado no momento da recepção. Este controle auxilia rá a estabelecer a rastreabilidade na matéria-prima proporcionando a otimização do processo de produção (figura 4).
Figura 4 - Indicadores de desempenho para recepção de mercadoria
O controle do processo de solicitação do material, permite estabelecer a rastreabilidade na matériaprima proporcionando a otimização do processo de produção. O quadro 1 demonstra os critérios que serão avaliados no indicador de desempenho elaborado.
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Quadro 1 - Indicadores de desempenho
Recebimento de materiais:
Indicador de calculo de desempenho e dimensões
Pontualidade na entrega:
Tempo transcorrido do pedido até a entrega do
produto Avaliação de fornecedor:
Número de produtos defeituosos por fornecedor
Percentual de materiais:
Percentual de material produzido por lote/ pedido
Juran (1998) afirma que os elementos de design para o controle de instalações são bem conhecidos: estabelecer um cronograma para a realização de manutenção de instalações. Estabelecer uma lista de verificação, uma lista de tarefas a serem executadas durante uma ação de manutenção. Treinar as forças de manutenção para executar as tarefas. Atribuir a responsabilidade clara para a adesão ao programa. Sendo assim, é necessário cuidado ao selecionar as práticas que proporcionam aumento nos benefícios e na produtividade da indústria têxtil de pequeno porte. Dessa maneira, avaliou-se a produção e os indicadores necessários para o controle no processo.
Figura 5 – Indicadores de desempenho para produção
O quadro 2, por sua vez, apresenta a dimensão estabelecida para os indicadores de produção:
Quadro 2 - Indicadores de desempenho da produção
Produção: Quantidade de produção
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Tempo máquina: Tempo para produção de tecido por máquina Tempo de produção: Tempo de produção por item Tempo de mão de obra: Tempo de trabalho do técnico de produção Tempo por turno: Tempo de produção por turno Os padrões estabelecidos pelos indicadores proporcionaram o controle de produção e de armazenagem de matéria-prima aumentando a eficiência dos processos. Os indicadores propostos estão associados às metas que devem atender aos objetivos estratégicos da organização. Assim, a empresa neste momento prioriza as seguintes necessidades: rastreabilidade da matéria-prima, tempo de processo e tempo de armazenagem.
Quadro 3 – Controles de qualidade e indicadores por meta
ontrole proposto
Indicadores
Retorno esperado
Formulário de Recebimento
Pontualidade
Nº de pedido entregues no prazo / n° de pedidos
Avaliação de fornecedor
Número de produtos /defeituosos por fornecedor
Percentual de materiais
Tempo total dos produtos em estoque/ Nº total de produtos que ficaram no estoque x100
Controle proposto Formulário de Produção
Indicadores Tempo para produção de tecido por máquina
Retorno esperado Produção obtida
/
Tempo utilizado para produzir Tempo de produção por item
Produção obtida
/
Tempo utilizado para produzir o item Tempo de trabalho do técnico de produção
Produção obtida /
Tempo utilizado para produzir por técnico-Continua na página12
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Tempo de produção por turno
Produção obtida por turno/
Tempo utilizado para produzir por técnico
Quadro 4 – Ciclo PDCA utilizado para o desenvolvimento
Planejamento (P):
Execução(D):
Examinar a Entrevista distribuição de tarefas gestores e responsabilidades; colaboradores; Verificar as realizadas;
Verificação (C):
Ação Corretiva (A):
com Correlacionar às Verificar o e informações obtidas preenchimento dos nas entrevistas; formulários e novas rotinas de trabalho;
rotinas Observação das Comparar processos Avaliar as atividades rotinas estabelecidas; de trabalho; realizadas;
Estabelecer os pontos Estabelecer controles Testar controles de atenção; e indicadores: indicadores Elaborar processo de desenvolvidos; controle; Elaborar a descrição das atividades desenvolvidas; Implantar controles.
e
Acompanhar rotinas.
das
CONCLUSÃO Enfim, o mapeamento dos processos orientou a mudança, de forma que se pudessem inserir melhorias na comunicação conciliando todos os atores envolvidos. Sendo assim, a escolha da técnica e a ferramenta utilizada se mostraram bastante acertada. Assim, foi importante definir como técnica, o BPM, para uma comunicação adequada que possa transmitir o fluxo dos processos de produção e descrever cada parte do sistema de produção. Ao documentar os processos, pretende-se executar uma comunicação simples, clara e objetiva. Sendo assim, a utilização da modelagem de processos pode auxiliar a atingir este objetivo. Essa prática ajuda na comunicação organizacional, demonstrando de forma mais clara o processo e os resultados alcançados como redução de falhas e aponta as melhorias que devem ser implementadas. O controle de qualidade e indicadores de desempenho que foram propostos para a empresa, com o objetivo de padronizar os processos das atividades gerenciais, portanto, os controles propostos buscam satisfazer as necessidades das partes envolvidas, visualizando a melhoria da qualidade dos processos produtivos. Desta forma, o uso dos indicadores de qualidade e desempenho para
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padronização dos processos gerenciais vem ao encontro das necessidades apresentadas. Por meio de entrevista realizada com os proprietários, foram identificados os principais processos gerenciais, que, por sua vez, deram origem aos indicadores de desempenho. Nesta fase do trabalho, observou-se, por exemplo, os processos de produção e este processo foi usado como base para definição dos indicadores de desempenho de produtividade. Seguindo, neste aspecto o desenvolvimento de indicadores de desempenho ocorreu mediante ao estudo de um conjunto de processos de gerenciamento voltado ao planejamento e controle do sistema produtivo da empresa. Consequentemente, o planejamento dos processos inclui a adoção de novos procedimentos e a metodologia BPM quando introduzida para a analise de processos possibilitou: a interpretação do sistema, localização de problemas e o replanejamento por meio do desenvolvimento do desenho do sistema colaborando para a manutenção das operações, isso ocorrem quando se utilizado ciclo PDCA para o acompanhamento do fluxo.
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Fonte de internet disponível e http://www.busca.sebrae.com.br/, obtido em 07/09/2011, às 22h: 36 minutos Fonte de internet disponível em: http://www.ibge.gov.br/home/, obtido em 11/09/2011, às 20h: 36 minutos
