Modelo de Gestão de Frota para a GNR

Modelo de Gestão de Frota para a GNR

MODELO DE GESTÃO DE FROTA PARA A GNR

Jorge António de Jesus Soares da Cunha dos Santos Cardoso Eduardo Romeu de Oliveira Lérias Carlos Filipe Vilhena Correia Pedro Miguel Martins Ares Luís Manuel Ferreira Fernandes Énio Miguel Pinto da Silva

Trabalho de Aplicação de Grupo

2014

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Modelo de Gestão de Frota para a GNR

Índice Introdução ............................................................................................................................ 1 1.

Enquadramento conceptual......................................................................................... 2 a. A gestão de frota ...................................................................................................... 2 b. Aquisição .................................................................................................................. 3 c. Manutenção .............................................................................................................. 5 d. Monitorização .......................................................................................................... 7 e. Abate ......................................................................................................................... 8

2.

Atual modelo de gestão de frota da GNR ................................................................. 10 a. Tipologia da frota .................................................................................................. 10 b. Processo de aquisição ............................................................................................ 14 c. Manutenção ............................................................................................................ 15 d. Monitorização ........................................................................................................ 17 e. Abate ....................................................................................................................... 18

3.

Modelos e ferramentas de gestão de frota ................................................................ 20 a. O caso da Guardia Civil ........................................................................................ 20 b. O caso da BRISA – Autoestradas de Portugal .................................................... 21

4.

Modelo de gestão de frota para a GNR .................................................................... 25 a. Modelos de aquisição e manutenção .................................................................... 26 b. Monitorização da frota .......................................................................................... 29

Conclusões .......................................................................................................................... 31 Bibliografia ......................................................................................................................... 32

Índice de figuras Figura n.º 1 – Esquema concetual da Gestão de Frota ......................................................... 9 Figura n.º 2 – Quadro comparativo de opções de gestão de frota da BRISA. ................... 23

Índice de gráficos Gráfico n.º 1 – Distribuição de veículos da GNR por grupos ............................................ 13

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Modelo de Gestão de Frota para a GNR Índice de tabelas Tabela n.º 1 – Grupos de viaturas e respetivas quantidades. .............................................. 11 Tabela n.º 2 – Quantitativos de veículos por grupo de classificação ................................. 12 Tabela n.º 3 – Distribuição etária das viaturas. .................................................................. 13 Tabela n.º 4 – Distribuição de viaturas por intervalos de quilometragem.......................... 14 Tabela n.º 5 – Despesas com Manutenção de Viaturas da GNR (DRF/CARI) .................. 16 Tabela n.º 6 – Despesas com Manutenção de Viaturas da GNR ........................................ 16 Tabela n.º 7 – Matriz comparativa de modelos de gestão .................................................. 29

iii

Modelo de Gestão de Frota para a GNR Resumo O presente Trabalho de Aplicação de Grupo (TAG) é realizado no âmbito da Unidade Curricular “Gestão de Recursos Logísticos da GNR”, intitulando-se “Modelo de Gestão de Frota para a GNR”. Para a realização deste trabalho optou-se por abordar os fundamentos concetuais e analisar alguns modelos atualmente em utilização, tendo em vista propor um modelo de gestão de frota que seja aplicável à GNR. Assim, o trabalho foi divido em quatro partes distintas e fundamentais para a apresentação da proposta. Em primeiro lugar, com vista à fundamentação concetual do assunto em análise, foi elaborada uma abordagem concetual, nomeadamente o conceito de Gestão de Frota, onde se procurou abordar as diversas áreas de atuação, tanto do ponto de vista empresarial como do modelo estatal de gestão. Segue-se uma análise da atual gestão de frota da GNR onde, dentro das limitações de informação analítica encontradas, procurou-se abordar de forma sistematizada as diferentes áreas de atuação, desde a aquisição até ao abate. Com vista à elaboração da já referida proposta de modelo de gestão de frota, foi analisado o modelo de gestão de frota de duas instituições, que pelas suas semelhanças e pontos de contacto com a realidade da GNR, se entendeu ser pertinente: A Guardia Civil e a BRISA – Autoestradas de Portugal. Finalmente, atentos aos conceitos e ilações retiradas das partes anteriores, elaborouse uma proposta de modelo de gestão de frota aplicável à GNR. Em suma, foi concluído que o recurso ao outsourcing na aquisição e manutenção de alguns tipos de veículos em detrimento do recurso aos meios próprios pode ser uma vantagem. Identificou-se ainda a necessidade de uma efetiva monitorização da frota que possibilite um real controlo da sua utilização e a capacidade de realizar estudos de aquisição e abate de viaturas que permitam manter uma maior operacionalidade da frota.

Palavras-Chave: Guarda Nacional Republicana, GNR, Gestão de Frota, Modelo iv

Modelo de Gestão de Frota para a GNR Lista de abreviaturas, siglas e acrónimos ALD – Aluguer de Longa Duração AOV – Aluguer Operacional de Viaturas Art.º - Artigo BRISA – BRISA – Autoestradas de Portugal, S.A. CCO/BRISA – Centro de Controlo Operacional da BRISA DA/DRL – Divisão de Aquisições da Direção de Recursos Logísticos DL – Decreto-Lei DMT/DRL – Divisão de Manutenção e Transportes da Direção de Recursos Logísticos DRL – Direção de Recursos Logísticos ESPAP – Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Etc – et cetera GeRFiP – Gestão de Recursos Financeiros e Orçamentais em Modo Partilhado GNR – Guarda Nacional Republicana I.P. – Instituto Público IVV – Identificador Via Verde N.º - número NEP – Norma de Execução Permanente PSP – Polícia de Segurança Pública PVE – Parque de Veículos do Estado RUVGNR – Regulamento de Uso de Veículos da Guarda Nacional Republicana s. n. – sine nomine (sem nome) S.A. – Sociedade Anónima s.d. – Sem data SIGLOG – Sistema Integrado de Gestão Logística SIVICC – Sistema Integrado de Vigilância, Comando e Controlo SNCP – Sistema Nacional de Compras Públicas TAG – Trabalho de Aplicação de Grupo TO – Teatro de Operações TT – Todo-o-Terreno UMC – Unidade Ministerial de Compras VUP – Veículo de Utilização Pessoal

v

Modelo de Gestão de Frota para a GNR Introdução O presente trabalho realizou-se no âmbito da Unidade Curricular de Gestão de Recursos Logísticos da GNR, do Curso de Promoção a Oficial Superior da Guarda Nacional Republicana, ministrado no ano letivo 2014/2015. As viaturas são um dos fatores críticos para a Guarda e motivo de grande esforço institucional, pois constituem-se como recurso fundamental ao cumprimento da missão. O conhecimento das dificuldades práticas sentidas no dispositivo da Guarda que decorrem de uma frota automóvel envelhecida e consequente número elevado de ações de manutenção e reparação, acrescido da necessidade de rever a forma de gestão de frota existente, proporcionou a apresentação do tema “Modelo de Gestão de Frota para a GNR”. A abrangência desta temática é bastante vasta o que, face a motivos de limitação temporal e da própria metodologia, obriga a delimitar a investigação e análise. Com efeito, pretende-se neste trabalho equacionar a funcionalidade e atualidade do modelo atual de gestão de frota da GNR e, porventura, apresentar uma proposta de adaptação ou reformulação deste modelo. Os conceitos que envolvem esta temática encontram-se bastante desenvolvidos no mundo empresarial e torna-se quase obrigatório fazer uma revisão conceptual que permita aferir do enquadramento do atual modelo da GNR. Por sua vez, a análise e compreensão do funcionamento de modelos de gestão de frota em instituições que pela sua natureza possam ser comparadas com a GNR, também será profícuo e contribuirá substancialmente para uma proposta mais fundamentada. O modelo atual de gestão de frota da GNR será analisado de forma sistematizada, o que permitirá uma visão holística e uma apreciação genérica dos seus pilares fundamentais (Aquisição, Manutenção, Monitorização e Abate), levando à procura de possíveis melhoramentos e alterações, o âmago do presente trabalho. O Aluguer Operacional de Veículos é atualmente uma das principais metodologias utilizadas no mundo empresarial (grandes empresas) e tida como uma das melhores soluções ao nível da gestão de frotas automóveis (ARVAL, 2012). Será, por isso, adequado analisar esta modalidade de locação automóvel e concluir da sua possível aplicação à GNR, enquadrando-a na proposta que se pretende vir a apresentar.

1

Modelo de Gestão de Frota para a GNR 1.

Enquadramento conceptual No presente capítulo pretende-se fazer o enquadramento conceptual de base utilizado

no decorrer deste trabalho, fixando os conceitos e ideias utilizados ao longo do estudo. Neste estudo assenta-se a análise de gestão de frota em quatro pilares base: a Aquisição, a Manutenção, a Monitorização e o Abate. Assim, ao longo deste capítulo procura-se densificar estes conceitos abordando as suas diversas componentes.

a.

A gestão de frota

Tendo em vista a modernização e o aumento da qualidade dos serviços públicos prestados pela Guarda Nacional Republicana (GNR) urge a implementação de uma solução para a Gestão do seu Parque de Veículos que seja eficaz, global e coerente. O sistema de gestão de frotas é definido como sendo a forma como determinada organização combina o seu método ou métodos de aquisição de viaturas, com a natureza das atividades de gestão de frota cujo desempenho assegura internamente e/ou subcontrata a entidades exteriores à organização para o efeito (Santos, 1996). Os sistemas de gestão de frotas, aliados às novas tecnologias de informação e comunicação, revelaram-se ferramentas de gestão indispensáveis no controlo da atividade das empresas. Estas ferramentas de gestão permitem às empresas ter uma visão mais realista de todas as operações realizadas no terreno, na medida que podem acompanhar todos os acontecimentos em tempo real e ter acesso a todos os detalhes de cada viagem, percursos executados pelos operadores, bem como identificar os pontos críticos da atividade (Gaspar, 2010). As viaturas podem ser adquiridas através da compra ou através de locação. A frota automóvel pode ser gerida internamente, ou externamente. Nesta última a organização subcontrata a entidades exteriores os seus serviços de gestão e manutenção de frotas. Relativamente à compra, quando as empresas compram as viaturas podem optar por fazer a sua manutenção e gestão nas próprias oficinas, ou então, optam por subcontratar os serviços a oficinas externas. O mesmo acontece quando a aquisição é feita através de locação, as empresas podem optar por fazer a manutenção da sua frota em oficinas próprias ou então, fazer contratos com oficinas externas à organização (Outsourcing), ou mesmo à própria locadora. Para que seja implementado um Sistema de Gestão de Frotas, importa enumerar os quatro pilares adotados como base empírica para o presente trabalho: Aquisição, 2

Modelo de Gestão de Frota para a GNR Manutenção, Monitorização e Abate.

b.

Aquisição

Aquisição é entendida como o ato, processo ou efeito de adquirir, obter ou tomar posse de um produto ou serviço. O conjunto de operações que permitirá a aquisição na altura certa, na quantidade certa e na qualidade desejada e ao menor custo de todos os materiais necessários ao desenvolvimento da atividade comercial da empresa designa-se de função Compra, pelo que acresce a sua definição. O termo “Compra”, de forma simplista, pode ser definido como a aquisição de um bem ou de um direito, pelo qual se paga um estipulado preço. As compras têm assim como objetivo primordial a aquisição da correta qualidade de material, no momento certo, na quantidade correta, da fonte correta e ao preço correto (Baily, et al., 2005). A atividade de compras é vista como um procedimento pelo qual as empresas determinam os artigos a serem comprados, identificam e comparam os fornecedores disponíveis, negociam com as fontes de abastecimento, firmam contratos, elaboram ordens de compras e finalmente, rececionam e pagam os bens e serviços adquiridos (Baily, et al., 2005). A Aquisição vai mais além, pois efetua a avaliação do desempenho desses fornecedores, após a compra do produto ou serviço, ou seja, após o pagamento do preço estipulado. A centralização das compras assume-se claramente como uma tendência para a estratégia das organizações que pretendem reduzir custos, aumentar a eficiência do processo de compras e otimizar os processos de negócio. O processo de compras é considerado, cada vez mais, uma função estratégica em vez de ser considerado apenas uma operação (Karjalainen, 2011). Importa ver definidos dois termos por forma a facilitar o enquadramento concetual do pilar “Aquisição”: Procurement, ou Aprovisionamento, é o termo para toda a aquisição de materiais ou serviços fora da organização com o objetivo de servirem de suporte às operações normais da empresa. É o termo integrador de duas funções-base: a função “compra” e a função “gestão de stocks”. Outsourcing é o termo para designar a subcontratação de parte das funções de uma empresa, a outra empresa externa especializada. 3

Modelo de Gestão de Frota para a GNR Verifica-se assim que a aquisição possui um significado mais lato do que a compra, uma vez que vai mais além, inclui especificação, negociação, compra, transporte, armazenagem, receção e avaliação. A aquisição é, assim, um processo que ocorre em “circuito fechado”, começando pela qualificação de fornecedores para terminar na avaliação do desempenho desses fornecedores, já posterior ao pagamento (Carvalho & Encantado, 2006). Assim podemos distinguir dois tipos de Aquisição: Aquisição gratuita e Aquisição onerosa. A Aquisição gratuita compreende a aceitação de doações, heranças ou legados de veículos. A Aquisição onerosa de direitos sobre veículos abrange as seguintes modalidades: Compra, Permuta e Locação, independentemente da respetiva modalidade. Por compra entende-se, contrato pelo qual se transmite a propriedade de uma coisa, ou outro direito, mediante um preço (Santos, 1996). A permuta significa trocar um bem por outro, seja ele de características semelhantes ou diferenciadas. Quanto à locação, importa aqui distinguir as suas principais modalidades: locações financeiras e locações operacionais (SONAE, s.d.). São locações financeiras se através dos contratos forem transferidos substancialmente todos os riscos e vantagens inerentes à posse do ativo sob locação. Quando o referido anteriormente não ocorrer designam-se por locações operacionais. A principal diferença reside no facto da locação financeira envolver uma relação jurídica trilateral, entre o fornecedor da coisa locada, o financiador, que a adquire e a dá em locação, e o locatário, que a goza em contrapartida de uma remuneração, enquanto na locação operacional a relação é meramente bilateral, entre o locador (simultaneamente fornecedor e proprietário de uma coisa) e o locatário. Como locação financeira, temos o leasing e o Aluguer de Longa Duração (ALD). O leasing e o ALD são por vezes confundidos, porém têm fins distintos. O regime jurídico dos contratos de locação financeira vem consagrado no DecretoLei nº 149/95, de 24 de Junho. O leasing consiste numa modalidade de financiamento através da qual o locador (empresa de leasing), de acordo com as instruções do seu cliente (locatário - entidade que usufrui dos bens objeto de um contrato de locação financeira), cede a disponibilização temporária de um bem, móvel ou imóvel, mediante o pagamento de uma quantia periódica (renda), por um prazo determinado e relativamente ao qual o locatário possui uma opção de compra no final do mesmo prazo, perante o pagamento de uma quantia pré-acordada, que se denomina valor residual. (Portal da Empresa, s.d.). 4

Modelo de Gestão de Frota para a GNR O ALD é um contrato entre duas entidades em que uma (o locador) cede à outra (locatário) o direito de usar um bem durante um período de tempo acordado e mediante o pagamento de prestações ou rendas. O ALD é um contrato muito semelhante ao Leasing diferindo apenas na propriedade do bem no final do contrato, ou seja, no ALD o bem tem que obrigatoriamente passar a ser propriedade do locatário quando o contrato terminar, uma vez que neste o locatário é obrigado a assinar também um contrato de promessa de compra e venda para ficar com a propriedade do bem no fim do contrato. Como locação operacional, temos o renting ou Aluguer Operacional de Viaturas (AOV). O AOV é uma solução de financiamento automóvel para empresas e particulares, materializado num contrato de aluguer de veículos, que permite ao cliente usufruir de uma oferta integrada de serviços por um período e quilometragem pré-determinado, mediante o pagamento de uma renda mensal fixa ao longo do contrato. (Leaseplan, s.d.). No AOV, através de uma renda fixa mensal, o locatário usufrui de toda uma panóplia de serviços dos quais se destacam: Negociação nas condições de compra, Financiamento da aquisição, Aquisição e disponibilização, Consultoria e gestão (como por exemplo, definição da política de gestão da frota de veículos), Impostos, Manutenção e pneus, Seguros e gestão de sinistros, Gestão do combustível. O facto de considerar o aluguer de um veículo como Renting ou como Leasing tem repercussões ao nível jurídico, fiscal e técnicas no Balanço de uma empresa. A nível jurídico, no Renting, a locadora considera-se a única proprietária económica dos veículos, o que implica que todos os riscos económicos decorrentes da posse destes veículos, tais como o valor residual e a inflação, recairão sobre a empresa de renting. Sob o ponto de vista fiscal, o renting é considerado como um serviço completo de gestão e administração do veículo. Assim, como proprietária jurídica e económica do veículo, a empresa de renting é que deve incluir o dito veículo no seu Balanço, enquanto o cliente/utilizador o omite do seu. Em suma, no Renting, o veículo e o seu uso passam a ser considerados como um gasto mensal para o utilizador e não um investimento a ser amortizado. (Athlon Car Lease, s.d.)

c.

Manutenção

De acordo com a Norma Portuguesa a manutenção pode ser definida como a “combinação de todas as ações técnicas, administrativas e de gestão, durante o ciclo de 5

Modelo de Gestão de Frota para a GNR vida de um bem, destinadas a mantê-lo ou repô-lo num estado em que ele pode desempenhar a função requerida” (Instituto Português da Qualidade, 2007). Existem diversos tipos de manutenção. São elas as manutenções corretiva, preventiva e de melhoria (Cabral, 2006) A manutenção corretiva é aquela que é efetuada depois da deteção de uma avaria e destinada a repor um bem num estado em que pode realizar uma função requerida. São trabalhos de reparação de avarias que tenham surgido sem aviso prévio e cuja oportunidade de intervenção não tenha podido ser decidida pelo gestor (Cabral, 2006). A manutenção corretiva exige que se tenha à mão alguns equipamentos mínimos, bem como a existência de oficinas adequadas para poder concluir rapidamente os serviços solicitados. A manutenção preventiva é a manutenção efetuada a intervalos de tempo prédeterminados, ou de acordo com critérios prescritos, com a finalidade de reduzir a probabilidade de avaria ou de degradação do funcionamento de um bem. Existem dois tipos de manutenção preventiva: A sistemática e a condicional. A manutenção preventiva sistemática é aquela que é efetuada a intervalos de tempo preestabelecidos ou segundo um número definido de unidades de utilização mas sem controlo prévio do estado do bem. A manutenção preventiva condicional é aquela que é baseada na vigilância do funcionamento do bem e/ou dos parâmetros significativos desse funcionamento, integrando as ações daí decorrentes. Ambas são atividades planeadas, sob o ponto de vista da gestão a diferença é que na sistemática o trabalho repete-se a períodos de tempo fixos pré-determinados, enquanto na condicional atua-se apenas quando houver indícios (Cabral, 2006). A manutenção de melhoria é aquela manutenção que inclui as modificações ou alterações destinadas a melhorar o desempenho do equipamento, ajustá-lo a novas condições de funcionamento, melhorar ou reabilitar as suas características operacionais (Cabral, 2006). Porém a Guarda Nacional Republicana adota uma tipologia distinta do apresentado na Norma Portuguesa. Define manutenção como “função logística que engloba todas as atividades cujo objetivo consiste em conservar o material em condições de operacionalidade e restituir tais condições ao material que as perdeu” (GNR, 1997). Segundo a NEP/GNR 4.3.01 a manutenção auto engloba a manutenção programada e a manutenção pós avaria (GNR, 1997). 6

Modelo de Gestão de Frota para a GNR A manutenção programada é aquela que é efetuada periodicamente visando, através de um conjunto de controlos e de intervenções técnicas especificadas pelo fabricante, manter o veículo em condições perfeitas de funcionamento e de segurança, procurando-se assim prevenir a ocorrência de avarias. A manutenção pós avaria (ou reparação) é aquela que mediante um conjunto de intervenções técnicas, visa repor o veículo em perfeitas condições de funcionamento e segurança. Este tipo de manutenção divide-se em pequenas, médias e grandes reparações. A pequena reparação é a decorrente de uma avaria que não implicou a imobilização do veículo e lhe permitiu circular sem arriscar o agravamento dessa avaria e sem correr o risco de provocar outras em órgãos relacionados, sem afetar a segurança da condução. A média reparação é aquela que ocorre após a avaria e que obriga à imobilização da viatura, porém neste caso é possível que a mesma seja enviada à oficina pelos seus próprios meios, desde que tomadas as devidas precauções. Por grande reparação entende-se aquela que ocorre após avaria e que obriga à imobilização imediata do veículo e em consequência o seu reboque.

d.

Monitorização

Por monitorização entende-se fazer vigilância ou acompanhamento do processo de gestão de frota, ou seja, supervisão. A monitorização é o procedimento que permite acompanhar e controlar o processo de intervenção (consoante o objeto que queremos supervisionar) e identificar eventuais desvios face ao que foi previsto num momento inicial, através da utilização de um sistema de registo. A monitorização deve assentar num sistema de registo de dados e de ações, visando acompanhar de forma continuada, os processos em curso, o seu impacte nos resultados esperados e os fatores críticos para a concretização das ações planeadas. É assim um instrumento essencial para a Gestão de Frotas já que mede, de forma sistemática, as realizações e os resultados alcançados face às metas estabelecidas, contribuindo assim para assegurar o acompanhamento contínuo do trabalho realizado, e permite, aos decisores, a adoção de medidas que possam corrigir os desvios registados. A monitorização como instrumento de Gestão de Frotas permitirá integrar um diverso número de sistemas, tendo como objetivo: aumentar os níveis de responsabilização prestando contas sobre a utilização dos recursos (accountability); contribuir com informação regular para melhorar o processo de planeamento e a eficácia das intervenções; 7

Modelo de Gestão de Frota para a GNR bem como capacitar para a identificação dos pontos fortes e dos sucessos e alertar para os pontos fracos, atuais e potenciais, bem como para os problemas existentes, de forma a poder fazer os ajustamentos pontuais e as correções necessárias. Os sistemas a integrar para a Gestão de Frotas e que permitirá uma profícua monitorização são:  Sistema Cadastral dos Veículos (registo da documentação, classificação, caraterização e distribuição do veículo, bem como outra informação necessária para individualizar o mesmo);  Sistema de Gestão da Manutenção (registo da substituição de peças e das manutenções

programadas

e

pós

avaria

com

valores

monetários

individualizados);  Sistema de Aquisição de Combustíveis (registo das transações efetuadas com o cartão de combustível, onde se identifique a quilometragem do veículo e a identificação de quem efetuou a aquisição);  Sistema de Georreferenciação (registo da localização do veículo);  Sistema de Pagamento de Portagens;  Sistema de Registo de Sinistros, Infrações, Seguros e Inspeção Periódicas.

e.

Abate

Por abate de veículo entende-se a saída patrimonial desse bem do parque de veículos de uma empresa (deixa de ser propriedade da empresa), podendo aqui resultar a destruição ou a alienação. Destruição do veículo quando se verifique que o mesmo se encontra em situação de inoperacionalidade e cuja reparação ou recuperação não se afigure técnica ou economicamente vantajosa. Alienação do veículo quando se verifique que o mesmo se encontra em situação de operacionalidade mas cuja reafectação não seja necessária ou possível. Através do seguinte esquema, são apresentados os conceitos supra abordados, encaixando cada um deles nos pilares estruturantes da gestão de frota.

8

Modelo de Gestão de Frota para a GNR

Figura n.º 1 – Esquema concetual da Gestão de Frota Fonte: Autores, 2014

9

Modelo de Gestão de Frota para a GNR 2.

Atual modelo de gestão de frota da GNR O presente capítulo elenca e caracteriza a frota de veículos da GNR, os processos de

aquisição em vigor, as metodologias de manutenção e monitorização da frota e, por último, o processo de abate das viaturas. Importa desde já aferir que, atualmente, a aquisição das viaturas da GNR é efetuada através da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (ESPAP) que se assume como entidade gestora do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) definido no Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de fevereiro. Esta entidade é a gestora do Parque de Veículos do Estado (PVE), centralizando a aquisição de todos os veículos e dos respetivos serviços complementares, bem como a gestão de todo o parque de veículos, com vista a uma gestão mais ágil, mais simples e mais racional. Assim, nos termos do n.º 2 e 3 do Art.º 5.º do DL n.º 170/2008, de 26 de agosto com a última alteração dada pela Lei n.º 55-A/2010, de 31 de dezembro encontra-se vedada a aquisição pelos serviços e entidades utilizadores do PVE, sem intervenção da ESPAP, bem como os serviços de manutenção, assistência e reparação relativos aos respetivos veículos. O último diploma acima identificado tem como principal objetivo a racionalização e simplificação dos serviços públicos através da implementação de uma solução para a gestão do PVE. Este diploma cria um novo regime jurídico que abrange as matérias de aquisição ou locação, afetação, utilização, manutenção, assistência, reparação, abate e alienação ou destruição de veículos, com base em critérios de eficiência, eficácia e redução de custos operacionais. A ESPAP também definiu critérios financeiros e ambientais para a aquisição/locação de veículos, a seguir por todas as entidades abrangidas pelo PVE, onde se realça a primazia do Aluguer Operacional de Veículos como a regra para a aquisição/locação de novas viaturas, sendo necessário fundamentar a sua alternativa, ou seja, a aquisição própria (Art.º 5.º do DL n.º 170/2008, de 26 de agosto).

a.

Tipologia da frota

Fruto da variedade de missões atribuídas à GNR, a sua frota é constituída por uma grande variedade de veículos. Nos termos do Regulamento de Uso de Veículos da GNR (RUVGNR), criado no seguimento do disposto do n.º 2 do Art.º 11.º do DL n.º 170/2008 de 26 de agosto, que define o novo regime do PVE, as viaturas da GNR são distribuídas pelo tipo de utilização, sendo distribuídas em veículos de serviços gerais e veículos 10

Modelo de Gestão de Frota para a GNR especiais1. A frota da GNR é distribuída, segundo as suas características, em onze grupos, sendo atribuído a cada grupo uma letra. Na tabela abaixo são ilustrados os diferentes grupos e as respetivas quantidades de viaturas. Tabela n.º 1 - Grupos de viaturas e respetivas quantidades. Fonte: (GNR, 2014)

A

ATRELADOS

82

B

BLINDADOS

21

C

PESADOS DE CARGA

53

E

ESPECIAIS

115

G

LIGEIROS DE MERCADORIAS

582

J, L TÁTICOS TT, LIG PASS E MISTOS

3886

M

MOTOCICLOS

963

N

MEIOS NAVAIS

72

P

PESADOS PASSAGEIROS

66

V

CICLOMOTORES

10

Dentro destes grupos inserem-se diversos tipos de veículos. Na Tabela n.º 2 – Quantitativos de veículos por grupo de classificação, são ilustrados os tipos de veículos que compõe cada grupo e respetivas quantidades. Os veículos da GNR são ainda classificados em função da sua utilização, designando-se, conforme a sua utilização, por veículos individuais de função e por veículos orgânicos de função. Os primeiros são do tipo ligeiro de passageiros e destinam-se à utilização no âmbito da atividade de direção, chefia, inspeção, comando ou representação e transporte dos titulares dos cargos e funções, conforme despacho do Comandante-Geral2. Já os segundos, todos os restantes, são os veículos atribuídos aos órgãos e subunidades da estrutura de comando, das unidades e do estabelecimento de ensino, destinando-se à execução do respetivo serviço orgânico3.

1

N.º1 e n.º2 do Art.º 3.º do RUVGNR. N.º2 do Art.º 10.º do RUVGNR. 3 N.º3 do Art.º 10.º do RUVGNR 2

11

Modelo de Gestão de Frota para a GNR Tabela n.º 2 – Quantitativos de veículos por grupo de classificação Fonte: (GNR, 2014)

A B C

LIGEIROS

E

PESADOS G J, L M N P V

Atrelados Semirreboque Viaturas Blindadas Pesados Mercadorias Moto Neve Dumper Empilhador Pá Carregadora Trator Agrícola Varredora Ligeiro de transporte de 2 Binómios Ligeiro transporte de 4 Binómios Ligeiro transporte de 6 Binómios Ambulâncias 1 maca Ambulâncias 2 macas Ambulância de socorro Ligeiro de transporte de animais Carro fúnebre Transporte de cavalos de desporto Viatura Escritório Viatura de combate a incêndios Pronto-socorro 3/4 T Pronto-socorro ligeiro Telecomunicações Transporte Detidos (Celular) Transporte de Animais Autotanque Canhão de água Transporte de cavalos de desporto Duplo Comando Pronto-socorro 10 T Pronto-socorro 15 T Pronto-socorro 3/4 T Pronto-socorro 6/7 T Transportes gerais 4/8 T Ligeiros Mercadorias Ligeiros Mistos Ligeiros Passageiros Motociclos Quadriciclos Embarcações Pesados Passageiros Ciclomotores TOTAL DE VEÍCULOS DA GNR

81 1 21 53 1 6 5 2 2 7 1 9 1 2 15 5 1 1 5 6 1 2 1 2 3 4 1 2 13 1 1 5 7 2 1 582 141 3745 899 64 72 66 10 5850

82

23

55

37

3886 963

A maior parte dos veículos é distribuída pelos grupos J – Táticos TT, L-Ligeiro de passageiros e mistos (67%), M – Motociclos (17%) e G – Ligeiros de Mercadorias (10%), totalizando estes três grupos 5431 veículos (94%) de um universo de 5850.

12

Modelo de Gestão de Frota para a GNR

0% 1%

1% 0%

1%

ATRELADOS

1% 2%

BLINDADOS PESADOS DE CARGA

10%

17%

ESPECIAIS LIGEIROS DE MERCADORIAS TÁTICOS TT, LIG PASS E MISTOS MOTOCICLOS MEIOS NAVAIS

67%

Gráfico n.º 1 – Distribuição de veículos da GNR por grupos Fonte: Autores, 2014

Através deste gráfico é percetível que o principal esforço da gestão da frota da GNR se prende com estes três grupos de veículos, os quais compõe a esmagadora maioria dos veículos afetos à atividade operacional da GNR. A fim de caracterizar a frota da GNR importa ainda analisar a frota do ponto de vista da quilometragem e da idade do parque automóvel. No que respeita à idade das viaturas, esta é significativamente avançada e verifica-se que a maior franja de viaturas possui entre 5 e 20 anos de idade (82%), sendo que 60% da frota da Guarda apresenta uma idade superior a 10 anos. Desta análise resulta ainda que no intervalo compreendido entre 2022 e 2026, a Guarda deparar-se-á com uma forte possibilidade de ter nos seus quadros mais de 2000 veículos com uma idade igual ou superior a 25 anos. Tabela n.º 3 – Distribuição etária das viaturas Fonte: DRL, 2014 Viaturas adquiridas em 2014

0,62%

Viaturas com idade até 5 anos

8,60%

Viaturas com idade >5 e < 10anos

30,78%

Viaturas com idade >10 e < 15anos

20,75%

Viaturas com idade >15 e < 20 anos

30,46%

Viaturas com idade >20 e < 25anos

8,18%

Viaturas com idade > 25anos

0,62%

13

Modelo de Gestão de Frota para a GNR Ao nível da quilometragem das viaturas também se apresenta muito elevada: Esta caraterização permite constatar que o parque de veículos da Guarda é muito envelhecido, quer pelo número de anos dos veículos, quer pelo número de quilómetros efetuados, factos que fazem aumentar consideravelmente os custos de manutenção dos mesmos. Tabela n.º 4 – Distribuição de viaturas por intervalos de quilometragem Fonte: DRL, 2014

b.

Viaturas com quilometragem entre 0 e 100 000km

27,09%

Viaturas com quilometragem entre 100 001km e 200 000km

22,99%

Viaturas com quilometragem entre 200 001km e 260 000km

12,32%

Viaturas com quilometragem entre 260 001km e 360 000km

17,79%

Viaturas com quilometragem entre 360 001km e 460 000km

9,54%

Viaturas com quilometragem entre 460 001km e 560 000km

4,40%

Viaturas com quilometragem superior a 560 001km

2,67%

Não definido

3,20%

Processo de aquisição

No que respeita ao parque auto da Guarda, importa referir que este é alimentado de 3 formas distintas: Aquisição própria através da ESPAP (UMC); Provenientes de doações, reafectações ou comodato; Provenientes de processos em tribunal e cujas viaturas foram consideradas perdidas a favor do Estado. Em termos de aquisições, o ciclo inicia-se, à semelhança do que acontece com qualquer aquisição, na materialização da “necessidade de aquisição”. Nesta fase, a inexistência de um plano estratégico que priorize as necessidades aquisitivas de viaturas da GNR, com vista ao recompletamento do Quadro Orgânico de Viaturas, este inexistente, torna desde logo o arranque do processo um ato de oportunidade e iniciativa perante a existência de variáveis financeiras e políticas pontuais. De seguida, verifica-se a existência de cabimento orçamental, o qual pode ter origem na parcela do Orçamento do Estado atribuído à GNR ou, nas atribuições de verbas efetuadas por outras entidades, com as quais existam protocolos ou outro mecanismo legal que permitam o acesso a fundos (Exemplos: ANSR, Fundo de Garantia Automóvel, Fundo de Fronteiras Externas, entre outros). Como passo seguinte, dentro dos parâmetros definidos em Acordo Quadro, são 14

Modelo de Gestão de Frota para a GNR definidos pelo Comando Operacional, as tipologias das viaturas alvo do processo aquisitivo. Verificada a existência de dotação e definida(s) a(s) tipologia(s), cabe à DRL a definição e elaboração das características técnicas das viaturas. Verifica-se também nesta fase a inexistência de definição de critérios de distribuição de viaturas pelo dispositivo da GNR com base na natureza, missão e serviço de cada subunidade, o que, novamente, introduz um fator de oportunidade no processo de aquisição de veículos. Esta falta de critérios objetivos e transversais à Instituição resulta no decréscimo da confiança interna no processo de aquisição de viaturas. Posta esta “primeira” fase, toda a documentação já reunida (cabimento, declaração de compromisso, despacho de autorização da aquisição, etc.) é remetida à ESPAP (UMC). Após verificação de todo o processo, quer por aquela entidade quer novamente pela Guarda, o processo aquisitivo é então lançado na plataforma SGPVE (Sistema de Gestão do Parque de Viaturas do Estado) pela ESPAP (UMC). Voltando a Guarda a ter interferência no processo, apenas no momento da assinatura do contrato. Decorridos os prazos para a entrega, a Guarda efetua a receção e conferência dos veículos, distribuindo-os seguidamente pelo dispositivo, de acordo com as diretrizes e critérios estabelecidos pelo Comando Operacional, para o processo aquisitivo em curso.

c.

Manutenção

No que toca a manutenção auto, em termos de normativo interno da Guarda, serve de elemento orientador para matéria a NEP 4.3.01, de 01OUT97. Este documento, face ao evoluir dos tempos, e das alterações organizacionais que a Guarda tem sofrido, possui alguns aspetos que carecem de atualização. No entanto, não sendo necessário um “grande esforço de boa vontade”, aqueles aspetos são passíveis de serem adaptados no seu sentido orientador global. À semelhança do que consta da NEP, a manutenção das viaturas da Guarda é executada num de três cenários distintos, mais concretamente: em oficinas próprias das Unidades; em oficinas civis; em oficina da Unidade de Apoio Geral. A decisão sobre o recurso a um destes cenários, tendo em conta o princípio logístico da flexibilidade, e o princípio financeiro da economia, eficiência e eficácia, assim como, o respeito por todo o normativo legal que enquadra a área logístico-financeira, caberá ao Comandante da Unidade, não cabendo neste trabalho refletir se tal “poder” de decisão trará benefício ou prejuízo em termos de organização. 15

Modelo de Gestão de Frota para a GNR Importa ainda analisar as despesas da Guarda com a manutenção de viaturas nos últimos anos. Assim, verifica-se uma redução progressiva média da despesa em 23,18%, incluindo-se nestes cálculos as despesas relativas às rubricas Material Transporte (pneus, baterias e lubrificantes), Material Peças e Conservação de Bens (Oficinas). Tabela n.º 5 – Despesas com Manutenção de Viaturas da GNR (DRF/CARI) Fonte: DRF, 2014 DESPESAS COM MANUTENÇÃO DE VIATURAS DA GNR 2012

€8.082.641,90

2013

€6.181.883,08

- 23,52%

2014 (até SET14)

€3.179.855,63

- 22,84% (igual período)

Esta forte redução de gastos com a manutenção é ainda mais preocupante face ao envelhecimento progressivo e acentuado do parque de viaturas automóveis da Guarda. A estes cálculos não foram acrescidas as despesas relativas aos recursos humanos afetos à gestão das frotas automóveis. No entanto, será possível efetuar um cálculo com base na média das despesas com os militares afetos à manutenção automóvel, através dos valores já apresentados. O valor médio anual de despesa com cada colaborador (militar e civil) da GNR ascende a €37.763,03. Considerando que foram questionadas todas a Unidades da Guarda e estas responderam possuir, no total, 84 militares afetos à manutenção automóvel, para o cálculo da despesa total com manutenção de viaturas irá acrescer o valor anual médio de €3.172.094,14. Através da seguinte Tabela, poderá verificar-se a síntese das despesas com manutenção de viaturas, onde se incluem as despesas com recursos humanos, com a comparação do ano 2014 com igual período do ano 2013. Tabela n.º 6 – Despesas com Manutenção de Viaturas da GNR (inclui Recursos Humanos) Fonte: DRF, 2014 DESPESAS COM MANUTENÇÃO DE VIATURAS DA GNR 2013

€9.353.977,22

2014 (até SET14)

€4.992.480,85

- 18,86% (igual período)

Esta análise permite verificar a variação em 51,31% do valor da despesa com a gestão da frota automóvel quando acrescida dos gastos com o pessoal afeto exclusivamente à manutenção das viaturas, para o ano 2013, e de 57% para o ano 2014.

16

Modelo de Gestão de Frota para a GNR d.

Monitorização

Em termos de monitorização, consta da NEP 4.3.01, já referida anteriormente, que seria responsabilidade das Unidades manter registos atualizados no que respeita aos cadastros das viaturas, com particular incidência nas manutenções pós-avaria, reabastecimento de pneus e baterias e custos associados. Verifica-se que na GNR não está atualmente implementado um sistema centralizado e integrado de monitorização dos dados da frota, sendo os diversos fatores registados isoladamente, sem integração nem análise. Com efeito, existem procedimentos de monitorização da frota, ao nível da manutenção e dos consumos, assentes no preenchimento de mapas periódicos e requisições de serviços, que se afiguram desatualizados face aos meios tecnológicos disponíveis para o efeito. A título de exemplo, o GeRFiP é um sistema informático, implementado pelo Governo no âmbito dos Serviços de Gestão de Recursos Financeiros e Orçamentais em Modo Partilhado (GeRFiP) a prestar pela ESPAP e que abrange todos os organismos da Administração Pública. Permitiu a implementação do Plano Oficial de Contabilidade Pública em todos os organismos e permite executar a gestão da frota, na perspetiva financeira, de forma centralizada e diretamente conectada à ESPAP. O Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado (PVE) é um sistema informático integrado, disponibilizado a todas as entidades utilizadoras do PVE e permite assegurar o cumprimento das normas aplicáveis aos veículos que integram o PVE, proceder à recolha e controlo de dados relativos aos veículos que integram o PVE e à respetiva utilização, fazer o tratamento estatístico dos dados e o apuramento de indicadores de forma a aferir o nível de eficiência na gestão e utilização de veículos. O Sistema GALP Frota Online é um portal disponível para clientes da GALP onde é possível efetuar todas as tarefas relativas à gestão de consumo de combustíveis da frota automóvel. O SIGLOG (Sistema Integrado de Gestão Logística) é um sistema construído pela Guarda para utilização próprio ao nível da gestão de recursos logísticos, que atualmente assume uma utilização residual por parte do dispositivo. A diversidade dos sistemas de informação disponíveis abrange a quase totalidade das necessidades de gestão de frota automóvel. No entanto, a sua exploração, quer separadamente quer de forma centralizada, é verdadeiramente insipiente, não se 17

Modelo de Gestão de Frota para a GNR verificando o aproveitamento das potencialidades dos sistemas para o melhoramento da gestão de frota em geral.

e.

Abate

O abate consubstancia-se num processo atinente à alienação de viaturas em fim de vida, considerando como tal os veículos cujas características, condições de conservação ou funcionamento já não permitem a sua utilização na atividade operacional da GNR e sobre as quais não recaia interesse museológico. Em termos de alienação de viaturas em fim de vida, a qual necessita de autorização da ESPAP, após a recolha da informação necessária junta da Unidade a que o veículo estava afeto, dir-se-á que o processo propriamente dito terá inicio na DMT/DRL, passando pelos seguintes passos: A Divisão de Manutenção e Transportes da Direção de Recursos Logísticos (DMT/DRL) remete à Divisão de Aquisições da Direção de Recursos Logísticos (DA/DRL) uma relação de todas as viaturas alvo do processo, militares e civis (viaturas civis, serão todas as provenientes de processos crime, implicando neste caso a remessa dos respetivos despachos judiciais que recaíram sobre as mesmas), indicando também a composição de um júri para o processo, assim como, o valor unitário de base a atribuir a cada veículo a alienar; Na posse destes elementos, a DA/DRL, elabora por sua vez uma informação justificativa, na qual é solicitada autorização para o início do processo; Os passos seguintes, materializam-se com a publicação do aviso de início do procedimento em Diário da República e com a comunicação à DMT/DRL das datas referentes à abertura do procedimento e da abertura das propostas; Feitas as aberturas das propostas pela DMT/DRL, estas são analisadas, sendo elaborados os relatórios preliminares e finais das propostas; Comunica-se às entidades a concurso a adjudicação (ou não adjudicação), elaborando-se as minutas dos autos de venda; Realizado o pagamento por parte da entidade à qual o processo foi adjudicado, as verbas entram nos cofres do Estado; Os autos de venda são remetidos à empresa adjudicada para serem assinados. Estes, depois de devolvidos à Guarda, em conjunto com os recibos de pagamento, são encaminhados para a entidade com competência para autorização da venda, afim desta 18

Modelo de Gestão de Frota para a GNR proceder também à sua assinatura; Posto isto, é comunicado à DMT/DRL que os pagamentos se encontram liquidados e que os autos estão assinados, ficando a mesma ciente de que pode iniciar a coordenação com a empresa adjudicada para efeitos da entrega dos veículos alienados; Para finalizar o processo, após a entrega dos veículos e respetiva destruição dos mesmos por entidade certificada, a empresa remete à DMT/DRL os “certificados de destruição”, a qual, por sua vez, faz a sua remessa à DA/DRL.

19

Modelo de Gestão de Frota para a GNR 3.

Modelos e ferramentas de gestão de frota Neste capítulo procuraremos abordar dois modelos distintos de gestão de frota.

Escolhemos assim analisar uma empresa privada, a BRISA – Autoestradas de Portugal, S.A., e uma força de segurança congénere, nesta caso a Guardia Civil espanhola. Optámos por estas duas entidades por dois motivos: A Guarda Civil por ser um força de segurança com uma estrutura, funcionamento e dispersão territorial semelhantes à GNR, embora numa escala maior. Já a BRISA – Autoestradas de Portugal S.A., foi escolhia por ter uma frota diversificada e semelhante à da GNR, onde se incluem viaturas de patrulhamento afetos à atividade diária de patrulhamento da GNR – as viaturas utilizadas no patrulhamento das autoestradas da BRISA resultantes de protocolo de parceria assinado entre estas duas entidades.

a.

O caso da Guardia Civil

Esta breve abordagem irá, de forma muito sucinta, incidir na questão da gestão de frotas na perspetiva de uma outra força de segurança. Assim, até pelas características próprias que definem a GNR, quer seja o seu cariz militar, quer seja a sua dispersão territorial, foi escolhida para este efeito, não uma outra força nacional, mas sim uma força congénere, mais concretamente a Guardia Civil Espanhola. Nesta congénere, com um parque de viaturas a rondar as 190004, dispersas por todo o território, a gestão da sua frota assenta na existência de uma especialidade constituída pelo “Servicio de Material Móvil”, o qual tem intervenção em vários planos. A título de exemplo salientam-se: as Aquisições, as Inspeções Técnicas de Veículos (todos os seus veículos automóveis e reboques são sujeitos a inspeção), as Oficinas, os Transportes, a Formação (condutores e mecânicos) e o Registo de Condutores. Na que respeita à “admissão”/aquisição de viaturas destinadas à atividade diária desenvolvida pela Guardia Civil, é de salientar a existência de uma dualidade no método como este processo é conduzido. Por um lado, no que respeita a veículos especiais e veículos para patrulhamento (urbano e todo-terreno), é utilizado o método “tradicional”, ou seja, a aquisição. Por outro, no que respeita a viaturas destinadas à Investigação e ao Comando/Apoio, esta congénere socorre-se de uma metodologia menos tradicional, admitindo veículos ao serviço na

4

Fonte: Apresentação sobre o “Servicio de Material Móvil”,

20

Modelo de Gestão de Frota para a GNR modalidade de “Renting”. Quanto a esta última metodologia, é de salientar que a Guardia Civil, é apenas responsável pelos gastos associados ao consumo de combustível dos veículos, ficando os aspetos referentes à manutenção por conta da empresa a quem o contrato for adjudicado. No que toca à manutenção, esta força congénere possui uma estrutura logística assente em Oficinas distribuídas por todo país. Ainda assim, aplica uma vez mais uma metodologia dualista no modo de operar. O reabastecimento de material assenta em aquisições centralizadas, enquanto as manutenções, reparações e conservação são realizadas de forma descentralizada. Por fim, importa ainda referir que nesta força congénere tem vindo a ser desenvolvido um estudo que se materializou no estabelecimento de quadros orgânicos de viaturas por órgão e unidades. Este trabalho, que se poderá considerar como um contribuinte de peso para uma gestão de frota, ficou plasmado em normativo interno e tem sido alvo de revisão com alguma periodicidade5. Essa definição de quantitativos terá tido por base diversos critérios6, como por exemplo, números de efetivos por postos, o entendimento de que nenhum veículo deve operar 24h seguidas, características geográficas (em particular para a quantificação de viaturas Todo-Terreno) e outras específicas de cada Comandancia.

b.

O caso da BRISA – Autoestradas de Portugal

Atualmente, a frota do grupo BRISA é composta por aproximadamente 750 viaturas. A frota divide-se, basicamente, em cinco segmentos: 

Pool - Veículos ligeiros – são viaturas de pool, caracterizadas com sinais identificativos da empresa, do tipo ligeiro de passageiros. São viaturas que são atribuídas a departamentos e cargos específicos. Têm um cariz de utilização operacional, sendo utilizadas por vários utilizadores;



Pool – veículos de mercadorias – são viaturas de pool, caracterizadas com sinais identificativos da empresa, do tipo ligeiro de passageiros. São viaturas que são atribuídas a departamentos e cargos específicos. Têm um cariz de utilização operacional, sendo utilizadas por vários utilizadores;

5

O documento a que se teve acesso durante a realização do trabalho data de 2006 e já revogava um outro similar, datado de 2002 6 Fonte: “Criterios Generales Para La Definición De La Plantilla De Vehículos En Los Órganos Y Unidades De La Dirección General De La Guardia Civil – 2006”

21

Modelo de Gestão de Frota para a GNR 

VUP’s – Veículos de Utilização Pessoal – São viaturas de distribuição individual a detentores de cargos de direção da empresa. São veículos de gama média-alta e alta, não ostentando simbologia identificadora da empresa;



Veículos de assistência – São viaturas de patrulhamento e assistência, caracterizadas com sinais identificativos da empresa, do tipo ligeiro de mercadorias. São viaturas com uma utilização intensiva por vários utilizadores. Circulam normalmente com carga e estão equipadas com sistemas de sinalização luminosa, painéis de mensagens variáveis, equipamentos de comunicações e transmissão de informação para CCO/BRISA, sendo georreferenciadas;



Viaturas GNR – Trânsito – São viaturas de patrulhamento cedidas em regime de comodato à GNR para patrulhamento das Autoestradas do Grupo BRISA. As viaturas estão caracterizadas com os elementos identificativos da GNR, estando equipadas com sistemas de sinalização de marcha de urgência e pontos de alimentação de 12V. São viaturas com uma utilização e desgaste intensivos, sendo utilizadas por vários utilizadores.

Quanto à tipologia de viaturas, as mesmas dividem-se em cerca de 400 viaturas de passageiros e 350 de mercadorias, sendo adotadas diversas marcas e modelos. Para a escolha do modelo de gestão de frota a adotar a BRISA, com a colaboração de uma empresa de consultoria especializada em gestão de frotas, a “Fleet Audit”, elaborou um estudo específico direcionada à frota do grupo. Neste estudo foram elaboradas análises quantitativas entre os cenários “aquisição + outsourcing” e “renting”, onde foram tidos em conta os seguintes fatores: 

Análise quantitativa – Face aos cenários indicados foi feita uma comparação de custos bem como uma análise de rentabilidade direcionada a cada um dos segmentos da frota do grupo;



Risco operacional – Foram analisados fatores como a desvalorização e desgaste das viaturas usadas, o risco de avarias e os custos de financiamento da aquisição e manutenção versus renting;



Operacionalidade da frota – Neste campo o principal fator a ter em conta foi garantir a operacionalidade das viaturas, nomeadamente nas viaturas de patrulhamento e assistência e nas viaturas afetas à GNR, pois a sua 22

Modelo de Gestão de Frota para a GNR operacionalidade não pode ser posta em causa; 

Controlo – Neste segmento a tónica centrou-se na cadeia logística de sustentação da frota e no controlo da utilização das viaturas, nomeadamente através de georreferenciação, sendo este o maior benefício elencado.

Efetuado o estudo, foi adotada uma nova política de Gestão de Frota que veio trazer à BRISA uma nova dinâmica, permitindo um maior controlo na gestão, maior economia, redireccionamento de recursos e uma transferência de tarefas que permitiu a diversos departamentos centrarem-se no seu core business, libertando-se de processos e tarefas saturantes que nada tinham a ver com a atividade do grupo. Assim, a atual política de gestão de frota da BRISA segue um conceito misto, que tendencialmente se concentrará no AOV. A exceção são viaturas da Assistência Rodoviária e as viaturas afetas à GNR, que pelo seu rápido desgaste em razão de uma utilização intensiva e à necessidade de montagem de equipamentos especiais, os quais obrigariam a um recondicionamento da viatura no final do contrato e consequentemente a perda de qualquer vantagem económica obtida com o AOV, levam a que seja economicamente mais viável a aquisição com a contratação de um plano de manutenção até aos 240 000Km. Na imagem abaixo esquematiza-se as opções adotadas em comparação com a situação anterior ao estudo.

Figura n.º 2 – Quadro comparativo de opções de gestão de frota da BRISA Fonte: BRISA, 2014

23

Modelo de Gestão de Frota para a GNR No referente às viaturas da BRISA afetas ao serviço da GNR, este modelo tem-se mostrado uma grande mais-valia em termos de operacionalidade, idade média da frota e quilometragem da frota, suplantando completamente os mesmos fatores das viaturas pertencentes ao parque do Estado, garantindo ao Comandante de Destacamento uma frota mais moderna e com um maior grau de operacionalidade, relevando para segundo plano as preocupações de índole logístico.

24

Modelo de Gestão de Frota para a GNR 4.

Modelo de gestão de frota para a GNR Conforme já abordado o processo de Gestão de Frota é um continuum que começa na

aquisição, passando pela monitorização e manutenção e termina no abate ou alienação do veículo. No atual quadro legislativo tanto a aquisição como o abate, como já vimos, estão balizadas tanto externa como internamente, não deixando opções para além daquelas legalmente previstas. O principal esforço reside nos processos de monitorização e manutenção de veículos. Assim, procuraremos neste capítulo analisar os atuais modelos de gestão, por tipologia de veículos, e propor, dentro do que nos é possível, modelos de gestão da frota que nos parecem mais vantajosos, tanto do ponto de vista financeiro como do ponto de vista operacional. A frota da GNR é composta por uma grande diversidade de tipos de veículos, variando em tipo, categoria, marcas e modelos. Esta grande variedade obriga, necessariamente, a que sejam adotados diversos procedimentos quanto à gestão da frota. Se as viaturas automóveis ligeiras de passageiros, mistos e de mercadorias, não oferecem grandes problemas quanto à sua aquisição e manutenção, pela oferta de mercado nos setores de venda e assistência técnica, já as viaturas especiais, como viaturas pesadas, blindadas, prontos-socorros, etc., pelas suas especificidades, por ser um nicho de mercado e tendo, por norma, uma utilização menos intensiva que as anteriores, obriga a uma gestão mais particularizada e adaptada a cada caso. Nestes casos é necessário aferir a possibilidade de manutenção através de meios próprios, ainda que se possa alegar razões de segurança, pois esta, em resultado de uma escassa oferta de mercado, pode revelar-se como sendo mais vantajosa, caso existam na GNR recursos humanos tecnicamente habilitados para a sua manutenção. Já relativamente aos veículos automóveis ligeiros de passageiros, de mercadorias e táticos TT há ainda que dividi-los em dois grandes grupos: as viaturas caracterizadas e as viaturas descaracterizadas. As viaturas caracterizadas compreendem todos os veículos utilizados em patrulhamento ou apoio à atividade operacional, caracterizados com as marcas distintivas da GNR e equipados de forma permanente com componentes ou acessórios específicos, como sistemas luminosos e sonoros de sinalização de marcha de urgência, divisórias de habitáculos, extintores, sistemas de alimentação elétrica auxiliar, etc.. Já as viaturas descaracterizadas compreendem todos os veículos utilizados em atividades de representação, administrativas, de investigação criminal ou atividades de apoio sem que estejam caraterizadas ou equipadas de forma permanente com marcas 25

Modelo de Gestão de Frota para a GNR distintivas ou equipamentos específicos. Assim, atentos à tipologia de veículos definida pelo RUVGNR, propomo-nos a analisar sectorialmente os atuais modelos de gestão de frota e, se necessário, ou tido por mais vantajoso, propor as necessárias alterações. De fora da tipologia definida deixamos desde já as embarcações, pois não são objeto do presente trabalho, bem como os veículos cedidos a título de comodato ou que revertam para o património da GNR através de dádivas ou apreensões. Antes de mais, considera-se crucial a definição do Quadro Orgânico de Viaturas da GNR, que permita a existência de uma orientação clara de futuro, nomeadamente quanto à priorização das necessidades da GNR, assim como a definição dos Critérios de Distribuição Orgânica de Viaturas, onde sejam claramente percetíveis, nos meios a atribuir, as diferenças das zonas de ação de cada subunidade, por forma a rentabilizar os próprios meios nas missões a desempenhar por cada uma.

a.

Modelos de aquisição e manutenção

Quanto aos veículos de categoria A – Atrelados: o modelo atual baseia-se numa lógica de aquisição conforme as necessidades, sendo a sua manutenção feita inhouse com recurso às oficinas próprias ou, em casos pontuais, com recurso a outsourcing. Consideramos que este modelo deve ser mantido, pois na sua maioria os atrelados são de fácil manutenção, sendo possível às oficinas da GNR mantê-los sem dificuldades. Quanto aos veículos de categoria B – Blindados: o modelo atual baseia-se numa lógica de aquisição em função das necessidades operacionais, sendo a sua manutenção realizada inhouse. Tendo as mais recentes viaturas blindadas sido adquiridas aquando da projeção de forças para o TO do Iraque e sendo viaturas que são utilizadas muito pontualmente, sendo viaturas que pela especificidade das suas características têm uma vida útil bastante dilatada no tempo, considera-se ser mais vantajoso o modelo atual. Relativamente aos veículos da categoria E – Especiais: por na sua maioria serem máquinas industriais ou outras viaturas dotadas de equipamentos especiais, como viaturas pronto-socorro, ambulâncias, viaturas de transportes de solípedes ou animais, a sua manutenção é realizada normalmente inhouse, havendo recurso a outsourcing quando os equipamentos a reparar são muito específicos ou pelas dimensões dos veículos não seja possível às oficinas da GNR proceder à sua reparação. Neste caso consideramos também que será de manter o atual modelo. 26

Modelo de Gestão de Frota para a GNR Já relativamente aos veículos da categorias M e V – Motociclos e Ciclomotores: há a considerar duas fases distintas: a aquisição e a manutenção. Quanto à aquisição esta temse realizado por compra. Contudo, a caracterização dos motociclos e ciclomotores, a instalação permanente de sistemas de sinalização luminosa e sonora de marcha de urgência e a necessidade de instalação de meios rádio inviabiliza a aquisição destes meios por AOV, pois se em alguns casos nem sequer está disponível, já noutros o recondicionamento dos motociclos no estado original levaria a que qualquer vantagem financeira se perdesse no processo de recondicionamento. Não nos podemos esquecer que algumas das versões de motociclos em uso na GNR, como é o caso da marca BMW, as versões adotadas são exclusivas das forças de segurança, não existindo modelos semelhantes no mercado. Quanto à manutenção, esta tem sido realizada tanto em regime inhouse como em regime de outsourcing, sendo este o que mais prevalece ao longo do dispositivo por falta de mecânicos habilitados à reparação de motociclos. Face à crescente complexidade tecnológica deste tipo de veículos, considera-se ser mais rentável o recurso ao outsourcing em detrimento da manutenção inhouse. Relativamente aos veículos da categorias C e P – Pesados de Carga (Mercadorias) e Pesados de Passageiros: o método de aquisição tem sido sempre a compra, sendo a manutenção realizada maioritariamente inhouse, havendo algumas exceções quanto a modelos mais recentes de pesados de passageiros e em casos de reparações muito específicas, casos em que se recorreu ao outsourcing. Não nos foi possível conhecer outros métodos de aquisição deste tipo de veículos que não a compra. Quanto à manutenção, e atendendo que alguns destes veículos têm já bastantes anos e são de baixa sofisticação tecnológica, não se considera que seja mais vantajoso o recurso a outsourcing para a sua manutenção, tendo já os mecânicos da GNR uma vasta experiência na sua reparação. Apesar de ter alguma dimensão, as tipologias analisadas anteriormente constituem apenas 23% da frota da GNR. O principal esforço resume-se às categorias G – Ligeiros de mercadorias, J – Táticos TT e L – Ligeiros de passageiros, constituindo estes três grupos 77% da frota. Quanto à aquisição deste tipo de veículos, a regra ao longo dos últimos anos tem sido sempre a compra, independentemente de estes serem caracterizados ou não. Se nos veículos caracterizados a questão não se põe em causa, pois à semelhança dos motociclos e dos ciclomotores estes veículos têm montados de forma permanente uma série de 27

Modelo de Gestão de Frota para a GNR equipamentos que levam a que o seu recondicionamento no fim de um eventual contrato de renting ou AOV levaria à perda de qualquer vantagem financeira. Já nos veículos descaracterizados tal já não se passa. No que concerne aos veículos descaracterizados é preferível a realização de contratos de AOV, pois todos os equipamentos que possam necessitar podem ser amovíveis, deixando assim de existir o óbice do recondicionamento. Este tipo de contratos têm a vantagem de incluírem a manutenção até um determinado número de quilómetros ou por um determinado número de anos, findos os quais o veículo é devolvido, sendo realizado um novo AOV para um veículo novo. Esta modalidade apresenta diversas vantagens, nomeadamente no que tocante à manutenção e renovação da frota, retirando um grande encargo em termos burocráticos e uma desafetação de uma grande fatia dos recursos humanos e materiais afetos à manutenção da frota automóvel. Relativamente à manutenção dos veículos caracterizados, esta tem sido realizada tanto em regime inhouse, sobretudo na vertente territorial, onde a frota é mais envelhecida e tecnologicamente menos avançada, como em regime de outsourcing, mormente na vertente do trânsito onde a frota é mais moderna e tecnologicamente mais avançada, o que obriga a conhecimentos técnicos mais profundos, habilitação que a maioria dos mecânicos da GNR não tem, sendo normalmente especialistas em veículos TT ou de mecânica mais tradicional e menos complexa. Com as últimas aquisições de veículos tem-se optado pela realização de contratos de manutenção. Estes podem ir, normalmente, até aos 240 000 Km, findos os quais a manutenção ficará a cargo da GNR. Esta é uma grande mais valia, pois à semelhança dos AOV permite aliviar a estrutura logística da GNR, não hipotecando recursos à manutenção auto e permitindo ao mesmo tempo que a manutenção seja realizada pelos representantes das marcas ou por oficinas concessionárias, o que acrescenta uma garantia e uma mais-valia acrescida à manutenção destas viaturas. Com o atual modelo, a médio prazo, e com o progressivo abate das viaturas com maior quilometragem e maior idade, a manutenção inhouse tende a ser residual, passando a orientar-se o regime de manutenção destas categorias de veículos para o regime de outsourcing. Uma outra componente do recurso ao outsourcing, embora este seja secundário e mais benéfico para as dinâmicas económicas locais, é o facto de a GNR, pela sua grande dispersão territorial, passar a dinamizar economicamente os locais onde se encontra implantada, passando o Estado a investir, ainda que indiretamente, nas economias locais.

28

Modelo de Gestão de Frota para a GNR A título de resumo foi elaborada uma matriz de comparação entre o modelo atual e o modelo agora proposto, sendo dividido por categorias de veículos, conforme as categorias previstas no RUVGNR (vide Tabela n.º 7 – Matriz comparativa de modelos de gestão). Tabela n.º 7 – Matriz comparativa de modelos de gestão Fonte: Autores, 2014 MODELO ATUAL A

ATRELADOS

B

BLINDADOS

C

PESADOS DE CARGA

E

ESPECIAIS CARACTERIZADOS

G

LIGEIROS DE MERCADORIAS

DESCARACTERIZADOS CARACTERIZADOS

J

TÁTICOS TT DESCARACTERIZADOS CARACTERIZADOS

L

LIGEIROS DE PASSAGEIROS

DESCARACTERIZADOS

M

MOTOCICLOS

P

PESADOS PASSAGEIROS

V

CICLOMOTORES

b.

AQUISIÇÃO MANUTENÇÃO

COMPRA INHOUSE

OUTSOURCING

MODELO PROPOSTO COMPRA INHOUSE

OUTSOURCING

AQUISIÇÃO

COMPRA

COMPRA

MANUTENÇÃO

INHOUSE

INHOUSE

AQUISIÇÃO

COMPRA

COMPRA

MANUTENÇÃO

INHOUSE

INHOUSE

AQUISIÇÃO MANUTENÇÃO AQUISIÇÃO MANUTENÇÃO AQUISIÇÃO MANUTENÇÃO AQUISIÇÃO MANUTENÇÃO AQUISIÇÃO MANUTENÇÃO AQUISIÇÃO MANUTENÇÃO AQUISIÇÃO MANUTENÇÃO AQUISIÇÃO MANUTENÇÃO AQUISIÇÃO MANUTENÇÃO AQUISIÇÃO MANUTENÇÃO

COMPRA INHOUSE

OUTSOURCING

COMPRA INHOUSE

OUTSOURCING

COMPRA INHOUSE

OUTSOURCING

COMPRA INHOUSE

AOV

OUTSOURCING

COMPRA INHOUSE

OUTSOURCING

COMPRA OUTSOURCING

COMPRA INHOUSE

AOV

OUTSOURCING

COMPRA INHOUSE

OUTSOURCING

COMPRA OUTSOURCING

COMPRA INHOUSE

OUTSOURCING

COMPRA INHOUSE

OUTSOURCING

COMPRA INHOUSE

AOV

OUTSOURCING

COMPRA INHOUSE

OUTSOURCING

OUTSOURCING

COMPRA

COMPRA OUTSOURCING COMPRA INHOUSE

OUTSOURCING

COMPRA OUTSOURCING

Monitorização da frota

Existindo uma cada vez maior escassez de recursos humanos e financeiros, o controlo de intervenções e de utilização dos veículos é fulcral para uma correta utilização dos veículos de uma determinada frota. Só desta forma é possível planear, estudar e controlar os reais custos de uma frota de veículos. Uma frota será tanto mais eficaz quanto o controlo a que está sujeita, pois só assim é possível aferir os seus consumos, custos de operação da frota, bem como se a mesma está a ser utilizada dentro dos parâmetros para que foi concebida e criada. No que se refere à monitorização da frota estão atualmente em utilização algumas plataformas eletrónicas que permitem monitorizar alguns parâmetros relativos à sua utilização. Destes salientam-se a plataforma Galp Frota, a plataforma Via Verde, o GeRFiP e, residualmente, o Sistema Integrado de Gestão Logística (SIGLOG). A plataforma Galp Frota permite visualizar os consumos individuais de cada um dos

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Modelo de Gestão de Frota para a GNR veículos uma vez que, tirando raríssimas exceções, todos os veículos estão munidos de um cartão magnético Galp Frota que permite o abastecimento de combustíveis. Esta plataforma permite criar um registo preciso dos consumos de combustíveis por cada veículo, retirando automaticamente consumos totais, médios, por 100Km, etc. Relativamente à plataforma Via Verde, esta permite a consulta de todo o registo de passagens por barreiras de portagens de veículos dotados de identificador Via Verde (IVV) Tanto GeRFiP como o SIGLOG, apesar de não serem ferramentas de gestão de frotas, desde que devidamente utilizados e preenchidos corretamente os campos de informação necessários, permitem uma aferição quase em tempo real de todos os gastos realizados nas viaturas da frota da GNR, permitindo desta forma realizar uma contabilidade analítica que permita estudar os mais diversos componentes da frota. Contudo, a monitorização da frota da GNR continua a ser feita de forma fragmentada e sem centralização, predominando as aplicações isoladas em detrimento da centralização e gestão integrada de dados, o que dificulta de sobremaneira uma análise global da frota. Assim, considera-se de extrema importância a centralização da gestão da frota numa aplicação completa e global que permita executar todas as tarefas inerentes à atividade de gestão. Existem quer no mercado, quer na própria ESPAP, diversas soluções integradas de gestão de frota que permitem monitorizar todos os acontecimentos relativos a uma determinada viatura desde a sua aquisição ao seu abate. Esta é uma vertente fundamental em qualquer frota: saber quais os recursos que estão afetos à frota, quais os recursos consumidos, como o são e porquê.

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Modelo de Gestão de Frota para a GNR Conclusões Com o presente trabalho, através de revisão bibliográfica e de fontes existentes no ciberespaço, procurámos identificar e densificar alguns conceitos referentes à temática da Gestão de Frotas. Face a estes conceitos, tomámos como linha orientadora aqueles que consideramos ser os principais pilares da gestão de frotas: as aquisições, a manutenção, a monitorização e por fim o abate. Assim, caracterizámos a atual frota da GNR e analisámos à luz destes quatro pilares o atual modelo de gestão de frota da GNR. Pudemos verificar a grande variedade de veículos ao serviço na GNR, onde a maior parcela se situa em três tipos: os motociclos, os ligeiros de mercadorias e, por último, a fatia mais significativa, os ligeiros de passageiros. Percebemos também que a grande sobrecarga atual na gestão de frota prende-se com a manutenção dos veículos, sem que exista uma monitorização integrada e centralizada dos dados dos veículos, o que impossibilita uma análise permanente, criteriosa e atualizada do estado da frota. Este problema agrava-se numa frota envelhecida e sujeita a grande desgaste, como é a da GNR, não permitindo sequer perceber quando os custos com a manutenção ultrapassam os valores de aquisição de uma viatura nova. Procurámos analisar duas instituições, Guardia Civil e BRISA – Autoestradas de Portugal S.A., com caraterísticas de frota (quantidade e variedade) semelhantes à da GNR. Por último procurámos lançar as bases para um modelo de gestão de frota para a GNR, incidindo o maior esforço numa mudança de paradigma quanto à manutenção da frota, aliado à sua monitorização. Assim, concluímos que será essencial adotar um sistema de manutenção adaptado aos diferentes tipos e categorias de veículos existentes na GNR. Se para uma parte destes veículos a GNR dispõe de oficinas e recursos humanos suficientemente habilitados, já para outros a GNR não possui nem capacidade de resposta nem recursos humanos habilitados, pelos que nestes casos será preferível o recurso ao outsourcing nas suas diversas modalidades. Estas modalidades poderão ir desde o recurso ao outsourcing apenas quanto à manutenção ou o recurso a AOV no caso de veículos que não necessitem de caraterização ou equipamentos específicos, como é o caso de automóveis ligeiros de mercadorias ou de passageiros atribuídos à IC e os de representação. A componente da monitorização é uma área vital para uma real perceção do estado da frota e planeamento atempado das necessidades de aquisição e abate de veículos, sendo essencial a criação de uma plataforma analítica de controlo da frota e dos seus custos de operação. 31

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