O DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO NAS INSTITUIÇÕES PRIVADAS DE ENSINO SUPERIOR - IES: O IMPACTO DA PORTARIA MEC 1224/13
Prof. Dr. Daniel Flores/UFSM 05 de dezembro/2016, UNINTER - Curitiba - PR
Para citar este material do Grupo CNPq-UFSM Ged/A Documentos Arquivísticos Digitais:
Referências: FLORES, Daniel. O DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO NAS INSTITUIÇÕES PRIVADAS DE ENSINO SUPERIOR: O IMPACTO DA PORTARIA MEC 1224/13. Palestra. Curitiba PR. 61 slides, color, Padrão Slides Google Drive/Docs 4x3. Material elaborado para a Palestra na UNINTER, PR. 05 de dezembro de 2016. Disponível em: . Acesso em: 05 de dezembro de 2016. Citação com autor incluído no texto: Flores (2016) Citação com autor não incluído no texto: (FLORES, 2016)
O Documento Arquivístico no Contexto das IES
O documento arquivístico O documento arquivístico, produzido ou recebido em decorrência das atividades ou funções da entidade ou pessoa; Se digital, ademais de particular, tem suas especificidades e complexidades, na gênese, gestão e preservação (A AUTENTICIDADE). Fonte de Prova, Orgânico, Original, Único … Se de valor Permanente, configura crime sua destruição ….
Princípios e Procedimentos: ❏ Fonte de Prova; ❏ Patrimônio Documental Arquivístico; ❏ Declaração de Interesse Público e Social (Lei 8159, Res. 17 Conarq); ❏ Portarias 1224 e 1261 do MEC (Atividades FIM, inclusive não PÚBLICAS); ❏ CPA e CPAD (Com. Própria de Avaliação e de Avaliação de Documentos); ❏ Avaliação de Documentos, a CPAD e a TTD; ❏ O DIGITAL; ❏ A Lei de Acesso à Informação - Lei nº 12.527/2011; ❏ A relação Interdisciplinar Arquivo, Biblioteca, Museu, TI, etc.;
Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013 Art. 1º Aplicam-se às Instituições de Educação Superior (IES) previstas no art. 16 da Lei nº 9.394, de 20 de dezembro de 1996, todas as normas constantes no Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pela Portaria AN/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011, publicada no Diário Oficial da União de 26 de setembro de 2011, e constantes no ANEXO I desta Portaria. ● Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior ● Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior
Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013 Determina a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011, pelas IFES e dá outras providências.
No Ciclo de Vida Completo: Ambientes e Plataformas
SIGAD: SL ou não, SIE, SEI, SIDOC, SIGAD-Aer; etc.
Plataforma de Preservação / Arquivo Permanente: Archivematica, RODA... Plataforma de Acesso: ICA-AtoM, DSpace, Archivist Toolkit
Cenários de uso de RDC-Arq em conjunto com o SIGAD (Nota Técnica nº 03/2015 do Conarq)
ARQUIVO PERMANENTE 11
Gestão: Os SIGADs
e-ARQ Brasil ● e-ARQ ○ Especifica os requisitos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD); ○ Gestão, Corrente e Intermediário; ● SIGAD ○ Sistema desenvolvido para realizar as operações técnicas da gestão arquivística de documentos.
Sistemas em pesquisa atualmente: contemplação e-ARQ Brasil (Gestão) Nuxeo DM KnowledgeTree Agorum Core Alfresco Archivista Box Maarch Owl Intranet Archivist ToolKit OrfeoLIBRE
Outros SIs que foram estudados ou estão em tratativas: contemplação e-ARQ Brasil (Gestão) ➔ SIE - Sistemas de Informações para o Ensino (Diário de Classe, Afastamentos, Resoluções e Portarias; Licitações) - UFSM; ➔ SEI - Sistema Eletrônico de Informações - Tribunal Regional Federal 4a. Região; ➔ SIPAC - Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos - SIGED - UFRN; ➔ SPED - Sistema de Protocolo Eletrônico - Portal do Software Público; ➔ SIGADAer; ➔ LightBASE - Portal do Software Público; integrado ao ➔ GoldenDOC Framework Gestão Documental (Adm.Pública) - Portal Software Público;
Os Sistemas de Negócio que Incorporam as funcionalidades do SIGAD
Sistemas de Negócio
Cenários de uso de RDC-Arq em conjunto com o SIGAD Na idade permanente: Os documentos digitais em idade permanente
têm
que
ser mantidos e preservados por um RDC-Arq, de maneira a apoiar o tratamento técnico adequado, incluindo arranjo, descrição e acesso, para assegurar a manutenção da autenticidade e da relação orgânica desses documentos.
Nota Técnica nº 03/2015 do Conarq
18
O RDC-Arq é O ARQUIVO PERMANENTE DIGITAL quando o Archivematica for o PIPELINE do Ambiente de Preservação e Acesso,
No Corrente e Intermediário é componente do SIGAD
Cadeia de Custódia
SIGAD’s GestãoDOC
PRO
OR DUT
e-ARQ Brasil/Moreq-JUS: Gestão de Documentos - Somente Idades Corrente e Intermediária:
AIP
RDC-Arq’s Repositórios Arquivísticos Digitais
SIP
AIP AIP
R
TRADO S I N I M D
A
Res. 43 CONARQ: Arquivo Permanente Digital, e Corrente e Intermediário para Docs. Complexos e Longas Temporalidades TRAC Auditoria e Certificação ISO 16.363, OAIS ou SAAI, Metadados METS, Empacotamento BAG-It
Nuxeo DM, KTree, Alfresco, SIE, SIE-Gad?, Archivematica, RODA, SEI, SIGAD-Aer,
DAD’s
DIP Plataformas de Acesso
IDOR M U S N CO
Acesso e Difusão: ISAD(g), NOBRADE, ISDF, ISDIAH, LAI Lei 12.527, EAD, EAC, EAG ICA-AtoM, AtoM, ArchivistToolKit, ContentDM, SepiaDES
2015 (Grupo CNPq Ged/A UFSM) 21
Cadeia de Custódia dos Documentos Arquivísticos Analógicos (Instituições Arquivísticas) Gestão de Documentos: (produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final) Arquivo Corrente
Arquivo Permanente
Arquivo Intermediário
Eliminação
Valor histórico, probatório ou informativo: arranjo, preservação, acesso e difusão
Adaptação baseada na obra de: Sir Hilary Jenkinson, 1922: (Elaboração: FLORES, D., 2010) 22
DIGITAIS: ● ● ● ● ● ● ●
RDC-Arq onde? Storages onde? Bancos de Dados onde? Custódia onde? Matrizes Digitais onde? Trilhas e Metadados de Autenticidade, onde? Quando temos uma Companhia de Processamento de Dados do Estado?
23
●
●
● ●
Existe todo um aparato legal: Lei 8159/91 (Arquivos) - Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Lei 5433/68 (Microfilmagem) - Art. 2° - Doc. Históricos; ○ Dec. 1799/96 - Art. 13 - Permanente; Lei 12527/11 (LAI) - Autenticidade/Integridade; ...
Novo Código de Processo Civil, que entrou em vigor neste ano (2016): ● Ele admite quaisquer documentos a serem usados como prova no processo civil (desde que obtidos licitamente); ● Se o documento for falso, cabe a um dos envolvidos arguir a falsidade, o que pode levar ao exame pericial (vide arts. 430 a 433 da Lei 13.105/2015 novo CPC); ● Caso seja usada a imagem de um documento físico (ANALÓGICO) digitalizado, ele pode ter força probante no processo, desde que a falsidade não seja arguida e provada.
As Dissertações e Teses nas IES As Dissertações e Teses (código 134.334 do Plano de Classificação do SIGA/Arquivo Nacional) são Documentos Arquivísticos (de guarda permanente, se eliminadas ou corrompida sua autenticidade pode configurar crime segundo a Lei 8.159 Art. 25), devem ser arquivadas e recolhidas em Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis - RDC-Arq (de acordo com a Resolução 43/Conarq e mantendo uma cadeia de custódia digital), e somente as derivadas de acesso enviadas via SWORD1 diretamente para os Repositórios Institucionais, sejam DSpace, Fedora, etc. (FLORES, D., 2014, p. 18)
37
Assinaturas Digitais no RDC-Arq Os RDC-Arqs podem adotar assinaturas digitais nos 3 casos abaixo: 1. Para submissão ao repositório, autor ou submissor; 2. Para disseminação (DIP) a partir do repositório para fonte de prova em um ambiente externo; 3. Para seu armazenamento no RDC-Arq (Archival Storage), o próprio RDC-Arq pode armazenar objetos assinados digitalmente. Confirmando assim a origem e a integridade dos dados. (PREMIS versão 3 - Cap. da Fixidez e Autenticidade) 38
Sistema de Dupla Checagem para Exclusão (Archivematica) Arquivo e TI (Responsabilidade Compartilhada) e pós-custodial
Arquivo Permanente Digital - Archivematica, solicitação feita pelo Arquivista - Administrador.
39
Sistema de Dupla Checagem para Exclusão (Archivematica) Arquivo e TI (Responsabilidade Compartilhada) e pós-custodial Administrador do Storage Service (Servidor na Porta 8000) Área de TI, CPD, Informática:
40
A Cadeia de Custódia, conceito jurídico de guarda, de proteção, principalmente pela complexidade, especificidade e fragilidade dos documentos digitais, então, é fundamental e complementar à Cadeia de Preservação que está focada nas atividades de produção, manutenção, avaliação e preservação digital em todo o ciclo de vida. 41
Os Documentos Arquivísticos Digitais DADs
são
complexos,
específicos
e
suscetíveis à adulterações não autorizadas;
42
Os documentos, ao imputarem algo à pessoa, aos cidadãos, aos servidores e gestores, devem ser mantidos AUTÊNTICOS, senão AUTENTICADOS.
43
Autenticidade e Preservação Permanente
Presunção de Autenticidade (Resolução n° 37/Conarq) Documento autêntico: documento que teve sua identidade e integridade mantidas ao longo do tempo. Digital: Documento que mantém sua Cadeia de Custódia e de Preservação (do SIGAD ao RDC-Arq) sem interrupções. Autenticação (Documento Autenticado, Digitalização Autenticada, Assinatura Digital): declaração de autenticidade de um documento arquivístico, num determinado momento, resultante do acréscimo de um elemento ou da afirmação por parte de uma pessoa investida de autoridade para tal. 45
O recolhimento de Documentos de Caráter Permanente ao Arquivo Permanente não é FACULTATIVO; O lugar de Documentos Permanentes é no Arquivo Permanente;
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Ambientes ou Plataformas na Cadeia de Custódia Digital para os Documentos Arquivísticos
Modelo da Cadeia de Custódia de Documentos Digitais seguindo o Modelo OAIS
a
D A G I S
c i t a m e v i h -Arq/Arc
RDC
ICA
M o t -A
Fluxograma dos Pacotes SIP/AIP/DIP Repositório Arquivístico Digital Confiável:
Empacotamento dos SIPs: Direto do SIGAD GestãoDOC ou Memorandos, Ofícios, e-mails, Fotografias, etc. + Metadados (.CSV Excel - Dublin Core, METS)
- Ao receber o pacote SIP, submete-o aos: - micro-serviços: anti-virus, validação, formatos, metadados, etc … - para então gerar o Pacote de Armazenamento, o AIP; Submetido
Passa permanentemente por: - Políticas de Preservação; - Estratégias de Preservação; - Atualização de Formatos: - FPR (PREMIS); Pacote DIP
para o ICA-AtoM
Pacote AIP
gerado
do
ma nfir o o C sã u Dif
FLORES, Daniel (2015)
Acesso e Difusão dos Documentos Arquivísticos Descritos, normalizados via Web.
RDC-Arq
Res. 43 Conarq Repositório arquivístico digital Um repositório digital de documentos arquivísticos é um repositório digital que armazena e gerencia esses documentos, seja nas fases corrente e intermediária, seja na fase permanente. Como tal, esse repositório deve: ● gerenciar os documentos e metadados de acordo com as práticas e normas da Arquivologia, especificamente relacionadas à gestão documental, descrição arquivística multinível e preservação; ● resguardar as características do documento arquivístico, em especial a autenticidade (identidade e integridade) e a relação orgânica entre os documentos. 51
OAIS model (Archivematica/Artefactual)
O Archivematica (RDC-Arq) O Archivematica é um sistema de preservação digital gratuito e de código aberto (em Software Livre) projetado para manter o acesso a longo prazo para a memória digital. O Archivematica é desenvolvido e empacotado com o gerenciador de conteúdo AtoM (ICA-AtoM), sistema baseado na Web para acesso aos seus objetos digitais promovendo descrição, difusão e acesso de Documentos Arquivísticos. (FLORES, D., 2015)
BagIt - LoC (Pacotes, independência do Sistema de Repositório Arquivístico) BagIt é uma especificação para empacotar diretórios de arquivos, hierarquicamente, para armazenamento a longo prazo ou para a transferência entre ambientes de armazenamento. Sua característica mais importante é que ele gera e registra checksums (somas de verificação de bytes) para cada arquivo armazenado em uma bag, o que torna muito fácil de verificar a integridade dos arquivos depois que eles foram movidos. O Archivematica armazena os seus AIPs como um Bag, assim como ingere Bags criadas por outros sistemas.
No Storage Service Storage Service entities and organization Archivematica Configuration Spaces Local filesystem NFS Pipeline local filesystem LOCKSS DuraCloud, Amazon S3, Glacier (Cold DATA) Arkivum Swift Fedora Locations Pipelines Packages Administration
RODA Repositório de Objetos Digitais Autênticos O RODA é o arquivo nacional digital em Portugal. Através deste sistema complexo a DGARQ - Direção Geral de Arquivos terá capacidade de incorporar documentos eletrônicos de forma controlada assegurando a sua gestão ao longo do tempo e a sua acessibilização aos usuários. Este projeto é desenvolvido pela DGARQ, contando com a colaboração informática da Universidade do Minho. A estratégia seguida foi o desenvolvimento progressivo de funcionalidades básicas e sólidas e ir progressivamente aumentando estas funcionalidades de forma a receber maiores tipologias de objetos digitais e futuramente, dar resposta e apoio direto a organizações que possuam objetos digitais mas não disponham de recursos especializados nesta área. O RODA foi construído tendo como base o OAIS (Open Archival Information System) e documentos técnicos produzidos no âmbito do projeto InterPARES 2. A base do repositório RODA assenta na plataforma FEDORA. São utilizados vários esquemas de metadados nomeadamente o EAD (Encoded Archival Description), PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies), METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), Z39.87. http://dgarq.gov.pt/servicos/arquivo-digital-roda/
http://demo.roda-community.org/
SIGAD’s GestãoDOC
PRO
OR DUT
e-ARQ Brasil/Moreq-JUS: Gestão de Documentos - Somente Idades Corrente e Intermediária:
AIP
RDC-Arq’s Repositórios Arquivísticos Digitais
SIP
AIP AIP
R
TRADO S I N I M D
A
Res. 43 CONARQ: Arquivo Permanente Digital, e Corrente e Intermediário para Docs. Complexos e Longas Temporalidades TRAC Auditoria e Certificação ISO 16.363, OAIS ou SAAI, Metadados METS, Empacotamento BAG-It
Nuxeo DM, KTree, Alfresco, SIE, SIE-Gad?, Archivematica, RODA, SEI, SIGAD-Aer,
DAD’s
DIP Plataformas de Acesso
IDOR M U S N CO
Acesso e Difusão: ISAD(g), NOBRADE, ISDF, ISDIAH, LAI Lei 12.527, EAD, EAC, EAG ICA-AtoM, AtoM, ArchivistToolKit, ContentDM, SepiaDES
FLORES, D., 2015 (Grupo CNPq Ged/A UFSM) 59
SIP
SIGAD’s GestãoDOC
e-ARQ Brasil/Moreq-JUS: Gestão de Documentos - Somente Idades Corrente e Intermediária:
RDC-Arq’s Repositórios Arquivísticos Digitais
DIP
AIP
Plataformas de Acesso
AIP
Res. 43 CONARQ: Arquivo Permanente Digital, e Corrente e Intermediário para Docs. Complexos e Longas Temporalidades TRAC Auditoria e Certificação ISO 16.363, OAIS ou SAAI, Metadados METS, Empacotamento BAG-It
Nuxeo DM, KTree, Alfresco, SIE, SIE-Gad?, Archivematica, RODA, SEI, SIGAD-Aer,
DAD’s
AIP
Acesso e Difusão: ISAD(g), NOBRADE, ISDF, ISDIAH, LAI Lei 12.527, EAD, EAC, EAG ICA-AtoM, AtoM, ArchivistToolKit, ContentDM, SepiaDES
FLORES, D., 2015 (Grupo CNPq Ged/A UFSM) 60
Repositório Digital Confiável (Cert./Audit.) TRAC, Nestor, Magenta, Drambora, etc. Uma forma de atestar a confiabilidade de um repositório digital junto à comunidade-alvo se dá por meio da sua certificação por terceiros. Para esse fim, o RLG/OCLC em parceria com o National Archives and Records Administration – NARA publicou em 2007, o documento TRAC - Trustworthy Repository Audit & Certification: Criteria and Checklist critérios e um checklist a serem tomados como referência para a certificação de repositórios digitais confiáveis. Esse documento serviu de base para a elaboração da norma ISO 16363: 2012, que lista os critérios que um repositório digital confiável deve atender.
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O ACESSO: ICA-AtoM (3 Momentos)
1. ICA-AtoM para Descrição Arquivística; 2. AtoM (ICA-AtoM) para Acesso, Difusão e Descrição; 3. AtoM interconexo ao Archivematica (RDC-Arq) para a Garantia da Autenticidade, Acesso a Longo Prazo, Estratégias de Preservação e Manutenção da Cadeia de Custódia = Arquivo Permanente Digital. - Os instrumentos de Pesquisa fruto da Descrição retornam à Cadeia de Custódia em OAIS SIP’s. 62
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O historiador/pesquisador deverá checar autenticidade das FONTES PRIMÁRIAS DIGITAIS:
a
Com esta autenticação referenciada, o pesquisador vai ao RDC-Arq (Archivematica e tem acesso ao AIP, às Matrizes Digitais, aos Metadados de Gestão)
Considerações finais ❏
As Instituições Privadas de Ensino Superior agora (Portaria MEC 1224/13) tem que adotar a Classificação do SIGA (Código de Classificação Área Fim) e Avaliação (Tabela de Temporalidade), além de inserir os documentos FIM que não constam no Plano e Tabela (vide Res. 41/Conarq);
❏
O Depositário do Acervo Acadêmico (DAA) assume relevância e responsabilidade de Gestão Arquivística, Preservação e Acesso e deve ter formação específica para tal;
❏
No tocante aos Documentos Digitais, as IES precisam implementar SIGAD (nas fases corrente e intermediária), RDC-Arq (obrigatoriamente na fase permanente, já para os documentos de longa temporalidade e complexos, nas fases corrente e intermediária - Archivematica ou RODA), assim como adotar Plataformas Arquivísticas de Descrição, Acesso e Difusão (ICA-AtoM / AtoM);
❏
Necessitamos de uma Cadeia de Custódia (CoC) e da Cadeia de Preservação (CoP); 78
Obrigado Prof. Dr. Daniel Flores Departamento de Documentação UFSM Pesquisador PQ-2 CNPq
[email protected] Líder dos Grupos de Pesquisa CNPq - UFSM: Ged/A e Patrimônio Documental Arquivístico; Membro da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos CTDE-CONARQ; http://documentosdigitais.blogspot.com http://facebook.com/dfloresbr 79
