O novo sistema brasileiro de legalização: a Apostila de Haia The new Brazilian legalization system: the hague convention

O novo sistema brasileiro de legalização: a Apostila de Haia

The new Brazilian legalization system: the hague convention

João Ernesto Paes de Barros*

Jessika Matos Paes de Barros**

Resumo: Depois de cinquenta e cinco anos, o Brasil resolveu aderir à
Convenção de Haia relativo ao pacto que suprime a exigência da legalização
dos atos públicos estrangeiros, sancionado recentemente. O tema é tratado
aqui de forma pontual abordando os fundamentos de maneira direta e
exemplificativa, reflexionando alguns pontos relativos à documentos
sigilosos e seu procedimento.

Palavras-chave: Apostila de Haia; fundamentos; procedimentos

Abstract: After fifty-five years, Brazil decided to join the Hague
Convention concerning the agreement abolishing the requirement of
legalization of foreign public acts, recently sanctioned. The subject is
treated here in a topically manner addressing the fundamentals of direct
and exemplifying manner, on thinking some points concerning classification
of the documents and their procedure.

Keywords: Hague Convention; foundations; procedures.

Sumário: Introdução. 1. Apostila de Haia. 2. O que é, para que serve, quem
realizará e qual o novo procedimento? 3. O que a Apostila de Haia não faz.
4. Quais os documentos passíveis de apostilamento. 5. Diferença entre
documento, documento digitalizado e documento eletrônico. 6. Documentos
sigilosos e a possibilidade de apostila. 7. Como se processará e o que a
entidade certificadora avaliará. Conclusão. Referências.



Introdução

O presente artigo tem por objetivo apresentar o tema ´Apostila de
Haia´ numa abordagem simplificada, numa linguagem simples para que o
leitor, não familiarizado com terminologia jurídica ou administrativa possa
compreender o que é a Apostila de Haia.

Este artigo é oportuno e necessário, uma vez que existem talvez, nos
dias de hoje em razão da crise brasileira e desvalorização em todos os
níveis da vida no Brasil, em torno de quatro milhões brasileiros vivendo
nos mais variados continentes, pois segundo senso de 2013, quando o Brasil
ia ´bem´ no senário internacional, o Itamaraty divulgou que haviam três
milhões, cento e cinco mil (3.105.922[1]), de brasileiros espalhados pelo
mundo.




1. Apostila de Haia

A Apostila de Haia é uma convenção que existe desde 1960[2] que tem
por objetivo simplificar, baratear e trazer segurança jurídica para os
atos, mediante a certificação de que um documento público, expedido por um
dado país, é formalmente real e válido.

"A convenção estabelece a padronização e a simplificação
dos procedimentos formais a que devem ser submetidos os
documentos públicos emitidos em um dos países partes, para
que possam produzir efeitos jurídicos nos demais
países"[3].

Até o mês de agosto de 2016, o processo de legalização, passa com um
conjunto de passos que será reduzido a dois, pois o Brasil, em fevereiro de
2016, ratificou a 12: Convenção Relativa à Supressão da Exigência da
Legalização dos Atos Públicos Estrangeiros[4], e entrará em vigor em agosto
de 2016, com a regulamentação que será expedida pelo Conselho Nacional de
Justiça.

2. O que é, para que serve, quem realizará e qual o novo procedimento?

A Apostila Haia consiste em uma formalidade através da qual se
certifica a autenticidade de um conjunto de atos públicos emitidos por um
Estado signatário da mesma Convenção, para que surta os regulares efeitos
jurídicos no exterior, num Estado que também é signatário da mesma
Convenção, conferindo, desta forma, valor probatório formal ao documento
apresentado.

O apostilamento atesta a legalidade externa do documento, não
pressupondo em hipótese alguma, qualquer juízo de valor relativo ao teor,
confiabilidade ou veracidade do conteúdo do documento.

Quanto ao valor jurídico do documento servir de prova ou quanto ao seu
uso para que possa gerar efeitos em outro país é regulado pela legislação
interna de cada país em que possa ser apresentado o referido documento.

A vantagem desse procedimento é a rapidez burocrática tanto para
situações particulares quanto comercial.

O caminho notarial é seguro pois é supervisionado pelo judiciário,
mediante a natural e periódica correição, que averigua se os serviços
notariais são prestados com qualidade e segundo os ditames e limites
legais. E a reboque deste procedimento, existe todo um sistema de aferição
de legalidade estabelecida por lei estruturada na hierarquia de supervisão
de atos, que passa pelo juiz corregedor chegando ao Conselho Nacional de
Justiça. Isto tudo para aferir e testar a confiabilidade do sistema.
Situação esta que encontra correspondente similitude em todos os países
ratificadores da Convenção de Haia para certificação documental.

Uma questão de relevo é saber que os países para onde o documento é
encaminhado não são obrigados a aceitar a legalização realizada, pode-se
opor informando à Haia, mediante a justificação do rechaço. Via de regra, o
motivo será o índice de documentos emitidos por um determinado pais que
apresente problemas de veracidade ou legitimidade. Nesse caso, o Estado
implicado deixa de ser confiável por ausência de instrumentos de controle
interno que garantam a confiabilidade dos seus apostilamentos.

3. O que a Apostila de Haia não faz

O apostilamento não garante o conteúdo da declaração que recebeu a
chancela da ´Apostila de Haia´, porque, como anteriormente dito, não é de
competência ou mister do órgão certificador observar conteúdo, e sim,
forma.

Da mesma maneira, não se pode apostilar, por impedimento descrito na
própria convenção, estão:

a) Aos documentos elaborados pelos agentes diplomáticos ou
consulares;

b) Aos documentos administrativos relacionados diretamente com
uma operação comercial ou aduaneira.[5]

Assim, entre estes documentos são excluídos, do apostilamento, estão
os emitidos pelas entidades diplomáticos ou consulares e ainda os
documentos comerciais ou aduaneiras como licenças de exportação,
importação, por exemplo.

4. Quais os documentos passíveis de apostilamento

O que a Apostila de Haia faz é a simplificação dos mesmos atos que se
obtinha pelo procedimento de legalização que ainda existe, a saber: o
documento é autenticado ou reconhecido firma pelo tabelião, que
posteriormente ia para algum escritório do Ministério das Relações
Exteriores que afere o sinal público do notário, ou seja se esse notário
realmente é reconhecido e autenticado pelo Tribunal de Justiça do Estado ao
qual estava o notário é jurisdicionado, e, por fim, esse mesmo documento
vai depois para o Serviço Consular do país ao que o documento deverá
produzir efeitos para que autentique o procedimento anterior e reconheça a
legalidade externa ao documento, notadamente, que as autoridades que
atestaram o documento são reconhecidas pelo consulado ou serviço
diplomático, podendo ser aceitos no país de destino desse documento.

O papeis vindos do Exterior deverão, ainda, ser traduzidos, segundo a
Lei 6.015, art. 129. E registrado em registro de documentos.

Segundo o artigo 1.º da Convenção diz que ela se aplica aos atos
públicos lavrados no território de um dos Estados para efeito em outro, que
também é signatário da mesma Convenção.

Para efeito da Apostila de Haia, entende-se por atos públicos:

"a) Os documentos provenientes de uma autoridade ou de um
funcionário dependentes de qualquer jurisdição do Estado,
compreendidos os provenientes do Ministério Público, de um
escrivão de direito ou de um oficial de diligências;
b) Os documentos administrativos;
c) Os atos notariais;
d) As declarações oficiais tais como menções de registo, vistos
para data determinada e reconhecimento de assinatura, inseridos em
atos de natureza privada"[6].
O Brasil, portanto, deverá apostilar os documentos públicos, a saber:

Relacionados ao ensino:

Expedidos pelos órgãos da administração pública municipal,
distrital, estadual e federal, especificamente o ensino
concernente à:

Educação Infantil

Ensino Fundamental, englonando os Anos Iniciais do Ensino
Fundamental e os Anos Finais;

Ensino Médio;

Educação de Jovens e Adultos;

Ensino Técnico;

Ensino Superior, englobando os Tecnológicos, Licenciaturas e
Bacharelados.

Pós-Graduação, stricto senso: Especialização e lato senso:
Mestrado, Doutorado e Pós-Doutorado

Outros documentos:

Certidão de Nascimento;

Certidão de Divórcio;

Certidão de casamento;

Certidão de óbito;

Antecedentes criminais;

Certidões e atos expedidos pelo judiciário;

Todo e qualquer documento de carácter estatal, municipal do
Distrito Federal;

Todos os documentos expedidos pelos serviços notariais e
registrais;

Apólices de seguro; entre outros que será alvo de
regulamentação pelo Conselho Nacional de Justiça.

5. Diferença entre documento, documento digitalizado e documento eletrônico


Há que se ressaltar, mesmo que de maneira pueril, a diferença entre
documentos digitalizados e documentos eletrônicos, para esclarecer os
conceitos.

Segundo Guinchat, documento "é um objeto que fornece um dado ou uma
informação. É o suporte material do saber e da memória da humanidade"[7].

O documento digitalizado refere-se a um documento material (papel, por
exemplo) que passa pelo processo de digitalização transformando-o em uma
imagem real e fidedigna do original a que se copiou, fotocopiado ou fez
scaner, ou seja, o documento material é convertido digital ou
analogicamente por uma forma eletrônica.

Mesmo que um documento feito por uma instituição, por exemplo um
diploma, um recibo ou um atestado, fique disponível numa homepage para que
o interessado baixe o arquivo e imprima, tal documento impresso, mesmo que
esteja assinado[8] pelo reitor da universidade, no caso do diploma do
ensino superior, não confere autenticidade, pois que é apenas uma
digitalização de um documento e a sua impressão é uma cópia, e para
produzir efeitos no mundo jurídico necessitará de autenticidade, por ser
tão somente uma simples cópia. Para sua legalização, há que se solicitar o
diploma impresso e assinado pelo reitor para reconhecimento de firma, aí,
então, é um documento que poderá produzir seus regulares efeitos.

Já documento eletrônico, ele nasce eletronicamente e pode ser
impresso. Porém o original é o eletrônico e a sua impressão é uma cópia[9].

É relevante destacar que quando o interessado apresenta um documento
para receber a Apostila de Haia, a autoridade certificante a recebe,
confere os elementos formais relativo à espécie de documento, quanto à
autoridade que emitiu, não guardando ou fazendo qualquer tipo de cópia do
referido documento a ser apostilado, tampouco irá observar o seu teor. O
que registra e fica consignado em arquivo é o número da apostila, suas
características e condições em que o documento foi apresentado.

A apostila é registrada e recebe um número exclusivo para cada
apostila, lhe conferindo individualidade e serve para consulta tanto para a
autoridade emissora quanto para a receptora do documento, para em caso de
dúvida, se necessário, avaliar a veracidade e fidelidade documental.

A publicidade do documento é simplesmente o registro de que o referido
documento, com suas características tais e quais, passou em determinado
dia, apresentado por determinada pessoa, que foi registrado sob determinado
número.

6. Documentos sigilosos e a possibilidade de apostila

Não há que falar em sigilo no apostilamento, porque o documento tem
essencialmente apenas a forma e autenticidade avaliada. Se positivo, recebe
a apostila e imediatamente devolvido para o interessado, não ficando
qualquer cópia digital ou material do referido documento. Logo, inexiste
quebra de sigilo, pois a entidade certificadora tão somente observa a sua
existência formal em sua autenticidade e existência legal, sem sopesar, em
momento algum o conteúdo do mesmo documento.

7. Como se processará e o que a entidade certificadora avaliará

No que pese o CNJ não ter regulamentado, os elementos relativos ao
apostilamento deverá essencialmente seguir a Convenção, então serão os
seguintes:

Na apresentação do documento ao certificador, deverá preencher um
formulário em que o requerente deverá identificar-se com seu nome, registro
de identidade (e passaporte caso seja um estrangeiro no Brasil) data de
validade da identidade ou passaporte, órgão expedidor, endereço, código
postal, telefone e e-mail.

Noutro campo do mesmo formulário irá identificar o documento que
pretende apostilar, informando o país de destino, os elementos do documento
a se apostilar, tais como nome do documento, entidade emissora, número, se
tiver, data, descrição do documento informando a que se refere, por exemplo
certidão de casamento ou Antecedentes criminais emitidos pela polícia
federal do estado tal.

Poderá ter um outro campo para a situação em que o requerente não seja
o próprio interessado, mas seu procurador ou representante legal.

Procedido assim, o certificador checará confirmará se formalmente o
documento preenche a forma e a autoridade que assina o documento e lançará
no registro os dados que foram fornecidos e as circunstancias que soram
mencionadas acima e emitirá a Apostila.

Exemplo de um apostilamento feito por Portugal[10]:



Conclusão

O sistema brasileiro de legalização que se chamará "Apostila de Haia",
será regulamentado pelo Conselho Nacional de Justiça para entrada em vigor
no próximo mês de agosto. Segundo o CNJ terá como base o modelo mexicano,
que permitirá a emissão autenticação por meio do gerador de código "QR Code
Generator" que, atualmente é extremamente popular e de fácil manuseio
tecnológico, estando disponível para leitura nos aparelhos celulares em
geral[11].

Com esse procedimento, será de extrema rapidez, segurança e
economicidade a apresentação de documentação brasileira no exterior e de lá
para o Brasil, contudo, entendemos fundamental o acompanhamento de um
advogado na assessoria para se saber do conjunto de documentos necessários
para uma operação no exterior ou no Brasil, pois que, todo documento tem
prazo de validade e uma vez feito o apostilamento mas perdendo o documento
a sua validade, todo trabalho e valores despendidos se perderam e soma-se a
isso a frustação da expectativa fracassada.




Referências

FERREIRINHA, Fernando Neto. A Função Notarial do Advogado. Coimbra: Ed.
Almedina, 2016.

GUINCHAT, Claire & MENOU, Michel. Introdução geral às ciências e técnicas
da informação e documentação. 2ª ed. (rev. aum.) Brasília: Ibict; CNPq,
1994.

HAGUE CONFERENCE ON PRIVATE INTERNATIONAL LAW. 12: Convenção Relativa à
Supressão da Exigência da Legalização dos Actos Públicos Estrangeiros.
Disponível em: https://www.hcch.net/pt/instruments/conventions/full-
text/?cid=41. Acessado em 29/02/2016.

ITAMARATY. Brasileiros no mundo. Numeros relativos à 2013. Disponível em:
http://www.brasileirosnomundo.itamaraty.gov.br/a-comunidade/estimativas-
populacionais-das-comunidades/estimativas-populacionais-brasileiras-mundo-
2014/Estimativas-RCN2014.pdf. Acessado em 28/02/2016.

Rondinelli, Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos
eletrônicos: uma abordagem teórica da diplomática arquivística
contemporânea. Rio de Janeiro: FGV Editora, 2002.

TRENO, Anna Dorothea Dause, e outros. Curso de Especialização de Oficial de
Chancelaria: Trabalhos Selecionados (2011-2012). Brasília: Fundação
Alexandre de Gusmão. 2013.




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* Advogado no Brasil e Portugal. Mestre pela Universidade Federal de Mato
Grosso, Doutorando da Universidade de Lisboa. Diretor de Pesquisa do
Instituto Matogrossense de Direto e Educação Ambiental (Cuiabá-BR),
professor de Direito das Obrigações, Contratos e Responsabilidade Civil
(licenciado).
** Advogada, professora de Direito Empresarial e Falência, Especialista em
Direito Empresarial, Mestre em Educação pela Universidad Marta Abreu de Las
Villas - Cuba (2005); Mestre pela Universidade Oeste Paulista- Unoeste
-Brasil (2010); Doutoranda em Educação na Universidade de Lisboa.
[1] ITAMARATY. Brasileiros no mundo. Numeros relativos à 2013. Disponível
em: http://www.brasileirosnomundo.itamaraty.gov.br/a-comunidade/estimativas-
populacionais-das-comunidades/estimativas-populacionais-brasileiras-mundo-
2014/Estimativas-RCN2014.pdf. Acessado em 28/02/2016.
[2] FERREIRINHA, Fernando Neto. A Função Notarial do Advogado. Coimbra: Ed.
Almedina, 2016, p. 323.
[3] SILVA, Luiz Antonio. Convenção da Haia relativa à Supressão da
Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros (Convenção da
Apostila): razões que justificam a possível adesão do Brasil., p. 211.
[4] HAGUE CONFERENCE ON PRIVATE INTERNATIONAL LAW. 12: Convenção Relativa à
Supressão da Exigência da Legalização dos Actos Públicos Estrangeiros.
Disponível em: https://www.hcch.net/pt/instruments/conventions/full-
text/?cid=41. Acessado em 29/02/2016.
[5] Haia. 12: Convenção Relativa à Supressão da Exigência da Legalização
dos Actos Públicos Estrangeiros. Artigo 1º e alíneas: A, B, C, D.
[6] Haia. 12: Convenção Relativa à Supressão da Exigência da Legalização
dos Actos Públicos Estrangeiros. Artigo 1º e alíneas: A, B, C, D.
[7] GUINCHAT, Claire & MENOU, Michel. Introdução geral às ciências e
técnicas da informação e documentação. 2ª ed. (rev. aum.) Brasília: Ibict;
CNPq, 1994, p. 41.
[8] A mesma lógica quanto aos documentos digitalizados e eletrônicos aplica-
se à assinatura digital e para a assinatura digitalizada.
[9] Rondinelli, Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos
eletrônicos: uma abordagem teórica da diplomática arquivística
contemporânea. Rio de Janeiro: FGV Editora, 2002, p.130.
[10] Anna Dorothea Dause, e outros. Curso de Especialização de Oficial de
Chancelaria: Trabalhos Selecionados (2011-2012). Brasília: Fundação
Alexandre de Gusmão. 2013, p 254
[11] CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA. CNJ vai regulamentar a aplicação da
Convenção da Apostila de Haia no país. Disponível em:
http://www.cnj.jus.br/noticias/cnj/81329-cnj-vai-regulamentar-a-aplicacao-
da-convencao-da-apostila-de-haia-no-pais. Acessado em 29/02/2016.