O uso das tecnologias de informação e comunicação na realização de inventários

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XII CINFORM Encontro Nacional de Ensino e Pesquisa em Informação 02 a 04 de Setembro de 2015 ● Biblioteca Pública do Estado da Bahia (BPEB) Salvador – Bahia

Informação e Protagonismo Social

O USO DAS TECNOLOGIAS DE COMUNICAÇÃO E INFORMAÇÃO NA REALIZAÇÃO DE INVENTÁRIOS: O CASO DA BIBLIOTECA CENTRAL JULIETA CARTEADO Rejane Maria Rosa Ribeiro Ana Martha Machado Sampaio Gerusa Maria Teles Oliveira Isabel Cristina Nascimento Santana Lívia Sandes Mota Rabelo Luís Ricardo Andrade da Silva Maria de Fátima de Jesus Moreira Maria do Carmo Sá Barreto Ferreira Solange Rocha Resumo: Traz um relato de experiência dos inventários do acervo realizados na Biblioteca Central Julieta Carteado (BCJC) do Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade Estadual d e Feira de Santana (SISBIUEFS) durante os seus trinta e nove anos de existência, e as mudanças dessa atividade com as novas tecnologias de automação de acervos. A metodologia empregada foi o estudo de caso, utilizando -se inicialmente de um estudo exploratório sobre os inventários realizados na BCJC através dos dados obtidos nos relatórios anuais do SISBI-UEFS no período de 1976 a 2015 e entrevistas com os colaboradores que participaram dessa atividade. Recorreu-se ainda a um levantamento bibliográfico em livros e periódicos na área de Ciência da Informação referente aos assuntos: inventário; desenvolvimento de coleções; e o uso das tecnologias de informação e comunicação na automação de bibliotecas. Mostra o inventário como um instrumento técnico de verificação e controle do patrimônio na biblioteca, e sua importância para gestão do acervo com excelência. Para o SISBIUEFS o processo de inventário, além de possibilitar o controle do patrimônio, ao identificar falhas no preparo técnico e avaliar o nível de segurança do acervo, também permitiu a verificação das condições físicas dos materiais, fator relevante na tomada de decisão para a atualização e o desbastamento da coleção. Constatou-se ainda que o uso das novas tecnologias de automação do acervo aperfeiçoaram o processo de inventário, que permitiu um maior controle na execução da atividade pela equipe da biblioteca, no intuito de agilizar a leitura do acervo com coletores inteligentes e a transferência rápida dos arquivos lidos no sistema de bibliotecas (Pergamum), empregando o inventário como referência na tomada de decisão para o desenvolvimento de coleções. Palavras-chave: inventário; biblioteca universitária; tecnologias de informação e comunicação

THE USE OF COMMUNICATION AND INFORMATION TECHNOLOGIES IN CONDUCTING INVENTORIES: THE CASE OF CENTRAL LIBRARY JULIETA CARTEADO Abstract: Brings an experience report of the acquis inventories carried out in the Biblioteca Central Julieta Carteado (BCJC) of the Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade Estadual de Feira de Santana (SISBIUEFS) during his thirty-nine years of existence, and the changes that activity with new collections automation technologies. The methodology used was the case study, initially using up an exploratory study of the inventories carried out in BCJC through the data obtained in SISBI-UEFS the annual reports from 1976 to 2015

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and interviews with employees who participated in this activity. It used still a literature in books and periodicals in the Information Science area on the matters: inventory; collection development; and the use of information and communication technologies in library automation. It shows the inventory as a technical instrument of verification and control of assets in the library, and its importance for management of the collection with excellence. For SISBI-UEFS the inventory process, and enable the control of assets, to identify gaps in technical preparation and review the collection of security level, also allowed verification of the physical conditions of materials relevant factor in decision making for upgrading and chopping collection. It was also found that the use of the new collection of automation technologies perfected the inventory process, allowing greater control in performing the activity by library staff in order to streamline the acquis reading with smart collectors and the rapid transfer of files read in the library system (Pergamum), using the inventory as a guide to decision making for the development of collections. Keywords: inventory. university library. information and communication technologies

1 INTRODUÇÃO A Universidade Estadual de Feira de Santana (UEFS) foi instituída em 1976, e desde a sua criação tem se consolidado como uma das mais promissoras instituições de ensino superior da Região Nordeste do Brasil. Hoje (2015) a UEFS vem se expandindo nas diversas áreas do saber, através de trabalhos e projetos desenvolvidos por seu corpo docente e discente, além de diversos convênios com instituições nacionais e internacionais, que suscitam na promoção e reconhecimento da UEFS no Brasil e no mundo. A UEFS conta com um Sistema Integrado de Bibliotecas (SISBI-UEFS) que é composto por uma biblioteca central e sete bibliotecas setoriais. A Biblioteca Central Julieta Carteado (BCJC), responsável pela administração do SISBI-UEFS, foi criada em 31 de maio de 1976, com um acervo de cerca de vinte e cinco mil exemplares, e um fluxo anual de vinte e quatro mil e setecentos e oitenta pessoas em seu primeiro ano de existência. Nos anos seguintes, a BCJC elevou o número de itens do acervo, com o objetivo de atender aos novos cursos criados pela universidade, resultando num aumento significativo do fluxo de usuários na biblioteca. Com um fluxo tão intenso de pessoas e materiais é inevitável o surgimento de problemas na segurança do acervo, elevando assim o risco de perdas, extravios, arquivamento incorreto de materiais, que ocasionam o desaparecimento de diversos exemplares ao longo dos anos. Diante disso, tornou-se necessária a execução do inventário do acervo da BCJC, entendendo-o como um instrumento técnico de verificação e controle do patrimônio, que deve ser realizado periodicamente, consistindo numa ferramenta importante para gestão do acervo com excelência.

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Este trabalho busca mostrar a experiência dos inventários do acervo da BCJC, no Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade Estadual de Feira de Santana (SISBIUEFS), realizados durante os seus trinta e nove anos de existência, e as mudanças dessa atividade com as novas tecnologias de automação de acervos. 2 REFERENCIAL TEÓRICO O desenvolvimento de coleções em uma biblioteca universitária é essencial para que os títulos sejam renovados e atualizados conforme as bibliografias indicadas por professores referentes às disciplinas ofertadas pelos cursos e que atendam as necessidades informacionais dos alunos (VERGUEIRO, 1993). Para tanto, há necessidade do inventário para identificar as falhas existentes no acervo que não são percebidas visivelmente devido à grande quantidade de exemplares. Chiavenato (2005, p.133) conceitua inventário como “verificação de ou confirmação da existência de materiais ou bens patrimoniais da empresa”. Neste sentido analisamos o acervo da biblioteca como um bem patrimonial, que necessita de registro e controle, que justifica sua existência na instituição. Já para os autores Pierotti e Neils (1985, p.59). o inventário é uma das atividades do serviço de referência, que possibilita o conhecimento adequado e a avaliação do estado da coleção da biblioteca. Por estas razões o inventário exige do bibliotecário uma grande carga de trabalho para cumprir etapas diversificadas, tais como cobertura, análise e avaliação do acervo .

O inventário tem como objetivos: localizar os exemplares pertencentes ao acervo; verificar as condições físicas dos exemplares; identificar possíveis falhas no preparo técnico, o que pode dificultar a localização dos mesmos no acervo, pois cada exemplar tem o seu lugar na estante; e avaliar o nível de segurança do acervo, considerando os mecanismos do sistema utilizado. A biblioteca é um organismo em desenvolvimento, por esse motivo seu acervo tende a aumentar de volume. Nesse contexto é de extrema importância que a biblioteca mantenha uma coleção consistente e atualizada, para isso faz-se necessária à realização periódica do inventário do acervo, pois Somente com este procedimento é possível diagnosticar as áreas mais atingidas pelas baixas, evidenciando, assim as que precisam ser implementadas, além de servir de base para o planejamento e tomada de decisões necess árias à administração da biblioteca. (ZANI et al, 2007, p. 98-99).

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Até a década de 1990, quando os inventários eram realizados de forma manual, existia-se a necessidade de uma demanda maior de recursos financeiros e humanos, pois era uma tarefa difícil inventariar grandes acervos como o da biblioteca central da UEFS. Outra exigência era a necessidade de um tempo maior para finalizar a tarefa, o que ocasionava diversas reclamações por parte dos usuários devido à interrupção dos serviços e o fechamento da biblioteca. Portanto um instrumento tão importante usado nas bibliotecas para verificar a real situação do seu acervo era uma tarefa árdua, dispendiosa e que causava desconforto para os usuários que precisavam ter acesso a informação. Entretanto, com o advento das novas tecnologias de informação, constatou-se a importância da automação dos acervos de bibliotecas para a realização do inventário. As experiências comprovam que um sistema de inventário automatizado minimiza este problema, tornando mais ágil, confiável e preciso o processo de inventariar os acervos, além de otimizar os recursos disponíveis e proporcionar maior qualidade aos serviços prestados, trazendo benefícios diretos a toda comunidade. (ZANI; RUIZ; CAMPOS; CARVALHO; SANTOS; FARIA; FRANCO, 2007, p. 99).

A Biblioteca Central Julieta Carteado entendendo a importância do inventário como instrumento técnico “[...] para manter a consistência, a organização e o controle patrimonial do acervo.” (RIBEIRO; MARCELINO; BRITO, 2009, p. 1), buscou associar o uso das novas tecnologias na automação dessa atividade, no intuito de se tornar uma biblioteca de excelência nos serviços oferecidos à comunidade de usuários. 3 METODOLOGIA A metodologia empregada foi o estudo de caso, no sentido de obter o maior número de informações para descrever um fato

(MARCONI; LAKATOS,

2004),

utilizando-se

inicialmente de um estudo exploratório sobre os inventários realizados na BCJC através dos dados coletados nos relatórios anuais do SISBI-UEFS no período de 1976 a 2015, e de entrevistas informais obtidas no ano de 2015 com os colaboradores que participaram dessa atividade. Recorreu-se ainda a um levantamento bibliográfico em livros e periódicos na área de Ciência da Informação referente aos assuntos: inventário; desenvolvimento de coleções; e o uso das tecnologias de informação e comunicação na automação de bibliotecas. Foram identificados no recorte temporal analisado (1976-2015) três inventários do acervo da BCJC. O primeiro inventário foi realizado no ano de 1996 após a implantação do

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software de informatização (OrtoDocs). Nesta ocasião, com dezenove anos de funcionamento a BCJC arrolava um acervo de setenta e nove mil e cento e sessenta e sete exemplares. A gestão da BCJC (1996) decidiu que com a informatização da biblioteca era preciso inventariar o acervo para checar se todas as obras, títulos e exemplares registrados no catálogo de fichas continuavam fazendo parte do acervo, e assim dar baixa nos materiais desaparecidos e realizar a catalogação retrospectiva fiel. O inventário foi realizado pela equipe de funcionários da BCJC em um período de quatro semanas, isso aconteceu pelo fato da BCJC ter poucos colaboradores a disposição para realizar a atividade, e o serviço ser feito manualmente, checando obra por obra com a listagem impressa do catálogo. As obras checadas eram marcadas na ultima folha com a rubrica do funcionário, o que permitia conferir se a obra realmente tinha sido checada com a listagem original, obtendo o controle da área verificada. Nos documentos pesquisados não foi possível identificar a quantidade exata dos materiais desaparecidos, mas através dos dados obtidos nas entrevistas com os colaboradores verificaram-se que poucos exemplares não foram localizados. O segundo inventário realizado em setembro de 2005, após a troca do software OrtoDocs para o sistema Pergamum, ocorreu em cinco dias devido à adoção das tecnologias de informação e comunicação (TICs). Após escolha dos dispositivos disponíveis no mercado, a BCJC adquiriu quatro coletores de dados, número considerado insuficiente pelo sistema de automação de bibliotecas (Pergamum). A solução foi alugar mais cinco coletores de dados para atender o prazo de conclusão da atividade. O primeiro passo foi configurar os parâmetros do sistema para o inventário, em seguida capacitar a equipe da biblioteca para utilizar os coletores: ligar o equipamento, coletar os dados (leitura das etiquetas de código de barras), e descarregar os dados coletados no computador reservado. A Biblioteca Central possuía neste período cento e sessenta mil exemplares em seu acervo, distribuídos em setores. A equipe precisou de cinco dias para inventariar todo o acervo, trabalhando das 7:30 às 22:45 horas. A concentração maior do acervo era no setor da Coleção Geral onde foi dividido por classes (Classificação Decimal Universal – CDU). A equipe do diurno ficou com as classes de 0 a 5 e a do noturno da classe 6 a 9. A equipe do setor de Processo Técnico trabalhou etiquetando folhetos, slides, mapas, disquetes, CDs e outros materiais que ainda estavam com o número de tombo antigo (Ortodocs), para que não ficasse nenhuma pendência.

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O técnico da empresa do software adquirido ensinou a equipe da BCJC a descarregar os dados coletados no Pergamum para que o sistema contabilizasse e identificasse os itens desaparecidos, possibilitando ao usuário fazer a reserva apenas dos itens disponíveis. Diante do Relatório de desaparecidos foi necessário fazer o controle de qualidade, pois era provável a existência de alguma obra sem a devida leitura ou pela ocorrência de algum problema na hora de descarregar os coletores (falha humana ou do equipamento). O controle de qualidade da leitura consistiu em verificar na estante se realmente aquele item estava desaparecido, o que não foi feito em todos os setores da biblioteca. Do primeiro para o segundo inventário verificou-se uma maior rapidez na coleta dos dados, que propiciou na conclusão da atividade em tempo satisfatório. Apesar do grande esforço realizado pela equipe de trabalho e a rapidez na conclusão da atividade, aconteceram alguns problemas como: a não leitura das obras com números de registros trocados nas etiquetas, que foram identificados como “desaparecidos” baseado no inventário de 2005, materiais estes localizados esporadicamente pós-inventário, quando na organização do acervo nas estantes e no empréstimo ao usuário, concluindo que os dados finais do inventário não correspondiam de fato à situação real do acervo. O terceiro inventário da BCJC foi realizado em março de 2015, dez anos após o segundo. Devido à experiência com os inventários anteriores a direção do SISBI-UEFS, desenvolveu um planejamento especifico para realizar a atividade. Etapas do Planejamento - Inventário do Acervo BCJC (2015) ·

Estabelecimento da data de início e o tempo previsto para execução do trabalho;

·

contato com o pessoal da informática para dar apoio no período da execução do inventário;

·

escolha das coleções a serem inventariadas;

·

providenciar e preparar os equipamentos necessários para execução dos serviços;

·

determinação do pessoal: equipes e execução das atividades por turno;

·

divisão das equipes e coordenação para execução dos trabalhos;

·

treinamento da equipe de trabalho;

·

definição do acesso a biblioteca, se restrito ou parcial, para quais serviços, por exemplo: entrada na biblioteca, devolução, consulta do acervo;

·

comunicação à administração central da universidade sobre a realização do inventário;

·

divulgação à comunidade universitária.

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Seguindo as etapas do planejamento, a direção do SISBI-UEFS entrou em contato com a equipe de suporte técnico da Rede Pergamum (PUC-PR), para obter esclarecimentos sobre a parametrização do inventário na nova versão do software Pergamum Web, assim como as especificações dos equipamentos de leitura de dados homologados para o software. Inicialmente foram detectadas algumas distinções da versão anterior do Pergamum (Delphi) utilizada no inventário de 2005, para a última versão do sistema Pergamum Web, principalmente nas questões referentes ao layout do sistema, relatórios, e a necessidade de uma infraestrutura de rede robusta, que suportasse uma conexão rápida com a Internet, o que não era requerido na versão anterior do Pergamum (Delphi) utilizada pelo SISBI-UEFS. No primeiro momento, optou-se por realizar o inventário na antiga versão do Pergamum (Delphi), mas depois de alguns testes, definiu-se por utilizar a nova versão do sistema Pergamum Web, devido às facilidades operacionais da plataforma. Etapas da Execução - Inventário do Acervo BCJC (2015) ·

Parametrização e configuração do inventário no sistema Pergamum Web;

·

criação de arquivo “.txt” nos computadores;

·

numeração ou codificação das estantes do acervo a ser inventariado;

·

execução da leitura do acervo através dos coletores;

·

transferência dos arquivos coletados para os computadores;

·

envio dos arquivos com o material coletado para o coordenador, através de e-mail;

·

verificação dos arquivos para detectar possíveis erros de leitura e solicitar releitura dos arquivos com possíveis falhas encontradas;

·

controle e acompanhamento dos trabalhos das equipes;

·

execução da leitura dos dados no sistema Pergamum Web;

·

conferência do relatório de matérias desaparecidos nas estantes;

·

releitura dos exemplares do relatório de materiais desaparecidos, que foram encontrados posteriormente ou com erro na digitação (materiais com etiquetas de código de barras não lidos com o coletor de dados);

·

finalização do inventário no sistema Pergamum Web;

·

emissão do relatório final com todos os dados levantados no inventário.

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Segundo orientações do Manual do Pergamum Web - Inventário, apresentado no 12º Encontro Nacional de Usuários da Rede Pergamum (ZENERE; SOARES; CÉZAR, 2013), o fluxograma das atividades do inventário deve seguir a seguinte ordem:

Para sua execução, a equipe contou com dez coletores sem fio que permitiram a transmissão remota de dados para os computadores compatíveis com o sistema Pergamum Web. O acervo inventariado foi configurado com cerca de duzentos e trinta mil exemplares, selecionado por tipo de obra. A primeira etapa do trabalho consistiu na coleta dos dados nas estantes, através da leitura das obras, descarregando os dados coletados em arquivos “.txt” nos computadores reservados para a atividade, durante os três turnos de trabalho. Ao final de cada turno, os dados eram conferidos pela equipe de trabalho e os arquivos transferidos para o Pergamum Web. Após a leitura de todo o acervo foi gerado um relatório de materiais desaparecidos para conferência nas estantes. Nessa etapa foi verificado ainda, se haviam falhas nas etiquetas lidas, no preparo técnico ou na localização do exemplar nas estantes. Com essa conferência, os exemplares encontrados e/ou corrigidos foram incluídos no inventário do Pergamum Web, finalizando em seguida o processo.

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Ao final do inventário constatou-se o desaparecimento de cinco mil quatrocentos e vinte e cinco exemplares, sendo que, alguns destes não foram encontrados, pois estavam com localização indevida (setores e/ou áreas). Além disso, a equipe da BCJC não teve acesso a vários locais externos, que possuíam livros do acervo da biblioteca à disposição, por não encontrar os responsáveis pelos setores ou pelos exemplares. 4 RESULTADOS Para o SISBI-UEFS o processo de inventário possibilitou o controle do patrimônio, identificou falhas no preparo técnico e avaliou o nível de segurança do acervo, e permitiu a verificação das condições físicas da coleção, comprovando sua relevância para a tomada de decisão quanto à atualização e o desbastamento do mesmo. É interessante registrar a importância do compartilhamento de experiências entre os funcionários da BCJC que já tinham realizado a atividade de inventário em outros períodos, tanto na orientação das rotinas desenvolvidas, como no manuseio dos equipamentos utilizados. As evoluções das TICs entre os três inventários realizados (1996, 2005 e 2015) foram bastante significativas, e a adequação da BCJC para a implementação e uso dessas novas tecnologias de automação do acervo foram necessárias, sem as quais seria inviável a realização da atividade de inventário, devido a grande quantidade de tempo dedicado para tal serviço. A mudança de software de automação do acervo, do Ortodocs (1996) para o Pergamum (2005), influenciou na inovação das diversas rotinas desenvolvidas no SISBIUEFS, e, por conseguinte no desenvolvimento de uma nova metodologia para o planejamento e execução do inventário. É salutar descrever ainda que o tempo entre os três inventários foi muito extenso, o que de certa maneira é justificado pela indisponibilidade de pessoas para o desenvolvimento da atividade e o número elevado do fluxo de usuários e materiais na biblioteca, onde o atendimento ao usuário foi priorizado em detrimento das atividades técnicas do acervo. 5 CONCLUSÃO Com a evolução das tecnologias de informação e comunicação na área de equipamentos para bibliotecas e as inovações incrementais que facilitam no desenvolvimento e gestão dos acervos, percebeu-se que o processo de inventário na BCJC passou a ficar cada

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vez mais elaborado, rápido e eficiente, pois, as rotinas antes manuais, agora poderiam ser realizadas com auxílio das ferramentas de automação do acervo. Além disso, constatou-se que o uso dos coletores de dados inteligentes, na realização da leitura e transmissão remota dos dados capturados para os arquivos de computadores facilitaram e aperfeiçoaram o processo de inventário, transformando essa atividade em uma rotina mais eficiente, com o objetivo de obter dados relevantes (relatórios gerenciais) para fomentar a tomada de decisão no desenvolvimento de coleções na unidade de informação. Examinou-se ainda que o uso das novas tecnologias de automação do acervo aprimorou a metodologia do inventário (planejamento e execução), permitindo um maior controle da atividade pela equipe da biblioteca ao aperfeiçoarem a leitura do acervo e a transferência rápida dos arquivos de dados lidos no sistema de bibliotecas (Pergamum Web). REFERÊNCIAS CHIAVENATO, I. Administração de materiais: uma abordagem introdutória. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005. MARCONI, Marina de Andrade; LAKATOS, Eva Maria. Metodologia científica. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2004. PIEROTTI, M. L. C.; NEILS, V. R. Inventário rotativo: uma visão pragmática. Revista de Biblioteconomia de Brasília, Brasília, v. 13, n. 1, p. 59-65, jan./jun. 1985. RIBEIRO, M. L.; MARCELINO, S. C.; BRITO, M. T. S. Inventário automatizado do acervo geral do SID/INPE. In: CONGRESSO BRASILEIRO DE BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAÇÃO E CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO - CBBD, 23., 2009, Bonito, MS. Anais... Bonito: INPE, 2009. VERGUEIRO, W. C. S. Desenvolvimento de coleções: uma nova visão para o planejamento de recursos informacionais. Ciência da Informação, v. 22, n. 1, abr. 1993. ZANI, Rosa; RUIZ, Alexandre Merlos; CAMPOS, Elyde Maurício de; CARVALHO, Maria José de Jesus; SANTOS, Regiane Pereira dos; FARIA, Ricardo Amaral de; FRANCO, Solange Alves Otto. SIA – Sistema de inventário automatizado para as bibliotecas do SIBI/USP. Perspectivas em Ciência da Informação, v. 12, n. 1, p. 97-103, jan./abr. 2007. ZENERE, Cirineo; SOARES, Eulália Moreira; CEZAR, Josilaine Oliveira. Pergamum Web: Inventário. Fluxograma. In: ENCONTRO NACIONAL DOS USUÀRIOS DA REDE PERGAMUM, 12; 2013, Curitiba. Comunicação oral..., Curitiba: PUC-PR, Rede Pergamum, 2013. Apresentação de slides.