Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos

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1. INTRODUÇÃO

Este trabalho tem por objetivo a aplicação das boas práticas preconizadas pelo PMI no Gerenciamento de Projetos de uma Viagem Cultural aos Estados Unidos que será promovida pela Pontos de Vista. A Pontos de Vista é uma empresa mineira de pequeno porte que tem a missão de promover cursos livres, viagens e encontros para o prazer de conhecer e pensar para um público adulto e da melhor idade. Apesar dos diretores da Pontos de Vista atuarem neste mercado há algum tempo, a empresa foi constituída há menos de um ano e ainda não aplicam uma metodologia definida no planejamento de seus diferentes projetos culturais. As viagens culturais são geralmente propostas pelos professores de cursos livres, prestadores de serviços autônomos, e o roteiro é desenvolvido por uma agência de viagens parceira, Atrium Turismo, que fica responsável pela comercialização do pacote. Os grupos formados são acompanhados pelo professor, pelo menos um representante da Pontos de Vista e geralmente por mais um guia da própria agência, que fornece ainda apoio remoto do Brasil para a solução das questões e imprevistos ao longo da viagem. Todo o controle dos processos é realizado pela Atrium Turismo. Ao final de cada viagem é realizada uma reunião com a participação da Pontos de Vista e da Atrium Turismo para o fechamento, onde são feitas observações para correção em viagens futuras. Visando dar mais autonomia a Pontos de Vista no gerenciamento de seus projetos, foi desenvolvido este Plano de Gerenciamento de Projeto, que será o piloto de outros projetos culturais na aplicação dos processos, ferramentas e técnicas que fazem parte das melhores práticas disseminadas pelo Project Management Institute (PMI).

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2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

Este plano de projeto tem como principais referências as aulas do curso de MBA em Gerenciamento de Projetos, a série Gerenciamento de Projetos das Publicações FGV, o livro Manual Prático do Plano de Projeto, de Ricardo Viana Vargas, e o PMBOK® 5º edição. O PMBOK® é um guia de conhecimento que fornece diretrizes para o gerenciamento de projetos individuais, estabelecendo conceitos, normas, métodos, processos e melhores práticas amplamente reconhecidas por profissionais da área, que contribuíram para o desenvolvimento de um padrão, descrevendo o ciclo de vida de projetos, as áreas de conhecimento e seus respectivos processos. Este guia faz parte das publicações de padrões e diretrizes de Project Management Institute – PMI elaboradas em consenso por voluntários por meio do uso de um processo para seu desenvolvimento e pode ser considerada “a mais popular referência sobre gerenciamento de projetos” 1. O PMI é uma associação profissional sem fins lucrativos, líder mundial entre profissionais de gerenciamento de projetos, programas e portfólio. Fundada em 1969, contribui para o desenvolvimento, aprimoramento, maturidade e sucesso profissional de seus mais de 700.000 membros distribuídos por todo o mundo. Com sede na Philadelphia, Pennsylvania, EUA, o instituto está presente em outros 280 escritórios chamados capítulos, sendo 15 no Brasil. O PMI foi acreditado em 1989 pelo Instituto nacional americano de padrões (ANSI) como desenvolvedor de padrões e assim orienta seus associados quanto às expectativas através de seu Código de Ética e Conduta Profissional ao qual o profissional precisa aderir além de cumprir com os requisitos necessários para obter a certificação, como ser aprovado em um exame, comprovar experiência profissional e educação formal em Gerência de Projetos. Entende-se por projeto, o “esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único” (PMBOK®, 2013). Nesse sentido o Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos preenche perfeitamente os critérios para ser considerado um projeto. É temporário, pois tem data definida para início e sua conclusão; e único porque mesmo que a

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Vargas, Ricardo. O novo PMBOK® Guide 5ª Edição. 00:05 PM Podcast. Disponível em: www.ricardo-

vargas.com/pt/podcasts/the-new-pmbok-guide-5th-edition/. Acesso: 14 fev 2015.

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Pontos de Vista venha a realizar o mesmo roteiro de viagem, o contexto será diferente e consequentemente com outras incertezas. Para aumentar as chances de sucesso de um projeto, é realizado o Plano de Gerenciamento do Projeto que é o documento composto pelos nove planos auxiliares coordenados, integrados e que descrevem como o projeto será executado, monitorado, controlado e encerrado para que os objetivos possam ser atingidos. Torna-se assim a base para todo o trabalho do projeto.

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3. METODOLOGIA CIENTÍFICA

O método utilizado para elaborar esse TCC foi aplicar as ferramentas e técnicas descritas no PMBOK® 5ª edição, o conteúdo das aulas da turma PROJ19 do ISAN / São Luís, MA e PROJ49 da IBS / Belo Horizonte, MG no desenvolvimento de um Plano de Projeto de viagem cultural aos Estados Unidos que se realizará pela Pontos de Vista no segundo semestre de 2015. O Ciclo de vida deste projeto se dará em 5 fases sequenciais e sobrepostas com características próprias de trabalho: A do Plano de Gerenciamento do Projeto, que corresponde à entrega do TCC; Pré viagem; Viagem; Pós Viagem; e Encerramento. É um ciclo preditivo, uma vez que há necessidade de planejamento do escopo, do tempo e dos custos sejam determinados o mais cedo possível para o produto do projeto, o pacote de viagem, ter valor junto às principais partes interessadas: o cliente e viajante pagante. Na fase do Plano de Gerenciamento do Projeto, se concentram os processos dos grupos de Iniciação e Planejamento, tendo como entrega o TCC, composto pelo Termo de Abertura do Projeto, a Declaração de Escopo, os Planos complementares de Gerenciamento do Escopo, do Tempo, do Custo, da Qualidade, de Recursos Humanos, de Comunicações, de Riscos, de Aquisições, e das Partes Interessadas. O Termo de Abertura do Projeto é o documento que dá início ao projeto e, portanto é entrada para a elaboração do Plano de Gerenciamento do Projeto que normalmente seria desenvolvido pelo patrocinador, mas que para fins didáticos, foi elaborado pela autora do trabalho, que assume o papel de gerente do projeto. Por uma questão de organização, os processos de gerenciamento do projeto foram agrupados nos planos correspondentes a cada uma das áreas de conhecimento e são apresentados na mesma ordem em que se encontram no PMBOK® sem, contudo, refletir o fluxo de desenvolvimento do projeto, uma vez que a grande interdependência entre estes processos resulta em uma sequência de desenvolvimento mais caótica. Podemos dizer que o desenvolvimento deste plano se deu em espiral incremental, onde cada área de conhecimento foi revisitada fazendo os ajustes necessários até que todos os planos estivessem integrados. O Plano de Gerenciamento do Escopo é o componente que descreve como o escopo que foi definido será monitorado, controlado e verificado para garantir que todo o trabalho

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necessário para produzir os resultados desejados, e apenas o necessário, seja incluso no projeto. Como saída do terceiro processo da área - Definir o Escopo, temos a Declaração de Escopo, à qual foi dado maior destaque se encontrando logo após o Termo de Abertura. Da mesma forma, há um capítulo especial para a Estrutura Analítica do Projeto – EAP e o dicionário que a acompanha, fornecendo uma visão estruturada das entregas do projeto, entregas estas decompostas a um nível mais facilmente gerenciável e, portanto o principal instrumento do planejamento. O conjunto da Declaração de Escopo, a EAP e o Dicionário da EAP compõem a Linha de Base do Escopo. O Plano de Gerenciamento do Cronograma é o componente que inclui os processos necessários para garantir que o projeto seja concluído pontualmente. A partir da EAP, foram definidas as atividades e sua sequência, estimados os recursos necessários para a realização das tarefas. Depois de verificada a disponibilidade desses recursos, foi estimada a duração das atividades para então desenvolver o cronograma, que resultará na Linha de Base do Cronograma que será usada para avaliar a evolução do projeto. O Plano de Gerenciamento dos Custos é o componente que estabelece as políticas, procedimentos e documentação necessária para o planejamento, gerenciamento e controle dos custos do projeto garantindo que o mesmo seja realizado dentro do orçamento aprovado. A partir da definição dos pacotes de trabalho e das atividades e recursos necessários para essas entregas, foram estimados os custos. A etapa seguinte, Determinar o Orçamento será realizada após a consolidação da programação da viagem pela Atrium Turismo, que é a parceira neste projeto responsável pela comercialização dos Pacotes de Viagem e pelo gerenciamento dos custos, processos os quais a gerente do projeto não terá autonomia para interferir após a aprovação do orçamento. No entanto, este plano estabelece as ferramentas e técnicas de Controle dos Custos que será realizado em paralelo pela Pontos de Vista de forma a constar nas lições aprendidas e instrumentar futuros projetos similares. O Plano de Gerenciamento da Qualidade é o componente que descreve como as políticas de qualidade da empresa serão implementadas no projeto, definindo os padrões a serem alcançados; as métricas para medir se os padrões estão sendo atingidos e; os mecanismos para garantir que o produto do projeto atenda às necessidades e expectativas dos clientes a que se destina. O Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos (RH) é o componente que descreve como os papéis e responsabilidades, a estrutura hierárquica e o gerenciamento do pessoal do

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projeto serão abordados e estruturados. O principal papel deste plano para este projeto é definir como fazer com que as três pessoas envolvidas neste projeto possam de fato se tornar uma equipe cujo desenvolvimento servirá também para projetos futuros. O Plano de Gerenciamento das Comunicações é o componente que descreve como, quando e por quem as informações sobre o projeto serão administradas e disseminadas. Através dele será desenvolvida uma abordagem apropriada para atender as necessidades de informações e requisitos das diferentes partes interessadas, assegurando uma comunicação eficaz e eficiente. O Plano de Gerenciamento de Riscos é o componente que descreve como as atividades desta área de conhecimento serão estruturadas e executadas para aumentar a probabilidade de êxito do projeto, buscando minimizar os impactos que diferentes acontecimentos adversos poderiam provocar no projeto, afetando o seu sucesso e potencializando as oportunidades identificadas, fazendo-as deixar o campo das incertezas. O Plano de Gerenciamento das Aquisições é o componente que descreve com serão adquiridos produtos, serviços ou resultados fora da equipe do projeto para realizar o trabalho de acordo com os parâmetros de qualidade, custos, prazos e desempenho estabelecidos. Inclui a forma como serão conduzidos os processos de planejamento, condução, administração e encerramento das aquisições. O último plano auxiliar, de Gerenciamento das Partes Interessadas é o componente que define os processos, procedimentos, ferramentas e técnicas para engajar efetivamente as partes interessadas nas decisões e execução do projeto. Tem como base a análise das necessidades, interesses e impacto potencial de cada uma dessas partes. Indica os meios para se buscar o apoio dos stakeholders que se encontram neutros ou resistentes, e para neutralizar a influência negativa de outras partes. Este plano é reflexo das mudanças incorporadas pelo PMBOK® 5ª edição, que acrescentou mais uma área de conhecimento para acompanhar a evolução do pensamento sobre o gerenciamento das partes interessadas. Essa primeira fase que corresponde ao TCC não se encerra na entrega do trabalho acadêmico, pois todos os planos serão revistos ao longo de todo o projeto, incorporando as atualizações periódicas. O resultado desta etapa servirá para orientar, monitorar e controlar os trabalhos nas fases seguintes. Na fase Pré Viagem, se concentram processos dos grupos de planejamento referentes à consolidação da programação da viagem e seu orçamento, processos de execução e

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monitoramento e controle. Nesta parte, a revisão do Plano de Gerenciamento do Projeto será um importante fator para garantir o sucesso do projeto como um todo. A fase Viagem concentra processos dos grupos de execução, monitoramento e controle, e encerramento. Esta fase é crítica, pois nela se concentram os maiores riscos, com os recursos trabalhando no seu limite, com pouco espaço para replanejamento e ainda tendo a gerente do projeto e sua suplente assumido outras funções operacionais. Além disto, esta fase será realizada em outro país, o que dificulta o uso de novos recursos e ainda expõe os clientes a um nível maior de estresse. Será a prova de fogo do planejamento e dela sairão importantes informações que precisarão ser documentadas para serem referenciadas em projetos futuros. Na fase Pós Viagem, se concentram processos de execução e monitoramento e controle. As atividades desta fase buscam a fidelização dos clientes e sua participação na divulgação da empresa e de futuros projetos. Várias atividades necessárias para as entregas desta etapa serão realizadas integralmente ou parcialmente durante a viagem propriamente dita, sobrepondo-se à fase anterior. No encerramento estão os processos referentes à finalização de todas as atividades dos grupos do gerenciamento do projeto e conclusão dos contratos de aquisição, terminando formalmente as fases ou o projeto e liberando os recursos. Desta forma, os trabalhos desta fase terão início ainda antes da viagem e sua principal saída corresponde às lições aprendidas que serão incorporadas aos ativos de processos organizacionais, permitindo que as informações deste projeto possam subsidiar novos empreendimentos.

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4. PLANO DE PROJETO O plano de projeto para o projeto “Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos” é precedido pelo Termo de Abertura seguido da declaração de escopo, da EAP, e dicionário da EAP para então serem descritos os nove planos de gerenciamento: Escopo; Tempo; Custos; Qualidade; Recursos Humanos; Comunicações; Riscos; Aquisições; e Partes Interessadas. Fazem parte deste plano os processos de gerenciamento para garantir o fluxo eficaz do projeto ao longo de sua existência e; processos orientados a produtos que especificam e criam o produto do projeto.

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4.1. Termo de Abertura Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos TERMO DE ABERTURA PROJECT CHARTER Preparado por Cláudia Andrade

Versão 04

Aprovado por Maria Luiza Barbosa de Vasconcellos

14/10/2014

4.1.1 Título do projeto Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos 4.1.2 Resumo das condições do projeto A Pontos de Vista é uma empresa mineira da iniciativa privada que tem por objetivo promover a atualização de um público adulto e da melhor idade que vivenciam uma grande mudança cultural promovida pela globalização, uso da internet, e o aumento da velocidade de produção de novos conteúdos. Para cumprir com sua missão, são propostos encontros para o prazer de conhecer e pensar, organizando e promovendo cursos livres, eventos e viagens culturais. Apesar dos diretores da Pontos de Vista atuarem neste mercado há algum tempo, não aplicam uma metodologia definida no planejamento de seus diferentes projetos culturais, sendo uma oportunidade para implantar e testar as boas práticas propostas pelo Project Management Institute (PMI) em projetos culturais. Atendendo a uma demanda de seus clientes, a Pontos de Vista, iniciou no segundo semestre de 2014 um curso de Inglês objetivando instrumentar adultos a se comunicarem nas situações mais comuns do dia a dia de um viajante em países que têm o Inglês como primeiro ou segundo idioma. Foi proposta uma viagem aos Estados Unidos como oportunidade para os alunos além de experimentarem na vida real o que aprenderam na sala de aula, se aproximarem da língua inglesa através do entendimento da cultura americana. Uma vez que a primeira turma de inglês para viagens é composta por poucos alunos, e sendo este um fator importante para a viabilidade do projeto, optou-se por abrir vagas para

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outros interessados que não estejam matriculados no curso, estabelecendo-se o tamanho ideal do grupo entre 20 e 25 pagantes. Como destino para esta viagem foi selecionada inicialmente a Cidade de Chicago por ser considerada a mais americana de todas as cidades dos Estados Unidos. Embora seja a terceira maior cidade daquele país, permanece pouco conhecida por brasileiros que ignoram sua importância, beleza, riqueza cultural e sua grande mobilidade urbana. Também nessa cidade, são poucas as pessoas que dominam o português, exigindo do aluno que se esforce para utilizar o inglês na sua comunicação. No entanto, considerando o aspecto turístico da viagem, percebeu-se a necessidade de inclusão de mais cidades no roteiro sendo incluídas Boston e Washington em função da importância que têm na formação dos Estados Unidos, e Nova York por ser um dos agentes propulsores das novas tendências da cultura americana e um dos destinos mais buscados por brasileiros. Contribuindo para a realização da viagem, será firmada parceria com uma agência de viagens, que ficará responsável pelas reservas de passagens aéreas, hotéis e outros transportes terrestres, bem como pela comercialização do pacote. Nome do gerente do projeto, suas responsabilidades e sua autoridade Fica designada como gerente do projeto a Sra. Cláudia Andrade que tem como responsabilidades, elaborar o itinerário e a programação preliminares da viagem além de gerenciar as atividades relativas à gerência deste projeto, desde o seu planejamento até o retorno do grupo ao Brasil, excetuando aquelas que ficarem a cargo da agência de turismo. A gerente de projetos poderá ser contatada pelo e-mail [email protected] ou [email protected] e ainda pelos tels. (31) 8385-7660, 8508-5774 ou 4141-9034. 4.1.3 Necessidades básicas do trabalho a ser realizado Para a realização do trabalho, serão necessárias, inicialmente, reuniões entre a diretoria da Pontos de Vista, a Gerente de Projetos e a Agência de turismo selecionada para agenciar a viagem. Estando o roteiro e orçamento definidos, terá início a fase de divulgação, fazendo parte desta fase, palestras sobre cada uma das cidades que serão visitadas de forma a criar interesse pelo roteiro e a elaboração de material de marketing privilegiando o meio digital.

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Após a definição do grupo que realizará a viagem, serão realizadas reuniões para definição dos fornecedores de serviços nos Estados Unidos, como hotéis e restaurantes entre aqueles pré-selecionados. Também serão apresentadas palestras sobre o roteiro cultural e os aspectos que serão explorados durante a viagem, sendo o aspecto didático um diferencial importante do pacote ofertado pela Pontos de Vista de outros pacotes de viagem encontrados no mercado. Ao final da viagem, será realizado um evento de fechamento onde será possível medir os resultados do produto do projeto, com a realização de atividades para avaliar o grau de satisfação do cliente final. Este evento será uma oportunidade de confraternização e estreitamento de laços entre os membros do grupo e entre o grupo e a Pontos de Vista com o intuito de fidelização dos clientes. Neste momento será entregue um livro com fotos e legendas como um diário de viagens para cada um dos viajantes 4.1.4 Descrição do projeto Produto do projeto Este projeto tem por objetivo promover uma viagem cultural aos Estados Unidos por um período de 15 dias durante o Outono de 2015, proporcionando aos viajantes momentos de aprendizado aliado ao lazer, e tendo como limite de custo US$ 10.000,00 (dez mil dólares) por pessoa pagante incluindo passagens aéreas internacionais, deslocamento entre cidades, hotéis, ingressos para os eventos do programa bem como as atividades que ocorrerão pré e pós viagem. Serão visitadas as cidades de Chicago, Boston, Washington e Nova York privilegiando o transporte terrestre como meio de deslocamento entre as cidades, favorecendo a observação da paisagem durante o outono bem como outros aspectos intangíveis da cultura americana. Em Chicago serão visitados exemplares da arquitetura estadunidense e arte tanto ao ar livre como em instituições de renome. Também serão explorados os aspectos gastronômicos e a diversidade de um país formado por imigrantes. Em Boston, berço da civilização americana, os viajantes serão introduzidos à história daquele país, da sua colonização e independência. Também será uma oportunidade para desmistificar a gastronomia daquele país e visitar duas entre as cinco melhores universidades no ranking mundial.

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Em Washington, será explorado o aspecto do poder nacional sendo visitados os ícones das três esferas: legislativo, executivo e judiciário. Também serão visitados monumentos que homenageiam vultos da história do país e será possível sensibilizar os viajantes com o impacto gerado pelas guerras. Em Washington serão visitados museus do Instituto Smithsonian. Nova York fechará a viagem como sendo a cidade promotora da cultura americana em outros países em função do número de visitantes anuais, sendo capaz de influenciar a mídia, a moda, a gastronomia, o entretenimento, comércio e finanças ao redor do globo. Além dos passeios que farão parte do roteiro, e para os quais estarão inclusos os ingressos, serão indicadas atividades para os períodos livres bem como sugeridos restaurantes que não estarão inclusos no preço do pacote. Antes da viagem, serão apresentadas quatro palestras de duas horas de duração cada sobre as quatro cidades como forma de divulgar o roteiro e criar interesse entre os principais clientes. Estas palestras serão precedidas de um coffee break que será custeado pela Pontos de Vista. Após a formação do grupo e antecedendo a viagem, serão realizadas palestras introduzindo os aspectos culturais que serão explorados durante a viagem: história americana; formação do tecido social; arquitetura e artes plásticas; e gastronomia. Também será realizada uma aula com uma organizadora de malas profissional, com dicas do que vestir durante o vôo e durante a execução do roteiro, que poderá ser compartilhada com outros grupos e público. Ao retornar ao Brasil, será realizada uma palestra concluindo o conteúdo apresentado e experimentado in loco, quando será realizada uma pesquisa de satisfação dos clientes. Este evento será uma oportunidade de confraternização e estreitamento de laços do grupo que receberá como lembrança surpresa, um fotolivro com legendas, criando um vínculo afetivo com a Pontos de Vista. Os viajantes serão acompanhados durante todo o roteiro por uma professora/guia e, pelo menos, um representante da Pontos de Vista que serão responsáveis pela condução da excursão, e pela realização de dinâmicas com o objetivo de manter a unidade do grupo. Não faz parte do escopo do produto a obtenção de passaporte e dos vistos de entrada nos Estados Unidos.

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Além da programação cultural, este projeto tem como segundo objetivo aplicar os processos, ferramentas, técnicas e normas preconizadas pelo PMI no planejamento e gerenciamento de projetos culturais, buscando um padrão a ser seguido em projetos futuros da Pontos de Vista. 4.1.5 Cronograma básico do projeto Este projeto estará dividido em três fases: Pré Viagem; Viagem e Pós Viagem. Atividades Pré Viagem (Outubro de 2014 a Setembro de 2015) Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun

Jul

Ago

Set

10ª

11ª

12ª

Aprovação do Termo de Abertura Itinerário Programação Orçamento Seleção de fornecedores Divulgação Formação do grupo Palestras / Aulas introdutórias Atividades a serem realizadas por semana entre a primeira semana de outubro de 2015 a 1ª semana de dezembro Viagem 1ª

2ª

3ª

4ª

5ª

Embarque Realização do roteiro Desembarque Pós Viagem Seleção de fotos Edição de fotoálbum Evento Encerramento Quadro 01 – Cronograma básico do projeto

6ª

7ª

8ª

9ª

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4.1.6 Estimativas iniciais de custo Os custos com o gerenciamento do projeto serão absorvidos pela gerente de projetos não representando custos para o projeto. No entanto, serão medidas as horas trabalhadas de forma a constar nas lições aprendidas. A Pontos de Vista terá o custo apenas com a divulgação do Pacote de Viagens, incluindo a arte para e-maketing, divulgação pelo Facebook e distribuição de folders, o que totalizará R$ 2.000,00 (dois mil reais). As reuniões entre a Pontos de Vista, a Gerente de Projetos e a agência de viagens não representarão custos para o projeto, mas serão medidas as horas reunidas para fazer constar nas lições aprendidas. O custo com as palestras de divulgação da viagem e de apresentação do conteúdo e de organização de mala, bem como dos respectivos coffe breaks serão incluídos no valor total do pacote de viagens e rateado entre os viajantes. Este custo está estimado em R$ 1.000,00 (mil reais). Os fotoálbuns que serão produzidos com o diário e fotos da viagem tem como custo estimado R$ 150,00 (cento e cinquenta reais) por pessoa, incluindo o valor da arte e edição. Este custo deverá ser incluso no valor do pacote. Os custos da Agência de Viagens serão de sua responsabilidade, e estarão inclusos nos valores dos pacotes que não poderão ultrapassar US$ 10.000,00 (dez mil dólares) por pagante. Portanto, o custo total máximo do projeto não poderá ultrapassar US$ 250.000,00 (duzentos e cinquenta mil dólares). 4.1.7 Administração Necessidade inicial de recursos Este projeto terá a necessidade dos seguintes recursos humanos por fase: Plano de Gerenciamento do Projeto 

Gerente de projetos

Pré Viagem 

Gerente de projetos;



Representante da direção da Pontos de Vista;



Representante da agência de viagens;

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

Designer gráfico (material de divulgação).

Viagem 

Gerente de projetos;



Representante da direção da Pontos de Vista;



Representante da agência de viagens;



Professor/guia;



Guias locais;



Fotógrafo voluntário;



Responsável pelo diário de viagem;

Pós Viagem 

Gerente de projetos;



Representante da direção da Pontos de Vista;



Professor-guia;



Designer gráfico (foto-álbum);



office boy.

Encerramento 

Gerente de Projetos;



Representante da direção da Pontos de Vista;



Representante da agência de viagens.

Serão necessários os seguintes equipamentos: 

Computador;



HD externo (back-up);



Máquina fotográfica digital com boa resolução e zoom;



Notebook para descarregar fotos e manter diário de viagem;



Pendrives para gravação de backup;



Rádios e fones para comunicação entre professor/guia e o grupo/alunos durante a viagem;



Sala de aula com datashow para apresentação das palestras.



Espaço para reunião/aula nos hotéis durante a viagem.

A equipe de projetos será composta inicialmente, pela gerente de projetos e professora/guia, um representante da Pontos de Vista, um representante da agência de viagens.

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Necessidade de suporte pela organização Este é um projeto-piloto no que diz respeito à introdução de metodologia de Gerenciamento compatível com as boas práticas adotadas e difundidas pelo PMI. Apesar de ser considerado um projeto isolado, o apoio organizacional contribuirá para o seu sucesso. Há interesse da Pontos de Vista em aplicar os processos, as ferramentas e técnicas apresentadas no PMBOK 5ª Edição e, pelo menos, um representante da sua diretoria participará ativamente da equipe de projetos, inclusive buscando o apoio de outros professores. O apoio da agência de viagens parceira é essencial, uma vez que a mesma será responsável pelas reservas e aquisições das passagens aéreas e terrestres, traslados, hotéis, visitas guiadas, ingressos às atrações do roteiro, bem como pela venda dos pacotes de viagem ao grupo formado pela Pontos de Vista. Controle e gerenciamento das informações do projeto As informações serão inicialmente armazenadas e gerenciadas pela Gerente de Projetos em seu computador pessoal, sendo realizados backups em HD externo periodicamente, sendo todas as informações geradas ao longo do projeto agregados os resultados do projeto serão transferidas para a Pontos de Vista, que ficará responsável pelo seu armazenamento após o encerramento do projeto. Conforme os documentos sejam produzidos, serão encaminhados via e-mail para a Pontos de Vista para aprovação. Após a revisão final, serão impressos e comporão uma pasta que será repassada a Pontos de Vista ao final do projeto junto aos arquivos digitais. APROVAÇÕES Maria Luiza Vasconcellos Sócia administradora Jorge Toledo Sócio Pontos de Vista Cláudia Andrade Gerente do Projeto

Assinatura

Data

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4.2. Declaração de Escopo Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos DECLARAÇÃO DE ESCOPO SCOPE STATEMENT Preparado por Cláudia Andrade

Versão 02

Aprovado por Maria Luiza Barbosa de Vasconcellos

24/10/2014

4.2.1 Time do Projeto Cláudia Andrade

Maria Luiza B. Vasconcellos

Beatriz Dornas

Gerente do Projeto e Professora Guia

Pontos de Vista Sócia Administradora

Atrium Turismo Representante

4.2.2 Descrição do Projeto Este é um projeto-piloto da aplicação dos preceitos do PMI no gerenciamento de projetos culturais da Pontos de Vista. O projeto do Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos a ser realizado durante o outono de 2015 será dividido em três etapas: Pré Viagem, Viagem e Pós Viagem onde a maior parte das atividades gerenciais da fase Pré Viagem serão apresentadas no Trabalho de Conclusão de Curso (TCC) de Gerenciamento de Projetos cursado em parte no ISAN – Instituto Superior de Administração e Negócios em São Luís, MA e parte na IBS Business School em Belo Horizonte, MG e elaborado pela aluna Cláudia Nunes de Lima e Andrade, bem como propostas ferramentas e técnicas a serem aplicadas durante as demais fases. O Pacote de Viagem Cultural inclui atividades em Chicago, IL; Boston, MA; Washington, D.C. e Nova Iorque, NY nos Estados Unidos como parte de proposta pedagógica sobre os aspectos da cultura americana e oportunidades para aplicação do conteúdo programático do módulo Inglês para viagens do Curso English for Special Purposes. A viagem será precedida de atividades introdutórias do conteúdo e o projeto terá fechamento no Brasil, após a viagem, com uma aula de conclusão, quando será medida a satisfação dos integrantes do grupo, e consequentemente o grau de sucesso do projeto.

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Os documentos serão armazenados pela Pontos de Vista e farão parte das Lições Aprendidas, embasando uma metodologia própria de Gerenciamento de Projetos Culturais e criação de templates personalizados. 4.2.3 Objetivos do projeto Este projeto tem por objetivo planejar, coordenar, controlar e executar uma viagem cultural aos Estados Unidos por um período de 15 dias, assegurando que todos os requisitos sejam atendidos e que todos os serviços contratados sejam entregues, proporcionando aos viajantes momentos de aprendizado aliado ao lazer, e tendo como limite de custo US$ 10.000,00 (dez mil dólares) por pessoa. O segundo objetivo é aplicar os processos, ferramentas, técnicas e normas preconizadas pelo PMI no planejamento e gerenciamento de projetos culturais, buscando um padrão a ser seguido em projetos futuros da Pontos de Vista. 4.2.4 Justificativa do projeto A Pontos de Vista é uma empresa mineira da iniciativa privada que tem por objetivo promover a atualização de um público adulto e da melhor idade que vivenciam uma grande mudança cultural promovida pela globalização, uso da internet, e o aumento da velocidade de produção de novos conteúdos. Para cumprir com sua missão, são propostos encontros para o prazer de conhecer e pensar, organizando e promovendo cursos livres, eventos e viagens culturais. Apesar dos diretores da Pontos de Vista atuarem neste mercado há algum tempo, não aplicam uma metodologia definida no planejamento de seus diferentes projetos culturais, sendo uma oportunidade para implantar e testar as boas práticas propostas pelo Project Management Institute (PMI) em projetos culturais. Atendendo a uma demanda de seus clientes, a Pontos de Vista, iniciou no segundo semestre de 2014 um curso de Inglês objetivando instrumentar adultos a se comunicarem nas situações mais comuns do dia-a-dia de um viajante em países que têm o Inglês como primeiro ou segundo idioma. Foi proposta uma viagem aos Estados Unidos como oportunidade para os alunos além de experimentarem na vida real o que aprenderam na sala de aula, se aproximarem da língua inglesa através do entendimento da cultura americana.

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Como a primeira turma de inglês para viagens é composta por poucos alunos, e sendo este um fator importante para a viabilidade do projeto, optou-se por abrir vagas para outros interessados que não estejam matriculados no curso, estabelecendo-se o tamanho ideal do grupo entre 20 e 25 pagantes. Como destino para esta viagem foi selecionada inicialmente a Cidade de Chicago por ser considerada a mais americana de todas as cidades dos Estados Unidos. Embora seja a terceira maior cidade daquele país, permanece pouco conhecida por brasileiros apesar da sua importância, beleza, riqueza cultural e sua grande mobilidade urbana. Também nessa cidade, são poucas as pessoas que dominam o português, exigindo do aluno que se esforce para utilizar o inglês na sua comunicação. No entanto, considerando o aspecto turístico da viagem, percebeu-se a necessidade de inserção de mais cidades no roteiro sendo incluídas Boston e Washington em função da importância que têm na formação dos Estados Unidos, e Nova York por ser um dos destinos mais buscados por brasileiros. Contribuindo para a realização da viagem, será firmada parceria com uma agência de viagens, que ficará responsável pelas reservas de passagens aéreas, hotéis e outros transportes terrestres, bem como pela venda final do pacote.

Produto do projeto Viagem internacional saindo de Belo Horizonte com destino a Chicago, traslado entre aeroporto e hotel; hospedagem nas cidades de Chicago, Boston, Nova York e Washington; transporte entre as cidades; passeio turístico de barco pelo rio Chicago promovido pela Chicago Architecture Foundation; passeios turísticos a pé pela região do “Loop” em Chicago, pela Freedom Trail em Bostom, The Mall em Washington e Downtown em Nova York; passeio noturno de visita aos monumentos em Washington; entrada e visita guiada no Art Institute de Chicago, no Capitólio, em, pelo menos, um dos museus Smithsonian a ser definido; museus em Nova York a serem definidos; visita a outlets localizados ao redor de Nova York e ao final será produzido um livro com fotos da viagem a ser editado e entregue no evento de fechamento após o retorno ao Brasil.

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4.2.5 Expectativa do cliente O cliente final, o viajante, tem como expectativa a boa aplicação de seus recursos em atividades culturais, educativas e de lazer. Os alunos do módulo Inglês para viagens têm como expectativa a aplicação do conteúdo programático das aulas lecionadas no Brasil, desenvolvendo sua fluência na língua e maior independência. Os viajantes têm interesse em aprender sobre a história dos Estados Unidos e outros aspectos culturais, se livrando de pré-conceitos e estereótipos sobre o povo americano. A Pontos de Vista tem como expectativa maior formalidade nos processos de gerenciamento de seus projetos culturais; o crescimento da sua participação no mercado; o fortalecimento da marca; e fidelização dos clientes finais. A Atrium, agência de turismo selecionada, tem como expectativa a continuidade da parceria em projetos futuros, com o crescimento da sua participação no mercado e fortalecimento da marca. Os fornecedores de serviços têm interesse de ocupação máxima da sua capacidade produtiva, gerando receita e perpetuidade do negócio. Há interesse em consolidação da marca, obtenção de boas referências e fidelização dos clientes.

4.2.6 Fatores de sucesso do projeto 1. O grupo de viajantes deve ter o mínimo de 20 pagantes; 2. O máximo de escopo (passeios) possível deve ser realizado; 3. Os hotéis devem estar bem localizados e devem oferecer café da manhã; 4. As acomodações deverão seguir o padrão estabelecido na reserva; 5. Os guias deverão ter grande conhecimento e ao mesmo tempo devem ser gentis e amigáveis; 6. Todos os dias da viagem devem ser preenchidos com atividades, mas deve ser reservado um tempo livre para programas independentes; 7. Atividades com duração superior a duas horas devem prever intervalos para descanso; 8. O grupo deve manter a unidade; 9. A programação de viagem deve ser cumprida;

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10. Percepção final dos viajantes que além de se divertirem e exercitarem o idioma, aprenderam sobre a cultura americana; 11. Pelo menos 80% do grupo deve se declarar interessado em participar de próximas viagens culturais com a Pontos de Vista.

4.2.7 Restrições 1. O limite de US$ 10.000,00 (dez mil dólares) por participante não poderá ser ultrapassado; 2. A viagem não poderá coincidir com outras viagens culturais previamente programadas pela Pontos de Vista respeitando um intervalo mínimo de 30 (trinta) dias entre viagens. 4.2.8 Premissas 1. Todas as reservas de passagens, hotéis e restaurantes serão realizadas pela Atrium Turismo; 2. A aquisição do pacote de viagens será feita diretamente na Atrium Turismo; 3. Todos os viajantes terão passaporte e visto de entrada nos Estados Unidos válidos na data da viagem; 4. Os hotéis terão o café-da-manhã incluso no valor da diária; 5. Todos os participantes estarão em boas condições de saúde sendo capazes de participar dos roteiros a pé propostos. 6. Condições climáticas favoráveis durante o período de viagem. 4.2.9 Exclusões específicas 1. A obtenção de passaportes e vistos de entrada nos Estados Unidos, que deverão ser providenciados por cada um dos viajantes até a data limite. 2. A alimentação, que será de responsabilidade dos participantes, exceto quando indicado no programa. 3. Ingressos para shows como da Broadway, Off Broadway (Nova York), Second City e Opera House (Chicago) entre outros que não estejam especificados explicitamente na programação.

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4.2.10 Principais atividades e estratégias do projeto Gerenciamento do Projeto Elaboração do Plano do Projeto completo contendo os 11 documentos que será apresentado no formato de TCC ao curso MBA em Gerenciamento de Projetos, PósGraduação latu sensu, da Fundação Getúlio Vargas como requisito parcial para a obtenção do Grau de Especialista em Gerenciamento de Projetos. Fazem parte do Gerenciamento do Projeto os processos de Monitoramento e Controle; e Encerramento do projeto. O encerramento do projeto constará na EAP como uma fase separada, uma vez que esta se dará após a conclusão do curso MBA em Gerenciamento de Projetos e os documentos gerados pelos processos nessa fase serão arquivados e mantidos pela Pontos de Vista. Os processos de Monitoramento e Controle serão realizados ao longo da execução do projeto nas fases de Pré Viagem, Viagem e Pós Viagem. Pré Viagem 

Reunião inicial de apresentação do projeto, quando serão coletadas informações necessárias para a elaboração do Termo de Abertura do Projeto;



Aprovação do Termo de Abertura do Projeto pela administração da Pontos de Vista;



Aprovação do Itinerário de Viagem pela Pontos de Vista;



Reunião com a Atrium, agência de turismo selecionada, para apresentação da programação preliminar;



Aprovação da programação completa que será elaborada em conjunto pela professora/guia e a Atrium com anuência da Pontos de Vista;



Aprovação de Fornecedores pré-selecionados pela equipe do projeto;



Aprovação de orçamento preliminar que será realizado pela Atrium a partir da aprovação do itinerário e programação;



Elaboração do material de divulgação por designer gráfico a ser escolhido pela Pontos de Vista;



Divulgação por meio digital através de publicação em página do Facebook, envio de e-mail marketing e impressão de cartazes e folders que serão distribuídos em locais a serem definidos;

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

Também farão parte da divulgação quatro palestras sobre as cidades do roteiro com o intuito de incitar o interesse pelo roteiro e apresentar a professora/guia para os potenciais clientes;



Formação de Grupo tendo como público-alvo os alunos do módulo de Inglês para Viagem do Curso English for Special Purposes, alunos de outros cursos ofertados pela Pontos de Vista, e carteira de clientes da Atrium Turismo;



Aulas introdutórias dos aspectos culturais americanos que serão explorados durante a viagem;



Aula de organização de mala com o intuito de reduzir volumes que poderiam dificultar os deslocamentos entre as cidades; facilitar a passagem pela checagem de segurança nos aeroportos; reduzir riscos de extravio de bagagem e prover maior conforto e comodidade para os viajantes.

Viagem 

Embarque conforme programação;



Realização de Roteiro conforme a programação, seguindo os procedimentos de gerenciamento de risco de forma a minimizar as chances de incidentes e/ou seus impactos, e consequentemente elevando a percepção de satisfação dos clientes;



Desembarque no Brasil conforme programação.

Pós Viagem 

Foto álbum de viagem que será elaborado com dados levantados em diário de viagem e fotos tiradas do grupo nas diversas atividades. Também serão convidados os viajantes a participarem na troca de fotos que passarão por um processo de seleção. O álbum será diagramado e editado em padrão superior, sendo um importante veículo de divulgação dos projetos culturais da Pontos de Vista e fidelização de seus clientes;



Evento de fechamento será realizado nas premissas da Pontos de Vista, com uma aula de conclusão dos aspectos culturais investigados in loco, sendo uma oportunidade para confraternização colaborando para um vínculo emocional e afetivo para e manutenção da unidade do grupo e fidelização do cliente;



Pesquisa de Satisfação formal aplicada no evento de fechamento que contribuirá para avaliação de sucesso do projeto, e os ajustes necessários para projetos futuros. A pesquisa será integrada às lições aprendidas.

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4.2.11 Entregas do projeto As principais entregas deste projeto são o TCC, a programação da viagem ajustada ao orçamento e itinerário aprovados, o material de divulgação para a comercialização do Pacote de Viagem Cultural pela agência de turismo, a formação do grupo, a viagem em si (realização do roteiro, embarque e desembarque), as atividades pós viagem, conforme descritas no quadro de entregas e marcos do projeto. 4.2.12 Orçamento do projeto O custo máximo do projeto deve ser de US$ 250.000,00 (duzentos e cinquenta mil dólares), incluindo todas as atividades, custo este que será rateado entre 25 (vinte e cinco) viajantes. O orçamento e o gerenciamento dos custos serão de responsabilidade da Atrium Turismo.

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4.2.13 Plano de entregas e marcos do projeto As entregas e marcos do projeto respeitarão as datas estabelecidas do quadro abaixo: Entrega

Descrição

Término

Gerenciamento do Plano de Gerenciamento do Projeto Projeto Encerramento

16/02/2015

Pré Viagem

Reunião inicial

08/10/2014

Aprovação do Termo de Abertura

14/10/2014

Aprovação do Itinerário

05/01/2015

Apresentação da programação preliminar

03/03/2015

Aprovação de fornecedores

10/08/2015

Aprovação de orçamento preliminar

04/03/2015

Aprovação da programação completa

04/03/2015

Material de divulgação

20/03/2015

Início da Divulgação

10/04/2015

Grupo Formado

Maio / 2015

Aulas introdutórias dos aspectos culturais

Abril, Jul e Set 2015

Aula de organização de mala

25/09/2015

Embarque

15/10/2015

Realização de roteiro

Outubro 2015

Desembarque no Brasil

31/10/2015

Foto álbum (fotolivro)

23/11/2015

Evento de encerramento

26/11/2015

Pesquisa de Satisfação

26/11/2015

Viagem

Pós Viagem

30/11/2015

Quadro 02 – Plano de entregas e marcos do projeto

APROVAÇÕES Maria Luiza Vasconcellos Sócia administradora Beatriz Dornas Atrium Turismo Cláudia Andrade Gerente do Projeto

Assinatura

Data

40

4.3 ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO (EAP)

Figura 01 – Estrutura analítica do projeto - EAP

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Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos DICIONÁRIO DA EAP Pacote: Plano de Gerenciamento do Projeto / TCC Preparado por Cláudia Andrade

Versão: 01

Aprovado por Maria Luiza Barbosa de Vasconcellos

26/10/2014

Informações básicas Este pacote corresponde aos onze documentos de Gerenciamento do Projeto que serão entregues como TCC do curso de Gerenciamento de Projetos, e que integram o Plano de Gerenciamento do Projeto. Código EAP

1.1.1 Termo de Abertura do Projeto

Responsável

Cláudia Andrade

Prazo estimado

14/10/2014

Custo estimado

R$ 0,00

Principais tarefas a serem realizadas Desenvolver documento contendo as condições do projeto, suas necessidades, a descrição do produto do projeto, o cronograma básico e estimativa de custos iniciais, a responsabilidade e autonomia do gerente de projetos e o suporte necessário para a sua realização. Recursos previstos A aluna Cláudia Andrade da turma PROJ049 do curso em Gerenciamento de Projetos do Programa da FGV Management realizado nas dependências da IBS Business School e que se incumbirá do cargo de gerente do projeto, sendo o documento gerado em seu computador pessoal. Este pacote de trabalho não representará custos para o projeto. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Aprovação do tema do TCC pelo orientador André Valle; 2. Aprovação pela Pontos de Vista da aplicação de metodologia de gerenciamento de projetos em um projeto de viagem cultural aos Estados Unidos e autorização para a apresentação do trabalho como TCC do curso de especialização latu sensu em Gerenciamento de Projetos da FGV/IBS em novembro de 2014.

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3. Entrevista sobre os fatores ambientais e os ativos de processos organizacionais da empresa Pontos de Vista; 4. Especificação do trabalho do projeto. Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Identificar as partes interessadas; 2. Planejar o Gerenciamento do Escopo; 3. Definir o Escopo; 4. Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto; Riscos associados ao pacote Não aprovação pela administração da Pontos de Vista ou pelo orientador do Programa FGV Management, André Valle.

Código EAP

1.1.2 Declaração do Escopo

Responsável

Cláudia Andrade

Prazo estimado

22/10/2014

Custo estimado

R$ 0,00

Principais tarefas a serem realizadas Desenvolver documento conforme formato indicado pelo orientador André Valle, contendo a descrição do projeto e do produto do projeto, Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos, os objetivos, as justificativas, suas premissas, restrições e exclusões, as expectativas dos clientes e os fatores de sucesso. Recursos previstos A aluna Cláudia Andrade da turma PROJ049 do curso em Gerenciamento de Projetos do Programa da FGV Management realizado nas dependências da IBS Business School e que se incumbirá do cargo de gerente do projeto, sendo o documento gerado em seu computador pessoal. Este pacote de trabalho não representará custos para o projeto.

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Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Termo de abertura do projeto; 2. Identificação dos principais stakeholders; 3. Coleta dos requisitos e definição de premissas e restrições. Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Criar a EAP; 2. Sequenciar as atividades; 3. Estimar as durações das atividades; 4. Desenvolver o cronograma; 5. Planejar o gerenciamento dos riscos; 6. Realizar a análise qualitativa dos riscos. Riscos associados ao pacote Falta de clareza na delimitação do escopo; escopo não incluir todo o trabalho necessário para assegurar que o projeto seja bem-sucedido; escopo incluir mais trabalho que o necessário para a conclusão do projeto tornando-o mais oneroso; falta de alinhamento entre a gerência do projeto, o patrocinador e outras partes interessadas sobre os requisitos do projeto.

Código EAP

1.1.3 Plano de Gerenciamento do Escopo

Responsável

Cláudia Andrade

Prazo estimado

16/02/2015

Custo estimado

R$ 0,00

Principais tarefas a serem realizadas Este pacote tem por objetivo assegurar que o projeto inclua o trabalho necessário para ser concluído com sucesso. Para isto, serão realizados os seguintes processos: Planejar o gerenciamento do escopo que define como o escopo será desenvolvido, validado e controlado, fornecendo orientações e instruções para o seu gerenciamento ao longo de todo o projeto; Coletar os requisitos; Definir o escopo; e Criar a EAP.

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Recursos previstos A aluna Cláudia Andrade da turma PROJ049 do curso em Gerenciamento de Projetos do Programa da FGV Management realizado nas dependências da IBS Business School e que se incumbirá do cargo de gerente do projeto, sendo o documento gerado em seu computador pessoal. Este pacote de trabalho não representará custos para o projeto. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Planejar o Gerenciamento do Projeto; 2. Entrevista sobre os fatores ambientais e os ativos de processos organizacionais da empresa Pontos de Vista; 3. Termo de Abertura do Projeto. Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Definir as atividades; 2. Estimar os custos; 3. Identificar os riscos; 4. Planejar o gerenciamento da qualidade; 5. Planejar o gerenciamento das aquisições; 6. Atualizar os documentos do projeto; 7. Validar o escopo; 8. Controlar o escopo; 9. Monitorar e controlar o trabalho do projeto. Riscos associados ao pacote Falta de alinhamento entre as partes com relação ao escopo do projeto e do produto.

Código EAP

1.1.4 Plano de Gerenciamento do Tempo / Cronograma

Responsável

Cláudia Andrade

Prazo estimado

16/02/2015

Custo estimado

R$ 0,00

Principais tarefas a serem realizadas Este plano tem por objetivo orientar como o projeto deve ser gerenciado para ser concluído no prazo. Fazem parte deste pacote os seguintes processos: Planejar o gerenciamento do

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cronograma que estabelece as políticas, procedimentos e documentação para planejar, desenvolver, gerenciar, executar e controlar o cronograma do projeto; Definir as atividades; Sequenciar as atividades; Estimar os recursos das atividades; Estimar as durações das atividades; e Desenvolver o cronograma. Recursos previstos A aluna Cláudia Andrade da turma PROJ049 do curso em Gerenciamento de Projetos do Programa da FGV Management realizado nas dependências da IBS Business School e que se incumbirá do cargo de gerente do projeto, sendo o documento gerado em seu computador pessoal. Este pacote de trabalho não representará custos para o projeto. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Plano de Gerenciamento do Projeto; 2. Termo de Abertura do Projeto; 3. Criar a EAP 4. Entrevista sobre os fatores ambientais e os ativos de processos organizacionais da empresa Pontos de Vista. Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto; 2. Identificar os riscos; 3. Estimar os custos; 4. Planejar o gerenciamento dos recursos humanos; 5. Planejar o gerenciamento das aquisições; 6. Atualizar os documentos do projeto; 7. Controlar o cronograma; 8. Monitorar e controlar o trabalho do projeto. Riscos associados ao pacote Parte das atividades serão realizadas por empresa parceira, havendo menor controle de todas as fases. Poderá haver falha na identificação de todas as atividades necessárias para garantir as entregas do trabalho, comprometendo as estimativas de recursos e cronograma. As estimativas podem

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não ser confiáveis, uma vez que este é um projeto-piloto da Pontos de Vista e ainda não existem informações suficientes sobre projetos semelhantes. Código EAP

1.1.5 Plano de Gerenciamento dos Custos

Responsável

Cláudia Andrade

Prazo estimado

16/02/2015

Custo estimado

R$ 0,00

Principais tarefas a serem realizadas Este pacote tem por objetivo propor as ações necessárias para que o projeto possa ser concluído dentro do orçamento aprovado. Fazem parte os processos: Planejar o gerenciamento dos custos, onde são estabelecidas as políticas, os procedimentos e a documentação para planejamento, gestão, despesas, e controle dos custos do projeto; Estimar os custos; e Determinar o orçamento. Recursos previstos A aluna Cláudia Andrade da turma PROJ049 do curso em Gerenciamento de Projetos do Programa da FGV Management realizado nas dependências da IBS Business School e que se incumbirá do cargo de gerente do projeto, sendo o documento gerado em seu computador pessoal. Este pacote de trabalho não representará custos para o projeto. Os custos referentes às fases Pré Viagem, Viagem, Pós Viagem serão administrados pela Atrium Turismo e Pontos de Vista, e a gerente de projetos não terá autonomia sobre eles. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Plano de Gerenciamento do Projeto; 2. Termo de Abertura do Projeto; 3. Criar a EAP; 4. Desenvolver o cronograma; 5. Identificar os riscos; 6. Entrevista sobre os fatores ambientais e os ativos de processos organizacionais da empresa Pontos de Vista.

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Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto; 2. Estimar os recursos das atividades; 3. Planejar o gerenciamento das aquisições; 4. Atualizar os documentos do projeto; 5. Controlar os custos; 6. Monitorar e controlar o trabalho do projeto. Riscos associados ao pacote O orçamento e gestão dos custos da viagem serão de responsabilidade de Atrium Turismo, assim como a maior parte das atividades de Pré e Pós Viagem, e a gerente do projeto não tem autonomia sobre os seus processos. Mudanças na economia nacional e mundial; estimativas muito otimistas ou pessimistas; falta de informações sobre projetos similares desenvolvidos pela Pontos de Vista podem dificultar.

Código EAP

1.1.6 Plano de Gerenciamento da Qualidade

Responsável

Cláudia Andrade

Prazo estimado

16/02/2015

Custo estimado

R$ 0,00

Principais tarefas a serem realizadas Fazem parte deste pacote processos e atividades que buscam assegurar que o projeto satisfaça às necessidades para as quais foi desenvolvido, entre eles: Planejar o gerenciamento da qualidade onde são identificados os requisitos e/ou padrões de qualidade do projeto e suas entregas. Recursos previstos A aluna Cláudia Andrade da turma PROJ049 do curso em Gerenciamento de Projetos do Programa da FGV Management realizado nas dependências da IBS Business School e que se incumbirá do cargo de gerente do projeto, sendo o documento gerado em seu computador pessoal. Este pacote de trabalho não representará custos para o projeto.

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A impressão dos documentos como formulários e pesquisa de qualidade serão de responsabilidade da administração da Pontos de Vista. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Plano de Gerenciamento do Projeto; 2. Identificar as partes interessadas; 3. Identificar os riscos; 4. Coletar os requisitos; 5. Entrevista sobre os fatores ambientais e os ativos de processos organizacionais da empresa Pontos de Vista. Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto; 2. Atualizar os documentos do projeto; 3. Realizar a Garantia da Qualidade; 4. Realizar o Controle da Qualidade; 5. Monitorar e controlar o trabalho do projeto; 6. Realizar o controle integrado de mudanças. Riscos associados ao pacote Parte das atividades, inclusive aquisições serão realizadas pela Agência de viagens parceira, havendo menor controle da Pontos de Vista sobre a qualidade das mesmas.

Código EAP

1.1.7 Plano de Gerenciamento dos Recursos Humanos

Responsável

Cláudia Andrade

Prazo estimado

16/02/2015

Custo estimado

R$ 0,00

Principais tarefas a serem realizadas Identificar e documentar os papéis, responsabilidades, habilidades necessárias, relações hierárquicas, e planejar o gerenciamento de pessoal. Recursos previstos

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A aluna Cláudia Andrade da turma PROJ049 do curso em Gerenciamento de Projetos do Programa da FGV Management realizado nas dependências da IBS Business School e que se incumbirá do cargo de gerente do projeto, sendo o documento gerado em seu computador pessoal. Este pacote de trabalho não representará custos para o projeto. Várias atividades do projeto serão realizadas pela Atrium Turismo, agência de viagens parceira, e os recursos aplicados nessas atividades serão gerenciados pela própria Atrium. A Pontos de Vista não tem autonomia sobre esses recursos. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Planejar o Gerenciamento do Projeto; 2. Requisitos de recursos das atividades; 3. Entrevista sobre os fatores ambientais e os ativos de processos organizacionais da empresa Pontos de Vista. Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto 2. Estimar os custos; 3. Identificar os riscos; 4. Mobilizar a equipe do projeto 5. Desenvolver a equipe do projeto 6. Gerenciar a equipe do projeto. Riscos associados ao pacote A princípio, não haverá contratações, sendo as tarefas distribuídas entre a administração da Pontos de Vista, a professora/guia e gerente de projetos, e o staff da agência de viagens parceira. Estes recursos não estão focados apenas neste projeto, acumulando outras funções. Não existe previsão de caixa para a remuneração das pessoas envolvidas no projeto até a realização da viagem. Não há controle da Pontos de Vista sobre os recursos humanos que fazem parte da equipe da Atrium Turismo.

50

Código EAP

1.1.8 Plano de Gerenciamento das Comunicações

Responsável

Cláudia Andrade

Prazo estimado

16/02/2015

Custo estimado

R$ 0,00

Principais tarefas a serem realizadas Desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicações do projeto com base nas necessidades de informações e requisitos das partes interessadas, e nos ativos organizacionais disponíveis. Recursos previstos A aluna Cláudia Andrade da turma PROJ049 do curso em Gerenciamento de Projetos do Programa da FGV Management realizado nas dependências da IBS Business School e que se incumbirá do cargo de gerente do projeto, sendo o documento gerado em seu computador pessoal. Este pacote de trabalho não representará custos para o projeto. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Plano de Gerenciamento do Projeto; 2. Registro das partes interessadas; 3. Entrevista sobre os fatores ambientais e os ativos de processos organizacionais da empresa Pontos de Vista. Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto; 2. Gerenciar as comunicações; 3. Gerenciar o engajamento das partes interessadas. Riscos associados ao pacote Dificuldade para compreender os reais interesses das partes interessadas; os membros da equipe de projetos estão desenvolvendo suas atividades em locais diferentes, dificultando a comunicação entre as partes. Não existe um sistema de informações implantado.

51

Código EAP

1.1.9 Plano de Gerenciamento de Riscos

Responsável

Cláudia Andrade

Prazo estimado

16/02/2015

Custo estimado

R$ 0,00

Principais tarefas a serem realizadas Planejar o Gerenciamento de Riscos, ou seja, definir como conduzir as atividades de gerenciamento de risco do projeto; Identificar os riscos; Realizar a análise qualitativa dos riscos; Realizar a análise quantitativa dos riscos; e Planejar as respostas aos riscos. Recursos previstos A aluna Cláudia Andrade da turma PROJ049 do curso em Gerenciamento de Projetos do Programa da FGV Management realizado nas dependências da IBS Business School e que se incumbirá do cargo de gerente do projeto, sendo o documento gerado em seu computador pessoal. Este pacote de trabalho não representará custos para o projeto. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Plano de Gerenciamento do Projeto; 2. Termo de Abertura do Projeto; 3. Entrevista sobre os fatores ambientais e os ativos de processos organizacionais da empresa Pontos de Vista. 4. Identificar as partes interessadas; 5. Criar a EAP; 6. Planejar o Gerenciamento do Cronograma; 7. Planejar o Gerenciamento dos Custos; 8. Planejar o Gerenciamento da Qualidade; 9. Planejar o Gerenciamento dos Recursos Humanos; 10. Planejar o Gerenciamento das Aquisições; Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto; 2. Monitorar e controlar os riscos.

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Riscos associados ao pacote Não identificar riscos significativos; confundir causas dos riscos, riscos genuínos e efeitos do risco. Várias atividades serão realizadas pela Atrium Turismo, em especial aquelas relacionadas ao Custo e Aquisições, o que dificultará o controle dos riscos.

Código EAP

1.1.10 Plano de Gerenciamento das Aquisições

Responsável

Cláudia Andrade

Prazo estimado

16/02/2015

Custo estimado

R$ 0,00

Principais tarefas a serem realizadas Planejar o Gerenciamento das Aquisições, documentando as decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando potenciais fornecedores. Recursos previstos A aluna Cláudia Andrade da turma PROJ049 do curso em Gerenciamento de Projetos do Programa da FGV Management realizado nas dependências da IBS Business School e que se incumbirá do cargo de gerente do projeto, sendo o documento gerado em seu computador pessoal. Este pacote de trabalho não representará custos para o projeto. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto; 2. Coletar os requisitos; 3. Identificar os riscos; 4. Estimar os recursos das atividades; 5. Desenvolver Cronograma do projeto; 6. Estimar dos custos; 7. Identificar as partes interessadas; 8. Entrevista sobre os fatores ambientais e os ativos de processos organizacionais da empresa Pontos de Vista. Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Atualizar o Plano de Gerenciamento do Projeto;

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2. Conduzir as aquisições; 3. Atualizar os documentos do projeto. Riscos associados ao pacote Fornecedores não cumprirem com os contratos.

Código EAP

1.1.11 Plano de Gerenciamento das Partes Interessadas

Responsável

Cláudia Andrade

Prazo estimado

16/02/2015

Custo estimado

R$ 0,00

Principais tarefas a serem realizadas Identificar as Partes Interessadas; Planejar o Gerenciamento das Partes Interessadas, ou seja, desenvolver estratégias apropriadas de gerenciamento para engajar as partes interessadas de forma eficaz no decorrer de todo o projeto com base na análise das suas necessidades, interesses e impacto potencial no sucesso do projeto. Entendemos por partes interessadas todas as pessoas, grupo ou organizações que podem impactar ou serem impactados pelo projeto. Recursos previstos A aluna Cláudia Andrade da turma PROJ049 do curso em Gerenciamento de Projetos do Programa da FGV Management realizado nas dependências da IBS Business School e que se incumbirá do cargo de gerente do projeto, sendo o documento gerado em seu computador pessoal. Este pacote de trabalho não representará custos para o projeto. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto; 2. Planejar o Gerenciamento do Projeto; 3. Planejar o Gerenciamento das Aquisições; 4. Entrevista sobre os fatores ambientais e os ativos de processos organizacionais da empresa Pontos de Vista.

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Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Planejar o Gerenciamento da Qualidade; 2. Planejar o Gerenciamento das Comunicações; 3. Planejar o Gerenciamento dos Riscos; 4. Atualizar os documentos do Projeto; 5. Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto; 6. Gerenciar o engajamento das partes interessadas. Riscos associados ao pacote Falhar na identificação de partes interessadas; Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos DICIONÁRIO DA EAP Pacote: Pré Viagem Preparado por Cláudia Andrade

Versão: 01

Aprovado por Maria Luiza Barbosa de Vasconcellos

26/10/2014

Informações básicas Este pacote se refere às entregas que antecedem a viagem, e que são essenciais para que a viagem realmente ocorra, sendo a formação do grupo um importante marco na decisão de continuidade ou não do projeto. Código EAP

1.2.1 Itinerário

Responsável

Cláudia Andrade / Beatriz Dornas

Prazo estimado

16/02/2015

Custo estimado

R$ 0,00

Principais tarefas a serem realizadas Definir o itinerário preliminar com a ordem de visitação das cidades; determinar o tempo necessário para estadia nas cidades; determinar as principais atrações a serem visitadas em cada uma das cidades; adequando as atividades aos dias da semana.

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Recursos previstos 1. Gerente de projetos e professora/guia; 2. Representante da Atrium Turismo. Este pacote será inicialmente desenvolvido por Cláudia Andrade, idealizadora do projeto, e aprimorado pelo staff da Atrium Turismo, cujos recursos fazem parte de sua estrutura administrativa, e portanto não representarão custos para o projeto. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Termo de abertura do projeto; 2. Reunião com a administração da Pontos de Vista. Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Definir a Programação; 2. Fazer orçamento; 3. Iniciar divulgação. Riscos associados ao pacote Itinerário ser pouco atrativo para a formação do grupo; Itinerário com custo superior ao estipulado; Itinerário incompatível com duração prevista. Código EAP

1.2.2 Programação

Responsável

Cláudia Andrade / Beatriz Dornas

Prazo estimado

02 a 13/03/2015

Custo estimado

R$ 0,00

Principais tarefas a serem realizadas Detalhar o itinerário, definir o meio de transporte entre as cidades e seus horários de embarque e desembarque, definir visitas guiadas, verificar duração ótima das atividades, estabelecendo intervalos e horários para programação independente. Após programação preliminar, será realizado orçamento para aprovação e consolidação da programação na entrega “Programação completa”.

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Recursos previstos Gerente de projetos, representante da administração da Pontos de Vista e representante da agência de viagens parceira, que comporão a equipe de projeto. Este pacote não representa custos para o projeto. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Declaração de escopo; 2. Itinerário; 3. Definição da agência de viagens parceira; 4. Reunião de apresentação do itinerário com a representante da administração da Pontos de Vista e da agência de viagens parceira que comporão a equipe do projeto e assim, será considerada como Kick Off Meeting Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Orçamento 2. Revisão e consolidação da programação Riscos associados ao pacote Programação pouco atrativa para formação do grupo; Programação com custo incompatível com os limites do projeto; Programação incompatível com os prazos estipulados para a viagem.

Código EAP

1.2.3 Orçamento

Responsável

Atrium Turismo (Beatriz Dornas)

Prazo estimado

02 a 13/03/2015

Custo estimado

R$ 0,00

Principais tarefas a serem realizadas Realizar cotações, aprovar orçamento da programação, consolidar orçamento para iniciar divulgação. Recursos previstos O orçamento será realizado pela agência de viagens parceira por sua equipe fixa e, portanto não representará custos para o projeto.

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Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Declaração de escopo; 2. Itinerário; 3. Programação preliminar; 4. Plano de Gerenciamento do Projeto. Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Consolidação da programação completa; 2. Início da divulgação. Riscos associados ao pacote Orçamento incompatível com a realidade dos interessados; Falta de percepção de valor nos diferenciais quando comparado a pacotes oferecidos por empresas concorrentes.

Código EAP

1.2.4 Divulgação

Responsável

Maria Luiza Vasconcellos / Beatriz Dornas

Prazo estimado

09/03 a 31/07/2015

Custo estimado

R$ 2.000,00

Principais tarefas a serem realizadas Identificação de locais potenciais para afixação de material publicitário; aquisição de mailing segmentado, elaboração de material publicitário (arte gráfica); divulgação no Facebook; envio de e-mail marketing; distribuição de cartazes e folders e palestras. Recursos previstos 1. Designer gráfico; 2. Representante da Pontos de Vista. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Plano de Gerenciamento do Projeto; 2. Programação; 3. Orçamento; 4. Conduzir aquisições.

58

Sucessoras principais do pacote de trabalho Formação do grupo Riscos associados ao pacote Investir em divulgação ineficiente e pouco abrangente; Arte gráfica pouco atraente e ineficiente na comunicação.

Código EAP

1.2.4.1 Arte Gráfica

Responsável

Maria Luiz Vasconcellos

Prazo estimado

09/03 a 06/04/2015

Custo estimado

R$ 500,00

Principais tarefas a serem realizadas Elaborar material publicitário para divulgação da viagem privilegiando o meio digital (Facebook e e-mail marketing) que possa ser impresso na forma de cartazes e folders. Recursos previstos 1. Designer gráfico; 2. Office boy. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Programação; 2. Orçamento; 3. Conduzir aquisições. Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Distribuição de material publicitário; 2. Grupo. Riscos associados ao pacote Arte gráfica pouco eficaz na comunicação com os potenciais clientes. Atrasos na entrega podem prejudicar a divulgação e, consequentemente, a formação do Grupo cujo sucesso é primordial para a continuidade do projeto.

59

Código EAP

1.2.4.2 Distribuição de Material Publicitário

Responsável

Maria Luiza Vasconcellos

Prazo estimado

06/04 a 26/06/2015

Custo estimado

R$ 500,00

Principais tarefas a serem realizadas Divulgar o material publicitário através do Facebook; enviar e-mail marketing, impressão de cartazes e folders; afixação dos cartazes nos locais pré-identificados. Recursos previstos 1. Administração da Pontos de Vista; 2. Office boy. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Arte gráfica; 2. Orçamento; 3. Conduzir aquisições. Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Formação do grupo Riscos associados ao pacote A falta de informações sobre o resultado das campanhas de divulgação de projetos culturais anteriores, prejudica a escolha dos meios mais eficientes para divulgação. Por não haver recursos para pesquisa de mercado para identificação dos melhores locais para esta divulgação, a escolha é empírica e pode não ser a mais eficaz para atingir o público alvo.

60

Código EAP

1.2.4.3 Palestras

Responsável

Cláudia Andrade / Maria Luiza Vasconcellos

Prazo estimado

Entre 09/03 a 26/06/2015

Custo estimado

R$ 400,00

Principais tarefas a serem realizadas Definir calendário e escopo das palestras; divulgar palestras; adquirir coffee break para as palestras; apresentar palestras; medir interesse do público na viagem; fazer reservas para a viagem. Recursos previstos 1. Professora/guia; 2. Administração da Pontos de Vista; 3. Sala de aula com data-show; 4. Coffee break. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Arte gráfica para divulgação do viagem. Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Formação do grupo Riscos associados ao pacote Palestras com baixo quorum, tendo custo superior ao benefício de divulgação; incapacidade de criar rapport com o público; palestras ineficientes como meio de divulgação da viagem.

61

Código EAP

1.2.5 Grupo

Responsável

Beatriz Dornas / Maria Luiza Vasconcellos

Prazo estimado

01/05 a 03/08/2015

Custo estimado

R$ 0,00

Principais tarefas a serem realizadas A Pontos de Vista cadastrará os interessados na viagem e os encaminhará para a agência de viagens parceira, que será responsável pela venda do Pacote de Viagens Cultural, tendo autoridade para realizar todas as atividades necessárias conforme sua rotina própria. Recursos previstos 1. Representantes da administração da Pontos de Vista; 2. Professores da Pontos de Vista 3. Atrium Turismo. Este pacote será realizado aproveitando a estrutura fixa da Pontos de Vista e da Atrium Turismo e, portanto, não representa custos para o projeto. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Programação 2. Orçamento 3. Divulgação Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Contratação de fornecedores; 2. Aulas introdutórias; 3. Aula de organização de malas; 4. Embarque Riscos associados ao pacote Tamanho do grupo divergente do programado; número de interessados superar o máximo de participantes; prazo para formação dificultar a realização de outras atividades pré viagem;

62

Código EAP

1.2.6 Seleção de Fornecedores

Responsável

Beatriz Dornas / Maria Luiza Vasconcellos

Prazo estimado

03 a 07/08/2015

Custo estimado

R$ 0,00

Principais tarefas a serem realizadas Definir os fornecedores entre os pré-selecionados após fechamento; fechar contratos. Recursos previstos Esta atividade será realizada e gerenciada pela Atrium Turismo com anuência da Pontos de Vista. Será utilizada sua estrutura fixa e portanto não representará custos para o projeto. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Orçamento; 2. Programação; 3. Plano de Gerenciamento do Projeto. Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Realizar Aquisições Riscos associados ao pacote Qualidade dos serviços prestados incompatível com o contratado; qualidade dos fornecedores não atender às expectativas das partes interessadas. Código EAP

1.2.7 Aulas Introdutórias

Responsável

Cláudia Andrade

Prazo estimado

17/08 a 11/09/2015

Custo estimado

R$ 200,00

Principais tarefas a serem realizadas Esta atividade é importante na diferenciação do projeto de outros pacotes de viagens ofertados no mercado, configurando a viagem como uma programação cultural e não apenas de lazer. Fazem parte deste pacote a definição do escopo; agendamento das aulas; preparação e; apresentação das aulas.

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Recursos previstos 1. Professora guia; 2. Sala de aula com data-show; 3. Coffe break. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Grupo formado Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Embarque Riscos associados ao pacote Grupo pode se encontrar incompleto na data programada; falta de percepção de valor nas aulas introdutórias, principalmente pelo grupo ser heterogêneo.

Código EAP

1.2.8 Aula de Organização de Malas

Responsável

Claudia Andrade e Maria Luiz Vasconcellos

Prazo estimado

03/08 a 25/09/2015

Custo estimado

R$ 400,00

Principais tarefas a serem realizadas Selecionar e contratar organizadora de malas para apresentação de aula onde serão apresentadas dicas de organização de mala, dicas do que vestir durante a viagem e durante os vôos para agilizar passagem pela checagem de segurança nos aeroportos. Fazer a divulgação da aula. Recursos previstos 1. Profissional organizadora de malas, que fará uso de recursos próprios para sua apresentação; 2. Representante da Pontos de Vista para fazer apresentação e organizar coffee break; 3. Sala de aula com data-show; 4. Coffee break.

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Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Conduzir aquisições; 2. Grupo formado. Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Embarque Riscos associados ao pacote Custo da organizadora de malas incompatível com o previsto; qualidade da prestação de serviços com as expectativas das partes interessadas; interesse do público maior que a expectativa tornado esta uma atividade a ser repetida todos os semestres; necessidade de tornar esta atividade independente ao projeto. Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos DICIONÁRIO DA EAP Pacote: Viagem Preparado por Cláudia Andrade

Versão: 01

Aprovado por Maria Luiza Barbosa de Vasconcellos

05/01/2015

Informações básicas Este pacote está relacionado à viagem propriamente dita, as atividades intimamente relacionadas com o embarque até o desembarque no Brasil, período este coberto pelo seguro viagens. Código EAP

1.3.1 Embarque

Responsável

Beatriz Dornas / Maria Luiza Vasconcellos

Prazo estimado

01/09 a 16/10/2015

Custo estimado

R$ 6.550,00

Principais tarefas a serem realizadas Verificar se todos estão confirmados no vôo; verificar se todos estão com seus passaportes e com vistos válidos; confirmar reservas de hotel; confirmar traslado do aeroporto para o hotel; confirmar fornecedor de café-da-manhã; lembrar o grupo sobre os itens que não podem ir na bagagem de mão; lembrar o grupo sobre os itens que devem ir na bagagem de mão; certificar

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que todos estão presentes para o embarque; lembrar todos sobre as condições climáticas; tirar foto do grupo no embarque; colocar fitas de identificação na bagagem; auxiliar no preenchimento dos papéis de imigração/alfândega; relembrar a lição de aeroporto / imigração / alfândega; passar pela imigração; fazer contagem; pegar malas e confirmar se todas chegaram; passar pela alfândega; juntar grupo; localizar transporte; auxiliar no embarque no ônibus. Recursos previstos 1. Professora / guia; 2. Representante da Pontos de Vista; 3. Representante da Atrium; 4. ônibus para traslado para o aeroporto; 5. ônibus para traslado do aeroporto para hotel. Os custos referentes aos prestadores de serviço serão gerenciados pela Atrium Turismo, não representando custos para este projeto. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Plano de Gerenciamento do Projeto 2. Grupo formado; 3. Aulas introdutórias; 4. Aula de organização de malas; 5. Conduzir aquisições. Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Realização de roteiro. Riscos associados ao pacote 1. Falta de condições de saúde de algum integrante do grupo; 2. Falta de condições de saúde do representante da Pontos de Vista; 3. Falta de condições de saúde da professora / guia; 4. Perda de passaporte; 5. Não obtenção de visto de entrada nos Estados Unidos; 6. Overbooking ou integrante do grupo não constar na reserva; 7. Hotel não localizar a reserva; 8. Serviço de traslado não comparecer no horário marcado;

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9. Fornecedor do café-da-manhã despreparado para receber o grupo; 10. Atraso de algum integrante do grupo ou membro da equipe da Pontos de Vista; 11. Problemas na checagem de segurança de algum integrante do grupo; 12. Condições climáticas desfavoráveis para o vôo; 13. Atrasos do vôo; 14. Extravio de bagagem; 15. Problemas na imigração com algum integrante do grupo; 16. Alguém se desprender do grupo. Código EAP

1.3.2 Realização do Roteiro

Responsável

Cláudia Andrade / Maria Luiza Vasconcellos / Beatriz Dornas

Prazo estimado

16/10 a 30/11/2015

Custo estimado

R$ 10.500,00 por pessoa

Principais tarefas a serem realizadas Traslado entre aeroporto e hotel; hospedagem nas cidades de Chicago, Boston, Nova York e Washington; transporte entre as cidades; passeio turístico de barco pelo rio Chicago promovido pela Chicago Architecture Foundation; passeios turísticos a pé pela região do “Loop” em Chicago, pela Freedom Trail em Boston, The Mall em Washington e Downtown em Nova York; passeio noturno de visita aos monumentos em Washington; entrada e visita guiada no Art Institute de Chicago, no Capitólio, em, pelo menos, um dos museus Smithsonian a ser definido; museus em Nova York a serem definidos; visita a outlets localizados ao redor de Nova York; aulas; Controlar e validar escopo; Recursos previstos 1. Professora/guia; 2. Representante da Pontos de Vista; 3. Guias locais; 4. Transporte terrestre; 5. Ingressos nos passeio programados; 6. Equipamento para comunicação (radinhos).

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Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Plano de Gerenciamento do Projeto; 2. Conduzir aquisições; 3. Embarque Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Desembarque Riscos associados ao pacote 1. Algum integrante do grupo não ter concluído a atividade “Embarque”; 2. Condições climáticas; 3. Fornecedores fora do padrão contratado; 4. Algum integrante se desprender do grupo e/ou se perder; 5. Algum integrante ficar doente ou incapaz de acompanhar o grupo; 6. Alguma atração programada estar fechada por motivo de força maior; 7. Problemas nos transportes entre as cidades.

Código EAP

1.3.2.1 Hotéis

Responsável

Cláudia Andrade / Maria Luiza Vasconcellos

Prazo estimado

16/10 a 30/10/2015

Custo estimado

R$ 6.000,00 por pessoa

Principais tarefas a serem realizadas Check-ins, estadias e check-outs; controlar aquisições; controlar a qualidade; controlar o engajamento das partes interessadas; realizar o controle integrado de mudanças. Recursos previstos 1. Staff do hotel (de responsabilidade do fornecedor contratado); 2. Professora/guia e representante da Pontos de Vista. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Plano de Gerenciamento do Projeto; 2. Realizar aquisições 3. Embarque;

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Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Encerrar aquisições; 2. Lições aprendidas. Riscos associados ao pacote 1. Qualidade do fornecedor incompatível com o estipulado e contratado; 2. Falhas nas reservas e na distribuição dos apartamentos; 3. Danos aos hotéis causados por algum integrante do grupo. Código EAP

1.3.2.2 Passeios

Responsável

Cláudia Andrade / Maria Luiza Vasconcellos

Prazo estimado

16/10 a 30/10/2015

Custo estimado

R$ 4.500,00 por pessoa

Principais tarefas a serem realizadas Controlar aquisições; controlar e validar escopo; realizar o controle integrado de mudanças; controlar as comunicações; controlar o engajamento das partes interessadas. Recursos previstos 1. Professora/guia; 2. Representante da Pontos de Vista; 3. Guias locais; 4. Transporte por ônibus; 5. Equipamento para comunicação (radinhos). Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Plano de Gerenciamento do Projeto; 2. Realizar aquisições; 3. Embarque. Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Encerrar aquisições; 2. Lições aprendidas.

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Riscos associados ao pacote 1. Qualidade dos fornecedores incompatível com o contratado; 2. Condições climáticas; 3. Condições de saúde dos integrantes; 4. Impossibilidade de realizar passeios em função de força maior. Código EAP

1.3.3 Desembarque

Responsável

Maria Luiza Vasconcellos / Cláudia Andrade

Prazo estimado

30/10/2015

Custo estimado

R$ 0,00

Principais tarefas a serem realizadas Traslado para o aeroporto; check-in na companhia aérea; verificar se todos estão com seus passaportes. Recursos previstos 1. Professora/guia; 2. Representante da Pontos de Vista; 3. Ônibus para traslado. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Realização de roteiro. Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Evento de fechamento Riscos associados ao pacote 1. Problemas com documentação de algum integrante do grupo; 2. Problemas de saúde de algum integrante; 3. Condições climáticas desfavoráveis; 4. Extravio de bagagem; 5. Desprendimento de algum integrante do grupo.

70

O excesso de bagagem será de responsabilidade de cada um dos viajantes, e tanto a Pontos de Vista como a Atrium Turismo se eximem da responsabilidade de negociação com a companhia aérea. Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos DICIONÁRIO DA EAP Pacote: Pós Viagem Preparado por Cláudia Andrade

Versão: 01

Aprovado por Maria Luiza Barbosa de Vasconcellos

26/10/2014

Informações básicas Este pacote está relacionado às atividades no Brasil pós viagem e tem por finalidade principal a medição do sucesso do projeto que farão constar nas lições aprendidas. Além disto, busca promover maior integração do grupo e fidelização dos clientes. Código EAP

1.4.1 Fotoálbum

Responsável

Cláudia Andrade / Beatriz Dornas

Prazo estimado

16/10 a 25/11/2015

Custo estimado

R$ 150,00 un. Total R$ 3.750,00

Principais tarefas a serem realizadas Tirar fotos do grupo, dos passeios, dos fornecedores; manter diário de viagens; selecionar fotos; escrever legendas baseadas no diário; fazer arte gráfica; editar; publicar e distribuir. Recursos previstos 1. Fotógrafo; 2. Responsável pela manutenção do diário de viagens; 3. Designer gráfico; 4. Gerente de projetos; 5. Representante da Pontos de Vista; 6. Máquina fotográfica digital com boa resolução e zoom; 7. Notebook; 8. Pen drives para back up;

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9. Cabo USB para máquina; 10. Adaptador de tomada universal; 11. Foto álbuns 12. Internet disponível com velocidade para envio de fotos Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Plano de Gerenciamento do Projeto; 2. Realização do roteiro Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Evento de fechamento do projeto Riscos associados ao pacote 1. Fotos de baixa qualidade ou resolução; 2. Desequilíbrio do número de fotos por viajante; 3. Perda ou extravio do equipamento; 4. Perda do material digital; 5. Custo individual superior ao previsto; 6. Problemas editoriais. Código EAP

1.4.1.1 Diário de Viagem

Responsável

Cláudia Andrade / Maria Luiza Vasconcellos

Prazo estimado

15/10 a 01/11/2015

Custo estimado

R$ 290,00

Principais tarefas a serem realizadas Manter diário de viagem com anotações sobre fatos interessantes, nomes dos fornecedores, curiosidades, surpresas, horários, dicas; registro de lições aprendidas. Recursos previstos 1. Responsável pela manutenção do diário de viagem a ser definido; 2. Caderno de anotações. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Grupo formado.

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Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Edição do Foto-álbum; 2. Encerramento. Riscos associados ao pacote 1. Dificuldade para conciliar tempo para o diário com outras atividades; 2. Informações irrelevantes; 3. Perda ou extravio do caderno de anotações. Código EAP

1.4.1.2 Fotos

Responsável

Cláudia Andrade / Maria Luiza Vasconcellos

Prazo estimado

15/10 a 03/11/2015

Custo estimado

R$ 300,00

Principais tarefas a serem realizadas Tirar fotos dos participantes do Projeto individualmente e em grupo; fotografar locais visitados, fornecedores, parceiros e curiosidades. Recursos previstos 1. Fotógrafo; 2. máquina fotográfica com boa resolução e recurso de zoom. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Grupo formado. Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Intercâmbio de fotos; 2. Seleção do material fotográfico; 3. Redação das legendas; 4. Arte gráfica Riscos associados ao pacote 1. Fotos de qualidade ou resolução inferior; 2. Número de fotos desiguais por integrantes; 3. Perda ou extravio do material fotográfico.

73

Código EAP

1.4.1.3 Edição

Responsável

Cláudia Andrade / Beatriz Dornas / Maria Luiza Vasconcellos

Prazo estimado

03/11 a 26/11/2015

Custo estimado

R$ 3.160,00

Principais tarefas a serem realizadas Selecionar fotos; redigir e editar textos; aprovar arte gráfica; publicação; embalagem e distribuição Recursos previstos 1. Representante da Pontos de Vista; 2. Editor Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Fotos; 2. Diário de viagem. Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Encerrar aquisições; 2. Evento de fechamento. Riscos associados ao pacote 1. Qualidade inferior a contratada; 2. Erros de português ou de ortografia não identificados; 3. Quantidade de fotos de alguns membros em menor quantidade.

Código EAP

1.4.2 Evento

Responsável

Maria Luiza Vasconcellos / Cláudia Andrade

Prazo estimado

05 a 26/11/2015

Custo estimado

R$ 200,00

Principais tarefas a serem realizadas Preparação de aula de fechamento; apresentação de aula de conclusão; dinâmica de grupo; confraternização; coffee break; entrega dos fotoálbuns; pesquisa de satisfação do cliente.

74

Recursos previstos 1. Professora/guia; 2. Representante da Pontos de Vista; 3. Representante da agência de viagens. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Desembarque; 2. Fotoálbuns. Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Lições aprendidas; 2. Encerramento do projeto. Riscos associados ao pacote 1. Data inadequada; 2. Impossibilidade de participação de membros integrantes do grupo; 3. Qualidade do coffee break; 4. Atrasos na entrega dos fotoálbuns.

Código EAP

1.4.2.1 Aula de conclusão

Responsável

Cláudia Andrade

Prazo estimado

23 a 26/11/2015

Custo estimado

R$ 50,00

Principais tarefas a serem realizadas Preparar e apresentar aula de conclusão dos estudos. Recursos previstos 1. Professora/guia; 2. Sala de aula com data-show Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Realização do roteiro.

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Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Pesquisa de qualidade Riscos associados ao pacote 1. Falta de interesse do grupo; 2. Problemas com os recursos audiovisuais.

Código EAP

1.4.2.2 Catering

Responsável

Maria Luiza Vasconcellos

Prazo estimado

05 a 26/11/2015

Custo estimado

R$ 150,00

Principais tarefas a serem realizadas 1. Definir menu; 2. Definir as quantidades necessárias; 3. Selecionar fornecedores; 4. Contratar fornecedor; 5. Servir comes e bebes. Recursos previstos Além da gerente de projetos, participarão membros da administração da Pontos de Vista, que ficarão responsáveis pelo Gerenciamento das Aquisições Serão necessárias cafeteiras, açúcar, adoçante, copos descartáveis, travessas e guardanapos de papel. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Planejar o gerenciamento de aquisições. Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Encerrar aquisições; 2. Lições aprendidas. Riscos associados ao pacote 1. Qualidade e pontualidade do fornecedor.

76

Código EAP

1.4.3 Pesquisa de Satisfação

Responsável

Cláudia Andrade

Prazo estimado

17/11 a 27/11/2015

Custo estimado

R$ 47,00

Principais tarefas a serem realizadas 1. Elaboração e formatação de pesquisa de satisfação 2. Aplicação da pesquisa de satisfação 3. Tabulação das respostas e análise dos resultados Recursos previstos A pesquisa será elaborada pela gerente de projetos e a sócia-administradora da Pontos de Vista e será aplicada pela professora/guia. Serão necessárias impressões do formulário a ser respondido e urna para recolhimento das respostas de forma anônima. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Registro dos requisitos do projeto; 2. Plano de Gerenciamento da Qualidade; 3. Plano de Gerenciamento das Aquisições; 4. Pacotes Pré Viagem; 5. Viagem. Sucessoras principais do pacote de trabalho 1. Registro das lições aprendidas; 2. Encerramento do Projeto. Riscos associados ao pacote 1. Falta de interesse em responder o questionário; 2. Questionário ineficiente para medir o grau de satisfação dos clientes; 3. Respostas incoerentes.

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Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos DICIONÁRIO DA EAP Pacote: Encerramento Preparado por Cláudia Andrade

Versão: 01

Aprovado por Maria Luiza Barbosa de Vasconcellos

26/10/2014

Informações básicas Este pacote tem por objetivo encerrar o projeto e arquivar todos os documentos referentes à sua realização e lições aprendidas que servirão de base para projetos culturais futuros da Pontos de Vista. Código EAP

1.5 Encerramento

Responsável

Maria Luiza Vasconcellos / Cláudia Andrade

Prazo estimado

27 a 30/11/2015

Custo estimado

R$ 3,00

Principais tarefas a serem realizadas 1. Reunião de lições aprendidas com Gerente de Projetos / Professora/guia; Representantes da Pontos de Vista; Representante da Atrium Turismo; 2. Formatar informações e arquivar documentos. Recursos previstos 1. Gerente de projetos e Professora/guia; 2. Representantes da Pontos de Vista envolvidos no projeto; 3. Representante da Agência de Viagens, Atrium Turismo; 4. Uma pasta arquivo. Serão utilizados recursos da estrutura fixa da Pontos de Vista e da Atrium Turismo, e não representarão custos para o projeto. A única despesa será com a aquisição de uma pasta arquivo. Predecessores principais do pacote de trabalho 1. Diário de Viagem; 2. Relatórios de desempenho do trabalho;

78

3. Tabulação das respostas e análise dos resultados 4. Encerrar aquisições. Riscos associados ao pacote 1. Anotações no diário de viagem que não correspondem claramente a realidade; 2. As pessoas estarem indisponíveis ou não conseguirem lembrar das questões.

APROVAÇÕES Maria Luiza Vasconcellos Assinatura Sócia administadora

Data

79

4.4. Plano de Gerenciamento de Escopo Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos PLANO DE GERENCIAMENTO DE ESCOPO SCOPE MANAGEMENT PLAN Preparado por Cláudia Andrade

Versão 01

Aprovado por Maria Luiza Barbosa de Vasconcellos

10/02/2015

Este documento tem por objetivo documentar como o escopo definido será validado e controlado ao longo de todo o projeto. 4.4.1 Descrição dos processos de gerenciamento de escopo 4.4.1.1 Validar o escopo – Processo e formalização da aceitação das entregas concluídas do projeto. As entregas verificadas pelo processo Controlar a qualidade serão revisadas com a Pontos de Vista para assegurar que foram concluídas satisfatoriamente de acordo com os critérios preestabelecidos e obter a sua aceitação formal através do Termo e recebimento provisório ou definitivo. As entregas concluídas que não estiverem condizentes com os critérios de aceitação e/ou não forem formalmente aceitas serão documentadas com as explicações para a rejeição, podendo-se exigir solicitações de mudanças visando o reparo dos defeitos e devem seguir os procedimentos explicitados em Priorização das mudanças de escopo e respostas. 4.4.1.2 Controlar o escopo – Processo que visa o monitoramento do progresso do escopo do projeto e do produto bem como o gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do escopo. O gerenciamento do escopo deste projeto se baseará na Declaração do Escopo para o escopo funcional enquanto que o escopo das atividades a serem realizadas se baseará na EAP com suas devidas entregas e no dicionário da EAP. 4.4.2 Priorização das mudanças de escopo e respostas Todas as solicitações de mudança no escopo deste projeto deverão ser formalizadas por escrito e submetidas ao Gerente do Projeto e ao patrocinador para avaliação e aprovação. As mudanças de escopo são divididas conforme suas prioridades:

80

Prioridade Alta (zero) – Mudanças que geram alto impacto e requerem urgência na ação da Gerente do Projeto, buscando a resposta junto ao patrocinador uma vez que, geralmente, extrapolam sua autonomia. Prioridade Média (1) Mudanças que necessitam de ação imediata da Gerente do Projeto, para o sucesso do projeto porém não tem impactos significativos nos custos e/ou cronograma, podendo ser decidido independentemente de reuniões de controle já previstas. Prioridade Baixa (2) – Mudanças que não geram modificações significativas dentro do projeto, podendo ser resolvidas de forma autônoma pela Gerente do Projeto sem acionar o patrocinador. 4.4.3 Gerenciamento das configurações Todas as mudanças de escopo deverão ser tratadas conforme o fluxograma abaixo: Solicitação de mudança

Análise da mudança

Não

Solicitação relevante

Documentar / Arquivar Não

Sim Sim

Alto impacto?

Prioridade Alta (zero)

Não

Patrocinador autorizou? Sim

Sim

Urgente?

Prioridade Média (1)

Atualizar documentos do projeto

Não Prioridade Baixa (2) Figura 02: Gerenciamento das configurações

Implantar mudança

81

4.4.4 Freqüência de avaliação do escopo do projeto Os resultados das entregas dos Pacotes de Trabalho serão avaliados pela Gerente do Projeto mensalmente, e serão expressos em um relatório de desempenho do projeto, contendo informações tais como os pacotes iniciados, grau de andamento, entregas concluídas e entregas aceitas; análise de variação entre a linha de base e o desempenho real; causas da variação; ações corretivas e preventivas adotadas; impacto no cronograma ou custo.

O

relatório será apresentado a Pontos de Vista na reunião mensal. 4.4.5 Alocação financeira das mudanças de escopo Não há reservas financeiras específicas para este projeto. Todas as ações de gerenciamento do escopo referente ao Trabalho do TCC serão de responsabilidade da aluna Cláudia Nunes de Lima e Andrade e não representarão custos para o projeto. Para os recursos financeiros necessários para as ações de mudança preventiva ou corretiva que se referirem às fases Pré Viagem, Viagem, Pós Viagem e Encerramento a administração da Pontos de Vista será acionada. 4.4.6 Administração do plano de gerenciamento de escopo Responsável pelo plano Cláudia Andrade, gerente do projeto, responderá pelo gerenciamento do escopo sob a supervisão da administração da Pontos de Vista. Maria Luiza Vasconcellos, sócia administradora da Pontos de Vista, será sua suplente. 4.4.7 Freqüência de atualização do plano de gerenciamento de escopo O Plano de Gerenciamento do Escopo será revisado mensalmente pela Gerente do Projeto e pela patrocinadora. 4.4.8 Outros assuntos relacionados ao gerenciamento do escopo do projeto não previstos neste plano Todos os assuntos não previstos neste plano deverão ser analisados pela Gerente do Projeto e pela Patrocinadora. Após aprovação, o Plano de Gerenciamento do Escopo deverá ser atualizado com o devido registro das alterações efetivadas, bem como os demais planos impactados pela(s) mudança(s).

82

REGISTRO DE ALTERAÇÕES Data

Modificado por

Descrição da mudança

APROVAÇÕES Maria Luiza Vasconcellos Sócia administradora

Assinatura

Data

83

4.5. PLANO DE GERENCIAMENTO DE TEMPO Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos PLANO DE GERENCIAMENTO DO TEMPO SCHEDULE MANAGEMENT PLAN Preparado por Cláudia Andrade

Versão 01

Aprovado por Maria Luiza Barbosa de Vasconcellos

10/02/2015

Este documento tem por objetivo estabelecer as políticas, os procedimentos e fornecer orientações sobre como o cronograma será controlado ao logo de todo o projeto. 4.5.1 Descrição dos processos de gerenciamento de tempo Definir as atividades – As entregas do projeto, representadas na EAP foram decompostas em partes menores e mais fáceis de gerenciar, ao nível das atividades necessárias para produzi-las, tendo como base a opinião especializada e as informações históricas de projetos anteriores obtidas durante a reunião inicial. Será utilizado o programa Open Project para estabelecer a sequência, os prazos e recursos para cada uma das atividades, bem como suas dependências, possibilitando o nivelamento dos recursos, o desenvolvimento do cronograma e o seu posterior controle. O gerenciamento de tempo / cronograma será realizado a partir do controle do percentual de conclusão das atividades do projeto. A avaliação do desempenho será realizada através da Análise do Valor Agregado. Todas as mudanças no prazo deverão ser avaliadas e classificadas dentro do sistema de controle de mudanças de prazos. 4.5.2 Lista de atividades e suas durações Lista de Atividades 0

EAP

Atividades

1.1

Plano de Gerenciamento do Projeto / TCC

Início

Término

horas ♦

1

Planejar o gerenciamento do projeto

01/10/14 13/10/14

2

Desenvolver o plano de gerenciamento do 14/10/14 13/10/14 projeto

84

3

1.1.1

4 5

14/10/14 ♦

Termo de Abertura do Projeto Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto

1.1.2

6

01/10/14 14/10/14 24/10/14 ♦

Declaração de Escopo Desenvolver a Declaração de Escopo

15/10/14 24/10/14

Plano de Gerenciamento do Escopo

14/10/14 16/02/15 ♦

8

Planejar o gerenciamento do escopo

14/10/14 16/02/15 4h

9

Coletar os requisitos

14/10/14 14/10/14 1h

10

Definir o escopo

14/10/14 14/10/14 3h

11

Criar a estrutura analítica do projeto – EAP

24/10/14 31/10/14 20h

12

Validar o escopo

23/02/15 30/11/15

13

Controlar o escopo

23/02/15 30/11/15

7

14

1.1.3

1.1.4

16/02/15 ♦

Plano de Gerenciamento do Tempo

15

Planejar o gerenciamento do cronograma

02/11/14 02/11/14

16

Definir atividades

03/11/14 03/11/14 4h

17

Sequenciar atividades

04/11/14 12/11/14

18

Estimar recursos das atividades

04/11/14 13/11/14

19

Estimar duração das atividades

05/11/14 13/11/14

20

Desenvolver o cronograma

13/11/14 13/11/14 4h

21

Controlar o cronograma

23/02/14 30/11/15

22

1.1.5

16/02/15 ♦

Plano de Gerenciamento dos Custos

23

Planejar o gerenciamento dos custos

14/11/14 14/11/15 4h

24

Estimar os custos

14/11/14 14/11/15 4h

25

Determinar o orçamento

05/01/15 13/03/15

26

Controlar os custos

23/02/15 30/11/15

27

1.1.6

Plano de Gerenciamento da Qualidade

16/02/15 ♦

28

Planejar o gerenciamento da qualidade

03/11/14 16/02/15

29

Realizar a garantia da qualidade

23/02/15 30/11/15

30

Controlar a qualidade

23/02/15 30/11/15

31

1.1.7

Plano de Humanos

Gerenciamento gerenciamento

dos dos

Recursos

16/02/15 ♦

32

Planejar o humanos

recursos 16/11/14 16/11/14 4h

33

Mobilizar a equipe do projeto

05/01/15 23/02/15

34

Desenvolver a equipe do projeto

23/02/15 30/11/15

85

35 36

Gerenciar a equipe do projeto 1.1.8

23/02/15 30/11/15

Plano de Gerenciamento das Comunicações

16/02/15 ♦

37

Planejar o gerenciamento das comunicações

17/11/14 17/11/14

38

Gerenciar as comunicações

23/02/15 30/11/15

39

Controlar as comunicações

23/02/15 30/11/15

40

1.1.9

16/02/15 ♦

Plano de Gerenciamento dos Riscos

41

Planejar o gerenciamento dos riscos

15/10/14 16/02/15

42

Identificar os riscos

01/11/14 01/11/14 4h

43

Realizar análise qualitativa dos riscos

02/11/14 16/02/15

44

Realizar análise quantitativa dos riscos

15/11/14 16/02/15

45

Planejar respostas aos riscos

18/11/14 18/11/15

46

Controlar os riscos

23/02/15 30/11/15

47

1.1.10

16/02/15 ♦

Plano de Gerenciamento das Aquisições

48

Planejar o gerenciamento das aquisições

17/11/14 17/11/14 4h

49

Conduzir as aquisições

23/02/15 16/02/15

50

Controlar as aquisições

23/02/15 30/11/15

51

Encerrar as aquisições

30/03/15 30/11/15

52

1.1.11

Plano de Interessadas

Gerenciamento

53

Identificar as partes interessadas

54

Planejar o interessadas

55

das

Partes 03/11/15 16/02/15 ♦ 14/10/14 14/10/14 2h

gerenciamento

das

partes 15/10/14 19/11/14

Gerenciar o interessadas

engajamento

das

partes 23/02/15 29/11/15

56

Controlar o interessadas

engajamento

das

partes 23/02/15 29/11/15

57

Orientar e gerenciar o trabalho do projeto

23/02/15 30/11/15

58

Monitorar e controlar o trabalho do projeto

23/02/15 30/11/15

59

Realizar o controle integrado de mudança

23/02/15 25/11/15

60

Encerrar o projeto ou fase

16/02/15 30/11/15

61

1.2

Pré Viagem

01/10/14 16/02/15

62

1.2.1

Itinerário

01/10/14 16/02/15

63

Definir itinerário preliminar

01/10/14 08/10/14

64

Determinar tempo de estadia nas cidades

01/10/14 08/10/14

86

65

Determinar principais atrações nas cidades

01/10/14 08/10/14

66

Adequar atividades aos dias da semana

01/10/14 08/10/14

67

1.2.2

Programação

13/03/15 ♦

68

Detalhar itinerário

24/02/15 26/02/15

69

Definir meios de transporte entre cidades

05/01/15 05/01/15

70

Definir visitas guiadas

05/01/15 06/01/15

71

Verificar duração ótima das atividades

23/02/15 23/02/15

72

Consolidar programação

27/02/15 04/03/15

73

1.2.3

Orçamento

13/03/15 ♦

74

Realizar cotações

05/01/15 23/02/15

75

Aprovar orçamento

04/03/15 04/03/15

76

1.2.4

Divulgação

09/03/15 31/07/15

77

1.2.4.1

Arte gráfica

09/03/15 06/04/15 ♦

78

Contratar designer gráfico

09/03/15 16/03/15

79

Aprovar arte gráfica

20/03/15 20/03/15

Distribuição de material publicitário

06/04/15 31/07/15

81

Promover viagem no facebook

10/04/15 31/07/15

82

Enviar email marketing

10/04/15 16/07/15

83

Imprimir cartazes e folders

10/04/15 10/04/15

84

Afixar cartazes nos locais definidos

10/04/15 14/04/15

Palestras

09/03/15 26/06/15 ♦

86

Definir escopo das palestras

09/03/15 09/03/15

87

Definir calendário das palestras

09/03/15 09/03/15

88

Preparar palestras

19/06/15 22/06/15

89

Divulgar palestras

03/06/15 25/06/15

90

Fazer inscrição para palestras

03/06/15 25/06/15

91

Adquirir coffee break para palestras

26/06/15 26/06/15

92

Apresentar palestras

26/06/15 26/06/15

93

Medir interesse do público na viagem

26/06/15 26/06/15

Grupo

01/05/15 03/08/15

95

Cadastrar interessados

01/04/15 03/07/15

96

Encaminhar interessados para Atrium

26/06/15 07/08/15

97

Confirmar viagem

03/08/15 03/08/15

Seleção de fornecedores

03/08/15 07/08/15

80

85

94

98

1.2.4.2

1.2.4.3

1.2.5

1.2.6

87

99

Apresentar fornecedores pré selecionados

07/08/15 07/08/15

100

Escolher fornecedores

07/08/15 07/08/15

Aulas introdutórias

17/08/15 11/09/15 ♦

102

Definição do escopo das aulas

17/08/15 17/08/15

103

Agendar aulas

17/08/15 17/08/15

104

Preparar aulas

10/09/15 11/09/15

105

Apresentar aulas

10/09/15 22/09/15

Aula de organização de malas

03/08/15 25/09/15 ♦

107

Contratar organizadora de malas

03/08/15 03/09/15

108

Apresentar aula

25/09/15 25/09/15

109

Preparar coffee break

25/09/15 25/09/15

101

106

1.2.7

1.2.8

110

1.3

Viagem

15/10/15 30/10/15

111

1.3.1

Embarque

01/10/15 16/10/15

112

Verificar documentação de viajantes

01/09/15 01/10/15

113

Confirmar fornecedores / vouchers

14/10/15 14/10/15

114

Lembrar itens importantes aos viajantes

14/10/15 15/10/15

115

Colocar fitas de identificação na bagagem

15/10/15 15/10/15

116

Relembrar lição de aeroporto (inglês)

15/10/15 15/10/15

117

Fazer contagem de viajantes

16/10/15 16/10/15

118

Pegar malas e confirmar se todas chegaram

16/10/15 16/10/15

119

Auxiliar no embarque no ônibus

16/10/15 16/10/15

120

1.3.2

Realização de roteiro

16/10/15 30/11/15

121

1.3.2.1

Hotéis

16/10/15 30/10/15

122

Confirmar reservas

14/10/15 23/10/15

123

Realizar check-in

16/10/15 26/10/15

124

Controlar a qualidade

16/10/15 30/10/15

125

Realizar check-out

20/10/15 30/10/15

Passeios

16/10/15 30/10/15

127

Controlar aquisições do roteiro

15/10/15 30/10/15

128

Controlar e validar escopo do roteiro

16/10/15 30/10/15

129

Realizar controle integrado de mudanças de 15/10/15 30/10/15 roteiro

130

Controlar as comunicações com viajantes

15/10/15 30/10/15

131

Controlar engajamento dos viajantes

16/10/15 30/10/15

126

1.3.2.2

88

132

1.3.3

Desembarque

30/10/15 30/10/15

133

Trasladar para o aeroporto

30/10/15 30/10/15

134

Confirmar embarque de todos os partivipantes 30/10/15 30/10/15

135

1.4

Pós Viagem

15/10/15 30/11/15

136

1.4.1

Fotoálbum

16/10/15 25/11/15 ♦

137

1.4.1.1

Diário de viagem

15/10/15 01/11/15

138

Manter diário de viagens

15/10/15 03/11/15

139

Registrar problemas e não conformidades

15/10/15 30/10/15

140

Registrar soluções encontradas e impactos

15/10/15 30/10/15

141

Transferir informações para meio digital

16/10/15 02/11/15

142

Fazer back-up das informações

16/10/15 03/11/15

Fotos

15/10/15 03/11/15

143

1.4.1.2

144

Fotografar participantes, locais e fornecedores 15/10/15 31/10/15

145

Transferir fotos para computador

16/10/15 02/11/15

146

Fazer back-up dos arquivos

16/10/15 03/11/15

147

Coletar cópia de fotos dos participantes

31/10/15 03/11/15

Edição

03/11/15 26/11/15

149

Selecionar fotos

04/11/15 05/11/15

150

Redigir e editar textos

04/11/15 06/11/15

151

Aprovar arte gráfica

10/11/15 10/11/15

152

Publicar

11/11/15 23/11/15

153

Embalar

25/11/15 25/11/15

154

Distribuir

26/11/15 26/11/15

148

1.4.1.3

155

1.4.2

Evento

05/11/15 26/11/15 ♦

156

1.4.2.1

Aula de conclusão

23/11/15 26/11/15 ♦

157

Preparar aula de conclusão

23/11/15 23/11/15

158

Apresentar aula de conclusão

26/11/15 26/11/15

Catering

05/11/15 26/11/15

160

Definir menu e quantidades

05/11/15 05/11/15

161

Selecionar fornecedores

06/11/15 09/11/15

162

Contratar fornecedores

10/11/15 10/11/15

163

Servir comes e bebes

26/11/15 26/11/15

Pesquisa de satisfação

17/11/15 27/11/15 ♦

Elaborar e formatar pesquisa de satisfação

02/11/15 26/11/15

159

164 165

1.4.2.2

1.4.3

89

166

Aplicar pesquisa de satisfação

26/11/15 26/11/15

167

Tabular respostas e analisar resultados

27/11/15 27/11/15

Encerramento

28/11/15 30/11/15

169

Reunir lições aprendidas

28/11/15 30/11/15

170

Formatar informações e arquivar documentos

30/11/15 30/11/15

168

1.5

Quadro 03 – Lista de atividades e suas durações

4.5.3 Priorização das mudanças nos prazo As mudanças no cronograma são dividias conforme suas prioridades: Prioridade Alta (zero) – Mudanças de prazo que geral alto impacto e requerem urgência na ação da Gerente do Projeto, buscando a resposta imediata junto à Patrocinadora, uma vez que geralmente extrapolam sua autonomia. Prioriade Média (1) – Mudanças de prazo que necessitam de ação imediata da Gerente do Projeto para implementar as medidas de recuperação de prazo disponíveis, porém não tem impactos nos custos do projeto Prioridade Baixa (2) – Mudanças de prazo que não geram modificações significativas dentro do projeto, podendo ser resolvidas sem necessidade de replanejamento.

4.5.4. Sistema de controle de mudanças de prazos (Schedule Change Control System) Todas as mudanças nos prazos motivadas por solicitações de mudanças bem como atrasos e/ou adiantamentos do projeto serão tratadas segundo o fluxograma abaixo, e as conclusões, prioridades e ações relacionadas serão apresentadas no relatório mensal de performance do projeto.

90

Solicitação de mudança

Análise da mudança

Não

Solicitação relevante ?

Documentar / Arquivar Não

Sim Sim

Alto impacto?

Patrocinador autorizou?

Prioridade Alta (zero)

Não

Sim Sim

Urgente?

Prioridade Média (1)

Atualizar documentos do projeto

Não Prioridade Baixa (2)

Implantar mudança

Figura 03 - Sistema de controle de mudanças de prazos

4.5.5 Mecanismo adotado para o conciliamento de recursos A utilização dos recursos será verificada após a mensuração da duração das atividades, a alocação dos recursos e o inter-relacionamento entre as atividades, identificando a sobrecarga na alocação de cada recurso. Esta verificação será realizada com o uso do Open Project. Em caso de sobrecarga, será dada prioridade às atividades que se encontram no caminho crítico. Poderá ser estipulada hora extra que não ultrapasse 12,5 % da carga horária diária por período máximo de 5 dias consecutivos e que não ultrapasse 8 dias por mês. Durante o período de viagem, a jornada será de 12 horas diárias, inclusive durante os finais de semana.

91

Início

Realizar simulação através de nivelamento de recursos

Projeto permanece no prazo?

Sim

Realizar nivelamento de recursos

Não

Hora extra corrige prazo?

Sim Contratar hora extra

Não

Possível realocar recurso?

Sim

Substituir recurso pelo disponível

Não

É possível contratar recurso?

Sim

Substituir recurso pelo contratado

Não Documentar decisões

problema

Figura 04 - Mecanismo adotado para o conciliamento de recursos

92

Buffer de tempo do projeto A primeira etapa do projeto, que se refere ao plano do projeto e ao conteúdo do TCC, não prevê folgas ou margem de atraso. Assim como não há buffer na Fase da Viagem propriamente dita, uma vez que o cronograma foi desenvolvido com o conceito do caminho crítico. Nas fases de Pré e Pós Viagem, por sua vez, possuem folgas para o desenvolvimento das atividades, no entanto são as fases onde há maior necessidade de recursos externos – Atrium Turismo e seus parceiros, e portanto, menor controle da Pontos de Vista, portanto há necessidade de monitoramento para que não se tornem críticas. Freqüência de avaliação dos prazos do projeto Os prazos do projeto deverão ser acompanhados semanalmente e apresentados ao patrocinador quinzenalmente durante a fase Pré Viagem. Os resultados do período de Viagem devem ser acompanhados diariamente e apresentados ao patrocinador imediatamente. Os resultados do período Pós Viagem devem ser apresentados semanalmente. Alocação financeira para o gerenciamento de tempo Todas as medidas de recuperação de atrasos no projeto que requerem gasto adicional deverão ser levadas à direção da Pontos de Vista, uma vez que não há recursos alocados para o gerenciamento do projeto. 4.5.6 Administração do plano de gerenciamento de tempo Responsável pelo plano Cláudia Andrade, gerente do projeto e Maria Luiza Vasconcellos, sócia-administradora da Pontos de Vista e suplente da responsável pelo plano de gerenciamento do tempo. 4.5.7 Freqüência de atualização do plano de gerenciamento de tempo O Plano de Gerenciamento do tempo será revisado mensalmente pela gerente do projeto e pela patrocinadora. 4.5.8 Outros assuntos relacionados ao gerenciamento de tempo do projeto não previstos neste plano Todas as solicitações não previstas neste plano serão submetidas à reunião com a equipe do projeto para aprovação. Imediatamente após sua aprovação, o plano de gerenciamento de

93

tempo deverá ser atualizado com o devido registro das alterações, bem como os demais planos impactados pela (s) mudança(s).

REGISTRO DE ALTERAÇÕES Data

Modificado por

Descrição da mudança

APROVAÇÕES Maria Luiza Vasconcellos Sócia administradora

Assinatura

Data

94

4.6. PLANO DE GERENCIAMENTO DE CUSTOS Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos PLANO DE GERENCIAMENTO DE CUSTOS COST MANAGEMENT PLAN Preparado por Cláudia Andrade

Versão 01

Aprovado por Maria Luiza Barbosa de Vasconcellos

10/02/2015

Este plano visa esclarecer como os custos do projeto serão planejados, estruturados e controlados ao longo de todo o projeto. 4.6.1 Descrição dos processos de gerenciamento de custos A maior parte dos custos será de responsabilidade da Atrium Turismo, agência de viagens parceira no projeto, que determinará o orçamento e fará o controle dos custos. O orçamento, contudo, deverá ser aprovado pela Pontos de Vista para dar início às atividades de divulgação da viagem. Os custos da viagem serão expressos em dólares americanos, usando-se arredondamento na casa das dezenas. As atividades da Gerente de Projetos bem como as despesas com Gerenciamento do Projeto, não representarão custos para o projeto, sendo as horas trabalhadas monitoradas para constar nas lições aprendidas e assim servir de base em projetos culturais futuros da Pontos de Vista. Os custos das palestras de divulgação bem como dos coffee breaks que as acompanham serão pagos através de inscrições de participação ou serão absorvidos pela Pontos de Vista do montante previsto para a divulgação de seus produtos. Todos os outros custos das atividades pré e pós viagem realizadas pela Pontos de Vista serão estimados e os valores passados para a Atrium Turismo para serem incorporados ao orçamento da viagem e rateados pelos viajantes pagantes. A Atrium será responsável pelo controle de todos os custos, fazendo os aportes necessários para a realização das atividades. Os custos serão monitorados tanto pela Atrium Turismo como pela Pontos de Vista, de forma a abastecer as lições aprendidas, que poderão ser utilizadas em projetos análogos futuros. O controle se dará pelo gerenciamento da Linha de Base aprovada determinando a

95

necessidade de ações preventivas, corretivas e mudanças, que precisarão tanto da autorização da Pontos de Vista como da Atrium Turismo. Qualquer aumento no orçamento aprovado só poderá ocorrer através do Processo Realizar o controle integrado de mudança. O desempenho do projeto será medido através do gerenciamento do valor agregado, monitorando o Valor Planejado (VP), o Valor Agregado (VA) e o Custo Real (CR) assim como a Variação de Prazo (VPR) e Variação de Custo (VC), podendo-se converter os dados nos índices de Desempenho de Prazo (IDP) e de custos (IDC). 4.6.2 Decomposição do Orçamento por Atividade Como a fase correspondente ao TCC e Gerenciamento do Projeto não representam custos para o projeto, só foi realizada a decomposição do orçamento referente às fases Pré Viagem, Viagem, Pós Viagem e Encerramento. Os custos foram estimados através da técnica de estimativa bottom-up, uma vez que não há informações suficientes sobre projetos semelhantes anteriores para utilizar as técnicas de estimativa paramétrica ou análoga. Foram usados arredondamentos. O orçamento detalhado, no entanto, será desenvolvido após a consolidação da programação da viagem pela Atrium Turismo, que detêm opinião especializada. Quadro 04 – Decomposição do Orçamento por Atividade EAP

Atividade

61

1.2

Pré Viagem

62

1.2.1

Itinerário

R$ 0,00

63

Definir itinerário preliminar

R$ 0,00

64

Determinar tempo de estadia nas cidades

R$ 0,00

65

Determinar principais atrações nas cidades

R$ 0,00

66

Adequar atividades aos dias da semana

R$ 0,00

Programação

R$ 0,00

68

Detalhar itinerário

R$ 0,00

69

Definir meios de transporte entre cidades

R$ 0,00

70

Definir visitas guiadas

R$ 0,00

71

Verificar duração ótima das atividades

R$ 0,00

72

Consolidar programação

R$ 0,00

67

1.2.2

Custo R$ 2.000,00

96

73

1.2.3

Orçamento

R$ 0,00

74

Realizar cotações

R$ 0,00

75

Aprovar orçamento

R$ 0,00

76

1.2.4

Divulgação

R$ 2.000,00

77

1.2.4.1

Arte gráfica

R$ 500,00

78

Contratar designer gráfico

R$ 500,00

79

Aprovar arte gráfica

80

Distribuição de material publicitário

R$ 500,00

81

Promover viagem no Facebook

R$ 250,00

82

Enviar email marketing

83

Imprimir cartazes e folders

84

Afixar cartazes nos locais definidos

85

1.2.4.2

R$ 0,00

1.2.4.3

Palestras

R$ 0,00 R$ 250,00 R$ 0,00 R$ 400,00

86

Definir escopo das palestras

R$ 0,00

87

Definir calendário das palestras

R$ 0,00

88

Preparar palestras

R$ 0,00

89

Divulgar palestras

R$ 0,00

90

Fazer inscrição para palestras

R$ 0,00

91

Adquirir coffee break para palestras

R$ 200,00

92

Apresentar palestras

R$ 200,00

93

Medir interesse do público na viagem

R$ 0,00

Grupo

R$ 0,00

95

Cadastrar interessados

R$ 0,00

96

Encaminhar interessados para Atrium

R$ 0,00

97

Confirmar viagem

R$ 0,00

Seleção de fornecedores

R$ 0,00

99

Apresentar fornecedores pré selecionados

R$ 0,00

100

Escolher fornecedores

R$ 0,00

94

98

101

1.2.5

1.2.6

1.2.7

Aulas introdutórias

R$ 200,00

102

Definição do escopo das aulas

R$ 0,00

103

Agendar aulas

R$ 0,00

104

Preparar aulas

R$ 0,00

105

Apresentar aulas

R$ 200,00

Aula de organização de malas

R$ 400,00

106

1.2.8

97

107

Contratar organizadora de malas

108

Apresentar aula

109

Preparar coffee break

110

1.3

Viagem

111

1.3.1

Embarque

R$ 300,00 R$ 0,00 R$ 100,00 R$ 426.250,00 R$ 6.550,00

112

Verificar documentação de viajantes

R$ 0,00

113

Confirmar fornecedores / vouchers

R$ 0,00

114

Lembrar itens importantes aos viajantes

R$ 0,00

115

Colocar fitas de identificação na bagagem

116

Relembrar lição de aeroporto (inglês)

R$ 0,00

117

Fazer contagem de viajantes

R$ 0,00

118

Pegar malas e confirmar se todas chegaram

R$ 0,00

119

Auxiliar no embarque no ônibus

R$ 0,00

120

1.3.2

Realização de roteiro

121

1.3.2.1

Hotéis

R$ 50,00

R$ 10.500,00 R$ 6.000,00

122

Confirmar reservas

R$ 0,00

123

Realizar check-in

R$ 0,00

124

Controlar a qualidade

R$ 0,00

125

Realizar check-out

R$ 0,00

126

1.3.2.2

Passeios

R$ 4.500,00

127

Controlar aquisições do roteiro

R$ 0,00

128

Controlar e validar escopo do roteiro

R$ 0,00

129

Realizar controle integrado de mudanças de roteiro

R$ 0,00

130

Controlar as comunicações com viajantes

R$ 0,00

131

Controlar engajamento dos viajantes

R$ 0,00

Desembarque

R$ 0,00

133

Trasladar para o aeroporto

R$ 0,00

134

Confirmar embarque de todos os participantes

R$ 0,00

132

1.3.3

135

1.4

Pós Viagem

R$ 4.000,00

136

1.4.1

Fotoálbum

R$ 3.750,00

137

1.4.1.1

Diário de viagem

R$ 290,00

138

Manter diário de viagens

R$ 15,00

139

Registrar problemas e não conformidades

R$ 0,00

140

Registrar soluções encontradas e impactos

R$ 0,00

98

141

Transferir informações para meio digital

142

Fazer back-up das informações

143

1.4.1.2

R$ 250,00 R$ 25,00

Fotos

R$ 300,00

144

Fotografar participantes, locais e fornecedores

R$ 0,00

145

Transferir fotos para computador

R$ 0,00

146

Fazer back-up dos arquivos

147

Coletar cópia de fotos dos participantes

148

1.4.1.3

R$ 270,00 R$ 30,00

Edição

R$ 3.160,00

149

Selecionar fotos

R$ 0,00

150

Redigir e editar textos

R$ 0,00

151

Aprovar arte gráfica

152

Publicar

R$ 2.700,00

153

Embalar

R$ 60,00

154

Distribuir

R$ 0,00

155

1.4.2

Evento

156

1.4.2.1

Aula de conclusão

157

Preparar aula de conclusão

158

Apresentar aula de conclusão

159

1.4.2.2

R$ 400,00

R$ 200,00 R$ 50,00 R$ 0,00 R$ 50,00

Catering

R$ 150,00

160

Definir menu e quantidades

R$ 0,00

161

Selecionar fornecedores

R$ 0,00

162

Contratar fornecedores

163

Servir comes e bebes

R$ 0,00

Pesquisa de satisfação

R$ 47,00

164

1.4.3

R$ 150,00

165

Elaborar e formatar pesquisa de satisfação

166

Aplicar pesquisa de satisfação

167

Tabular respostas e analisar resultados

R$ 0,00

Encerramento

R$ 3,00

169

Reunir lições aprendidas

R$ 0,00

170

Formatar informações e arquivar documentos

R$ 3,00

168

1.5

R$ 0,00 R$ 47,00

TOTAL

R$ 432.250,00

99

4.6.3 Freqüência de avaliação do orçamento do projeto e das reservas gerenciais O orçamento será avaliado conforme cronograma das entregas dos pacotes de trabalho durante o período de pré e pós viagem e diariamente durante o período de viagem propriamente dita. 4.6.4 Reservas gerenciais Não há reservas gerenciais para as fases Pré e Pós Viagem, sendo qualquer despesa levada à administração da Pontos de Vista para aprovação. A Pontos de Vista não tem autonomia sobre as reservas gerenciais da Atrium Turismo. Reservas de Contingência A Pontos de Vista não tem reservas de contingência para este projeto especificamente e não tem autonomia sobre as reservas da Atrium Turismo. Para a fase de viagem, deve-se criar uma reserva de US$ 500,00 para solucionar incidentes durante o período de viagem. 4.6.5 Autonomias A gerente do projeto não tem autonomia para utilização de reservas, sendo toda e qualquer despesa levada à administração da Pontos de Vista e/ou a Atrium Turismo para aprovação.

4.6.6 Alocação financeira das mudanças no orçamento A alocação financeira das mudanças no orçamento será de responsabilidade da Atrium Turismo. Após o processo Determinar o Orçamento estar finalizado e iniciada a Divulgação, as mudanças que tenham impacto no valor de rateio pelos viajantes pagantes deverão ter aprovação pela Pontos de Vista. 4.6.7 Administração do plano de gerenciamento de custos Responsável pelo plano Claudia Andrade, Gerente do Projeto. Maria Luiza Vasconcellos, sócia administradora da Pontos de Vista e suplente no gerenciamento de custos.

100

4.6.8 Outros assuntos relacionados ao gerenciamento de custos do projeto não previstos neste plano Todos os assuntos não previstos neste plano deverão ser analisados pela Gerente do Projeto e pela Patrocinadora. Após aprovação, o Plano de Gerenciamento de Custos deverá ser atualizado com o devido registro das alterações efetivadas, bem como os demais planos impactados pela(s) mudança(s).

REGISTRO DE ALTERAÇÕES Data

Modificado por

Descrição da mudança

APROVAÇÕES Maria Luiza Vasconcellos Sócia administradora Beatriz Dornas Atrium Turismo

Assinatura

Data

101

4.7. PLANO DE GERENCIAMENTO DE QUALIDADE Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos PLANO DE GERENCIAMENTO DA QUALIDADE QUALITY MANAGEMENT PLAN Preparado por Cláudia Andrade

Versão 01

Aprovado por Maria Luiza Barbosa de Vasconcellos

10/02/2015

Este plano tem por objetivo garantir que os requisitos do projeto e do produto do projeto sejam cumpridos e validados. Desta forma, identifica os requisitos e os padrões de qualidade que o projeto e/ou suas entregas precisam atingir e estabelece a forma de verificar a conformidade para que sejam aceitos. 4.7.1 Descrição dos processos de gerenciamento da qualidade 4.7.1.1 Realizar a garantia da qualidade – processo de execução do projeto utilizado para auditar os requisitos de qualidade e os resultados das medições do controle de qualidade de forma a garantir o uso de padrões e definições adequados. Todas as mudanças nos requisitos de qualidade inicialmente previstas para o projeto devem ser avaliadas e classificadas dentro do sistema de controle de mudanças de qualidade. Todas as solicitações de mudança na qualidade devem ser feitas por escrito ou através de e-mails, conforme descrito no Plano de comunicações do projeto. 4.7.1.2 Controlar a qualidade – processo de monitoramento e controle da execução das atividades, para o registro dos resultados, análise do desempenho e, se for o caso, recomendação das mudanças necessárias. Todos os produtos e/ou entregas não conformes com a declaração de escopo serão tratadas como medidas corretivas no plano de gerenciamento de qualidade. As reclamações provenientes de clientes devem ser avaliadas assim como a viabilidade de mudanças. Caso não sejam possíveis as mudanças, deve-se responder ao cliente e fazer o registro nas lições aprendidas.

102

4.7.2 Identificação e priorização de clientes e atividades Identificação dos clientes Cliente 1: Pontos de Vista Cliente 2: Atrium Turismo Cliente 3: Viajantes pagantes Cliente 4: Fornecedores Cliente 5: Alunos do módulo Inglês para viagens Priorização dos clientes

1

se o cliente for igualmente importante;

0.2

se o cliente for menos importante;

0.1

se o cliente for muito menos importante.

Priorização dos clientes

1.0

Cliente 1: Pontos de Vista

Total

Valor decimal relativo = total

da

da linha / total geral

linha

0.1

5.0

0.1

6,2

0,086

8,6%

0.1

1.0

0,1

2.2

0,031

3,1%

10.0

1.0

31.0

0,432

43,2%

0.1

1.4

0,019

1,9%

31.0

0,432

43,2%

Cliente 2: Atrium Turismo

1.0

Cliente 3: Viajantes Pagantes

10.0

10.0

Cliente 4: Fornecedores

0.2

1.0

0.1

Cliente 5: Alunos Inglês para viagens

10.0

10.0

1.0

Quadro 05 – Priorização dos clientes

Cliente 5: Alunos Inglês para viagens

se o cliente for mais importante;

Cliente 4: Fornecedores

5

Cliente 2: Atrium Turismo

se o cliente for muito mais importante;

Cliente 1: Pontos de Vista

10

Cliente 3: Viajantes Pagantes

Para cada cliente foi atribuído um valor ao seu grau de importância em relação a outro cliente:

10.0 Total Geral

71.8

103

Identificação das necessidades Necessidade 1: Cumprir a programação Necessidade 2: Iniciar e finalizar a viagem no prazo Necessidade 3: Iniciar e finalizar a viagem sem incidentes Necessidade 4: Qualidade dos fornecedores como contratado Necessidade 5: Custos dentro dos orçados e aprovados Priorização das necessidades Para cada necessidade foi atribuído um valor ao seu grau de importância em relação a outro cliente:

se a necessidade for igualmente importante;

0.2

se a necessidade for menos importante;

0.1

se a necessidade for muito menos importante.

Priorização das necessidades:

Cliente 1: Pontos de Vista

Necessidade 1: Cumprir a programação

Necessidade 5: Custos dentro dos orçados e aprovados

1

Necessidade 4: Qualidade dos fornecedores como contratado

se a necessidade for mais importante;

Necessidade 3: Iniciar e finalizar a viagem sem incidentes

5

Necessidade 2: Iniciar e finalizar a viagem no prazo

se a necessidade for muito mais importante;

Necessidade 1: Cumprir a programação

10

1.0

0.1

1.0

5.0

7.1

0,14

14%

0.2

1.0

5.0

7.2

0,14

14%

5.0

10.0

30.0

0,57

57%

5.0

7.2

0,14

14%

0.7

0,01

1%

Necessidade 2: Iniciar e finalizar a viagem no prazo

1.0

Necessidade 3: Iniciar e finalizar a viagem sem incidentes

10.0

5.0

Necessidade 4: Qualidade fornecedores como contratado

1.0

1.0

0.2

Necessidade 5: Custos dentro dos orçados e aprovados

0.2

0.2

0.1

0.2 Total Geral

Total

Valor decimal relativo = total

da

da linha / total geral

linha

52.2

Necessidade 1: Cumprir a programação

0.2

Necessidade 5: Custos dentro dos orçados e aprovados

Necessidade 4: Qualidade dos fornecedores como contratado

Necessidade 3: Iniciar e finalizar a viagem sem incidentes

Cliente 2: Atrium Turismo

Necessidade 1: Cumprir a programação

Priorização das necessidades:

Necessidade 2: Iniciar e finalizar a viagem no prazo

104

1.5

0.03

3%

0.2

1.0

0.1

6.3

0,13

13%

5.0

1.0

16.0

0,33

33%

1.0

3.2

0,06

6%

22.0

0,45

45%

5.0

5.0

Necessidade 4: Qualidade fornecedores como contratado

1.0

1.0

0.2

Necessidade 5: Custos dentro dos orçados e aprovados

10.0

10.0

1.0

1.0

Necessidade 3: Iniciar e finalizar a viagem sem incidentes

Necessidade 4: Qualidade dos fornecedores como contratado

Necessidade 5: Custos dentro dos orçados e aprovados

49.0

Necessidade 2: Iniciar e finalizar a viagem no prazo

Total Geral

Necessidade 1: Cumprir a programação

da linha / total geral

0.1

Necessidade 3: Iniciar e finalizar a viagem sem incidentes

Necessidade 1: Cumprir a programação

da linha

1.0

5.0

Cliente 3: Viajantes Pagantes

Valor decimal relativo = total

0.2

Necessidade 2: Iniciar e finalizar a viagem no prazo

Priorização das necessidades:

Total

1.0

0.2

1.0

10.0

12.2

0,20

20%

0.2

0.2

10.0

11.4

0,18

18%

1.0

10.0

21.0

0,34

34%

10.0

17.0

0,27

27%

0.4

0,01

1%

Necessidade 2: Iniciar e finalizar a viagem no prazo

1.0

Necessidade 3: Iniciar e finalizar a viagem sem incidentes

5.0

5.0

Necessidade 4: Qualidade fornecedores como contratado

1.0

5.0

1.0

Necessidade 5: Custos dentro dos orçados e aprovados

0.1

0.1

0.1

0.1 Total Geral

Total

Valor decimal relativo = total

da

da linha / total geral

linha

62

Necessidade 1: Cumprir a programação

10.0

Necessidade 5: Custos dentro dos orçados e aprovados

da linha / total geral

17.0

0,31

31%

1.0

0.2

0.1

1.4

0,03

3%

0.2

0.1

1.5

0,03

3%

1.0

12.0

0,22

22%

1.0

22.0

0,41

41%

Total Geral

53.9

5.0

5.0

Necessidade 5: Custos dentro dos orçados e aprovados

1.0

10.0

10.0

Necessidade 5: Custos dentro dos orçados e aprovados

1.0

Necessidade 4: Qualidade dos fornecedores como contratado

Necessidade 4: Qualidade fornecedores como contratado

Necessidade 3: Iniciar e finalizar a viagem sem incidentes

1.0

Necessidade 2: Iniciar e finalizar a viagem no prazo

0.2

Necessidade 1: Cumprir a programação

da linha

1.0

Necessidade 3: Iniciar e finalizar a viagem sem incidentes

Necessidade 1: Cumprir a programação

Valor decimal relativo = total

1.0

0.1

Cliente 5: Alunos Inglês para viagens

Total

5.0

Necessidade 2: Iniciar e finalizar a viagem no prazo

Priorização das necessidades:

Necessidade 4: Qualidade dos fornecedores como contratado

Necessidade 3: Iniciar e finalizar a viagem sem incidentes

Cliente 4: Fornecedores

Necessidade 1: Cumprir a programação

Priorização das necessidades:

Necessidade 2: Iniciar e finalizar a viagem no prazo

105

5.0

1.0

5.0

10.0

21.0

0,32

32%

0.2

0.2

10.0

10.6

0,16

16%

1.0

10.0

17.0

0,26

26%

10.0

16.2

0,25

25%

0.4

0,01

1%

Necessidade 2: Iniciar e finalizar a viagem no prazo

0.2

Necessidade 3: Iniciar e finalizar a viagem sem incidentes

1.0

5.0

Necessidade 4: Qualidade fornecedores como contratado

0.2

5.0

1.0

Necessidade 5: Custos dentro dos orçados e aprovados

0.1

0.1

0.1

0.1 Total Geral

Total

Valor decimal relativo = total

da

da linha / total geral

linha

65.2

106

N 2: Iniciar e finalizar a viagem no prazo N 3: Iniciar e finalizar a viagem sem incidentes N 4: Qualidade fornecedores como contratado N 5: Custos dentro dos orçados e aprovados

Cliente 4: Fornecedores

Cliente 2: Atrium Turismo

Cliente 1: Pontos de Vista N 1: Cumprir a programação

Cliente 3: Viajantes pagantes

necessidades

Total da linha

viagens

Priorização balanceada das

Cliente 5: Alunos do módulo Inglês para

MATRIZ BALANCEADA DE NECESSIDADES E CLIENTES

8,6 X 0,14

3,1 X 0,03

43,2 X 0,20

1,9 X 0,31

43,2 X 0,32

= 1,20

= 0,09

= 8,64

= 0,59

= 13,82

8,6 X 0,14

3,1 X 0,13

43,2 X 0,18

1,9 X 0,03

43,2 X 0,16

= 1,20

= 0,40

= 7,78

= 0,06

= 6,91

8,6 X 0,57

3,1 X 0,33

43,2 X 0,34

1,9 X 0,03

43,2 X 0,26

= 4,90

= 1,02

= 14,69

= 0,06

= 11,23

8,6 X 0,14

3,1 X 0,06

43,2 X 0,27

1,9 X 0,22

43,2 X 0,25

= 1,20

= 0,19

= 11,66

= 0,42

= 10,8

8,6 X 0,01

3,1 X 0,45

43,2 X 0,01

1,9 X 0,41

43,2 X 0,01

= 0,09

= 1,39

= 0,43

= 0,78

= 0,43

24,34 - 2º

16,35 - 4º

31,9 - 1º

24,27 - 3º

3,12 - 5º

4.7.3 Desenvolvimento de especificações As necessidades foram reordenadas de acordo com sua prioridade, iniciando pela mais importante. Apesar de “cumprir a programação” ter total de pontos ligeiramente superior à “qualidade de fornecedores como contratado”, as duas se mostraram igualmente importantes, sendo esta última, aquela que atinge maior importância se considerados os valores atribuídos pelos três clientes mais importantes. Necessidade 1: Iniciar e finalizar a viagem sem incidentes Definição operacional: A viagem deve ocorrer sem incidentes graves, sendo considerados incidentes quaisquer eventos não planejado que altera o programa das atividades. A ocorrência de incidentes impacta as outras necessidades, pois além de interferir no cumprimento da programação, podem provocar atrasos e aumento dos custos, além de interferir na percepção da qualidade pelos viajantes. Esta necessidade, no entanto, é aquela que exige maior esforço para sua garantia, uma vez que incidentes fazem parte das incertezas e muitas vezes os custos para prevenção são inviáveis.

107

Valor a ser medido: Número de incidentes; Impacto no cumprimento da programação e nos custos. Necessidade 2: Cumprir a programação Definição operacional: Todas as cidades devem ser visitadas, e todos os passeios que constam na programação devem ser realizados. Os horários de intervalo na programação devem ser respeitados, assim como deve ser respeitado o horário que viabilize os passeios opcionais indicados na programação. Valor a ser medido: As atividades realizadas e se o tempo para realização das atividades. Necessidade 3: Qualidade dos fornecedores como contratado Definição operacional: Os hotéis deverão apresentar acomodações e serviços compatíveis com a categoria contratada. Deverão estar bem localizados e fornecer café da manhã. Os guias locais deverão demonstrar domínio do assunto que apresentam e devem ser amigáveis. Os transportes terrestres deverão ser pontuais, seguros e confortáveis. Os restaurantes inclusos na programação deverão fornecer alimentos de boa qualidade e prestar um bom serviço. Os ingressos de acesso deverão estar disponíveis no momento de chegada em cada uma das atrações. Os transportes entre as cidades deverão ser na categoria contratada. Valor a ser medido: Checklist de conformidade e grau de satisfação e percepção dos clientes finais. Necessidade 4: Iniciar e finalizar a viagem no prazo Definição operacional: Todas as datas de deslocamento entre as cidades e o período em que ocorrem devem ser respeitados. Valor a ser medido: Atrasos nos deslocamentos. Necessidade 5: Custos dentro dos orçados e aprovados Definição operacional: Os custos do pacote de viagem serão orçados e aprovados ainda na fase Pré Viagem, antes da divulgação. Todas as mudanças no orçamento após divulgação do valor do pacote de viagem não deverão ser repassadas para os clientes finais, os alunos do curso de inglês para viagens e os demais viajantes pagantes, sendo absorvidos pela Atrium Turismo. Valor a ser medido: Desvios da linha de base dos custos.

108

4.7.4 Garantia da qualidade Necessidade 1: Iniciar e finalizar a viagem sem incidentes Atividade de garantia da qualidade: Serão identificados os incidentes mais comuns nas viagens realizadas pela Pontos de Vista e Atrium Turismo e priorizados pelo impacto causado na programação e nos custos e organizados em um Diagramas de Afinidade de forma a tratálos com maior eficiência dentro do Gerenciamento dos Riscos. Necessidade 2: Cumprir a programação Atividade de garantia da qualidade: Matriz de Priorização; Análise de Processos No planejamento da programação o tempo de deslocamento para cada uma das atividades deverá ser avaliado, considerando que no grupo haverá pessoas da terceira idade com redução da agilidade; será confirmado o tempo ótimo para realização de cada uma das atividades com seus fornecedores e serão previstos intervalos para evitar que o atraso ocorrido em uma das atrações, ou no deslocamento, ou com incidentes menores possam interferir no cumprimento do restante da programação. Todas as atrações deverão ser confirmadas com antecedência, certificando-se que poderão ser cumpridas conforme programado. Ingressos serão adquiridos com antecedência, reduzindo o tempo de espera para acesso nas atrações; Também deverão ser consultados serviços meteorológicos constantemente, a fim de certificar-se que as atividades a céu aberto poderão ser realizadas conforme programa, ou feitas as devidas adequações na agenda para que todas as atrações do programa sejam visitadas. Antes de cada atividade, o grupo deverá ser relembrado sobre os objetivos durante a visita, o horário e local de encontro no caso de dispersões, assim como relembrados os procedimentos no caso de alguém se perder ou se atrasar. Deve-se buscar manter o grupo unido, controlando os horários das atividades e estabelecendo horários para fotos. Necessidade 3: Qualidade dos fornecedores como contratado Atividade de garantia da qualidade: Auditorias de qualidade; Análise de processos No período de Pré-Viagem será realizada pesquisa sobre cada um dos fornecedores, incluindo as avaliações de outros usuários; Serão revistas as cláusulas contratuais conforme o Plano de Aquisições; Serão esclarecidos os padrões de qualidade dos fornecedores para os clientes finais durante a venda/aquisição dos pacotes de viagem, o que constará no contrato. Todos os fornecedores deverão ser contatados antes da viagem e na véspera do fornecimento do serviço, confirmando a reserva e reforçando os requisitos de qualidade. Durante a Viagem,

109

serão checados os itens de qualidade, sua conformidade com o contrato e caso necessário, será solicitada correção imediata a fim de não interferir na percepção dos clientes finais. Necessidade 4: Iniciar e finalizar a viagem no prazo Atividade de garantia da qualidade: Será realizado checklist da documentação dos viajantes antes dos deslocamentos. Serão verificados os serviços meteorológicos e confirmados com os prestadores de serviços os deslocamentos. Necessidade 5: Custos dentro dos orçados e aprovados Atividade de garantia da qualidade: Estas atividades estão previstas nos Planos de Gerenciamento dos Custos e Riscos e serão realizadas pela Atrium Turismo. Quadro 07 - QUADRO SINTÉTICO DAS NECESSIDADES Necessidade Do cliente 1

2

Especificação Específica e mensurável Iniciar e Finalizar a Viagem sem incidentes

Atividade de garantia

Cronograma

Responsável

O que será feito

Quando será feito

Quem executará

Identificar incidentes mais comuns

Pré Viagem

Equipe do projeto

Priorizar incidentes

Pré Viagem

Equipe do projeto

Diagrama de atividade

Pré Viagem

Gerente do Projeto

Pré Viagem

Atrium / Pontos de Vista

Pré Viagem

Atrium Turismo

Esclarecimento sobre padrões

Pré Viagem

Atrium / Pontos de Vista

Confirmação das reservas

Pré Viagem Véspera

Atrium Turismo/ Pontos de Vista

Qualidade dos Pesquisa de fornecedores Fornecedores Revisão contratual

Auditoria da qualidade

Viagem

Pontos de Vista

Solicitações de mudanças

Viagem

Atrium / Pontos de Vista

Pesquisa de satisfação dos clientes 3

Pós viagem

Pontos de Vista

Pré Viagem

Atrium / Pontos de Vista

Pré Viagem

Atrium Turismo

Criar Buffers entre atividades

Pré Viagem

Atrium / Pontos de Vista

Confirmação da programação

Pré Viagem / Atrium / Pontos de Vista viagem

Aquisição de entradas antecipadas

Pré Viagem

Verificar meteorologia

Pré Viagem/ Atrium / Pontos de Vista viagem

Cumprir a Calcular deslocamentos programação Confirmar duração das atividades

Atrium Turismo

Lembretes para o grupo

Viagem

Pontos de Vista

Controle do grupo

Viagem

Pontos de Vista

110

Controle do tempo das atividades 4

Iniciar finalizar viagem prazo

e Checklist documentos a viajantes no Verificar meteorologia Confirmar deslocamentos

5

Custos dentro Gerenciamento dos custos dos orçados e Gerenciamento dos riscos aprovados

Viagem

Pontos de Vista

dos Pré viagem / Atrium / Pontos de vista viagem Viagem

Atrium / Pontos de Vista

Pré viagem / Atrium Turismo viagem Pré viagem / Atrium Turismo viagem / Gerente do Projeto / Pós viagem Atrium Turismo

4.7.5 Controle da qualidade Para o controle da qualidade, serão aplicadas as seguintes ferramentas:

Ferramenta 1: Histograma Descrição de sua utilização: O histograma tem como finalidade mostrar a distribuição dos dados através de um gráfico de barras indicando o número de unidades em cada categoria, e desta forma será útil para identificar os incidentes mais frequentes nas viagens em grupo e também para verificar aqueles que causam maior impacto no tempo, programação, custo e percepção de qualidade pelos viajantes. Ferramenta 2: Diagrama Ishikawa Descrição de sua utilização: Este diagrama de causa e efeito tem como finalidade explorar e indicar todas as relações entre as possibilidades de causas de um problema específico ou efeito. Desta forma, deverá ser utilizado para identificar as possíveis causas dos incidentes mais frequentes e mais impactantes durante viagens em grupo, a fim de aplicar medidas preventivas onde for o caso.

Ferramenta 3: Folhas de Verificação Descrição de sua utilização: As folhas de verificação são formulários planejados em forma de planilhas usadas para facilitar a coleta e análise de dados, economizando tempo e reduzindo o trabalho repetitivo. Nelas são registradas as informações dos itens a serem verificados de forma fácil e concisa e

111

assim permitindo uma rápida percepção da realidade e uma imediata interpretação da situação, ajudando a diminuir erros e confusões. Deverão ser aplicadas para inspeção e auditoria da qualidade dos fornecedores, bem como durante o cumprimento da programação. 4.7.6 Melhoria da qualidade Durante todo o projeto, será aplicado o ciclo PDCA (Plan, Do, Check and Act) que significam: planejar; fazer; checar e agir. Na fase de planejamento serão estabelecidos os objetivos, as metas e parâmetros necessários para se obter sucesso no projeto. O plano estabelecido deve ser aplicado conforme planejado e a execução será controlada através das métricas estabelecidas no planejamento para avaliar se os parâmetros estão sendo atendidos e as metas alcançadas. Caso haja desvios, a equipe agirá para corrigir o curso do projeto de forma a concluí-lo com sucesso, atingindo seus objetivos. Os dados resultantes da aplicação deste ciclo durante o Projeto de Pacote de Viagem aos Estados Unidos serão formatados e adequadamente arquivados nas Lições Aprendidas, de forma que estas informações poderão ser utilizadas em projetos futuros. Todos os incidentes ocorridos durante a viagem deverão ser anotados, bem como suas causas diretas, seus desdobramentos, o impacto no cronograma e nos custos, as ações corretivas e suas consequências de forma que poderão servir de base para as tomadas de decisão da Pontos de Vista em projetos similares.

4.7.7 Priorização das mudanças nos quesitos de qualidade e respostas Prioridade Alta (Zero) - mudanças que geram alto impacto nos resultados do projeto, sendo necessária urgência na resposta pela Gerente do Projeto, juntamente com a Patrocinadora, uma vez que extrapolam sua autonomia. Prioridade Média (1) – modificações que requerem a ação imediata da Gerente de Projeto e independem da ocorrência de reuniões de controle previstas. Se a mudança extrapolar a sua autonomia, a Patrocinadora deverá ser contatada com urgência. Prioridade Baixa (2) – alterações que não geram modificações significativas do projeto, podendo ser resolvidas de forma autônoma pela Gerente do Projeto.

112

4.7.8 Sistema de controle de mudanças da qualidade (Quality change control system)

Solicitação de mudança

Análise da mudança

Não

Solicitação relevante ?

Documentar / Arquivar Não

Sim Sim

Alto impacto?

Patrocinador autorizou?

Prioridade Alta (zero)

Não

Sim Sim

Urgente?

Prioridade Média (1)

Atualizar documentos do projeto

Não Prioridade Baixa (2)

Implantar mudança

Figura 05 - Sistema de controle de mudanças da qualidade

4.7.9 Freqüência de avaliação dos requisitos de qualidade do projeto Os requisitos de qualidade devem ser avaliados conforme cronograma das entregas do projeto. 4.7.10 Alocação financeira das mudanças nos requisitos de qualidade Todas as mudanças nos requisitos de qualidade que aumentem os custos do projeto devem ser levados à administração da Pontos de Vista, uma vez que não há reservas específicas para este projeto.

113

4.7.11 Administração do plano de gerenciamento da qualidade Responsável pelo plano Claudia Andrade, Gerente do Projeto. Maria Luiza Vasconcellos, sócia administradora da Pontos de Vista e suplente no gerenciamento de qualidade. 4.7.12 Freqüência de atualização do plano de gerenciamento da qualidade O plano de gerenciamento da qualidade será atualizado mensalmente, juntamente com os outros planos de gerenciamento do projeto. 4.7.13 Outros assuntos relacionados ao gerenciamento da qualidade do projeto não previstos neste plano Todos os assuntos não previstos neste plano deverão ser analisados pela Gerente do Projeto e pela Patrocinadora. Após aprovação, o Plano de Gerenciamento da Qualidade deverá ser atualizado com o devido registro das alterações efetivadas, bem como os demais planos impactados pela(s) mudança(s).

REGISTRO DE ALTERAÇÕES Data

Modificado por

Descrição da mudança

APROVAÇÕES Maria Luiza Vasconcellos Sócia administradora

Assinatura

Data

114

4.8. PLANO DE GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS (RH) Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos PLANO DE GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS STAFF MANAGEMENT PLAN Preparado por

Cláudia Andrade

Versão 01

Aprovado por

Maria Luiza Barbosa de Vasconcellos

10/02/2015

Este plano tem por objetivo identificar e documentar os papéis, responsabilidades, relações hierárquicas da equipe do projeto. 4.8.1 Organograma do projeto Maria Luiza Vasconcellos Patrocinadora Pontos de Vista

Claudia Andrade Gerente do Projeto

Beatriz Dornas Atrium Turismo

Figura 06 - Organograma do projeto

Staff Atrium Turismo

A equipe do projeto é composta pela patrocinadora do projeto e sócia administradora da Pontos de Vista, a gerente do projeto e colaboradora da Pontos de Vista, e pela parceira externa, representante da Atrium Turismo. Diversas atividades relacionadas a fase Pré Viagem serão desenvolvidas pela staff da Atrium Turismo sobre a qual a gerente do projeto não tem autoridade ou autonomia. 4.8.2 Diretório do time do projeto (Team directory) Nº

Nome

Área

e-mail

Telefone

1

Cláudia Andrade

Gestão

[email protected]

8385-7660

2

Maria Luiza Vasconcellos

Administração

[email protected]

9612-0406

3

Beatriz Dornas

Operacional

[email protected]

2129-8000

115

4.8.3 Matriz de responsabilidades Quadro 08 – Matriz de responsabilidade

Partes Interessadas

R

R R R R R R R R R

2

Maria Luiza Vasconcellos

Administração

C A

C A

C A

A A A A A A A A A

3

Beatriz Dornas

Operacional

P

P

P

I

P – Participa

I

C

C – Consultado I – informado

I

I

I

Aquisições

R

Riscos

R

Comunicações

Escopo

Gestão

RH

Pós Viagem

Cláudia Andrade

Qualidade

Viagem

1

Custo

Nome

Tempo

Nº

R - Responsável

Área

Planos

Pré Viagem

Fases

C C

I

A - Aprova

4.8.4 Novos recursos, re-alocação e substituição de membros do time A Gerente do Projeto será a coordenadora deste plano de recursos humanos e se empenhará para a permanência de todos os integrantes da equipe durante o projeto. Caso haja necessidade de substituição de algum recurso, temporária ou permanente, esta deve ser autorizada previamente em reunião com a equipe de trabalho da qual fazem parte a Pontos de Vista e a Atrium Turismo. Novos recursos solicitados para o time devem ser previamente autorizados pela Patrocinadora. A Pontos de Vista não tem autonomia sobre o staff da Atrium Turismo, que fica responsável pelo gerenciamento de sua equipe própria. 4.8.5 Treinamento Não estão previstos treinamentos para a equipe de projeto. 4.8.6 Avaliação de resultados do time do projeto Não estão previstas avaliações do time do projeto. A Gerente do Projeto fará uma auto-avaliação que será apresentada na reunião de fechamento e constará nas lições aprendidas. 4.8.7 Bonificação Não estão previstas bonificações.

116

4.8.8 Alocação financeira para o gerenciamento de RH Não estão previstos custos para o gerenciamento de recursos humanos. A Pontos de Vista não tem autonomia sobre o gerenciamento dos custos do projeto, e não participa na definição do BDI (Benefícios e Despesas Indiretas) da Atrium Turismo. A professora guia e a representante da Pontos de Vista que acompanharão o grupo receberão 2% (dois por cento) do valor do pacote de viagens cada a título de honorários. 4.8.9 Administração do plano de gerenciamento de recursos humanos Responsável pelo plano Claudia Andrade, Gerente do Projeto. Maria Luiza Vasconcellos, sócia administradora da Pontos de Vista e suplente no gerenciamento de qualidade. 4.8.10 Freqüência de atualização do plano de gerenciamento de RH O plano de gerenciamento de RH será atualizado quando houver acréscimo de recursos. 4.8.11 Outros assuntos relacionados ao gerenciamento de RH do projeto não previstos neste plano Todos os assuntos não previstos neste plano deverão ser analisados pela Gerente do Projeto e pela Patrocinadora. Após aprovação, o Plano de Gerenciamento dos Recursos Humanos deverá ser atualizado com o devido registro das alterações efetivadas, bem como os demais planos impactados pela(s) mudança(s). REGISTRO DE ALTERAÇÕES Data

Modificado por

Descrição da mudança

APROVAÇÕES Maria Luiza Vasconcellos Sócia administradora

Assinatura

Data

117

4.9. PLANO DE GERENCIAMENTO DE COMUNICAÇÕES Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES COMMUNICATION MANAGEMENT PLAN Preparado por Cláudia Andrade

Versão 01

Aprovado por Maria Luiza Barbosa de Vasconcellos

10/02/2015

Este plano tem por objetivo desenvolver uma abordagem das comunicações apropriada às necessidades do projeto para ser seguida ao longo de todo o seu ciclo de vida; assegurando que as informações do projeto sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e dispostas de maneira oportuna e apropriada. 4.9.1 Descrição dos processos de gerenciamento das comunicações O gerenciamento das comunicações do projeto será realizado através de e-mails, memorandos, documentos impressos e reuniões com ata lavrada; Serão agendadas reuniões com o time todo quando o itinerário e programação estiverem completos para aprovação do orçamento para iniciar a divulgação do Pacote de Viagem. Caso o orçamento não seja aprovado, a programação deverá ser revista e então agendada nova reunião para aprovação. Haverá mais uma reunião 30 dias antes do embarque da viagem para alinhamento das ações necessárias para o encerramento da fase Pré Viagem. Haverá uma reunião após a viagem para encerramento da fase de viagem e alinhamento das ações necessárias para a fase Pós Viagem. Outras reuniões poderão ser convocadas por qualquer uma das partes: Pontos de Vista, Atrium Turismo ou a gerente do projeto via e-mail, tendo a confirmação das partes. Todas as solicitações de mudança no processo de comunicação devem ser feitas por escrito seja memorando ou e-mail e aprovadas pela gerente do projeto e quando necessário pela sócia-administradora da Pontos de Vista e patrocinadora do projeto.

118

4.9.2 Registro das partes interessadas Nome

Maria Luiza Barbosa de Vasconcellos

Posição

Sócia administradora da Pontos de Vista

Papel

Patrocinadora do projeto

Contato

(31) 9612-0406 / 3296-0283 [email protected] Rua Carangola, 225 Santo Antonio – Belo Horizonte - MG

Necessidades

Estar inteirada sobre tudo o que se refere ao Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos; em especial às informações que precisam ser divulgadas.

Expectativas

Maior formalidade nos processos de gerenciamento de seus projetos culturais; Cumprir sua missão de promover viagens culturais para o prazer de conhecer e pensar; Crescimento da sua participação no mercado; Fortalecimento da marca; Fidelização dos clientes.

Influência

Alta. Decide pela continuidade do projeto.

Classificação

Gerenciar próximo

Nome

Beatriz Dornas

Posição

Representante da Atrium Turismo. Integrante da equipe do projeto.

Papel

Agente de viagens parceira. Responsável pela configuração final da programação do pacote, reservas, contratações de fornecedores nos EUA, comercialização do pacote de viagem

Contato

(31) 2129-8000 / [email protected] / [email protected] Rua Padre Severino, 104 - Belo Horizonte, MG

Necessidades

Informações sobre os requisitos do roteiro, qualidade necessária dos fornecedores; Contato dos interessados no pacote.

Expectativas

Continuidade da parceria em projetos futuros; Crescimento da sua participação no mercado; Fortalecimento da marca e fidelização do cliente; Ganhos financeiros.

Influência

Alta. Comercializa o pacote.

Classificação

Gerenciar próximo

119

Nome

Claudia Andrade

Posição

Colaboradora da Pontos de Vista

Papel

Gerente do projeto e Professora Guia

Contato

(31) 8385-7660 / 8508-5774 / 4141-9034 [email protected] / [email protected]

Necessidades

Estar inteirada sobre tudo o que se refere ao Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos.

Expectativas

Conseguir aprovação do TCC e obter grau de especialista no MBA em Gerenciamento de Projetos da FGV/IBS; Implantar metodologia PMI de gerenciamento de projetos culturais na Pontos de Vista, estabelecendo padrões e contribuindo para melhor gestão; Contribuir para o sucesso do projeto.

Influência

Alta. Propôs a viagem cultural.

Classificação

Gerenciar próximo

Nome

Alunos do curso English for Special Purposes – viagens.

Posição

Externo

Papel

Consumidor / usuário.

Necessidades

Estar informado sobre roteiro, datas, preço do Pacote de viagens.

Expectativas

Experimentar na vida real o que aprenderam durante o curso de inglês para viagens; Se aproximar da língua inglesa através do entendimento da cultura americana; Boa aplicação de seus recursos em atividades culturais, educativas e de lazer;

Influência

Média.

Classificação

Manter informado

Nome

Outros alunos da Pontos de Vista

Posição

Externo

Papel

Consumidor / usuário.

Necessidades

Estar informado sobre roteiro, datas, preço do Pacote de viagens.

Expectativas

Boa aplicação de seus recursos em atividades culturais, educativas e de lazer.

Influência

Média.

Classificação

Manter informado

120

Nome

Clientes em potencial

Posição

Externo

Papel

Consumidor / usuário.

Necessidades

Estar informado sobre roteiro, datas, preço do Pacote de viagens.

Expectativas

Turismo, enriquecimento cultural.

Influência

Média.

Classificação

Manter informado

Nome

Professores da Pontos de Vista

Posição

Colaboradores da Pontos de Vista

Papel

Impactados / concorrentes

Contato

(31) 3296-0283 Rua Carangola, 225 Santo Antonio – Belo Horizonte - MG

Necessidades

Estar informados sobre os alunos que participarão da viagem aos EUA; Estar informados sobre as datas da viagem e sobre o roteiro.

Expectativas

Ser minimamente impactados pelo projeto.

Influência

Baixa

Classificação

Satisfazer criando conexões

Nome

Fornecedores locais

Posição

Externo.

Papel

Fornecedor

Contato

Verificar plano de aquisições

Necessidades

Ter informações precisas sobre os requisitos do trabalho de forma que possam cumprir com o contrato,

Expectativas

Ocupação máxima da sua capacidade produtiva, gerando receita e perpetuidade do negócio; consolidação da marca; obtenção de boas referências e fidelização de clientes; ganhos financeiros.

Influência

Média

Classificação

Satisfazes criando conexões

121

Nome

Fornecedores nos EUA

Posição

Externa

Papel

Fornecedor

Contato

Através da Atrium Turismo

Necessidades

Ter informações precisas sobre os requisitos do trabalho de forma que possam cumprir com o contrato,

Expectativas

Ocupação máxima da sua capacidade produtiva, gerando receita e perpetuidade do negócio; consolidação da marca; obtenção de boas referências e fidelização de clientes; ganhos financeiros.

Influência

Média

Classificação

Satisfazer criando conexões

Nome

Outras agências de viagem

Posição

Externa

Papel

Concorrente

Contato Necessidades

Manter sua fatia no mercado, perpetuidade do negócio.

Expectativas

Não perder mercado.

Influência

Baixa

Classificação

Monitorar

Os fornecedores locais e internacionais devem ser listados acrescentados individualmente ao registro das partes interessadas tão logo sejam geradas as ordens de serviço, fazendo constar os meios de contato.

122

4.9.3 Análise da importância Quadro 09 – Análise da importância

Parte Interessada

Interna ( I )/ Externa ( E )

Pontos de Vista

I

Poder 1 – Muito baixo 2 – Baixo 3 – Médio 4 – Alto 5 – Muito Alto 5

Interesse 1 – Muito baixo 2 – Baixo 3 – Médio 4 – Alto 5 – Muito Alto 5

Atrium Turismo

E

5

5

25

Outras agências

E

2

1

2

Alunos ESP

I

3

5

15

outros alunos

I

3

5

15

potenciais clientes

E

1

5

5

professores da PV

I

4

1

4

Fornecedores locais (álbum, coffee break, arte)

E

4

3

12

Fornecedores nos EUA (hotéis, restaurantes, guias locais, atrações)

E

5

3

15

Importância Poder x Interesse 25

Quadro 10 - Nível de Influência

Poder

Interesse

Legenda

1

2

3

4

5

5

5

10

15

20

25

4

4

8

12

16

20

3

3

6

9

12

15

2

2

4

6

8

10

1

1

2

3

4

5

Alto

Médio

Baixo

123

4.9.4 Análise das partes interessadas Alto Poder

Fornecedores locais

Alto poder, alto interesse

Fornecedores EUA

Pontos de Vista

professores da Pontos de Vista

Atrium Turismo

Baixo poder, baixo interesse

Baixo poder, alto interesse

Outras agências

Alunos ESP

outros alunos potenciais clientes

Baixo Poder

Figura 07 - Análise das Partes Interessadas

Alto Interesse

Baixo Interesse

Alto poder, baixo interesse

124

4.9.5. 5W2H no processo de comunicação WHO?

Pontos de Vista

WHICH/ WHAT?

Todas as informações referentes ao projeto deverão ser disponibilizadas

WHY?

Patrocinadora do projeto

WHEN?

Sempre que surgir nova informação.

WHERE?

As informações poderão ser passadas por e-mail, e deverão ser armazenadas pela gerente do projeto até sua conclusão quando serão transferidas definitivamente para a Pontos de Vista.

HOW?

As informações poderão ser passadas via e-mail ou constadas em atas de reunião e serão consolidadas em relatórios que serão impressos e ficarão disponíveis em meio digital e físico para consultas posteriores, integrando as lições aprendidas. As informações trocadas por telefone deverão ser anotadas e registradas em emails.

HOW MUCH?

Os custos serão absorvidos pela administração da Pontos de Vista e não representarão custos para o projeto.

WHO?

Atrium Turismo

WHICH/ WHAT?

Todas as informações referentes ao Pacote de Viagem propriamente dito.

WHY?

Parceira do projeto e responsável pela sua comercialização e gerenciamento dos custos

WHEN?

Sempre que surgir nova informação.

WHERE?

As informações poderão ser passadas por e-mail, por telefone ou em reuniões.

HOW?

As informações poderão ser passadas via e-mail por telefone ou em reuniões. Deve-se dar preferência pelo formato que documente a transferência de informações. Caso decisões sejam tomadas por telefone, as mesmas devem estar documentadas em e-mails que devem ser distribuídos em cópia para toda a equipe do projeto

HOW MUCH?

Os custos serão absorvidos pela administração da Pontos de Vista e/ou da Atrium Turismo e não representarão custos para o projeto.

125

WHO?

Alunos da Pontos de Vista (English for Special Purposes e outros)

WHICH/ WHAT?

Material de divulgação do Pacote de Viagens.

WHY?

Potenciais compradores do Pacote de Viagens

WHEN?

Mensalmente a partir de março; Palestras temáticas de divulgação.

WHERE?

Pontos de Vista

HOW?

Palestras temáticas; email marketing; corpo-a-corpo nas salas de aula; Folder na Recepção da Pontos de Vista

HOW MUCH?

Os custos serão absorvidos pela administração da Pontos de Vista

WHO?

Potenciais clientes

WHICH/ WHAT?

Material de divulgação do Pacote de Viagens

WHY?

Potencial comprador do pacote.

WHEN?

A partir de março de 2015

WHERE?

Pontos de Vista, Atrium Turismo, email

HOW?

Email marketing mensal com material de divulgação; com convite para palestras temáticas; posters na Pontos de Vista, Atrium Turismo e parceiros a serem identificados

HOW MUCH?

Os custos serão absorvidos pela administração da Pontos de Vista

126

WHO?

Viajantes

WHICH/ WHAT?

Reunião

WHY?

Esclarecimento sobre o itinerário, objetivos da viagem cultural, esclarecimentos sobre os fornecedores, documentação necessária e demais informações necessárias para o bom andamento do projeto.

WHEN?

Quinze dias antes da viagem

WHERE?

Pontos de Vista

HOW?

Reunião presencial na Pontos de Vista. A ata da reunião será enviada para todos os participantes da viagem.

HOW MUCH?

Os custos serão absorvidos pela administração da Pontos de Vista

WHO?

Professores da Pontos de Vista

WHICH/ WHAT?

Reunião e apresentação do material de divulgação

WHY?

Informações sobre o Pacote de Viagens para que os professores possam informar seus alunos.

WHEN?

Reunião de confraternização e início de semestre

WHERE?

Pontos de Vista

HOW?

Reunião presencial na Pontos de Vista. A ata da reunião será enviada para todos os participantes da viagem.

HOW MUCH?

Os custos serão absorvidos pela administração da Pontos de Vista

127

WHO?

Fornecedores nos EUA

WHICH/ WHAT?

Contrato; confirmação de reservas.

WHY?

Contratação de serviços e/ou produtos

WHEN?

Conforme cronograma de aquisições

WHERE?

Através da Atrium Turismo Toda a contratação de será efetuada através da Atrium Turismo e seus parceiros;

HOW?

Todos os fornecedores deverão ser contatados por e-mail para confirmação de reservas antes da saída do grupo do Brasil, e novamente na véspera da prestação de serviços ou entrega dos produtos para confirmar últimos detalhes.

HOW MUCH?

Os custos serão absorvidos pela administração da Atrium Turismo

WHO?

Fornecedores Locais

WHICH/ WHAT?

Orçamento, OS, Contrato, Confirmação de entregas.

WHY?

Contrato e confirmação de entregas.

WHEN?

Conforme cronograma de aquisições

WHERE?

Nos fornecedores

HOW?

Através de e-mail, telefone ou presencial.

HOW MUCH?

Os custos serão absorvidos pela administração da Pontos de Vista

4.9.6 Eventos de comunicação O projeto terá os seguintes eventos de comunicação: 1- Reunião Inicial Objetivo – Apresentar os integrantes e explicar o objetivo do projeto. Metodologia – Apresentação oral, anotação individual Responsável – Maria Luiza Vasconcellos Envolvidos – Cláudia Andrade, Maria Luiza Vasconcellos e Beatriz Dornas Data e Horário – 08/10/2014 às 16:30h. Duração – 1 hora. Local – Pontos de Vista.

128

2 – Reunião de Alinhamento Objetivo – Definir o itinerário, datas, critérios para contratação de fornecedores Metodologia - Apresentação oral, anotações individuais, ata de reunião enviada aos participantes por e-mail. Responsável – Maria Luiza Vasconcellos Envolvidos – Maria Luiza (Pontos de Vista), Beatriz Dornas, Suellen (Atrium Turismo) e Cláudia Andrade (gerente do projeto) Data e Horário – 5 de janeiro de 2015 às 16:00 h . Duração – 2 horas . Local – Pontos de Vista . 3- Reunião de Aprovação Objetivo – Apresentação da programação detalhada e aprovação do orçamento Metodologia - Apresentação oral com anotação individual e ata enviada por e-mail a todos os participantes. Responsável – Maria Luiza Vasconcellos Envolvidos – Pontos de Vista, Atrium Turismo e Cláudia Andrade Data e Horário –13 de março de 2015 às 16:00h . Duração – 2 horas . Local – Pontos de Vista . 4- Palestra de Divulgação – Chicago vs Nova York Objetivo – Aguçar o interesse sobre as cidades integrantes do itinerário do Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos Metodologia - Apresentação powerpoint e oral. Responsável – Cláudia Andrade Envolvidos – Pontos de Vista, Cláudia Andrade e público em geral Data e Horário – maio de 2015 em horário a ser definido . Duração – 1 hora . Local – Pontos de Vista . Outros – Será distribuído material de divulgação da viagem

129

5- Palestra de Divulgação – Tema a ser definido Objetivo – Aguçar o interesse sobre a programação do Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos Metodologia - Apresentação powerpoint e oral. Responsável – Cláudia Andrade Envolvidos – Pontos de Vista, Cláudia Andrade e público em geral Data e Horário – junho de 2015 em horário a ser definido . Duração – 1 hora . Local – Pontos de Vista Outros – Será distribuído material de divulgação da viagem Será medido o interesse dos participantes na programação da viagem. 6 - Palestra / Curso – Organização de malas Objetivo – Contribuir para maior segurança e conforto dos viajantes em viagem. Metodologia - Apresentação powerpoint e oral. Responsável – Organizadora de malas. Profissional a ser contratada Envolvidos – Pontos de Vista, organizadora de malas e público em geral Data e Horário – setembro de 2015 em horário a ser definido. Duração – 2 horas . Local – Pontos de Vista Outros – Deverá haver ampla divulgação desta palestra, como um curso independente 7 – Reunião com os viajantes Objetivo – Esclarecer detalhes sobre a viagem, seus objetivos, programação, fornecedores, documentação, detalhes importantes. Metodologia - Apresentação powerpoint e oral. Responsável – Maria Luiza Vasconcellos Envolvidos – Pontos de Vista, Atrium Turismo e Claudia Andrade Data e Horário – setembro de 2015 em horário a ser definido . Duração – 2 horas . Local – Pontos de Vista Outros – Após a reunião, será enviado para o email dos participantes um resumo dos assuntos tratados durante a reunião.

130

8 – Aula introdutória Objetivo – Introdução aos aspectos culturais que serão explorados durante a viagem. Metodologia - Apresentação slides e oral. Responsável – Maria Luiza Vasconcellos Envolvidos – Pontos de Vista, Atrium Turismo e Claudia Andrade Data e Horário – setembro de 2015 em horário a ser definido Duração – 2 horas . Local – Pontos de Vista Outros – Esta aula caracteriza a viagem como parte de um curso, sendo um importante diferencial de mercado. 9 – Aula de fechamento Objetivo – Fazer o fechamento do curso, com as conclusões alcançadas durante a viagem. Metodologia - Apresentação slides e oral. Responsável – Maria Luiza Vasconcellos Envolvidos – Pontos de Vista, Atrium Turismo e Claudia Andrade Data e Horário – novembro de 2015 em horário a ser definido . Duração – 2 horas . Local – Pontos de Vista Outros – como a aula introdutória, esta aula caracteriza a viagem como parte de um curso, sendo um importante diferencial de mercado. 10 – Pesquisa de Satisfação Objetivo – Compreender a percepção do cliente sobre a viagem e buscar os meios para fidelização. Metodologia – Aplicação de questionário com múltiplas escolhas a ser respondido de forma anônima. Responsável – Maria Luiza Vasconcellos Envolvidos – Pontos de Vista, Atrium Turismo e Claudia Andrade Data e Horário 26 de novembro de 2015 em horário a ser definido . Duração – 2 horas . Local – Pontos de Vista

131

11 - Reunião de Fechamento do Projeto Objetivo – Apresentar os resultados obtidos no projeto, bem como discutir problemas ocorridos, as soluções encontradas e avaliação da sua eficácia, determinar os pontos a serem melhorados e registrar as lições aprendidas. Metodologia - Apresentação oral, anotações individuais, registro em ata que será distribuída por e-mail para os participantes. As informações anotadas constarão no relatório de encerramento do projeto. Responsável – Maria Luiza Vasconcellos Envolvidos – Pontos de Vista, Atrium Turismo e Claudia Andrade Data e Horário – 28 de novembro de 2015 em horário a ser definido . Duração – 2 horas . Local – Pontos de Vista

Poderão ser convocadas reuniões com a equipe do projeto por qualquer um dos integrantes, obtendo-se confirmação por escrito.

132

4.9.7 Cronograma dos eventos de comunicação OUTUBRO 08/10/2014

Reunião Inicial JANEIRO

05/01/2015

Reunião de Alinhamento MARÇO

13/03/2015

Reunião de Aprovação da programação e orçamento ABRIL

10/04/2015

Início da divulgação da viagem via email e Facebook MAIO

05/2015

Palestra de divulgação JUNHO

26/06/2015

Palestra Encaminhar interessados para Atrium Turismo AGOSTO

03/08/2015

Confirmar viagem (comunicado) SETEMBRO

22/10/2015

Aula introdutória

25/09/2015

Aula de organização de mala OTUBRO Checklist NOVEMBRO

26/11/2015

Encerramento / pesquisa de satisfação

28/11/2015

Reunião de fechamento

30/11/2015

Fim do projeto

133

4.9.8 Atas de reunião Todas as reuniões deverão ser documentadas e as atas distribuídas pelos participantes e demais integrantes da equipe do projeto via e-mail com confirmação de recebimento. Nela devem estar anotadas as decisões, aprovações, pendências, os itens de ação e os responsáveis pelo acompanhamento. Os elementos da discussão devem ser descritos de forma que as pessoas que não puderam comparecer possam facilmente se inteirar das decisões. Também serve como forma de alinhar o entendimento sobre os assuntos e esclarecer informações obscuras. 4.9.9 Exemplo de relatórios do projeto Os principais relatórios a serem publicados no sistema de informações do projeto são: 4.9.10 Relatório de desempenho do projeto Este relatório tem por objetivo reportar o andamento do projeto, as medições do progresso e previsões que serão coletadas, analisadas e distribuídas para a equipe do projeto, de forma a corrigir eventuais desvios em relação às linhas de base do projeto, prevendo os resultados. Deverá ser desenvolvido mensalmente pela gerente do projeto ou sua suplente. RELATÓRIO DE PERFORMACE DO PROJETO Projeto: Pacote de Viagem Cultural aos EUA Gerente do Projeto: Cláudia Andrade

Atividades Realizadas no Período 1. 2. 3. Atividades Planejadas, mas não Realizadas no Período 1. 2.

Período: ___Mês

/ 2015

Patrocinador: Pontos de Vista

134

Causas para não realização das tarefas 1. 2. Impacto nos marcos do projeto 1. 2. Ações Corretivas ou Preventivas Planejadas 1. 2. Custos do Projeto no Período e Total Acumulado

Motivos para variação 1. 2. 3. Impacto no Orçamento Geral

Ações Corretivas ou Preventivas 1. 2. Ações planejadas para o próximo período 1. 2.

135

Custos planejados para o próximo período

Novos Riscos Identificados 1. 2. 3. Questões

Comentários

4.9.11 Ambiente técnico e estrutura de armazenamento e distribuição da informação (EPM) Como não há um sistema de armazenamento e distribuição, toda informação será armazenada pela gerente do projeto, sendo repassadas para a equipe via e-mail. Ao final de cada período a gerente encaminhará o Relatório de Desempenho do Projeto para a patrocinadora, Pontos de Vista, e ao final do projeto, todo o material será impresso e arquivado em pasta específica.

136

4.9.12 Alocação financeira para o gerenciamento das comunicações Não há orçamento para o gerenciamento das comunicações. Qualquer despesa deverá ser aprovada pela administração da Pontos de Vista. 4.9.13 Administração do plano de gerenciamento das comunicações; Responsável pelo plano Cláudia Andrade, Gerente do Projeto Maria Luiza Vasconcellos, sócia administrativa da Pontos de Vista e suplente do projeto. 4.9.14 Freqüência de atualização do plano de gerenciamento das comunicações Uma vez a cada dois meses. 4.9.15 Outros assuntos relacionados ao gerenciamento das comunicações do projeto não previstos neste plano Todos os assuntos não previstos neste plano deverão ser analisados pela Gerente do Projeto e pela Patrocinadora. Após aprovação, o Plano de Gerenciamento das Comunicações deverá ser atualizado com o devido registro das alterações efetivadas, bem como os demais planos impactados pela(s) mudança(s).

REGISTRO DE ALTERAÇÕES Data

Modificado por

Descrição da mudança

APROVAÇÕES Maria Luiza Vasconcellos Sócia administradora

Assinatura

Data

137

4.10. PLANO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos PLANO DE GERENCIAMENTO DOS RISCOS E DE RESPOSTAS AOS RISCOS RISK MANAGEMENT PLAN AND RISK RESPONSE MANAGEMENT PLAN Preparado por Cláudia Andrade

Versão 01

Aprovado por Maria Luiza Barbosa de Vasconcellos

10/02/2015

Este plano descreve como o gerenciamento de riscos será estruturado e executado no projeto. 4.10.1 Descrição dos processos de gerenciamento de riscos Foi elaborado com base nos riscos identificados inicialmente. Os riscos identificados ao longo do projeto e não previstos, deverão ser incorporados através do sistema de controle de mudanças de riscos. Após o processo de Identificação dos Riscos, foram realizados os processos de Análise Qualitativa dos Riscos para a sua priorização, e a Análise Quantitativa dos Riscos, onde foram atribuídos valores numéricos para o impacto dos mesmos nos objetivos do projeto. Com as Análises Qualitativas e Quantitativas feitas, foram planejadas as Respostas aos Riscos de forma a aumentar as oportunidades e minimizar as ameaças. Neste plano, também foi estabelecida a forma de Controle dos Riscos.

138

4.10.2 RBS – Risk breakdown structure para a identicação dos riscos. Projeto

Gerenciamento do Projeto

Externo

Técnico

Organizacional

Estimativa

Tercerizadas

Requisitos

Financeiro

Planejamento

Mercado

Desempenho e confiabilidade

Recursos Humanos

Controle

Cliente

Qualidade

Dependências do projeto

Comunicação

Meio ambiente

Priorização

Geopolítica mundial

Regulador Figura 08 - RBS – Risk Breakdown Structure

4.10.3 Riscos identificados Os riscos identificados na EAP e na RBS estão listados abaixo: 1- Gerenciamento do Projeto 1.1

Não aprovação do TCC

1.2

Dificuldade de implantação da metodologia PMI

1.3

Equipe inexperiente

2- Pré Viagem 2.1

Parte das atividades será realizada por empresa parceira havendo menor controle

2.2

A equipe não estará concentrada em um único espaço físico, dificultando a comunicação.

2.3

Não alcançar número mínimo de participantes até data limite

2.4

Procura superar o número máximo de participantes no grupo

139

2.5

Custos superarem os previstos

2.6

Obtenção de descontos

3- Viagem 3.1

Falta de documentação dos viajantes para iniciar a viagem

3.2

Indisponibilidade de algum integrante da equipe acompanhar os viajantes

3.3

Indisponibilidade de algum viajante embarcar

3.4

Problemas na imigração ou segurança com algum participante

3.5

Problemas geopolíticos

3.6

Condições climáticas desfavoráveis

3.7

Vôos atrasados ou cancelados

3.8

Fornecedores não cumprirem com o contrato

3.9

Extravio de bagagem de algum participante

3.10

Perda de documentos durante a viagem

3.11

Algum viajante se perder do grupo

3.12

Problemas de saúde de algum viajante/cliente durante a viagem

3.13

Problemas de saúde de algum membro da equipe durante a viagem

3.14

Problemas de transporte terrestre

3.15

Problemas de relacionamento entre viajantes

3.16

Acúmulo de funções dos recursos pode dificultar a realização das atividades de gerenciamento

3.17

Tudo sair como previsto

4- Pós Viagem 4.1

Perda ou extravio de material e/ou equipamento

4.2

Problemas editoriais

4.3

Incompatibilidade de agenda do grupo para reunir

4.4

Fidelização dos clientes

4.5

Crescimento da Pontos de Vista

4.6

Aumentar lucros

4.7

Fortalecer parcerias

4.8

Implantar a metodologia de gerenciamento em novos projetos Os riscos acima foram identificados através da análise da RBS e da EAP usadas como

listas de verificação; de entrevistas com acompanhantes nas viagens culturais realizadas anteriormente pela Pontos de Vista; brainstorming com a equipe do projeto; e análise da causa-raiz.

140

4.10.4 Análise qualitativa dos riscos Os riscos identificados são qualificados na sua probabilidade de ocorrência e gravidade dos resultados, conforme tabela a seguir: Quadro 11 – Níveis de Probabilidade e Impacto Probabilidade

Impacto

Nivel 1

Quase certo

Nível 1

Extremo

Nível 2

Muito provável

Nível 2

Alto

Nível 3

Pouco provável

Nível 3

Moderado

Nivel 4

Improvável

Nivel 4

Baixo

Nivel 5

Raro

Nível 5

Irrelevante

Quadro 12 - Matriz de Riscos

- Probabilidade +

+ Impacto 1. Extremo

2. Alto

3. Moderado

4. Baixo

5. Irrelevante

1. Quase certo

Muito crítico

Muito crítico

Crítico

Pouco Crítico

Significante

2. Muito provável

Muito crítico

Crítico

Pouco crítico

Muito significante

Significante

3. Pouco provável

Crítico

Pouco crítico

Muito significante

Significante

Pouco significante

4. Improvável

Pouco crítico

Muito significante

Significante

Pouco significante

Insignificante

5. Raro

Muito significante

Significante

Pouco significante

Insignificante

Insignificante

Fonte: UniversoProjeto.com

Quadro 13 - Avaliação Qualitativa dos Riscos Riscos (ameaças e oportunidades) 1- Gerenciamento do Projeto

Probabilidade

Impacto

Classificação

141

1.1

Não aprovação do TCC

1.2

Dificuldade de metodologia PMI

implantação

da

Improvável

Baixo

Pouco significante

Improvável

Baixo

Pouco significante

Quase certo

Moderado

Crítico

Quase certo

Moderado

Crítico

2- Pré Viagem

2.1

Parte das atividades será realizada por empresa parceira havendo menor controle

2.2

A equipe não estará concentrada em um único espaço físico, dificultando a comunicação.

2.3

Não alcançar número mínimo de participantes até data limite

Pouco provável

Alto

Pouco crítico

2.4

Procura superar o número máximo de participantes no grupo

Pouco provável

Moderado

Muito significante

2.5

Custos superarem os previstos

Pouco provável

Moderado

Muito significante

2.6

Obtenção de descontos

Improvável

Moderado

Significante

Improvável

Moderado

significante

3- Viagem 3.1

Falta de documentação dos viajantes para iniciar a viagem

3.2

Indisponibilidade de algum integrante da equipe acompanhar os viajantes

Raro

Extremo

Muito significante

3.3

Indisponibilidade de algum viajante embarcar

Raro

Baixo

Insignificant e

3.4

Problemas na imigração ou segurança com algum participante

Improvável

Alto

Muito significante

3.5

Problemas geopolíticos

Raro

extremo

Muito significante

3.6

Condições climáticas desfavoráveis

Pouco provável

Extremo

Crítico

3.7

Vôos significativamente atrasados ou cancelados

Pouco provável

Extremo

Crítico

3.8

Fornecedores não cumprirem com o contrato

Pouco provável

Alto

Pouco crítico

3.9

Extravio de bagagem de algum participante

Pouco provável

Moderado

Muito significante

142

3.10 Perda de documentos durante a viagem 3.11 Algum viajante se perder do grupo

Pouco provável

Alto

Pouco crítico

Quase certo

Alto

Muito crítico

3.12

Problemas de saúde de algum viajante/cliente durante a viagem

Muito provável

Alto

Crítico

3.13

Problemas de saúde de algum membro da equipe durante a viagem

Pouco provável

Extremo

Crítico

Improvável

Alto

Muito significante

Pouco provável

Moderado

Muito significante

Acúmulo de funções dos recursos pode 3.16 dificultar a realização das atividades de gerenciamento

Muito provável

Alto

Crítico

3.17 Tudo sair como previsto

Pouco provável

Alto

Pouco crítico

3.14 Problemas de transporte terrestre 3.15

Problemas de relacionamento entre viajantes

4- Pós Viagem 4.1

Perda ou extravio de material e/ou equipamento

Improvável

Moderado

Significante

4.2

Problemas editoriais

Improvável

Moderado

Significante

4.3

Incompatibilidade de agenda do grupo para reunir

Improvável

Baixo

Pouco Significante

4.4

Fidelização dos clientes

Muito provável

Baixo

Muito significante

4.5

Crescimento da Pontos de Vista

Muito provável

Irrelevante

Significante

4.6

Aumentar lucros

Muito provável

Irrelevante

Significante

4.7

Fortalecer parcerias

Muito provável

Irrelevante

Significante

4.8

Implantar a metodologia de gerenciamento em novos projetos

Muito provável

Baixo

Muito significante

143

4.10.5 Quantificação dos riscos Por se tratar de um projeto onde os custos serão rateados pelos clientes, controlados pela agência de turismos parceira, a Atrium Turismo, e os principais impactos influenciarem não os custos, mas sim a percepção e o grau de satisfação dos clientes, optou-se por analisar os riscos apenas segundo aspectos qualitativos. Portanto, não será feita a análise quantitativa dos riscos.

4.10.6 Sistema de controle de mudanças de riscos (Risk change control system) Toda identificação de novos riscos e alteração Início

Estabelecer sistema de identificação de riscos e alterações de qualificação

Não

Novo Risco?

Atualizar Avaliação dos Riscos

Sim Atualizar Riscos

Atualizar Estratégia de

Identificados

Respostas aos Riscos

Atualizar documentos do projeto

Fim Figura 09 – Sistema de controle de mudanças de riscos

4.9.7 Respostas planejadas aos riscos Para os riscos identificados e qualificados, optou-se por estratégias diferenciadas para cada necessidade, conforme quadro a seguir. Fase

Risco

Probabilidade

Gravidade

Resposta

1.1

Gerenciamento do Projeto

Não aprovação do TCC

Improvável

Pouco significante

Mitigar

Revisão do trabalho e orientação

-

1.1

Gerenciamento do Projeto

Improvável

Pouco significante

Mitigar

Demonstrar os ganhos com o gerenciamento do projeto.

-

diminui

1.2.2 1.2.3 1.2.6

Pré Viagem

Quase certo

Crítico

Mitigar

Melhorar as comunicações, desenvolver equipe do projeto

-

constante

1.2

Pré Viagem

Quase certo

Crítico

Mitigar

Melhorar as comunicações, desenvolver equipe do projeto

-

constante

R$ 500,00

constante

Dificuldade de implantação da metodologia PMI Parte das atividades será realizada por empresa parceira havendo menor controle A equipe não estará concentrada em um único espaço físico, dificultando a comunicação.

Descrição

Custo

Com o tempo

Item

diminui

1.2.5

Pré Viagem

Não alcançar número mínimo de participantes até data limite

Pouco provável

Pouco crítico

Mitigar

Contratar profissional para fazer a arte gráfica para divulgação, palestra sobre aspectos do roteiro para aguçar o interesse dos potenciais clientes, aumentar a abrangência da divulgação, custos compatíveis com o mercado.

1.2.5

Pré Viagem

Procura superar o número máximo de participantes no grupo

Pouco provável

Muito significante

Aceitar

Se ocorrer, será feita lista de espera.

-

aumenta

1.2.3

Pré Viagem

Custos superarem os previstos

Pouco provável

Muito significante

Mitigar

Revisar programação, buscar novos fornecedores.

-

diminui

1.2.3

Pré Viagem

Obtenção de descontos

Improvável

Significante

Explorar

Buscar negociar com fornecedores

-

constante

1.3.1

Viagem

Falta de documentação dos viajantes para iniciar a viagem

Improvável

significante

Transferir

Viajantes devem assinar termo de responsabilidade em obter passaporte e visto.

-

diminui

Item

Fase

Risco

Resposta

Descrição

Custo

Com o tempo

Raro

Muito significante

Mitigar

Deve-se identificar possíveis substitutos. A equipe deverá tomar vacina contra gripe e manter boa forma física.

-

constante

Raro

Insignificante

Transferir

Todos os viajantes deverão adquirir seguro de viagem.

-

diminui

Improvável

Muito significante

Transferir / Mitigar

-

diminui

Raro

Muito significante

Aceitar Passivamente

-

constante

-

constante

-

constante

-

constante

-

diminui

-

diminui

-

constante

Probabilidade

Gravidade

1.3

Viagem

Indisponibilidade de algum integrante da equipe acompanhar os viajantes

1.3.1

Viagem

Indisponibilidade de algum viajante embarcar

1.3.1

Viagem

Problemas na imigração ou segurança com algum participante

1.3

Viagem

Problemas geopolíticos

1.3.2

Viagem

Condições climáticas desfavoráveis

Pouco provável

Crítico

Aceitar Ativamente

1.3.2

Viagem

Vôos significativamente atrasados ou cancelados

Pouco provável

Crítico

Transferir / Aceitar Pass.

1.3.2

Viagem

Fornecedores não cumprirem com o contrato

Pouco provável

Pouco crítico

Mitigar

1.3

Viagem

Extravio de bagagem de algum participante

Pouco provável

Muito significante

Mitigar

1.3.2

Viagem

Perda de documentos durante a viagem

Pouco provável

Pouco crítico

Transferir

1.3.2

Viagem

Algum viajante se perder do grupo

Quase certo

Muito crítico

Mitigar

Todos os viajantes deverão adquirir seguro de viagem. Aula de organização de mala e dicas para agilizar passagem pela segurança. Caso ocorram problemas até a data de confirmação da viagem, ela será abortada. Será programado um plano B para condições climáticas desfavoráveis, privilegiando passeios indoors Responsabilidade das cias aéreas (Brasil). No exterior, aceitar. Rever contrato de prestação de serviços. Pesquisar fornecedores e referências. Aula de organização de malas com dicas. Fitas de identificação. Todos os viajantes estarão segurados. Os viajantes serão responsáveis pela guarda de seus documentos. Seguro de viagens. Os viajantes terão um cartão com o endereço do hotel e dos locais da programação e os horários. Será disponibilizado um número de celular e será indicada a aquisição de chip para utilização no exterior. Será programado GPS nos celulares para orientação.

Item

Fase

1.3.2

Viagem

1.3.2

Probabilidade

Gravidade

Resposta

Problemas de saúde de algum viajante/cliente durante a viagem

Muito provável

Crítico

Transferir

Viagem

Problemas de saúde de algum membro da equipe durante a viagem

Pouco provável

Crítico

Mitigar

1.3.2

Viagem

Problemas de transporte terrestre

Improvável

Muito significante

Mitigar

1.3.2

Viagem

Problemas de relacionamento entre viajantes

Pouco provável

Muito significante

Mitigar

Viagem

Acúmulo de funções dos recursos pode dificultar a realização das atividades de gerenciamento

Muito provável

Crítico

Mitigar

1.3.2

Risco

Pouco provável

Pouco crítico

Explorar

Perda ou extravio de material e/ou equipamento

Improvável

Significante

Mitigar

Pós Viagem

Problemas editoriais

Improvável

Significante

Mitigar

Pós Viagem

Incompatibilidade de agenda do grupo para reunir

Improvável

Pouco Significante

Mitigar

1.3

Viagem

1.3.2 1.4.1

Pós Viagem

1.4.1

1.4.2

Tudo sair como previsto

Custo

Com o tempo

Todos os viajantes terão adquirido seguro de viagens. Será indicado a vacinação contra gripe.

-

aumenta

A equipe deverá tomar vacina contra gripe e manter boa forma física.

-

aumenta

-

constante

-

aumenta

-

aumenta

-

aumenta

R$ 300,00

constante

-

constante

-

constante

Descrição

Rever contrato de prestação de serviços. Pesquisar fornecedores e referências. Checar reservas com antecedência. Reunião de confraternização. Desenvolvimento do grupo como equipe. Políticas de horário claras e firmes. Gerenciar o tempo e manter rotina. Delegar tarefas quando possível. Planejar o gerenciamento do projeto, realizar os processos de monitoramento e controle e implantar as mudanças aprovadas. Fazer back ups diários do diário de viagem e das fotos em HD externo, pen drives e nuvem. Pesquisar fornecedores e referências. Fazer controle da qualidade das fotos e textos. Critérios para seleção de fotos. Revisão dos textos por duas pessoas. Agendar evento com antecedência, encaminhar mensagem Save the Date, enviar convite, solicitar confirmação

Item

Fase

Risco

Probabilidade

Gravidade

Resposta

Explorar

1.3 1.4

Pós Viagem

Fidelização dos clientes

Muito provável

Muito significante

1.3 1.4 1.5

Pós Viagem

Crescimento da Pontos de Vista

Muito provável

Significante

Melhorar

1.3 1.5

Pós Viagem

Aumentar lucros

Muito provável

Significante

Explorar

1.5

Pós Viagem

Fortalecer parcerias

Muito provável

Significante

Explorar

1.5

Pós Viagem

Implantar a metodologia de gerenciamento em novos projetos

Muito provável

Muito significante

Explorar

Descrição Gerenciamento das comunicações, e do engajamento dos stakeholders. Fotoálbum. Desenvolvimento do grupo como equipe. Pesquisa de satisfação Desenvolvimento do grupo como equipe. Gerenciamento do engajamento dos stakeholders.Fidelização dos clientes. Ampliar a divulgação. Plano de gerenciamento do projeto, melhoria dos processos Gerenciamento do engajamento dos stakeholders, das aquisições, das comunicações. Mostrar resultados do gerenciamento do projeto.

Custo

Com o tempo

R$ 3.750,00

aumenta

-

aumenta

-

Aumenta

-

constante

-

constante

148

4.10.8 Reservas de contingência Para as fases Pré e Pós viagem, não haverá reservas de contingência, e todas as despesas deverão ser antecipadamente aprovadas pela Pontos de Vista. Para a fase de viagem, haverá uma reserva de US$ 500,00 para lidar com os eventos de riscos da fase viagem aceitos ativamente, ou os riscos não identificados de modo preliminar no projeto, e deverá sair do valor rateado pelos viajantes pagantes. Reservas de Contingência Maria Luiza Barbosa Vasconcellos, patrocinadora

US$ 500,00

A reserva de contingência será passada para Maria Luiza Vasconcellos, sócia administradora da Pontos de Vista e patrocinadora do projeto, que será a pessoa responsável pelas finanças durante o período de viagem. No caso de se esgotar a reserva, apenas a patrocinadora poderá solicitar a criação de novas reservas. 4.10.9 Freqüência de avaliação dos riscos do projeto O sistema de identificação de novos riscos e atualização da avaliação deve ocorrer semanalmente. 4.10.10 Alocação financeira para o gerenciamento de riscos As atividades de gerenciamento dos riscos não representarão custos para o projeto. 4.10.11 Administração do plano de gerenciamento de riscos Responsável pelo plano Cláudia Andrade, gerente do projeto. Maria Luiza Barbosa Vasconcellos, sócia administradora da Pontos de Vista e suplente deste plano. 4.10.12 Freqüência de atualização do plano de gerenciamento de riscos O plano de gerenciamento dos riscos deverá ser avaliado mensalmente, ou quando ocorrer um evento crítico que claramente impacte nos riscos e exija uma resposta imediata.

149

4.10.13 Outros assuntos relacionados ao gerenciamento dos riscos do projeto não previstos neste plano Todos os assuntos não previstos neste plano deverão ser analisados pela Gerente do Projeto e pela Patrocinadora. Após aprovação, o Plano de Gerenciamento dos Riscos deverá ser atualizado com o devido registro das alterações efetivadas, bem como os demais planos impactados pela(s) mudança(s).

REGISTRO DE ALTERAÇÕES Data

Modificado por

Descrição da mudança

APROVAÇÕES Maria Luiza Vasconcellos Sócia administradora

Assinatura

Data

150

4.11. PLANO DE GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES DO PROJETO Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos PLANO DE GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES PROCUREMENT MANAGEMENT PLAN Preparado por Cláudia Andrade

Versão 01

Aprovado por Maria Luiza Barbosa de Vasconcellos

10/02/2015

Este plano tem por objetivo orientar a seleção de fornecedores, a aquisição de suprimentos e contratação de serviços, bem como de monitoramento do desempenho dos fornecedores para atender às necessidades do projeto Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos. 4.11.1 Descrição dos processos de gerenciamento de aquisições O gerenciamento das aquisições terá basicamente três focos principais: 

A aquisição de suprimentos;



A contratação e administração dos contratos com prestadores de serviços gráficos, de fornecimento de alimentos, e os serviços de uma organizadora que ficará responsável pela palestra com dicas de arrumação de malas;



O gerenciamento do contrato de parceria com a Atrium Turismo. Em função da necessidade de fornecimento especializado em viagens internacionais, os

aspectos legais, necessidade de absorção da tecnologia, e do compartilhamento dos riscos, será firmada parceria com a Atrium Turismo, agência de viagens que já prestou serviços similares no desenvolvimento de outros pacotes de viagens culturais a destinos internacionais para a Pontos de Vista. A Atrium ficará responsável pelo detalhamento do itinerário, a configuração da programação completa, o orçamento, atendimento aos viajantes, comercialização dos pacotes, reservas, seleção e contratação de fornecedores no exterior, gerenciamento dos custos do projeto. 4.11.2 Normas Aplicáveis Gerenciamento e tipos de contratos 

Todos os contratos devem ser obrigatoriamente avaliados pela área jurídica da empresa.

151



Todas as cláusulas contratuais devem ser rigorosamente respeitadas, principalmente no que diz respeito aos requisitos e aos prazos de entrega.



A parceria com a Atrium deverá ser formalizada através de um contrato por administração, onde esteja explicitada a Declaração do Trabalho contendo as especificações técnicas, a qualidade requerida, os prazos, o suporte técnico necessário, as garantias, as condições e os termos.



Para os demais serviços adquiridos, deverão ser realizados contratos por preço global.

4.11.3 Critérios de avaliação de cotações e propostas 

Serão consideradas cotações as aquisições de bens diversos disponíveis em vários fornecedores e plenamente substituíveis (por exemplo, HD externo, pasta arquivo), onde o critério de seleção será baseado no menor preço.



Para todas as prestações de serviços, deverá ser realizada solicitação de propostas com pelo menos 30 dias de antecedência para a assinatura do contrato, de acordo com o modelo em anexo.



De caráter eliminatório, os potenciais fornecedores deverão apresentar referências dos serviços prestados.



As propostas serão classificadas baseando-se no conceito de melhor técnica e preço, seguindo as fórmulas: AF = 4 x IP + 6 x IT

IT = NT/MNT

IP = VMP/ VP

onde: AF = Avaliação final

VMP = Valor da Menor Proposta

IP = Índice de preços

VP = Valor da Proposta em exame

IT = Índice técnico

NT = Nota técnica da proposta em exame MNT = Valor da maior nota técnica



Os critérios específicos para a nota técnica deverão ser definidos caso a caso e constar nas solicitações de proposta. Deve-se avaliar: entendimento da necessidade; capacidade técnica; capacidade de produção; garantias; desempenho anterior; referências; posicionamento no mercado; qualidade dos processos de comunicação.

152

4.11.4 Mapa de aquisições Quadro 15 - Mapa de Aquisições do Projeto Item

Descrição

1

Organização e comercialização do pacote de viagens por ag

2

Arte gráfica

3

Divulgação digital

Quant.

Ref. EAP

Vendor List Atrium Turismo

1 1.2.4.1 em

meio

5 meses 1.2.4.2

Orçamento

Prazo

R$ 0,00

Mar. a Nov. 2015

R$ 500,00 06/04/15 Facebook

R$ 250,00

Abril a agosto

Gráfica Rápida; 4

Gráfica / impressão de cartazes

100 1.2.4.2

Exata Futura Express

R$ 250,00 10/04/15

Zap Gráfica

5

Coffee break

1.2.4.3

26/06/15

3 1.2.4.8

R$ 200,00 11/09/15

1.2.8

25/09/15 Fernanda Oliveira (8483-6066)

6

Aula de organização de mala

1 1.2.8

Eliete Teixeira Agni Melo (2515-6006)

R$ 300,00 26/06/15

Bel Campolina (9633-6518)

7

Identificação de malas

8

Diário de viagem

27 1.3.1 1 1.4.1.1

Gitex Leitura

R$ 50,00 12/10/15 R$ 15,00 12/10/15

Wallmart 9

HD Externo

1 1.4.1.1

Americanas. com Kalunga

R$ 270,00 12/10/15

153

Phooto 10

Foto livro

30 1.4.1.3

Retes

R$ 3.750,00 23/11/15

Fotoregistro Kalunga 11

Embalagem presente

27 1.4.1.3

Lojas Americanas

R$ 30,00 24/11/15

Tutto Truffa 12

Catering / evento

1 1.4.2.2

Amndelli

R$ 150,00 26/11/15

Torre Eiffel Port 13

Pasta arquivo

1 1.5

Kalunga

R$ 3,00 29/11/15

Copiadora Brasileira

4.11.5 Acompanhamento dos contratos Avaliação de fornecedores Os fornecedores serão avaliados conforme o cronograma de entregas do projeto, de acordo com os seguintes critérios: Critérios

Muito bom 5

Bom 3

Ruim 1

Péssimo 0

Cumprimento do prazo Atendimento aos requisitos Qualidade dos serviços prestados

Para o contrato com a Atrium Turismo, será mantido um Boletim de Medição semanal, que será consolidado no Relatório de Desempenho mensal. Os desvios comparados às linhas de base deverão acionar o Processo Controle Integrado de Mudanças.

154

4.11.6 Encerramento dos contratos Para o encerramento dos contratos, serão verificadas as entregas e sua conformidade com as condições especificadas, liberados os pagamentos, verificando-se as obrigações tributárias, trabalhistas, e fiscais. Após verificações, será concedido o termo de recebimento cuja cópia será arquivada, juntamente com a avaliação do prestador de serviços. 4.11.7 Alocação financeira para o gerenciamento das aquisições Não há alocação financeira para o gerenciamento das aquisições e todas as aquisições deverão ser realizadas pela administração da Pontos de Vista. 4.11.8 Administração do plano de gerenciamento das aquisições Cláudia Andrade, gerente do projeto Maria Luiza Vasconcellos, sócia administradora da Pontos de Vista e suplente do Plano de Gerenciamento das Aquisições. 4.11.9 Freqüência de avaliação dos processos de aquisições Este plano deverá ser reavaliado mensalmente. 4.11.10 Outros assuntos relacionados ao gerenciamento das aquisições do projeto não previstos nesse plano Todos os assuntos não previstos neste plano deverão ser analisados pela Gerente do Projeto e pela Patrocinadora. Após aprovação, o Plano de Gerenciamento das Aquisições deverá ser atualizado com o devido registro das alterações efetivadas, bem como os demais planos impactados pela(s) mudança(s).

REGISTRO DE ALTERAÇÕES Data

Modificado por

Descrição da mudança

APROVAÇÕES Maria Luiza Vasconcellos Sócia administradora

Assinatura

Data

155

4.12. PLANO DE GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos PLANO DE GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS STAKEHOLDERS MANAGEMENT PLAN Preparado por Cláudia Andrade

Versão 01

Aprovado por Maria Luiza Barbosa de Vasconcellos

29/01/2015

Este plano tem por objetivo identificar as pessoas, grupos ou organizações que podem ser impactados pelo projeto ou impactar seus resultados; analisar suas expectativas; seu grau de influência no sucesso do projeto; e desenvolver as estratégias de gerenciamento para o engajamento dessas partes nas decisões e execução do projeto ao longo de todo o seu ciclo de vida. 4.12.1 Processos de gerenciamento das partes interessadas O gerenciamento das partes interessadas visa definir as necessidades de comunicação e engajamento de cada uma das principais partes interessadas (stakeholders) no projeto. Visando simplificar o processo, as partes interessadas foram analisadas em grupos de comportamento uniforme: Pontos de Vista, Atrium Turismo, professores, clientes, fornecedores. Porém deverão ser individualizados nas revisões deste plano conforme as aquisições se realizem e os interesses, influência e poder se diferenciem. As partes interessadas listadas pela gerente do projeto foram qualificadas e priorizadas segundo os critérios de poder, interesse e urgência, recebendo notas de 1 a 5 para os níveis mais baixos a mais altos, respectivamente. Serão desenvolvidas estratégias para aumentar o compromisso com o projeto pelas partes identificadas, iniciando-se com a conscientização através da divulgação via email marketing, no Facebook e cartazes distribuídos em pontos estratégicos. Em uma segunda etapa, será buscada a compreensão das partes através das palestras de divulgação, contato face a face ou por telefone na Pontos de Vista e na Atrium Turismo. O apoio será obtido junto aos fornecedores, colaboradores, e professores através de reuniões individuais ou em grupo. O envolvimento com o cliente e a equipe do projeto será exercitado através de reuniões, feedbacks e interações. Em nível mais alto, se buscará o compromisso da equipe do projeto através de atualizações constantes, soluções de problemas e sessões de explanação.

156

4.12.2 Identificação das partes interessadas Quadro 17 – Identificação dos stakholders Nome do Stakeholder

Cargo

Mutualidade

patrocinadora do projeto

Decide pela continuidade do projeto Tem interesse em aumentar marketshare e fortalecimento da marca; fidelização do cliente; implantar uma metodologia de trabalho que proporcionará ganhos no trabalho.

Atrium Turismo

Agência de turismo Parceira

Responsável pela configuração final da programação do pacote, reservas, contratações de fornecedores nos EUA, comercialização do pacote de viagem. Tem interesse em fortalecer parceria; ampliar marketshare e fortalecimento da marca; ganhos financeiros.

Outras agências

Externo / concorrente

disputa de mercado.

Alunos ESP

Interno / consumidor

aplicar conhecimento adquirido em sala; aproximar do inglês através da cultura americana; enriquecimento cultural; lazer.

outros alunos

Interno / consumidor

visitar cidades; enriquecimento cultural; lazer.

potenciais clientes

Externo / consumidor

enriquecimento cultural; lazer; compras.

Interno / concorrente

Concorrem por público para outras viagens culturais Podem ter turmas esvaziadas durante a viagem Podem influenciar seus alunos na decisão de compra do pacote

Externo / fornecedor

Ocupação máxima da sua capacidade produtiva, gerando receita e perpetuidade do negócio; consolidação da marca; obtenção de boas referências e fidelização de clientes; ganhos financeiros.

Pontos de Vista

professores da PV

Fornecedores locais (álbum, coffee break.)

157

Fornecedores nos EUA (hotéis, restaurantes)

Ocupação máxima da sua capacidade produtiva, gerando receita e perpetuidade do negócio; consolidação da marca; obtenção de boas referências e fidelização de clientes; ganhos financeiros.

Externo / fornecedor

A partir do Termo de Abertura do projeto foram identificadas as partes internas e externas relacionadas e afetadas pelo resultado e/ou execução do projeto. Como os ativos de processos organizacionais como as lições aprendidas ou os registros das partes interessadas de projetos anteriores não estão disponíveis, foi realizada entrevista com os participantes desses projetos a fim de obter as informações necessárias. Através da análise das partes interessadas, foi possível identificar os interesses, as expectativas e a influência dessas partes determinando o tipo de relacionamento com os objetivos do projeto. 4.12.3 Priorização dos stakeholders Quadro 18 – Priorização dos stakeholders Legen da

Nome

Papéis patrocinadora do projeto Agência de turismo parceira

Pontos de Vista Atrium Turismo

Interesse

urgência

Índice de prioridade

5

5

3

75

5

5

3

75

Outras agências

Externo / concorrente

2

1

1

2

Alunos ESP

Interno / consumidor

3

5

1

15

outros alunos

Interno / consumidor

3

5

1

15

potenciais clientes

Externo / consumidor

1

5

1

5

professores da PV

Interno / concorrente

4

1

1

4

Externo / fornecedor

4

3

1

12

Externo / fornecedor

5

3

1

15

Fornecedores locais (álbum, coffee break, organizadora) Fornecedores nos EUA (hotéis, restaurantes, transporte) Lengenda

Poder

1

2

3

4

5

Poder

Muito baixo

Baixo

Médio

Alto

Muito alto

Interesse

Muito longe

Longe

Médio

Próximo

Muito próximo

Urgência

Muito baixa

Baixa

Média

Alta

Muito alta

158

+

4.12.4 Mapa das partes interessadas

Gerenciar com atenção

Monitorar

Manter informado

Poder

Urgência

Manter satisfeito

-

Interesse

Figura 10 – Mapa das partes interessadas

+

159

4.12.5 Engajamento das Partes Interessadas Quadro – Engajamento das Partes Interessadas Legenda

Urgência

Atual

Desejável

Papéis

Poder

Proximidade

Valor

Ação

Índice de Prioridade

Receptividade

Apoio

Receptividade

Apoio

patrocinadora do projeto Agência de turismo parceira

5

5

3

5

125

5

A

5

L

5

5

2

4

125

4

A

5

A

Outras agências

Externo / concorrente

2

1

1

3

2

1

R

1

R

Alunos ESP

Interno / consumidor

3

5

1

4

60

5

N

5

A

outros alunos

Interno / consumidor

3

5

1

3

60

4

N

5

A

potenciais clientes

Externo / consumidor

1

5

1

2

20

3

N

5

A

professores da PV

Interno / concorrente

4

1

1

2

12

1

R

3

A

Externo / fornecedor

4

3

1

4

60

3

N

4

A

Externo / fornecedor

5

3

1

4

75

3

N

4

A

Nome Pontos de Vista Atrium Turismo

Fornecedores locais (álbum, coffee break, organizadora) Fornecedores nos EUA (hotéis, restaurantes, transporte)

Poder: Proximidade: Valor: Ação: Receptividade: Apoio:

1 – Muito baixo; 2 – Baixo; 3 – Médio; 4 – Alto; 5 – Muito alto

A – Apoiador; N - Neutro; R – Resistente; D – Desinformado; L - Lidera

160

4.12.6 Plano de comunicação Quadro 20 – Plano de comunicação Nome

Maria Luiza Vasconcellos

Beatriz Dornas

Cargo

Sócia administradora Pontos de Vista

Representante Atrium Turismo

Propósito

Método

Envolvimento - Apresentar os integrantes e explicar o objetivo do projeto Envolvimento - Definir o itinerário, datas, critérios para contratação de fornecedores Compromisso - Apresentação da programação detalhada e aprovação do orçamento Compromisso - Compartilhar resultados Fechamento do projeto Compromisso - Relatar desempenho do projeto Compromisso - Acompanhamento do orçamento do projeto Envolvimento - Apresentar os integrantes e explicar o objetivo do projeto Envolvimento - Definir o itinerário, datas, critérios para contratação de fornecedores Compromisso - Apresentação da programação detalhada e aprovação do orçamento Compromisso - Compartilhar resultados Fechamento do projeto Compromisso - Relatar desempenho do projeto

Reunião Reunião

Quem?

Frequência

Equipe do projeto

Única

Equipe do projeto

Reunião Equipe do projeto reunião Relatório escrito Relatório escrito Reunião Reunião

Equipe do projeto

Única Mensal

Beatriz Dornas

Mensal

Equipe do projeto

Única

Equipe do projeto Equipe do projeto

Relatório escrito

Única

Gerente do projeto

Reunião

reunião

Única

Equipe do projeto Gerente do projeto

Única Única Única Mensal

161

Nome

Claudia Andrade

Cargo

Gerente do projeto

Propósito Envolvimento - Apresentar os integrantes e explicar o objetivo do projeto Envolvimento - Definir o itinerário, datas, critérios para contratação de fornecedores Compromisso - Apresentação da programação detalhada e aprovação do orçamento Compromisso - Compartilhar resultados Fechamento do projeto Compromisso - Relatar desempenho do projeto Compromisso - Solicitações de mudança

Outras agências

Alunos ESP

outros alunos

Externo / concorrente Interno / consumidor

Interno / consumidor

Neutralizar - Consulta / conhecer pacotes concorrentes Conscientização - Convite para palestra Compreensão - Aguçar o interesse sobre roteiro Apoio - Contribuir para maior segurança e conforto Conscientização - divulgação Conscientização - divulgação Conscientização - Convite para palestra Compreensão - Aguçar o interesse sobre roteiro Apoio - Contribuir para maior segurança e conforto Conscientização - divulgação Conscientização - divulgação

Método

Quem?

Frequência

Reunião

Equipe do projeto

Única

Reunião

Equipe do projeto

Única

Reunião

Equipe do projeto

Única

Reunião

Equipe do projeto

Única

Relatório escrito

Beatriz Dornas

Mensal

Formulário

Beatriz Dornas / Maria Luiza Vasconcellos

Sempre que necessário

Telefone

Maria Luiza / Beatriz

Esporádico

Email e telefone

Maria Luiza

Único

Palestra

Cláudia Andrade

Duas vezes

Palestra/ curso

Terceirizado

Único

Email mkt Face a face Email e telefone

Maria Luiza Cláudia Andrade Maria Luiza

Mensal Mensal Único

Palestra

Cláudia Andrade

Duas vezes

Palestra/ curso

Terceirizado

Único

Email mkt Face a face

Maria Luiza Maria Luiza

Mensal Mensal

162

Nome

Cargo

Propósito

Método

Quem?

Frequência

potenciais

Externo /

Email e telefone

Maria Luiza

Único

clientes

consumidor

Conscientização - Convite para palestra Compreensão - Aguçar o interesse sobre roteiro Apoio - Contribuir para maior segurança e conforto Conscientização - divulgação

Palestra

Cláudia Andrade

Duas vezes

Palestra/ curso

Terceirizado

Único

Email mkt

Mensal

Conscientização - divulgação

Panfleto

Maria Luiza Pontos de Vista / Atrium

Apoio - detalhes sobre a viagem Envolvimento – Introdução aos aspectos culturais Envolvimento - Compartilhar resultados Concluir curso Envolvimento - percepção do cliente Conscientização - divulgação Compreensão - divulgação Apoio - Comunicação com detalhes da viagem buscando engajamento

Reunião

Apoio - Consulta

Telefone

Envolvimento - Compartilhar resultados / feedback

Telefone

Apoio - Consulta

Email em inglês

Envolvimento - Compartilhar resultados / feedback

Email em inglês

Viajantes

professores da PV Fornecedores locais (álbum, coffee break, organizadora) Fornecedores nos EUA (hotéis, restaurantes, transporte)

Consumidor

Interno / concorrente

Externo / fornecedor

Externo / fornecedor

Aula

Cáudia Andrade

Aula

Cláudia Andrade

Mensal

Pesquisa escrita Email mkt Face a face

Maria Luiza Maria Luiza

Única Mensal Mensal

Face a face

Maria Luiza

Única

Maria Luiza / Cláudia Andrade Maria Luiza / Cláudia Andrade Beatriz Dornas / Claudia Andrade

Conforme cronograma de aquisições

Beatriz Dornas / Cláudia Andrade

Única Conforme cronograma de aquisições Única

163

4.12.7 Monitoramento da efetividade da comunicação Serão feitas reuniões mensais com a equipe do projeto para:       

Verificar se as expectativas em relação ao projeto continuam as mesmas; Identificar novas partes interessadas; Verificar quais partes interessadas se tornaram mais importantes para o sucesso do projeto e rever as estratégias para engajá-las; Identificar se existem problemas de relacionamento ou de engajamento entre a equipe do projeto; Identificar e avaliar pontos de atenção relacionados com engajamento; Avaliar o tempo de resolução dos problemas e se houve dificuldade de engajamento de membros da equipe; Avaliar os problemas, suas causas e verificar se não estão atreladas com resistência de alguma parte interessada.

4.12.8 Alocação financeira para o gerenciamento do engajamento das partes interessadas Não há alocação financeira para o gerenciamento das partes interessadas e todas as despesas deverão ser aprovadas previamente pela administração da Pontos de Vista. 4.12.9 Administração do plano de gerenciamento das partes interessadas Cláudia Andrade, gerente do projeto Maria Luiza Vasconcellos, sócia administradora da Pontos de Vista e suplente do Plano de Gerenciamento das partes interessadas. 4.12.10 Freqüência de avaliação dos processos das partes interessadas Este plano deverá ser reavaliado mensalmente e sempre que houver uma nova aquisição. 4.12.11 Outros assuntos relacionados ao gerenciamento das partes interessadas do projeto não previstos nesse plano Todos os assuntos não previstos neste plano deverão ser analisados pela Gerente do Projeto e pela Patrocinadora. Após aprovação, o Plano de Gerenciamento das Partes Interessadas deverá ser atualizado com o devido registro das alterações efetivadas, bem como os demais planos impactados pela(s) mudança(s).

164

REGISTRO DE ALTERAÇÕES Data

Modificado por

Descrição da mudança

APROVAÇÕES Maria Luiza Vasconcellos Sócia administradora

Assinatura

Data

165

5. CONCLUSÕES

“A cultura, estilo e estrutura da organização influenciam como os projetos são executados”. A falta de um sistema de gerenciamento de projetos e a pouca maturidade em gestão da Pontos de Vista obriga a empresa a manter uma parceria com uma agência de viagens em seus projetos no exterior. A Atrium Turismo, entidade externa vem assumindo o papel de gestora dos projetos de viagens culturais, sendo responsável pelo controle da maioria dos processos. A diferença no grau de importância dado a cada um desses projetos pela Pontos de e pela Atrium Turismo dificultam o andamento dos mesmos. Enquanto a Pontos de Vista atualmente patrocina dois projetos de viagem internacionais por ano, dos quais depende para seu crescimento, para Atrium Turismo esses dividem a atenção com outros diversos projetos, dos quais a Pontos de Vista não participa e, portanto não compartilham o mesmo nível de engajamento. As principais motivações para esta parceria são a necessidade de absorção da tecnologia, uma vez que a Pontos de Vista não conta com uma equipe própria que detém a capacidade técnica especializada necessária para a condução de projetos de viagens culturais no exterior; a transferência da maior parte dos riscos para um fornecedor confiável. Porém, se por um lado há estes ganhos, por outro ela transfere também o controle sobre as principais restrições do projeto: custo, escopo e qualidade enquanto compartilha seus principais diferenciais de mercado nas viagens culturais que deverão fazer parte do core business da empresa, conforme apontou uma consultoria em gestão empresarial contratada após o início deste projeto. Atualmente, as viagens não geram receitas para a Pontos de Vista. Apenas a professora e a guia/ acompanhante e representante da empresa têm como remuneração do trabalho o custeio das passagens e estadias, ajuda de custo para alimentação e até 2% do valor dos pacotes comercializados. Este trabalho demonstrou ser de grande utilidade no desenvolvimento de um plano que irá instrumentalizar a Pontos de Vista para assumir paulatinamente o controle dos processos, ganhando mais agilidade e independência, podendo fazer uma melhor análise “make-or-buy”, possibilitando ganhar mais competitividade no mercado, reduzindo seus custos e reforçando

166

seus diferenciais. Pois como disse Kezner, “não se admitie minimizar a importância de uma boa metodologia. Além de melhorar o desempenho durante a execução do projeto, ela criará, igualmente, as condições para aumentar a confiança dos clientes e, assim, aperfeiçoar o relacionamento com eles.” 2 A partir desta experiência será possível testar o plano elaborado na prática, identificando as técnicas e ferramentas mais eficazes para a Pontos de Vista, fazendo os ajustes necessários ao longo do ciclo de vida do projeto e aperfeiçoando uma metodologia própria condizente com as boas práticas preconizadas pelo PMI. Por se tratar de um exercício acadêmico, foram aplicados todos os processos, mas as revisões deste plano, e os planos para os próximos projetos, poderão indicar a simplificação, customização e adequação mantendo apenas os processos mais apropriados, e agrupando outros facilitando sua coordenação. Na revisão deste plano, se buscará a participação ativa da equipe do projeto, o que não foi possível para a fase correspondente ao TCC pela imprescindibilidade de individualidade na autoria. Este trabalho foi uma excelente oportunidade para consolidar o aprendizado durante todo o curso, quando foi possível integrar as diferentes áreas de conhecimento, seus processos e vivenciar as dificuldades para agregá-las na produção um resultado único.

2

Kerzner, Harold. Gestão de Projetos: as melhores práticas; tradução Lene Belon Ribeiro. 2.ed. Dados eletrônicos. Porto Alegre: Bookman, 2007. Disponível em: http://books.google.com.br/books?id=Xe3yFG_81_UC&pg=PA102&hl=ptBR&source=gbs_toc_r&cad=4#v=onepage&q&f=false. Acesso 15 fev 2015.

167

7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BARBOSA, Christina et al. Gerenciamento de custos em projetos. 4ª ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2011. BARCAUÍ, André B. et al. Gerenciamento do tempo em projetos. 3ª ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2010. CHAVES, Lúcio Edi et al. Gerenciamento da comunicação em projetos. 2ª ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2010. MARSHALL JR, Isnard et al. Gestão da Qualidade. 10ª ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2010. PMI – Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) – Quinta edição. USA: Project Managemente Institute, Inc., 2013. RAJ, Paulo Pavarini et al. Gerenciamento de pessoas em projetos. 2ª ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2010. SALLES JR, Carlos Alberto Corrêa et al. Gerenciamento de riscos em projetos. 2ª ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2010. SOTILLE, Mauro Afonso et al. Gerenciamento do escopo em projetos. 2ª ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2010. VALLE, André Bittencourt do et al. Fundamentos do gerenciamento de projetos. 2ª Ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2010. VARGAS, Ricardo. Manual Prático do Plano de Projeto utilizando o PMBOK® Guide. 5ª ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2014. XAVIER, Carlos Magno da Silva et al. Gerenciamento de aquisições em projetos. 2ª ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2010.

168

ANEXOS

169

ANEXO I SOLICITAÇÃO DE PROPOSTA (MODELO DE SELEÇÃO DE FORNECEDORES)

Belo Horizonte, (data) 2015. À [Nome da Empresa] A/C: [ Nome da Pessoa – Departamento] Ref.: Proposta Orçamentária Prezado (a) Sr.(a) Conforme contato telefônico, solicitamos proposta orçamentária para a compra (ou contratação de serviço) descrita(o) abaixo:    

Descrição (descrever detalhadamente o item a ser adquirido/ serviço a se contratado) Prazo para entrega e critério de avaliação das propostas Prazo e condições para a assinatura do contrato Condições de pagamento e recebimento do objeto da seleção.

Solicitamos enviar a proposta assinalada em papel timbrado da empresa, com respectivos dados cadastrais:      

Nome / Razão social da empresa CNPJ Inscrição estadual (se for o caso) Endereço completo Fone / fax / email Contato

Especificando, dentro dos critérios estabelecidos na presente solicitação, o seguinte:       

Tipo de produto ou serviço – descrição Quantidade Valores unitários e totais Dados bancários Prazo de entrega Prazo de validade da proposta Data e assinatura

Estamos à disposição para quaisquer esclarecimentos que se façam necessários. Atenciosamente ___________________________ (nome e assinatura do solicitante) Pontos de Vista Ltda. ME

170

ANEXO II - Modelo do Termo de Recebimento Provisório ou Definitivo Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos TERMO DE ACEITE OBJETO

RESPONSÁVEL

DATA ENTREGA

DATA ACEITE

1. OBJETIVOS Este documento formaliza o aceite do ____________... 2. ENTREGA Fazem parte desta entrega ... 3. PLANEJADO VS. RELIZADO Área

Planejado

Realizado

Prazo Custo

4. QUESTÕES EM ABERTO Questão em aberto

Responsável Previsão

Comentário

5. INFORMAÇÕES ADICIONAIS

APROVAÇÕES Nome /cargo Maria Luiza Vasconcellos - patrocinadora Cláudia Andrade – gerente do projeto

Assinatura

Data

171

ANEXO III - Modelo da Agenda de Convocação de Reunião

AGENDA DE CONVOCAÇÃO DE REUNIÃO DATA

INÍCIO

LOCAL

TÉRMINO

SOLICITANTE DATA:

TEL/EMAIL

PROJETO: Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos Objetivos principais: Participantes: ITEM

Observações e recomendações:

ASSUNTO A SER DISCUTIDO

DURAÇÃO PARCIAL

172

ANEXO IV - Modelo de Ata / Memória de Reunião Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos ATA DE REUNIÃO DATA

PREPARADO POR

DURAÇÃO

DATA PREP PARTICIPANTES

Nome

Tel/ email

Depto / empresa

1. Agenda

2. Tópicos discutidos

3. Itens de ação / problemas a solucionar Item

Descrição

Responsável

Data

173

ANEXO V – Solicitação e Análise de Mudanças Pacote de Viagem Cultural aos Estados Unidos Solicitação e Análise de Mudanças Solicitante

Data

Gerente do projeto

Data da análise

Descrição da mudança

Necessidade da mudança

Solução da proposta

Impacto no escopo do produto ou do projeto

Riscos ocasionados pela mudança e ações de contingência necessárias

Impacto nos prazos e marcos do projeto

174

Impacto na equipe do projeto

Impacto em terceiros e subcontratados

Impacto financeiro

Decisão (aceita, rejeitada, aceita com restrições ou alterações) Comentários

Autorizações: Nome

Assinatura

Data