PADRÕES DE COMUNICAÇÃO EM PROJETOS: UMA ANÁLISE TEÓRICA DAS PERSPECTIVAS DE CIÊNCIA DAS REDES E FLUXO DE INFORMAÇÃO CAMILA DE ARAUJO -
[email protected] UNIVERSIDADE FEDERAL DE UBERLÂNDIA - UFU MIRELLA VARRICHIO MESSAS -
[email protected] UNIVERSIDADE FEDERAL DE UBERLÂNDIA - UFU LEANDRO FERREIRA SANTOS -
[email protected] UNIVERSIDADE FEDERAL DE UBERLÂNDIA - UFU Resumo:
ATUALMENTE EXISTE UM GRANDE NÚMERO DE PROJETOS QUE SÃO GERENCIADOS DE MANEIRA HÍBRIDA, ISTO É, UTILIZAM PRÁTICAS TRADICIONAIS, CONSOLIDADAS NOS PRINCIPAIS CORPOS DE CONHECIMENTOS PUBLICADOS, ALINHADAS A PRÁTICAS NÃOTRADICIONAIS, ADVINDAS DDA ABORDAGEM ÁGIL DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS. ESTE TRABALHO PROPÕE-SE A ABRIR UMA AGENDA DE ESTUDOS VOLTADA PARA TAIS PROJETOS, SENDO O PRIMEIRO PONTO DE QUESTIONAMENTO A DIFERENÇA NOS PADRÕES DE COMUNICAÇÃO DE INFORMAÇÕES EXISTENTE ENTRE TRÊS TIPOS DE PROJETOS: 1) GERENCIADOS PELAS PRÁTICAS TRADICIONAIS, 2) GERENCIADOS PELAS PRÁTICAS NÃOTRADICIONAIS (ÁGEIS) E 3) GERENCIADOS POR PRÁTICAS HÍBRIDAS DE TRADICIONAIS E NÃO-TRADICIONAIS. PARA COMEÇAR A RESPONDER ESSE QUESTIONAMENTO É PRECISO DEFINIR UMA FORMA ADEQUADA DE VERIFICAR O PADRÃO DE COMUNICAÇÃO NESSES PROJETOS. PARA TANTO FORAM PESQUISADOS DOIS PRINCIPAIS TEMAS QUE PODEM AUXILIAR NA CONSTRUÇÃO DOS PADRÕES: CIÊNCIA DAS REDES E FLUXOS DE INFORMAÇÃO. CARACTERIZA-SE COMO UM ARTIGO DE REVISÃO QUE UTILIZA A ABORDAGEM SISTÊMICA, ISTO É, BUSCA CONCEITOS E METODOLOGIAS DE DIFERENTES ÁREAS DO CONHECIMENTO QUE CONVERGEM SOBRE UM DETERMINADO OBJETO DE PESQUISA, COM O OBJETIVO DE REALIZAR UMA ANÁLISE TEÓRICA E INICIAL SOBRE CIÊNCIA DAS REDES E FLUXOS DE INFORMAÇÃO COMO PERSPECTIVAS MAPEAR E AVALIAR PADRÕES DE COMUNICAÇÃO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS.
Palavras-chaves: GERENCIAMENTO DE PROJETOS; PROJETOS HÍBRIDOS; COMUNICAÇÃO EM PROJETOS; ANÁLISE TEÓRICA; CIÊNCIA DAS REDES; FLUXO DE INFORMAÇÃO
XXII SIMPÓSIO DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO
Política Nacional de Inovação e Engenharia de Produção Bauru, SP, Brasil, 09 a 11 de novembro de 2015
Área: 5 - GESTÃO DO PRODUTO Sub-Área: 5.3 - METODOLOGIA DE PROJETO DO PRODUTO
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PROJECT COMMUNICATION PATTERNS: A THEORETICAL ANALYSIS OF THE PROSPECTS OF NETWORK SCIENCE AND INFORMATION FLOW Abstract: NOWADAYS A NUMBER OF PROJECTS ARE MANAGED IN A HYBRID MANNER, THAT IS, WHERE A MIX OF AGILE AND TRADITIONAL METHODS IS USED. THIS PAPER PROPOSES TO OPEN AN AGENDA FOCUSED ON SUCH PROJECTS. THE FIRST QUESTION MARK IN THE DIFFERENCE EXISTING INFORMATION COMMUNICATION PATTERNS BETWEEN THREE TYPES OF PROJECTS: 1) MANAGED BY TRADITIONAL PRACTICES, 2) MANAGED BY THE AGILE PRACTICES AND 3) MANAGED BY HYBRID PRACTICES. TO BEGIN TO ANSWER THIS QUESTION IT IS NECESSARY TO DEFINE AN APPROPRIATE WAY TO CHECK THE COMMUNICATION PATTERNS IN THESE PROJECTS. THEREFORE, WE INVESTIGATED TWO MAIN THEMES THAT CAN ASSIST IN THE CONSTRUCTION OF PATTERNS: NETWORK SCIENCE AND INFORMATION FLOWS. THIS PAPER IS CHARACTERIZED AS A REVIEW ARTICLE THAT USES A SYSTEMIC APPROACH, THAT IS, SEARCH CONCEPTS AND METHODS FROM DIFFERENT AREAS OF KNOWLEDGE THAT CONVERGE ON A PARTICULAR SUBJECT OF RESEARCH, IN ORDER TO CONDUCT A THEORETICAL AND INITIAL ANALYSIS OF NETWORK SCIENCE AND INFORMATION FLOWS AS PROSPECTS MAP AND EVALUATE COMMUNICATIONS STANDARDS IN PROJECT MANAGEMENT. Keyword: PROJECT MANAGEMENT; HYBRID PROJECTS; PROJECT COMMUNICATION; THEORETICAL ANALYSIS; NETWORK SCIENCE; INFORMATION FLOW
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1. Introdução As práticas tradicionais em gerenciamento de projetos formam um campo de estudos consolidado e amplamente difundido. Tais práticas são publicadas em corpos de conhecimento de associações mundiais representantes da área, sendo as duas principais e suas respectivas publicações: o PMI (Project Management Institute), dos Estados Unidos e seu PMBOK (Project Management Body of Knowledge) e o IPMA (International Project Management Association), do Reino Unido, com o ICB (IPMA Competence Baseline). Svejvig e Andersen (2015) afirmam que a literatura sobre gerenciamento de projetos (GP) assume que a abordagem tradicional é dominante, tendo como base para tal afirmação as publicações de Packendorff (1995), Morris et al. (2006) e Andersen (2010). Entretanto, apesar da grande difusão dessa abordagem, segundo Serrador e Pinto (2015), as altas taxas de falhas em projetos, apresentadas no relatório CHAOS de 20111, incentivaram pesquisadores e profissionais a procurar métodos alternativos para seus projetos, reconhecendo que os modelos tradicionais de planejamento e execução não eram ideais frente aos desafios específicos que seus projetos apresentavam. Tal cenário corrobora com a afirmação de Svejvig e Andersen (2015) que diz que o pensamento de que a abordagem tradicional é dominante é um mito racionalizado, reiterado repetidamente, pois na prática os pesquisadores e profissionais assumem práticas alternativas para contornar alguns problemas encontrados na abordagem tradicional (SVEJVIG; ANDERSEN, 2015). As práticas alternativas, tratadas aqui neste trabalho por não-tradicionais, foram formalizadas principalmente a partir do início dos anos 2000, e estão caracterizadas na abordagem do Gerenciamento Ágil de Projetos (APM – Agile Project Management) (BECK et al., 2001; CHIN, 2004; HIGHSMITH, 2004; SCHWABER, 2004). O APM foi desenvolvimento originalmente para a área de software e permanece como forma predominante no GP na área de TI, entretanto estudos como de Conforto et al. (2014) e Serrador e Pinto (2015), comprovaram que as práticas não-tradicionais podem ser adotadas em organizações de diversas áreas de atuação. Tais práticas incluem o desenvolvimento iterativo, envolvimento do cliente, com comunicação informal entre os envolvidos, uso de ferramentas visuais (AMARAL et al., 2011; BENASSI et al., 2011; SERRADOR; PINTO, 2015). Assim, existe um grande número de projetos que são gerenciados de maneira híbrida e ainda precisam ser estudados (SERRADOR; PINTO, 2015). Este trabalho propõe-se a abrir
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uma agenda de estudos voltados para o assunto, sendo o primeiro ponto de questionamento a diferença nos padrões de comunicação de informações existente entre três tipos de projetos: 1) gerenciados pelas práticas tradicionais, 2) gerenciados pelas práticas não-tradicionais (ágeis) e 3) gerenciados por práticas híbridas de tradicionais e não-tradicionais. Tal tema foi escolhido devido a diferença entre as práticas quanto ao envolvimento do cliente, formalização da comunicação e uso de ferramentas de apoio ao gerenciamento. Para começar a responder esse questionamento é preciso definir uma forma adequada de verificar o padrão de comunicação nesses projetos. Para tanto foram pesquisados dois principais temas que podem auxiliar na construção dos padrões: ciência das redes e fluxos de informação. Os dois temas são apresentados nas próximas seções. Então o objetivo deste trabalho é realizar uma análise teórica e inicial sobre ciência das redes e fluxos de informação como perspectivas para mapear e avaliar padrões de comunicação em gerenciamento de projetos. Assim, este trabalho utiliza a abordagem sistêmica, que representa uma ferramenta metodológica que converge conceitos e metodologias de diferentes áreas do conhecimento sobre um determinado objeto de pesquisa. Foi realizada uma revisão bibliográfica tendo como base artigos científicos e livros. Desta forma, caracteriza-se como um artigo de revisão, que busca dar contribuição para os estudos de gerenciamento de projetos.
2. Ciência das redes
Segundo Robins (2013), a ciência das redes é aclamada como uma área de pesquisa distinta e emergente. Implica no estudo da captura, gestão, análise, interpretação e apresentação de dados relacionais (BRANDES et al., 2013). Ao longo das últimas duas décadas, a perspectiva de redes foi desenvolvida em muitas áreas de conhecimento, tais como física, biologia, economia, pois permite abordar questões profundas sobre sistemas biológicos, econômicos e outros que exibem uma organização interdependente (BRANDES et al., 2013).
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Para pensar o gerenciamento de projetos sob o ponto de vista de redes primeiramente consideram-se os elementos (E) e processos (P) de um modelo de rede: fenômeno (E), que passa por uma abstração (P), tornando-se o conceito da rede (E), que pode ser representado (P) como dados da rede (E) (BRANDES et al., 2013). Tomando-se o Gerenciamento de Projetos como um amplo fenômeno, pode-se criar o conceito da rede com suas atividades, que podem ser vistos como uma teia de atividades ou tarefas interdependentes, seus produtos, que são mais do que a soma de seus componentes e as organizações participantes podem ser entendidas como uma rede de pessoas e comunicações (MAIER, 2013). Através desses elementos é possível realizar a geração da rede, interpretação e análise dos dados pela aplicação dos métodos, técnicas e ferramentas e Análise de Redes. Segundo Velázquez Álvarez e Aguilar Gallegos (2005), a análise de redes “é uma ferramenta que nos permite conhecer as interações entre qualquer classe de indivíduo, partindo preferencialmente de dados qualitativos do que quantitativos”. Sendo que a representação por gráficos consegue ilustrar as interações que ocorrem entre as partes. Porém torna-se necessário uma avaliação mais profunda dessas interações e para tanto são utilizados indicadores de densidade, grau de intermediação e indicadores de centralidade. Esse último permitem-nos analisar a rede tanto no seu conjunto como individualmente, encontrando diversos resultados: grau de conectividade da rede, indivíduos com maior e menor número de interações, intermediação de alguns atores nas relações entre indivíduos e a proximidade entre os indivíduos através das suas interações. (VELÁZQUEZ ÁLVAREZ; AGUILAR GALLEGOS, 2005, p. 1).
Depois de ilustradas as interações entre as partes é necessário verificar o ciclo das comunicações tendo como base o fluxo de informações.
3. Fluxo de informações A informação é um conjunto de dados devidamente coletados e processados, isto é, organizados de uma forma significativa e apresentados de forma apropriada (SHEDROFF, 1994). Segundo Mcgee e Prusak2 (1994) apud Greef (2010) tal processo ocorre através do desenvolvimento interno e externo, quando a informação é adquirida, tratada, interpretada e
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MCGEE, James; PRUSAK, Laurence. Gerenciamento estratégico da informação. Rio de Janeiro: Campus, 1994.
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utilizada estrategicamente (GREEF; FREITAS, 2012). Esse processo ocorre através dos fluxos de informações. parte do emissor, sofre uma sequência de eventos e chega ao seu receptor para sua captação, assimilação e aceitação (BARRETO, 1998). Segundo Altissimo (2009), através do fluxo da informação é que ocorre a disseminação da informação, sendo uma forma de divulgação contínua e regular das informações, seja por meio de serviços de alerta, elaboração de boletins informativos e sumários correntes, tendo por objetivo levar ao conhecimento dos usuários as informações de seu interesse. O fluxo de informação pode ser representado (Figura 1) no modelo de Beal (2008), onde são observadas sete etapas: Identificação das necessidades e requisitos necessários para o uso da informação, obtenção da informação, tratamento da informação, distribuição, uso, armazenamento e descarte. A informação inicialmente é coletada externamente, do ambiente em que está situada, sendo que após essa coleta, a organização irá produzir informações destinadas tanto para o público externo como para seu uso interno.
FIGURA 1 – Modelo de representação do fluxo de informação. Fonte: Beal (2008).
A autora afirma que a etapa de identificação das necessidades e requisitos necessários para o uso de informação é essencial para o “desenvolvimento de produtos informacionais” já que contempla a identificação das necessidades dos colaboradores (BEAL, 2008). A segunda etapa, Beal (2008) afirma que a obtenção da informação consiste na aquisição das informações podendo ser interna ou externa, são respondidas perguntas “como,
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quando, por que e para quem a obtenção da informação é necessária” (BEAL, 2008). A etapa de tratamento da informação, terceira, possui como objetivo tornar a informação mais acessível e de mais fácil acesso. A quarta etapa, distribuição da informação, consiste em distribuir as informações tratadas de acordo com as necessidades dos indivíduos. De acordo com Beal (2008) se a rede de comunicação for eficiente, então a distribuição interna da informação pode ser usada para apoiar processos e decisões. O uso da informação é consolidado através da realização de práticas organizacionais. Já o armazenamento, é a etapa em que há a conservação das informações, com o intuito de reutilizá-las quando necessário. O descarte representa a etapa em que informações não usáveis e desnecessárias são rejeitadas, possibilitando uma maior capacidade e agilidade às informações que estão sendo usadas pela organização.
4. Análise teórica Tal como apresentado, este projeto de pesquisa considera dois temas como possíveis práticas para mapear e analisar os padrões de comunicação em gerenciamento de projetos: 1) a aplicação da ciência das redes para identificar padrões de comunicação e 2) o estudo de
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fluxos de informação para analisar o ciclo de vida das comunicações do projeto. Para o primeiro tema, o trabalho de Parraguez et al. (2014) pode ser adotado como exemplo de como avaliar os indicadores de controle e centralização de informação em projetos complexos de engenharia. Segundo Parraguez et al. (2014), a centralização de informação é a distribuição global do controle da informação, representando a centralização dos fluxos de informação em um projeto. Os envolvidos em um projeto estão relacionados com as atividades e interagem entre si para executar suas atividades, contando com o apoio de ferramentas durante todo o processo. A partir disso, um padrão define “como” e “por que” ocorrem os fluxos de comunicação entre as atividades e sua evolução entre as etapas, conforme o desenvolvimento do projeto (BRAHA e BAR-YAM, 2007 apud PARRAGUEZ et al., 2014). Esta evolução em diferentes fases pode ser atribuída a aspectos temporais e codependentes, como a progressão do desenvolvimento do produto do projeto, a maturidade do processo de gerenciamento e as mudanças nos padrões de interação entre as pessoas e atividades. Considerando esta evolução temporal, podem ser explorados o controle de informações em relação a diferentes atividades no padrão de comunicação e sua mudança o longo do projeto. A partir de estudos de casos dos diferentes tipos de projetos seria possível utilizar o modelo proposto por Gloor e Zhao (2004) para o desenvolvimento de um banco de dados para organizar os dados e gerar consultas (queries) para a criação da rede de informação temporal. A partir desse ponto, podem ser utilizadas técnicas de modelagem e análise da rede. Para a medição da rede temporal podem ser utilizadas três medidas principais: 1) Centralidade de grau (Degree centrality), 2) Centralidade de Intermediação (Betweenness centrality) e 3) Centralização
de
Intermediação
de
Grupo
(Group
Betweenness
Centralisation
(PARRAGUEZ et al., 2014), a partir das medidas chega-se ao resultado pretendido. Assim, as práticas da ciência das redes poderia ser adotada para mapear e auxiliar a compreensão sobre coordenação de recursos nos esforços de um projeto. Quanto ao segundo tema, os fluxos de informação, a partir das redes geradas seria possível avaliar o ciclo de vida do fluxo. Uma vez que no modelo de Beal (2008) existem sete etapas, seria possível comparar em quais momentos acontecem, principalmente, o obtenção, uso, armazenamento e descarte das informações passadas em comunicações do projeto.
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Assim, pela análise teórica que mostrou a disponibilidade de práticas, considera-se como satisfatórias as possibilidades dos dois temas serem utilizados em conjunto para a geração dos padrões de comunicação em diferentes tipos de projetos.
5. Considerações Finais Este trabalho apresentou um primeiro esforço para compreender as diferenças nos padrões de comunicação em diferentes modelos de gerenciamento de projetos, considerando as práticas tradicionais e não-tradicionais, com base em uma perspectiva teórica de dois assuntos não relacionados diretamente com gerenciamento de projetos: ciência das redes e fluxos de informação. Os temas mostram-se, na análise teórica, aptos a serem alinhados na representação dos padrões das comunicações, pois as práticas atuais apresentam uma base de conhecimento bem desenvolvimento, com práticas já consolidadas. Espera-se contribuir futuramente com estudos que apresentem os padrões de comunicação de informações nos projetos gerenciados de forma híbrida.
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