PALESTRA E CURSO PARA A EQUIPE DO CONSELHO DE ARQUITETURA E URBANISMO CAU/RS SOBRE CADEIA DE CUSTÓDIA E PRESERVAÇÃO DE DADS - DOCUMENTOS DIGITAIS: DO SIGAD AO RDC-ARQ Prof. Dr. Daniel Flores/UFSM 22 e 23 de fevereiro de 2017
Para citar este material do Grupo CNPq-UFSM Ged/A Documentos Arquivísticos Digitais:
Referências: FLORES, Daniel. PALESTRA PARA O CONSELHO DE ARQUITETURA E URBANISMO CAU/RS SOBRE CADEIA DE CUSTÓDIA E PRESERVAÇÃO DE DADS - DOCUMENTOS DIGITAIS: DO SIGAD AO RDC-ARQ. Palestra. Porto Alegre - RS. 63 slides, color, Padrão Slides Google Drive/Docs 4x3. Material elaborado para a Palestra no CAU-RS, em Porto Alegre. 22 de fevereiro de 2017. Disponível em: . Acesso em: 22 de fevereiro de 2017. Citação com autor incluído no texto: Flores (2017) Citação com autor não incluído no texto: (FLORES, 2017)
O documento arquivístico O documento arquivístico, produzido ou recebido em decorrência das atividades ou funções da entidade ou pessoa; Se digital, ademais de particular, tem suas especificidades e complexidades, na gênese, gestão e preservação (A AUTENTICIDADE). Fonte de Prova, Orgânico, Original, Único … Se de valor Permanente, configura crime sua destruição ….
Princípios e Procedimentos: ❏ Fonte de Prova; ❏ Patrimônio Documental Arquivístico; ❏ Declaração de Interesse Público e Social (Lei 8159, Res. 17 Conarq); ❏ Portarias 1224 e 1261 do MEC (Atividades FIM, inclusive não PÚBLICAS); ❏ CPA e CPAD (Com. Própria de Avaliação e de Avaliação de Documentos); ❏ Avaliação de Documentos, a CPAD e a TTD; ❏ O DIGITAL; ❏ A Lei de Acesso à Informação - Lei nº 12.527/2011; ❏ A relação Interdisciplinar Arquivo, Biblioteca, Museu, TI, etc.;
Códigos de Classificação e Tabelas de Temporalidade/Destinação de Documentos ●
Segundo o Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, em seu art. 18:
●
Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. § 1º Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ. § 2º Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela referida no § 1º serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional. § 3º Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinação, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.
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PCD/CCD Área Meio - Resolução 14/Conarq http://www.conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/Codigo_de_classificacao.pdf
CCD ou PCD Meio (Classe 000) e Fim (100 em diante)
No Ciclo de Vida Completo: Ambientes e Plataformas
SIGAD: SL ou não, SIE, SEI, SIDOC, SIGAD-Aer; etc.
Plataforma de Preservação / Arquivo Permanente: Archivematica, RODA... Plataforma de Acesso: ICA-AtoM, DSpace, Archivist Toolkit
Cenários de uso de RDC-Arq em conjunto com o SIGAD (Nota Técnica nº 03/2015 do Conarq)
ARQUIVO PERMANENTE 8
Gestão: Os SIGADs
e-ARQ Brasil ● e-ARQ ○ Especifica os requisitos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD); ○ Gestão, Corrente e Intermediário; ● SIGAD ○ Sistema desenvolvido para realizar as operações técnicas da gestão arquivística de documentos.
Sistemas em pesquisa atualmente: contemplação e-ARQ Brasil (Gestão) Nuxeo DM KnowledgeTree Agorum Core Alfresco Archivista Box Maarch Owl Intranet Archivist ToolKit OrfeoLIBRE
Outros SIs que foram estudados ou estão em tratativas: contemplação e-ARQ Brasil (Gestão) ➔ SIE - Sistemas de Informações para o Ensino (Diário de Classe, Afastamentos, Resoluções e Portarias; Licitações) - UFSM; ➔ SEI - Sistema Eletrônico de Informações - Tribunal Regional Federal 4a. Região; ➔ SIPAC - Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos - SIGED - UFRN; ➔ SPED - Sistema de Protocolo Eletrônico - Portal do Software Público; ➔ SIGADAer; ➔ LightBASE - Portal do Software Público; integrado ao ➔ GoldenDOC Framework Gestão Documental (Adm.Pública) - Portal Software Público;
Cenários de uso de RDC-Arq em conjunto com o SIGAD Na idade permanente: Os documentos digitais em idade permanente
têm
que
ser mantidos e preservados por um RDC-Arq, de maneira a apoiar o tratamento técnico adequado, incluindo arranjo, descrição e acesso, para assegurar a manutenção da autenticidade e da relação orgânica desses documentos.
Nota Técnica nº 03/2015 do Conarq
13
O RDC-Arq é O ARQUIVO PERMANENTE DIGITAL quando o Archivematica for o PIPELINE do Ambiente de Preservação e Acesso,
No Corrente e Intermediário é componente do SIGAD.
Cadeia de Custódia
SIGAD’s GestãoDOC
PRO
OR DUT
e-ARQ Brasil/Moreq-JUS: Gestão de Documentos - Somente Idades Corrente e Intermediária:
AIP
RDC-Arq’s Repositórios Arquivísticos Digitais
SIP
AIP AIP
R
TRADO S I N I M D
A
Res. 43 CONARQ: Arquivo Permanente Digital, e Corrente e Intermediário para Docs. Complexos e Longas Temporalidades TRAC Auditoria e Certificação ISO 16.363, OAIS ou SAAI, Metadados METS, Empacotamento BAG-It
Nuxeo DM, KTree, Alfresco, SIE, SIE-Gad?, Archivematica, RODA, SEI, SIGAD-Aer,
DAD’s
DIP Plataformas de Acesso
IDOR M U S N CO
Acesso e Difusão: ISAD(g), NOBRADE, ISDF, ISDIAH, LAI Lei 12.527, EAD, EAC, EAG ICA-AtoM, AtoM, ArchivistToolKit, ContentDM, SepiaDES
2015 (Grupo CNPq Ged/A UFSM) 16
Cadeia de Custódia dos Documentos Arquivísticos Analógicos (Instituições Arquivísticas) Gestão de Documentos: (produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final) Arquivo Corrente
Arquivo Permanente
Arquivo Intermediário
Eliminação
Valor histórico, probatório ou informativo: arranjo, preservação, acesso e difusão
Adaptação baseada na obra de: Sir Hilary Jenkinson, 1922: (Elaboração: FLORES, D., 2010) 17
DIGITAIS: ● ● ● ● ● ● ●
RDC-Arq onde? Storages onde? Bancos de Dados onde? Custódia onde? Matrizes Digitais onde? Trilhas e Metadados de Autenticidade, onde? Quando temos uma Companhia de Processamento de Dados do Estado?
18
●
● ● ●
Existe todo um aparato legal: Lei 8159/91 (Arquivos) - Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Lei 5433/68 (Microfilmagem) - Art. 2° - Doc. Históricos; ○ Dec. 1799/96 - Art. 13 - Permanente; Lei 12527/11 (LAI) - Autenticidade/Integridade; ...
Novo Código de Processo Civil, que entrou em vigor em 2016: ● Ele admite quaisquer documentos a serem usados como prova no processo civil (desde que obtidos licitamente); ● Se o documento for falso, cabe a um dos envolvidos arguir a falsidade, o que pode levar ao exame pericial (vide arts. 430 a 433 da Lei 13.105/2015 novo CPC); ● Caso seja usada a imagem de um documento físico (ANALÓGICO) digitalizado, ele pode ter força probante no processo, desde que a falsidade não seja arguida e provada.
Os Documentos Arquivísticos Digitais DADs
são
complexos,
específicos
e
suscetíveis à adulterações não autorizadas;
28
Os documentos, ao imputarem algo à pessoa, aos cidadãos, aos servidores e gestores, devem ser mantidos AUTÊNTICOS, senão AUTENTICADOS.
29
Autenticidade e Preservação Permanente
Presunção de Autenticidade (Resolução n° 37/Conarq) Documento autêntico: documento que teve sua identidade e integridade mantidas ao longo do tempo. Digital: Documento que mantém sua Cadeia de Custódia e de Preservação (do SIGAD ao RDC-Arq) sem interrupções. Autenticação (Documento Autenticado, Digitalização Autenticada, Assinatura Digital): declaração de autenticidade de um documento arquivístico, num determinado momento, resultante do acréscimo de um elemento ou da afirmação por parte de uma pessoa investida de autoridade para tal. 31
O recolhimento de Documentos de Caráter Permanente ao Arquivo Permanente não é FACULTATIVO; O lugar de Documentos Permanentes é no Arquivo Permanente;
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Ambientes ou Plataformas na Cadeia de Custódia Digital para os Documentos Arquivísticos
Modelo da Cadeia de Custódia de Documentos Digitais seguindo o Modelo OAIS
a
D A G I S
c i t a m e v i h -Arq/Arc
RDC
ICA
M o t -A
Fluxograma dos Pacotes SIP/AIP/DIP Repositório Arquivístico Digital Confiável:
Empacotamento dos SIPs: Direto do SIGAD GestãoDOC ou Memorandos, Ofícios, e-mails, Fotografias, etc. + Metadados (.CSV Excel - Dublin Core, METS)
- Ao receber o pacote SIP, submete-o aos: - micro-serviços: anti-virus, validação, formatos, metadados, etc … - para então gerar o Pacote de Armazenamento, o AIP; Submetido
Passa permanentemente por: - Políticas de Preservação; - Estratégias de Preservação; - Atualização de Formatos: - FPR (PREMIS); Pacote DIP
para o ICA-AtoM
Pacote AIP
gerado
do
ma nfir o o C sã u Dif
FLORES, Daniel (2015)
Acesso e Difusão dos Documentos Arquivísticos Descritos, normalizados via Web.
RDC-Arq
Res. 43 Conarq Repositório arquivístico digital Um repositório digital de documentos arquivísticos é um repositório digital que armazena e gerencia esses documentos, seja nas fases corrente e intermediária, seja na fase permanente. Como tal, esse repositório deve: ● gerenciar os documentos e metadados de acordo com as práticas e normas da Arquivologia, especificamente relacionadas à gestão documental, descrição arquivística multinível e preservação; ● resguardar as características do documento arquivístico, em especial a autenticidade (identidade e integridade) e a relação orgânica entre os documentos. 37
OAIS model (Archivematica/Artefactual)
O Archivematica (RDC-Arq) O Archivematica é um sistema de preservação digital gratuito e de código aberto (em Software Livre) projetado para manter o acesso a longo prazo para a memória digital. O Archivematica é desenvolvido e empacotado com o gerenciador de conteúdo AtoM (ICA-AtoM), sistema baseado na Web para acesso aos seus objetos digitais promovendo descrição, difusão e acesso de Documentos Arquivísticos. (FLORES, D., 2015)
RODA Repositório de Objetos Digitais Autênticos O RODA é o arquivo nacional digital em Portugal. Através deste sistema complexo a DGARQ - Direção Geral de Arquivos terá capacidade de incorporar documentos eletrônicos de forma controlada assegurando a sua gestão ao longo do tempo e a sua acessibilização aos usuários. Este projeto é desenvolvido pela DGARQ, contando com a colaboração informática da Universidade do Minho. A estratégia seguida foi o desenvolvimento progressivo de funcionalidades básicas e sólidas e ir progressivamente aumentando estas funcionalidades de forma a receber maiores tipologias de objetos digitais e futuramente, dar resposta e apoio direto a organizações que possuam objetos digitais mas não disponham de recursos especializados nesta área. O RODA foi construído tendo como base o OAIS (Open Archival Information System) e documentos técnicos produzidos no âmbito do projeto InterPARES 2. A base do repositório RODA assenta na plataforma FEDORA. São utilizados vários esquemas de metadados nomeadamente o EAD (Encoded Archival Description), PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies), METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), Z39.87. http://dgarq.gov.pt/servicos/arquivo-digital-roda/
http://demo.roda-community.org/
SIGAD’s GestãoDOC
PRO
OR DUT
e-ARQ Brasil/Moreq-JUS: Gestão de Documentos - Somente Idades Corrente e Intermediária:
AIP
RDC-Arq’s Repositórios Arquivísticos Digitais
SIP
AIP AIP
R
TRADO S I N I M D
A
Res. 43 CONARQ: Arquivo Permanente Digital, e Corrente e Intermediário para Docs. Complexos e Longas Temporalidades TRAC Auditoria e Certificação ISO 16.363, OAIS ou SAAI, Metadados METS, Empacotamento BAG-It
Nuxeo DM, KTree, Alfresco, SIE, SIE-Gad?, Archivematica, RODA, SEI, SIGAD-Aer,
DAD’s
DIP Plataformas de Acesso
IDOR M U S N CO
Acesso e Difusão: ISAD(g), NOBRADE, ISDF, ISDIAH, LAI Lei 12.527, EAD, EAC, EAG ICA-AtoM, AtoM, ArchivistToolKit, ContentDM, SepiaDES
FLORES, D., 2015 (Grupo CNPq Ged/A UFSM) 43
SIP
SIGAD’s GestãoDOC
e-ARQ Brasil/Moreq-JUS: Gestão de Documentos - Somente Idades Corrente e Intermediária:
RDC-Arq’s Repositórios Arquivísticos Digitais
DIP
AIP
Plataformas de Acesso
AIP
Res. 43 CONARQ: Arquivo Permanente Digital, e Corrente e Intermediário para Docs. Complexos e Longas Temporalidades TRAC Auditoria e Certificação ISO 16.363, OAIS ou SAAI, Metadados METS, Empacotamento BAG-It
Nuxeo DM, KTree, Alfresco, SIE, SIE-Gad?, Archivematica, RODA, SEI, SIGAD-Aer,
DAD’s
AIP
Acesso e Difusão: ISAD(g), NOBRADE, ISDF, ISDIAH, LAI Lei 12.527, EAD, EAC, EAG ICA-AtoM, AtoM, ArchivistToolKit, ContentDM, SepiaDES
FLORES, D., 2015 (Grupo CNPq Ged/A UFSM) 44
Repositório Digital Confiável (Cert./Audit.) TRAC, Nestor, Magenta, Drambora, etc. Uma forma de atestar a confiabilidade de um repositório digital junto à comunidade-alvo se dá por meio da sua certificação por terceiros. Para esse fim, o RLG/OCLC em parceria com o National Archives and Records Administration – NARA publicou em 2007, o documento TRAC - Trustworthy Repository Audit & Certification: Criteria and Checklist critérios e um checklist a serem tomados como referência para a certificação de repositórios digitais confiáveis. Esse documento serviu de base para a elaboração da norma ISO 16363: 2012, que lista os critérios que um repositório digital confiável deve atender.
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O ACESSO: ICA-AtoM (3 Momentos)
1. ICA-AtoM para Descrição Arquivística; 2. AtoM (ICA-AtoM) para Acesso, Difusão e Descrição; 3. AtoM interconexo ao Archivematica (RDC-Arq) para a Garantia da Autenticidade, Acesso a Longo Prazo, Estratégias de Preservação e Manutenção da Cadeia de Custódia = Arquivo Permanente Digital. - Os instrumentos de Pesquisa fruto da Descrição retornam à Cadeia de Custódia em OAIS SIP’s. 46
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O historiador/pesquisador deverá checar autenticidade das FONTES PRIMÁRIAS DIGITAIS:
a
Com esta autenticação referenciada, o pesquisador vai ao RDC-Arq (Archivematica e tem acesso ao AIP, às Matrizes Digitais, aos Metadados de Gestão)
❏
Considerações e questionamentos …
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Obrigado Prof. Dr. Daniel Flores Departamento de Documentação UFSM Pesquisador PQ-2 CNPq
[email protected] Líder dos Grupos de Pesquisa CNPq - UFSM: Ged/A e Patrimônio Documental Arquivístico; Membro da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos CTDE-CONARQ; http://documentosdigitais.blogspot.com http://facebook.com/dfloresbr 63
