PECULIARIDADES DO FLUXO DE INFORMAÇÕES EM PEQUENOS ESCRITÓRIOS DE PROJETO DE EDIFICAÇÕES
JACOSKI, Claudio Alcides, Dr. Universidade Comunitária Regional de Chapecó, UNOCHAPECÓ, Centro Tecnológico, Av. Senador Attílio Fontana, 591-E Bairro EFAPI,
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RESUMO O desenvolvimento de projetos do setor da construção é constituído da interação entre profissionais de diversas disciplinas, que desenvolvem simultaneamente seus trabalhos visando um mesmo resultado - a edificação. Assim sendo, é intensa a necessidade de comunicação entre os envolvidos, uma vez que o trabalho de cada projetista se desenvolve sob restrições impostas pelas necessidades dos demais, havendo uma correlação entre as atividades dos colaboradores. Há, portanto uma troca de informações que podem ser transferidas ou compartilhadas de diversas maneiras. Não obstante, muitas podem ocorrer de forma inadequada gerando problemas, principalmente devido à precariedade da comunicação, chegando a causar incompatibilidades entre nos projetos. Neste contexto, na análise de integração dos processos, é prudente investigar de forma diferenciada os escritórios de pequeno porte, por possuírem características próprias no tocante aos procedimentos de fluxo. Este trabalho, com base em uma pesquisa desenvolvida junto a pequenos escritórios de projetos de edificações, apresenta as considerações que foram obtidas a respeito do controle e modelagem do fluxo de informação neste ambiente. Verifica-se com a pesquisa que ocorrem inúmeras peculiaridades muito comuns a este grupo de profissionais instalados nos pequenos escritórios de projeto, e que carecem de soluções particulares que venham auxiliar na gestão e desenvolvimento do processo de projeto. Palavras-chave: Fluxo de informações, comunicação, escritórios de projeto.
1. Introdução: A atividade de construção de edifícios é constituída por diversas etapas de produção que se complementam e interagem durante sua realização. Nas diversas etapas, (entre elas: projeto, planejamento, execução, etc...) muitos são os profissionais que se envolvem de forma a oferecer sua parcela de contribuição, caracterizando com esta composição uma complexidade bastante acentuada no processo produtivo. Em obras de pequeno porte, existem características diferenciadas, pois os escritórios de projeto (com os profissionais que ali oferecem seus serviços) são os responsáveis por conduzirem as necessidades do cliente a partir da percepção deste, a respeito da sua obra, modificando, conduzindo, e em algumas vezes realizando a própria gestão da obra. Os projetos podem ser realizados apenas por um profissional, embora cada vez mais esta situação ocorre em menor quantidade, devido à diversidade de profissionais existente (cabe aqui uma crítica em
relação à pulverização das atribuições profissionais que atualmente tem sido incentivada pelo Conselho Profissional), ou por profissionais distintos, que poucas vezes conseguem atuar em consonância, geralmente estando dissociados e atuando de forma seqüencial, com soluções que em muitas vezes servem para decompor as responsabilidades perante o cliente. O entendimento atual corroborado por várias pesquisas, busca contribuir para que as atividades desenvolvidas durante o processo de projeto sejam realizadas por equipes multidisciplinares, realizadas de modo integrado. A ocorrência de conflitos devido às diferentes percepções, ou forma de atuação de cada participante do projeto, enfatiza a importância de se atuar de forma coordenada, visando dirimir os efeitos desta múltipla participação e de concepções diversas. Logo, a necessidade de aumento de produtividade associada aos problemas de fluxo de informações, contribui com particular importância às atividades de coordenação e compatibilização, pois a falta de entendimento e análises recíprocas entre projetos, acarreta muitas vezes em interrupções e adaptações durante a execução da obra, visando consertar situações não atendidas pelo projeto, conseqüentemente trazendo atrasos e gastos que não foram computados no orçamento. Os escritórios de projeto de pequeno porte passam ser investigados de forma diferenciada por apresentarem algumas características próprias que em muitos casos não se adaptam as soluções empregadas em projetos de grande porte.
2. O fluxo de informações no processo produtivo da construção: O fluxo de informações é um elemento característico de integração da cadeia de produção, sendo fundamental a qualquer interpretação de processos produtivos do setor, principalmente pelas singularidades que este apresenta (fragmentação, quantidade de componentes, necessidade de participação de diversos especialistas, etc.). Ao se buscar compreender os enlaces que ocorrem entre os agentes participantes, faz-se necessário estabelecer uma abrangência deste fluxo. Se levarmos em conta projetos de médio e grande porte, pode-se dizer que este inicia no cliente com a captação das suas necessidades, é distribuído no processo pelos diversos setores como: projetos, planejamento, vendas, marketing, finanças, recursos humanos, suprimentos e produção, e ainda faz a interface com os fornecedores. Considerar um estudo da abrangência ampla do fluxo do setor como um todo, é algo extremamente extenso e complexo. A construção civil depende de inúmeras informações ao longo do processo produtivo, mas é considerável a importância que o processo de projeto representa, primeiramente por ser o princípio da elaboração do conjunto, depois por apresentar diversas formas que prosseguirão no processo até a conclusão do ciclo de vida do produto, podem ser consideradas formas de informação: desenhos, planilhas de composição de custos, relatórios orçamentários, representações gráficas, maquetes, contratos, simulações, etc; Atualmente com o advento dos recursos de TIC, o setor começa dar uma importância ainda maior à informação, seu processamento e transferência entre os agentes participantes. Problemas com o processo de projeto existem em maior ou menor grau, não importando a dimensão deste. Um dos motivos pelo qual se encontram falhas no processo é a precariedade do fluxo de informações entre os participantes do processo e falta de meios adequados e formais para a documentação e registro.
No desenvolvimento de um projeto de engenharia, há necessidade de trabalho de vários profissionais, sendo inevitável que as soluções de um projetista interfiram nos projetos dos demais. Para evitar conflitos e mal-estar entre as partes, Bordin (2003), diz que é importante fixar uma ordem de prioridade entre as especialidades. Esta ordem procura evitar atrasos e situações de espera, sem falar do jogo de empurra-empurra entre os envolvidos. A formalização desta atuação “seqüencial” nem sempre é uma solução fácil, novamente, devido à falta de um mecanismo formal para este procedimento (impelido pelo aperto de prazo, quase sempre presente). Além da possibilidade de sequenciamento, surgem a pouco iniciativas de mudanças, principalmente com a adoção de outras “figuras especialistas” junto ao processo, por exemplo, a implantação de um coordenador de projetos ou o chamado compatibilizador de projetos. Muito embora cabe salientar que existem várias contradições a respeito deste profissional, pois há quem afirme e aceite que projetar necessariamente é sinônimo de compatibilizar. (FERREIRA, 2001). A questão de compatibilização aparece, principalmente com a necessidade de integrar os processos realizados por diferentes profissionais. Na construção civil, a presença de inúmeros agentes com níveis diferentes de formação, gera informações provenientes de suas atividades que fluem continuamente dentro da empresa. São informações diversificadas com: origem, processamento, utilização e destino; ocorrendo normalmente de forma inadequada dentro da organização. Há inúmeros esforços atualmente no sentido de modificar os processos que ocorrem de forma particionada, para uma atuação mais integrada entre os agentes do processo. Segundo Aoaud (2000) a integração visa o compartilhamento de informações entre os diferentes agentes usando um modelo comum desenvolvido dentro de uma estrutura segura e confiável. Existem situações em que há a obrigatoriedade de integração dos agentes como forma de eliminar a interrupção nos processos para que seja realizada a comunicação entre os parceiros, gerando custos de mitigação (JACOSKI, 2003). Com a existência de um alto grau de interdependência entre os projetos, é identificada a necessidade de circulação da informação (atualizada) para todos os envolvidos, dirimindo assim casos de reposição de trabalho já realizado. Melhado (1994), lembra que na etapa da execução, embora indesejáveis, podem ocorrer alterações nas especificações, cronogramas, métodos construtivos e até mesmo no projeto, envolvendo, portanto a participação de toda a equipe de projeto. Em um ambiente integrado, o fluxo de informações, a uniformização da linguagem e os objetivos dos projetistas e empreendedores, tem profunda interação com a parte produtiva considerando todos os aspectos que norteiam a implantação do empreendimento. Este compartilhamento integrado das informações refere-se às necessidades ocorridas através da evolução dos procedimentos e da busca da melhoria na produtividade no processo e no envolvimento das diversas funções exercidas durante o mesmo, sejam – especificações de projeto e representações gráficas, estimativas de custos, programação e documentos requeridos pelas autoridades. O envolvimento de forma integrada, chega a outro agente que contribui na melhoria produtiva, o gerente de canteiro de obras. Pois este além de ser o responsável pelo processo de produção é um elo de ligação entre os operários, fornecedores, projetistas, gerência central e subempreiteiros, desempenhando um importante papel na comunicação entre os mesmos. Pode ser entendido também como facilitador do processo do fluxo de informações entre escritório e canteiro de obras, efetuando-se a retroalimentação de projetos futuros com valiosas informações sobre o processo construtivo, tais como tecnologias utilizadas, tipo e qualidade dos materiais adotados, nível de detalhamento dos projetos, etc. Existem inúmeras interfaces de comunicação que o gerente de canteiro estabelece, mas tem importância estratégica a que ocorre com a gerência central, pois essa alimentação de informações pode em longo prazo com adequado trabalho de documentação e tecnologias corporativas para retenção do conhecimento e aprimoramento dos próximos projetos.
3. Fluxo de informação em pequenos escritórios de projeto: O diagnóstico do fluxo de informações constitui etapa essencial para reconhecer se o mesmo está operando de forma eficiente, como também detectar os percursos das informações ditos desnecessários a fim de eliminá-los, tornando o fluxo mais enxuto. Importante perceber também se a estrutura em que o fluxo se encontra é adequada para a organização em questão, pois a informação é algo não visual e somente será possível perceber se o esquema de funcionamento é adequado e está a contento, quando diagnosticado. Esta análise deve ser realizada com estudos de fluxo, associados com ferramentas que visem a melhoria da gestão de processos, portanto, mudanças de procedimentos, extinção de etapas, etc, estão sempre acompanhadas com o estudo. Nos casos de pequenos escritórios de projeto, esta situação também é válida, pois nas etapas do processo há itens que são comuns em toda a atividade de projeto. Lopes et al (2002) apresenta que, o macro processo de projeto em escritórios de pequeno e médio porte no Brasil, em pouco diferem do modelo proposto pela AsBEA (2000), seguindo a ordem: levantamento de dados, estudo preliminar, anteprojeto (englobando o projeto legal), projeto executivo (englobando especificações e compatibilização de projetos complementares) acompanhamento e execução. Existem no mínimo quatro contatos por parte do profissional com o cliente para os procedimentos de elaboração do projeto (como pode ser visto na figura 01 - em realce). Na maioria dos escritórios transparece a necessidade da documentação das informações ocorridas neste momento, havendo necessidade de padronização da documentação colhida nestes momentos.
Figura 1 – Fluxo de informação em pequenos escritórios de projeto
3.1. Peculiaridades de pequenos escritórios de projeto: Foi realizada uma pesquisa junto a pequenos escritórios de projeto buscando caracterizar este tipo de atividade. Foram investigados 05 (cinco) pequenos escritórios de projeto da região de Chapecó em Santa Catarina. Os pequenos escritórios de projeto caracterizam-se principalmente pela forma de atuação onde há uma direta atuação do profissional com o cliente que procura estes escritórios em busca da elaboração do projeto. Há diversos casos em que este projeto é o primeiro (e provavelmente o único) daquele cliente, sendo que por este motivo à expectativa criada em relação ao projeto é bastante grande. Os projetos são ainda representados em 2D, com pequenas inovações sendo introduzidas, como o uso de e-mail (para comunicação e envio de arquivos) e o projeto entregue também em meio digital (geralmente em Cd-rom) além do meio impresso, não havendo consignação de significativas inovações. Os profissionais comentam das dificuldades enfrentadas no momento da execução da obra, onde em muitos momentos surgem as dúvidas dos clientes em relação ao projeto, que não foram detectados nestes momentos anteriores. Abaixo são apresentadas as principais peculiaridades que tem significativa importância em qualquer análise do fluxo de informações (ou de dados) em escritórios de projeto de pequeno porte. Quadro 1 – Peculiaridades encontradas em pequenos escritórios de projeto Em relação ao escritório
Em relação ao profissional
Atuação de um único Atuação profissional, ou sociedade cliente; de profissionais;
direta
com
Em relação ao cliente Em relação ao projeto
o Pessoa física ou Dificuldade de jurídica, com fins de compreensão por edificação própria; parte do cliente;
Levantamento de Manutenção de parcerias Não intencionalidade Projetos necessidades de forma não fixas entre os profissionais de comercialização; customizados; documental ou precária; de diversas modalidades; Relacionamento com Em alguns casos atua na Desconhecimento da outros escritórios (somente execução da obra também; “linguagem” de localmente); representação dos projetos Baixo uso de recursos de Aumento do uso de e-mail Unicidade da TIC em relação à para transferência de produção “único disponibilidade atual; arquivos e informações projeto da sua vida” entre parceiros;
Prazos exíguos;
Baixo nível documentação processos;
Projetos digitais, porém caracterizados por representação em 2D;
de dos
Geralmente tem razão de existir para cumprir com a necessidade legal;
4. Considerações Finais Os pequenos escritórios de projeto de edificações apresentam características que os distinguem dos escritórios de grande porte, ou de escritórios ligados a incorporadoras. Mas a discussão atual da necessidade de melhoria na gestão dos fluxos e da possibilidade de uso de recursos computacionais e de TIC apresenta grande semelhança. Estes escritórios buscam melhoria de produtividade, pois a necessidade de atualização de ferramentas computacionais tem ocasionado necessidade de maiores investimentos, que não conseguem agregar valor ao produto, exigindo melhoria no desempenho destas atividades. Muito embora estes escritórios já tenham incorporado o CAD como sua principal ferramenta de trabalho, seus projetos ainda são em 2D deixando de usufruir recursos de representação e apresentação final dos projetos e mais ainda, perdendo a possibilidade de usufruir os recursos extras oferecidos pela manipulação da informação (com a reutilização de material já desenvolvido anteriormente) através do que é atualmente chamado de Modelagem da Informação da Edificação.
Referências AOUAD, G.; SUN, M. Integration technologies to support organisational changes in the construction industry. In: 7th ISPE – INTERNATIONAL CONFERENCE ON CONCURRENT ENGINEERING, 2000, Lyon , França. Proceedings… Lyon: 2000. p.596-604. Disponível em: . Acesso em: 15 mar. 2001. BORDIN, Leandro. Caracterização do processo e modelagem de rede de precedência das atividades geradoras de informações no desenvolvimento de projetos de edifícios residenciais multifamiliares. Dissertação de Mestrado da Universidade Federal do Rio Grande do Sul, 2003. CDROM. FERREIRA, R. C. Os diferentes conceitos adotados entre gerência, coordenação e compatibilização de projeto na construção de edifícios. São Carlos, SP. 2001. 3p. Workshop Nacional Gestão do Processo de Projeto na Construção de Edifícios, São Carlos, 2001. Artigo técnico. Disponível na internet: JACOSKI, C. A. Integração e interoperabilidade em projetos de edificações: uma implementação com IFC/XML. Florianópolis, SC. 2003. Tese (Doutorado em Engenharia de Produção) Universidade Federal de Santa Catarina, 2003. LOPES, R. A.; MENEZES, A. A. C.; AMORIM, S. R. L. Gestão do fluxo de informações no processo de projeto : estudo de caso. Porto Alegre, RS. 2002. 5p. 2° Workshop Nacional, Porto Alegre, 2002. Artigo técnico. MELHADO, S.B.Qualidade dos projetos na construção de edifícios: aplicação ao caso das empresas de incorporação e construção. 1994. Tese (Doutorado em Engenharia) Escola Politécnica, Universidade de São Paulo, São Paulo.
