Planejando a gestão documental

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PLANEJANDO A GESTÃO DOCUMENTAL 1 por Francisco Edvander Pires Santos 2

Atas, ofícios, memorandos, livros de protocolo, notas fiscais. Estes são alguns exemplos de espécies e tipos de documentos produzidos e recebidos diariamente pelas instituições, que merecem um tratamento documental adequado, para a sua posterior recuperação, seja em ambiente físico ou digital. A implantação da gestão documental se faz necessária não apenas para solucionar o problema do acúmulo das chamadas “massas documentais”, comum nas instituições, mas, principalmente, para padronizar as formas de trabalho. Nesse sentido, A gestão documental se caracteriza como um conjunto de procedimentos aplicados para controlar os documentos arquivísticos durante todo o seu ciclo de vida, incidindo sobre o momento da produção e acumulação na primeira e segunda idade, ou seja, na corrente e intermediária. A partir da identificação das características que apresenta a tipologia documental, são definidas as regras para sua formatação e utilização, tramitação, avaliação e classificação. (RODRIGUES, [200-], p. 6).

De acordo com Paes (2004, p. 36), Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir. Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posição do arquivo na estrutura da instituição, centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo, escolha de métodos de arquivamento adequados, estabelecimento de normas de funcionamento, recursos humanos, escolha das instalações e do equipamento, constituição de arquivos intermediário e permanente, recursos financeiros.

Para que essa gestão seja aplicada, principalmente quando o processo se inicia “do zero”, é importante que seja feito um diagnóstico estratégico da real situação em que se encontra toda a massa documental, mensurando a quantidade exata de documentos e os

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Texto publicado originalmente no Facebook do MURAL INTERATIVO DO BIBLIOTECÁRIO. Seção O Texto é Nosso, 20 jul. 2015. 2 Bibliotecário/Documentalista da Universidade Federal do Ceará. Especialista em Gestão de Documentos e Informações – teoria e prática arquivística.

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avaliando tendo como base a legislação arquivística e as políticas de arquivamento existentes. Além disso, fazem-se necessários o levantamento e a análise institucional, o planejamento de diretrizes e procedimentos a serem incorporados à rotina do setor, o “desenho” do fluxo (workflow) do sistema produtor da documentação (uma cadeia documentária, por exemplo) e a elaboração de instrumentos e manuais normativos a serem seguidos no dia-a-dia.

Imagem extraída da Internet. Disponível em: . Acesso em: 15 jul. 2015.

Entendemos que todo esse planejamento deve estar baseado nas cinco características do documento arquivístico: unicidade, organicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p. 21-22). Também é necessária a adoção de políticas que visem à preservação documental desde a fase de produção do documento, tendo em vista o seu ciclo de vida e a sua destinação final. A partir de então, metodologias arquivísticas poderão ser traçadas e colocadas em prática visando manter a documentação em ordem e possibilitar o acesso de maneira eficiente e eficaz. Para tanto, existem as chamadas “funções arquivísticas”, as quais auxiliam nas etapas de diagnóstico e tratamento técnico dos documentos. De acordo com Rodrigues ([200-], p. 7), As funções arquivísticas da identificação, produção, avaliação e classificação documental sustentam a implantação dos programas de gestão, garantindo a normalização de parâmetros para o planejamento adequado da produção e controle da acumulação, ou seja, para documentos produzidos em meio convencional (papel) ou digital (eletrônico).

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Além disso, a formação de uma equipe multidisciplinar também é um fator considerado de extrema importância para que a gestão documental se torne possível e eficaz. A designação de responsabilidades é crucial no sentido de envolver a direção superior da instituição, os gerentes setoriais, os gestores de sistemas de informação, os profissionais de diferentes áreas, além dos usuários e clientes para os quais o serviço do arquivo se destina. Por fim, a elaboração de uma política arquivística também se faz necessária, devendo ser pautada na legislação brasileira de arquivos e estar de acordo com os objetivos e metas de cada instituição. Um dos objetivos de uma política bem elaborada é o de registrar e documentar a rotina de trabalho no que tange aos procedimentos arquivísticos, especificando a intenção da gestão documental, as normas de conduta, os métodos de tratamento técnico e as garantias de segurança aos documentos, bem como os objetivos a serem alcançados em curto, médio e longo prazo, além de outras especificações.

REFERÊNCIAS

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 4. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). e-Arq Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. Disponível em: . Acesso em: 12 nov. 2014. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. rev. ampl. Rio de Janeiro: FGV, 2004. RODRIGUES, Ana Célia. Gestão de documentos: uma abordagem conceitual. Disponível em: . Acesso em: 02 nov. 2014.