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Sumário
1 Objetivo do Plano de gerenciamento das comunicações 2
2 Processos do Gerenciamento das Comunicações 2
3 Entradas e Ferramentas para os Processos 2
3.1 Requisitos de comunicação das partes interessadas 2
3.2 Informações a serem comunicadas 2
3.3 Tecnologias e Ferramentas usados para comunicar 3
4 Diretrizes e procedimentos usados para comunicar 3
4.1 Comunicação geral 3
4.2 Gestão de mudança de Escopo 3
4.3 Status Report / Relatórios de desempenho 3
4.4 Gerência de reuniões 4
4.5 Gerência de questões e problemas 4
4.6 Plano de Escalonamento 5
5 Eventos da comunicação 5
6 Anexos 5



Objetivo do Plano de gerenciamento das comunicações
[Descreva o objetivo do Plano de gerenciamento das comunicações]

Este tem como objetivo definir e padronizar o modo como se dará a comunicação durante o período de elaboração e execução do Projeto. Atuar de modo claro e objetivo no fluxo de informações, ou seja, informações no tempo certo e comunicação efetiva. Bem como apresentar o modo de atuação e abordagem do público interessado.
Esse documento ira descrever como os processos de comunicação serão gerenciados, desde a identificação das partes interessadas até o encerramento do projeto, estabelecer os documentos utilizados para registros e quais as informações cada parte envolvida terá que receber.


Processos do Gerenciamento das Comunicações

Planejar o gerenciamento das comunicações
Processo de determinar as necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicação.

Gerenciar as comunicações
Processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado.

Controlar as comunicações
Processo de comunicar e interagir com as partes interessadas para atender suas necessidades e solucionar as questões quando ocorrem.


Entradas e Ferramentas para os Processos
Requisitos de comunicação das partes interessadas
[Defina os requisitos de comunicação das partes interessadas individualmente e/ou por grupo]
[Exemplo:
Os requisitos de comunicações estão documentados no Registro das partes interessadas em anexo.
]
O requisito de comunicação para cada Parte Interessada estará declarado na Matriz de Comunicação e será de responsabilidade do Gerente de Projetos atualizar durante o projeto.
Em caso de mudança no meio de comunicação a Parte Interessada afetada será avisada com uma semana de antecedência. Essa decisão é de responsabilidade do Gerente de Projetos.


Informações a serem comunicadas
[Determine como as informações do projeto serão geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada. ]
[Exemplo:
As informações a serem disponibilizadas estão detalhadas na Matriz de Comunicação em anexo.
]
Tecnologias e Ferramentas usados para comunicar
[Determine as tecnologias e as ferramentas usadas para comunicar. Descreva como serão usadas. ]

Dentre as várias ferramentas para a comunicação as descritas abaixo são apontadas como muito importantes durante o período de elaboração e execução do projeto.

Reuniões- sempre objetivas e de curta duração, sempre com pauta pré-definida e elaboração de ata assinada por todos os participantes.

E-mails- Claros e objetivos utilizados sempre para divulgação ou troca de informações para diferentes pessoas envolvidas a diferentes departamentos. Para agilizar o fluxo de informações entre a equipe. Os e-mails serão considerados documentos do projeto, sendo assim deverão ser arquivadas.

Telefone – Todo contato efetuado via telefone, deverá ser relatado em ata, e sua validade se dará única e exclusivamente mediante a confirmação das duas partes envolvidas na comunicação.

Ferramentas e chat WEB (WhatsApp, Facebook) - Claros e objetivos, utilizado para contato de todas as partes envolvidas no projeto, utilizada tanto para comunicação interna como externa. Todas as mensagens tratadas serão consideradas como documentos do projeto, sendo assim deverão ser arquivadas.

Status Report- Será feito uma apresentação aos envolvidos de forma clara e objetiva sobre o status do projeto. Após a cada reunião os envolvidos deverão comunicar o andamento do projeto.

Procedimentos e Formulários- Mapear os processos envolvidos, para viabilizar a criação e elaboração de procedimentos, alcançando deste modo à padronização das informações pertinentes aos tramites existentes no projeto do Aplicativo, de modo claro e transparente para que todos os envolvidos no projeto tenham acesso às mesmas orientações e informações.

Atas de Reunião: As atas de reunião apresentarão os pontos levantados e próximos passos a serem seguidos pela equipe sendo que o critério de preenchimento da mesma deverá constar no mínimo os seguintes dados: Pauta, Decisões tomadas, Pendências, Orçamentos Aprovações.


Termo de Aceite: A cada fase entrega o Gerente de Projetos terá como responsabilidade coletar a aprovação e assinatura das partes interessadas que estão estabelecidas na Matriz de Comunicações, através de um template e armazenadas na pasta do projeto.



Diretrizes e procedimentos usados para comunicar
[Quando existirem diretrizes e procedimentos específicos para comunicar, descreva-os abaixo: ]
[Abaixo algumas seções sugeridas com seus respectivos exemplos]
Comunicação geral

Todos os procedimentos relacionados a comunicação devem seguir as políticas e procedimentos adotados pela empresa e pelo seu Escritório de Projetos.
Normalmente, estas políticas e procedimentos estão documentados no sistema de gestão da qualidade ou na metodologia de gerenciamento de projetos.

A comunicação tem como principais objetivos:
Conectar as diversas partes interessadas apesar de seus diferentes interesses e culturas para atender os objetivos do projeto;
Fornecer as ligações críticas entre pessoas e informações necessárias para comunicações bem-sucedidas;
Garantir a geração, disseminação, armazenamento, recuperação e descarte de informações do projeto;
Manter as partes interessadas "alinhadas".

Os documentos devem ser classificados conforme tabela abaixo para habilitar o acesso a somente as pessoas autorizadas:
Classificação
Pessoas autorizadas
Comentários
Sigilosa
Apenas o Gerente do projeto e algumas pessoas especificas terão acesso

Interno
Apenas os integrantes do comitê do projeto e pessoas internas ligadas ao projeto terão acesso as informações

Externa
Qualquer parte interessada terá acesso as informações.




Pública
Sem restrição





Gestão de mudança de Escopo

Os documentos que sofrerem atualizações durante o projeto deverão ser divulgados as partes interessadas e no seu versionamento deverá conter o número da nova versão, o responsável pela atualização e o histórico e enviada ao Gerente de Projeto, que fará sua avaliação e encaminhará para aprovação do patrocinador do projeto.


Status Report / Relatórios de desempenho

Todos os processos e as atividades serão registradas com seus status de andamento, além de categorizada pelo nível de risco.
As atividades serão categorizadas por: 
Atividades Concluídas no período
Atividades em andamento
Atividades iniciando no próximo período
Pontos de Atenção
Toda atividade deverá ser detalhada com os planos de ação, que deverão apontar plano de soluções para devidos riscos identificados.


Gerência de reuniões

Toda reunião do projeto deverá ser planejada, executada e monitorada seguindo as boas práticas abaixo:
Prepare-se - Planejamento-Pré:
Definir pauta (objetivos e tópicos a serem discutidos)
Escolher participantes (somente os necessários) e convocá-los com a pauta
Preparar a reunião (Identificar as informações necessárias e providenciar)
Realização-Durante
Esclarecer quem conduz, quem faz a ata, e critérios de tomada de decisão
Registrar principais decisões, ações c/ responsável e prazo
Determinar data da próxima reunião quando necessário
Acompanhamento-Pós
Distribuir ata rapidamente
Monitorar as ações e comunicar correções de desvios, progressos, …

Para evitar problemas nas conferências via vídeo e áudio, verifique os itens abaixo:
Deixe muito claro no convite os procedimentos e pré-requisitos
Teste antes e solicite o mesmo para os participantes
Certifique que os participantes possuem os pré-requisitos

Gerência de questões e problemas

O gerente de projeto (GP) deve registrar todas as questões e problemas ocorridos no projeto no registro das questões. O GP usa o email dos envolvidos no projeto, para documentar e monitorar sua solução, e deve, inicialmente, definir e classificar as questões com base no impacto potencial. Depois, para cada problema ou questão do projeto, o GP deve:
Identificar alternativas e pessoas envolvidas com base no plano de escalonamento descrito abaixo;
Selecionar a melhor solução;
Gerar as ações com responsável e data de término;
Acompanhar o andamento das ações;
Divulgar a solução e garantir o alinhamento dos envolvidos na solução;
Facilitar a comunicação;
Manter relacionamentos bons e construtivos entre as diversas partes interessadas;
Sempre lembrando de envolver os responsáveis para tomar as decisões e para executar as ações.
Além disso, serão feitas reuniões de lições aprendidas para analisar as soluções dos problemas de modo a garantir que o problema não se repita o que pode implicar em atualizar procedimentos, capacitar as pessoas, entre outras atividades.
As lições aprendidas ocorrerão no término de cada fase do projeto e sempre que o gerente de projeto julgar necessário.

Plano de Escalonamento

Criado para agilizar as decisões determinando níveis de alçada dentro da hierarquia do projeto e de determinados assuntos específicos.
O Plano de escalonamento também é usado para reunir agilmente as pessoas envolvidas na tomada de decisão.
O gerente de projeto é o responsável por acionar os envolvidos para solucionar as questões.

Nível de Escalonamento
Cargo/Função
Nome
Quando acionar

1º Nível
Gerente de Projeto
Rodrigo Freitas
Aprovação de orçamento adicional (Inferior a R$500,00)

2º Nível
Comitê do Projeto
Rodrigo Freitas, Willian Pavan e Lucas Dagostim
Aprovação de orçamento adicional (Superior a R$500,00) e alterações significativas no projeto.

3º Nível
Advogado
-
Qualquer problema relacionado a questões legais.

4º Nível
Contador

-
Qualquer problema relacionado a documentos burocráticos e divergências contábeis.
5º Nível
WebDesing / Programador
Willian Pavan
Problemas, atualizações e manutenção referente ao aplicativo e ambiente web do negócio.
6º Nível
Parceiros, comitê do projeto e gerente do projeto
Rodrigo Freitas, Willian Pavan, Lucas Dagostim e - parceiros
Divergências e problemas que possam ocorrer na pratica do negócio








Eventos da comunicação
[Descreva os principais eventos de comunicação do projeto. Caso eles já estiverem detalhados na matriz de comunicação, exclua a seção ou redunde caso queira enfatizá-los.
Para um melhor detalhamento incluir um cronograma com os eventos da comunicação. ]
O projeto terá os seguintes eventos de comunicação
Reunião de Abertura do projeto
Objetivo – Iniciar formalmente o projeto, apresentando informações quanto ao seu objetivo, levantar ideias para o negócio.
Responsável – Rodrigo Freitas – Gerente do Projeto
Envolvidos – Toda a equipe
Local – SENAC
Reunião para definição de prazos
Levantamento dos primeiros dados apurados.
Designar as áreas de operação e responsabilidades de cada integrante da equipe.
Definição dos prazos de entrega de cada etapa do projeto
Definição do custo do projeto
Local - SENAC

Reuniões Semanais
Objetivo – Apresentar à equipe as realizações de cada etapa do projeto, resolução de problemas e planejamento dos próximos passos.
Cada integrante terá até 20 minutos para apresentar suas considerações acerca do projeto, demonstrando suas realizações semanais. Após avaliação do material apresentado, serão definidas as eventuais correções e serão planejados os próximos passos.
Responsáveis –
Rodrigo Freitas – Gerente do Projeto.
Willian Pavan – Comunicação / Presidente do Comitê.
Envolvidos – Toda a equipe

Reuniões com Parceiros
Objetivo – Apresentar o que foi produzido pela equipe, o plano de negócio, e os benefícios do projeto e colher dados dos parceiros buscando investimentos.
Responsáveis –
Rodrigo Freitas - Gerente do Projeto;
Lucas Dagostim - Marketing.
Willian Pavan – Comunicação.
Envolvidos – Toda a equipe do projeto e Parceiros.
Data e Horário – Conforme disponibilidade dos parceiros.
Local – a ser definido.

Grupo WhatsApp Projeto
Objetivo – Centralizar e distribuir as informações do projeto para todos os membros da equipe.
Metodologia – O membro da equipe que tiver alguma contribuição ao projeto, usa o app de mensagem instantânea (WhatsApp) para publicar a informação que deseja divulgar / compartilhar. Toda a publicação pode (e deve) ser comentada para promover o feedback sobre o assunto em discussão, permitindo que o grupo possa tomar ações imediatas, sem a necessidade de fazê-lo na Reunião Semanal.
Responsáveis –
Rodrigo Freitas – Gerente do Projeto;
Willian Pavan – Comunicações.
Envolvidos – Toda a equipe do projeto.
Local – WhatsApp

E-mail
Objetivo – Utilizar o correio eletrônico como aliado na distribuição de informações do projeto.
O e-mail pode ser utilizado das seguintes maneiras:
Controle de documentos – Os documentos gerados e atualizados deverão ser encaminhados por e-mail à área de Comunicações para controle.
Assuntos de pouca relevância – Testes, discussões técnicas, pedidos ou solicitações de qualquer espécie.
Assuntos e temas para serem tratados nas reuniões semanais.
Para qualquer tipo de aviso ou noticia relacionada ao projeto.
Responsáveis –
Rodrigo Freitas – Gerente do Projeto;
Willian Pavan – Comunicações.
Envolvidos – Toda a equipe do projeto.
Local – E-mail da equipe do projeto.

Anexos
Matriz de Comunicação
Templates usados de acordo com a matriz de comunicação
Templates de e-mails
Glossário do Projeto




Aprovações
Participante
Assinatura
Data
Patrocinador do Projeto


Gerente do Projeto






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PMO Escritório de Projetos
http://escritoriodeprojetos.com.br

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