Power System Stability & Control

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları Aşağıda, “Proje Yönetimi Eğitim Programında” verilen bazı konular okuyucunun bilgilerini tazelemek üzere özetlenmiştir. Daha geniş bilgi eğitim programlarında verilen “Katılımcı Notları” dokümanında bulunabilir. PROJE TANIMI : “Proje eşsiz bir ürün ya da hizmet yaratmak için geçici bir çaba girişimidir.” “A project is defined as a temporary endeavor to deliver a unique product or service.” Proje Yönetim Sistemi İle Yanıtlamaya Çalıştığımız Konular; 1. Somut, ölçülebilen çıktı ve sonuçlar yaratan projeler üretmek 2. Proje kapsamındaki görevlerin kimler tarafından tamamlanacağını belirlemek 3. Her görevin ne zaman yapılacağı ve ne kadar süreceğini tanımlamak 4. Her bir görevin ne kadara mal olacağı belirlemek 5. Bazı görevler planlandığı şekilde tamamlanamazsa ne olacağını öngörmek 6. Proje ile ilgili olan kişilere projenin ayrıntılarının en iyi şekilde nasıl iletileceğinin belirlenmesi Bu kapsamda tüm proje boyunca anlık ve geleceğe dönük değerlendirmeler yapılır.

(Ex ante) Evaluations

: ön görü (ön izleme)



(Ex post) Evaluations

: değerlendirme

Proje Yönetimi Nedir? Projeyle ilgili tarafların (Paydaşlar) gereksinim veya beklentilerini karşılamak veya onların üzerine çıkmayı sağlamak üzere bilgi, beceri, araç ve teknikleri uygulama bilimi ve sanatıdır. Paydaşların ortaya koyduğu gereksinimleri sağlamak veya onların üstüne çıkmak rekabetçi isteklerin dengelenmesiyle olmaktadır: •

Kapsam, zaman, maliyet, kalite ve diğer proje hedefleri

•

Farklı müşteri veya proje sahiplerinin istekleri

•

Tanımlanmış veya tanımlanmamış gereksinimler (beklentiler)

Proje yönetiminin diğer bir tanımı: BÖL – YÖNET ve BİRLEŞTİR - DENETLE Program: Birden fazla projenin bütünü olup, ilgili projelerin birlikte tek tek yönetiminden daha çok “yarar” sağlamak üzere koordineli yönetimini kapsar. Portföy: Projelerle birlikte kurumun diğer süre giden çalışmalarıyla birlikte ele alınıp “stratejik hedeflere” göre değerlendirildiği bütüncül bir yapıyı tanımlar. Alt Projeler: Daha iyi yönetim sağlamak üzere ana işin alt parçalara bölünmesinden oluşan projelerdir. Projenin Başarı o – Performans, (Kapsam, Kalite ve işlevsellik) Maliyet ve Zaman hedefleri arasında fonksiyonel bir ilişki vardır. f (performans, maliyet, zaman) = c (Amaç ve Hedefler) Bu ilişki projeden projeye, proje içinde ise zaman zaman değişir. Proje yönetiminin temel işlevi bu hedefler arasındaki değişikliği değerlendirerek çözümlemek ve yönetmektir.

1

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

Kapsam: 1. Ürün/Hizmet Kapsamı: Gereksinim ve beklentiler 2. Proje Kapsamı: Proje kapsamında yapılacak tüm çalışmalar (bütçe, kalite, iş programı, kaynaklar, riskler gibi) Proje beratı Proje Beratı, bir program ya da projenin kurum içinde resmi başlama onayını belgeleyen bir dokümandır. Nasıl hazırlanır? • Proje yöneticisinin bağlı bulunduğu örgüt tarafından iç yetkilendirmeye hizmet etmek amacıyla oluşturulan bir dokümandır. • Proje yöneticisinin bu dokümanı oluşturması beklenmemekle birlikte; ifade ve tercihlere ilişkin olarak önerileri/ girdileri alınabilir. • Uygulamada üst yönetim proje yöneticisinden onaylanmak üzere dokümanı hazırlamasını isteyebilir. Bu durumda, proje yöneticisine yetki, kaynak kullanımı ve diğer yönetim personeliyle ilişki anlamında sınırlarını belirlemesinde büyük bir serbestlik verilmiş olur. Nerede kullanılır? • Proje Beratı, projenin önemli bilgilerini dokümante etmek, proje için sağlanacak kaynakların belirlenmesi, işbirliği ve bu kaynakların sağlanması amacıyla kullanılan bir araçtır. • Berat, projeyle ilgili raporlama ilişkisini, işlevsel yönetim organizasyonundan beklenen taahhüt düzeyini belirlemekle başlamalıdır. • Aynı zamanda, proje yöneticisi tarafından takım elemanları ile olan ilişkisini ve sağlanan bu ilişki altındaki yetkiyi güçlendirmek üzere kullanılan bir dokümandır. Hangi şartlarda uygulanır? • Proje Beratı, üst yönetimin mutlaka destek ve onayını gerektiren belirgin bir çaba düzeyi için uygulanmalıdır. • Proje yöneticisi tarafından yetkisinin tanınması ve destek gerektiren her türlü durumda kullanılabilir. • Örgüt içinde geniş bir uygulama alanı bulurken; örgüt dışında sınırlı fayda sağlar. 2

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları Kim onaylar? • Proje Beratı, en azından işlevsel yönetim düzeyinde ya da ideal olarak örgüt hiyerarşisi içinde işlevsel yönetimden daha üst düzeydeki yönetici tarafından onaylanmalıdır. • Aynı zamanda, projeye kaynak sağlamakla sorumlu işlevsel yöneticiler tarafından da anlaşılmalı ve kabul görmelidir. Proje planlama süreci Proje beratının yayınlanmasından sonra bu beratla atanan proje yöneticisi kendisine verilen yetki ve sorumluluklar çerçevesinde bir proje planlama ekibi oluşturur ve aşağıdaki şekilde gösterilen süreçler içinde temel soruların cevaplarını arar. Bu soruların cevapları “Proje Yönetim Planı” içinde temel bazlara karşılık gelecek şekilde yanıtlanır.

MS Project 2003 bu soruların yanıtlarını bulmamıza yardımcı olan bir araçtır. Yazılımlar birer amaç değil projelerin planlama, izleme ve değerlendirme sürelerinde kullanılan yardımcı birer araçtır. Yazılımları tek başına kullanıyor olmak o kurum veya şirkette proje yönetimi süreçlerinin uygulandığı anlamına gelmez. Her kurum kendi ihtiyaç ve beklentilerine göre program/proje süreçlerini tanımlar ve yardımcı yazılımlarla bu süreçlerin hızlı ve güvenilir yürütülmesine yardımcı olur.

3

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları YENİ PROJE TANIMLAMAK

1. Adım : File menüsünden New’i tıklıyoruz.

2. Adım : (Blank Project’e tıklayarak) Boş proje açıyoruz Proje açıldıktan sonra adım adım projenin özelliklerini tanımlayacağız.

4

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

1. BÖLÜM DEFINE PROJECT

1. Adım : (Define the project’e tıklıyoruz.) proje ana tanımlamaları

2. Adım : Projenin başlangıç tarihi girilir. (önemli) ve bir sonraki işleme geçilir. (Save and go to Step 2) 5

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

3. Adım : Projenin internet aracılığı ile çoklu kullanıma açılıp açılmayacağını belirlemek için aşağıdaki ekran kullanılır. (biz lokal kullanacağımız için No seçeneğini belirledik.) ve bir sonraki işleme geçilir. (Save and go to Step 3)

Not: (Go back to step 2 ile bir önceki adıma geri dönülebilir.) 6

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

2. BÖLÜM DEFINE GENERAL WORKING TIMES

Çalışma takviminin belirlenmesi. Tanım : Define general working times: çalışma saatleri tanımlama

1. Adım : Çalışma takviminin tipi belirlenir. (Standart, 24 saat vardiyalı, gece çalışma) (Biz standart’ı seçtik.) ve bir sonraki işleme geçilir. (Save and go to Step 3) 7

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

2. Adım : Standart takvimde olmayan ülkeye özel tatil günleri işlenerek takvim tamamlanır. Bunun için “Change Working Time…” seçilir. Standart çalışma günlerinde de istediğimiz değişikliği yapabiliriz. (Örneğin, Cumartesi günleri çalışılacak şekilde belirleyebiliriz.) Ayrıca, günlük çalışma saatleri de ayarlanabilir.

Takvimde tatil günleri seçilip; “Nonworking time” işaretlenir.

8

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

3. Adım : Günlük ve haftalık çalışma saati ile aylık çalışma günü ayarları yapılır. (Biz programın seçtiği gibi bıraktık.) ve bir sonraki işleme geçilir. (Save and go to Step 5)

İstenirse “define additional calendars” seçilerek ek takvim ayarları da yapılabilinir. 9

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

3. BÖLÜM

PROJE GÖREVLERİNİN (ETKİNLİKLERİN) GİRİLMESİ LIST THE TASK IN THE PROJECT (önemli bir bölüm)

Bu bölüme geçmeden önce İş Dağılım Ağacı (İDA) ve İş Tanımları (İT) dokümanlarının hazırlanmış olması beklenmektedir. Yanlış bir eğilim olarak bu iki süreç tamamlanmadan yazılımda etkinlikler tanımlanmaya başlanır. İDA ve İT yukarıdaki süreç tanımlarında belirtildiği gibi “Ne yapılacak?” sorusunun cevabını verir. Bu nedenle ayrı bir dokümanda projenin önce İDA oluşturulmalıdır. İDA için başvuru dokümanı Proje Beratı’dır. Proje Beratının Proje/Ürün/Hizmet tanımı bölümünde yer alan Çıktılar (teslimat kalemleri – deliverables) İDA oluşturmada genel çerçeveyi tanımlaması açısından yol gösterici olacaktır. İş Dağılım Ağacı (İDA), proje kapsamını tanımlayan ve düzenleyen bileşenlerin ürüne veya hizmete göre gruplanmasıdır. Her azalan düzey daha fazla detayda proje elemanının tanımını temsil eder. Her İDA elamanı için ayrı bir tanımlayıcı belirlenir. Bu tanımlayıcılara genel bir ad olarak “Maliyet Kodu” olarak adlandırılmakta ve genelde maliyet merkezine karşılık gelmektedir. En alt düzeydeki İDA elamanı iş paketi olarak tanımlanır. Her iş paketi için bir sorumlu (örgüt veya birey) belirlenir ve resmi olarak atanır. İş paketi tanımları genelde İDA Sözlüğünde toplanarak iş paketi tanımları oluşturulur. İş Tanımları aşağıdakileri içerir; • Proje hedefleri • İşin tanımı • Kaynaklar (insan, altyapı, makine, ..) • Bütçe sınırları • Proje teknik özellikleri • Önemli çeki taşları programı • Girdiler ve Çıktılar (sorumluları ve kabul kriterleriyle birlikte)

10

İş Tanımları için eğitim programı içinde verilen şablonlar kullanılmalıdır. Program bileşenlerinin ele alındığı çalışmalarda ise bileşen düzeyinde hazırlanmış İş Tanımlarından yola çıkılarak detaylı tanımlalar yapılarak kaynaklar belirlenir. İş tanımları içinde yer alan Girdi ve Çıktılar projenin kontrol noktalarını göstermesi bakımından önemli olup izleme ve değerlendirme bunlara göre yapılır. Bu kontrol noktaları genelde sıfır süre ve kaynak içeren birer çeki taşı (milestone) olarak tanımlanır. İş tanımlarından yola çıkılarak hazırlanacak Etkinlik Listesi kaynak, süre ve çaba bilgilerini içerdiklerinden aşağıdaki çalışmalara geçmeden önce oluşturulmasında yarar vardır. Özellikle süre ve çabanın bire bir örtüşmediği durumlarda bunun önemi daha da ön plana çıkmaktadır. Örnek vermek gerekirse: Bir onay yazısının alınma süreci süre olarak 5 iş günü sürebilir ancak bu etkinlik için harcanacak fiili çaba 3 saat (onay için inceleme) sürebilir. Böyle bir örnekte süre girilip (5 gün) kaynak atandığında o iş için planlanan toplam çaba 5 gün X 8 saat/gün olarak 3 saat yerine 40 saat çıkacaktır. Örnek projeye göre görevlerin girilmesi Örnek Proje: Bakanlıkta Dönüşüm programının birinci fazı tamamlanmıştır. 1. Faz çalışmaları sonunda Bakanlığın hizmetlerinden 1.500.000 kişinin yararlanması “Kilit Performans Göstergesi” olarak belirlenmiştir. Bu KPG’ne ne ölçüde ulaşıldığını tespit etmek amacıyla ABC bölgesinde bir araştırma yapılıp sonuçları bir rapor haline getirilecek ve yapılacak panelle paydaşlara duyurulacaktır. Çalışmalar bakanlığın kendi bütçesi içinden karşılanacaktır. Projenin amacı: Proje uygulaması sonrasında proje amaç ve hedeflerine ne ölçüde ulaşıldığını değerlendirmek üzere araştırma yapılması ve sonuçların paylaşımı.

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları Bu proje kapsamında yapılacak çalışmalar (İDA) aşağıda verilmiştir. 1. Araştırma Projesi 1 Literatür Tarama ve Araştırma Öncesi Kütüphane Araştırması Ana Kavramları Belirle Örnek İndikatörleri Belirle Soru Kâğıdını Hazırla Araştırma Öncesi tamamlandı Anketörler Eğitimi ve Anket Formu Düzenlemeleri Ön test Soru Kâğıdını Revize Et Anket Formlarını Çoğalt Anketör Eğitimi ve Anket Formu Düzenlemesi Tamamlandı Saha Çalışması Koordinasyon Anketlerin Toplanması Yanlış Anketlerin Düzeltilmesi Saha Çalışması Tamamlandı

Yukarda da değinildiği gibi sadece ne yapılacağını bilmek yetmez. İş Tanımları, öngörülen çalışmanın nasıl ve kimler tarafından yerine getirteceğini, hangi sınırlama ve varsayımlar içinde ne zaman gerçekleştirileceğini göstermelidir. İş Tanımlarının hazırlama sürecinden sonra görevlerin (etkinliklerin) proje programına aktarılması önerilir. Böylece, daha geniş katılımcılık sağlandığı gibi, detayların gözden kaçması engellenir.

Veri Girişi ve Analiz SPSS (Statistical Package for Social Science) Veri Tabanı Oluştur SPSS Veri Giriş Tabanını Hazırla Veri Temizleme Veri Giriş SPSS Crosstab Al Frekans Tabloları Al Veri Girişi ve Analiz Tamamlandı Raporlama Taslak Rapor Hazırla Final Rapor Hazırla Raporu Sun Gelen Commentlere Cevap Yaz Raporu Finalize Et Final Raporu Gönder Final Rapor Tamamlandı Kapanış Paneli Katılımcıları Davet Et Panel Son Düzenlemeler ve Teslim Aşağıda 1.1 İş Grubu için örnek olarak hazırlanmış İş Tanımı verilmiştir. Bu tür dosyaları MS Project içine de “gömebilir” veya bağlantı verebiliriz. Bu dokümanın 52. sayfasında bu işlemin nasıl yapılacağı “Dışarıdan doya eklemek” başlığı altında anlatılmıştır. Dokümanların dizin içindeki yerleri değişmediği sürece her zaman güncel bilgilere ulaşmak mümkündür.

11

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları Bölüm (Ana Sorumlu): İzleme ve Değerlendirme Bölüm (Destek): PYDB İDA No: 1.1

ARAŞTIRMA PROJESİ İŞ TANIMLARI

Tarih: Ekim 2007

İDA Elemanı Adı: Literatür Tarama ve Araştırma Öncesi

İş Tanımı: Literatür tarama ve araştırma öncesi çalışmaları kapsamında, tamamlanan projenin kayıtları toplanacak, benzer çalışmalarla karşılaştırılacak, ölçme için ana kavramlar belirlenecek ve anket çalışmalarına esas olacak sorular tanımlanacaktır. Bu iş grubu altında yapılacak etkinlikler aşağıda tanımlanmıştır. (Vurgu yapılan kısımlar iş tanımında nasıl yapılacağı açıklanması gereken kısımlardır) 1.1.1 Kütüphane araştırması (Fatma Erdoğan İzleme ve Değerlendirme): tamamlanan proje bilgileri toplanıp (bu bir girdidir, “Girdiler” bölümüne diğer bilgilerle beraber işlenir. Bu bilgi ana sorumlu – İzleme ve Değerlendirme dışından geldiği için yukarıdaki “Bölüm (Destek)” kısmına ilgili birimin adı yazılır.) ana kavramları belirleyecek veriler tespit edilir. (eğer bu veriler derlenip bir doküman haline getirilecekte bu etkinlik sonucu olan bir çıktıdır ve “Çıktı” kısmına ilgili bilgilerle birlikte yazılır.) 1.1.2 Ana Kavramların Belirlenmesi (Fatma Erdoğan İzleme ve Değerlendirme): Tamamlanan projenin dokümanları varsa diğer dokümanlar (geçmiş diğer çalışmalar, internet gibi) incelenerek “Kilit Performans Göstergesini” değerlendirmek üzere hangi kavramları (memnuniyet, ilgi, destek gibi) sorgulanması gerektiği belirlenir. 1.1.3 Örnek İndikatörlerin Belirlenmesi (Fatma Erdoğan İzleme ve Değerlendirme): Belirlenen ana kavramların nasıl ölçümleneceğini belirlemek üzere göstergeler (geri dönüş oranları, sevk sayısı gibi) tanımlanır. Göstergelerin belirlenmesinde ISO xxy.abc standardı kullanılacaktır. (Faaliyeti yerine getirirken uyulması gereken standart veya g-yönetmelikler varsa bunlar belirtilir. Bu dokümanlar mevcutsa girdi olarak yazılmaz, dışarıdan temin edilecekse ilişkili bilgilerle birlikte “Girdi” kısmına yazılır. 1.1.4 Soru Kâğıdı Hazırla (Fatma Erdoğan İzleme ve Değerlendirme): göstergeleri elde edebilmek için paydaşlara hangi soruların yönetilmesi gerektiği, ucu açık soruların olup olmadığı değerlendirilerek örnek soru kâğıdı hazırlanır. (Soru kağıdı bu bölümün çıktısıdır. Onay süreci gerekiyorsa ayrı bir çalışma olarak tanımlanır-aşağıda olduğu gibi değilse “Çıktı” bölümüne ilişkili bilgilerle birlikte yazılır.) 1.1.5 Araştırma Öncesi Tamamlanma (Fatma Erdoğan İzleme ve Değerlendirme): Hazırlanan soru kâğıdının bakanlık içinde gerekli düzeylerde onaya sunulur. Onay bu sürecin tamamlandığını gösterir. (Çıktı) Her iş grubunun sonunda yer alan tanımlı bir çıktı izleme ve değerlendirme açısından da önemlidir.

12

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

13

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

14

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

Gerçekleşen Görevlerin İş Tanımı 1- Sıra açısından 2- Süre açısından 3- Kaynak gereksinimleri i. İnsan kaynakları (Human Resources) ii. materyal kaynakları (Materail Resources)

görevleri tek tek yazıyoruz. “MP” otomatik olarak 1 gün atadı. Günleri gerekli şekilde düzelteceğiz. Süreleri tanımlarken iş günü ile takvim gününü ayırmak gerekecektir. İş günü haftada 5 gün, takvim günü is haftada 7 gün olarak alınır. Girilen süreler otomatik iş günü olarak algılanır. Bunu takvim günü olduğunu belirlemek için “d” yerine “ed” (elapsed time) yazmak yeterli olacaktır. Örneğin yurt dışından getireceğiniz bir malzemenin temin süresi 1 ay ise bu iş programına takvim günü olarak girilmelidir. Süre için diğer birimleri de saat, hafta, yıl olarak da girebilirsiniz. Örneğin tüm süreleri ay olarak girmek istiyorsanız bunu “Options” menüsünden düzeltebilirsiniz. 15

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları Böylece her sürenin yanına “ay” yazmaktan kurtulursunuz. Örnek çalışmada süreler aşağıdaki gibi girilmiştir. Görevler Kütüphane Araştırması Ana Kavramları Belirle Örnek İndikatörleri Belirle Soru Kâğıdını Hazırla Araştırma Öncesi tamamlandı Öntest Soru Kâğıdını Revize Et Anket Formlarını Çoğalt Anketör Eğitimi ve Anket Formu Düzenlemesi Tamamlandı Koordinasyon Anketlerin Toplanması Yanlış Anketlerin Düzeltilmesi Saha Çalışması Tamamlandı SPSS Veri Tabanı Oluştur SPSS Data Entry Tabanını Hazırla Data Cleaning Data Recoding SPSS Crosstab Al Frekans Tabloları Al Veri Girişi ve Analiz Tamamlandı Taslak Rapor Hazırla Final Rapor Hazırla Raporu Sun Gelen Commentlere Cevap Yaz Raporu Finalize Et Final Raporu Gönder Final RaporTamamlandı Katılımcıları Davet Et Panel Final Düzenlemeler ve Teslim

Süre (İş Günü) 5 3 3 5 0 3 2 1 0 10 10 2 0 4 2 2 2 4 3 0 5 7 1 2 4 1 0 5 3 5

Dönüm noktaları bir bölüm işin bittiği noktalardır. 0 iş günü girildiğinde “MP” bunu dönüm noktası olarak alır. 0 iş gününü dışında da istediğimiz bir satırı dönüm noktası haline getirebiliriz. Bunlar, yukarda da değindiğimiz gibi İş Tanımlarında yer alan Girdi ve Çıktılara karşılık gelmelidir. 16

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

Bir görevin üstüne çift tıklayıp “Task Information” penceresinden “Advanced” sekmesi tıklanarak yukarıdaki gibi görevi “Mark task as milestone” e çek atarak dönüm noktası haline getirebiliriz. Görev tanımlarımız aşağıdaki gibi oldu.

17

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

yinelenen oluşturmak

(tekrarlanan)

bir

görev

Birçok proje, durum raporları yaratmak ve yayınlamak, proje toplantıları gerçekleştirmek ya da rutin kalite denetimleri gibi tekrarlanan görevler gerektirir. Bu tür etkinlikler zaman ve kaynak gerektirdiği için proje planlamasında mutlaka dikkate alınmalıdır. Bu tür bir görev eklemek için “Insert” menüsünden “Recurring Task” seçin, aşağıdaki görüntü oluşacaktır:

18

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları Burada, “Personel Planlama Toplantılarının” her hafta Pazartesi günü 2 saat sürecek şekilde planladığı ve ilk toplantının 14 Mart 2005 tarihinde başlayıp 10 hafta sonra tamamlanacağı (10 kez tekrarlanacağı) bilgisini elde ederiz. İş Programındaki görünüm aşağıdaki gibi olacaktır.

Bu toplantılara katılacak personeli de belirleyip atayabilirsiniz.

19

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları PROJE BAŞLIKLARININ AYARLANMASI “File” menüsünde “Properties” seçilerek raporlamalarda kullanılacak başlıklar ve özet rapor kriterleri belirlenir.

20

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

4. BÖLÜM ORGANIZE TASK INTO PHASES (Görev ilişkileri) GÖREVLER ARASI İLİŞKİLER

Görevleri ilişkilendirirken kullanılan yöntemler, Yukarıdan aşağı (Top-down Plannig) Aşağıdan Yukarı (Bottom- up Planning) (Önerilen Yöntem) Özet Görevler (Summary Task)

Öncül Görevler (Predecessors) Ardıl Görevler ( Successors)

Öncül Görev Start

Finish

Başlangıç

Bitiş Ardıl Görev Start

Finish

Başlangıç

Bitiş

Görevler arası ilişkilerde 4 çeşit tanımlama yapmak mümkündür. 1. Finish – to-start Bitiş- Başlangıç (Bir görevin başlaması için diğerinin bitmesi gereklidir.)

2. Start-to-start Başlangıç-başlangıç (aynı anda başlayabilen görevler)

3. Finish-to-Finish Bitiş-bitiş (aynı anda bitecek görevler)

21

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları 4. Start-to-Finish Başlangıç-bitiş (Öncül görev başlarken bir sonraki görevin bitmesi gerekir)

Görev Bloklama (Öncelikle görevleri kendi içindeki bütünlüğe göre bloklama işlemi yapıyoruz.)

Bu seçenek ile bloklama işlemlerini yapmak için gerekli ekran aşağıdaki gibi açılır.

22

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları Bloklamak için soldaki butonları kullanabiliriz. Bunun için en az iki görev seçilecek. Daha doğrusu blok görevleri seçeceğiz. Soldaki buton (1) yardımıyla bunları bloklayacağız Yaptığımız bloğu iptal etmek için yine görevleri seçip alttaki (2) butonu kullanabiliriz. Bundan sonra görevler arası ilişkilendirmelere geçebiliriz.

Bu ekranda solda ilişki butonları görülmektedir. Sağda istenilen görevler seçildikten sonra bu butonlar yardımıyla istenilen görev ilişkisi atanır. Burada da ikiden çok satır seçilerek görev ilişkisi tek hamlede yapılabilir.

Soldaki görevlere dikkat edilirse 4. görev şekli olan start to finish ilişkisi için buton yoktur. O tip bir ilişki gerekiyor ise görev satırı üzerine çift tıklanır ve açılan pencerede (1) numaralı “Predecessors” sayfası seçilir. (2) öncül görev seçilir. (3) ilişki listesinden start to finish seçilir. 23

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

Görev tablomuz aşağıdaki gibi şekillenmeye başladı.

24

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları Ctrl tuşu ile isteğe bağlı atlayarak satırlar seçilebilir. Ana başlıkları böyle ilişkilendirebiliriz.

Sağdaki takvimi

seçimi ile dilimleri değiştirebiliriz. Günlük, haftalık vs görünümler yapabiliriz. “View” menüsündeki değişik görünümlerden faydalanarak farklı bakış açıları getirebiliriz.

25

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

Aşağıdaki menü seçimi ile proje ile ilgili başlangıç tarihi vs işlemleri değiştirilebilir.

NOT: Yeni satır eklemek için görev satırında istenilen satırda Mouse’un sağına tıklanarak “New Task” seçilebilir 26

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

Görev sürelerinde belirsizlik Şimdiye kadar girdiğimiz süreler “belirli” (deterministik) sürelerdi. Eğer süre tahminlerinde belirsizlik varsa ve yapılacak? Bunun için PERT (Program Evaluations and Review Technique) olarak tanımlanan bir tekniği kullanırız. Havacılık sanayi için geliştirilmiştir. ARGE projelerinde sıklıkla kullanılır. Belirsizlikleri dikkate alır. 3 tahminde bulunulur: İyimser (TO), Olması Muhtemel (TM), Kötümser (TP) Her etkinlik için beklenen zaman ve standart sapma hesaplanır. Her etkinlik zaman ekseni üzerinde BETA dağılımı gösterir. Beklenen proje süresi normal dağılım ile yakınsallaştırılır (ortalama ve standart sapma) Beklenen Zaman TE=(TO+4TM+TP)/6 Standart Sapma SD=(TP-TO)/6

PERT kullanımı için View – Toolbars – PERT Analysis işaretlenmiş olmalıdır. PERT çözümlemesini tüm proje için yapabileceğiniz gibi belli bir iş grubundaki belirsizliği gidermek içinde kullanabilirsiniz. Beklenen Zaman formülünde yer alan katsayıları (1, 4 ve 1) toplam 6 olacak şekilde ayarlayabilirsiniz (3, 2, 1 gibi). Yine formülde yer alan 6 sayısı ve standart sapma hesaplamalarını Toplam Kalite Yönetiminde vurgulanan “6 Sigma” kavramıyla ilişkili olduğunu unutmayın. Projenizin %99,7 güvenirlilik sınırları içinde tamamlanmasını öngörüyorsanız 6 sigmalık alanı tanımlamanız gerekecektir. Aşağıda iyimser, muhtemel ve kötümser tahminleri girebileceğiniz örnek tablo verilmiştir.

27

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

Bu değerlere göre iyimser, muhtemel ve kötümser senaryolar üzerinde çalışılabilir.

bolluk (lead tıme) ve gecikme (lag tıme) zamanlarının girilmesi Görev ilişkileri, işin yapılacağı sırayı yansıtmalıdır. Doğru görev ilişkileri kurduktan sonra, öncül ve ardıl görevlerin başlangıç ve bitiş tarihleri arasında (bolluk olarak adlandırılan) örtüşen ya da geciken (gecikme olarak adlandırılan) zamanlar girerek olanınız düzenleyebilirsiniz. 28

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları İki görev arasında bitiş-başlangıç ilişkisi olduğunu varsayalım:  Bolluk, ardıl görevin öncül görev bitmeden önce başlamasına neden olur.  Gecikme, ardıl görevin onun öncül görevi tamamladıktan sonra herhangi bir zamanda başlamasına neden olur. Aşağıdaki üç görevi ilk olarak bitiş-başlangıç ilişkisini kullanarak planladığımızı varsayalım:

Görev 8 başlamadan önce, görev 7’de uygulanan boyanın kuruması için fazladan bir güne gereksiniminiz var. Görev 7’nin süresine bir gün eklemek istemiyorsunuz, çünkü o gün gerçek iş oluşmayacak. Bunun yerine, görev 7 ve görev 8 arasın bir günlük gecikme girilecek.

Bu işlemi görev 8 üzerine gidip “Task Information” penceresini açıp “Predecessor” bölümündeki “Lag” kısmına +1 yazarak da yapabilirsiniz. Bununla birlikte görev 9, görev 8 yarı yarıya tamamlandığında başlayabilir; bunun olması için görev 8 ve görev 9 arasına bir %50’lik bolluk gireceksiniz: veya:

29

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları görev sınırlamalarını ayarlamak MP’de girdiğiniz her görevin ona uygulanan bazı sınırlamaları vardır. Sınırlamam bir görevin başlangıç ya da bitiş tarihlerini ve bu görevlerin yeniden planlanabileceği dereceyi denetler. Üç sınırlama türü vardır:

 Esnek sınırlamalar (Flexible constraints). MP, bir görevin başlangıç ya da bitiş tarihlerini değiştirebilir ancak süresini değiştirmez. Örneğin “yer seçimi” mümkün olan en kısa sürede (as soon as possible) başlayabiliyorsa bu sınırlama türü En Erken (ASAP) olarak adlandırılır. MP’de varsayılan sınırlama türüdür.  Esnek olmayan sınırlamalar (Inflexible constraints). Görev belirli bir tarihte başlamalı ve bitmelidir. Örneğin “yer seçimi” mutlaka belirli bir tarihe kadar bitirilmesi isteniyorsa bu tür bir sınırlama söz konusudur.  Yarı esnek sınırlamalar (Semi-flexible constraints). Görevin başlangıç ya da bitiş tarihi sınırlaması vardır. Ancak bu sınırlama içinde, MP görevin başlangıç ve bitiş tarihlerini değiştirmek için planlama esnekliğine sahiptir. Aşağıdaki tabloda sekiz tür görev sınırlaması ve anlamları verilmiştir:

30

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları Bu sınırlama kategorisi

Bu sınırlama türlerini içerir

Ve bu anlama gelir

Esnek

En erken As Soon As Possible (ASAP)

Project, bir görevi mümkün olan en kısa sürede oluşması için planlar. Projenin başlangıç tarihinden zamanlanan tüm yeni görevlere uygulanan varsayılan sınırlama türüdür.

En geç As Late As Possible (ALAP)

Project, bir görevi mümkün olan en geç sürede oluşması için planlar. Projenin bitiş tarihinden zamanlanan tüm yeni görevlere uygulanan varsayılan sınırlama türüdür.

İlk başlama tarihi Start No Earlier Than (SNET)

Project, bir görevi belirlediğiniz sınırlama tarihinde ya da sonra başlaması için planlar. Bir görevin belirli bir tarihten önce başlamayacağına emin olmak için bu sınırlama türünü kullanın.

Son başlama tarihi Start No Later Than (SNLT)

Project, bir görevi belirlediğiniz sınırlama tarihinde ya da önce başlaması için planlar. Bir görevin belirli bir tarihten sonra başlamayacağına emin olmak için bu sınırlama türünü kullanın.

İlk bitiş tarihi Finish No Earlier Than (FNET)

Project, bir görevi belirlediğiniz sınırlama tarihinde ya da sonra bitmesi için planlar. Bir görevin belirli bir tarihten önce bitemeyeceğinden emin olmak için bu sınırlama türünü kullanın.

Son bitiş tarihi Finish No Later Than (FNLT)

Project, bir görevi belirlediğiniz sınırlama tarihinde ya da önce bitmesi için planlar. Bir görevin belirli bir tarihten sonra bitemeyeceğinden emin olmak için bu sınırlama türünü kullanın.

Başlatılması gereken tarih Must Start On (MSO)

Project, bir görevi belirlediğiniz sınırlama tarihinde başlaması için planlar. Bir görevin belirli bir tarihte başlayacağından emin olmak için bu sınırlama türünü kullanın.

Bitirilmesi gereken tarih Must Finish On (MFO)

Project, bir görevi belirlediğiniz sınırlama tarihinde bitmesi için planlar. Bir görevin belirli bir tarihte biteceğinden emin olmak için bu sınırlama türünü kullanın.

Yarı esnek

Esnek olmayan

Önemli: Yeni başlayan Project kullanıcıları genellikle görevlerin başlangıç ve bitiş tarihlerini girme eğilimindedirler. Ancak bunu yapmak İlk Başlama Tarihi ya da İlk Bitiş Tarihi gibi yarı esnek sınırlamaları uygular. Bu, kullanıcıların Project’in zamanlama motorundan yararlanmasını engeller. KAYNAK PLANLAMASI (OLDUKÇA ÖNEMLİ BİR BÖLÜM) Projenin doğru şekilde zaman maliyet analizlerinin ve tahminlerinin yapılabilmesi için gerekli bir bölüm. Kaynakların Tanımı:

1. Çalışma Kaynakları : ( Work Resources)



Kişiler

: (People resources)

Donanımlar : (Equipment resources) (örnek alt yapı) (tüketilemeyen kaynaklar; printer)

2. Malzeme (donanım) Kaynakları : (Material Resources)



Tüketilebilir kaynaklardır. (toner)



Personel Kaynakları: isimle olduğu gibi unvan ile de belirtilebilir.



- Murat Öztürk



- Yönetmen



- Anketörler 31

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

Örnek projede kullanılacak kaynaklar, kaynak yükleri ve maliyet bilgileri aşağıda verilmiştir: Kaynak

Kaynak Yükü

Maliyet

Kaan ERDOĞAN

100%

50,00 YTL/hr

Fatma ERDOĞAN

100%

50,00 YTL/hr

Kadir YILMAZ

100%

50,00 YTL/hr

Murat ÖZTÜRK

100%

50,00 YTL/hr

Kerim İNAL

100%

50,00 YTL/hr

Genel Koordinatör

100%

30,00 YTL/hr

Grup Koordinatörü 1

50%

20,00 YTL/hr

Grup Koordinatörü 2

50%

20,00 YTL/hr

Anketör 6

100%

20,00 YTL/hr

Anketör 1

100%

20,00 YTL/hr

Anketör 2

100%

20,00 YTL/hr

Anketör 3

100%

20,00 YTL/hr

Anketör 4

100%

20,00 YTL/hr

Anketör 5

100%

20,00 YTL/hr

Veri Girişçi

200%

24,00 YTL/hr

Bilgisayar

400%

10,00 YTL/day

SPSS Programı

100%

22,00 YTL/mon

Kağıt 32

5,00 YTL

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

“View” menüsünden “Resource Sheet” seçimi ile sağdaki listede görünmeyen sütunların görünmesini sağlıyoruz.

Max.units kolonunun görüntüsü istenirse tools + options menü seçeneği kullanılarak değiştirilebilir. 33

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

34

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları MALİYET BELİRLEME (Projenin can alıcı noktalarından bir tanesi de maliyet yönetimidir.) YTL ayarları için; Tools menüsünden Options seçeneği tıklandığında, symbol bölümünde para biriminde değişiklik yapabiliriz. (TL – YTL)

35

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları Std Rate: Tanımlanmış standart maliyetlerdir. Saat ücreti olabileceği gibi haftalık veya aylık ücretler de girilebilir. Over Rate: Fazladan çalışma ücreti (mesai dışı). Bu bölüm o kaynağın projenin yürütülmesi sırasında fazla mesai yaptığı dönemler için proje maliyetlerinin hesaplanmasında kullanılır. Gerçekleşme bilgileri girilirken Gerçekleşen fazla mesai saati yazılır, proje maliyeti fazla mesai oranı ile çarpılarak bulunur. Cost / Use: O kaynağın kullanım maliyetidir. Kaynağın kullanım başına maliyeti varsa bu bölüm doldurulur. Genlikle Amortisman harcamaları için ayrılmıştır. Amortisman giderleri genellikle işçilik maliyet ücretleri içine GİG olarak yedirilmiştir. Accrue At: Ücretlerin gerçekleşeceği zamanları (start, prorated, end) belirler Çalışanların saat ücretleri belirledik.

Materyallerin ücreti birim ücreti olarak alınır. Onlarda saat ücreti söz konu değildir.

36

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

Ayrıca ücret tipini de seçme şansımız var. Başlangıç, önceden belirlenmiş, bitiş ücreti gibi

Projede çalışan kişilerin çalışma saatlerini isteğe (gereksinimlere) göre değiştirebilmek için ; yine Tools menüsünden Change Working Time seçeneği tıklanarak, Bir satırı seçip çalışma saatlerini özel olarak tanımlayabiliriz.

37

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları Açılan ekrandaki takvimde çalışma saatlerini değiştirebiliriz. Proje içinde yapılacak ödemeleri (nakit çıkışlar) da bu tabloda “Avans ödemeleri” gibi kaynak başlıklarıyla gösterilebilir.

KİŞİLERİ (KAYNAKLARI) GÖREVLERE ATAMAK (Maliyet belirledikten sonra görevlerle çalışacak olan kişileri eşleştirme işlemi yapacağız.)

Bu seçimden sonra görevi seçip “Assing resource” (1) linki ile eşleştirmeleri yapabiliriz. Bir işe birden fazla kaynak atayabiliriz (2). Atadığımız kaynak (3) de görülen diagramada yansır. Ayrıca kaynak atadıkça o kaynakla ilgili iş yükü (4) de özetlenerek gösterilir. 38

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

Aşağıdaki linke tıklayarak kaynak atama görümünü daha kullanışlı olan bir ekrana çevirebiliriz

39

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

Bir kaynağa fazla görev atarsak bunu bize uyarı olarak döndürür.

40

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları Fazla görev atadığımız kişiden görevi almak için aşağıdaki görev satırını seçip soldaki seçimi yaparız.

Bu sayede görev dağılımını ve atanan kişileri tekrar düzenleyebiliriz. 41

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları Bir göreve birden çok kaynak atayabiliriz.

Bir göreve birden çok kaynak atarsak bize aşağıdaki gibi uyarı vererek, atanan kaynak oranında işin bitiş süresini azaltılmasını ya da süreyi aynı bırakmamızı ister. Süreyi kısaltmıyorsak kaynaklar diğer işlerle birlikte aralarda bu işi de yapacak anlamındadır. (Günde 2 saatlerini bu işe ayıracaklar gibi.) Burada dikkat edilirse “Effort driven” kutusu işaretlenmiştir. Proje “çaba kullanımlı zamanlama” mantığını kullanır. Bu, atadığınız kaynak sayısı göz ardı edilerek görevin başlangıçtaki iş değerinin (work) sabit kalması anlamına gelir. Bu tür zamanlamanın en belirgin etkisi, siz bir göreve ek kaynaklar atarken görev süresinin azalmasıdır. MP, yalnızca görevlere kaynaklar atadığınızda ya da onları görevden kaldırdığınızda bu mantığı kullanır. Bu durumda görünüm aşağıdaki gibidir:

42

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları GÖREVİ BÖLMEK Beklenmeyen bir durumda (mesela kar tatili oldu) görevi bölmek (ötelemek) gerekebilir.

Bunu yapmak için;

görev bandının üzerine mouse’un sağına tıklayarak “Split Task” ı seçeriz. Daha sonra bar’ın üzerinde mouse’ı basılı tutarak çekip istediğimiz yerde bırakarak bölme işlemini yapabiliriz. GÖREV TÜRLERİNİ DEĞİŞTİRMEK Bir görevin çalışma değerini hesaplamak için aşağıdaki formül kullanılır: Çalışma (Work) = Süre (Duration) * Birim (Unit veya kaynak miktarı) Bu formüldeki her değer bir görev türünü (task type) karşılar. Görev türü, diğer iki değer değişirse, zamanlama formülünün üç değerinden hangisinin sabit kalacağını belirler. Süre, görevi yerine getirmek için gereken toplam süredir. Görevdeki tüm kaynak atamalarının çalışma süresine bakılarak hesaplanır. Çalışma, görevi veya atamayı tamamlamak için gereken adam-saat veya çabadır. Görevin toplam çalışması, tüm atamaların çalışmasının toplamıdır. Atama birimleri, kaynağın saatlerinin göreve atanan süresidir. Birden çok kaynak, örneğin 3 uzman mühendis atamak için, atama birimini %300 veya 3 olarak ayarlamanız gerekir.

43

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

Varsayılan görev türü sabit birimlerdir (Fixed Units). Bir görevin süresini değiştirdiğinizde, MP çalışmayı yeniden hesaplar. Aynı şekilde bir görevin işini – çalışma saatini (work) değiştirirseniz süre (duration) yeniden hesaplanır. Her iki durumda da birim (unit) değeri değişmez. Kaynak miktarı (unit) sabit ise bu seçeneğin kullanılması tavsiye edilir. Sabit süreli (Fixed Duration) veya Sabit çalışmalı (Fixed Work) bir görev içinde parametreler değiştikçe MP çalışmayı yeniden hesaplar. Görev süresini kesin (sabit) almak istenirse “Sabit Süre”, İşçilik saati kesin (sabit) almak istenirse de “Sabit Çalışama” seçenekleri işaretlenmelidir. Sabit çalışma seçeneği için çaba kullanımlı (effort driven) seçeneği kapalı olmalıdır. Görevlerinize uyacak doğru tür hangisidir? Bu, yazılımın bu görevi nasıl planlamasını istediğinize bağlıdır. Aşağıdaki tablo herhangi bir görev türü için bir diğerinin değişim etkilerini özetlemektedir.

44

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları RAPORLAMA Birçok rapor program tarafından otomatik olarak üretilir. Bu raporlara ulaşmak için “View” menüsünden “Reports” satırı seçilir.

Buradaki farklı rapor butonları kullanılarak birçok rapora ulaşılabilir. Örnek bir rapor görüntüsü;

45

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları Yazdırmayı bilmenin yanı sıra neyi yazdıracağınızı bilmek de önemlidir. Farklı proje bilgilerine ihtiyacı olan paydaşlar olabileceğini göz ardı etmeyin. Proje ayrıntılarını proje ortaklarına en iyi hangi görünüm ve raporların iletileceğinin bir özeti aşağıdadır: Bu proje ortağı

En çok bunlarla ilgileniyorsa

Proje sponsoru veya müşteri

Tüm projenin süre bilgileri

Tüm projenin maliyet bilgileri

Ya bu yazdırılmış görünümü Proje özet görevi görüntülenen Gantt Grafiği, özet görevler için süzülmüş Proje özet görevi görüntülenen ve Maliyet tablosu uyarlanmış Görev Sayfası

İş başladıktan sonra planlama durumu

İzleme tablosu uygulanmış İzleme Gantt Grafiği

Projedeki görevlere atanan kaynaklar

Atandıkları görevler

Takvim ya da Kaynak Kullanımı görünümlü, belirli bir kaynak için süzülmüş

Kuruluşunuzdaki kaynak yöneticileri (İşlevsel Bölüm Yöneticileri)

Kaynaklarının projedeki işinin amacı

Kaynak Sayfası, Kaynak Grafiği ya da Kaynak Kullanımı

Kuruluşunuzdaki diğer proje yöneticileri

Planlama mantığı, kritik yol ve görev ilişkileri

Ağ Diyagramı, Ayrıntılı Gantt Grafiği ya da İzleme Gantt Grafiği

Ya da bu yazdırılmış raporu verin Proje Özeti Maliyet kategorisindeki Bütçe ya da diğer raporlar Proje Özeti, Tamamlanan Görevler ya da Yakında Başlayacak Görevler Yapılacaklar Listesi, kim Ne Yapıyor ya da Kim Neyi Ne Zaman Yapıyor Kaynak Kullanımı, Kim Ne Yapıyor ya da Atamalar kategorisindeki diğer raporlar Kritik Görevler

Yazıcıdan çıktı almadan önce Dosya – Sayfa Düzeni seçeneği ile çıktınızı düzenleyebilirsiniz. Aşağıda Gantt Grafiği için bir örnek verilmiştir.

46

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları PROJECT ACTUALS (Projenin fiili durumu) Yöneticinin Görevleri:  Görevleri tamamlamak planlanandan daha fazla maliyete mi geliyor ?  Görevler planlanan zamanda mı tamamlanıyor ? sorulara cevap arar. Riskli görevleri ayrıntılı izlemek gerekir. Görevler genel veya ayrıntılı olarak izlenebilir. Projede her şey planlandığı şekilde yürümesi her zaman %100 gerçekleşmez. Bunun için proje yöneticisi kaynaklarla koordineli çalışmalı ve bitirme yüzdelerini izlemesi gerekir. Şimdiye kadar proje planı yapıldı. Bundan sonra Gerçekleşen aktivitelerle planı karşılaştırma işlemleri yapacağız. Gerçekleşen işlere göre işlerin zamanında olup olmadığı, aksıysan görevlere kaynak aktarımı gibi karalar alınması gerekebilir. İşler ilerledikçe projenin zamanında bitip bitmeyeceği öngörülmesi gerekir. VARIANCE (SAPMA) : Kaynak açısından inceleme. Artan kaynakların tespiti ile kaynak aktarımları veya yetersiz kaynak incelemeleri için kullanılan bölümdür. Görevleri izlerken genel olarak izlenecek görevler vardır, ayrıntılı izlenecek (riskli) görevler vardır. BASELINE : Tüm görevler henüz %0 dır. Dışarıdan Dosya eklemek

“Insert” menüsünden “Object” tıklanır. Bu özellikle “İş Tanımlarını” görmek için iş grupları bazında önerilir. 47

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

Görevlerle ilgili dokümanları bu şekilde ağacımıza yerleştirebiliriz. İnsert Object menüsünde, Create from file seçeneği seçildikten sonra browse’a tıklanır ve bilgisayarımızda kayıtlı olan rapor dosyası seçilip onaylanır. Ve Link’e çek atılarak dosyamızın plan üzerinde ikon şeklinde görülmesi sağlanır. 48

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

Projenin tüm zamanını gösteren özet bar;

bu barı

49

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları menü seçeneği ile açılan pencerede

seçimi ile görülür.

50

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları Projenin baseline tarihi (projenin tasarlandığı an.) Bu projede bütün işler %0 olduğu andır. Projenin bu tarihi işin başlama tarihine ne kadar yakın ise proje o kadar başarılı gözükür.

Proje temelini (baseline) aşağıdaki durumlarda kaydetmelisiniz:  Proje planının olabildiğince oluşturdunuz. (Ancak, bu iş başladıktan sonra projeye ek görev, kaynak ya da atamalar ekleyemeyeceğiniz anlamına gelmez; genellikle bu kaçınılmazdır.)  Görevin tamamlanma yüzdesi gibi fiili değerleri henüz girmediniz Tek bir planda en fazla 11 tane proje temelini kaydedebilir, gelişmeleri değişik bazlara göre karşılaştırabilirsiniz. SAPMALAR BASELINE TARİHİNE GÖRE HESAPLANIR. Bugünün tarihine göre projenin planlanan görevlerinin hepsi bitmiş olsun. Bunu işlemek için,

51

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları seçiminden sonra,

bütün proje seçimi yapılıp “Ok” butonu tıklanırsa o güne kadar görevler bitti şeklinde işaretlenir. Bundan sonra görünüm aşağıdaki gibi olur.

Bundan sonra sapmaya a bakalım.

52

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

Ortaya çıkan tabloda sapma kolonunu inceleyebiliriz. Bu projede her şey yolunda gittiği için herhangi bir sapma olmadı. Hepsi sıfır çıktı. 53

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

Birinci görevden bir kişi eksilttik. Dolayısıyla kaynak kullanımından kara geçtik. Sapma bu durumda aşağıdaki gibi oldu.

Yukarıdaki Cost görünümüne geçmek için aşağıdaki gibi menü seçimi yaptık.

54

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

Tüm proje yerine istediğimiz görevi güncelleştirmek için;

menü seçimi yapılır. Daha sonra aşağıdaki gibi tamamlanma % sini değiştirebiliriz. 55

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

Bunu yaptıktan sonra görünümü aşağıdaki gibi seçersek % li etiketler görünür.

Kütüphane Araştırma görevimiz tamamlanmamış a döndü. Görevin planlanan değil de gerçekten başlama ve bitiş tarihlerini manuel olarak girdiğimizde sapmalar aşağıdaki gibi değişti. Çoğunlukla bu olur zaten. Planlanandan sapmalar olur. Gerçek tarihler girildiğinde sapmalar takip edilir.

56

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

Bundan sonra örneğin “kağıt” malzemesine çift tıklayarak bu malzemenin ne kadar kullanıldığını vs bilgilerini aşağıdaki gibi görebiliriz. 57

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

Projeler için fiili değerler (GERÇEKLEŞEN) girmek Planı güncel tutmanın bir yolu da her görev için gerçekte olanı kaydetmektir. Her görevin fiili başlangıç, bitiş, çalışma ve süre değerlerini kaydedebiliriz. Bu değerleri girdiğimizde MP zamanlamayı günceller ve görevin tamamlanan yüzdesini hesaplar. Aşağıdaki kurallar kullanılır:  Görevin fiili başlangıç tarihi girildiğinde MP fiili başlangıç tarihine uyması için planlanan başlangıç tarihini taşır.  Görevin fiili bitiş tarihi girildiğinde MP bitiş tarihine uyması için planlanan bitiş tarihini taşır ve görevi %100 tamamlamaya ayarlar  Görevin fiili çalışma değeri girildiğinde MP kalan çalışma belirlemek için görev süresini yeniden hesaplar.  Görevin fiili süresi girildiğinde, planlanan süreden kıyasla MP kalan süreyi belirlemek için fiili süreyi planlanan süreden çıkarır.  Görevin fiili süresi girildiğinde, planlanan süreye eşitse MP görevi %100 tamamlamaya ayarlar.  Görevin fiili süresi girildiğinde, planlanan süreden uzunsa MP fiili süreye uyması için planlanan süreyi ayarlar ve görevi %100 tamamlamaya ayarlar. “İzleme” bölmesinde “ Projedeki ilerlemeleri izlemek için hazırlık yap” bağlantısına girdiğimizde karşımıza üç seçenek çıkar:  Her zaman tamamlanan işin yüzdesini girerek izle  Her zaman Gerçekleşen fiili çalışma ve kalan çalışma girerek izle 58

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları  Her zaman Gerçekleşen işin işçilik saatini girerek izle İzlemeyi, “Araçlar” (Tools) menüsünden “İzleme” (Tracking) seçeneğinde “Görevleri Güncelleştir” (Update Tasks) işaretlenerek her bir görevi yukarda sıralanan üç seçeneğin de görüleceği “Görevleri Güncelleştir” tablosuna geçilir. Görünüm aşağıdaki gibidir.

CRITICAL PATH (Kritik Yol) Birbirine bağlı olarak (biri bitince diğerinin başlayacağı) görevlerden en uzun olan yola kritik yol denir. Kritik görevleri görmek için;

59

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları “View” den “More Views” seçimi yapılır. Açılan pencerede “Detail Gantt” ı seçip “Apply” edersek kritik görevleri kırmızı bar rengi ile görürüz.

Kritik görevlerde olabilecek bir gecikme, direkt olarak projenin bitiş tarihini geciktirecektir.

60

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları Bizim projemizde tüm görevler finish to start olduğundan yol tamamen kritik yol haline geldi. Örneğin aşağıdaki görevleri start to start a getirince kritik yol güzergahı doğal olarak değişti.

Bekleme Süresi Ekleme; Kaynakları verimli kullanmak için bazen bekleme süreleri eklemek kaynak maliyetini azaltabilir. Örneğin Dünya Bankasına raporu incelemeleri için gönderdiğimizde 2 günlük bekleme süresi olsun. Bu durumda raporun düzenlemelerini yapacak kişinin çalışma süresini uzatmadan bir başka açıdan maliyeti artırmadan 2 gün proje süresine eklenebilir.

2 gün bekleme ekledik.

61

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

KAZANILMIŞ DEĞER İNCELEMESİYLE BAŞARGANLIĞI ÖLÇMEK Proje süresince görev ve kaynak sapmasına bakmak önemli bir proje yönetim etkinliğidir ancak, projenin uzun süreli durumuna ilişkin tam bir bilgi vermez. Planlanan ve gerçekleşen değerler arasındaki fark (sapma) Gerçekleşen işin miktarı (kazanımı) ortaya konmadan tek başına bir anlam taşımaz. Aşağıda Kazanılmış Değer Yönetimine ilişkin temel bilgiler verilmiş olup MP uygulaması bu bilgiler çerçevesinde ele alınmıştır. Bu nedenle öncelikle kavram anlaşılmalı daha sonra yazılım üzerinde uygulama yapılmalıdır. Bir projede değişiklikler ya da sapmalar kaçınılmazdır. Ancak bunlar ne kadar geç ortaya çıkarsa düzeltilmesi o kadar zor ve pahalı olarak gerçekleşir. Kontrol edilmediği takdirde küçük değişiklikler bile bir projenin gerek zaman çizelgesi gerekse maliyetini olumsuz yönde etkilerler. Değişiklikler önlenemeyeceğine göre, yöneticinin yapacağı en iyi şey değişikliklerin sisteme verilme ve tamamlanma sürecini kontrol etmektir. Projelerde teknik, zaman ve maliyet performanslarının bütünleşik bir biçimde takibi kritik öneme sahip. Bir örnekle açıklayalım:  Bir yeni ürün geliştirme projesini yönetiyorsunuz. Başlangıç koşullarınız şunlar:  Proje süresi: 24 ay  Proje bütçesi: 1 Milyon YTL  Teslimat planınıza göre 1. yıl sonunda 2 ve 2.yıl sonunda 2 adet prototip sistem teslim etmeniz gerekiyor. Projede 12 ay geçtikten sonra gelinen noktada 350 Bin YTL harcamış olduğunuzu ve 1 adet prototip sistemin hazır olduğunu görüyorsunuz.  Takvime göre %50, bütçeye göre %35, teslim edilecek sistem sayısına göre %25 tamamlanma görülüyor. Peki, gerçekte proje ne durumda? Tamamlandığında ne durumda olacak? Bu soruların cevabını “Kazanılmış Değer Yönetimi”ni (KDY) kullanarak bulabiliyoruz. KDY projelerde;  Teknik performansa (planlanan işin ne kadarının tamamlanabildiği, v.b.),  Takvim performansına (projenin planlanan tamamlanma tarihine göre ne kadar ileride ya da geride olduğu, v.b.) ve  Maliyet performansına (planlanan bütçenin ne kadar altında kalındığı ya da ne kadar aşıldığı, v.b) yönelik ölçüm sonuçlarının birleştirilmesini ve tek bir gösterimle ifade edebilmesini sağlayan bir proje izleme ve kontrol yöntemi. KDY, projelerin kapsamının, bütçesi ve süresiyle ilişkili biçimde tanımlanmasını ve takibini sağlamakta. Bu sayede henüz düzeltmek için vakit varken projede yolunda gitmeyen şeyler olduğuna dair erken uyarı elde edilebilmekte, dolayısıyla proje başarımları üzerinde önemli iyileşme sağlanmakta. Ayrıca bu yöntem ile proje yöneticileri; maliyet ve teknik performansı bir arada ve çalışanlar, üst yönetim ve müşteriler, kısaca tüm paydaşlar tarafından kolay anlaşılabilir biçimde ifade edebilme olanağına kavuşmaktalar. KDY, proje yöneticileri için bir yönetim tekniğidir. Hemen bu noktada ne olmadığını da belirtmek uygun olur: KDY bir muhasebe sistemi değildir. Muhasebe sistemlerinin hayata geçirilmesinde dikkate alınması gerekir ancak kabul edilmiş muhasebe prensiplerine ve kanuni zorunluluk olan tek düzen hesap planlarına ters düşmez. KDY, proje programının herhangi bir zaman kesitinde, bir referans performans tabanına göre, bütçenin ne kadarının harcandığı ya da ne kadar zaman geçtiği sorularının ötesinde, işin hangi düzeyde gerçekleştiği sorusuna cevap verir. KDY aynı zamanda projenin sonunda zamanda ve bütçede gerçekleşecek sapmalar için önceden uyarı verir. KDY süreci aşağıdaki adımlardan oluşmaktadır: 62

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

KDY tekniğinin uygulanabilmesi için öncelikle bir referans performans tabanının oluşturulmuş olması gerekir. Bu, bir iş dağılım ağacına uygun iş tanımlamalarının, zamanlama çizelgesinin yapılmış, bütçe dağıtımının gerçekleştirilmiş, proje yönetimi için performans ölçüm tabanının belirlenmiş olması demektir.

63

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları Projenin izleme aşamasında, zamanın herhangi bir kesitinde KDY’nin cevap aradığı sorular ve bunların KDY terminolojisindeki teknik karşılıkları aşağıdaki tabloda verilmiştir:

Soru

KDY Terimi

Şu ana kadar ne kadar iş gerçekleştirilmeliydi?

Planlanan İşin Bütçelenen Maliyeti (PİBM - Performans Ölçüm Değeri)

Ne kadar iş gerçekleştirildi?

Gerçekleşen İşin Bütçelenen Maliyeti (GİBM – Kazanılmış Değer)

Gerçekleştirilen iş kaça mal oldu?

Gerçekleşen İşin Gerçekleşen Maliyeti (GİGM)

Maliyet sapması (MS) nedir?

MS = GİGM – GİGM (Negatif sayı maliyet artışı demek)

Takvim sapması (TS) nedir?

TS = GİBM – PİBM (Negatif sayı iş takviminin gerisinde demek)

Toplam işin kaça tamamlanması planlanıyordu?

Bütçelenen Toplam Maliyet (BTM)

Toplam işin kaça tamamlanması bekleniyor?

Tahmini Toplam Maliyet (TTM)

Basit bir örnek olarak bültenin en başında verdiğimiz projedeki verileri kullanarak bir analiz yapmaya çalışırsak aşağıdaki şekli elde ederiz:

64

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları Burada ilk gözümüze çarpan, ilk yılın sonunda planlanan bütçenin altında kalmamızın hiç de sevinilecek bir durum olmadığı. Çünkü kazanılmış değer analizimizde, her bir prototipin tamamlanması ile toplam işin dörtte birinin tamamlandığını varsaydığımızda (hesaplama kolaylığı açısından böyle alıyoruz; gerçekte farklı kriterler mevcut),  ilk yılın sonunda 350 Bin YTL harcamamıza rağmen “Kazanılmış Değer”in yalnızca 250 Bin YTL olduğunu görüyoruz.  Daha da vahim bir durum, 1 yılda 2 prototip çıkarmayı planlarken yalnızca 1 prototip çıkarabilmişiz. Bu da bitişte ciddi oranda bir zaman sapması için alarm sinyallerinin çalması için yeterli. Artan maliyete razı olsak bile proje teslimatını büyük bir ihtimalle zamanında yapamayacağız. Bu durum proje yönetiminde “problem/mesele yönetimi” ve “değişiklik yönetimi” gibi yöntemlerin devreye alınmasının tipik nedenlerinden biri. Eğer önlem alınmazsa bu projede bitişteki tahmini toplam maliyetin 1,4 Milyon YTL olması ve teslimatın 48 aya doğru gecikmesi ihtimali var. KDY sisteminde değer kazanmanın Gerçekleşen işin niteliğine göre çok çeşitli yöntemleri mevcut. Bunlar 3 ana grup altında ele alınıyor:  Ayrı ayrı ölçülebilen işler (kapsam ve hedefleri takvime bağlanabilen, örneğin iş paketlerine ayrıştırılabilen işler)  Ayrı ayrı ölçülebilen bir başka işin bir oranı şeklinde ifade edilebilen işler (örneğin geliştirme mühendisliği işçiliğinin belirli bir oranında teknik destek işçiliği gerçekleştiği varsayımı)  Periyodik olarak belirli oranda bir değerin kazanıldığı varsayılan işler (örneğin 10 aylık bir projede, proje yönetimi işlerinin her ay eşit olarak 0,1 oranında değer kazandığının varsayılması). Ayrı ayrı ölçülebilen ya da ayrıştırılmış olarak ifade edilen tipte işler için kazanılmış değer üç şekilde planlanıp izlenebiliyor:  Değer atanmış ara hedef yönteminde anlamlı ara hedefler ve bunların gerçekleşmesi durumunda kazanılacak değer belirlenebiliyor.  Standart saat yöntemi genelde üretim hesaplarında kullanılıyor ve bütçe standart saat planı ile senkron hale getirilerek planlama yapılıyor. Üretim gerçekleştikçe karşılık gelen standart saat ile orantılı bir değerin kazanıldığı varsayılıyor.  Diğerleri kadar tercih edilmeyen üçüncü yöntem ise bir iş veya iş grubu için yönetim tarafından atanan yüzde tamamlanma değerine göre kazanılmış değerin hesaplanması. Tümleşik Maliyet/Program Kontrol Sistemi - Değerlendirme Planlanan İşin Bütçelenen Maliyeti (PİBM) : İlk planlamada, o değerlendirme anında gerçekleşeceği öngörülen iş için bütçelenen değerdir. Gerçekleşen İşin Bütçelenen Maliyeti (GİBM) : Değerlendirme anında gerçekleşen iş için planlama aşamasında bütçelenen değerdir. (Kazanılmış Değer) Gerçekleşen İşin Gerçekleşen Maliyeti (GİGM) : Değerlendirme anında Gerçekleşen iş için muhasebe kayıtlarında gerçekleşen değerdir. Bütçelenen Toplam Maliyet (BTM) : İlk planlamada, işin bitişinde (%100 tamamlanma için) öngörülen toplam değerdir. Tahmini Toplam Maliyet (TTM): Mevcut değerlendirmeler ışığında ve gelişmelerin yönü dikkate alınarak, %100 tamamlanma için öngörülen yeni toplam değerdir. Sapma Çözümlemeleri (Kazanılmış Değer) Maliyet Sapması = Kazanılmış Değer - Gerçek Maliyet = Gerçekleşen İşin Bütçelenen Maliyeti - Gerçekleşen İşin Gerçekleşen Maliyeti Program Sapası = Kazanılmış Değer - Bütçelenen Değer

65

Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları = Gerçekleşen İşin Bütçelenen Maliyeti - Planlanan İşin Bütçelenen Maliyeti Maliyet Performans İndisi = Kazanılmış Değer / Gerçek Maliyet

>1 İyi (Planlanan Maliyetin Altında)

MPI= GİBM / GİGM =1 Öngörülen Bütçede



1 İyi (Programın Önünde)



=1 Öngörülen Programda

PPI= GİBM / PİBM