PROJETOS COMO MEMÓRIA E PATRIMÔNIO DOCUMENTAL. (CTCM/UFPE/2013)

PROJETOS COMO MEMÓRIA E PATRIMÔNIO DOCUMENTAL Gilberto Fladimar Rodrigues Viana Telma Campanha de Carvalho RESUMO Este trabalho tem como objetivo, a análise na perspectiva arquivística do banco de dados enquanto memória e patrimônio documental da produção institucional relativa a projetos desenvolvidos e armazenados no respectivo banco de dados da Universidade Federal de Santa Maria - UFSM, RS, no período de 1992 a 2012, da área de Artes e Letras. Recorre-se a autores, a legislação e a documentos que tratam do enfoque arquivístico, da memória, da cultura e do patrimônio documental. Aborda-se também a questão da memória e do patrimônio documental no viés de uma instituição pública de ensino superior que produz ciência e tecnologia. No tocante à memória e ao patrimônio documental, discorre-se sobre a fragilidade da memória em suporte digital e ao mesmo tempo à importância dessa memória como patrimônio documental. O presente trabalho foi desenvolvido através de operações de seus aplicativos diretamente no sistema. Constatou-se que o banco de dados tem uma importância para os segmentos administrativos e acadêmicos da instituição e que, portanto, cabe também estabelecer uma prática de divulgação e socialização da produção institucional, extramuros, tendo como foco a sociedade. PALAVRAS-CHAVE:Banco de Dados. Patrimônio Documental. Arquivística. Produção Institucional. Memória e Patrimônio. ABSTRACT This paper aims to analyze the archival perspective of a database as memory and documentary heritage of institutional production on projects developed and stored in the database of Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) , from 1992 to 2012, of the area of Arts and Literature. Resorts to authors, legislation and documents that deal with archival focus, memory, culture and documentary heritage.It also addresses the issue of memory and documentary heritage bias in a public institution of higher education that produces science and technology. Regarding memory and documentary heritage,is discoursed the fragility of memory in digital support and at the same time the importance of memory as documentary heritage. This paper was developed through operations of their app directly in the system.It was found that the database has an importance for the administrative and academic segments of the institution and, therefore, the need to establish a practice of disclosure and institutional socialization of production, extramural, focusing on society. KEYWORDS: Database. Documentary Heritage. Archival. Institutional Production. Memory and Heritage.

1 INTRODUÇÃO

O Sistema de Registro de Projetos na Universidade Federal de Santa Maria – UFSM foi implantado a partir de 1992, mediante iniciativa dos Gabinetes de Projetos dos oito Centros de Ensino, juntamente com a Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa e o Centro de Processamento de Dados da Universidade. Inicialmente, no sistema operacional VM/ESA o acesso era somente interno (intranet) e restrito aos responsáveis pelos gabinetes de projetos. O sistema se constitui de várias seções, sendo que a que se apresenta para este trabalho é a referente, ao Registro de Projeto, sendo que no início do funcionamento do sistema, as operações de lançamento dos dados se davam através do preenchimento do formulário Registro de Projetos, o qual tramitava para sua apreciação pelas respectivas instâncias. O sistema está estruturado sob a forma de banco de dados, que, conforme o CONARQ (2010, p.6), é o “Conjunto de dados estruturados, com as respectivas regras de acesso, formatação e validação, e gerenciados por um Sistema Gerenciador de Banco de Dados – SGBD”. Cabe ressaltar que houve perda de alguns dados referentes ao registro dos projetos e de suas avaliações. Destaca-se o que Huyssen (2000) enfatiza sobre a fragilidade do suporte digital, ou seja, a perda de dados, que tem como exemplo o bug do milênio ou volatilidade das informações. Cita-se a situação já vivenciada na instituição por ocasião da pane do sistema que teve a perda de dados de alguns módulos do “sistema” – Sistema de Informações para o Ensino – SIE/UFSM, no final dos anos 1990, entre esses o módulo de avaliação e registro de projetos. Cita-se: Os computadores têm pouco mais de cinquenta anos de idade e, no entanto, já estamos precisando de “arqueólogos de dados” para desvendar os mistérios dos primeiros programas: basta pensar no notório problema do bug do milênio, ameaçando as nossas burocracias computadorizadas. Bilhões de dólares estão sendo gastos para impedir que as nossas redes computadorizadas funcionem de modo retro, trocando o ano 2000 por 1900 (HUYSSEN, 2000, p.33). Atualmente, este “sistema” tem seu acesso somente através da rede intranet da instituição, mediante prévia instalação do programa.

Inicialmente, são descritos os procedimentos de registro de projetos com a sequência de telas que devem ser preenchidas pelos usuários, ou seja, o registro do projeto e o fluxo de tramitação para a efetivação do registro. Delimita-se o assunto através da coleta de dados no sistema dos registros de projetos da UFSM, lotados no Centro de Artes e Letras no período de 1992 a 2012. A partir da descrição e as considerações sobre o sistema de registro de projetos e o seu trâmite, procede-se à coleta de dados referente aos projetos para posterior análise e considerações dos dados coletados e também do enfoque dirigido à questão da memória e do patrimônio documental em ambiente digital, da produção institucional relativa ao registro de projetos no SIE/UFSM.

2 REGISTRO DO PROJETO O aplicativo Solicitação de Registro de Projetos/Ações de extensão (1.2.1.02.01) é a primeira aba – Projetos, cuja tela inicial é composta por campos que devem ser preenchidos pelo usuário. Na aba inicial Projetos (Figura 1) da Solicitação de Registros de Projetos – Ações de extensão observa-se que frequentemente as abas, as telas e os campos do sistema registro de projetos são alterados:

Figura 1 – Primeira aba - tela Projeto - layout atual Constata-se que as alterações e os acréscimos de: abas, telas e campos, visam melhorar o sistema, sob a estrutura de metadados, tais alterações atendem as necessidades dos usuários, principalmente níveis gerenciais das Pró-Reitorias de Planejamento, de Pós-Graduação e Pesquisa, e de Extensão, responsáveis pela

elaboração de relatórios institucionais de interesse da própria instituição, assim como os solicitados pelos órgãos de fiscalização e acompanhamentos ministeriais. Contudo, os órgãos responsáveis pelas alterações, supressões e acréscimos no sistema de registro de projeto da instituição que pertencem à Administração Central, (Pró-Reitoria de Planejamento e o CPD na ordem hierárquica) não implementam e/ou disponibilizam aos usuários, alimentadores do sistema, uma rotina de alerta e/ou manual atualizado do sistema, em função das modificações já citadas. Na primeira aba Projeto há quinze campos e, desses, destaca-se os seguintes campos: a) Número do projeto – que é gerado automaticamente pelo sistema, assim que o projeto for tramitado por seu responsável; b) Classificação principal – apresenta cinco (5) alternativas: ensino, pesquisa, extensão e desenvolvimento Institucional e prestação de serviço; c) Período do projeto – para definir a data inicial e a previsão para a conclusão do projeto, sendo que esses campos são flexíveis, ou seja, o responsável pelo projeto é quem define as datas que irão constar no sistema com retroatividade de no máximo um ano; d) Acesso aos dados – é um campo em que o responsável formaliza a opção em permitir ou não que os dados sejam acessados pelos demais participantes do projeto; e) Pergunta “Esse projeto está ligado a um projeto em um nível superior?”, onde o responsável pelo projeto tem a opção de vincular o projeto que está registrando a um projeto comumente chamado guarda-chuva já cadastrado no sistema, e fará isso através da busca do título do projeto, ou do seu número de registro; f) Avaliação – situações são geradas a partir da avaliação do projeto e são as seguintes: Concluído/publicado, Em andamento, Suspenso, Cancelado e Renovado; Preenchidas todas as telas com os campos obrigatórios, é possível acionar na barra de ferramentas o ícone tramitar, iniciando assim o processo de tramitação para registro do projeto. Os usuários envolvidos/autorizados com a tramitação e aprovação do projeto podem acessá-los visualmente e tramitá-los.

3

CONSIDERAÇÕES

TEÓRICO-CRÍTICAS

SOBRE

O

SISTEMA

DE

REGISTRO DE PROJETOS NO ÂMBITO DA UFSM – SIE – MÓDULO PROJETOS

Tendo como referência a descrição do sistema de registro de projetos em sua primeira aba – Projeto e os seus respectivos campos, passa-se a analisar alguns pontos que se destacam devido a sua relevância para a consistência das informações referentes aos projetos desenvolvidos na instituição. Quanto ao sistema, no item segurança, alerta-se para os cuidados que os administradores devem ter para que esses dados não sejam perdidos em função de panes e sinistros. A bibliografia existente a respeito desse assunto é bastante enfática, ou seja, é expressa através de normativas e documentos, como a ISO 15489-21 (seção 4.2.5.2). O MoReq – Modelo de requisitos para la Gestión de Registros Electrónicos na, seção 4.3 “copias de seguridad y recuperación“, onde no requisito 4.3.1, destaca-se: El SGRE debe estar dotado de procedimientos automáticos de copia de seguridad e restauración que permitan realizar copias periódicas de seguridad de todas las clases, los ficheros, los registros, los metadatos y los atributos administrativos del depósito del SRGE o de algunos de ellos (MoREq, 2001, p.28). Ainda sob o enfoque da segurança e preservação dos documentos digitais, no que tange às suas propriedades significativas, observa-se um forte impacto quanto à consistência das informações que fazem parte desse banco de dados. Esse enfoque tem outras implicações, conforme Ferreira: A definição das propriedades significativas de um objecto digital influencia directamente a forma como este deverá ser preservado. Quanto maior for o número de propriedades significativas, maiores serão os requisitos relativamente à infraestrutura tecnológica necessária para suportar a preservação (FERREIRA, 2006, p. 52). Portanto, a segurança e a preservação desses documentos digitais passam necessariamente pela gestão desses, em que o profissional de arquivo tem um papel fundamental, juntamente com outros profissionais, para um adequado tratamento das informações geradas a partir desse banco de dados. Quanto ao acesso físico do sistema analisado (SIE/UFSM), observa-se que o usuário somente pode acessá-lo na rede interna da instituição (intranet). Constata-se, também, a ausência de um manual de operacionalização atualizado e de fácil acesso do                                                              1

 

  http://www.taoiseach.gov.ie/attached_files/Pdf files/30 iso.15489‐2 ‐ IRISH VERSION.pdf 

sistema dirigido aos seus usuários, no que diz respeito ao registro de projetos. Esse assunto é abordado na MoReq, na seção 11 Requisitos no Funcionales, onde são descritos alguns requisitos que atendem esta situação, sendo eles: La facilidad de uso (sección 11.1); El rendimiento y la escalabilidad (sección 11.2); La disponibilidad Del sistema (sección 11.3); Las normas técnicas (sección 11.4), Los requisitos de caráter normativo y legislativo (sección 11.5) (MoREq, 2001, p.80). Quanto às autorizações e os níveis de acesso ao SIE/UFSM, observa-se a ausência de normatização expressa desses procedimentos. Conforme o MoReq (2001, p.22), na seção 4.1, são arrolados vários requisitos referentes a esse assunto, dentre eles destaca-se o de número 4.1.1, que diz: “El SGRE debe permitir que el administrador restrinja el acesso a los registros, ficheros y metadatos a determinados usuarios o grupos de usuarios”. Já, na e-ARQ Brasil, existe um detalhamento sobre o controle de acesso na seção 6.2, onde se tem requisitos específicos para os itens: Identificação e Autenticação de Usuários, Aspectos Gerais de Controle de Acesso, Controle de Acesso por grupos de Usuários e Controle de Acesso por Papéis de Usuários. Esse detalhamento dá suporte para um adequado tratamento a respeito deste assunto, visto que o que vem sendo desenvolvido atualmente é absolutamente informal. Uma sustentação teórica, que contribui para o melhor entendimento da questão da autenticidade de documentos digitais, nessa importante fase de fluxos e autorização de usuários do sistema ora estudado é quanto a Objecto digital, sobre a qual Ferreira afirma que: Para

atingir

esse

objectivo

é

fundamental

documentar

devidamente a proveniência do objecto, contextualizar a sua existência, descrever a sua história custodial e atestar que a sua integridade não foi comprometida, i.e. provar que existe um conjunto de propriedades, consideradas significativas, que foram correctamente preservadas ao longo do tempo (FERREIRA, 2006, p.50). Faz-se um paralelo entre o que Ferreira 2006 diz sobre objeto digital e o que Dollar, 1994 diz sobre “documento digital”: Embora todos os sinais eletrônicos que compõem um documento digital existam de alguma forma, o documento em si só existe

quando aparece em uma tela ou impresso. Este conceito é chamado de registro virtual, que conota a existência temporária em um determinado ponto do tempo. (DOLLAR, 1994, p.70) Percebe-se que Dollar 1994 trabalha com a possibilidade de volatilidade do que chama “registro virtual” e associa esta expressão à base de dados relacionais, caracterizada pelo uso de tabelas que podem ser alteradas e se apresentarem de diferentes formas e objetivos conforme o interesse do usuário. O autor traz à discussão a questão da não-redundância que é um dos objetivos do uso de base de dados relacionais com a utilização de tabelas referenciais para diferentes intentos, ou seja, o objetivo é evitar redundâncias. O autor ainda destaca três “obstáculos”: Inicialmente a unicidade que esta associada ao principio da “não-redundância”, objetivo principal da base de dados que estaria sendo contrariada, se a cada geração de documentos tivesse que armazenar os mesmos dados. Outro obstáculo destacado é a questão da autenticidade onde o autor enfatiza a vulnerabilidade do suporte digital relacionando-o a falsificações sem a possibilidade de deixar vestígios. O terceiro obstáculo é a questão da preservação onde associa à rápida obsolescência da tecnologia. O autor alerta à inconsistência das informações dos bancos de dados à pesquisa acadêmica, considerando que estas informações são facilmente alteradas sem deixar vestígios, assim como as falhas dos sistemas que acarretam perdas de informações. Na e-ARQ Brasil parte II, seção 6.4 – Trilha de Auditoria são elencados requisitos, sendo esses detalhados sob a forma de subitens, dando uma visão da complexidade e da importância dos procedimentos de registro dos vários tipos de intervenções e/ou alterações das informações que fazem parte do registro dos projetos. Pode-se dizer que essa questão é de extrema importância, sendo que, como subsídio para expressar tal relevância, cita-se: A exigência de que o registro seja produzido no curso regular das transações assegura que o documento em questão não é um fato casual ou isolado, mas foi criado, mantido e preservado porque a pessoa ou organização necessita dele para funcionar adequadamente (DURANTI, 1994, p.53). Reitera-se que tendo em vista que as informações que fazem parte do sistema de registro de projeto se constituem em fonte de informação, sob a forma de banco de dados, podendo ser utilizadas para pesquisa das mais variadas áreas e interesses, assim

sendo, faz-se necessariamente primar pelos critérios de autenticidade, fidedignidade e acessibilidade, evidenciando a consistência das informações contidas nesse banco de dados.

4 ANÁLISE DOS DADOS Essa análise é composta por dados quantitativos pertinente aos projetos ao longo de vinte anos no CAL, considerando os tipos de projetos contemplados no sistema, que são: Ensino, Extensão, Pesquisa e Outros. Esse universo de projetos foi dividido em quatro períodos, sendo que cada período é de cinco anos. A razão de se definir os quatro períodos, e cada um com cinco anos, é em função de um dispositivo colocado no sistema que determina que os projetos possam ter duração máxima de cinco anos. Esses dados foram tratados e analisados considerando as seguintes etapas: 1) Classificação dos projetos quanto aos tipos trazendo como primeiros resultados os totais brutos, gráfico 1 ; 2) Filtragem dos dados parametrizando em quatro períodos e cada período em cinco anos (o 4º período com 6 anos), obtidos através da ordenação da data de início e final do projeto; 3) Cálculo da média de registro por situação concluído e em andamento em cada período, tabelas 1 e 2. Considerando, os dados quantitativos coletados no sistema e a dinâmica de tabulação, passa-se a descrevê-los através de tabelas e suas respectivas análises à luz da realidade constatada ao longo do funcionamento do sistema; associada às normatizações e à bibliografia pertinente ao assunto. Quanto ao gráfico 1 são expostos os quantitativos totais dos projetos por tipo: ensino, extensão, pesquisa e outros considerando no período 1992/2012, com um total de 1639. Gráfico 1 – Total de projetos registrados no período 1992/2012, por tipo.

1000 943

900 800 700 600 500 448

400 300 243

200 100

5

0 ENSINO

EXTENSÃO

PESQUISA

OUTROS

TIPOS

Fonte: SIE/UFSM Conforme o gráfico 1, constata-se os números expressivos de projetos do tipo, pesquisa e extensão representando, respectivamente, cerca de 55% e 30% do total de projetos. Cabe destacar que ambos contam com financiamento interno considerável, tanto

quanto

fontes

financiadoras

externas

como

Conselho

Nacional

de

Desenvolvimento Científico e Tecnológico – CNPq e a Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio Grande do Sul – FAPERGS, direcionadas à pesquisa, e o Programa de Extensão Universitária – ProExt, direcionado à extensão. Enfatiza-se também os projetos do tipo pesquisa, compostos por projetos de monografias, de especialização, de dissertação e de tese, orientados por professores lotados no Centro em programas de pós-graduação do respectivo Centro. A seguir, na tabela 1, apresenta-se a média de registro dos projetos na situação de concluído e seus tipos: ensino, extensão e pesquisa, nos quatro períodos “1”, “2”, “3’ e “4”, respectivamente. Tabela 1 – Média de registro de projeto de concluídos por tipo e período TIPO/PERÍODO

ENSINO

EXTENSÃO

PESQUISA

1 - 1992/1996

0,8

2,2

0,6

2 - 1997/2001

1,2

8,4

4,4

3 - 2002/2006

19,6

16,4

46,6

4 - *2007/2012

15,2

29,6

68,6

Fonte: SIE/UFSM Observa-se que os projetos do tipo “extensão” e “pesquisa” nos períodos “3” e “4”* (6 anos) apresentam números bem significativos e, em especial, os de “pesquisa”. Cabe enfatizar que o fato da pesquisa apresentar uma posição maior em relação aos demais tipos de projetos, cerca de 60%, deve-se a causas já citadas em relação a indicadores. Têm-se também as que dizem respeito a financiamentos internos

institucionais e externos de agências de fomento. Esse desempenho maior de projetos de pesquisa também se deve a projetos que envolvem orientação de pós-graduação, como já foi referido anteriormente. A seguir, na tabela 2, apresenta-se a média de registro dos projetos na situação de andamento e seus tipos: ensino, extensão e pesquisa, nos quatro períodos: Tabela 2 - Média de registro de projeto em andamento por tipo e período TIPO/PEROÍDO

ENSINO

EXTENSÃO

PESQUISA

1 - 1992/1996

0

0

0

2 - 1997/2001

0

0,6

0

3 - 2002/2006

0

0,4

0,8

4 - *2007/2012

5,4

15,6

46,8

Fonte: SIE/UFSM No caso da tabela 2, pontualmente no período “2” do tipo extensão e do período “3” do tipo pesquisa e extensão, não foram observados os efeitos do dispositivo do sistema que determina que a duração máxima dos projetos seja de cinco anos. Observa-se que os projetos de pesquisa representam a maioria no período “4”, isso se deve aos fatores que dizem respeito: aos financiamentos internos e externos, aos projetos de orientação dos programas de pós-graduação, ás repercussões nos orçamentos da instituição através da geração de indicadores e, também, à progressão funcional dos responsáveis.

6

CONSIDERAÇÕES

TEÓRICO-CRÍTICAS

SOBRE

MEMÓRIA

E

PATRIMÔNIO DOCUMENTAL DO BANCO DE DADOS DE PROJETOS DA UFSM A partir da análise dos dados apresentados nas tabelas anteriores e das considerações a respeito dos números apresentados, passa-se a analisar esses elementos que se destacam à luz de reflexões teóricas da memória e do patrimônio documental no viés de banco de dados dos projetos da UFSM. Destaca-se o enfoque da memória que Huyssen (2000, p.9) afirma ser: “Um dos fenômenos culturais mais surpreendentes dos anos recentes é a emergência da memória como uma das preocupações culturais e políticas centrais das sociedades ocidentais”. Remetendo assim a uma mudança de tendência, ou seja, o que até então era a valorização do futuro como presente, agora passará a ser a valorização do passado e,

principalmente, o presente em desatinado espírito preservacionista de registrar tudo como memória. O registro de projetos no banco de dados da instituição, ou seja, o registro do que já se fez e se faz, em termos de projetos de ensino, pesquisa e extensão na instituição constituindo-se como patrimônio documental conforme a Constituição de 1988 em seu artigo 216 que diz:”Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto […] III - as criações

científicas,

artísticas

e

tecnológicas;

IV

-

as

obras,

objetos,

documentos,[...]”(BRASIL, 1988). Recorre-se ao Programa Memória do Mundo, da UNESCO (2002, p.11), onde consta a relação de elementos que levam à definição de patrimônio documental que são: “Movíveis; Feitos de símbolos/códigos, sons e/ou imagens; Preserváveis (os suportes são elementos inertes); Reproduzíveis e transladáveis; O fruto de um processo de documentação deliberado”. Outro trabalho importante relativo à memória é o da Comissão CNPq (2003, p.9), que recomenda às instituições relacionadas à produção do conhecimento científico e tecnológico, ou seja: Cada instituição envolvida na produção do conhecimento científico e tecnológico precisa dispor de infraestrutura adequada e pessoal especializado para a preservação de seus acervos, e desenvolver seus próprios arquivos ou centros de memória. Cabe enfatizar o que Huyssen (2000) questiona quando trata da preservação obsessiva e total do passado referindo-se à musealização do mundo, perguntando: É como se o objetivo fosse conseguir a recordação total. Tratase então da fantasia de um arquivista maluco? Ou há, talvez, algo mais para ser discutido neste desejo de puxar todos esses vários passados para o presente? (HUYSSEN, 2000, p.15). O autor sugere que essa preservação tem como objetivo a utilização, o retrabalho, uma resignificação na atualidade do que fora utilizado de outra forma ou significado no passado. Huyssen (2000, p.24) refere-se à moda Retro, ao mesmo tempo declarando e questionando que: “[...] o passado está vendendo mais do que o futuro. Mas por quanto tempo, ninguém sabe”. Enfoca que a comercialização do passado até mesmo de passados que nunca existiram é recorrente pela indústria cultural ocidental

e, em relação aos passados existentes se observa a famigerada reificação2 “uma inversão da relação entre o sujeito e o objeto” por parte dessa indústria cultural. Tratando-se de síntese recorre-se a Benjamin (1986, p.206) quando diz que: “Com efeito, o homem conseguiu abreviar até a narrativa” (short story). Em seu texto o Narrador, evidencia que o homem atual tem uma preocupação em abreviar, em sintetizar as coisas, considerando que as coisas que não são passiveis dessas ações são desconsideradas. Vale salientar que essa preocupação de Benjamin (1986), também faz parte do universo arquivístico e que se aplica à realidade do banco de dados da UFSM, ou seja, existe uma preocupação por parte dos profissionais arquivistas e dos usuários do sistema em manter a totalidade das informações armazenadas no banco de dados da instituição. Obviamente, respeitando os parâmetros normativos tal como os temporais. Quanto ao trato de documentos do meio científico observa-se conforme Silva (2007) que existe um distanciamento entre o arquivista e o pesquisador ocasionando um vácuo na questão da produção, da preservação e do acesso aos documentos. O acesso aos documentos poderia evitar o re-trabalho de questões que foram dirimidas total ou parcialmente. Não há clareza sobre quais documentos oriundos da prática científica devem ser preservados. Tão pouco há clareza, por parte de cientistas, de administradores e de historiadores, do que seja documento de arquivo. Muitas vezes, nem os próprios arquivistas possuem um nítido entendimento do que seja documento de arquivo no meio científico.(SILVA, 2007, p.22) Recorre-se a Silva ; Rego (2009), quando fala das recomendações para os dirigentes das instituições que envolvem pesquisa e propõe algumas sugestões onde se destaca:”Proporcionar o trabalho conjunto de arquivistas e pesquisadores com o objetivo de compreensão mútua de ambas as tarefas, permitindo uma noção ampla da atividade de pesquisa[...]” (SILVA ; REGO, 2009, .p.70) O Ministério da Ciência e Tecnologia criado pelo Decreto 91.146 em seu artigo 1º , I, tem como uma de suas competências zelar “o patrimônio científico e tecnológico, e seu desenvolvimento”, sendo assim se constitui como órgão responsável

                                                             2

 

  http://www.infopedia.pt/$reificacao;jsessionid=hOfefOvR9N5WCwDzZ4GLEQ_ 

pela formulação e implementação da Política Nacional de Ciência e Tecnologia, conforme, Granato ; Rangel(2009) Um trabalho de grande relevância no sentido de alertar e propor encaminhamentos em relação à situação da memória da ciência e da tecnologia é o documento elaborado pela Comissão Especial nomeada pelo CNPq para propor uma Política Nacional de Preservação da Memória da Ciência e da Tecnologia (CNPq, 2003, p.3). A Comissão CNPq (2003), ainda através de seu relatório, deixa expressa a sua posição em relação a: Universidades, institutos de ciência e sociedades científicas, em franco menosprezo a suas funções sociais e a sua importância histórica, não preservam documentos inestimáveis para o reconhecimento do trabalho de seus professores, pesquisadores, administradores e alunos. (CNPq, 2003, p.6). No entanto, o banco de dados de projetos da UFSM constitui-se como memória coletiva, uma vez que os atores que fazem parte deste cenário o reconhecem por meio da cultura acadêmica institucional e formativa. Como forma de contribuição cita-se Pollak (1989, p.3), quando fala sobre a memória coletiva no que se refere ao sentimento de pertencimento: “[…] uma memória estruturada com suas hierarquias e classificações, uma memória também que, ao definir o que é comum a um grupo e o que o diferencia dos outros, fundamenta e reforça os sentimentos de pertencimento e as fronteiras socioculturais”. Em relação às normas e aos estudos que tratam da temporalidade e da classificação documental, tem-se o trabalho do CONARq através do SIGA – Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal que, através de reuniões técnicas com as instituições federais de ensino superior, já procederam às discussões na forma de audiências públicas para tratar do assunto e que já têm os resultados divulgados, ou seja, aptos a serem utilizados e, em especial, observa-se que já existe o código de classificação, assim como uma tabela de temporalidade onde os projetos são considerados de valor permanente, independente do suporte.

7 CONSIDERAÇÕES FINAIS No decorrer deste trabalho, fez-se uma descrição analítica do sistema de registro de projetos da UFSM e a análise do número de projetos registrados no período

de 1992 e 2012 no âmbito do Centro de Artes e Letras – CAL, as análises foram desenvolvidas tendo como enfoque teórico a reflexão sobre a memória e o patrimônio documental, pensados para o banco de dados da UFSM. Em função dessas análises, obteve-se a informação de que o sistema já teve uma pane com perda parcial dos dados e que, a partir deste fato, a direção do Centro de Processamento de Dados da UFSM tem tomado todas as medidas preventivas quanto à sua segurança. Quanto ao manual de registro de projetos, disposto no site da UFSM/CPD, constatou-se que se encontra desatualizado, ou seja, à medida que são alteradas e/ou acrescidas algumas rotinas e o layout de telas, não são registradas e nem informadas aos usuários. Cabe enfatizar que as análises foram realizadas à luz das normatizações, publicações e recomendações pertinentes ao assunto. Recorreu-se a publicações oficiais e bibliografia que tratam dos assuntos pertinentes a este trabalho, considerando o enfoque arquivístico em suporte digital como Ferreira (2006) e da diplomática contemporânea, através de Duranti (1994), MoREq (2001), e-ARQ Brasil. Sob o enfoque da memória procurou-se destacar o suporte tecnológico e sua fragilidade em relação à guarda da memória, assim como o esquecimento propiciado pela própria tecnologia, segundo Huyssen (2000). Também se enfatiza o fator de pertencimento que corrobora para a estrutura da memória coletiva, conforme Pollak (1989), assim como as reflexões sobre o estabelecimento de uma comunidade afetiva, abordada por Halbwachs (1990), como no caso da comunidade que usa o sistema institucional de registro de projeto. Como complemento, buscou-se em Benjamin (1986) a crítica ao homem contemporâneo em relação ao seu caráter simplificador, resumitivista, no qual faz uso em relação à totalidade dos detalhes, posição essa que vai ao encontro do sentimento de preservação e de pertencimento da comunidade que gera as informações no âmbito do sistema. Portanto, as informações armazenadas neste banco de dados devem ser tratadas por uma equipe em que faça parte um profissional da área da Ciência da Informação, e em especial o profissional arquivista, uma vez que a equipe que gerencia o sistema atualmente conta somente com profissionais de TI. Sendo assim, conclui-se que o profissional arquivista pode contribuir para que o sistema seja dotado de requisitos que garantam a sua fidedignidade e a sua autenticidade, assim como a acessibilidade das informações referentes a projetos que fazem parte do sistema – SIE.

Como se pode constatar através dos enfoques discorridos neste trabalho sob o tema memória e patrimônio, assim como para os que os cercam, ambos relevantes e fundamentais à consistência das informações do banco de dados de registro de projetos da instituição, e também se estabeleça uma prática de divulgação e socialização da produção institucional por parte de quem a produz e de quem a administra, tendo como foco a sociedade.

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