¿Qué tan real-time necesitan ser los sistemas BI?

¿Qué tan real-time necesitan ser los sistemas BI? Oscar Alarcón Gutiérrez

No es novedad, la cantidad de datos generados minuto a minuto en el mundo crece a tasas exponenciales y llega a volúmenes abismantes. Según un estudio de IBM, el 90% de todos los datos almacenados en el orbe fueron generados entre 2011 y 2013, y se espera que la tendencia se mantenga durante los próximos años (FusionBrew, 2013). ¿Qué desafíos supone esto para las empresas?, sin duda muchos, y es que los datos (y su potencial como información) constituyen con toda seguridad uno de los activos estratégicos más importantes para las organizaciones hoy en día (Azvine, Cui, Nauck, & Majeed, 2006).

Es en este punto en que es necesario detenerse y evaluar cómo es posible transformar cientos, miles y quizás millones de datos en información valiosa que permita a los administradores de empresas tomar decisiones que mejoren el desempeño organizacional. Watson, Wixom, Hoffer, Anderson-Lehman y Reynorlds (2006) indican que desde los años 70 esta ha sido una preocupación que ha ganado creciente interés y relevancia dentro de las empresas, manifestándose principalmente y desde sus inicios en la forma de repositorios de información orientados a sustentar ciertas aplicaciones para la toma de decisiones (enfoque centrado en las aplicaciones), dónde la información es tratada para poder entender lo que ya pasó y en base a esto poder proyectar y tomar decisiones a futuro. El proceso que permite a las organizaciones decisiones en base a los datos e información recolectada, llamado Business Intelligence (BI), se define como: “Todo lo relacionado con capturar, acceder, entender, analizar y transformar uno de los activos más valiosos de las organizaciones (los datos crudos) en información accionable para mejorar el desempeño del negocio” (Azvine, et al. 2006). No obstante, hoy en día surge un nuevo paradigma sobre BI, centrado en los tiempos de demora, o latencia, de este proceso. Si bien, como se mencionó históricamente, el BI ha sido entendido como una forma de poder entender lo que pasó y poder tomar decisiones en base a esa información, los avances tecnologicos en las empresas, el mayor dinamismo de los mercados, el

mayor y mejor acceso a información por parte de la sociedad en general generan la necesidad entonces de una nueva forma de entender y trabajar con BI, la denominada Real Time Business Intelligence (RTBI). Entendemos la RTBI entonces como una herramienta que entrega las mismas funcionalidades anteriormente mencionadas de Business Intelligence pero bajo la restricción de que todos los sistemas de almacenamiento de información (Data Warehouses) de la empresa estén en perfecta sincronización con lo que actualmente ocurre con el negocio en “el mundo real” para así poder responder a los diversos eventos que ocurran de manera efectiva (Hackathorn, 2004).

Es así entonces como después del surgimiento de la RTBI como concepto y que las tecnologías actuales la han posibilitado como una opción real para el manejo, gestión y uso de la información en empresas es que aparecen las interrogantes; ¿qué tan real-time deben ser los sitemas de Business Intelligence?, ¿es necesario que las empresas incurran en los elevados costos que implica la instauración de un sistema tal? ¿deben todas las empresas apuntar a la implementación de esta nueva forma de business intelligence?.

En el presente ensayo se discutirán las interrogantes anteriormente planteadas desde la perspectiva de las necesidades reales de las organizaciones actuales. Se evaluará el nivel de importancia otorgado a la inmediatez de la información en contraste a lo oportuno de esta misma (concepto de latencia cero), así como también en terminos de lo necesario que resulta hoy para las empresas el sumarse a la tendencia mundial por la RTBI dados los altos costos y viscicitudes asociadas a su implementación.

Real time Business Intelligence - ¿Una necesidad real?

La RTBI ha sido sindicada como una de las grandes revoluciones en el manejo de datos para la toma de decisiones en los últimos años, su popularidad en grandes empresas ya no es discutida e incluso ha dejado de lado su exclusiva presencia en computadores “tradicionales” (desktops y laptops) y su llegada a los dispositivos móviles es un hecho. Es más, se estima que al año 2015 más del 50% de los usuarios móviles de RTBI dependerán exclusivamente de sus equipos móviles para la toma de decisiones en sus respectivos negocios (Yuen, 2013). Pero, ¿necesita esta revolución ser extensiva a todas las empresas?, y más aún, ¿es necesario que todos los sistemas de Business Intelligence sean en tiempo real?. El Blog de tecnologías FusionBrew -asociado a FusionCharts, un software ligado a la business intelligence- señala en su artículo “Like it or not, real-time business analytics are here to stay” que tanto los avances tecnologicos como la reducción en los costos de almacenaje de información hacen que para las empresas sea un imperativo dominar el “arte” del real-time business intelligence. No obstante, la misma fuente sindica además, en su artículo “7 ways real-time business intelligence will change the way we work and live”, que el sinfín de avances tecnologicos que posibilitan el desarrollo de la RTBI en las empresas al mismo tiempo “nubla” la vista de quienes deben tomar decisiones respecto a la implementación de estos sistemas y su real necesidad, generandose lo que los autores denominan la “paradoja de la elección”. Sumado a lo anterior, debe ser considerado como un factor de elevada importancia a la hora de decidir sobre la implementación de sistemas RTBI, los altos costos e impacto negativo que un “upgrade” a estos sistemas pudiesen tener, llegando a ser este proceso realmente traumático para algunas organizaciones al requerir de alta inversion tanto monetaria, de conocimientos y gestión, por lo que evaluar su necesidad resulta vital (Watson et al., 2006). Las empresas –o prácticamente cualquier organización que tome decisiones en base a información- necesitan tener la mejor información posible que les permita entonces tomar las decisiones más correctas para mejorar su desempeño organizacional. El que esta información sea lo más sincronizada con lo que está

ocurriendo en el momento es al parecer una tendencia en franco crecimiento (RTBI), pero las empresas deben ser cuidadosas: no cualquier avance en materia de gestión de información, por revolucionario que parezca, es necesario (o urgente) a ser implementado. Los costos, los beneficios y el impacto que la adoptación de sistemas de RTBI deben ser considerados antes de lanzarse a una empresa de semejantes características.

¿Tiempo Real o Tiempo Correcto?

Para evaluar la necesidad sobre si la Business Intelligence hoy en día debe ser en tiempo real o no resulta fundamental discutir qué es lo que se considera como “tiempo real” o “información en tiempo real”. Hackathorn (2004), define “tiempo real” en el contexto de la RTBI como la “sincronización apropiada entre los respaldos de información (Data Warehouse) y los hechos que ocurren en el negocio de manera tal que se posibilite la toma de decisiones correctivas de manera oportuna y efectiva”. Surge entonces la interrogante; ¿cuál es esta “sincronización apropiada?, interrogante que no tendría una respuesta única ni certera sino que dependerá de cada empresa y la forma en que se desarrollan sus ciclos de negocio. Para poder comprender de mejor forma la dinámica de la relación información-decisión en los negocios resulta ilustrativo observar la curva “Valor-Tiempo” (Figura 1):

Figura 1: Curva valor-tiempo (Hackathorn, 2004)

La curva valor-tiempo muestra que el valor de la información está inversamente relacionado con la demora en el uso de la misma (el tiempo entre que ocurre el susceso informado y que la decisión con respecto a esta información es tomada). En otras palabras, la información por fresca que sea, no agrega ni genera valor si no es utlizada de forma oportuna. Podemos llamar a esta diferencia de tiempo información-decisión como “Latencia de la decisión” (Watson, et al., 2006). ¿Se trata entonces esta “apropiada sincronización” de minimizar este tiempo de latencia?, Azvine et al señalan que la RTBI entrega las mismas funcionalidades de la BI tradicional, operando sobre los datos con “cero latencia”, es decir, de manera prácticamente inmediata. Por otro lado, Davis (2006) indica de manera distinta que la Real Time Business Intelligence se trata sobre optimizar el tiempo de latencia entre que un evento ocurre y que la decisión necesaria al respecto es tomada. Davis es enfática al agregar que optimizar no se refiere necesariamente a minimizar o acortar el tiempo de latencia (concepción muy difundida en el espectro de la BI) y redefine el concepto de “tiempo-real” como “tiempo justo”: el tiempo optimizado (o de sincronización apropiada) será aquel acorde con la realidad del negocio y considere en su determinación el trade-off existente entre el costo/beneficio de latencia y los costos de implementación de la RTBI.

Si bien resultaría provechoso y sin lugar a dudas muy atractivo poder contar con información para la toma de decisiones en tiempo real (cero latencia), la verdad es que esto es díficilmente lograble para la gran mayoría de las organizaciones hoy en día. Es cierto que para algunos tipos de empresas como entidades bancarias o aerolíneas, la existencia de sistemas de business intelligence en tiempo real con latencia cero permiten ofrecer un mejor servicio al cliente mejorar el performance del negocio y eventualmente adquirir importantes (pero temporales) ventajas competitivas -como queda de manifiesto en el caso de Continental Airlines desarrollado por Watson et al (2006)-, la realidad es que hoy en día el imperativo no es contar con información y sistemas BI en tiempo real si no que en el “tiempo correcto” que se ajuste a las necesidades de cada empresa.

Otras consideraciones relevantes

Watson et al (2006) indica que el concepto de “tiempo real” business intelligence ha dado paso a un entendimiento de este como “tiempo correcto” dadas, en parte, las dificultades que la implementación de sistemas RTBI (y los sitemas BI a su vez) suponen para las empresas. Estas dificultades van desde la necesidad de contar con un equipo de especialistas que de soporte a estos complejos sistemas de información, el hecho de que mucha de las actividades que se quisiera monitorear estan fuera del rango de control de los equipos de BI y que muchas veces quienes acceden a la información proporcionada por los BI/RTBI no son las personas que deben y necesitan tomar las decisiones en las organizaciones. Es por esto que resulta necesario que las organizaciones que buscan implementar estos sistemas entiendan a cabalidad la dimensión de sus proyectos y que estas decisiones obedezcan a una real necesidad que permita a las organizaciones obtener respuestas a sus consultas y tomar decisiones en base a información accionable de forma oportuna (y no

necesariamente inmediata), de lo contrario los proyectos de RTBI podrían transformarse en black swans; proyectos de gran envergadura y alto impacto con resultados negativos, pero que vistos en retrospectiva no eran tan poco probables dado el contexto en el que se generaron (Flyvbjerg, 2011) y que podrían llevar a organizaciones enteras a la quiebra

Finalmente, resulta una buena

descripción sobre en que consiste la RTBI las palabras de Azvine et al:“tener la información disponible para la gente adecuada en el tiempo correcto” .

Conclusiones

Los grandes avances en las tecnologías asociadas a la gestión de información sumados a los cambios y creciente dinamismo con el que se desarrollan los negocios y relaciones interpersonales y empresariales el día de hoy, suponen un desafío de gran magnitud para las empresas y organizaciones modernas. Es en este contexto, que surge el la Business Intelligence como una herramienta que permite a las organizaciones capturar, analizar y procesar los datos de manera que representen para los administradores información que les permita comprender de mejor forma el estado de la empresa (con perspectiva hacia el pasado) y poder tomar decisiones para mejorar el desempeño de la misma. No obstante, la BI como tal no ha sido suficiente para responder los cada vez más exigentes y demandantes de rápida respuesta requerimientos de los administradores y gerentes de empresas; hoy en día resulta necesario obtener información prácticamente en sincronización constante con la realidad de la organización y que permitan tomar acciones correctivas sobre la marcha y adquirir de esta forma relevantes ventajas competitivas. Esta última versión, dinámica y en sincronización con la realidad, es la denominada Real Time Business Intelligence (RTBI).

Si bien la RTBI pareciera ser la solución a todos los requerimientos de información para la toma de decisiones de las empresas y organizaciones en general, la verdad es que hay ciertas ambigüedades en el concepto que es necesario aclarar con el fin de que las organizaciones que piensen en adoptar este tipo de sistemas puedan hacer una evaluación más acabada de la real implementación de los mismos, dado los elevados costos e impacto que por lo general este tipo de proyectos informáticos suponen para las entidades que los implementan.

Es entonces entonces que es necesario hacer un importante alcance, las organizaciones hoy parecieran necesitar información más en el “tiempo correcto” que en “tiempo real”. Por tiempo correcto entendemos que la información este disponible para la gente adecuada en el tiempo correcto (Azvine et al, 2006) y no necesariamente de forma inmediata, entendiento que las necesidades y ciclos de negocios de las organizaciones son distintos y cambiantes y lo que realmente importa es que la información este cuando sea necesaria, y no de forma constante necesariamente.

Poder administrar la información de forma exitosa hoy en día puede traducirse en importantes ventajas competitivas para la empresa, pero las ventajas competitivas son imitables. Ante esto, resulta necesario que las organizaciones desarrollen verdaderas competencias dinámicas en torno a la gestión de información, que permitan a la empresa estar en constante adaptación que le permitan ganar ventajas de manera permanente y adaptativa a través del dominio y desarrollo de tecnnologías de Business Intelligence en “tiempo correcto”, no necesariamente en “tiempo real”.

Bibliografía Azvine, B., Cui, Z., Nauck, D. D., & Majeed, B. (2006). Real-time Business Intelligence for the adaptative enterprise. The 8th IEEE International Conference on and Enterprise Computing, E-Commerce, and E-Services, (pág. 29). Davis, J. R. (2006). Right-Time Business Intelligence: Optimizing the business decision cycle. BEYE Research. Flyvbjerg, B. (2011). Why your IT project may be riskier than you think. Harvard Business Review, 23-25. FusionBrew. (17 de Diciembre de 2013). 7 ways real time business analytics will change the way we work and live. Recuperado el 30 de Junio de 2014, de http://blog.fusioncharts.com/2013/12/7-ways-real-time-analytics-will-change-the-waywe-work-live/ FusionBrew. (29 de Octubre de 2013). Like it or not, real time business analytics are here to stay. Recuperado el 29 de Junio de 2014, de http://blog.fusioncharts.com/2013/10/like-it-ornot-real-time-analytics-is-here-to-stay/ Hackathorn, R. (2004). The BI Watch: Real time to real value. DM Review. Watson, H. J., Wixom, B. H., Hoffer, J. A., Anderson-Lehman, R., & Reynorlds, A. M. (2006). Real-time Business Intelligence: Best practices at Continental Airlines. Information Systems Management, 23. Yuen, D. (26 de Febrero de 2013). Forbes.com. Recuperado el 30 de Junio de 2014, de Mobility and real-time dashboards will make business intelligence more pervasive in 2013: http://www.forbes.com/sites/gartnergroup/2013/02/26/mobility-and-real-timedashboards-will-make-business-intelligence-more-pervasive-in-2013/