Query pada Microsoft Access 2013

Panduan Praktikum Database Design : Access Database Aplikasi untuk Perpustakaan Revisi 2013

Disusun Oleh : Nuning Kurniasih, S.Sos., M.Hum. NIP. 197606252000122001 Departemen Ilmu Informasi dan Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran Jatinangor, Bandung 2013

0

Praktikum 5 Materi : Query 1. Pendahuluan

Query merupakan pertanyaan atau penyelidikan, yang berarti permintaan akan kumpulan data tertentu. Query juga dapat digunakan untuk meng-update beberapa record data pada saat yang sama dan menjalankan perhitungan terhadap sekelompok data. Sebuah query dapat memiliki sumber data sampai dengan 16 tabel dan 255 field yang berbeda. SQL merupakan bahasa standar yang digunakan untuk mengakses database relasional termasuk Ms.Access. Selain Ms.Access, software database yang menggunakan SQL sebagai subbahasa dalam mengakses data, diantaranya : DB2, Ingres, Informix, ORACLE, MySQL, PostgreSQL, Rdb, Sybase

1

Query (Lanjutan)

Pernyataan SQL Query : 1. Pernyataan SELECT Digunakan untuk memperoleh data dari sebuah atau beberapa tabel. Contoh 1 : SELECT * FROM Data_Buku ;

Artinya tampilkan data dari table Data_buku. Untuk menampilkan kolom tertentu, gantilah tanda * dengan nama kolom yang ingin ditampilkan. Contoh 2 : SELECT Penerbit, Thn_Terbit FROM Data_Buku ;

Artinya tampilkan kolom Penerbit dan Thn_Terbit dari tabel Data_Buku. 2. Klausa WHERE Digunakan untuk menyaring data-data tertentu. Contoh 1 : SELECT * FROM Data_Buku WHERE Gramedia = TRUE ;

Artinya tampilkan semua record pada tabel Data_Buku yang field Gramedia-nya bernilai TRUE. Contoh 2 : SELECT * FROM Data_Buku WHERE Gramedia = FALSE ;

Artinya tampilkan semua record pada tabel Data_Buku yang field Gramedia-nya bernilai FALSE. Contoh 3 : SELECT * FROM Data_Buku WHERE Thn_Terbit = #2006# ;

Artinya tampilkan semua record pada tabel Data_Buku yang terbit pada tahun 2006.

2

Query (Lanjutan)

3. IS NULL Digunakan untuk mengetahui record-record yang kosong / tidak diisi. Contoh : SELECT * FROM Data_Buku WHERE No_Klas IS NULL ;

Artinya tampilkan semua record pada tabel Data_Buku yang No_Klasnya berisi NULL. 4. Klausa DISTINCT Digunakan untuk memperoleh data yang bersifat unik / tidak ada yang sama/kembar. Contoh : SELECT * DISTINCT Tmpt_Terbit FROM Data_Buku ;

Artinya tampilkan semua kemungkinan

isi field Tmpt_Terbit dari

tabel Data_Buku. 5. Operator AND Merupakan operasi ”dan” yang digunakan untuk membuat suatu kondisi yang didasarkan pada penggabungan dua kondisi. Contoh : SELECT * FROM Data_Buku WHERE ‘Gramedia’ = TRUE and Thn_terbit > #2006# ;

Artinya tampilkan semua record dari tabel Data_buku dengan kriteria penerbit Gramedia dan terbit setelah tahun 2006.

3

Query (Lanjutan) 6.

Operator NOT Digunakan untuk menegaskan atau membalik suatu kondisi. Contoh : SELECT * FROM Data_Buku WHERE ‘Gramedia’ = TRUE NOT Thn_Terbit < 2006 ;

Artinya tampilkan semua record dari tabel buku dengan kriteria penerbit Gramedia yang tidak terbit sebelum 2006. 7. Operator BEETWEEN dan NOT BEETWEEN Digunakan untuk menangani operasi jangkauan. Contoh 1 : SELECT * FROM Data_Buku WHERE Thn_Terbit BEETWEEN #2005# AND #2006 ;

Artinya tampilkan dari tabel Data_Buku koleksi yang terbit antara tahun 2005-2006. Contoh 2 : SELECT * FROM Data_Buku WHERE Thn_Terbit NOT BEETWEEN #2005# AND #2006 ;

Artinya tampilkan dari tabel Data_Buku koleksi yang terbit tidak antara tahun 2005-2006. 8. IN dan NOT IN Digunakan untuk melakukan pencocokan dengan salah satu (IN) atau bukan salah satu (NOT IN) yang ada pada daftar nilai. Contoh :

SELECT * FROM Data_Buku Where Kota_Terbit IN (Bandung, Jakarta) ;

Artinya tampilkan semua record dari tabel Data_Buku yang terbit di Bandung atau Jakarta.

4

Query (Lanjutan)

9. LIKE dan NOT LIKE Digunakan untuk menampilkan data dengan menggunakan wildcard. Berikut adalah daftar wildcard yang digunakan untuk operator LIKE : Wildcard Keterangan *

? [ ] [! ]

#

Cocok untuk sejumlah karakter apa saja. Contoh : A* (tampilkan semua field yang diawali dengan huruf A) *a* (tampilkan semua field yang mengandung huruf A) Cocok dengan huruf apa saja. Contoh : i?u (cocok dengan itu, ibu, tetapi tidak cocok dengan ibnu. Cocok dengan sebuah karakter yang terdapat dalam tanda [ ]. Contoh : G[io] (cocok dengan Gi, Go, tetapi tidak cocok dengan Ga. Cocok dengan sebuah karakter selain yang terdapat dalam tanda [! ]. Contoh : G[!io] cocok dengan Ga, Ge, Gu, tetapi tidak cocok dengan Gi, Go. Cocok dengan salah satu karakter dalam jangkauan karakter terurut. Contoh : a-g cocok dengan b, c, d, e, f. Cocok dengan sebuah digit. Contoh : 1#3 cocok dengan 123, 113, tetapi tidak cocok dengan 1a3.

Contoh penggunaan operator LIKE : SELECT Penerbit From Data_Buku WHERE Penerbit LIKE ‘G*’ ;

Artinya tampilkan semua record pada tabel Data_Buku, penerbit yang mengandung huruf awal G.

5

Query (Lanjutan)

10. ORDER BY Digunakan untuk mengurutkan data. Contoh 1 : SELECT * FROM Data-Buku ORDER BY ISBN ;

Artinya tampilkan semua record pada table Data_Buku berdasarkan urutan ISBN. Apabila urutan dibalik, tambahkan DESC pada field yang menjadi kunci pengurutan. Contoh 2 : SELECT * FROM Data-Buku ORDER BY ISBN DESC ;

11. Klausa GROUP BY Digunakan untuk mengelompokkan dan membuat ringkasan data. Contoh : SELECT Tmpt_Terbit FROM Data_Buku GROUP BY Tmpt_terbit ;

Artinya Kelompokkan Tmpt_Terbit dari tabel Data_Buku berdasarkan Tmpt_Terbit. 12. Klausa HAVING Digunakan untuk menentukan kondisi bagi GROUP BY yang memenuhi HAVING. Contoh : SELECT Tmpt_Terbit FROM Data_Buku GROUP BY Tmpt_Terbit HAVING Tmpt_Terbit IS NOT NULL ;

Artinya Kelompokkan Tmpt_Terbit dari tabel Data_Buku berdasarkan Tmpt_Terbit yang bernilai tidak NULL.

6

Query (Lanjutan)

13. Fungsi Agregat Digunakan untuk menghasilkan sebuah nilai berdasarkan sejumlah data. Daftar Fungsi Agregat Fungsi Agregat Keterangan AVG Nilai rata-rata COUNT Menghitung data MAX Nilai maksimal / terbesar MIN Nilai Minimal / terkecil SUM Penjumlahan data STDEV Standar deviasi VAR Varian Contoh penggunaan fungsi Agregat SELECT COUNT (*) FROM Data_Buku ;

Artinya hitung jumlah buku pada table Data_Buku. Selain pernyataan-pernyataan di atas masih ada pernyataan SQL Query lainnya, antara lain : Subselect atau subquery, UNION, INNER JOIN, INSERT, UPDATE, DELETE, CREATE TABLE, DROP TABLE. Pelajarilah fungsi dan penggunaan dari masing-masing pernyataan tersebut.

7

2. Memulai Pernyataan SQL

 Bukalah

Program

Ms.Access.

2. Klik New

 Pada jendela utama : 

Klik Create



Klik Query Wizard

1. Klik Query Wizard Pada kotak dialog ini, pilihlah

1. Klik Design View

design query yang Anda inginkan. Ms.Access menyediakan fasilitas

Query

Wizard

yang

dapat

membantu Anda dalam menyusun Query. Pada praktek ini, pilihlah Design

Query Wizard

Klik OK

Kemudian Klik OK.

8

Memulai Pernyataan SQL (Lanjutan)

Akan

tampil

jendela

1. Pilih field

untuk

melakukan memilif field-field yang akan ditampilkan dalam query

seperti

gambar

di

samping. 1. Klik Next

 Kemudian klik Next

Fields sudah berpindah, Kemudian klik Next

9

Memulai Pernyataan SQL (Lanjutan)

1. Pilih detail atau ringkasan yang ingin ditampilkan. 2. Klik Next

Selanjutnya : 1. Pilih Modify the Query Design 2. Klik Next Selanjutnya akan tampil :

10

Memulai Pernyataan SQL (Lanjutan) Berikutnya klik View, kemudian SQL View

1. Klik View 2. Klik SQL View

Akan tampil pernyataan SQL seperti berikut :

Selanjutnya Anda dapat memodifikasi pernyataan SQL sesuai dengan kebutuhan. Sebagai contoh untuk menelusur bagian kata dari judul : 1. Hapus ; di bagian akhir pernyataan yang telah ada, untuk menambahkan pernyataan selanjutnya. 2. Ketikkan :

WHERE [Judul] Like “*programming*”;

Untuk menelusur buku yang judulnya mengandung kata programming. 3. Klik SQL Run

11

Memulai Pernyataan SQL (Lanjutan)

Ketikkan pernyataan SQL di sini: WHERE [Judul] like”*access*”;

SELECT Tabel_Buku.[ID], Tabel_Buku.[no_induk], Tabel_Buku.[ISBN], Tabel_Buku.[Judul], Tabel_Buku.[Subjek], Tabel_Buku.[No_Klas], Tabel_Buku.[ND_Pengarag], Tabel_Buku.[NB_Pengarang], Tabel_Buku.[Pengarang2], Tabel_Buku.[Penerbit], Tabel_Buku.[Tempat], Tabel_Buku.[Tahun], Tabel_Buku.[Halaman], Tabel_Buku.[Eksemplar], Tabel_Buku.[Harga], Tabel_Buku.[Sumber], Tabel_Buku.[Jenis], Tabel_Buku.[Tgl_Masuk] FROM Tabel_Buku WHERE [Judul] like "*access*";

12

3. Menjalankan SQL Setelah

SQL

pernyataan

selesai

ditulis,

langkah

selanjutnya

adalah

menjalankan

Klik Run

SQL tersebut.

 Klik Run Misalkan di dalam tabel Hasil Query

ada 3 record buku yang mengandung

kata

“access”

maka

penelusuran

yang

dihasilkan

dengan

formula query tersebut

adalah sebagai berikut: Data pada Tabel

13

Menjalankan SQL (Lanjutan)

4. Menyimpan Hasil SQL Jangan lupa untuk menyimpan hasil SQL Anda apabila diperlukan.  Klik File Save pada Tab Query tersebut.

Klik Save

5. Latihan Query (1) Ulangi langkah di atas untuk menelusur field yang lain, atau field yang sama dengan keyword yang berbeda.

14

6. Membuat Parameter Value Dengan langkah di atas Anda sudah dapat menelusur banyak hal. Tetapi

tentu akan sangat merepotkan, karena untuk tujuan yang sama, misalnya menelusur judul dengan keyword yang berbeda Anda harus terus merubah kriteria yang terdapat pada jendela SQL. Untuk itu ada perlu membuat Parameter Value.

2. Klik Create

Buka program Ms.Access

 Klik Create  Klik Query Design

1. Klik Query Design

15

Membuat Parameter Value (Lanjutan)

1. Klik Sumber Tabel yang akan dijadikan sumber queri

2. Klik Add 3. Klik Close

 Klik Nama Tabel yang akan dipergunakan (Tabel Buku).  Klik Add, kemudian Close  Akan tampil :

16

Membuat Parameter Value (Lanjutan)

Isi field dan tabel dengan memilihnya dari daftar yang tersedia

 Pada kolom Field, pilihlah field

yang akan ditampilkan dalam query dengan cara memilihnya dari daftar yang ada.

 Pada tabel tunggal, kolom Table akan terisi secara automatis setelah memilih field.  Apabila sumber tabel lebih dari satu, maka perlu memilih sumber tabel yang dimaksud.  Pada kolom Short, users dapat memilih apakah daftar yang dihasilkan query akan disusun secara Ascending (A-Z) atau descending (Z-A)  Kolom Criteria diisi dengan pernyataan SQL Selanjutnya klik : 1. View 2. SQL View

17

Membuat Parameter Value (Lanjutan)

Untuk parameter value : “Tuliskan Bagian Kata dari Judul yang Anda

Cari” pada “Tabel Buku”, dengan menampilkan field ID, ISBN, Judul, Hal, ketikkan pernyataan SQL berikut ini : SELECT ID, no_induk, ISBN, Judul, Subjek From [Tabel Buku] Where Judul Like”*”+[Tuliskan Bagian Kata dari Judul yang Anda Cari]+”*”

Tuliskan pernyataan SQL di sini

Setelah pernyataan query selesai diketik, untuk menjalankan query :  Klik Run

18

Membuat Parameter Value (Lanjutan)

1. Tuliskan bagian kata dari judul yang dicari Akan tampil kotak dialog seperti di atas.

2. Klik OK

Untuk menguji parameter value tersebut, coba ketikkan satu atau

beberapa kata yang menjadi bagian dari judul yang ingin Anda cari. Misalnya Anda ingin mencari judul buku yang mengandung kata “access” Maka ketikkan kata “access” seperti pada contoh di atas. Kemudian Tekan OK.

Hasil query terlihat sebagai berikut :

Data dalam tabel

19

Membuat Parameter Value (Lanjutan)

:

Maka dari 4 record dalam Table Buku di atas, ada 3 record yang judulnya mengandung kata “access”, seperti terlihat pada gambar di atas. Simpanlah query di atas dengan : 1. Klik Save pada tab Query yang telah dibuat. 2. Berinama query, seperti

3. Klik Ok

Query telah tersimpan dan Anda dapat mempergnakannya untuk

penelusuran Judul.

20

7. Menjalankan Parameter Value Query tersebut telah tersimpan dengan nama “Penelusuran Judul”.

Untuk menjalankannya :  Klik “Penelusuran Judul” pada Query  Akan muncul kotak dialog parameter velue.

Cobalah ketikan kata lain dari judul yang ingin Anda cari. Mialnya

“programming”, kemudian klik OK maka query akan menampilkan judul buku yang judulnya mengandung kata “programming”.

21

Menjalankan Parameter Value (Lanjutan)

8. Latihan Query (2)

Buat minimal tiga parameter value untuk menjalankan query dari tabel yang Anda buat. Selamat berlatih

22