SISTEM INFORMASI PUSKESMAS
Yeni Kustiyahningsih1), aery rachmad ²), fitri damayanti ³)
1)³) Jurusan Manajemen Informatika, Universitas Trunojoyo, Jl. Raya Telang2, Kamal, Bangkalan, Madura
Email :
[email protected],
[email protected]
²) Jurusan Teknik Multimedia Jaringan, Universitas Trunojoyo, Jl. Raya Telang2, Kamal, Bangkalan, Madura
Email :
[email protected],
ABSTRAK
Puskesmas adalah pusat kesehatan masyarakat yang bertempat di kecamatan-kecamatan dimaksudkan sebagai pengganti keberadaan rumah sakit dan klinik-klinik kesehatan yang bertanggung jawab atas kesehatan rakyat. Puskesmas memberikan pelayanan kesehatan berupa pemeriksaan, pengobatan, layanan ibu hamil dan anak, dan poli gigi. Puskesmas saat ini menjadi alternatif pengobatan yang harganya sangat terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat. Sebagai pelayanan publik di bidang kesehatan, masing-masing puskesmas dituntut untuk meningkatkan pelayanan terhadap pasien. Kendala yang dihadapi masyarakat yang berobat di puskesmas adalah antriannya yang sangat panjang dan sangat melelahkan serta banyak pasien yang tidak membawa kartu berobat sehingga proses penanganan kesehatan juga membutuhkan waktu yang sangat lama.
Penelitian ini merancang dan membangun sistem informasi puskesmas yang meliputi rawat jalan dan rawat inap, data obat (obat masuk, obat keluar, dan stok obat), data laboratorium (pasien cek gula darah dan pasien kimia klinik), dan data KIA (layanan Ibu dan Anak) Serta rekam medis pasien. Sistem informasi yang dibangun digunakan sebagi solusi untuk mempercepat dan mempermudah pelayanan terhadap pasien dan dilengkapi dengan laporan bulanan mengenai data penyakit, obat, dan rekam medis. Dukungan sistem ini berdampak positif terhadap peningkatan pelayanan masyarakat.
Kata kunci : KIA, Laboratorium, Puskesmas, Pasien, Pelayanan, Rekam medis
Pendahuluan
Puskesmas merupakan suatu instansi pemerintah yang memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat sekitar. Dalam melaksanakan pelayanan kesehatan diatur dalam Kepmenkes 128/MENKES/SK/II/2004 tentang "Kebijakan Dasar Puskesmas" menyebutkan upaya-upaya puskesmas dikelompokkan menjadi dua yakni Upaya Kesehatan Wajib dan Upaya Kesehatan Pengembangan, sedangkan upaya penunjang seperti laboratorium dan pencatatan pelaporan melekat pada semua upaya. Kegiatan pokok puskesmas adalah pemeriksaan pasien yang bersifat basic health services (pelayanan kesehatan dasar) pada BP Umum, BP Gigi, Poli KIA/KB, Sedangkan pada laboratorium, kegiatan pokok yang lakukan adalah pemeriksaan spesimen pasien (darah, urine ataupun dahak pada pasien yang diduga menderita TB paru). Untuk puskesmas Kamal dan burneh meliputi Balai pengobatan(BP) umum, Balai pengobatan Ibu dan anak, Balai Pengobatan gigi, Laboratorium, rawat inap dan UGD.
Tabel 1. Rata-rata lama pelayanan puskesmas perunit kerja.
Tugas
Rata-rata waktu (ilyas, 2000)
(menit)
Rata-rata waktu
Puskesmas Kamal
(menit)
Rata-rata waktu
Puskesmas Burneh
(menit)
Pendaftaran
1-3'
1-10'
1-5'
Pemeriksaan dan pengobatan
2-10'
5,41' (BP Umum)
22,45' (BP Gigi)
15,87' (KIA/KB), 10' atau sesuai kebutuhan (Rawat Inap/UGD)
5' (BP Umum)
20,45' (BP Gigi)
15,82' (KIA/KB)
Pemeriksaan Bidan / perawat
5-10'
5-10'
5-10'
Laboratorium
5-20'
29,803'
(tidak Ada)
Apotik
1-5'
10-15'
10-15'
Rujukan
5'
5'
5'
Sumber: waktu pelayanan pasien menurut Ilyas 2000, puskesmas kamal, burneh(2012)
Berdasarkan tabel diatas, terlihat bahwa terdapat perbedaan standar waktu pelayanan pasien yang cukup tinggi antara penelitian yang dilakukan oleh ilyas, 2000. dengan rata-rata waktu pelayanan pasien per kategori SDM kesehatan per unit kerja berdasarkan penelitian di Puskesmas Kamal, Bangkalan. Rata-rata waktu pemeriksaan yang dilakukan oleh perawat di BP Umum sebesar 5,041', rata-rata waktu pemeriksaan yang dilakukan oleh perawat gigi di BP Gigi sebesar 22,405', dan rata-rata waktu pemeriksaan yang dilakukan oleh dokter atau bidan di Poli KIA/kB sebesar 15,872'. Sementara untuk pemeriksaan laboratorium, rata-rata waktu pemeriksaan yang dilakukan oleh analis di Laboratorium sebesar 29,803'. Berdasarkan tabel diatas juga diketahui bahwa untuk kegiatan pemeriksaan dan pengobatan, puskesmas Burneh memiliki rata-rata waktu pelayanan pasien antara 2-10' (pengukuran terhadap rata-rata waktu kerja dari 10 pasien), memiliki rata-rata waktu pelayanan pasien selama 5,041' (BP Umum), 22,405' (BP Gigi), 15,872' (KIA/KB).
Selanjutnya untuk pemeriksaan laboratorium, puskesmas Burneh memiliki rata-rata waktu pelayanan pasien antara 5-20'. Perbedaan rata-rata waktu pelayanan pasien disebabkan oleh banyak hal. Seperti kita ketahui, rata-rata waktu adalah suatu waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu kegiatan pokok, oleh masing-masing SDM pada tiap unit kerja. Kebutuhan waktu untuk menyelesaiakan kegiatan sangat bervariasi dan dipengaruhi standar pelayanan, Standar Operasional Prosedur (SOP), sarana dan prasarana medik yang tersedia serta kompetensi SDM(lukman, kristiani, 2005). Waktu kerja produktif di Puskesmas adalah 3,5- 4 jam. Artinya 58.33% waktu kerja produktif per hari yang digunakan untuk memberikan pelayanan langsung kepada pasien, sisanya (41.67%) digunakan untuk kegiatan lain. Hal ini didukung oleh studi yang dilakukan oleh Gani mendapatkan bahwa hanya 53.2% waktu yang benar-benar produktif yang digunakan untuk pelayanan kesehatan langsung dan sisanya 39,9% digunakan untuk kegiatan penunjang(ilyas,2000). Sedangkan distribusi tenaga kesehatan perunit kerja bisa di lihat pada tabel di bawah ini.
Pengelolaan SDM kesehatan khususnya perencanaan kebutuhan SDM kesehatan selama ini masih bersifat administratif kepegawaian dan belum dikelola secara profesional, masih bersifat top down (dari pusat), belum bottom up (dari bawah), belum sesuai kebutuhan organisasi dan kebutuhan nyata di lapangan, serta belum berorientasi pada jangka panjang4.Untuk Kunjungan pasien puskesmas Kamal yang tertinggi berada di BP Umum yaitu sebesar 60,46% pasien. Sedangkan kunjungan pasien paling rendah berada di poli KIA/KB yaitu sebesar 9,67% pasien, hal ini di karenakan adanya bidan-bidan desa disamping bertugas di puskesmas juga memberikan pelayanan di rumah seperti melahirkan, pelayanan KB, dan Imunisasi anak, seperti yang terlihat pada gambar 1. berikut:
Sumber : Puskesmas Kamal 2012
Gambar 1. Grafik Kunjungan pasien perunit kerja
Dari analisa di atas maka di perlukan suatu sistem informasi puskesmas yang mana dengan sistem tersebut akan membantu pihak puskesmas dalam melakukan pengolahan data baik itu data di BP. Umum, BP. Gigi, BP. KIA, Laboratorium dan pengolahan data Obat. Penanggung jawab mengenai data pasien mulai dari proses registrasi atau pendaftaran, Data rekam medis pasien umum, ibu dan anak, data mengenai pengguna akseptor KB, data mengenai jadwal imunisasi untuk balita, data pasien untuk di terapi obat, rekap data pasien tiap hari, rekap data Obat, perencanaan Stok Obat, laporan bulanan dan tahunan adalah bagian pengelola database puskesmas atau tenaga adminstrasi. Hingga saat ini, pengelolaan database di puskesmas masih bersifat manual, semua data pasien yang masuk di catat menggunakan formulir, dan di rekap di buku besar. Apabila ada pasien baru yang masuk, bagian administrasi akan mendaftar meraka, kemudian di beri kartu berobat yang mana setiap ke puskesmas harus di bawah. Sedangkan untuk rekap pemasukan dan pengeluaran obat juga masih manual, sehingga sering terjadi rekap di buku masih ada tapi stok obat di lemari habis. Hal ini terjadi karena data obat tidak ter-update setiap saat.
Adanya keterbatasan tenaga administrasi, kemampuan SDM dan fasilitas maka dibutuhkan Aplikasi Sistem Informasi Puskesmas (Simpus) untuk membantu ke dua mitra dalam mengelola database puskesmas secara otomatis terutama dalam pencarian data pasien lama, pembuatan daftar pasien baru, rekap data obat, order obat, mengetahui stok obat, penanganan laporan setiap bulan dan pembuatan rekam medis pasien. Seiring dengan kemajuan teknologi, maka cara pengelolaan dan pelayanan puskesmas juga sudah seharusnya di kembangkan lebih modern yaitu menggunakan teknologi IT. yang tersedia di dalam puskesmas secara maksimal.
Teori, Analisa, Desain
Pengertian Puskesmas
Puskesmas adalah pusat kesehatan masyarakat yang bertempat di kecamatan-kecamatan dimaksudkan sebagai pengganti keberadaan rumah sakit dan klinik-klinik kesehatan yang bertanggung jawab atas kesehatan rakyat. Puskesmas tak hanya menjadi pengganti rumah sakit namun juga bertanggung jawab atas peningkatan kesehatan masyarakat di tingkat kecamatan. Puskesmas merupakan unit pelaksana teknis kesehatan di bawah supervisi Dinas Kesehatan Kabupaten/ kota. Secara umum. Puskesmas harus memberikan pelayanan preventif, promotif, kuratif sampai dengan rehabilitatif baik melalui upaya kesehatan perorangan (UKP) atau upaya kesehatan masyarakat (UKM). Sebagai Unit Pelaksana Teknis Dinas Kesehatan kabupaten / kota (UPTD), Puskesmas berperan menyelenggarakan sebagian dari tugas teknis operasional dinas kesehatan kabupaten/kota dan merupakan unit pelaksana tingkat pertama serta ujung tombak pembangunan kesehatan di Indonesia. Penanggung jawab utama penyelenggaraan seluruh upaya pembangunan kesehatan di wilayah kabupaten / kota adalah dinas kesehatan kabupaten / kota, sedangkan puskesmas bertanggung jawab hanya untuk sebagian upaya pembangunan kesehatan yang dibebankan oleh dinas kesehatan kabupaten / kota sesuai dengan kemampuannya. [4]. Puskesmas bertanggung jawab menyelenggarakan pelayanan kesehatan tingkat pertama secara menyeluruh, terpadu dan berkesinambungan. Pelayanan kesehatan tingkat pertama yang menjadi tanggung jawab puskesmas meliputi:
Pelayan kesehatan perorangan
Pelayanan kesehatan perorangan adalah pelayanan yang bersifat pribadi dengan tujuan utama menyembuhkan penyakit dan pemulihan kesehatan perorangan, tanpa mengabaikan pemeliharaan kesehatan dan pencegahan penyakit. Pelayanan perorangan tersebut adalah rawat jalan dan untuk puskesmas tertentu di tambahkan dengan rawat inap.
Pelayanan kesehatan masyarakat
Pelayanan kesehatan masyarakat adalah pelayanan yang bersifat publik dengan tujuan utama memelihara dan meningkatkan kesehatan serta mencegah penyakit tanpa mengabaikan penyembuhan penyakit dan pemulihan kesehatan. Pelayanan kesehatan masyarakat tersebut antara lain promosi kesehatan, pemberantasan penyakit, penyehatan lingkungan, perbaikan gizi, peningkatan kesehatan keluarga, keluarga berencana, kesehatan jiwa masyarakat serta berbagai program kesehatan masyarakat lainnya.
Struktur Organisasi di Puskesmas
Struktur organisasi puskesmas tergantung dari kegiatan dan beban masing – masing puskesmas. Penyusunan stuktur organisasi puskesmas disatu kabupaten / kota dilakukan oleh dinas kesehatan kabupaten / kota, sedangkan penetapannya dilakukan dengan peraturan daerah. Sebagai acuan dapat digunakan pola struktur organisasi puskesmas sebagai berikut:
Kepala Puskesmas
Unit Tata Usaha yang bertanggung jawab memebantu Kepala Puskesmas dalam pengelolaan :
Data dan informasi
Perencanaan dan penelitian
Keuangan
Umum dan pengawasan
Unit pelaksana Teknik Fungsional Puskesmas
Upaya kesehatan masyarakat , termasuk pembinaan terhadapUKMB
Upaya kesehatan perorangan
Jaringan pelayanan puskesmas
Unit puskesmas pembantu
Unit puskesmas keliling
Unit bidan di desa / komunitas
Analisa
Analisa User : Dalam Sistem Informasi Puskesmas terdapat Admin yang mengolah/memanajemen (insert, update, delete) data pasien, KIA, pelayanan pemeriksaan di laboratorium, serta pengolahan pemakaian dan stok obat yang tersisa, dan melakukan cetak laporan bulanan pasien dan penyakit.
Analisa Input : Input yang dimaksud disini adalah memasukkan data-data yang akan diproses menjadi sebuah informasi. Adapun data-datanya adalah data pasien (rawat jalan dan rawat inap), data obat (obat masuk, obat keluar, dan stok obat), data laboratorium (pasien cek gula darah dan pasien kimia klinik), dan data KIA (layanan Ibu dan layanan Anak). Serta juga terdapat rekam medis, grafik, cetak laporan penyakit dan laporan data pengunjung perbulan.
Analisa Proses : Data-data yang diinputkan akan diproses dimulai dari insert data. Jika data yang telah di insertkan terjadi kesalahan penginputan data maka pada system ini telah menyediakan edit data, dimana data yang salah dapat diperbaiki dan di update informasinya dan data yang sudah tidak diperlukan dapat menggunakan menu delete untuk menghapusnya. Dari data-data yang di inputkan akan menjadi laporan bulanan secara otomatis sehingga Admin tidak perlu melakukan penulisan yang berulang pada laporan yang akan dikeluarkan. Untuk pencarian data (searching) hanya menginputkan kata kunci atau memilih sesuai dengan kebutuhan.
Analisa Output : Sistem Informasi ini akan menampilkan data-data pasien, laboratorium, obat dan KIA. Menampilkan rekam medis, transaksi pembayaran, serta laporan perbulan dari aktivitas Puskesmas Kamal Bangkalan.
Desain Sistem
Use Case Diagram
Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem yang ditekankan adalah "apa" yang diperbuat sistem dan bukan "bagaimana" sebuah use case mempresentasikan sebuah interaksi antara aktor denga sistem. Use case diagram dekat kaitannya dengan kejadian-kejadian. Kejadian (scenario) merupakan contoh apa yang terjadi ketika seseorang berinteraksi denga sistem. Seorang/sebuah aktor adalah sebuah entitas manusia atau mesin yang beinteraksi denga system untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu.
Terdapat beberapa penjelasan dari pelayanan yang ada pada Sistem Informasi Puskesmas sesuai gambar 2, usecase diagram Puskesmas. Namun untuk dapat mengakses menu-menu tersebut, Admin diharuskan login terlebih dahulu. Berikut penjelasannya
Menu Pasien.
Pada menu ini Admin dapat mengisi data-data pasien / poli umum (pasien rawat jalan, pasien rawat inap, dan KIA) yang berupa identitas dari pasien yang akan dirawat, mengedit atau memperbaharui jika ada kesalahan dalam pendataan, menghapus data yang sudah tidak diperlukan, mencari data yang dibutuhkan informasinya, mencetak laporan sebagai bentuk pertanggung jawaban tiap bulannya, serta dapat melihat persentase peningkatan atau penurunan jumlah pengunjung, melakukan cetak data laporan penyakit dan laporan data pengunjung dalam satu bulan.
Menu Obat Masuk
Menu ini digunaka untuk menyimpan data obat masuk di Puskesmas Kamal Bangkalan. Dalam menu ini juga terdapat menu edit (merubah), update (memperbaharui), delete (menghapus), searching (mencari) dan print (cetak).
Menu Obat Keluar
Menu ini dipergunakan untuk menyimpan data-data obat yang digunakan / obat keluar. Dalam menu ini juga terdapat menu edit (merubah), update (memperbaharui), delete (menghapus), searching (mencari) dan print (cetak).
Menu Stok Obat
Menu ini dipergunakan untuk menyimpan data stok obat yang masih ada. Dalam menu ini juga terdapat menu edit (merubah), update (memperbaharui), delete (menghapus), searching (mencari) dan print (cetak).
Menu Kimia Klinik
Menu ini digunakan untuk mencatat data pasien yang melakukan Cek Darah, yang berguna untuk mengetahui gula darah, koleserol, asam urat pasien . Menu ini juga terdapat menu edit (merubah), update (memperbaharui), delete (menghapus), searching (mencari) dan print (cetak). Pada menu ini admin juga bisa melihat persentase jumlah pengunjung.
Menu Cek Darah
Menu ini mencatat data pasien yang melakukan pemeriksaan yang berguna untuk mengetahui Hemoglobin, Leukosit pasien. Menu ini juga terdapat menu edit (merubah), update (memperbaharui), delete (menghapus), searching (mencari) dan print (cetak), serta terdapat menu grafik yang bisa di gunkan untuk melihat persentase jumlah pengunjung (pasien).
Menu Admin : Menu ini digunakan untuk mencatat data admin.
Menu Pembayaran : Menu ini mencatat data transaksi pembayaran pasien yang dirawat di Puskesmas Kamal Bangkalan.
Menu Rekam Medis : Menu ini mencatat berapa kali pasien berkunjung ke Puskesmas Kamal Bangkalan serta Penyakit yang diderita selama berkunjung.
Menu Logout : Menu ini digunakan untuk keluar dari form Admin.
Menu Rujuk : Pada menu ini admin bisa mengetahui siapa saja pengunjung rujuk, kemana dan dimana pengunjung tersebut melakukan rujukan.
Use Case Diagram Gambar 2. Use Case Diagram Puskesmas
Impelemtasi Program
Untuk membangun sebuah aplikasi Web khususnya aplikasi Web dinamis salah satu hal yang penting untuk mendukungnya adalah keberadaan sebuah database. Sistem Informasi Puskesmas ini mempunyai rancangan database (gambar 3) yang terdiri dari tabel pasien, Tabel Cek Darah, kimia klinik, obat_keluar, obat_masuk, stokobat, rawatinap, rujukan, rujukan, transaksi, admin.
Halaman ini merupakan halam utama. Halaman ini dapat diakses siapapun tanpa harus login dan berisi tentang keterangan mengenai, visi dan misi, ruang lingkup tugas Puskemas, profil Puskesmas, serta struktur organisasi Puskesmas, lihat gambar 4. Menu layanan Puskesmas. Pada menu ini admin bisa melakukan pencarian dengan menggunakan katagori yang telah disediakan, yaitu nama pasien, poli, id dan alamat pasien. Menu ini berisi tentang data-data pengunjung Puskesmas yang pernah melakukan pemeriksaan penyakit, yang kemudian data-data tersebut disimpan di dalam sebuah data Rekam Medis. Data rekam medis (gambar 5) mencatat tentang data-data pengunjung yang telah melakuan pemeriksan serta perawatan. Di antaranya adalah pasien rawat jalan, pasien rawat inap, layanan anak, layanan ibu, pasien cek gula darah, dan pasien kimia klinik. Untuk mengetahui banyaknya pengunjung puskesmas dapat di lihat pada gambar 6.
Gambar 3. Desain database (PDM-Phusical Data Model) sistem informasi Puskesmas
Gambar 4. Menu Layanan puskesmas
Gambar 5. Rekam Medis pasien
Gambar 6. Grafik pengunjung
Kesimpulan dan Saran
Berikut kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian tersebut adalah:
Sistem Informasi Puskesmas dapat memberikan informasi yang berupa laporan mengenai data pasien yang meliputi pasien rawat jalan, pasien rawat inap, layanan Ibu, layanan Anak, laboratorium gula darah, dan labokimia klinik, informasi mengenai data obat masuk, obat keluar, dan stok obat.
Pada sistem ini terdapat informasi rekam medis, laporan bulanan atau tahunan, laporan penyakit, grafik pasien dan rujuk pasien.
Saran :
Sistem ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan menambahkan fasilitas-fasilitas lain guna mendukung sistem ini
Sarana penunjang aplikasi yang meliputi perangkat komputer dan software harus dipersiapkan terlebih dahulu sebelum di implementasikan
Daftar Pustaka :
Hasibuan, Malayu. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Ed.6. Bumi Aksara. Jakarta.
Lukman & Kristiani, Analisis Kebutuhan dan Distribusi Tenaga Puskesmas di Kabupaten Aceh Besar, no. 10, pp. 1- 11. Dari : http://www.lrc-kmpk.ugm.ac.id/id/UP-PDF/_working/No.10_Lukman_01_05.pdf [17 Mar 2009]
Departemen Kesehatan RI. Surat Keputusan Menteri Kesehatan No.81/MENKES/SK/I/2004 tentang Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan di Tingkat Propinsi. Kabupaten/Kota serta Rumah Sakit. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta. , 2004.
Ilyas, Yaslis. Perencanaan Sumber Daya Manusia Rumah Sakit. Pusat Kajian Ekonomi Kesehatan FKM Universitas Indonesia, Depok, 2000.
Depkes RI. Modul Surveilans KIA : Peningkatan Kapasitas Agen Perubahan dan Pelaksanaan Program Kesehatan Ibu dan Anak. Dirjen Bina Kesehatan Masyarakat, Jakarta, 2007..
[6] Virna Widora Saputri , Misnaniarti , Asmaripa Ainy, 2008, evaluasi kebijakan penempatantenagakesehatan di puskesmas sangatterpencildi kabupaten buton, jurnalmanajemenpelayanankesehatan, jurnal manajemen pelayanan kesehatan volume 11 no. 03 september, halaman 103 – 111
[7] Depkes, keputusan menteri kesehatan, nomor: 128/MENKES/ SK/ II/ 2004, tentang pelayanan dasar pusat kesehatan masyarakat, 2004.
CV Penulis
Yeni kustiyahningsih, menyelesaikan studi S1 bidang Manajemen Informatika STIKOM Surabaya tahun 1999, kemudian pada tahun 2006 menyelesaikan studi S2 bidang Teknik Informatika ITS Surabaya, selanjutnya menjadi dosen teknik manajemen informatika, di Universitas Trunojoyo sejak tahun 2008 sampai sekarang. Penulis juga menulis beberapa judul buku diantaranya pemograman basis data berbasis web, kemudian sistem basis data.
Kunjungan Pasien perunit kerja
Puskesmas Kamal Tahun 2012
60.46%
10.25%
9.67%
9.75%
9.87%
