SISTEM KEARSIPAN GEOGRAFIS.docx

SISTEM KEARSIPAN GEOGRAFIS
MAKALAH
Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajemen Kearsipan
Dosen:
Asep Saeful Rohman, S.Sos., M.Ikom

Disusun oleh:
Tiara Desyanti Raharja 210210120056
Dhara Larissa Devina 210210120058
Nilawati Dewi Asmawi Putri 210210120061


DEPARTEMEN ILMU INFORMASI DAN PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI
UNIVERSITAS PADJADJARAN
2015





SISTEM KEARSIPAN GEOGRAFIS
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokkan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi atau sistem nama tempat. Sistem ini timbul karena adanya kenyataan bahwa dokumen-dokumen tertentu lebih mudah di kelompokkan menurut tempat asal pengirimnya atau nama tempat tujuan dibandingkan dengan nama badan, nama individu, ataupun isi dokumen bersangkutan. (Sugiarto, 2005)
Sistem ini akan lebih tepat digunakan untuk:
Organisasi atau perusahaan yang memiliki cabang atau tempat usaha di berbagai tempat, misalnya bank, asuransi, kurir, dan sebagainya.
Organisasi atau perusahaan memiliki usaha menyangkut dengan lokasi-lokasi. Misalnya perusahaan pengembang perumahan yang membuka lokasi perumahan berbagai lokasi, perusahaan distributor di suatu wilayah.
Instansi pemerintah yang melayani masyarakat berdasarkan kewilayahan. Kantor kecamatan yang menyimpan dokumen dan beberapa kelurahan, kantor kabupaten yang menyimpan dokumen dari berbagai kecamatan.
Perusahaan multinasional yang memiliki mitra atau hubungan dengan berbagai negara. Dan sebagainya. (Sugiarto, 2005)
Sistem geografis dapat dikelompokkan menurut 3 (tiga) tingkatan, yaitu menurut nama depan negara, nama pembagian wilayah administrasi negara, dan nama pembagian wilayah administrasi khusus.
Nama depan negara, surat dan dokumen yang diterima dari berbagai negara didalam sistem geografis akan dimasukkan di dalam map dengan label nama negara bersangkutan. Map-map negara tersebut dapat disebut sebagai map campuran. Map campuran adalah map yang berisikan surat-surat dari berbagai nama yang dicampur menjadi satu.
Wilayah administrasi negara, yang dimaksud dengan pembagian wilayah administrasi negara adalah nama-nama tempat atau wilayah yang berdasarkan kepada pembagian wilayah yang umum dipergunakan sebagai bagian dari administrasi sesuatu negara. Pembagian wilayah administrasi negara meliputi; propinsi atau negara bagian (state); kabupaten atau kota (city); kecamatan; kelurahan; atau desa.
Wilayah administrasi khusus, yang dimaksud dengan pembagian wilayah administrasi instansi khusus adalah pembagian wilayah administrasi yang berdasarkan pembagian wilayah untuk kepentingan administrasi instansi-instansi tertentu, seperti pembagian wilayah administrasi bank, angkatan udara, angkatan laut, dan sebagainya. (Sugiarto, 2005)
Keuntungan dari sistem geografis:
Mudah dan cepat dalam penemuan bila nama tempat telah diketahui
Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung, tanpa adanya rujukan atau bantuan indeks.


Kerugiannya:
Kemungkinan terdapat kesalahan bila tidak mempunyai pengetahuan yang cukup tentang pembagian wilayah
Diperlukan indeks yang tepat dan teliti. Diperlukan kerja tambahan karena pemakai harus menyusun dua berkas, yaitu berkas berdasarkan geografi dan berkas abjad untuk indeks.
Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang.
Untuk mendapatkan hasil terbaik, sistem geografis dapat digabungkan dengan sistem alfabetis atau numerik.

Contoh klasifikasi geografis:
Jawa barat
Cirebon


Bekasi


Bogor

Jawa tengah
Batang


Kudus


Jepara
Bangsri


Keling


Mlonggo


Pecangaan

Salatiga
Argomulyo


Sidomukti


Sidorejo


Tingkir

Demak

Jawa timur
Gresik


Surabaya


Pasuruan

(Sugiarto, 2005)

Menurut zulkifli, Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokkan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut juga sistem-lokasi atau sistem nama tempat. Adapun nama-nama tempat yang dipergunakan dapat berupa pembagian yang umum seperti pada pembagian ilmu bumi, tetapi dapat juga berupa pembagian-pembagian khusus dari instansi masing-masing seperti pembagian wilayah sesuatu bank atau AURI misalnya. Sebetulnya sistem ini timbul karena adanya kenyataan bahwa dokumen-dokumen tertentu lebih mudah dikelompokkan menurut tempat asal pengirimnya atau tempat tujuan dibandingkan dengan nama badan, nama individu, ataupun isi dokumen bersangkutan. Surat-surat yang datang dari banyak cabang yang tersebar dibanyak tempat seperti misalnya salah satu unit kerja pada bank atau instansi supervisi pemerintah niscaya akan cocok bilamana mempergunakan pengelompokkan dokumen sistem geografis. Surat atau dokumen-dokumen niscaya akan lebih mudah dicari melalui nama-tempat dibanding dengan nama-nama lain.


Dalam www.scribd.com/doc/201157930/Arti-Kearsipan-Dan-Sistem-Pengarsipan-Geografis#scribd
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanannya berdasarkan geografi/wilayah/ kota dari surat berasal dan tujuan yang dikirim
Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal
Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini:
-perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah: filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali (indeks)
-penyimpanan surat melalui prosedur:
a. melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai di proses dan boleh disimpan.
b. membaca surat
c. memberi kode surat
d. mencatat surat pada kartu kendali (indeks)
e. menggolongkan surat menurut wilayah masing-masing
f. menyimpan surat
g. menyimpan kartu kendali (indeks)
filing sistem wilayah/ geografi adalah suatu filing arsip melalui pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan wilayah dengan pedoman kepada daerah atau alamat surat. Sistem ini banyak di pakai oleh kantor atau instansi yang mempunyai cabang/perwakilan di beberapa daerah
Menyusun daftar klasifikasi
Daftar klasifikasi disusun berdasarkan pembagian wilayah. Pembagian wilayah ini dapat mengikuti pembagian wilayah pemerintahan seperti: propinsi/daerah tingkat 1, kota/kabupaten daerah tingkat 2, dan seterusnya. Pada sistem ini, surat masuk maupun keluar yang alamatnya dalam satu wilayah yang sama dengan suatu surat atau wakat lainnya, dapat disimpan dalam bersama-sama satu berkas atau tempat penyimpanan
Contoh daftar klasifikasi:
Sumatera b. Jawa
a.1. sumatera barat b.1 jawa barat
a.1.1. bukit tinggi b.1.1 bandung
a.1.2. padang b.1.2 bekasi
a.1.3 padang panjang b.1.3 bogor
a.1.4 pariaman b.1.4 cirebon
a.1.5 payakumbuh b. 1.5 sumedang
a.1.6 sawahlunto

a.2 sumatera selatan b.2 jawa tengah
a.2.1 batu raja b.2.1. purwodadi
a.2.2 martapura b.2.2. purwokerto
a.2.3 pagar alam b.2.3 semarang
a.2.4 palembang b.2.4 wonogiri
a.2.5 prambu mulih

a.3 sumatera utara b.3 jawa timur
a.3.1 binjai b.3.1 banyuwangi
a.3.2 deli serdang b.3.2 bojonegoro
a.3.3. kabanjahe b.3.3 jember
a.3.4 kisaran b.3.4. malang
a.3.5 sibolga b.3.5 surabaya
a.3.6 siantar
a.3.7 sibolga
a.3.8 tebing tinggi


Menyiapkan peralatan dan perlengkapan
Filing kabinet, banyaknya laci disesuaikan dengan kebutuhan, dari contoh di atas daftar klasifikasi di atas, laci yang harus disediakan adalah sebanyak 2 buah. Yaitu laci A. SUMATERA dan laci B (JAWA)
Guide, banyaknya laci disesuaikan dengan kebutuhan dari contoh di atas daftar klasifikasi di atas , guide yang harus disediakan adalah sebanyak 6 buah, yaitu masing-masing guide 3 buah
Guide berfungsi untuk membantu petugas dalam maka penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip diantara arsip-arsip lain. Penempatan guide yang tepat akan mengurangi waktu yang tersita dalam pencarian huruf/nama yang dibutuhkan
Folder, banyaknya laci disesuaikan dengan kebutuhan dari contoh diatas daftar klasifikasi di atas, folder yang harus disediakan adalah sebanyak 50 buah, yaitu masing-masing folder 25 buah
Dibelakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpan kelompok berkas secara bersama. Folder harus tepat ukuran, baik tingginya maupun lebarnya, agar penyimpanan dapat dilakukan secara efisien.
Kartu indeks
Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm
Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/ perusahaan sehingga kartu indeks disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis
Lemari kartu indeks
Prosedur penyimpanan dan menemukan kembali
Prosedur penyimpanan
Prosedur penyimpanan antara lain sebagai berikut
Pemberitahuan kode surat: setiap surat yang akan disimpan alamatnya, kemudian cantumkan kode yang sesuai dengan wilayahnya/letak geografisnya berdasarkan daftar klasifikasi (indeks)
Mengisi kartu indeks
Caption : khan syahruk
Hal : penjualan rice cooker
Nomor surat : 108/ej/ii/2013
Tanggal surat: 13 juli 2013
Kode : a.2.4

Kode diambil dari daftar klasifikasi
Kode tersebut pada kartu indeks diatas surat tersebut harus disimpan pada lemari A di belakang guide 2 Sumatera Selatan dan pada folder 4 Palembang
Kartu indeks disimpan pada laci P, sesuai dengan kode S yang tertera pada tab kartu indeks
a
b
c
d
e
f
G
h
i
j
k
l
m
n
o
p
q
r
s
t
u
v
w
x
y
z




Prosedur penemuan kembali
Seperti telah disampaikan pada atas kearsipan sistem wilayah adalah suatu sistem filing arsip melalui pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat. Oleh karena itu, kode arsip mengacu kepada daftar klasifikasi yang telah dibuat.
Penemuan kembali arsip dapat ditempuh dengan prosedur sebagai berikut:
Lihat daftar klasifikasi dan carilah kartu indeks
Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks
Berdasarkan pada kode kartu indeks, carilah surat pada laci, guide dan folder dengan kodenya





Daftar pustaka
Sugiarto,agus, teguh wahyono.2005.Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke basis komputer. Yogyakarta: Gavamedia