Teori MS Project

BAB VII
MICROSOFT PROJECT 2007

7.1 MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud dari praktikum ini adalah agar Microsoft Project dapat
digunakan dalam Manajemen Proyek secara umum.
Tujuan dari praktikum ini diharapkan mahasiswa dapat :
a. Dapat menjalankan Microsoft Project 2007
b. Dapat membuat Chart Bar
c. Dapat membuat network diagram
d. Membuat jadwal kerja
e. Membuat laporan proyek
f. Dapat mengoptimasi proyek

7.2 TEORI DASAR
Microsoft Project adalah program aplikasi komputer yang berguna
untuk mengelola proyek konstruksi. Microsoft Project 2007 mempunyai
kelebihan antara lain :
Microsoft Project 2007 mengizinkan pemasangan prioritas
pekerjaan antara 1 sampai dengan 100.
Pengaturan kalender, termasuk waktu kerja dalam sebuah
pekerjaan, dapat dilakukan.
Memberikan tanda kepada pemakai jika proyek selesai sesudah
batas waktu yang ditentukan.
Menyediakan sumber daya berupa material.
Network diagram view yang baru dan lengkap.
Pada network diagram dapat pula diatur mengenai outlining,
seperti menyembunyikan substask dan memunculkannya kembali, serta
menampilkan hanya pekerjaan utama saja.
Diperkenalkan grup pekerjaan dan sumber daya yang lebih
memudahkan pengontrolannya.
Pada spesifikasi format WBS (Work Breakdown Structures), dapat
dilakukan sesuai selera pemakai.
Untuk memperlebar garis dapat dilakukan dengan dragging sesuai
dengan kebutuhan pemakai. Hal itu berguna untuk membedakan
pekerjaan yang satu dengan yang lainnya.
Pada proses penyimpan, project dapat di-set sesuai dengan waktu
yang diperlukan, baik penyimpanan satu buah proyek ataupun semua
proyek yang sedang dibuka.


Manajemen
Disini dapat diberikan definisi yang dapat menggambarkan inti dari
laporan ini :
Proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan
terhadap usaha-usaha para anggota organisasi dengan menggunakan
sumber daya organisasi lainnya agar tercapai tujuan organisasi yang
diharapkan.
Proses untuk memanfaatkan sumber daya untuk mencapai tujuan
tertentu.


Proyek Konstruksi
Proyek adalah suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang
dibatasi oleh waktu dan sumber daya yang tersedia. Proyek konstruksi
adalah suatu upaya untuk mencapai suatu hasil dalam bentuk
bangunan/infrastruktur. Sedangkan kriteria proyek konstruksi adalah :
Dimulai dari awal proyek dan diakhiri dengan akhir proyek serta
mempunyai waktu terbatas.
Rangkaian kegiatan proyek itu hanya satu kali sehingga
menghasilkan produk yang bersifat unik
Manajemen Proyek Konstruksi adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen
secara sistematis pada suatu proyek dengan menggunakan sumber daya
secara efektif dan efisien agar tujuan proyek tercapai secara optimal.



Tipe Pengendalian Proyek
Pada setiap proyek konstruksi yang berjalan dengan baik pastilah
terdapat unsur pengendalian proyek, agar proyek dapat berjalan sesuai
dengan jadwal dan biaya serta mutu yang baik. Untuk itu perlu adanya
pengetahuan tentang jenis-jenis pengendalian proyek, antara lain :
Gantt Chart
Diagram balok ditemukan oleh H.L Gantt pada tahun 1917. Diagram ini
paling banyak digunakan pada penjadwalan proyek konstruksi karena
kemudahannya. Dengan berpedoman bahwa diagram balok disusun dengan
maksud mengidentifikasi unsur waktu dari urutan dalam merencanakan
suatu kegiatan, yang terdiri dari saat mulai sampai saat selesai.
Diagram balok masih digunakan secara luas disebabkan oleh karena
bagan balok mudah dibuat dan dipahami oleh setiap level manajemen,
sehingga amat berguna sebagai alat komunikasi dalam dalam
pelaksanaan proyek. Gantt Chart diartikan sebagai suatu diagram yang
terdiri dari sekumpulan garis yang menunjukkan saat mulai dan saat
selesai yang direncanakan untuk item-item pekerjaan di dalam proyek.
PERT
PERT adalah kepanjangan dari Program Evaluation and Review
Technique. Metode ini dikembangkan pada saat angkatan laut Amerika
sedang mengembangkan Polaris Missile System Program. Tim
pengembangan metode ini adalah Lockheed Aircraft Corporation sebagai
kontraktor dan Boos sebagai konsultan. PERT direkayasa untuk
menghadapi situasi dengan kadar ketidakpastian yang tinggi pada
aspek kurun waktu kegiatan. PERT juga memakai pendekatan yang
menganggap bahwa kurun waktu kegiatan tergantung pada banyak faktor
dan variasi.
CPM
CPM kepanjangan dari Critical Part Methode. Metode ini dikembangkan
oleh ahli matematika dan tim insinyur dari perusahaan Dupont yang
bekerja sama dengan Rand Corporation dalam usahanya untuk
mengembangkan sistem kontrol manajemen. CPM merupakan suatu teknik
perencanaan dengan analisis jaringan (network) berdasarkan logika
ketergantungan antar aktifitas yang ada dalam proyek. Pada CPM dapat
terjawab hal-hal yang belum bisa digunakan pada bagan balok, seperti
berapa lama perkiraan kurun waktu penyelesaian proyek. Kegiatan mana
yang bersifat kritis, jika terjadi keterlambatan maka bagaimana
pengaruhnya terhadap kegiatan yang lain.

Memulai Microsoft Project 2007
Untuk memulai Microsoft Project 2007, ikuti langkah-langkah berikut ini
:
1. Klik Start
2. Arahkan ke Program
3. Klik Microsoft Project 2007






Lembar Kerja Project 2007
Lembar kerja menjadi 3 bagian yaitu View Bar, Gantt Table dan Chart
Bar itu sendiri.
Pada View Bar terdapat beberapa icon :
1. Calender
2. Gantt chart
3. Network Diagram
4. Task Usage
5. Tracking Gantt
6. Resource sheet
7. Resource usage
8. More views
Penggunannya mudah sekali, tinggal mengklik icon yang diinginkan
maka Microsoft Project akan memprosesnya.

Gantt Table
Pada Gantt Table terdapat beberapa kolom, yaitu : I, Task Time,
Duration, Start, Finish, Predecessorrs, Resource name.

Chart Bar
Pada Chart Bar terdapat kolom-kolom mingguan tempat chart bar.
Antara Gantt table dan Gantt chart terdapat garis pemisah yang
dapat digeser ke kanan dan kiri.

Memulai Proyek Baru
Dalam merencanakan pelaksanaan proyek, biasanya dijadwalkan kapan
proyek proyek itu dimulai, dan kapan proyek itu akan selesai, karena
penjadwalan proyek sangatlah penting untuk perencanaan biaya, waktu dan
kualitas dari proyek itu. Untuk memulai proyek baru yang didasarkan
pada tanggal mulainya proyek, ikutilah langkah-langkah berikut :
a. Klik menu File, Kemudian klik New maka akan muncul kotak dialog.

b. Masukkan start date.
c. Schedule from diisi Project Start Date.
d. Begitupun untuk selesainya proyek.




Data-Data Proyek
Sebuah proyek pasti mempunyai data-data yang berkenaan dengan keadaan
proyek tersebut. Untuk mengisi data proyek dapat dilakukan dari menu
File, kemudian klik Properties sehingga tampil sebuah kotak dialog.



General
o Tipe file : jenis file
o Location : tempat direktori file
o Size : besarnya file
o Created : tanggal dibuat
o Modified : tanggal perubahan
o Accessed : tanggal terkhir diakses

Summary
Summary memiliki banyak isian yang bersifat umum dan dapat diisi
sesuai dengan dengan pertanyaannya, seperti :
o Title : judul proyek
o Subject : judul yang lebih spesifik dari proyek
o Author : yang mempunyai proyek
o Manager : yang mengatur proyek
o Company : perusahaan yang menangani proyek
o Category : kategori dari proyek
o Keywords : sesuatu kata yang berguna saat mencari file
o Comment : suatu komentar yang berguna saat mencari file
o Hyperlink base : kaitan dengan proyek yang lain jika ada


Statistic
Berisi data-data pemakaian file tersebut seperti :
o Created : tanggal dibuat
o Modified : tanggal perubahan
o Accessed : tanggal terakhir diakses
o Printed : tanggal pencetakan
o Last save by : penyimpanan terakhir oleh user
o Revision number : banyaknya perubahan
o Total editing time : waktu yang diperlukan untuk mengedit


Content
o Start : waktu mulai proyek
o Finish : waktu berakhirnya proyek
o Duration : jumlah hari
o Work : jumlah jam kerja
o Cost : jumlah biaya


Costum
Berisi pilihan data-data proyek yang dapat dibuat sendiri
berdasarkan pilihan Name, dan dapat pula dihubungkan ke contents.


Gannt Table
Pada lembar kerja Microsoft Project 2003, yang paling penting justru
mengisi pada table Ganttnya.


Mengisi Task Name
Untuk mengisi nama pekerjaan (taks name) pada Microsoft Project 2003
sangatlah mudah. Langkah-langkah :
1) Tempatkan pointer Microsoft Project pada isian Task name.
2) Ketikkan nama pekerjaan.
3) Tekan Enter.
Pada saat memasukkan pekerjaan tersebut jangan dirisaukan mengenai
durasinya, karena jika pekerjaan telah diisi maka durasinya akan terisi
dengan angka 1day. Jika terjadi kesalahan pemasukan nama pekerjaan,
maka cara yang paling mudah adalah dengan menuliskan lagi nama
pekerjaan tersebut. Dengan cara menekan tombol Delete maka nama
pekerjaan akan terhapus.


Tugas Utama & Rincian
Perlu diingat bahwa kegiatan-kegiatan dalam proyek konstruksi terdiri
dari kegiatan utama (summary task) dan kegiatan rincian subtask. Dalam
contoh tersebut di atas kegiatan rinciannya adalah : pembersihan
lapangan, bouwplank dan direksi keet. Untuk membuat tugas utama dan
tugas rincian, ikuti langkah berikut :
a. Tempatkan pointer Project pada tugas rincian (misal, pembersihan
lapangan).
b. Klik menu Project
c. Klik Outline
d. Klik Indent

e. Hasil langkah-langkah tersebut adalah :



Menyembunyikan Tugas Rincian
Kadang tugas rincian perlu disembunyikan agar tugas utama saja yang
dapat terlihat. Untuk menyembunyikan tugas rincian, ikuti langkah-
langkah berikut ini :
a. Tempatkan pointer Project pada salah satu tugas rincian.
b. Klik menu Project-Outline.
c. Klik Hide subtasks.



Durasi
Pengisian durasi (waktu) setiap pekerjaan memiliki cara yang hampir
sama dengan pengisian nama pekerjaan ; yaitu hanya dengan memasukkan
angka kemudian dilanjutkan dengan menekan tombol enter. Pada durasi
terdapat satuan-satuan.
Tahun : year (y)
Bulan : month (mo)
Minggu : week (w)
Hari : day (d)
Jam : hour (hr)
Menit : minutes (m)





Milestone
Ada juga sebuah pekerjaan yang berdurasi sama dengan nol (0). Ini yang
seringkali disebut dengan milestone. Tampilan milestone seperti belah
ketupat. Milestone hanya sebagai tanda posisi pekerjaan agar dapat
diketahui dengan mudah.


Predecessors
Predecessors adalah tugas yang mendahului. Sebagai contoh, pekerjaan
pembuatan bouwplank dapat dikerjakan jika pekerjaan pembersihan
lapangan dikerjakan terlebih dahulu.



Hubungan Antar Pekerjaan
Pekerjaan yang satu dengan yang lain mempunyai hubungan ketergantungan,
Microsoft Project mengenal 4 hubungan antar pekerjaan, yaitu :

Start to Start : suatu pekerjaan harus dimulai bersamaan waktunya
dengan pekerjaan lain.




Start to Finish : suatu pekerjaan baru boleh diakhiri jika
pekerjaan lain dimulai.




Finish to Start : suatu pekerjaan baru boleh dimulai jika
pekerjaan pendahulunya telah selesai.





Finish to Finish : suatu pekerjaan yang diakhiri bersamaan
waktunya dengan pekerjaan lain.




Jika tidak ada keterangan apa-apa maka project menganggap bahwa
hubungan pekerjaan itu adalah Finish to Start.


Lag Time & Lead Time
Hubungan antara dua buah pekerjaan yang mana antara pekerjaan yang satu
dengan yang lain terjadi penumpukan waktu atau tenggang waktu. Untuk
lag time bernilai positif sedangkan untuk lead time bernilai negatif.
Biasanya lag time dan lead time ditulis setelah hubungan
antarpekerjaan. Penulisan lag time dan lead time dapat berupa bilangan
dapat pula berupa presentase. Sebagai contoh :
2FS+2d (artinya pekerjaan dilaksanakan setelah pekerjaan nomor 2
selesai ditambah dua hari)
2FS-3d (artinya pekerjaan dilaksanakan setelah pekerjaan nomor 2
kurang tiga hari)
Resources Name
Resources name adalah sumber daya yang dipakai pada sebuah proyek.
Sumber daya dapat berupa manusia, material, nama kontraktor, peralatan
dan lain-lain. Sebelum mengisi kolom resource name, terlebih dahulu
didaftar nama-nama sumber daya yang akan digunakan. Untuk itu akan
lebih baik pengisian sumber daya dilakukan dengan cara klik Resources
Sheet yang ada pada View bar.



Resource Name : isinya nama sumber daya, misalnya tukang batu,
mandor, semen, asbes dan lain-lain.
Type : isinya dapat berupa work atau material. Penggolongan ini
diartikan mana sumber daya yang digolongkan bukan material (work)
dan mana yang digolongkan material.
Material Label : isinya hanya untuk sumber daya yang bertipe
material saja. Isiannya adalah satuan dari material itu sendiri,
seperti m3, liter, buah dan lain-lain.
Initial : isinya adalah singkatan dari sumber daya yang digunakan.
Contoh tukang batu (inisialnya adalah Tb).
Group : isinya jika pekerjaan yang ada digolongkan dalam grup-grup
tertentu. Sebagai contoh grup manajemen.
Max Units : isinya adalah banyaknya sumber daya yang digunakan.
Biasanya tertulis dalam bentuk persen. Jika sumber daya ada dua buah
maka ditulis 200%. Kolom ini hanya berlaku untuk sumber daya
berjenis work saja.
Std rate : isinya adalah harga satuan. Jika jenis sumber daya
adalah work, maka isinya adalah rupiah per jam, sedangkan jika
jenisnya material adalah harga satuan dari sumber daya itu sendiri.
Pada std rate, nilai asli untuk sumber daya yang bertipe work adalah
$/h sedangkan yang bertipe material adalah $.
Ovt rate : isinya adalah jika sumber daya tersebut mengalami
lembur (over time). Biasanya dalam bentuk $/h.
Cost/Use : isinya adalah jika sumber daya yang ada melakukan
pekerjaan dengan cara borongan.
Accurate At : isinya adalah kapan pembayaran terhadap sumber daya
dilakukan. Terdapat tiga jenis, yaitu: Start (dibayarkan pada saat
pekerjaan dimulai), End (dibayarkan pada saat pekerjaan selesai),
Prorate (dibayarkan pada presentase yang telah dikerjakan).
Base Calender : isinya adalah kalender mana yang dianut oleh
sumber daya yang bersangkutan. Ada tiga jenis yaitu 24 hours, night
shift dan standard.
Code : isinya adalah kode untuk masing-masing sumber daya.
Penulisannya adalah bebas sesuai dengan pengkodean dari perencana.


Chart Bar
Chart Bar adalah sekumpulan diagram balok yang disusun dengan maksud
mengidentifikasi unsur waktu dari urutan dalam perencanaan suatu
proyek. Bagan balok dipakai paling banyak di proyek konstruksi. Bila
ditelusuri lebih ke belakang maka bagan balok ini ternyata sudah
dipakai sejak lama. Bagan balok ditemukan oleh H.L. Gantt. Oleh sebab
itu namanya dijadikan istilah untuk bagan balok dengan sebutan Gantt
Chart.


Merancang Balok
Dalam diagram balok terdapat banyak format yang dapat digunakan oleh
pengelola agar dapat membedakan antara balok yang satu dengan balok
yang lain. Untu itu perancangan diagram balok dapat dilakukan atas satu
balok atau secara keseluruhan.
Satu Balok
Untuk merancang satu buah balok, ikuti langkah berikut :
a) Arahkan pointer Project pada sebuah balok.
b) Klik mouse kanan sehingga tampil kotak dialog.

c) Pilihlah Format Bar sehingga terlihat.

d) Bar Shape : untuk penentuan jenis balok. Sebuah balok mempunyai
awal (start), tengah (middle) dan akhir (end). Pada isian Start
terdapat beberapa pilihan, yaitu shape (tanda), type (jenis) dan
color (warna). Demikian juga untuk kotak isian Midle and End.
e) Bar text : untuk penentuan text sekitar balok.

Pengisian pada sub menu Bar Text hanya akan memberikan informasi
seputar baloknya. Banyak informasi yang bisa direncanakan dari sub
menu ini, yakni left, right, top, bottom, dan inside.
Seluruh Balok
a. Klik menu Format, kemudian klik Bar Style.

b. Klik Text, Bars isikan seperti pada pembuatan balok.
c. Klik OK.



Editing Pekerjaan
Bagan balok juga dapat digunakan untuk mengubah isian yang berhubungan
dengan pekerjaan.
1) Tempatkan pointer Project pada pekerjaan yang akan diganti.
2) Klik menu Project, lalu klik Taks Information sehingga muncul
tampilan.

3) Klik pada sub menu General dan ubah isian yang ada jika
menginginkannya. Jika nama pekerjaan akan diganti, dari Pembersihan
Lapangan menjadi Pembukaan Lapangan, maka klik pada kotak isian name
dan isi.
4) Pada kotak dialog tersebut dapat diedit mengenai pekerjaan yang
mendahuluinya, jenis hubungan antar pekerjaan dan lag.


5) Klik sub menu Resource, pada kotak ini dapat diedit sumber daya yang
ada untuk pekerjaan tersebut berikut jumlahnya.
6) Klik menu Advanced, pada kotak ini dapat diedit type constrainst,
deadline, constraints date, dll.
7) Klik sub menu Notes. Dapat diberikan catatan penting untuk pekerjaan
yang dimaksud.
8) Klik OK.


Calender
Calender View merupakan fasilitas lain yang ada Microsoft Project 2003,
disamping Gantt Chart dan Network Diagram. Pada Calender View
ditampilkan semua pekerjaan yang dituangkan dalam tanggal dan hari dari
sebuah bulan. Seperti halnya Chart Bar, Calender juga berfungsi sama,
yaitu untuk mengendalikan proyek yang mempunyai jangka waktu yang lama
tidaklah mungkin untuk ditampilkan dalam Calender secara keseluruhan.
Tombol Alt dan Home, untuk menuju ke awal proyek.
Kontrol Alt dan End, untuk menuju ke akhir proyek.
Tombol Alt dan panah atas, untuk menuju ke satu bulan berikutnya.
Tombol Alt dan panah bawah, untuk menuju ke satu bulan mendatang.
Menu Edit, kemudian Goto, untuk menuju pada tanggal yang
diiginkan.
Tombol 4 tanda panah (atas, bawah, kiri, kanan), untuk bergerak
pada lembar kerja Calender sesuai tombolnya.
Tombol Page Up dan Page down, untuk menggulung layar satu halaman
naik atau turun.


Editing Pekerjaan
Calender juga dapat digunakan untuk mengubah isian berhubungan dengan
pekerjaan. Untuk itu arahkan mouse pada pekerjaan yang akan diubah
kemudian double klik. Kotak dialog ini untuk mengedit jika ada hal-hal
yang perlu diganti, baik pada sumber daya, durasi, predecessor, maupun
yang lainnya.



Daftar Pekerjaan Hari Tertentu
Untuk melihat daftar pekerjaan yang ada pada hari-hari tertentu, dapat
dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1) Tempatkan mouse pada kotak tanggal yang telah ditentukan.

2) Klik kanan mouse, kemudian pilih Task List sehingga muncul sebuah
daftar tentang pekerjaan yang ada pada hari itu.

Melebarkan/Menyempitkan Baris dan Kolom
Baris
Pada Calender View, belum tentu pekerjaan dapat tertampung dalam
satu baris. Untuk itu bila menginginkan semua pekerjaan yang muncul
dalam satu baris, klik icon Zoom in dan Zoom out untuk sebalikya.
Kolom
Untuk melebarkan dan menyempitkan kolom sangatlah mudah karena cukup
dengan yang lain sesuai keperluan, maka Microsoft Project akan
memproses perintah tersebut.


Go To
Untuk meloncat dari satu hari ke hari yang lain sangatlah sulit jika
waktu proyek berbulan-bulan. Agar dapat meloncat ke tanggal tertentu,
ikutilah langkah-langkah berikut.
a. Klik menu Edit-Go To maka akan tampil.

b. Isilah ID jika menginginkan meloncat ke suatu pekerjaan tertentu
atau Date jika menginginkan meloncat ke tanggal tertentu.
c. Klik OK.


Text Style
Text Style adalah jenis font yang ada pada Calender View. Jika ingin
mengubahnya ikuti langkah berikut :
a) Klik menu Format, lalu klik Text styles.
b) Isi Item to Change dengan mengklik segitiga kecil dan pilihlah.
c) Tentukan jenis font.
d) Klik OK.



Bar Styles
Bar Styles adalah penentuan jenis kotak sebagai penenda suatu
pekerjaan. Ikuti langkah berikut :
1) Klik menu Format-Bar Styles maka akan tampil.
2) Pilih Task Type, Bar Shape, Pattern, Color, Split Pattern.
3) Isi Field(s) dengan mengklik segitiga kecil di sebelah kanan.

4) Pilihlah Fields tersebut jika menginginkan lebih dari satu, setiap
habis memilih berikan tanda koma (,).
5) Klik Align.
6) Klik OK.
Filtering
Filtering adalah penyaringan, artinya membuat tampilan Calender sesuai
dengan penyaringan yang diinginkan. Jika ingin mengetahui pekerjaan apa
saja yang telah selesai ikuti langkah berikut :
a. Pastikan berada pada Calender View.
b. Klik Project.
c. Klik Filter for, maka akan tampil.
d. Klik sesuai keinginan (Completed Tasks), maka ditampilkan pekerjaan-
pekerjaan yang telah selesai.

Network Diagram
Network Diagram merupakan salah satu fasilitas dari Microsoft Project
2003. Network diagram dapat juga digunakan untuk memulai perencanaan
proyek sehingga tidak selalu terpaku pada table Gantt. Pada prinsipnya
network diagram akan menunjukkan hubungan antara pekerjaan yang satu
dengan yang lain dalam sebuah proyek, termasuk juga jalur-jalur
kritisnya.
Hubungan Antarpekerjaan
Pada Network Diagram, untuk mengetahui hubungan antar pekerjaan ikuti
langkah berikut :
a) Klik garis penghubung sehingga muncul kotak dialog.

b) Ubah pada kotak isian Type.
c) Klik OK.
Hubungan juga dapat ditampilkan pada network diagram dengan cara sbb.
1) Pastikan berada pada network diagram.
2) Klik menu Format-Layout-Show link labels.

3) Klik OK.


Kegiatan Utama dan Rincian
Pada network diagram terdapat istilah kegiatan utama dan kegiatan
rincian, kegiatan rincian tersebut dapat ditampilkan dan dapat pula
disembunyikan kegiatan rincian, ikuti langkah berikut :
a. Klik menu Project-Outline-Hide Subtask.
b. Maka kegiatan rincian telah tersembunyi.
Untuk menampilkan kembali kotak rincian adalah :
a) Klik menu Project-Outline-Show-All subtask.
b) Maka akan terlihat kembali.


Menyembunyikan isi kotak (Field)
1) Klik menu Format.
2) Klik Layout sehingga muncul tampilan.

3) Klik pada kotak Hide all field sxcept ID.
4) Klik OK sehingga muncul seperti gambar.


Tanda pada Network Diagram
Pada Network diagram terdapat ciri-ciri yang dapat diberikan pada kotak-
kotaknya, antara lain pekerjaan yang telah selesai, pekerjaan yang
sedang dalam pelaksanaan dan pekerjaan yang belum berjalan serta
pekerjaan yang berada di jalur kritis. Untuk memberikan tanda ikutilah
langkah berikut :
a. Klik menu Format-Layout-Mark in-progres and completed.
b. Microsoft Project akan memberikan tanda pada pekerjaan yang sedang
berjalan maupun yang telah selesai.
Untuk pekerjaan belum selesai tidak mempunyai tanda apa-apa.
Pekerjaan sedang berjalan diberi tanda (satu coretan
menyilang).
Pekerjaan yang telah selesai muncul tanda silang sebesar kotak
diagram.
Untuk pekerjaan kritis diagram dan kotaknya berwarna merah.


Jadwal Kerja
Setiap proyek mempunyai jadwal kerja sendiri. Microsoft Project 2003
mempunyai jadwal kerja standar yaitu :
Hari kerja adalah hari senin sampai dengan jumat.
Jam kerja adalah 08.00 sampai 12.00, kemudian dilanjutkan jam
13.00 sampai 17.00, berarti 1 hari ada 8 jam kerja.
Tidak ada hari libur khusus.
Microsoft Project 2003 mempunyai dua macam kalender :
Kalender kerja proyek secara umum, artinya selama proyek berjalan
baik dalam ukuran bulan maupun tahun jadwal kerjanya tetap.
Kalender kerja sumber daya. Tiap sumber daya bisa mempunyai
kalender kerja sendiri-sendiri.


Membuat Jadwal Kerja Standar
Setiap proyek pasti mempunyai jadwal kerja yang jelas karena jadwal
kerja tersebut berguna untuk keperluan administrasi proyek itu sendiri.
Untuk membuat sebuah jadwal kerja ikuti langkah berikut ini :
1) Klik menu Tools-Change Working Time.

2) Pada Select Date (s), tekan tombol Scroll up sampai menemui bulan
yang diinginkan.
3) Blok semua nama hari yang ada kemudian klik Nondefault working time.
4) Isilah jam yang dijadwalkan.

5) Klik hari liburnya, kemudian klik Non-Working time.

6) Klik Option yang isinya adalah :

Default start time, yaitu mulai jam kerja (08.00).
Default end time, yaitu akhir jam kerja (16.00).
Hours per day, yaitu jumlah jam kerja perhari (6.5 jam).
Hours per week, yaitu jumlah jam kerja per minggu (39 jam).
Day per month, jumlah hari per bulan (26 hari).
7) Jika semua telah terisi maka klik OK.


Membuat Hari Libur Khusus
Langkah-langkah adalah sebagai berikut :
a. Klik menu Tools-Change Working Time.
b. Klik tanggal yang dianggap libur kemudian klik Notworking time.
c. Klik OK.


Membuat Jadwal Sumber daya
Sumber daya yang dipakai pada sebuah proyek kadang mempunyai jadwal
kerja tersendiri karena suatu sebab. Sebagai contoh, pada proyek
terdapat sebuah sumber daya yang bernama Sub Kon C, yang mempunyai
jadwal kerja jumat dan sabtu, sedangkan jam kerja sama seperti yang
lainnya. Untuk membuat jadwal kerja sumber daya ikutilah langkah
berikut :
1) Klik Resources Sheet yang ada pada View Bar.
2) Pilih sumber daya yang akan diberi jadwal khusus dengan mengklik dua
kali.

3) Ikuti seperti langkah seperti biasa lalu blok hari yang tidak
digunakan lalu pilih Non working time.

Laporan Proyek
Untuk membuat laporan proyek dapat dilakukan dengan mengklik View-
Report sehingga akan tampil kotak dialog.



Overview adalah jenis laporan yang berisi tentang proyek secara
keseluruhan. Pada overview terdapat 5 cabang adalah :

Project summary, memuat laporan yang isinya ringkasan dari
proyek.
Top level tasks, memuat laporan yang berisi pekerjaan-pekerjaan
utama saja.
Critical tasks, memuat laporan yang isinya daftar pekerjaan yang
berada dalam jalur kritis.
Milestone, memuat laporan yang isinya daftar pekerjaan
milestone.
Working days, memuat laporan yang isinya jadwal kerja.


Current Activity adalah jenis laporan yang berisi kegiatan proyek.
Cabang dari current activity adalah :

Unstarted tasks, memuat laporan yang isinya pekerjaan yang belum
dikerjakan.
Tasks Starting Soon, memuat laporan yang isinya pekerjaan yang
akan dimulai.
Taks in progress, memuat laporan yang isinya pekerjaan yang
sedang dikerjakan.
Completed tasks, memuat laporan yang isinya pekerjaan telah
selesai.
Should have started tasks, memuat laporan yang isinya pekerjaan
yang harus selesai pada tanggal tertentu.
Slipping tasks, memuat laporan yang isinya pekerjaan yang
menyimpang.

Costs adalah laporan yang berisi biaya proyek. Cabang dari costs
adalah :

Cash flow, memuat laporan keuangan yang isinya keluar masuknya
dana proyek.
Butgets, memuat laporan keuangan yang isinya tentang data budget
keuangan proyek.
Overbudgets tasks, memuat laporan keuangan yang isinya tentang
pekerjaan-pekerjaan yang melebihi budget (anggaran).
Overbudgets Resources, memuat laporan keuangan yang isinya
tentang sumber daya yang melebihi anggaran.
Earned Value, memuat laporan keuangan yang isinya tentang nilai
tambah terhadap proyek.


Assignments adalah jenis laporan yang berisi pemakaian sumber daya
pada proyek. Cabang dari assignment adalah :

Who Does what, memuat laporan sumber daya yang isinya tentang
daftar sumber daya dengan tugas-tugasnya.
Who does what when, memuat laporan sumber daya yang isinya
tentang daftar sumber daya dengan tugas-tugasnya dan waktu
pelaksanaannya.
To-do list, memuat laporan sumber daya yang isinya tentang
daftar sumber daya dengan tugas-tugas yang harus dikerjakan.
Overallocated Resources, memuat laporan sumber daya yang isinya
tentang daftar sumber daya dengan tugas-tugas yang melebihi.


Workload adalah jenis laporan yang berisi beban yang ditanggung
oleh sumber daya pada proyek. Cabang dari workload adalah :

Task usage, memuat laporan beban pekerjaan yang isinya tentang
daftar pekerjaan dengan sumber daya dan beban kerja dalam jam per
minggu.
Resource usage, memuat laporan beban pekerjaan yang isinya
tentang daftar pemakaian sumber daya per pekerjaan dengan beban
kerja dalam jam per minggu.


Costum adalah jenis laporan yang berisi segala sesuatu yang
berhubungan dengan proyek tetapi ditentukan sendiri oleh pengguna
komputer.

Laporan dalam menu Costum dapat dibuat dengan pilihan yang ada
sesuai dengan kebutuhan masing-masing proyek.
Crosstab adalah menyilangkan dua hal untuk dijadikan dalam satu
tabel.


Laporan Dalam Tabel
Maksud dari laporan tabulasi proyek adalah laporan dalam bentuk tabel
pada proyek. Untuk membuat laporan tersebut, biasanya laporan dalam
bentuk tabel dapat berkenaan dengan sumber daya dan berkenaan dengan
pekerjaan. Ada 3 jenis laporan dalam bentuk tabulasi yang akan
dijelaskan yaitu :
Resource Sheet
Tabulasi Resource Sheet didapat dari;
a. Klik Resource Sheet yang ada pada View Bar.
b. Klik menu View - Table.
c. Akan muncul pilihan Entry, Cost, Summary, Usage, Work.
Resource Usage
Tabulasi Resource Usage didapat dari :
a. Klik Resource Sheet yang ada pada View Bar.
b. Klik menu View-Table.
c. Akan muncul pilihan Entry, Cost, Summary, Usage, Work.
Task Usage
Tabulasi task usage didapat dari;
a. Klik Resource Sheet yang ada pada View Bar.
b. Klik menu View-Table.
c. Akan muncul pilihan Summary, Work, Variance, Usage, Tracking,
Schedulle, Entry, Cost.
Laporan Dalam Grafik
Untuk membuat laporan dalam grafik diperlukan tahapan sebagai berikut :
1) Klik Resource Graph yang ada pada View Bar.
2) Klik menu Format-Timescale, maka akan tampak kotak dialog.
3) Isikan Units pada Major scale dan Minor scale sesuai keperluan.
Isinya dapat berupa year, month, day, week, dan lain-lain.

4) Klik OK. Akan terlihat grafik pemakaian sumber daya selama proyek
berlangsung. Untuk melihat sumber daya yang lainnya, gunakan tombol
anak panah ke atas atau ke bawah.

Ada bermacam-macam grafik yang dapat ditampilkan. Untuk lebih detail
lagi mengenai tampilan grafik, setelah tahapan-tahapan di atas, perlu
ditambah beberapa tahapan lagi, yaitu :
1) Klik menu Format
2) Klik Details, maka akan tampak

Peak Units, untuk melihat puncak dari pemakaian sumber daya.
Work, untuk melihat pemakaian dalam jam kerja oleh sumber daya.
Cummulative Work, untuk melihat secara kumulatif pemakaian jam
kerja oleh sumber daya.
Over Allocation, untuk melihat kelebihan alokasi sumber daya.
Percent Allocation, untuk melihat alokasi sumber daya dalam
persentase.
Remaining Availability, untuk melihat sisa tenaga kerja yang
harus disiapkan.
Costs, untuk melihat biaya.
Commulative cost, untuk melihat secara kumulatif pemakaian biaya
oleh sumber daya.
Work Availability, untuk melihat kemampuan pemakaian jam kerja
oleh sumber daya.
Unit Availability, untuk melihat kemampuan pemakaian sumber daya
yang tersedia.


Kemajuan Proyek
Secara nyata kemajuan proyek dapat dilihat dalam beberapa bagian yaitu
dapat bersifat umum, dari sumberdayanya (material, biaya, dan
sumberdaya manusia). Kemajuan proyek juga dapat menjadi tolok ukur
keberhasilan pengelola proyek (manager proyek) apakah bersifat
professional atau tidak. Kemajuan sebuah proyek dapat dilihat dari
berbagai sudut pandang, antara lain :


Project Information
Langkah-langkah sebagai berikut:
1) Klik menu Project - Project Information-Statistics sehingga muncul
tampilan.

2) Klik Close untuk menutup.
Properties
Penentuan kemajuan proyek dapat juga dilihat dari properties dengan
cara:
1. Klik menu File.
2. Klik menu Properties sehingga muncul tampilan.


Hubungan Pekerjaan - Biaya
Kemajuan proyek dari segi hubungan pekerjaan dengan biaya yang ada,
dapat dilihat dengan cara :
1. Klik Gantt Chart pada View Bar.
2. Klik menu File – Table - Cost.

Hubungan Pekerjaan - Biaya
Kemajuan proyek dari segi hubungan pekerjaan dengan jam kerja yang ada,
dapat dilihat dengan cara :
a. Klik Gantt Chart pada View Bar.
b. Klik menu File – Table - Work.


Hubungan Pekerjaan - Biaya
Kemajuan proyek dari segi hubungan sumberdaya dengan biaya yang ada,
dapat dilihat dengan cara;
a. Klik Resource Sheet pada View Bar.
b. Klik menu File – Table - Cost.


Hubungan Pekerjaan - Biaya
Kemajuan proyek dari segi hubungan sumber daya dengan jam kerja yang
ada, dapat dilihat dengan cara :
a. Klik Resource Sheet pada View Bar.
b. Klik menu File – Table - Cost.
Tracking Gantt
Tracking Gantt adalah kemajuan proyek yang ditandai dengan presentase
dan berada pada Gantt Chart.


Progress Line
Kemajuan proyek juga dapat dilihat dari Progress line (garis kemajuan).
Lewat progress line akan ditunjukkan pada tiap pekerjaan yang sedang
dilaksanakan, dari garis tersebut dapat diperoleh informasi mana
pekerjaan yang terlambat dan mana pekerjaan yang lebih maju dari
tanggal tersebut. Untuk membuat progress line, caranya adalah sebagai
berikut :
a) Klik Gantt Chart pada View Bar.
b) Arahkan mouse pada bidang Bar Chart di areal yang kosong.
c) Klik tombol mouse kanan sehingga muncul tampilan.

d) Klik Progress line sehingga muncul kotak dialognya. Pada menu
Progress line terdapat dua submenu, yaitu Dates and intervals dan
Line styles.


Optimasi Proyek
Istilah optimasi hampir sama dengan istilah optimalisasi, yaitu
mengoptimalkan proyek dengan menggunakan sumber daya yang ada dan
meminimisasi kendala guna suatau tujuan bersama. Optimasi biasanya
dikaitkan dengan waktu, sumber daya, biaya.


Pemendekan Waktu
Biasanya pemendekan durasi terjadi pada lintasan-lintasan kritis suatu
proyek. Dengan pengalaman yang ada manajer proyek dapat menentukan
pemendekan durasi untuk suatu jenis pekerjaan. Sebagai contoh proyek
ini, pekerjaan kritis ada pada kusen aluminium dengan durasi 80 hari,
kemudian dipendekkan menjadi 50 hari. Masukkan 50 hari itu pada
pekerjaan kusen aluminium, kemudian diprogres dengan cara :
1) Klik menu Tools – Tracking - Update Project.
2) Klik OK.
3) Klik Project Information.
4) Klik Statistic.



Constraints
Secara harfiah constrains diartikan dengan kendala. Pada proyek,
constrains diartikan kendala yang ada pada hubungan satu pekerjaan
dengan pekerjaan lain. Di dalam sebuah proyek terdapat delapan buah
hubungan constrains :
As soon as possible, pekerjaan dilaksanakan sesegera mungkin,
tanggal ataupun finish tidak dipermasalahkan.
As late as possible, pekerjaan dilaksanakan selambat mungkin;
biasanya pekerjaan diberi tanggal finish.
Start no earlier than, pekerjaan baru dapat dilaksanakan pada
tanggal start atau sesudahnya.
Start no later than, pekerjaan baru dapat dilaksanakan sebelum
tanggal start atau pada tanggal start.
Finish no earlier than, pekerjaan baru selesai pada tanggal start
atau sesudahnya.
Finish no later than, pekerjaan baru dapat selesai sebelum tanggal
start atau pada tanggal start.
Must finish on, pekerjaan harus selesai pada tanggal yang telah
ditetapkan.
Must start on, pekerjaan harus mulai tanggal yang telah
ditentukan.
Pemberian constraint ini dapat dilihat dengan cara sebagai berikut ;
1) Arahkan pointer project pada sebuah pekerjaan.
2) Double klik, lalu klik Advance sehingga mucul.

3) Klik Constrain tipe.


Lag & Lag Time
Optimasi juga dapat dibantu dengan Lag & Lead Time, yaitu penambahan
atau pengurangan durasi sebelum atau sesudah hubungan pekerjaan.


Kerja Lembur
Kerja lembur atau overtime dapat pula dijadikan sarana untuk
mengoptimasi proyek. Pada contoh ini semua pekerjaan yang belum selesai
diberi waktu overtime selama tiga jam. Untuk memasukkan waktu lembur
dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :
1) Klik Gantt Chart pada View Bar.
2) Klik menu Window, lalu Split sehingga muncul tampilan.

3) Klik pada bagian bawah, kemudian klik menu Format – Details
-Resources Work.
4) Isikan Overtime-nya.
5) Klik OK.


Dead Line
Setiap proyek pasti mempunyai batas waktu yang telah ditentukan. Untuk
itu cara-cara optimasi di atas dapat digunakan untuk memproses jika
proyek terkena batas waktu. Untuk memainkan batas waktu proyek dapat
dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1) Klik menu Project - Project Information.
2) Isilah Scedulle Form dengan project finish date.
3) Isikan Finish Date (tanggal berakitnya proyek).
4) Klik OK.
Microsoft Project akan memproses tanggal tersebut. Dengan pengisian
tersebut tidak mesti mulus perjalannya karena beberapa bagian optimasi
seperti pengurangan durasi, pengecekan constraints, penambahan lag &
lead time, serta pengadaan waktu lembur sangat berarti sekali dalam
proses pemulusan untuk deadline tersebut. Jadi tidak mungkin secara
otomatis sebuah program dapat menyelesaikan hal tersebut, jika batasan-
batasan (optimasi) tidak diberikan ke dalam program. Batasan waktu
tersebut dapat juga dibuat pada saat memulai proyek baru. Baiknya
adalah jika sebuah pekerjaan telah melampaui batasan waktu tersebut
maka project akan memberikan tanda, sehingga baik durasi, constraints,
lag & lead time dapat diatur sesuai kebutuhan yang ada.


7.3 PENGERTIAN FUNGSI PADA MICROSOFT PROJECT 2007
Gantt Chart
Diagram balok ditemukan oleh H.L Gantt pada tahun1917. Diagram ini
paling banyak digunakan pada penjadwalan proyek konstruksi karena
kemudahannya. Dengan berpedoman bahwa diagram balok disusun dengan
meksud mengidentifikasi unsur waktu dari urutan dalam merencanakan
suatu kegiatan, yang terdiri dari saat mulai sampai saat selesai.
Diagram balok masih digunakan secara luas disebabkan oleh karea bagan
balok mudah dibuat dan dipahami oleh setiap level manajemen, sehingga
amat berguna sebagai alat komunikasi dalam dalam pelaksanaan proyek.
Gantt Chart diartikan sebagai suatu diagram yang terdiri dari
sekumpulan garis yang menunjukkan saat mulai dan saat selesai yang
direncanakan untuk item-item pekerjaan di dalam proyek.
Network Diagram
Network Diagram merupakan salah satu fasilitas dari Microsoft
Project 2003. Network diagram dapat juga digunakan untuk memulai
perencanaan proyek sehingga tidak selalu terpaku pada tabel Gantt.
Pada prinsipnya network diagram akan menunjukkan hubungan antara
pekerjaan yang satu dengan yang lain dalam sebuah proyek, termasuk
juga jalur-jalur kritisnya.
Resource Sheet
Maksud dari laporan tabulasi proyek adalah laporan dalam bentuk
tabel pada proyek. Untuk membuat laporan, biasanya laporan dalam
bentuk tabel dapat berkenaan dengan sumber daya dan berkenaan dengan
pekerjaan.
Resource Graph
Untuk membuat laporan dalam grafik diperlukan.


7.4 LAMPIRAN HASIL PRAKTIKUM DAN LANGKAH KERJA
Terlampir

7.5 KESIMPULAN DAN SARAN
7.5.1 Kesimpulan
1) Microsoft Project 2007 mengizinkan pemasangan prioritas pekerjaan
antara 1 sampai dengan 1000.
2) Pengaturan kalender, termasuk waktu kerja dalam sebuah pekerjaan,
dapat dilakukan.
3) Memberikan tanda kepada pemakai jika proyek selesai sesudah batas
waktu yang ditentukan.
4) Menyediakan sumber daya berupa material.
5) Network diagram view yang baru dan lengkap .
6) Pada network diagram dapat pula diatur mengenai outlining, seperti
menyembunyikan subtask dan memunculkannya kembali, serta
menampilkan hanya pekerjaan utama saja.
7) Diperkenalkan grup pekerjaan dan sumber daya yang lebih memudahkan
pengontrolannya.


7.5.2 Saran
1) Sebaiknya laboratorium menyediakan fasilitas/komputer yang program
Microsoft Office Project 2007 sudah terinstal sempurna agar
praktikum dapat berjalan dengan lancar.
2) Sebaiknya waktu praktikum diperpanjang