Tutorial Access PDF

ACCESS 2010 Tutorial orientado a la acción

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Julio Infante

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CAPITULO I (Bases de Datos) Como crear una Base de Datos en Access 2010 Hay dos maneras de crear una Base de Datos en Access 2010. 1. La primera es buscar el siguiente cuadro en la parte inferior derecha de la pantalla inmediatamente se acceda al Access:

Paso 1: Le damos un nombre a la Base de Datos Paso 2: presionamos el botón crear

2. La segunda manera de crear una Base de Datos es la siguiente: Ubicamos el botón Base de Datos en Blanco y lo presionamos dos veces.

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Posteriormente tendremos que cambiarle el nombre, ( Ver siguiente gráfica) ya que Access en este caso asigna un nombre por defecto.

Nos aparecerá una ventana como la siguiente:

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Nos ubicamos entonces en la opción “Archivo” del menú principal y le damos click. Entonces nos aparece la siguiente pantalla, en la cual vamos a seleccionar la opción “Guardar base de datos como”

Y le damos un nombre tal y como se detalla en la siguiente gráfica:

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Como abrir una Base de Datos en Access 2010 Podemos seleccionar la opción “Abrir”, tal y como nos indica la flecha con el número 1 en la siguiente gráfica, la cual nos abrirá el directorio que tiene configurado el Access para sus documentos.

ó también podemos ver las últimas Bases de Datos abiertas y seleccionar la que queremos abrir donde nos indica la flecha # 2.

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CAPITULO II (Tablas) Los Cuatro Pasos Básicos en el diseño de una Base de Datos 1. Debemos tener muy claro cuál es nuestro objetivo principal al tomar la decisión de crear una Base de Datos, sobre todo los resultados que en materia de información esperamos obtener. Teniendo claro dicho objetivo será más fácil determinar acertadamente los conjuntos de datos que necesitamos proporcionarle a la Base de Datos, para que a partir de ellos cumplamos con nuestro propósito, aprovechando las herramientas que Access nos ofrece para tal fin. Por ejemplo: Deseamos crear una Base de Datos que nos ayude a controlar nuestro presupuesto familiar o de un pequeño proyecto. El objetivo de dicha Base de Datos es el permitirnos hacer un seguimiento a nuestros gastos mensuales de acuerdo a un presupuesto organizado por capítulos. El sistema debe permitirnos mediante consultas ó informes una comparación entre lo presupuestado y lo ejecutado para cada capítulo del presupuesto en un momento específico o al final de un periodo en particular. 2. Crear las Tablas Habiendo realizado detalladamente lo comentado en el punto anterior procedemos a la creación de las tablas. Las tablas son los objetos más importantes en una Base de Datos, los otros objetos (formularios, consultas, informes, etc.) se basan y necesitan de las tablas para cumplir su función. Una tabla debe contener datos sobre un tema específico y no debe contener información duplicada. Volviendo al ejemplo de la Base de Datos de presupuesto, el tema específico de los capítulos del presupuesto nos lleva a crear una tabla llamada “capítulos”, la cual cumple con los anteriores dos criterios (contiene datos sobre un tema específico y no contiene información duplicada), veamos un ejemplo de los datos que contendría: 01 Alimentación

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02 Servicios públicos 03 Transporte . . . 18. impuestos Otra tabla puede contener los meses del año. 01 enero 02 febrero 03 marzo . . . 12 diciembre La cual también cumple con los dos criterios citados anteriormente (contiene datos sobre un tema específico y no contiene información duplicada)

3.

Definir las Llaves principales. Cada tabla debe tener una llave principal única. En caso de que el diseño nos arroje tablas que no la tengan, podemos suplirlo accediendo a que el Access genere un campo de tipo auto numérico para cada una de ellas o creando llaves compuestas (involucra más de un campo). Las llaves principales son indispensables para relacionar las tablas.

4. Definir las relaciones entre las tablas. La relación más común entre las tablas es la relación 1 a n. Una relación 1 a n quiere decir que para cada registro en la primera tabla pueden existir uno, varios o ninguno relacionado en la segunda tabla. En la siguiente gráfica podemos observar:

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La tabla meses(1) se relaciona con la tabla presupuesto(n), lo cual quiere decir que cada mes en la tabla meses (enero, febrero, marzo, etc.), puede aparecer muchas veces en la tabla presupuesto. La tabla meses(1) se relaciona con la tabla egresos(n), lo cual quiere decir que cada mes en la tabla meses (enero, febrero, marzo, etc.), puede aparecer muchas veces en la tabla egresos. La tabla capítulos(1) se relaciona con la tabla presupuesto(n), lo cual quiere decir que cada capítulo en la tabla capítulos (alimentación, educación, servicios públicos, etc.), puede aparecer muchas veces en la tabla presupuesto. La tabla capítulos(1) se relaciona con la tabla egresos(n), lo cual quiere decir que cada capítulo en la tabla capítulos (alimentación, educación, servicios públicos, etc.), puede aparecer muchas veces en la tabla egresos).

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Como crear tablas en Access 2010 Al crear una Base de Datos Access se activan las herramientas contextuales para las tablas (ver flecha # 1) y se abre la ventana tabla (ver flecha # 2) en la siguiente gráfica:

El Access inmediatamente se crea una Base de Datos, crea una tabla por defecto llamada Tabla1.

En la siguiente gráfica observamos la tabla en vista hoja de datos:

La vista hoja de datos muestra los registros de una tabla en las filas y los campos en las columnas.

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Cambiemos el nombre a la tabla. Ubiquemos en la pestaña que muestra el nombre de la tabla o donde indica la flecha en la siguiente gráfica y presionemos el botón derecho del ratón, y seleccionemos la opción guardar.

Nos aparece entonces la siguiente pantalla, solicitándonos un nombre para la nueva tabla.

Y le asignamos un nombre, en este caso le he colocado “Meses”

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Presionamos el botón “Aceptar” y nos colocamos en la pestaña del nombre de la tabla tal y como lo señala la flecha en la próxima gráfica, presionando el botón derecho del ratón.

Seleccionamos entonces la opción “Vista Diseño” del menú. Vemos como Access ha creado un campo auto numérico de manera automática, me refiero al campo “Id” el cual se indica en la siguiente gráfica con la flecha # 1. Para este ejercicio lo vamos a dejar, note que el Access lo ha definido como clave principal (ver la llave que ha colocado a la

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izquierda del nombre del campo). Nos vamos entonces a la segunda fila y digitamos un nombre para el segundo campo, que en este caso le he asignado el nombre “mes” (ver flecha # 2)

En la columna tipo de datos de la fila donde se encuentra definido el campo “mes” vamos a seleccionar “Texto”.

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Y en la ventana de las propiedades del campo le vamos a colocar en la propiedad “Tamaño del campo” le vamos a decir que va a tener máximo 15 dígitos, tamaño de campo suficiente para describir los meses del año. Nos ubicamos nuevamente en la pestaña que contiene el nombre de la tabla, “meses” en este caso y presionamos el botón derecho del ratón; seguidamente seleccionamos la opción guardar del menú.

Nos ubicamos nuevamente en la pestaña que contiene el nombre de la tabla, “meses” en este caso y presionamos el botón derecho del ratón; seguidamente seleccionamos la opción cerrar del menú (ver siguiente gráfica).

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Entonces buscamos la tabla recién creada en el panel de navegación del lado izquierdo de la pantalla y le damos doble click.

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Y comenzamos a ingresar los registros. Hay que anotar que la columna o campo “Id” no se puede modificar, ya que es un campo autonumérico cuyo control lo tiene el Access. Luego nos ubicamos en la columna o campo “mes” y comenzamos a digitar los meses del año.

Fijémonos como al digitar “Enero” en la primera fila sobre la columna “mes” Access le asigna el número 1 al campo “Id” automáticamente, creando de esta manera el primer registro de la tabla. Nos ubicamos entonces en el segundo registro exactamente donde indica la flecha en la próxima gráfica.

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Y digitamos el segundo mes, y así sucesivamente hasta completar los meses del año. Así debe quedar la tabla meses:

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Luego ubicamos la pestaña con el nombre de la tabla, presionamos el botón derecho del mouse y seleccionamos la opción guardar para guardar la tabla “meses”.

Claves principales combinadas En la tabla que creamos en el ejercicio anterior la clave principal era un solo campo “Id” de tipo auto numérico. Miremos la siguiente tabla “presupuesto” definida en el siguiente ejemplo:

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Esta tabla contiene 3 campos de los cuales la unión de los dos primeros: cod_mes y nom_cap por criterios de diseño forman la clave principal. Miremos: Cod_mes : representa un mes específico en el año. Nom_cap : representa un capítulo del presupuesto. Valor: valor presupuestado para un capítulo en un mes determinado Ejemplo: Cod_mes = “01”  Enero Nom_cap = “Alimentación” Valor=

250

Lo que quiere decir que si determinamos una clave compuesta como clave principal a cod_mes + nom_cap y digitamos estos datos (“01”, “alimentación”, 250) El capítulo “alimentación” en el mes de “enero” ya no lo podemos incluir en otro registro, Ya que crearía valores duplicados y Access no lo va a permitir

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Para definir la clave compuesta hacemos lo siguiente:

Nos ubicamos en el cuadro gris al lado izquierdo del primer campo (cod_mes) que va a formar la clave principal, presionamos el botón izquierdo del ratón y sin soltar el botón arrastramos el ratón hasta que cubra el siguiente campo (nom_cap).

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Presionamos el botón derecho del ratón en cualquier parte del área seleccionada y escogemos la opción “clave principal”, Microsoft Access entiende que se está creando una clave principal compuesta y la manera de identificarlo es con una llavecita a la izquierda de cada campo. Ver siguiente gráfica.

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Tipos de Datos en Access 2010

Un tipo de datos determina como va a ser el almacenamiento de datos en un campo de una tabla, y esto va a depender de la función que quieres que cumpla cada dato en particular. Tenemos que analizar muy bien la escogencia del tipo de datos para cada campo, y de las relaciones que pueda tener con otras tablas, ya que el cambiarlo cuando la base de datos entre en producción puede representarte perdida de datos sobre todo en aquellos que sean claves principales. Miremos las opciones que ofrece Microsoft Access en cuanto a tipos de datos:

- Texto: se utiliza para introducir datos que incluyan texto, valores numéricos que no requieran cálculos matemáticos o combinación de texto y números. (acepta hasta 255 caracteres) - Memo: El tipo memo acepta hasta 63.999, ideal para descripciones muy completas con más de 255 caracteres. - Número: Datos numéricos que vayan a ser utilizados para realizar cálculos matemáticos.

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- Fecha/Hora: Es importante utilizar este tipo para introducir datos de fecha (del año 100 al año 9999).

- Moneda: Ideal para datos numéricos que representen valores en moneda, que vayan a utilizarse para cálculos matemáticos y que necesitemos que lo preceda el signo de moneda. Acepta hasta 15 dígitos para la parte entera del número y hasta 4 dígitos en su parte decimal, se recomienda utilizar en datos en donde se requieran hasta 4 dígitos decimales.

- Auto numérico: El valor que contenga este campo se va air incrementando cada vez que se agregue un registro a la tabla que lo contenga. , luego este tipo de datos es utilizado para llevar una secuencia de los registros ingresados a una tabla. (No permite modificaciones)

- Si/No: Ideal para seleccionar registros de acuerdo a este criterio.

- Objeto OLE: Este tipo de datos es usado para enlazar o adjuntar archivos creados en otros programas, como pueden ser archivos Word, Excel, etc. (el archivo ocupa espacio en la base de datos.

- Hipervínculo: Es usado para campos que contienen enlaces a páginas web, direcciones de correo, o archivos que abren con un navegador web.

- Datos adjuntos: a diferencia del tipo objeto OLE, cada documento, grafico, hoja de cálculo, etc que se adjunte a un campo de este tipo se ejecutará en el programa que fue creado, sin requerir más espacio adicional en la base datos del que necesita el solo enlace.

- Calculado: Este tipo de datos en nuevo con Microsoft Access 2010, el cual usa datos en la misma tabla para hacer cálculos.

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- Asistente para búsquedas: Te permite buscar datos en otra tabla o en una lista de valores predeterminada para el campo.

Para el tipo de Datos número existen las diferentes opciones para el tamaño del campo

Tamaño del campo Byte

Valores permitidos

Precisión decimal

Números enteros entre 0 y 255

ninguna

Tamaño almacenamiento 1 byte

Entero

Entre el número -32,768 hasta el número 32,767 Entre el número -2,147,483,648 y 2,147,483,647

ninguna

2 bytes

ninguna

4 bytes

Entre el número -3.4 x 10^38 al número 3.4 x 10^38 Entre el número -1.797 x 10^308 y el 1.797 x 10^308 No soportado por archivos .accdb Entre el número -9.999 x 10^27 y el número 9.999 x 10^27

7

4 bytes

15

8 bytes

N/A

16 bytes

28

12 bytes

Entero largo

Simple Doble Id. de réplica Decimal

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Relaciones entre Tablas en una Base de Datos Access Una Base de Datos relacional es un contenedor que alberga múltiples tablas que guardan información relacionada, permitiendo una estructura centralizada y eliminando los problemas de redundancia y control de los datos, veamos unas recomendaciones: Crear tablas independientes para cada entidad para evitar la redundancia de datos. Asignar una llave primaria a cada tabla para evitar que la tabla contenga registros duplicados y valores nulos, y que además nos permita relacionar tablas. Incluir llaves foráneas, necesarias para crear relaciones entre tablas en la base de datos. Una llave foránea debe ser del mismo tipo, tamaño y debe contener los mismos datos que la llave primaria con la cual se ha relacionado. La relación más común entre las tablas es la relación 1 a n. Una relación 1 a n quiere decir que para cada registro en la primera tabla pueden existir uno, varios o ninguno relacionado en la segunda tabla. En la siguiente gráfica que representa un programa para controlar un presupuesto podemos observar: -

-

-

La tabla meses(1) se relaciona con la tabla presupuesto(n), lo cual quiere decir que cada mes en la tabla meses (enero, febrero, marzo, etc.), puede aparecer muchas veces en la tabla presupuesto. La tabla meses(1) se relaciona con la tabla egresos(n), lo cual quiere decir que cada mes en la tabla meses (enero, febrero, marzo, etc.), puede aparecer muchas veces en la tabla egresos. La tabla capítulos(1) se relaciona con la tabla presupuesto(n), lo cual quiere decir que cada capítulo en la tabla capítulos (alimentación, educación, servicios públicos, etc.), puede aparecer muchas veces en la tabla capítulos). La tabla capítulos(1) se relaciona con la tabla egresos(n), lo cual quiere decir que cada capítulo en la tabla capítulos (alimentación, educación, servicios públicos, etc.), puede aparecer muchas veces en la tabla egresos).

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Miremos como se crea una de estas relaciones: Ubiquemos la opción Herramientas de base de datos y le damos click.

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Y presionamos el icono relaciones.

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Si es la primera vez que entramos a crear relaciones seguramente nos aparecerá la pantalla sin ninguna tabla, entonces procedemos a presionar el botón derecho sobre cualquier parte de esta área y le podemos dar la opción mostrar todo, o mostrar tabla por tabla.

Después que tenemos todas las tablas en pantalla, procedemos a crear las relaciones,. Supongamos que ya hemos creado tres de ellas como aparece en la próxima gráfica. Vamos a crear entonces la relación 1 a n meses(1) – presupuesto(n). Hay que aclarar que el campo cod_mes de la tabla mes debe ser del mismo tipo y tamaño del campo cod_mes en la tabla presupuesto. Seleccionamos con el botón izquierdo del ratón el campo cod_mes de la tabla meses y sin soltarlo lo trasladamos hacia la tabla presupuesto, soltándolo sobre el campo cod_mes de la tabla presupuesto, ver siguientes dos gráficas.

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Al soltar el botón izquierdo, Microsoft Access muestra una pantalla entendiendo que pretendemos crear una relación uno a n entre estas dos tablas (flecha #2) mediante los campos cod_mes (flecha # 1)de cada una de ellas. El campo cod_mes de la tabla presupuesto se convierte entonces en una llave foránea de la llave primaria de la tabla meses (cod_mes).(ver siguiente gráfica).

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El cuadro nos permite seleccionar tres opciones:

Integridad referencial quiere decir que al definir cod_mes de la tabla presupuesto como una llave foránea de la llave primaria cod_mes de la tabla meses , sus datos deben primero existir en la tabla meses , o lo que es lo mismo, hay que crear los meses del año en la tabla meses antes de intentar digitar datos en el campo cod_mes de la tabla presupuesto. Las otras dos opciones (actualizar en cascada los campos relacionados y eliminar en cascada los registros relacionados) se refiere a que cualquier cambio en la tabla que contiene la llave primaria, lo va a reproducir en las tablas que tienen llaves foráneas dependiente de dicha llave primaria.

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Seleccionamos entonces las tres opciones (exigir integridad referencial, actualizar en cascada los campos relacionados y eliminar en cascada los registros relacionados) y presionamos el botón crear. De esta manera hemos creado la relación 1 a n entre estas dos tablas.

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CAPITULO III (Formularios) Como crear un formulario Automático en Access Los formularios ofrecen una interface amigable a los usuarios de una Base de Datos en el momento de ingresar los datos, de tal manera que la información que es suministrada a través del formulario va quedando almacenada en la tabla que se ha definido como fuente de datos de ese formulario en particular, mejorando ostensiblemente la presentación en pantalla de los datos y generando un entorno gráfico amigable a los usuarios que van a interactuar con la BD. Seleccionamos la tabla que va a ser la fuente de los datos en el panel de navegación ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla, tal y como podemos ver en la siguiente figura:

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Posteriormente seleccionamos en la cinta de opciones la pestaña crear y escogemos la opción formulario.

Vemos entonces como Access genera un formulario automático de esta manera, enlazando los datos del formulario al contenido de la tabla origen de los datos.

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Podemos entonces comenzar a ingresar, modificar, borrar, etc. Los datos de la tabla “Facturas” por medio del formulario “Facturas”. Podemos navegar por los registros que contiene la tabla “Facturas” a través del selector de registros ubicado en la parte inferior izquierda del formulario.

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CAPITULO IV (Consultas) Como Crear Consultas en Access Para Crear consultas sencillas en Access seleccionas la opción crear y luego presionas el botón “Asistente para consultas” de la sección “Consultas” en la cinta de opciones.

Selecciona entonces la opción “Asistente para consultas sencillas” tal y como podemos ver en la siguiente gráfica.

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Escoges la tabla origen de los datos a consultar y los campos que quieres que aparezcan en la consulta. Si quieres seleccionar todos los campos entonces presionas el botón

>> .

Si quieres

escoger solo unos campos los vas seleccionando uno a uno con el botón >.

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Para el ejemplo actual los he seleccionado todos los campos con el botón >> tal y como puedes ver en la siguiente gráfica.

Luego seleccionamos la opción “Detalle (muestra cada campo de cada registro) “

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Le damos un título a la consulta:

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Y aquí tenemos el resultado de la consulta, todos los registros de la tabla “Facturas”.

Como le hemos dado un nombre, podemos ejecutar esta consulta cuando queramos, buscándola en el panel de navegación de la siguiente manera: Seleccionar consultas en el panel de navegación (flecha # 1). Localizar la consulta por su nombre. Dar doble click en la consulta

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CAPITULO V (Informes) Como Crear Informes en Access Crear Informes en Access es muy sencillo. Miremos como hacer un informe sencillo basado en una sola tabla con el asistente: (te recomiendo hacerlo tú mismo utilizando la Base de Datos “Northwind” que viene con Access) Escoge la opción “Crear” en el menú y en la sección “Informes” seleccionas “Asistente para Informes”

Escoges la tabla origen del Informe, en este caso escogeré la tabla empleados.

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>

Seleccionamos los campos que queremos que aparezcan en el Informe con el botón “ ” desde la columna campos disponibles. En este caso seleccioné (“Id, “Compañía”, “Apellidos” y ”Nombre”)

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Por el momento no vamos a agregar ningún nivel agrupamiento, entonces presionamos siguiente (ver siguiente gráfico)

Tampoco vamos a aplicar ningún criterio de ordenación. Entonces, Pulsamos siguiente Para un curso completo en video de Access, copia y pega en tu navegador el siguiente link:

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La siguiente ventana permite seleccionar la forma en que va a estar distribuida la información en el informe y la orientación. En este caso escojo la distribución tabular y orientación vertical.

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Y le damos un nombre a nuestro informe.

Y listo, ya tienes tu informe, que puedes ver en la pantalla o enviarlo a la impresora.

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