UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Instituto de Ingeniería Facultad de Ingeniería, campus Mexicali

Utilización de la credencial electrónica en la consulta de la U.M.F. No. 28, consultorios del 1 al 11 Matutino

Mexicali, Baja California. Mexicali, B.C. a 29 de Mayo de 2012.

2012, Universidad Autónoma de Baja California

ELABORARON ESTE REPORTE: Flores Ríos Brenda Leticia (coordinadora), María Guadalupe Perea Moya, Blanca Elizabeth Uribe NG, Juan Carlos Iván Frasquillo Salazar, Juan Carlos Fernández Pérez, Eddie Ornelas Saldaña.

HISTORIAL DE CAMBIOS Fecha 21-Marzo-2012

Descripción Cambios de Contenido: 1. Relación de roles y agentes 2. Descripción del proceso 3. Descripción de actividades 4. Productos de trabajo

Autor Guadalupe Perea

Cambios de Formato: 1. Ninguno 23-Marzo-2012

28-Marzo-2012

11-Abril-2012

18-Abril-2012

25-Abril-2012

05-Mayo-2012

Cambios de contenido: 1. Observar y Analizar proceso de consulta familiar en la U.M.F. No. 28 2. Investigar Proceso de expedición de credencial electrónica en U.M.F. No. 28 Cambios de Contenido: 1. Descripción de actividades 2. 4. Productos de trabajo Cambios de Formato: 1. Ninguno Cambios de Contenido: 1. Elaboración de gráfica rica Cambios de Formato: Cambios de Contenido: 1. Gráfica rica Cambios de Formato: 1. Gráfica rica Cambios de contenido: 1. Agregar actividad de entrega de recetas al paciente por parte del médico en gráfica rica. 2. Elaboración de Mapa de Ubicación de U.M.F. No. 28 3. Elaboración de Distribución física de U.M.F. No. 28 4. Elaboración de Estructura Organizacional Cambios de Formato: 1. Ninguno Cambios de Contenido: 1. Re-elaboración de Distribución física de U.M.F. No. 28

Guadalupe Perea

Guadalupe Perea

Eddy Ornelas Blanca Uribe, Iván Frasquillo, J.C. Fernández, Guadalupe Perea

Guadalupe Perea, Blanca Uribe, Iván Frasquillo

Plantilla para la elaboración del proyecto final de la materia de Reingeniería de Procesos 2012-2

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05-Mayo-2012

09-Mayo-2012

11-Mayo-2012

12-Mayo-2012

14-Mayo-2012

14-Mayo-2012

19-Mayo -2012

Cambios de Contenido: 2. Encuestas a 2 derecho-habientes, 2 médicos y 2 asistentes médicas de la U.M.F. No. 28 3. Tabla de tiempos 4. Dependencias entre las actividades. 5. Problemas a detectados. 6. Competencias, capacidades y competencias. 7. Capacidad y Estructura Tecnológica Cambios de Formato: Ninguno Cambios de Contenido: 1. Re-elaboración de Estructura Organizacional Cambios de Formato: Ninguno Cambios de Contenido: 1. Toma de fotografías al interior de la U.M.F. No. 28 2. Modificación de Estructura Organizacional. Cambios de Formato: Ninguno Cambios de Contenido: 1. Impresión de los formatos del SIMF Cambios de Formato: Ninguno Cambios de Contenido: 1. Integración de fotografías y de la Imágenes de utilización del SIMF Cambios de Formato: Ninguno Cambios de Contenido: 1. Encuestas a 6 pacientes más, 6 médicos y 6 asistentes de la U.M.F. No. 28. Cambios de Formato: Ninguno Cambios de Contenido: 1. Traspaso de información en plantilla 2. Integración de la descripción del Instituto Mexicano del Seguro Social Cambios de Formato: Ninguno

Guadalupe Perea

Blanca Uribe, J.C. Fernández

Guadalupe Perea

Guadalupe Perea

Guadalupe Perea

Guadalupe Perea

Eddie Ornelas

Plantilla para la elaboración del proyecto final de la materia de Reingeniería de Procesos 2012-2

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23–Mayo-2012

27-Mayo-2012

27-Mayo-2012

Cambios de Contenido: 1. Re-traspasar información a plantilla. 2. Descripción de la UMF No. 28 y sus procesos. 3. Misión y visión de la unidad. Cambios de Formato: Plantilla original, cambio de fecha de ciclo escolar. Cambios de Contenido: 1. Elaboración de reporte de aspectos técnicos y sociales. 2. Ampliación de tabla II, de problemas detectados. Cambios de Formato: Ninguno Cambios de Contenido: 1. Llenado tabla FOCI 2. Tabla de propuestas de mejoras de actividades

27-Mayo-2012

Cambios de Contenido: 1. Elaboración de tabla de problemas sociales y técnicos.

28-Maro-2012

Cambios de Contenido: 1. Elaboración de gráfica de actividades con BizAgi y simbología BPMN, antes y después de aplicar la Reingeniería de Procesos. Cambios de Formato: Ninguno Cambios de Contenido: 1. Soporte con tecnología de la información. Cambios de Formato: Ninguno Cambios de Contenido: 1. Conclusiones Cambios de Formato: Ninguno

28-Mayo-2012

29-Mayo-2012

29-Mayo-2012

30-Mayo-2012

30-Mayo-2012

Cambios de Contenido: 1. Índice Cambios de Formato: Ninguno Cambios de Contenido: 1. Introducción. Cambios de Formato: Ninguno Cambios de Contenido: 2. Referencias Cambios de Formato: Ninguno

Guadalupe Perea

Guadalupe Perea

Eddie Ornelas, Guadalupe Perea

Blanca Uribe, Iván Frasquillo, Guadalupe Perea

J.C. Fernández

Eddie Ornelas, Guadalupe Perea Eddie Ornelas, Iván Frasquillo, Blanca Uribe, J.C. Fernández, Guadalupe Perea Guadalupe Perea

Guadalupe Perea

Guadalupe Perea

Plantilla para la elaboración del proyecto final de la materia de Reingeniería de Procesos 2012-2

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ÍNDICE Nombre del capítulo ……………………………………………………………………. ..Núm. de Pág. 1. Introducción ….………………………………………………………………………….. ……Pág. 1 1.2.Descripción de la organización . ……………………………………………………….....Pág.1 1.2.1 Misión……………………………………………………………………………………….Pág.1 1.2.2 Visión ………………………………………………………………………………….……Pág.1 Figura 1.2.1 Mapa de Ubicación Física……………………………………………………Pág. 2 Figura 1.2.2. Mapa satelital de ubicación física……………………………………………Pág. 2 1.3 Glosario …………………………………………………………………………………. …..Pág.2 1.4.Tecnología PADM …………………………………………………………………………..Pág.3 2.Captura ..……………………………………………………………………………… ………...Pág.4 2.1.Roles y Agentes……………………………………………………………………………...Pág. 4 Tabla I. Captura de roles y agentes..……………..………………………………….……...Pág. 4 Tabla II. Descripción del proceso …………………………………………………………....Pág. 7 Tabla III. Descripción de actividades ………………………………………………………..Pág. 8 Tabla IV. Productos de trabajo .…………………………………………………………….Pág. 11 2.3.Aspectos sociales y técnicos……………………………………………………………… Pág.13 Tabla V. Relación de aspectos sociales y técnicos .……………………………………..Pág. 13 2.4.Perspectivas FOCI………………………………………………………………………... Pág. 15 Tabla VI. Análisis de perspectivas FOCI.…………………………………………………..Pág.16 3.Modelado ...……………………………………………………………………………………..Pág. 17 3.1.Modelado del proceso……………………………………………………………………..Pág. 17 Figura 3.1.1. Gráfica rica de actividades…………………………………………………..Pág. 17 Figura 3.1.2. Diagrama actividades con BizAgi….………………………………………..Pág. 20 Figura 3.1.4. Mapa de distribución física planta baja..…………………………….……..Pág. 22 Figura 3.1.5. Mapa de distribución física planta alta..……………………………………Pág. 23 Figura 3.1.6. Ubicación de los servicios del proceso .…………………………………...Pág. 24 Figura 3.1.7. Organigrama del proceso de consulta……………………………………..Pág. 26 4.Evaluación y Análisis…………………………………………………………………………...Pág. 28 4.1.Evaluación y análisis de las actividades………………………………………………...Pág. 28 Tabla VII. Evaluación y análisis de las actividades………………………………………Pág. 28 Plantilla para la elaboración del proyecto final de la materia de Reingeniería de Procesos 2012-2

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Tabla VIII. Tabla de tiempos en la consulta……………………………………………….Pág. 29 Tabla IX. Tabla problemas detectados con encuestas…………………………………..Pág. 31 Figura 4.1.1. Imágenes de problemas detectados…………………………………........Pág. 33 Tabla X. Tabla de capacidades y capacitaciones ……………………………………….Pág. 35 Tabla XI. Tabla de capacidad y estructura tecnológica …………………………………Pág. 36 Figura 4.1.2. T.I. en la capacitación de médicos familiares……………………….........Pág. 38 5.Rediseño y Propuestas de Mejora.…………………………………………………………..Pág. 39 5.1.Propuestas de mejoras de las actividades……………………………………………..Pág. 39 Tabla XII. Tabla de propuestas de mejoras……………………………………………...Pág. 39 Figura 5.1.1. Rediseño del SIM….…………………………………………………… …Pág. 45 6. Soporte con Tecnología de Información…………………………………………………….Pág. 47 6.1. Propuestas con soporte de T.I……………………………………………………… ….Pág. 47 Figura 6.1.1. Módulo de credencialización ……………………………………………….Pág. 47 Figura 6.1.2. Diagrama de actividades aplicando la Reingeniería de Procesos…….. Pág. 49 7.Conclusiones..……………………………………………………………………………….. .Pág. 50 Referencias……………………………………………………………………………………….Pág. 52

Plantilla para la elaboración del proyecto final de la materia de Reingeniería de Procesos 2012-2

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CAPÍTULO 1. Introducción 1.1.

Introducción

Esta proyecto pretende analizar el proceso de consulta de la unidad de medicina familiar no. 28 con todos los subprocesos que de él se derivan, utilizando el método PADM con la cual podremos capturar y plasmar toda la información obtenida por medio de la investigación y observación de este proceso. Utilizaremos la técnica diagramática BizAgi, de esta manera podremos hacer un mejor análisis y evaluación de las actividades, tomando todos los aspectos que marcan las perspectivas FOCI. De esta manera podremos aplicar la reingeniería de procesos utilizando la tecnología de la información, acoplándola a las necesidades del proceso, tomando en cuenta principalmente los aspectos socioculturales que se presentan.

1.2 Unidad de Medicina Familiar No. 28, del Instituto Mexicano del Seguro Social La Unidad de Medicina familiar No. 28 fue fundada el 24 de Febrero de 1987. Esta unidad esta ubicada en la calzada Independencia y calle “J” (Fig. 1 y 2) de esta ciudad, brindando sus servicios a una población de más de 80 mil derecho-habientes. Esta clínica proporciona servicios de consulta externa, urgencias, laboratorio, farmacia, rayos X, trabajo social, medicina del trabajo, educación médica, nutrición, atención estomatológica (dental), medicina preventiva (PrevenImss), y prestaciones económicas y sociales. Mensualmente se otorgan un promedio de 20 mil consultas de medicina familiar, 4 mil en el servicio de atención médica continua (urgencias) y se realizan 20 mil estudios de laboratorio. Además, la clínica que ha sido certificada por el Consejo Nacional de Salubridad y participó en el concurso Baja California a la Calidad. El principal proceso la UMF No. 28 es el de la consulta externa, que tiene como subprocesos todos los demás servicios derivados de él, como los son farmacia, laboratorio, rayos X, curaciones, citas a especialidades y medicina preventiva. Existen además otros procesos como el de prestaciones económicas, el proceso de afiliación y vigencias y el proceso de credencialización. La estructura organizacional de la UMF No. 28 en la consulta externa está conformada por el coordinador médico, la coordinadora de asistentes médicas y la asistente médica.

1.2.1.Misión de U.M.F. No. 28. Proporcionar con calidad y humanismo servicios de atención médica integral, educación preventiva, prestaciones económicas y sociales; promoviendo el crecimiento profesional de los prestadores de servicio, para la satisfacción y confianza de nuestros usuarios.

1.2.2.Visión de la U.M.F. No. 28. Ser una unidad de medicina familiar competitiva, reconocida como excelentes prestadores de servicios de salud, donde la ética y el humanismo sean los valores que distingan nuestra labor profesional.

Plantilla para la elaboración del proyecto final de la materia de Reingeniería de Procesos 2012-2

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Mapa de Ubicación Física de la U.M.F No. 28, ubicada en calzada Independencia y calle “J” s/n, en la colonia Maestros Federales en esta ciudad.

Figura 1.2.1. y 1.2.2. Mapa de Ubicación Física

Mapa de Ubicación Física de la U.M.F. No. 28, vista satelital.

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1.3. Glosario Signos vitales: Son los datos del paciente: peso, presión, talla, temperatura, pulso. En un bebé: perímetros de tórax, abdomen y cefálico.

Somatometría: Opción elegida en agenda electrónica donde se registran signos vitales. Sintomatología: Síntomas o malestares que el paciente dice sentir. C.E.Y.E. : Centro de esterilización y empaque de material para uso médico. Material de consumo: material que se utiliza en consultorio médico como: torundas de algodón, gasas, termómetros, abatelenguas, guantes, equipo para revisión ginecológica.

PrevenImss: Departamento donde se aplican acciones preventivas para la salud. Acciones preventivas: Vacunas, detección de glucosa y colesterol, detección de TBP, DOC, DOCMA, entrega de ácido fólico y hierro a pacientes embarazadas para prevenir anemias y malformaciones en bebés, entrega de condones a pacientes adolescentes y adultos en edad reproductiva para prevención de ETS.

TBP: tuberculosis. DOC: Detección oportuna de cáncer en cuello uterino. DOCMA: detección oportuna de cáncer en mamas. 4-30-6: Formato de registro manual de pacientes. SIMF : Software donde se trabaja la agenda de citas y el expediente médico. SIAIS: Software utilizado en farmacia para el registro de entrada y salida de medicamentos. SAI : Software utilizado en laboratorio para citas y registro de resultados de exámenes. Transcripción: Medicamentos que solo pueden ser indicados por médico especialista SIAEP : Software implementado en archivo clínico para acceso a agenda de especialidades médicas

SINDO: Software implementado en archivo clínico en el que se tiene acceso a todos los movimientos

patronales del trabajador a nivel nacional.

Plantilla para la elaboración del proyecto final de la materia de Reingeniería de Procesos 2012-2

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ACCEDER: Software desarrollado para dar de alta y tener acceso a información a derechohabientes propios de la clínica. Derecho-habiente: Cualquier persona que como trabajador este afiliado al IMSS.

Paciente: Persona derecho-habiente que acude a consulta externa o de urgencias. Cuerpo de gobierno: Nombre que se le da a los ejecutivos de la empresa. Cita previa: Toda cita hecha con anticipación, desde un mes hasta 24 hrs. antes. Consulta espontánea: Consulta solicitada el mismo día de la consulta. S.I.M.O. Sistema de información para diagnóstico médico, incapacidades y pensiones. Psicotrópicos: Medicamentos cuyo agente químico afecta al sistema nervioso central, utilizados en padecimientos neurológicos o psiquiátricos.

1.4 Metodología PADM Los problemas que existen en las organizaciones son rápidamente identificados si se enfocan en los procesos. Un enfoque de procesos hace más sencillo resolver un problema. Existen diversas metodologías enfocadas a procesos, entre las cuales, se pueden mencionar la Rápida RE o PADM. La Metodología para el análisis y diseño de procesos PADM (por sus siglas en inglés de Process Analysis Design Methodology) fue planteada por la Universidad de Manchester como marco de trabajo metodológico extensible y flexible. PADM consta de las etapas de Captura, Modelado, Evaluación, Rediseño y eventualmente la etapa de Soporte con tecnología de información y Enactment de procesos [Wastell D., et al., 1994]. Esta Metodología se implementó por la facilidad y flexibilidad, que permite relacionar el proceso bajo estudio por medio de las diferentes etapas. Este documento está estructurado en función a cada una de las fases de la metodología PADM.

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CAPÍTULO 2. Captura 2.1.Relación de Roles y Agentes en el Proceso: Utilización de Credencial Electrónica en los consultorios del 1 al 11, turno matutino de la U.M.F. No.28 del IMSS en Mexicali, B. C. ABREVIATURA

ROL

AGENTE

M.F.1

Médico Familiar

Dr. Jesús Noel Alarcón Chaidez

A.M.1

Asistente médica

Gloria Cardoza Samaniego

M.F. 2

Médico Familiar

Dr. Héctor Ríos

A.M. 2

Asistente Médica

Gabriela Gutiéarrez Reyes

M.F.. 3

Médico Familiar

Rosalinda Parra Aguilar

A.M. 3

Asistente Médica

Cristina Bastidas

M.F.4

Médico Familiar

Alfredo Estrella Bejarano

A.M.4

Asistente médica

Erendida Flores

M.F. 5

Médico

Sonia Sato Ruiz

Morales

FORMA DE CONTACTO

U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 50 85 Ext. 31441, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel. 555 50 85 Ext. 31441, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel. 555 50 85 EXt. 31442, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 50 85 Ext. 31442, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 50 85 Ext. 31443, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 50 85 Ext. 31443, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 50 85 Ext. 31444, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 50 85 Ext. 31444, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 50 85

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5

Familiar

Ext. 31445, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N

A.M. 5

Asistente Médica

Consuelo Soria Lozano

M.F. 6

Médico Familiar

Guillermo Díaz Chávez

A.M. 6

Asistente Médica

Angélica Sotelo Rubio

M.F.7

Médico Familiar

Benito Villanueva Ruíz

A.M.7

Asistente médica

Rosa María Ojeda Aguilar

M.F. 8

Médico Familiar

Ma. Guadalupe Torres EStrella

A.M. 8

Asistente Médica

Leticia Valdez

M.F. 9

Médico Familiar

Daniel Maya Quevedo

A.M. 9

Asistente Médica

Blanca Zuñiga

M.F.10

Médico Familiar

Jorge Ortíz Romano

A.M.10

Asistente médica

María Luz Millán

Munguía

U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 50 85 Ext. 31445, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 50 85 Ext. 31446, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 50 85 Ext. 31446, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 50 85 Ext. 31447, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 50 85 Ext. 31447, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 50 85 Ext. 31448, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 50 85 Ext. 31448, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 50 85 Ext. 31449, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 50 85 Ext. 31449, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 50 85 Ext. 31450, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 50 85 Ext. 31450, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N

Plantilla para la elaboración del proyecto final de la materia de Reingeniería de Procesos 2012-2

6

M.F.. 11

Médico Familiar

DR. Pedro Mora Grijalva

A.M. 11

Asistente Médica

Laura Ojeda Campa

Aux. Farm.

Auxiliar de Farmacia

Verónica Veroa

Auxiliar Universal de Oficinas

Araceli Arámbula

A.U.O . Rx

Químico Laboratorista

Enrique Ibarra Sánchez

A.U.O.Arch.

Auxiliar Universal de Oficinas

Ma. Dolores Ramírez Figueroa

Op.

Operador

Paola L. Yáñez

A.U.O.Lab

Flores

Gámez

Sotelo Enf. C.

Enfermera general

Ana Gamiño Ruiz

Enf. S.P.

Enfermera en salud pública

Miriam González

Tec. Rx.

Técnico Radiólogo

Germán Jacobo Leal

Pac.

Paciente

Blanca Melissa

Haro

U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 50 85 Ext. 31451, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 50 85 Ext. 31451, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel. 555 5085 EXt. 31413, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel. 555 50 5 EXt. 31426, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel. 555 50 85 EXt. 31426, Clzda. Independencia y Calle “J” S/ U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 5085 Ext. 31426, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel. 555 50 86 EXt. , Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 5085 S/Ext. , Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 50 5 Ext. 31437, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 50 5 Ext. 31426, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N Av. 28 de Julio No. 1694, Col. Héroes de Nacozari

Garcia Valencia

Plantilla para la elaboración del proyecto final de la materia de Reingeniería de Procesos 2012-2

7

Coord. Med.

Coord. A.M.

Coordinador de Medicina Familiar

Dr. Gerardo Tellez Carbajal

U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 50 5 Ext. 31420, Clzda. Independencia y Calle “J” S/N Coordinadora Laura Ojeda Rubio U.M.F. No. 28, Horario Matutino, Tel . 555 50 5 de Asistentes Ext. 31420, Clzda. Independencia y Calle Médicas “J” S/N Tabla I. Captura de Roles y Agentes

2.2. Proceso: Utilización de Credencial Electrónica en los consultorios del 1 al 11, turno matutino de la U.M.F. No.28 del IMSS en Mexicali, B. C.

Proceso:

Descrito en la tabla 1

Rol:

Todos los descritos en la tabla 1

Descripción:

Brindar atención médica a los derecho-habientes de la UMF28 en los consultorios 1 al 11 turno matutino utilizando la credencial electrónica. Tabla II. Descripción del Proceso

Plantilla para la elaboración del proyecto final de la materia de Reingeniería de Procesos 2012-2

8

Descripción de Actividades Rol Encargado

Actividades

A.M. Pac.

A1. Recibir tarjetas de los pacientes que soliciten la consulta

A.M.

A2. Registrar a los pacientes en la agenda electrónica ( SIMF)

A.M. Pac.

A3. Llamar a cada uno de los pacientes que entregaron tarjeta, tomar signos vitales y pedirles que esperen a ser llamados en la sala de espera.

A.M.

A4. Registrar los signos de los pacientes en la agenda electrónica de SIMF en la opción de somatometría

A.M.

A5. Buscar en el sistema SAI los resultados de laboratorio de los pacientes a los que se les hizo exámenes.

A.M.

A6. Anotar datos del paciente en la cartilla como talla, peso, presión, medida de la cintura, IMC y en caso de bebés talla, peso, medidas de tórax, abdomen y perímetro cefálico.

A.M.

A7. Ir a coordinación por hojas para la impresora y cargar la bandeja

A.M.

A8. Ir a CEYE por material de consumo.

A.M.

A9. Llamar al paciente y pasarlo a consulta.

M.F., Pac.

A10. Interrogar al paciente en cuanto a los síntomas que presenta.

M.F.

A11. Revisar la somatometría registrada por la A.M en el sistema SIMF, para revisar que los signos estén dentro del rango normal.

M.F.

A12. Registrar la síntomatología que el paciente describe en expediente electrónico SIMF.

M.F.

A13. Revisar físicamente al paciente

A.M., M.F.

A14. Asistir al médico en la exploración física del paciente cuando se requiere una exploración más a fondo.

A.M. Pac.

A15. Guiar al paciente antes, durante y después de la revisión médica

M.F

A16. Hacer un diagnóstico de acuerdo a los síntomas y la exploración física y registrarlos en el expediente electrónico SIMF. Ir a A17, A18, A19, A20, Plantilla para la elaboración del proyecto final de la materia de Reingeniería de Procesos 2012-2

9

A21, A22 ,A23, A24, A25,A26 ,A27. M.F.

A17. Generar receta en SIMF de los medicamentos que se indique para el tratamiento del paciente.

M.F.

A18. Imprimir y entregar recetas (2 tantos) al paciente para surtir medicamentos en farmacia. Ir a A32 .

M.F.

A19. Generar solicitud de exámenes de laboratorio en SIMF cuando sea necesario complementar un diagnóstico.

M.F., Pac.

A20. Imprimir y entregar solicitud de exámenes de laboratorio (2 tantos) al paciente, una para el paciente y otra para laboratorio. Ir a A35.

M.F.

A21. Generar solicitud Rx ordinaria o urgente(según el criterio médico) en SIMF cuando se requiera complementar un diagnóstico.

M.F.,Pac.

A22. Imprimir y entregar solicitud de Rx (1 tanto) al paciente. Ir a A37.

M.F.

A23. Generar solicitud de envío a especialidades en SIMF según el criterio médico.

M.F. , Pac.

A24. Imprimir y entregar al paciente solicitud para especialidades (1 tantos) y dar las indicaciones que se requieran. Ir a A40 y A41.

M.F.

A25. Generar incapacidad en SIMF ya sea por enfermedad general o riesgo de trabajo para el trabajador por los días que el paciente requiera según el diagnóstico médico.

M.F., Pac.

A26. Imprimir y entregar incapacidad (3 tantos) al paciente y dar indicaciones. Una para la coordinación médica (la cual entregará el médico al final de la consulta), una para el paciente y otra para el patrón.

M.F.

A27. Llenar orden para curaciones y/o aplicaciones de medicamentos inyectados.

M.F.

A28. Imprimir orden de curaciones y entregar al paciente.

M.F.

A29. Explicar al paciente en que consiste su enfermedad, cuál es el diagnóstico y dar indicaciones

Pac.

A30. Solicitar nueva cita si el médico le indica regresar.

A.M.

A31. Anotar cita en agenda electrónica SIMF y anotar fecha y hora en la

Plantilla para la elaboración del proyecto final de la materia de Reingeniería de Procesos 2012-2

10

cartilla del paciente A.M.

A32. Llenar a mano formato de envío a PrevenImss para aplicación de vacunas y acciones faltantes.

Pac.

A33. Acudir a farmacia y entregar receta a surtir por los medicamentos indicados por el médico.

Aux. Farm., Pac.

A34. Recibir receta, escanear código de barras en el sistema SAI, leer bien la receta y entregar los medicamentos indicados y una copia con las indicaciones para su uso.

Pac.

A35. Acudir a laboratorio a pedir cita para exámenes solicitados por el médico.

A.U.O. Lab.

A36. Recibir la solicitud de exámenes y registrar en sistema SAI cada estudio indicado por médico, imprimir hoja con indicaciones a seguir para los exámenes, con fecha y hora de la cita, así como etiquetas de código de barras (2 tantos) , las cuales se utilizarán para las muestras a examinar.

Pac.

A37. Acudir a departamento de Rayos x, para solicitar cita si la solicitud es ordinaria o pasar a toma placa(s) si la solicitud es urgente.

A.U.O. Rx

A38. Anotar al paciente manualmente en bitácora y darle un número para su llamado si la orden es urgente. Ir a A21. O anotar cita en agenda manual y hoja de solicitud si es ordinaria.

Tec. Rx., Pac.

A39. Lamar al paciente y pasarlo a sala de toma de Rx para tomar la placa indicada por el médico, y entregar cuando sea revelada.

Pac., Coord. Med.

A40. Acudir con el coordinador médico para que autorice el envío a especialidades según la justificación médica.

Pac.

A41. Acudir a archivo clínico, ventanilla No. 4 para solicitar cita a especialidades

A.U.O. Arch.

A42. Recibir solicitud e checar vigencia de derechos en sistema SINDO, e ingresar al sistema SIAEP para registrar cita, imprimir hoja de cita con fecha y hora, No. de clínica y nombre del médico a tratar según la especialidad indicada.

Pac.

A43. Pasar al departamento de curaciones.

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11

Enf. C., Pac.

A44. Recibir orden y pasar al paciente al cubículo, anotarlo manualmente en bitácora, así como hacerle la curación y/o aplicarle el medicamento indicados por el médico.

Pac.

A45. Pasar a PrevenImss

Enf.S.P., Pac.

A46. Recibir envío de la consulta, pasar a consultorio a paciente, registrarlo manualmente en 4-30-6, aplicarle las vacunas y a acciones faltantes y anotarlas en la cartilla de citas. Tabla III. Descripción de Actividades

Productos de Trabajo No.

Producto de Trabajo

Rol

Tipo

1

Registro de pacientes en SIMF

A.M.

Entrada

2

Somatometría

A.M.

Entrada

3

Resultados de laboratorio

A.M.

Salida

4

Registro de acciones en cartilla

A.M., Enf.S.P.

Salida

5

Vale por material de consumo

A.M.

Interno

6

Nota médica en expediente electrónico

M.F.

Interno

7

Receta médica

M.F.

Salida

8

Exámenes de laboratorio(SIMF)

M.F.

Interno

9

Exámenes de laboratorio(paciente)

M.F.

Salida

10

Estudios de Rx(SIMF)

M.F.

Interno

11

Estudios de Rx(paciente)

M.F.

Salida

12

Envío a especialidades(SIMF)

M.F.

Interno

13

Envío a especialidades(paciente)

M.F.

Salida

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12

14

Incapacidad (coord.)

M.F.

Interno

15

Incapacidad (paciente)

M.F.

Salida

16

Orden para Curaciones(SIMF)

M.F.

Interno

17

Orden para Curaciones(paciente)

M.F

Salida

18

Bítacora

Enf.C.

Interno

19

Nueva cita

A.M.

Salida

20

Envio a PrevemImss

A.M.

Salida

21

Registro 4-30-6

Enf. S.P.

Interno

22

Receta médica(sin surtir)

Pac.

Entrada

23

Receta médica(surtir)

Aux. Farm.

Salida

24

Solicitud Exámenes de laboratorio(sin cita)

Pac.

Entrada

25

Exámenes de laboratorio(cita)

A.U.O.Lab

Salida

26

Solicitud de Rx(sin cita)

Pac.

Entrada

27

Solicitud de Rx(cita)

A.U.O.Rx.

Salida

Tabla IV. Productos de Trabajo

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13

2.3. Relación de aspectos sociales y aspectos técnicos Las organizaciones son sistemas socio-técnicos complejos debido a su aspecto social (personas), aspecto técnico (tecnología o capacidad tecnológica) y entorno organizacional (dependencia de operatividad). La base principal de una organización se forma con la estructura del proceso, el aspecto social y la capacidad tecnológica [Peppard J. y Rowland P., 1996]. La conjunción de estos tres aspectos, permite a la organización desempeñarse adecuadamente y obtener el éxito competitivo. La cultura y las capacidades de las personas constituyen el aspecto social, mientras que la infraestructura corresponde al aspecto técnico.

Figura 1. Base organizacional

El aspecto social sólo puede funcionar bien en la medida que los procesos y la TI lo permitan. Los procesos sólo pueden llevarse a cabo de acuerdo al nivel de habilidades, conocimientos y motivación del personal, así como el nivel de soporte que brinde la TI. Los elementos del aspecto técnico que se utilizan para apoyar a la estructura del proceso y al aspecto social, incluyen tecnología de información, telecomunicaciones, sistemas de software y ubicación física. Es importante que conforme aparezcan oportunidades o limitaciones tecnológicas, también se revisen los diseños relativos a los procesos y al aspecto social. En la siguiente tabla se muestran más a detalle estos aspectos para un mayor entendimiento de la base organizacional.

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14

Actividad A1.

Aspectos Sociales y técnicos Técnico. 1. Las tarjetas se reciben a las 7:30 de la mañana, pero los derechohabientes y se les pide a los derecho-habientes que se formen como llegaron. 2. Deben citarse máximo 16 pacientes diarios y 3 lugares son para quien pida cita telefónica. Por lo que se reciben diferente número de tarjetas cada día. Social. Los pacientes llegan antes de que la clínica abra sus puertas (6:00A.M) .

A2.

Técnico/Social Por los lugares disponibles y el número de solicitantes para la consulta algunas veces no alcanzan todos, por lo que se pueden quedar como pacientes en espera de algún lugar que deje un citado que no acuda. Técnico.

A3.

Técnico. Social. Los pacientes y/o sus acompañantes mientras esperan su turno platican con volumen alto, ponen música en sus celulares y dejan que sus niños corran por los pasillos.

A4. A5. A6. A7. A8. A9.

Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico. Social. El paciente lleva a varios acompañantes y todos quieren pasar con él a consulta. Técnico. Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico

A10. A11. A12. A13. A14. A15. A16. A17. A18.

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15

A19. A20. A21. A22. A23. A24. A25. A26. A27. A28. A29. A30. A31. A32. A33. A34. A35. A36. A37. A38. A39. A40. A41. A42. A43. A44. A45. A46.

Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico. Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico Técnico/Social. Técnico Tabla V. Relación de aspectos sociales y técnicos detectados

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16

2.4. Perspectivas FOCI Un análisis de procesos puede ser tratado desde cuatro perspectivas (Curtis, 1992): Funcional: Representa los elementos del proceso en ejecución (actividades) y cuál es el flujo de los productos de trabajo más relevantes a los elementos del proceso (como son datos, artefactos y productos). Se establece una relación de secuencia entre las diferentes actividades del proceso. Organizacional: Especifica dónde y por quién están siendo ejecutados los elementos de un proceso en la organización. Se centra en los aspectos estáticos del proceso organizacional. De Comportamiento: Representa cuándo y/o bajo qué condiciones se ejecutan los elementos del proceso se realizan a través de ciclos de retroalimentación, iteraciones, decisiones, entradas y salidas. Esta perspectiva representa la secuencia en que son realizados los pasos del proceso al tomar decisiones complejas, al iniciar o finalizar el proceso. Informacional: Se refiere a los productos de trabajo que son producidos y manipulados por el proceso. El modelado de un proceso está basado en la creación de productos de trabajo generados durante el mismo. Estas unidades incluyen datos, artefactos productos parciales o finales y objetos, su estructura y las relaciones entre ellos.

Funcional

Organizacional

Actividades del proceso: Tabla III.

Roles y Agentes: Tabla I. Organigrama: Grafica 3.1.6

Comportamiento Subprocesos y condiciones para actividades: Tabla III.

Informacional Productos Trabajo: Tabla IV.

Tabla VI. Análisis de las perspectivas FOCI

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17

CAPÍTULO 3. Modelado 3.1. Modelado en el proceso de la Utilización de Credencial Electrónica en los consultorios del 1 al 11 turno matutino de la U.M.F. No.28 del IMSS en Mexicali, B. C. Representación de actividades utilizando gráfica rica. A1.Recibir tarjetas

A2.Capturar datos del paciente en SIMF Y en la cartilla de citas médicas

A3. Tomar signos vitales

A4. Capturar signos en SIMF y en cartilla de citas médicas. Buscar resultados de laboratorio

A10. Interrogar al paciente y sintomatología en nota médica SIMF

capturar A11. Auscultar paciente y revisar en SIMF los signos vitales

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18

A13., A14. Revisión física

A16. Registro de diagnóstico e impresión de receta. Ir a A17, A18, A19, A20, A21, A22, A23, A24, A25, A26, A27.

A30., A31. Dar nueva cita en caso necesario

A40. Autorizar envío a especialidades

A41., A42. Dar cita a especialidades

A33., A34. Surtir medicamentos

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A35., A36. Citar a exámenes de laboratorio

A37., A38. Dar cita a Rx

A39. Tomar Rx

A43. Atender curación solicitada

A45., A46. Aplicar vacunas y otras acciones

PREVENIMS S

Figura 3.1.1. Gráfica rica, actividades

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20

Para esta actividad de utiliza la herramienta BizAgi y la simbología BPMN

Figura 3.1.2. Diagrama de actividades con BizAgi

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21

Modelado en el proceso de la Utilización de Credencial Electrónica en los consultorios del 1 al 11 turno matutino de la U.M.F. No.28 del IMSS en Mexicali, B. C. Distribución Física de la U.M.F. No. 28

Figura 3.1.3. Mapa de Distribución Física Planta Baja En la planta baja se encuentra cuerpo de gobierno, que es el personal de confianza integrado por director, administrador, contralor, jefe de enfermeras, jefe de personal, jefe laboratorio y jefe de enseñanza. Se encuentran los servicios de Rx, laboratorio, caseta de información y quejas, archivo clínico, área de captura de diagnósticos, caseta de credencialización, los consultorios 21 y 22, y urgencias.

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Modelado en el proceso de la Utilización de Credencial Electrónica en los consultorios del 1 al 11 turno matutino de la U.M.F. No.28 del IMSS en Mexicali, B. C. Distribución Física de la U.M.F. No. 28

Figura 3.1.4. Mapa de Distribución Física Planta Alta.

En la planta alta se encuentran los consultorios del 1 al 20, los coordinadores médicos, el consultorio de los dentistas, trabajo social y los módulos de prevenImss. Cabe mencionar que ni el la planta alta ni en la baja cuenta con baños para los derechohabientes, ni para discapacitados. Los baños se encuentran en medio de las dos plantas y solo se puede acceder a ellos bajando o subiendo una parte de las escaleras.

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Modelado en el proceso de la Utilización de Credencial Electrónica en los consultorios del 1 al 11 turno matutino de la U.M.F. No.28 del IMSS en Mexicali, B. C. Pasillos de la consulta.

Archiveros de los consultorios.

Consultorio No. 1

Consultorio No. 10

Área de exploración consultorio No. 1

Coordinación médica.

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Farmacia

Laboratorio, caseta de citas.

Laboratorio, toma de muestras.

Archivo clínico.

PrevenImss

Curaciones

Figura 3.1.5. Ubicación de los servicios del Proceso en la UMF No. 28

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Modelado en el proceso de la Utilización de Credencial Electrónica en los consultorios del 1 al 11 turno matutino de la U.M.F. No.28 del IMSS en Mexicali, B. C.

Organigrama

COORDINADOR MÉDICO

COODINADORA DE ASISTENTES MÉDICAS

MÉDICO FAMILIAR

ASISTENTE MÉDICA Figura 3.1.6. Organigrama del proceso de consulta de la U.M.F. No. 28

Coordinador médico: es el jefe de la consulta médico familiar y en la U.M.F. no. 28 hay dos coordinadores por turno, cada coordinador tiene a su cargo a 11 consultorios que se dividen por áreas según la distribución de la clínica; oriente y poniente.

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CAPÍTULO 4. Evaluación y Análisis La evaluación se puede hacer a los productos de trabajo, formatos, documentos utilizados y relevantes para la realización de las actividades. También puede hacerse al área de trabajo donde se encuentran los agentes.

4.1.Evaluación y análisis de las actividades. Tipo

Actividad/ Proceso

Técnico/social

A1

Observaciones de la evaluación

Las tarjetas se reciben a las 7:30 A.M. , cuando se les pide que se formen como llegaron, los derecho-habientes no se ponen de acuerdo quien llego después de quién. Los derecho-habientes hacen fila desde antes que la clínica abra sus puertas (6:00A.M.) y se quejan que tiene que esperar muchas horas para la consulta. Por la cantidad de citados se reciben pocas tarjetas de 5 a 7. Cuando todos los pacientes en fila no alcanzan se les pregunta si quieren quedarse en espera, en caso de que falte algún citado a su cita.

Técnico/Proceso

A2.

En ocasiones la asistente se encuentra con que no hay sistema o que está muy lento y no es posible agendar.

Técnico/Proceso

A4.

Igual que en A2.

Social

A5.

El médico puede revisar los resultados directamente del sistema.

Técnico

A7.

Escases de hojas para impresora.

Técnico

A8., A9.

Sin relevancia.

Social

A10

Trato impersonal con el paciente por la ubicación del equipo de computo y mobiliario

Técnico

A17

El SIMF se queda trabado y da las opciones que se piden.

Técnico/Proceso/Social A17., A18.,

Se tienen que imprimir varias recetas, algunos medicamentos por su clave deben ir por separado. Receta

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27

A33., A34.

(los antibióticos y los medicamentos controlados y psicotrópicos deben ir solo uno por receta). La receta se escanea y se queda grabada en sistema, aun así la impresión para farmacia se almacena por 5 años. Los psicotrópicos se tienen que registrar en sistema, manualmente en un libro y guardar la receta por 5 años. Las filas para surtir medicamentos son demasiado largas, hace falta personal en ventanilla.

A19., A20., A36.

Este es una actividad doble, en el sistema el médico elige los exámenes que desea realizar al paciente y en laboratorio se tiene que capturar otra vez uno por uno. La impresión para laboratorio se archiva por 3 meses.

Técnico/Social/Proceso A21., A22, A37., A38.

La mala comunicación hace que se gaste material (hojas), algunos médicos imprimen 2 tantos, cuando solo debe ser 1 por cada estudio solicitado. Hay un equipo de Rx nuevo sin utilizar.

Técnico/Proceso

Todos los pasos son parte del proceso, solo que no es necesario imprimir 2 tantos. La razón de checar vigencia es porque, aunque a un paciente se le termine su vigencia, si ya tiene cita el sistema no la borra.

Técnico/Social

A23., A24., A40., A41., A42.

Técnico/Proceso/Social A25.

La impresión para la coordinación está de más, al generar el médico una incapacidad automáticamente pasa a la base de datos del sistema SIMO donde se les da trámite. Los pacientes no se saben el nombre de la empresa para la que trabajan. Lo que lleva la cancelación de incapacidades muy frecuentemente.

Técnico/Proceso

A27., A28., A30.,A31.

Sin relevancia.

Técnico

A32., A45., A46.

Todas estas acciones se hacen manualmente, hay equipos de cómputo en los módulos pero no tienen implementado ningún sistema.

Tabla.VII. Tabla de evaluación y análisis de las actividades

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28

No. Tiempo

Actividad

Tiempo

T1 A.M.

A1. Recibir tarjetas y registrar datos en SIMF.

15 min.

T2 A.M.

A2. Tomar signos a pacientes espontáneos.

15 min.

T3 M.F.

A9. Consultar por paciente.

15 min.

T. Total

Consulta de 24 pacientes.

6.5 Hrs.

Tabla VIII. de tiempos de la consulta en la UMF No. 28 Los tiempos en el proceso de la consulta son subjetivos, pueden variar dependiendo del padecimiento del paciente y del trámite que requiera. Con los pacientes que tienen cita previa, que por lo general padecen de enfermedades crónico-degenerativas pero que se encuentran estables y no acuden por ninguna otra enfermedad el médico se puede tardar solo 5 o 10 minutos con algunos, pues prácticamente solo acude por sus recetas. En pacientes que tienen varios padecimientos o que una enfermedad se agrava y causa otras enfermedades en consecuencia, en pacientes que requieren papeleo de inicio por sufrir algún accidentes de trabajo o en pacientes que requieren iniciarles un trámite de pensión el médico puede tardar hasta 40 minutos, que pueden compensarse con otros tiempos más cortos.

Resultados de encuestas a derecho-habientes, médicos y asistentes médicas. Entrevistado

Problemas Detectados en el Proceso de consulta

Pac. 1

Aceptan muy pocas tarjetas para la consulta.

Pac.1

Se citan a varias personas a la misma hora.

Plantilla para la elaboración del proyecto final de la materia de Reingeniería de Procesos 2012-2

29

Pac. 2

El tiempo de espera para surtir recetas es demasiado largo.

Pac. 2

No hay ventilación en la sala de espera.

Pac. 3

No hay baños para discapacitados.

Pac. 3

Las filas son muy largas en farmacia.

Pac. 4

Me tengo que venir muy temprano para alcanzar lugar en la consulta.

Pac. 4

Hay muchos citados y dan pocos lugares para consulta.

Pac. 5

No hay baños en la planta alta.

Pac. 5

Pocos lugares para consulta.

Pac. 6

Mucha fila en farmacia y a veces no hay medicamentos.

Pac. 6

Tiempos de espera muy largos(el médico tarda mucho consultando, platica mucho)

Pac.. 7

Nos citan a varios a la misma hora.

Pac. 7

No hay baños en la planta alta.

Pac 8

Tengo que madrugar para alcanzar lugar para consulta, dan pocos lugares.

Pac. 8

Cuando tenemos cita no nos pasan a la hora de la cita.

A.M. 1

Tenemos una población muy grande de derecho-habientes.

A.M. 1

No hay baños en la planta alta.

A.M. 2

No hay salidas de emergencia.

A.M. 2

Es sistema demasiado lento, falla y se borran las citas.

A.M. 3

No hay baños para discapacitados.

A.M. 3

La credencial ADIMSS no tiene uso

A.M. 4

No hay manera de tomar signos al paciente citado y registrar la somatometría antes de entrar a consulta.

A.M. 4

El elevador es demasiado angosto, apenas entra una silla de ruedas.

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30

A.M. 5

Se borran las citas del sistema.

A.M. 5

Los pacientes no respetan el orden en que llegaron para formarse al recibir las tarjetas.

A.M. 6

Tenemos demasiados citados y no alcanzan los lugares para las consultas espontáneas.

A.M. 6

Tenemos que tomar signos afuera del consultorio para poder avanzar con los citados.

A.M. 7

Se traba el sistema y no podemos poner citas.

A.M. 7

El sistema se cae muy seguido.

A.M. 7

A veces no hay hojas para la impresora y se estas se descomponen muy seguido.

A.M. 8

Se borran las citas constantemente.

A.M. 8

El sistema se traba o se sale continuamente.

M.F. 1

Hay fallas continuamente con el SIMF

M.F. 1

La elección de receta resurtible en el sistema no funciona (está desactivado).

M.F. 2

Escases de hojas para impresora( se utilizan 2c Rx, 2c Lab. , 2c especialidades).

M.F. 2

Trato impersonal con el paciente por la ubicación del equipo de computo y mobiliario.

M.F. 3

El SIMF se queda trabado y no da las opciones que se piden.

M.F. 3

Contamos con una credencial con almacenamiento de datos que no se utiliza.

M.F. 4

Sistema demasiado lento, se pierde la información.

M.F. 4

Problemas de soporte técnico.

M.F. 5

Se tienen que imprimir varias recetas, solo 5 medicamentos por receta ( los antibióticos y los medicamentos controlados deben ir solo uno por receta).

Plantilla para la elaboración del proyecto final de la materia de Reingeniería de Procesos 2012-2

31

M.F. 5

Se borran las notas medicas del sistema.

M.F. 6

El sistema se pone muy lento o se va muy seguido.

M.F. 6

A veces no hay hojas para impresiones.

M.F. 7

Demasiados pacientes para 6 horas.

M.F. 8

Muy poca libertad para indicar medicamentos.

M.F. 8

El sistema muy lento y se pierde información.

A.U.O. Rx

Se tiene equipo de computo pero no tiene ningún sistema de agendar citas ni acceso a internet (no se usa).

A.U.O. Rx

Se desperdicia demasiado papel, los médicos mandan las órdenes en 2 tantos, cuando debe ser solo 1.

Tec. Rx

Hay un equipo de Rx casi nuevo y moderno que no se utiliza porque no se surte del material necesario.

Aux. Farm.

Las recetas se tienen que almacenar por 5 años.

Aux. Farm.

Las recetas de medicamentos psicotrópicos además de almacenarse aparte, se tienen que registrar en el sistema y manualmente en un libro. Esto lo exige la S.S.A.

A.U.O. Lab.

Los derecho-habientes pierden seguido sus órdenes para exámenes. Tabla IX. Tabla de problemas detectados con encuestas.

Para realizar el análisis de esta tabla, entravistamos a 8 derecho-habietnes, 8 médicos y 8 asistentes médicas, preguntándoles que dificultades encontraban en el proceso de la consulta médica. Así mismo preguntamos en Rx, laboratorio y farmacia si tenían algún problema en dentro de su área que fuera consecuencia del proceso de la consulta.

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32

Imágenes de algunos problemas que se detectados Mensaje erroneo al tratar de dar cita

Mensaje erroneo al tratar de dar cita

Largas filas en farmacia

Material desperdiciado en Rx

Recetas almacenadas en farmacia

Recetas de psicotrópicos

Figura 4.1. Problemas detectados Plantilla para la elaboración del proyecto final de la materia de Reingeniería de Procesos 2012-2

33

Competencias, Capacidades y Capacitaciones A.M

Para ingresar al instituto se les pido estudios mínimos de secundaria. Se les aplica un examen psicométrico. Al ingresar a trabajar solo se les da un curso de inducción al puesto Se les envía a una clínica u hospital para que hagan 2 semanas de prácticas que consiste en que una asistente de base las instruya en las actividades diarias propias del puesto. Las personas que ingresan deben ser familiares directos de algún trabajador. Las personas que ingresan a trabajar son contratados como eventuales (08) en un inicio hasta que haya una vacante para una puesto de base (02). Existen cursos de calidad y calidez y de integración a equipos que se imparten a los empleados, siempre y cuando sean de base (02). Existen un manual de procedimientos y un código de conducta que no se les da a conocer al trabajador (08) al ingresar a trabajar. Cada asistente médica tiene su propia manera de trabajar. En algunos consultorios contiguos los escritorios están juntos al frente lo que permite que las asistentes tengan demasiada convivencia social en horas de trabajo.

M.F.

Para ingresar al instituto se les pide especialidad en medicina familiar. Se les aplica un examen psicométrico. Al ingresar a trabajar se les da un curso de inducción al puesto. Se les asigna una clínica u hospital para que sean contratados como empleados eventuales (08), hasta que haya una vacante para un puesto de base. No llevan curso de computación para conocer el sistema de expediente electrónico (SIMF). Existen cursos de calidad y calidez y de integración a equipos que se

Plantilla para la elaboración del proyecto final de la materia de Reingeniería de Procesos 2012-2

34

imparten a los empleados, siempre y cuando sean de base (02). Existen un manual de procedimientos y un código de conducta que no se les da a conocer al trabajador (08) al ingresar a trabajar. Cada médico quiere adoptar su propio método de trabajar. Existen un departamento de enseñanza que se encarga de programar cursos y pláticas para mantener a los médicos actualizados. En el SIMF hay una opción para que los médicos puedan acceder revistar de información médica con la finalidad de que se mantengan actualizados. A.U.O.

Para ingresar al instituto se les pido estudios mínimos de secundaria. Se les aplica un examen psicométrico. Al ingresar a trabajar solo se les da un curso de inducción al puesto Se les envía a una clínica u hospital para que hagan 2 semanas de prácticas que consiste en que una A.U.O. de base las instruya en las actividades diarias propias del puesto. Las personas que ingresan deben ser familiares directos de algún trabajador. Las personas que ingresan a trabajar son contratados como eventuales (08) en un inicio hasta que haya una vacante para una puesto de base (02). Existen un manual de procedimientos y un código de conducta que no se les da a conocer al trabajador (08) al ingresar a trabajar.

Enf.

Para ingresar al instituto se les pide estudio de enfermería a nivel licenciatura. Se les aplica un examen psicométrico. Al ingresar a trabajar se les da un curso de inducción al puesto. Se les asigna una clínica u hospital para que sean contratados como empleados eventuales (08), hasta que haya una vacante para un puesto de base. No llevan curso de computación para conocer el sistema de expediente

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electrónico (SIMF). Existen un manual de procedimientos y un código de conducta que no se les da a conocer al trabajador (08) al ingresar a trabajar. Existen un departamento de enseñanza que se encarga de programar cursos y pláticas para mantener a las enfermeras actualizadas. Coord. Med.

Para ingresar al instituto se les pide especialidad en medicina familiar. Se les aplica un examen psicométrico. Al ingresar a trabajar se les da un curso de inducción al puesto. Se les asigna una clínica u hospital para que sean contratados como empleados eventuales (08), hasta que haya una vacante para un puesto de base. No llevan curso de computación para conocer el sistema de expediente electrónico (SIMF). Existen cursos de calidad y calidez y de integración a equipos que se imparten a los empleados, siempre y cuando sean de base (02). Existen un manual de procedimientos y un código de conducta que no se les da a conocer al trabajador (08) al ingresar a trabajar. Cada médico quiere adoptar su propio método de trabajar. Existen un departamento de enseñanza que se encarga de programar cursos y pláticas para mantener a los médicos actualizados. Existe convocatorias para que los médicos familiares puedan concursar para un puesto de confianza. Tabla X. Tabla de capacidades, competencias y capacitaciones.

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Capacidad y Estructura Tecnológica Consultorio, coordinación médica.

Todos los consultorios cuentan 2 con equipos de computo, uno afuera para la asistente médica y otro dentro para el médico, además de una impresora láser dentro del consultorio Lexmark C360 de 1 bandeja.Los equipos son Lenovo con 2 Gb de memorria RAM, procesador Intel Premium, sistema operativo de 32 bits, windows 7 y conección a internet. En estos equipos se tiene acceso vía intranet a el siistema SIMF, que está implementado a nivel nacional. Este programa es desarrollado por la UNAM y su primera versión fue puesta en marcha hace aproximadamente 10 años. El SIMF tiene modificaciones frecuentemente, hasta la fecha se maneja la versión 4.4. También se cuenta con acceso al SAI para la obtención de resultados de laboratorio. Todos los demás accesos a internet están bloqueados.

Farmacia

Farmacia cuenta con 3 equipos en las ventanillas con lectores ópticos para la captura de recetas y 2 equipos más al interior, además de 1 impresora Lexmark C360. Estos equipos tienen las mismas características: Lenovo con 2 Gb de memorria RAM, procesador Intel Premium, sistema operativo de 32 bits, windows 7 y conección a internet. Al sistema implementado en farmacia se le llama SIAIS, al igual desarrollado por la UNAM.

Laboratorio

En caseta, 1 un equipo con las mismas características: Lenovo con 2 Gb de memorria RAM, procesador Intel Premium, sistema operativo de 32 bits, windows 7 y conección a internet, y 1 impresora Lexmark C360. Al interior hay 5 equipos con lectores ópticos en los cuales se registran los resultados de los exámenes aplicados a las muestras de los pacientes. Al sistema implementado en farmacia se le llama SAI, al igual desarrollado por la UNAM.

Archivo clínico

Se cuenta con 8 equipos, 3 de ellos son equipos antigûos , Lenovo con memoria RAM de 1Gb, Intel pentium y Sistema operativo de 32Bits y 5 son Lenovo con 2 Gb de memorria RAM, procesador Intel Premium, sistema operativo de 32 bits, windows 7 y conección a internet. Los equipos de las ventanillas 1 y 2 tienen acceso al SINDO y a ACCEDER, la ventanilla 3 al SIAEP y la ventanilla 4 solo al SINDO. Todos ellos desarrollados por la UNAM. Los otros 3 equipos cuentan con acceso a SINDO y ACCEDER y otros programas propios de la actividad requerida. Son equipos de Lenovo, RAM 1 Gb y sistema operativo de 32Bits, windos 7.

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Rx, PrevenImss

El equipo con el que se cuenta en estos servicios son modelos más antigûos, Lenovo con memoria RAM de 1Gb, Intel pentium y Sistema operativo de 32Bits. Estos equipos tienen implementados solo programas locales para registro de pacientes y elaboración de informes.

Servidor

Se cuentan con 2 servidores para la clínica, 1 especialmente para la consulta, donde se utiliza el SIMF y otro para los otros sistemas llamados en conjunto ARIMAC. No tiene arquitectura de un servidor pero tiene tiene un sistema operativo Windows Server y un manejador de base de datos. Ambos CPUs son Dell octiplex 780, HD 500Hgz y memoria RAm de 2Gb.

Módulo de credencialización

Este módulo cuenta con dos equipos Lenovo con 2 Gb de memorria RAM, procesador Intel Premium, sistema operativo de 32 bits y conección a internet, 1 cámara fotográfica, un lector de huellas y un pad de firmas. Tabla XI. Capacidad y estructura tecnológica.

Información médica a la que se puede tener acceso desde el SIMF, para la capacitación y actualización en nuevos procesos médicos y nuevos medicamentos.

Figura 4.2.

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CAPÍTULO 5. Rediseño y propuestas de mejora 5.1. Propuestas mejoras de actividades Rol Encargado

Actividades

Propuesta de Mejora

A.M.

A1. Recibir tarjetas de los pacientes que soliciten la consulta

Ninguna

A.M.

A2. Registrar a los pacientes en la agenda electrónica ( SIMF)

Hacer modificaciones al software para un funcionamiento óptimo. Pasar la credencial del derechohabiente por un lector, en lugar de teclear datos en la agenda de citas.

A.M.

A3. Llamar a cada uno de los pacientes que entregaron tarjeta, tomar signos vitales y pedirles esperar su turno en la sala.

Colocar letreros en los pasillos que prohíba la utilización de aparatos electrónicos con volumen. Instruir a los guardias de seguridad para que pasen cada 30 min. a revisar el orden en la sala de espera.

A.M.

A4. Registrar los signos de los pacientes en la agenda electrónica de SIMF en la opción de somatometría

Ninguna

A.M.

A5. Buscar en el sistema SAI los resultados de laboratorio de los pacientes a los que se les hizo exámenes.

El M.F. puede realizar esta consulta sin necesidad de que la A.M. tenga que hacer impresiones de los resultados. Se evita gasto de papel.

A.M.

A6. Anotar datos del paciente en la cartilla como talla, peso, presión, medida de la cintura, IMC y en caso de bebés talla, peso, medidas de tórax, abdomen y perímetro cefálico.

Ingresar los datos del paciente a un sistema electrónico, vinculado con la credencial del derecho-habiente (mejora comentada en cap. 6)

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A.M.

A7. Ir a coordinación por hojas para la impresora y cargar la bandeja

La utilización de hojas será mínima con la implementación de un sistema que vincule la credencial electrónica con los datos del paciente a los demás servicios, solo para casos de curaciones y solicitudes que el paciente haga se requerirá de impresiones.

A.M.

A8. Ir a CEYE por material de insumo.

Ninguna

A.M

A9. Llamar al paciente y pasarlo a consulta.

Ninguna

M.F.

A10. Interrogar al paciente en cuanto a los síntomas que presenta.

Proveer de mobiliario a los consultorios y de accesorios necesarios para que el equipo de cómputo tenga una posición que permita al médico tener visualización con el paciente mientras lo consulta.

M.F.

A11. Revisar la somatometría registrada por la A.M en el sistema SIMF, para revisar que los signos estén dentro del rango normal.

Ninguna

M.F.

A12. Registrar la síntomatología que el paciente describe en expediente electrónico SIMF.

Ninguna

M.F.

A13. Revisar físicamente al paciente

Ninguna

A.M., M.F

A14. Asistir al médico en la exploración física del paciente cuando se requiere una exploración más a fondo.

Ninguna

A.M.

A15. Guiar al paciente antes, durante y después de la revisión médica

Ninguna

M.F.

A16. Hacer un diagnóstico de acuerdo a los síntomas y la exploración física y

Ninguna

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registrarlos en el expediente electrónico SIMF. Ir a A17, A18, A19, A20, A21, A22 ,A23, A24, A25,A26 ,A27. M.F.

A17. Generar receta en SIMF de los medicamentos que se indique para el tratamiento del paciente.

Modificar el software de manera que envíe mensajes de alerta cuando el médico cometa errores como recetar tabletas e indicar inyecciones.

M.F.

A18. Imprimir y entregar recetas (2 copias) al paciente para surtir medicamentos en farmacia. Ir a A32 .

Datos de la receta se pueden registrar en un sistema vinculado a la credencial. No es necesaria la impresión.

M.F.

A19. Generar solicitud de exámenes de laboratorio en SIMF cuando sea necesario complementar un diagnóstico.

La información de la credencial vincularla al sistema de laboratorio y que no se tenga que teclear nuevamente los exámenes solicitados por el médico.

M.F., Pac.

A20. Imprimir y entregar solicitud de exámenes de laboratorio (2 tantos) al paciente, una para el paciente y otra para laboratorio. Ir a A35, A36.

Laboratorio entregará al derecho-habiente solo una impresión con la fecha de la cita y las indicaciones a seguir para la toma de muestras.

M.F.

A21. Generar solicitud Rx en SIMF cuando se requiera complementar un diagnóstico.

Ninguna

M.F., Pac.

A22. Imprimir y entregar solicitud de Rx (1 copia) al paciente, pudiendo ser ordinaria o urgente. Ir a A37, A38.

Los datos se vinculan a la credencial, no habría necesidad de hacer impresiones.

M.F..

A23. Generar solicitud de envío a especialidades en SIMF según el criterio médico.

Ninguna

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M.F. , Pac.

A24. Imprimir y entregar al paciente solicitud para especialidades (1 copia) y dar las indicaciones que se requieran. Ir a A40 y A41.

Ninguna, dado que en especialidades no se ha implementado la utilización de un expediente electrónico y ni equipos de cómputo en la consulta se requiere que el médico haga el resumen sobre el padecimiento del paciente.

M.F..

A25. Generar incapacidad en SIMF ya sea por enfermedad general o riesgo de trabajo para el trabajador por los días que el paciente requiera según el diagnóstico médico.

Ninguna

M.F., Pac.

A26. Imprimir y entregar incapacidad (3 copias) al paciente y dar indicaciones. Una para la coordinación médica (la cual entregará el médico al final de la consulta), una para el paciente y otra para el patrón.

Omitir la copia para la coordinación dado que la base de datos del SIMF está directamente conectada con el S.I.M.O.

M.F.

A27. Llenar orden para curaciones y/o aplicaciones de medicamentos inyectados.

Ninguna

M.F.

A28. Imprimir orden de curaciones y entregar al paciente.

Ninguna

M.F.

A29. Explicar al paciente en que consiste su enfermedad, cuál es el diagnóstico y dar indicaciones

Ninguna

Pac.

A30. Solicitar nueva cita si el médico le indica regresar.

Ninguna

A.M.

A31. Anotar cita en agenda electrónica SIMF y anotar fecha y hora en la cartilla del paciente

Ninguna, salvo usar stickers con datos de la siguiente cita y pegarla en credencial, asi el paciente no pierde esta información.

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A.M.

A32. Llenar a mano formato de envío a PrevenImss para aplicación de vacunas y acciones faltantes.

Ninguna

Pac.

A33. Acudir a farmacia y entregar receta a surtir por los medicamentos indicados por el médico.

Se entrega credencial a farmacia en lugar de la receta impresa.

Aux. Farm., Pac.

A34. Recibir receta, escanear código de barras en el sistema SAI, leer bien la receta y entregar los medicamentos indicados y una copia con las indicaciones para su uso.

Escanear credencial, obtener receta desde el sistema, entregar medicamentos y solo una impresión con indicaciones de uso del medicamento.

Tec. Rx., Pac.

A39. Lamar al paciente y pasarlo a sala de toma de Rx para tomar la placa indicada por el médico, y entregar cuando sea revelada.

Abastecer de los materiales necesarios para el aparato nuevo de Rx. De esta manera se evita el revelado de placas, pues con este aparato se envía el resultado de el estudio directamente al sistema para que el médico los pueda valorar.

Pac., Coord. Med.

A40. Acudir con el coordinador médico para que autorice el envío a especialidades según la justificación médica.

Ninguna. Es una acción necesaria que debe estar supervisada.

Pac.

A41. Acudir a archivo clínico, ventanilla No. 4 para solicitar cita a especialidades

Utilizar la credencial electrónica. Se imprimirá una calcomanía que irá pegada al reverso del resumen médico con la fecha y hora de la cita.

A.U.O. Arch.

A42. Recibir solicitud e checar vigencia de derechos en sistema SINDO, e ingresar al sistema SIAEP para registrar cita, imprimir hoja de cita con fecha y hora, No. de clínica y nombre del médico a tratar según la especialidad indicada.

Utilizar la credencial electrónica. Se imprimirá una calcomanía que irá pegada al reverso del resumen médico con la fecha y hora de la cita, clínica y especialista a tratar.

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Pac.

A43. Pasar al departamento de curaciones.

Ninguna

Enf. C., Pac.

A44. Recibir orden y pasar al paciente al cubículo, anotarlo manualmente en bitácora, así como hacerle la curación y/o aplicarle el medicamento indicados por el médico.

Ninguna

Pac.

A45. Pasar a PrevenImss

Ninguna

Enf.S.P., Pac.

A46. Recibir envío de la consulta, pasar a consultorio a paciente, registrarlo manualmente en 4-30-6, aplicarle las vacunas y a acciones faltantes y anotarlas en la cartilla de citas.

Implementar un software vinculado a la credencial electrónica. Ingresar las acciones hechas en el sistema vinculada en credencial.

Tabla XII. Propuestas de mejoras en las actividades.

Otra de las propuestas es la construcción sanitarios en la planta alta para los pacientes que esperan consulta.

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Análisis de las aplicaciones del software (SIMF) en el proceso de la consulta médico familiar. Agendar paciente

Registro de somatometría

Pacientes a consultar

Nota médica

Solicitud de laboratorio

Generar receta

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Generar incapacidad

Impresión de incapacidad

Envío a otros servicios

Envío a especialidades

Solicitud de Rayos X

Reimpresión de receta

Figura 5.1.1. Aplicaciones del SIMF

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CAPÍTULO 6. Soporte con Tecnología de Información 6.1. Soporte con Tecnologías de Información. En módulo cuenta con 2 equipos de cómputo donde se registran los datos de los derechohabientes, el sistema no está ligado al sistema de vigencias. Se cuenta también con cámara para la impresión de fotografía, un pad para firma digital y un pad para huellas. Los requisitos para solicitar la credencial son: acta de nacimiento original, CURP, comprobante de domicilio, una identificación oficial con fotografía, tarjeta citas o comprobante de estar afiliado al IMSS. El módulo está abierto de 8 a.m. a 8 p.m., y se atiende al derecho-habiente de acuerdo como van llegando.

Credencial ADIMSS Módulo en la U.M.F. No. 28

Interior del módulo

Credencial ADIMSS

Credencial con tecnología PDF417

Figura 6.1.1. Módulo de credencialización Plantilla para la elaboración del proyecto final de la materia de Reingeniería de Procesos 2012-2

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6.2. Propuestas con Soporte de Tecnología de Información Nuestra propuesta es hacer modificaciones necesarias al software utilizado para que se trabaje de una manera eficaz y ágil, además de vincularlo con la credencial electrónica y el software utilizado en laboratorio. Implementar el uso de lectores de código de barra PDF417, que es el formato impreso en el reverso de la credencial del IMSS llamada ADIMSS, estos lectores tendrán como objetivo, una agilización en el proceso de captura de datos del derechohabiente en las actividades que así lo requieran y establecer un vínculo con los sistemas ya implantados en la clínica, de forma que la tarjeta llegue a sustituir la mayoría de los productos de trabajo y forzando el uso de los recursos técnicos informáticos con que cuenta la clínica enumerando a continuación algunos de los escenarios más destacados: 

Agilizar el proceso de alta de citas a consulta médica.



Ahorro de papel en varias actividades, forzando a guardar y llevar el control de la información de forma electrónica.



Agilizar el proceso de surtido de medicamento, los datos de la receta médica se almacenan de forma digital y clara evitando gasto inútil de papel.



Ya no es necesario llevar la cartilla de citas.



Los datos contenidos en la cartilla de citas pueden estar de manera digital en el sistema y ser consultados mediante la credencial.



Si un derecho-habiente sufre un accidente y o se agrava un padecimiento y llega inconsciente al servicio de urgencias y no lo lleva algún familiar, o si ese familiar no puede o no sabe datos del paciente, con la credencial electrónica se puede consultar sus datos personales, de afiliación al IMSS, así como su expediente e historia clínica.

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Nuestra diagrama de actividades utilizando BizAgi y terminología BPMN después de aplicarle la Reingeniería de Procesos

Figura 6.2.1. Diagrama de actividades aplicando Reingeniería de Procesos.

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CAPÍTULO 7. Conclusiones Eddie Ornelas Saldaña La reingeniería de procesos puede ser fácil de aplicar, es muy fácil dar una solución a un problema, pero si este problema o proceso no se encuentra debidamente documentado, muy poco respaldo tendrá la propuesta, por esta razón se creo este documento, en el que documentamos todos los aspectos mas importantes del proceso que es la Utilización de la credencial del IMSS en la consulta médica , en el que detallamos las actividades del proceso, modelamos el proceso para darnos una perspectiva clara del proceso para después ofrecer soluciones o propuestas de mejoras al proceso de forma global como a las actividades que lo conforman, de esta manera se asegura de forma exitosa la reingeniería del proceso.

Juan Carlos Iván Frasquillo Salazar El análisis del uso de la utilización de la credencial electrónica en la UMF #28 del Imss, se ha detectado que el uso de dicha tarjeta es mínimo, muchos de los derechohabientes no la utilizan, serían mas eficientes los procesos si se utilizara la tarjeta se ahorrarían tiempo y pasos para hacer algún tramite.

Blanca Elizabeth Uribe Ng Realizamos una investigación al proceso de la clínica UMF #28 sobre el uso de la credencial electrónica, donde se encontraron muchas fallas así como también falta de planeación en estas que deberían ser modificadas o eliminadas. Y como la utilización de está credencial podría acelerar todos los procesos que se llevan a cabo el la clínica y el ahorro de recursos como por ejemplo el papel que se desperdicia en varias impresiones que se realizan, esta credencial actualmente no se utiliza para nada solo se usa la tarjeta de citas que en mi opinión deberían de ser eliminadas, las utilizaciones que podrían tener es guardar la receta o el historial médico del derechohabiente. También otro problema detectado es que no cuentan con la tecnología necesaria para poder utilizarlas como escáneres, así que no se pueden guardar ningún tipo de información y no sirven de nada. Hace siete años que se cuentan con ellas pero en todo este tiempo no se han hecho más mejoras. Juan Carlos Fernández Pérez Por lo que veo, no le sacan el suficiente provecho al equipo que tienen. Si se llegara a implementar la tecnología mencionada, podría mejorar el servicio, sobre todo en el aspecto de las citas para consultas.

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María Guadalupe Perea Moya Durante la investigación del proceso de la consulta médica y la expedición de la credencial electrónica, que se empezó a promover en el 2007, me he dado cuenta de que el mayor problema en este caso las dependencias de gobierno es la centralización. Las personas que trabajan en el módulo de credencialización son ajenas al instituto y al parecer todo el proceso. He investigado en la Unidad y he ido a investigar a la delegación del IMSS y nadie sabe nada de cómo va el proceso, si algún día se va a utilizar, si está próximo o si se está trabajando en ello. Lo único que saben es que deben promover la credencial para que toda la población derecho-habiente cuente con ella. Con esta investigación y análisis del proceso he notado que las actividades se implementan mucho antes de hacer una investigación de todos los aspectos que pueden intervenir con el proceso, dejando de lado los aspectos sociales, que he aprendido, es el más importante. Para hacer estrategias que ayuden a una buena planeación del proceso en la que se pueda aplicar la reingeniería utilizando la tecnología de la información es necesario aprender como tratar esos aspectos, como aplicar a ellos primero la reingeniería, capacitar e introducir al personal para que se adapte y acepte el cambio antes de implementar las nuevas tecnologías, y no al revés como se ha estado se hace por lo general.

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Referencias Para este proyecto las referencias utilizadas fueron consultadas personas que laboran en la UMF No. 28, ya mencionadas en la tabla de roles y agentes, y encargados de departamento que a continuación: I.C. Alicia Ramírez E. Departamento de Informática Delegacional Calzada De las Américas S/N Xóchitl Alvarado Martínez Encargado de soporte técnico de la U.M.F. No. 28 Calzada Independencia y Calle “J” S/N Paola Sánchez Preciado Encargado del módulo de credencialización en U.M.F No. 28 Calzada Independencia y Calle “J” S/N Lineamientos para jefes de departamento clínico Coordinación médica de la U.M.F. No. 28 Calzada Independencia y Calle “J” S/N Wiki.bizagi.com

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